Diese Dokumentation ist dein ausführliches
Diese Dokumentation ist dynamisch und entwickelt sich stetig weiter, da wir sie kontinuierlich aktualisieren und erweitern.
Willkommen, Legenden der Live-Künste!
J.SHOW ist deine All-in-One-Tourmanagement-App – entwickelt für Künstler, Agenturen und Live-Profis, die das kreative Chaos organisieren wollen! Von der Showplanung und Teamkoordination bis hin zu Deal-Verwaltung, Vertragsgenerierung und Logistik – J.SHOW bringt alles in einen elegant strukturierten digitalen Raum.
Ob unabhängige Künstler*in oder Agentur mit mehreren Acts – J.SHOW bietet dir Struktur, Flexibilität und volle Kontrolle für einen reibungslosen Tour-Alltag und kreativen Freiraum im Kopf.
Wir bieten zwei Plattformtypen an, die
Beide Plattformen verfügen über ihre eigene anpassbare
Wenn du mehr als nur ein paar Künstler verwaltest, ist die
Alle Künstlerplattformen, die über eine bestimmte Agenturplattform erstellt werden, teilen sich eine zentrale Datenbank für Spielstätten, Partner und Unterkünfte – für einen reibungslosen und effizienten Workflow.
Der Preis für eine Agenturplattform beträgt
Wichtig: Die Agenturplattform dient als Schaltzentrale deiner Agentur, beinhaltet jedoch keine Künstlerplattformen. Für jeden Künstler, den du vertrittst, ist eine separate Künstlerplattform erforderlich. Siehe Preismodell für eine Preisübersicht.
Die Agenturplattform ist ausschließlich für
Hinweis: Mehrere Agenturplattformen können auf dieselbe Künstlerplattform zugreifen.
Die
Es gibt zwei Optionen für Künstlerplattformen:
➀ Der Preis für eine BASIC Künstlerplattform beträgt
➁ Der Preis für eine PRO Künstlerplattform beträgt
Die
Beide Versionen sind als
Für einen detaillierten Überblick über den Lizenzierungsprozess und die Preisstruktur besuche bitte unser
Die Oberfläche arbeitet aus Platzgründen mit Kürzeln und Farben. Hier steht, was sie bedeuten: wofür
TIPP: In der Terminliste steht oben ein
| Kürzel | Bedeutung |
| tbc | Kurz für to be confirmed: Der Termin ist zugesagt, aber noch nicht fix. Das Kürzel hängt automatisch am Termin — in der Terminliste, im Titel, im Kalender und im Kalender-Abo — und verschwindet, sobald der Status auf bestätigt steht. Es ist kein eigenes Feld und lässt sich nicht getrennt abschalten. |
| opt | Kurzform des Status Option: Der Tag ist reserviert, die Zusage steht noch aus. |
| tba | Kurz für to be announced: Der Termin steht, ist aber noch nicht öffentlich angekündigt. |
| vö | Kurzform für veröffentlicht: Der Termin ist öffentlich angekündigt. |
| AP | Ansprechperson — nicht Artist Pass. Es gibt AP Spielstätte, AP Technik, AP Partner, AP Weitere und im Finanzbereich AP Abrechnung. |
| TM · A · C+ · C · G | Die Berechtigungsstufen Tourmanagement, Artist, Crew+, Crew und Guest. Die Kürzel stehen dort, wo der ganze Name der Berechtigungsstufe nicht hinpasst — etwa hinter einem Zeitplan in den Vorlagen oder hinter einer Box auf dem Schreibtisch. Sie sagen, wer das sehen darf. |
| GL | Gästeliste. |
| VA | Steht für Veranstalter. In der Oberfläche heißt diese Partei heute Partner; die alte Abkürzung steht noch an einzelnen Stellen im Finanzbereich. |
| Status | Bedeutung |
| bestätigt | Der Termin steht fest. |
| noch nicht bestätigt (tbc) | Zugesagt, aber noch nicht fix. |
| Option | Der Tag ist reserviert, die Zusage steht aus. |
| Idee | Eine Überlegung in der Planung — vereinbart ist noch nichts. |
| abgeschlossen | Gespielt und abgerechnet. Vergangene Termine in diesem Status erscheinen in der Terminliste blasser. |
| abgesagt | Findet nicht statt. Der Termin bleibt zur Nachvollziehbarkeit stehen und wird durchgestrichen dargestellt. |
| wird verschoben | Wird auf ein noch unbekanntes Datum verschoben. Der Termin bleibt mit allen Daten erhalten, die Zusagen der Crew werden aber zurückgenommen — niemand ist an diesem Tag mehr eingeplant. |
Davon getrennt ist die Ankündigung: Ein Termin kann bestätigt und trotzdem noch nicht öffentlich sein. Dafür stehen tba (noch nicht angekündigt) und veröffentlicht.
Jeder Termin hat eine Art. In der Terminliste steht davon nur das Kürzel.
| Kürzel | Termin-Art |
| KNZRT | Konzert |
| TOUR | Tour |
| FSTVL | Festival |
| PROBE | Probe |
| PROMO | Promo |
| OFF | Offday |
| REISE | Reise |
| AUFTR | Auftritt |
| PREP | Vorbereitung |
| SUPRT | Support |
| PRVW | Preview |
| FEAT | Feature |
| AUFBAU | Aufbau |
| ABBAU | Abbau |
| Nachb | Nachbereitung |
Zusätzlich kann jede Plattform eigene Terminarten mit eigenem Kürzel anlegen (Vorlagen mit Terminarten verknüpfen). Diese stehen naturgemäß nicht in dieser Liste.
| Markierung | Bedeutung |
| tbc | Noch nicht bestätigt. Orange steht in der ganzen Plattform für „wartet auf Bestätigung“. |
| w. versch. | Der Termin soll verschoben werden, ein neues Datum steht noch nicht fest. Rot, weil der Tag nicht mehr als gebucht gilt. |
| Kursiver Name in der Gästeliste | Ein Eintrag, der noch bestätigt werden muss (ein Wunsch). Er zählt erst nach dem Bestätigen in der Gesamtzahl, im PDF und im Export mit. Auf dem Smartphone ist die Zeile zusätzlich orange hinterlegt. |
| Haken in Grau, Orange, Blau oder Rot | Die Rückmeldung einer Person auf eine Anfrage: grau — noch keine Rückmeldung, orange — vielleicht, blau — zugesagt oder gebucht, rot — abgesagt. |
| abgesagt | Durchgestrichen: der Termin ist abgesagt. |
| Blasse Zeile in der Terminliste | Ein vergangener Termin im Status abgeschlossen. |
| Grau, grün, orange oder rot hinterlegte Tage im Kalender | Ein Tourblock. Die Farbe wählt frei, wer den Block anlegt — sie hat keine feste Bedeutung. |
| +1h / −1h | Ein Feld neben dem Datum in den Eckdaten: Der Termin liegt in einer anderen Zeitzone als der Vortag, die Uhr wird um diesen Betrag vor- oder zurückgestellt. Der Tooltip nennt beide Zeitzonen. |
| Blauer Balken neben einer Box im Termin | In diesem Abschnitt hat sich etwas geändert. Der Balken erscheint für jede Person einzeln und verschwindet, sobald sie die Stelle gesehen hat. |
Die Legende zu den Punkten, Quadraten und Warndreiecken der Terminliste steht auch in der Plattform selbst: Terminliste →
| Begriff | Bedeutung |
| Gebietsschutz | Eine Sperre rund um eine Spielstätte: In einem festgelegten Umkreis und Zeitraum soll kein zweiter Termin stattfinden. J.SHOW prüft das und meldet mögliche Konflikte. |
| Auch Ankündigungen schützen | Teil des Gebietsschutzes: ein Zeitraum, in dem im Umkreis auch keine Ankündigung eines anderen Termins erfolgen soll. Ein solcher Konflikt wird mit dem Zusatz (Ankündigung) ausgewiesen. |
| NIGHTLINER | Der Tourbus. Wo eine Entfernung so beschriftet ist, wird die Strecke für dieses Fahrzeug berechnet — NL + TRAILER für den Bus mit Anhänger. Der Nightlinerstellplatz ist der Platz dafür an der Spielstätte. |
| veröffentlicht | Öffentlich angekündigt. Ein Termin kann bestätigt sein und trotzdem noch nicht veröffentlicht. Zu einem gesetzten Veröffentlichungsdatum wird er automatisch öffentlich und erscheint dann auch auf einer angebundenen Website. |
Um eine
Klicke auf Agenturplattform.
Wähle deine gewünschte
Hinweis: Wähle die Subdomain mit Bedacht: Später lässt sie sich höchstens einmal im Jahr ändern, siehe Subdomain ändern.
Gib den Namen deiner Agentur sowie deine E-Mail-Adresse ein.
Klicke auf
Ein Registrierungslink wird dir per E-Mail zugesendet.
Los geht’s!
Es gibt zwei Wege, eine
➀ Um eine Künstlerplattform als eigenständiger Künstler zu erstellen, besuche
Klicke auf Künstlerplattform.
Wähle deine gewünschte
Hinweis: Wähle die Subdomain mit Bedacht: Später lässt sie sich höchstens einmal im Jahr ändern, siehe Subdomain ändern.
Gib den Künstlernamen sowie deine E-Mail-Adresse ein.
Klicke auf
Ein Registrierungslink wird dir per E-Mail zugesendet.
Let’s go!
➁ Um eine Künstlerplattform innerhalb einer
Wenn du daran interessiert bist, eine Künstlerplattform auf die PRO-Version zu aktualisieren, folge diesen einfachen Schritten:
Melde dich in der Künstlerplattform an.
Gehe zu
Wähle auf der linken Seite entweder
Das PRO-Upgrade kannst du jederzeit unter
Nach der Registrierung auf einer J.SHOW-Plattform erhältst du einen E-Mail-Verifizierungslink, um deine E-Mail-Adresse zu bestätigen.
Prüfe deinen Posteingang auf eine E-Mail von J.SHOW und klicke auf den Verifizierungslink.
Nach der Bestätigung ist dein E-Mail-Status verifiziert und du kannst alle Plattform-Funktionen nutzen.
Hinweis: Falls du die Verifizierungs-E-Mail nicht erhalten hast, prüfe deinen Spam-Ordner oder fordere einen neuen Link über deine Profil-Einstellungen an.
Wenn eine bereits bestehende eigenständige Künstlerplattform in eine Agenturplattform integriert werden soll, kontaktiere bitte support@j.show für weitere Unterstützung.
Nach einem Umzug der Plattform – in eine Agentur, aus ihr heraus oder bei einer Wiederherstellung aus dem Archiv – fragt J.SHOW jede Person einmal nach ihrer Zustimmung zur Datenweitergabe an den neuen Verantwortlichen: per E-Mail und beim nächsten Login im Fenster „Wichtige Information“. Mit
Bis eine Person zugestimmt hat, ist ihr Profil auf dieser Plattform ausgeblendet: Sie erscheint nicht in Personenlisten, Reisegruppen, im Kalender und in der globalen Suche, und die Plattform schickt ihr keine E-Mails und keine Push-Nachrichten – nur die Bitte um Zustimmung und, falls nötig, die Mail zum Zurücksetzen des Passworts. Ihr Kalender-Abo bleibt so lange leer und füllt sich nach der Zustimmung von selbst. Wer nach sieben Tagen noch nicht reagiert hat, bekommt einmal eine Erinnerung.
Du erhältst eine Einladung per E-Mail, um einer Künstlerplattform beizutreten.
Öffne die E-Mail und klicke auf
Du wirst aufgefordert, ein Passwort zu erstellen.
Klicke auf
Du kannst dich nun im Browser oder über die J.SHOW-App anmelden — entweder auf deinem Smartphone oder unter app.j.show.
Nach dem ersten Login wirst du aufgefordert, dein Profil zu überprüfen.
Klicke auf
Optionale Einstellungen:
Außerdem kannst du:
E-Mail-Adresse ändern: Im Profil steht deine Adresse mit einem Stift dahinter – am Computer im Profil, am Telefon über
Sobald die neue Adresse bestätigt ist, schicken wir an deine bisherige Adresse die Nachricht „Deine E-Mail-Adresse bei J.SHOW wurde geändert“ (die neue Adresse steht darin nur teilweise). Warst du das nicht, melde dich sofort beim J.SHOW-Support.
Deine Zwei-Faktor-Anmeldung und dein universeller Kalender-Link ziehen mit – du musst beides nicht neu einrichten. Wählst du nur einen Teil der Plattformen, meldest du dich dort mit der neuen und auf den übrigen weiter mit der bisherigen Adresse an; die Zwei-Faktor-Anmeldung gilt dann für beide Adressen, der universelle Kalender-Link bleibt bei der bisherigen. In der App bleibst du in diesem Fall mit der bisherigen Adresse angemeldet – für die umgestellten Plattformen meldest du dich zusätzlich mit der neuen an (
Sprachkenntnisse und Qualifikationen: Im Profil stehen zwei Listen, in die du beliebig viele Einträge aufnimmst – über das + direkt hinter
Sprachkenntnisse: Wähle unter
Die Sprache, in der du J.SHOW benutzt (das Feld
Qualifikationen: Je Eintrag eine
Desktop: eigenes Profil über deinen Namen oder
Mobil:
App-Plattform: im Fenster
Vielfliegerprogramme: Über das + neben
Reisewünsche: Direkt unter
Angemeldete Geräte: Weiter unten im Profil siehst du, auf welchen Geräten du gerade angemeldet bist — mit lesbarem Namen, etwa „Android · ELP-NX9 (App)“. Das Gerät, an dem du gerade sitzt, trägt den Zusatz
Bahnermäßigungen stehen in einer eigenen Liste: je Eintrag
Neben Telefonnummer und Geburtstag lassen sich zwei weitere Angaben als Pflichtfeld zuschalten:
Vorname und E-Mail sind immer erforderlich und lassen sich nicht abschalten.
Nach dem Passwort verlangt J.SHOW zusätzlich einen sechsstelligen Code aus einer Authenticator-App auf deinem Telefon. Wer nur dein Passwort kennt, kommt damit nicht mehr hinein.
Einrichten: Du findest
Wo der Code verlangt wird: bei der Anmeldung an der Künstlerplattform, an der Agenturplattform und in der App — am Computer wie am Telefon. Eingerichtet wird er ebenfalls überall — am Computer, am Telefon und in der App.
Angemeldet bleiben: Hast du das beim Anmelden angehakt, fragt J.SHOW auf diesem Gerät nicht bei jedem Besuch nach dem Code. Wer die Zwei-Faktor-Anmeldung noch gar nicht eingerichtet hat, wird trotzdem durch die Einrichtung geführt — auch mit gültigem Häkchen.
Aufheben: Über
Telefon verloren oder gewechselt? Dann kommst du selbst nicht weiter — wende dich an die Administration deiner Plattform. Admin- und Agenturbenutzer können die Zwei-Faktor-Anmeldung im Crew-Formular der Person über
Für Admins — verbindlich machen: Unter
Solange die Plattform die Zwei-Faktor-Anmeldung verlangt, kann niemand sie für sich allein aufheben.
Verlass dich nicht auf „nur am Computer“. Ob eine Anmeldung vom Telefon kommt, sagt der Browser selbst — und das lässt sich fälschen. Der Haken ist eine Bequemlichkeit für deine Leute, kein Riegel gegen einen Angreifer.
Agenturplattform mit Single Sign-on: Gibt die Agenturplattform ihre Anmeldung an
Gilt nur für die Anmeldung an dieser Agenturplattform. Auf den Künstlerplattformen wird ein Code nur verlangt, wenn er dort in den eigenen Einstellungen verlangt wird — von hier aus wird dort nichts eingeschaltet. Der Code selbst gehört aber zur Person: Wer ihn hier einrichtet, wird damit auch auf jeder Künstlerplattform gefragt, an der er sich direkt anmeldet. Wer von hier aus in eine Künstlerplattform springt, wird dort nicht noch einmal gefragt.
Wenn du Einladungen zu mehreren Künstlerplattformen mit der gleichen E-Mail-Adresse erhältst:
Du musst jede Einladung einzeln annehmen, indem du in jeder E-Mail auf
Wenn du dieselbe E-Mail-Adresse verwendest, wird dein bereits existierendes Profil automatisch wiederverwendet — du musst kein neues Passwort erstellen.
Die meisten Profilinformationen bleiben plattformübergreifend einheitlich, z. B. Name, Kontaktdaten, Spracheinstellungen, Sprachkenntnisse und Qualifikationen, Führerscheindaten und Kleidergrößen.
Folgende Einstellungen sind jedoch plattformabhängig:
In der J.SHOW App:
Wechsle zum Tab
Wenn das Crewbuchungstool aktiviert ist, kannst du deine Verfügbarkeit für kommende Termine angeben.
Sobald du für bestimmte Termine gebucht wurdest, erscheinen sie im Tab
Hinweis: Es gibt kein Limit dafür, wie viele Plattformen du mit derselben E-Mail nutzen kannst.
Wenn du Einladungen mit verschiedenen E-Mail-Adressen erhältst: kannst du trotzdem alle Plattformen in der J.SHOW App (oder unter app.j.show) zusammenführen:
Gehe ins Menü und klicke auf
Melde dich mit deiner anderen E-Mail-Adresse und deinem Passwort an.
Alle Termine aus allen verbundenen E-Mail-Konten erscheinen nun im Tab
Wichtig: Jede E-Mail-Adresse hat ihr eigenes Profil — diese bleiben separat, auch wenn du Termine aus mehreren Konten gemeinsam siehst.
Du musst Kontaktdaten, Führerscheininfos oder Spracheinstellungen jeweils einzeln für jedes Profil bearbeiten.
Um dein Profil in der App zu bearbeiten, wähle zunächst die Plattform aus, deren Profil du ändern möchtest.
Klicke dann auf deinen Namen oder auf
Zwei Zugänge dauerhaft zu einem machen: Statt zwei Adressen nur nebeneinander anzuzeigen, kannst du sie auch zusammenführen. Ändere dazu im Profil deine E-Mail-Adresse auf die andere (Stift hinter der Adresse, „E-Mail-Adresse ändern“, siehe Dein Profil bearbeiten), wähle die Plattformen und bestätige mit dem Code, den wir an die andere Adresse schicken. Die Mail mit dem Code sagt dir ausdrücklich, dass dabei beide Zugänge zu einem werden. Danach meldest du dich überall mit der anderen Adresse an.
Aus beiden Profilen wird eines: Es gilt das vollständigere, leere Felder werden aus dem anderen ergänzt. „Kontaktdaten für Crew / Guest verstecken“ bleibt eingeschaltet, wenn es in einem der beiden Profile an war; im globalen Crewregister stehst du nur, wenn du es in beiden erlaubt hattest. Hatte die andere Adresse schon eine Zwei-Faktor-Anmeldung oder einen universellen Kalender-Link, gelten diese. Steht die andere Adresse auf einer der gewählten Plattformen schon an einem anderen Profil, geht es nicht — dann erscheint „Diese E-Mail-Adresse wird bereits für einen anderen Zugang verwendet.“
Manche Menschen arbeiten mit mehreren E-Mail-Adressen – eine über die Agentur, eine private, eine für ein Nebenprojekt. Du kannst bis zu drei Accounts nebeneinander angemeldet haben. Die Mitteilungszentrale und die globale Suche sammeln dann über alle davon.
In der App:
Auf der Künstlerplattform:
Auf der Agenturplattform:
In beiden Fällen trägst du E-Mail-Adresse und Passwort des anderen Accounts ein – es ist derselbe Vorgang und dieselbe Liste. Das Passwort ist der Nachweis, eine Bestätigungsmail gibt es nicht. Dadurch kann niemand eine fremde Adresse an sein Konto hängen.
An deinen Rechten ändert das nichts. Es führt nur die Übersicht zusammen. Auf jeder Plattform siehst du weiterhin genau das, was dein Profil dort hergibt – das wird bei jedem Aufruf neu geprüft.
Zusätzlich zählen deine eigenen Accounts bei der Crewbuchung als dieselbe Person – eine Doppelbuchung fällt damit auch dann auf, wenn du auf den beiden Plattformen unterschiedliche Adressen nutzt.
Einen Account wieder abmelden kannst du an derselben Stelle – ohne Passwort. Er ist damit auf diesem Gerät überall abgemeldet, und die Mitteilungszentrale zeigt nichts mehr aus ihm.
Wenn du dein Profil löschen oder eine Plattform aus deiner App entfernen möchtest:
Melde dich bei der Plattform an, die du entfernen möchtest (in der App: zuerst Plattform auswählen).
Klicke unten auf dem Bildschirm auf
Das Fenster „Profil bearbeiten“ erscheint.
Klicke auf
Eine Warnung erscheint, die dich darauf hinweist, dass alle zugehörigen Daten gelöscht werden und du keinen Zugriff mehr auf diese Plattform hast.
Klicke auf
Die Plattform wird nicht mehr in deiner App angezeigt.
Wichtig: Das Löschen deines Profils auf einer Plattform hat keine Auswirkungen auf deine Profile auf anderen Plattformen.
Jede Künstler- oder Agenturplattform verwaltet ihre Zugriffsrechte individuell — du bleibst also aktiv auf allen anderen Plattformen, sofern du diese nicht ebenfalls löschst.
Die
Sie ist ausschließlich für
Rufe deine Agenturplattform über deine individuelle Subdomain auf (z. B. deineagentur.j.show).
Du kannst dich anmelden mit:
Hinweis: Mit einem Mitarbeitenden-Zugang meldest du dich nur über die Agenturplattform an — nicht direkt über eine Künstlerplattform.
Die Anmeldung ist eine eigene Seite: oben das Logo deiner Agentur, darunter E-Mail, Passwort und
Passwort vergessen? Klicke auf
Nach dem Login bietet die obere Navigationsleiste Zugriff auf alle Kernbereiche der Agenturplattform:
Unten in der Leiste öffnet Das ist neu die neuesten Änderungen. Oben im Fenster schaltest du dort deinen Newsletter ein oder aus.
Nutze das
Nicht zugewiesene Plattformen: Unter den dir zugewiesenen Plattformen stehen im Dropdown die übrigen Künstlerplattformen der Agentur als eigene Gruppe. Als Admin findest du sie unter
Offene Anfragen sehen Admins unter
Wenn du eine bestimmte Künstlerplattform auswählst, wird die Hauptansicht diese Plattform laden — so kannst du direkt aus der Agentur-Oberfläche heraus arbeiten.
Nach der Auswahl zeigt das Dropdown wieder
Wenn mindestens eine deiner Künstlerplattformen
Darin wählst du einen Veranstalter und siehst nur seine Termine — über alle Künstlerplattformen hinweg. Außerdem stehen dort
Die Ansicht dient zum Eintragen der Vorverkaufszahlen. Je Termin siehst du:
Oben wechselst du mit
Einer der Hauptvorteile der Agenturplattform ist, dass alle Künstlerplattformen zentrale Datenbanken für Spielstätten, Partner und Unterkünfte teilen.
Wenn du eine Spielstätte, einen Partner oder eine Unterkunft auf einer Plattform hinzufügst, wird der Eintrag automatisch auf allen Künstlerplattformen derselben Agentur verfügbar — keine doppelten Einträge und konsistente Daten.
Zur Verwaltung dieser Datenbanken nutze die Tabs
Auch in der Agenturplattform hat jede Unterkunft eine oder mehrere Arten, und über der Liste filterst du mit „Art:“ danach. In den Listen
Die Agenturplattform wird über deine individuelle Subdomain aufgerufen.
Du kannst dich entweder mit der ursprünglich verwendeten E-Mail-Adresse oder über einen
Hinweis: Mit einem
So lädst du einen Mitarbeiter zu deiner Agenturplattform ein und weist ihm Zugriff auf bestimmte Künstlerplattformen zu:
Melde dich in der
Wähle
Es wird eine Liste aller aktuellen Mitarbeiter angezeigt.
Klicke auf das
Gib die E-Mail-Adresse ein, aktiviere , wenn Adminrechte vergeben werden sollen, und wähle die Künstlerplattformen aus, auf die der Mitarbeiter Zugriff haben soll.
Klicke auf
Der Link in der Einladung gilt 30 Tage und lässt sich nur einmal verwenden – damit legt der Mitarbeiter sein Passwort fest („Bitte erstelle ein Passwort“). Ist er abgelaufen oder schon benutzt, erscheint „Dieser Link wurde entweder bereits verwendet oder ist mittlerweile ungültig“. Erneut verschicken lässt sich eine Einladung nicht: Lösche den Eintrag über
Was zählt als „Mitarbeiter“?
Jede Person, die für die Agentur arbeitet, aber nicht Teil des Tour-Produktionsteams eines Acts ist.
Der Tab
Im Tab
Mit einem Klick auf
Mitarbeiter mit Adminrechten in der Agenturplattform können zusätzlich:
Über den Button
Diese Funktion ist nur für den Inhaber und Mitarbeiter mit Adminrechten sichtbar.
Mitarbeiter*innen haben nur Zugriff auf die Künstlerplattformen, denen sie explizit zugewiesen wurden.
Standardmäßig erhalten sie Adminrechte auf diesen Plattformen – es sei denn, sie haben bereits ein registriertes Profil mit abweichenden Rechten.
Die Berechtigung wird je Künstlerplattform gewählt, nicht einmal für die ganze Agentur — das Feld heißt
Bei einer Person entscheidest du je Plattform: Wähle je Plattform, mit welcher Berechtigung diese Person dort arbeitet.
Von einer Plattform aus entscheidest du je Person: Wähle je Person, mit welcher Berechtigung sie auf dieser Plattform arbeitet.
Hinweis: Ohne eigene Wahl gilt der volle Zugang — eine leere Einstellung schränkt nichts ein.
Zugang über eine Einladung: Wird auf einer Künstlerplattform der Agentur eine Adresse eingeladen, die bei der Agentur einen Mitarbeitenden-Zugang hat, bekommt dieser Zugang die Plattform zugewiesen – mit der Berechtigung, die in der Einladung gewählt wurde. Lädt jemand ein, der selbst zur Agentur gehört (Inhaber oder Mitarbeitenden-Zugang), geschieht das sofort beim Einladen. Lädt jemand anderes ein, etwa ein Tourmanagement ohne Agentur-Zugang, kommt die Zuweisung erst, wenn die eingeladene Person die Einladung annimmt; eine abgelehnte oder abgelaufene Einladung hinterlässt keine.
Eine schon bestehende Zuweisung bleibt unverändert, auch ihre Berechtigung. Eine offene Zugriffsanfrage der Person für diese Plattform ist damit erledigt.
Wird dieselbe E-Mail-Adresse für die Erstellung eines persönlichen Profils auf einer Künstlerplattform verwendet:
Zusammengefasst: Das Profil bestimmt, was Mitarbeiter*innen auf einer Künstlerplattform sehen und tun kann.
Nach dem Login können Mitarbeiter:
Passwort vergessen? Nutze
Die Agenturplattform bietet eine konsolidierte Ansicht aller Termine über alle Künstlerplattformen hinweg sowie ein Archiv für vergangene oder deaktivierte Plattformen.
Selbst angelegte Terminarten heißen auf mehreren Künstlerplattformen oft gleich, tragen dort aber eigene Nummern. In der Übersicht Alle Termine bündelt der Filter deshalb wortgleiche Terminarten zu einem Eintrag, statt sie je Plattform einzeln aufzuführen.
Der Tab
Die Liste lädt dynamisch beim Scrollen — jeweils 50 Termine auf einmal für schnelle Performance auch bei tausenden Terminen.
Für jeden Termin zeigt die Liste:
Für Künstlerplattformen mit
Um die Terminliste zu filtern:
Nutze das Suchfeld zur Filterung nach Stichwort (durchsucht Datum, Titel, Spielstätte, Stadt, Land und Partner).
Nutze den Künstler-Filter, um die Liste auf eine bestimmte Künstlerplattform einzugrenzen. Die Auswahl bleibt gespeichert.
Wechsle zwischen
Nutze den Filter
Nutze den Terminarten-Filter, um die Liste nach bestimmten Terminarten einzugrenzen (z. B. nur Shows, nur Proben, etc.).
Nutze die Dropdown-Filter Vertragsstatus und Abrechnungsstatus, um Termine nach ihrem aktuellen Vertrags- oder Abrechnungsstand zu filtern. Diese Filter werden bei Terminarten ohne Show-Charakter automatisch ausgeblendet.
Um die Liste zu sortieren:
Klicke auf Spaltenüberschriften, um nach Datum, Plattform, Titel oder Spielstätte zu sortieren.
Am Ende der Liste wird eine Gesamtsumme aller angezeigten Termine angezeigt.
Um einen Termin zu öffnen, klicke in der Liste darauf. Die Künstlerplattform wird mit den Details dieses Termins geladen.
Über den
Hinweis: Termine aus nicht-PRO-Plattformen erscheinen ebenfalls im Export — die PRO-Spalten bleiben dort leer.
Der Filter nur fällige berücksichtigt neben Vertrags- und Abrechnungsstatus auch überfällige Aufgaben: Ein Termin taucht dort also auch dann auf, wenn an ihm ein To-Do hängt, dessen Frist verstrichen ist.
Der Tab
Das Archiv zeigt eine Tabelle aller archivierten Plattformen mit:
Um Termine innerhalb eines Archivs zu durchsuchen:
Klicke auf eine archivierte Plattform, um sie zu öffnen.
Nutze den Jahresfilter, um zwischen verschiedenen Jahren zu navigieren.
Klicke auf einzelne Termine, um deren vollständige Details einzusehen (schreibgeschützt).
In der Termin-Ansicht des Archivs wechselst du über Tabs zwischen
Dateien-Tab: Wurden beim Archivieren Datei-Uploads gesichert, zeigt der Tab
Eine archivierte Plattform lässt sich aus ihrem Archiv-Snapshot neu erstellen:
Klicke in der Zeile der archivierten Plattform auf
Du kannst archivierte Termindaten als XLSX (Excel)- oder CSV-Dateien exportieren. Der Excel-Export erzeugt eine kuratierte Arbeitsmappe mit zwei Blättern:
Blattnamen, Spaltenköpfe und Statuswerte erscheinen in der Sprache, die du in J.SHOW eingestellt hast.
So startest du den Excel-Export:
In der Archiv-Liste: Klicke in der gewünschten Zeile auf
In der Detailansicht eines Archivs: Wähle bei Bedarf ein Jahr im Jahresfilter aus und klicke anschließend auf
Hinweis: Aus Datenschutzgründen werden sensible persönliche Daten (wie Crew-Kontaktdaten, Allergien, Ernährungspräferenzen, Kleidergrößen, Geburtsdaten und persönliche Dokumente) automatisch aus den Archiv-Exporten ausgeschlossen. Die Spalten-Whitelist ist fest im Export verankert, sodass auch bei zukünftigen Schema-Erweiterungen keine unbeabsichtigten personenbezogenen Felder mitexportiert werden.
Export mit eigener Spaltenauswahl:
Mitarbeitende ohne Admin-Rechte sehen den Tab
So gibst du ein Archiv frei (nur Admin):
Klicke in der Zeile des Archivs auf
Setze im aufgeklappten Bereich den Haken bei den Mitarbeitenden, die das Archiv sehen sollen — die Änderung wird sofort gespeichert. Admins stehen fest angehakt in der Liste, weil sie ohnehin alle Archive sehen.
Freigegebene Mitarbeitende können das Archiv öffnen, die Termine und Dateien ansehen und die Daten exportieren. Eine Plattform wiederherstellen können nur Admins.
Eine von Hand gesetzte Freigabe gilt dem Archiv, das es beim Setzen des Hakens gab. Wird dieselbe Plattform später erneut archiviert und ist die Person ihr dann nicht zugewiesen, ist der Haken beim neuen Archiv leer — setze ihn dann neu, wenn die Person auch diesen Stand sehen soll.
Der Tab
Der Bereich
Welche Rechnungen du hier siehst, richtet sich nach deiner
Jede Rechnung hat einen Status, der verfolgt und aktualisiert werden kann:
Wenn mehrere
Rechnungen mit mehreren Zahlungsraten (Zahlungszielen) zeigen das früheste Fälligkeitsdatum und die Anzahl der Raten in der Liste an. Der Zahlungseingang kann pro Rate einzeln erfasst werden.
Wenn alle Raten bezahlt sind, wird der Rechnungsstatus automatisch auf „Vollst. bezahlt“ gesetzt. Bei Teilzahlungen wechselt der Status zu „Teilw. bezahlt“.
Überfällige Zahlungsziele werden rot hervorgehoben.
Filtere nach Plattform, Status, Nummernkreis oder Zeitraum.
Mehrere Statusfilter können gleichzeitig ausgewählt werden.
Über
Freie Rechnungen erscheinen in der zentralen Rechnungsliste zusammen mit allen anderen Rechnungen. Für Details siehe Freie Rechnungen.
Um alle Rechnungen eines Zeitraums in einem einzigen ZIP-Archiv herunterzuladen, nutzt du den Button
Im Export-Fenster setzt du die Filter:
Zwei Download-Buttons stehen bereit:
Der Export läuft im Hintergrund mit Live-Fortschrittsbalken — auch große Zeiträume timen nicht mehr aus. Sobald die ZIP fertig gebaut ist, startet der Download automatisch.
Der Bereich
Wähle aus, welche Plattform(en) einbezogen werden sollen (alle oder eine bestimmte).
Wähle einen Zeitraum — oder nutze eine der Voreinstellungen: Letztes Jahr, Letztes Quartal, Letzter Monat oder Dieses Jahr.
Optional kannst du Zwischensummen pro Abrechnungspaket für gruppierte Aufschlüsselungen aktivieren.
Die Checkbox Statische Werte, ohne Formeln (schnellerer Export) ist standardmäßig aktiv. Formeln werden einmal ausgewertet und als feste Werte gespeichert — Excel öffnet und speichert die Datei dadurch deutlich schneller. Wer den klassischen Formel-Export braucht, entfernt das Häkchen (bei großen Zeiträumen spürbar langsamer).
Die exportierte Excel-Arbeitsmappe enthält mehrere Blätter:
Die Daten werden nach Abrechnungspaket (Tour) pro Künstlerplattform gruppiert.
Die Blätter Ausgaben (tatsächlich) und Ausgaben (geplant) haben ganz hinten die Spalte Kostenart. Als interne Kosten gekennzeichnete Ausgaben trägt die Agentur ganz — in der Spalte Kosten trägt steht dann Agentur. Bei Weiterberechnung an Künstler steht dort Künstler, auch wenn die Agentur die Kosten der Kategorie sonst übernimmt.
Ist in einer Künstlerplattform Je Ausgabe festlegen eingeschaltet, folgt die Spalte Kosten trägt zuerst der Auswahl an der Ausgabe und erst dann der Kategorie; die Kostenart geht weiter vor. Termine oder ganze Plattformen, deren Berechnung scheitert, stehen im eigenen Blatt Nicht berechnet, und unter der Summe der Einnahmen steht ein Vermerk — so fehlt nichts unbemerkt in den Summen.
Verfügbarkeit: Die DATEV-Integration ist nur für Plattformen mit Sitzland Deutschland aktiv.
Wenn
Dieser generiert CSV-Dateien, die mit der DATEV-Buchhaltungssoftware kompatibel sind — dem Standard für Steuerberater und Buchhalter in Deutschland.
Der Export umfasst Rechnungsbeträge, Zahlungsdaten, Abrechnungstermine und korrekte Kontenzuordnungen basierend auf deiner DATEV-Konfiguration.
Wenn mehrere
Der Buchungstext enthält den Rechnungsempfänger (Firmenname) gefolgt vom Shownamen, getrennt durch „ | “. Bei einer Gesamtlänge von maximal 60 Zeichen hat der Empfängername Priorität — der Showname wird bei Bedarf gekürzt. Dieses Format gilt für reguläre Rechnungen, Anzahlungsrechnungen sowie Provisions- und Auslagenrechnungen.
Hinweis: DATEV muss zunächst unter
Auch auf der Agenturplattform gibt es unter dem DATEV-Export den Kasten Ausgaben an DATEV für die Ausgaben, die die Agentur bezahlt hat, und mit Kundenkonten den Download als ZIP-Datei — beides wie unter DATEV-Export beschrieben.
Die Ansicht
Die Ansicht zeigt auch Termine, die noch nicht veröffentlicht sind – du kannst dort also schon Zahlen eintragen. Solche Termine sind in der Zeile verbl. Wochen mit ihrem Status gekennzeichnet (nicht öffentlich oder tba). Im VVK-Report fehlen sie, bis sie veröffentlicht sind – es sei denn, auf der Künstlerplattform ist am Termin der Haken Trotzdem in VVK-Übersicht anzeigen gesetzt (siehe Vorverkaufsliste). Dann steht der Termin im VVK-Report, und das Kennzeichen in der Zeile verbl. Wochen entfällt.
Für jeden Termin kannst du verfolgen:
Du kannst zwischen kommenden und vergangenen Terminen wechseln und nach Stichwort suchen.
Hinweis: Wie in der Gesamtliste zeigt ein farbiger Punkt den Planungsstatus des Termins an (gelb = offen, orange = in Vorbereitung, grün = vorbereitet; abgeschlossene Termine haben keinen Punkt).
Der Tab
Die Box Lizenz zeigt deine aktuellen Abo-Details:
Verwalte deine Zahlungsmethoden über das integrierte Stripe-Zahlungssystem:
Klicke auf
Lege eine Standard-Zahlungsmethode für automatische Abo-Verlängerungen fest.
Entferne veraltete Zahlungsmethoden bei Bedarf.
Ändere die E-Mail-Adresse des Agentur-Inhabers. Ein Bestätigungslink wird an die neue Adresse gesendet, bevor die Änderung wirksam wird.
Unter Zeitzone legst du fest, in welcher Zeitzone die Agentur Zeitpunkte in E-Mails, PDFs und automatischen Abläufen angibt. Ohne Auswahl gilt Europe/Berlin. Am Bildschirm erscheinen gespeicherte Zeitpunkte — etwa wann eine Rechnung versendet wurde — in der Zeitzone des Geräts, an dem du gerade arbeitest.
Wähle das bevorzugte Zahlenformat für alle Zahlen und Beträge auf der Agenturplattform:
Lege im Kasten Global unter Währung die Standardwährung für die Agentur und alle verknüpften Künstlerplattformen fest. Die Voreinstellung ist EUR für EU-Regionen und USD für internationale und asiatische Plattformen.
Künstlerplattformen erben die Agentur-Währung automatisch, sofern auf der jeweiligen Künstlerplattform keine eigene Währung gesetzt ist.
Wähle das Trennzeichen für alle CSV-Exporte der Plattform (Termine, Spielstätten, Partner, Unterkünfte, Ansprechpartner):
Alle CSV-Exporte enthalten zusätzlich ein UTF-8-BOM, damit Excel Umlaute und Sonderzeichen direkt korrekt anzeigt — ohne manuellen Import-Assistenten.
Mit dem Haken Bundesland in Terminliste anzeigen im Kasten Global legst du fest, ob in der gesamten Terminliste zwischen Länderkürzel und Stadt das Kürzel des Bundeslands steht — z. B. „DE, SN, Leipzig“ statt „DE, Leipzig“. Dasselbe gilt für den CSV-Export der Gesamtliste. Die Künstlerplattformen haben dafür einen eigenen Haken in ihren Einstellungen.
Unter
Unter dem Code steht der Empfehlungslink. Klicke auf das Symbol daneben, um ihn in die Zwischenablage zu kopieren.
Unter Deine Empfehlungen steht jede Plattform, die du empfohlen hast, mit ihrem Stand in Klammern:
Läuft ein Künstler unter deiner Agentur, erscheinen seine Empfehlungen hier mit — samt Hinweis, über welchen Künstler sie kamen. Die Lizenzverlängerung gilt für die Agentur samt aller Künstler darunter; auf der Künstlerplattform selbst gibt es diesen Bereich deshalb nicht.
Ein Länder-Preset setzt Datumsformat, Zeitformat, Zahlenformat und Währung in einem Zug passend — dieselbe Auswahl wie auf der Künstlerplattform. Die Einstellung wirkt jetzt durchgängig: im Archiv, in Rechnungen und Finanzen, in der DATEV-Statistik, in der globalen Suche und auf den Einstellungsseiten.
Passe das visuelle Erscheinungsbild deiner Agenturplattform an.
Lade ein PNG-Logo mit transparentem Hintergrund hoch (max. 500kB, mind. 600px breit).
Wähle, wie sich dein Logo im Dark Mode verhält:
Lade eine eigene Schriftdatei (.ttf, .otf, .woff oder .woff2) hoch, um die Standard-Überschriften-Schriftart zu ersetzen.
Die Schriftart wird auch auf exportierte PDF-Dokumente angewendet.
Im Kasten 'Farben Voreinstellung für Plattformen' legst du Akzentfarben, Textfarben und Hintergrundfarben direkt fest — getrennt für hell und dunkel. Eine Auswahl zwischen fertigen Farbschemata gibt es hier nicht; ein leeres Feld verwendet die Standardfarbe.
Die 'Farbvorschau' daneben zeigt jede Änderung sofort. Über
Wähle zwischen Standard, Größer oder Kleiner, um die Schriftgröße der Überschriften anzupassen.
Aktiviere oder deaktiviere die Darstellung von Überschriften in Großbuchstaben.
Klicke auf
Hinweis: Beim Erstellen neuer Künstlerplattformen werden die Schrift- und Farbeinstellungen der Agentur automatisch übernommen.
Passe die Namenskonventionen für alle exportierten Dokumente an. So stellst du sicher, dass alle PDFs und Tabellenkalkulationen den Namensstandards deiner Agentur folgen.
Konfigurierbare Dateinamen umfassen:
Konfiguriere Standard-Vertragsvorlagen, einschließlich Kopf-/Fußzeileninhalt, anzuzeigende Felder, benutzerdefinierte Feldbezeichnungen und Standard-Zahlungs-/Stornierungsbedingungen.
Diese Einstellungen dienen als Vorgaben für alle Künstlerplattformen — einzelne Plattformen können sie bei Bedarf überschreiben.
Unter „Bezeichnungen im Vertrag“ kannst du die folgenden Vertragstexte in allen unterstützten Sprachen konfigurieren:
Die passende Sprachversion wird automatisch verwendet, wenn ein Vertrag in der entsprechenden Sprache erstellt wird.
Konfiguriere Standard-Rechnungsvorlagen, einschließlich:
Verfügbarkeit: Die DATEV-Integration ist nur für Plattformen mit Sitzland Deutschland aktiv.
Verbinde deine Agenturplattform mit der DATEV-Buchhaltungssoftware für nahtlosen Finanzdatentransfer.
Gehe zu
Aktiviere
Nach der Aktivierung konfiguriere folgende Felder:
Ordne deine Erlös- und Ausgabenkategorien den korrekten DATEV-Konten zu:
Provisions- und Auslagenrechnungen bucht der Export nach ihrer Steuerkategorie (Inland, EU B2B, Drittland, EU OSS). Die Felder Erlöse Provision … und Erlöse Auslagen … bleiben leer, solange du dort kein eigenes Konto einträgst; der graue Platzhalter zeigt das Konto, auf das der Export dann bucht — das Erlöskonto derselben Kategorie. Im Inland nimmt er das Erlöskonto des Steuersatzes: zu 19 % Erlöse Inland 19% USt., zu 7 % Erlöse Inland 7% USt. und zu 0 % Erlöse Inland 0% USt. Dasselbe gilt für eine Rechnung ins EU-Ausland, die mit 19 %, 7 % oder 0 % wie im Inland bucht. Im Platzhalter steht im Inland das Konto zu 19 %; darauf weist auch der Hinweis unter der Kontenzuordnung hin. Rechnungen, die schon an DATEV übertragen sind, und ihr Storno buchen weiter wie bisher, damit sich Original und Storno bei DATEV aufheben.
Trägst du in eines dieser Felder eine Nummer ein, bucht der Export dorthin. Leerst du das Feld wieder, ist das eigene Konto aufgehoben, und der Export nimmt wieder das Erlöskonto. Steht statt einer Nummer etwas anderes im Feld, etwa „0“ oder „-“, bleibt es beim bisherigen Eintrag. Die übrigen Felder der Kontenzuordnung behalten ihre Nummer, wenn du sie leerst.
Eine Rechnung ins EU-Ausland ohne Reverse Charge mit dem Steuersatz des Empfängerlandes (z. B. 21 % für Belgien) bucht der Export auf das passende OSS-Konto, mit dem Steuerschlüssel 250 und mit Land und Steuersatz in den Feldern 40 und 41 — so rechnet DATEV keine deutsche Umsatzsteuer heraus. Mit 19 %, 7 % oder 0 % bucht eine solche Rechnung wie im Inland. Reverse-Charge-Erlöse gehen ohne Steuerschlüssel auf Erlöse EU B2B (RC); die USt-IdNr. des Empfängers steht in Feld 40. Ist der Empfänger nicht in der EU, bucht Reverse Charge auf das Drittlandkonto.
Stellst du den Kontenrahmen um, wandern alle Konten mit, die noch die Vorgabe tragen. Selbst eingetragene Nummern bleiben, wie sie sind.
Tragen Konten noch die Vorgabenummern des anderen Kontenrahmens — etwa SKR04 eingestellt, aber 8400, 1400 oder 1200 eingetragen —, steht über der Kontenzuordnung ein Hinweis: „Diese Konten stammen noch aus dem SKR03, eingestellt ist aber der SKR04. So gebucht, landen die Beträge in DATEV auf Konten, die im SKR04 etwas anderes bedeuten:“, darunter je Konto die alte und die neue Nummer. Der Knopf
Unter der Kontenzuordnung legst du fest, ob Rechnungen und Ausgaben auf je ein eigenes Konto bei DATEV buchen. Viele Kanzleien wünschen das, weil sie dann offene Posten je Kunde und je Lieferant führen können. Den Zeitpunkt einer Umstellung stimmst du am besten mit deiner Kanzlei ab.
Kundenkonten (Debitoren): Bei Rechnungen buchen auf wählst du ein Konto je Kunde (empfohlen) oder das Sammelkonto für Forderungen. Mit Kundenkonten bekommt jeder Kunde beim ersten Export eine eigene Kontonummer aus dem Nummernbereich. Bevor die erste Nummer vergeben wird, bestätigst du einmal mit Bereich bestätigen, dass der Bereich bei deiner Kanzlei frei ist; bis dahin hält jeder Export an, in dem ein Kunde ein neues Konto bekäme. Unter Vergebene Kundenkonten siehst und änderst du jede Nummer, ebenso beim Partner im Feld Kundenkonto bei DATEV. Bereits exportierte Rechnungen bleiben, wo sie gebucht sind.
Mit Name und Anschrift (Stammdaten) mitschicken enthält der Export zusätzlich die Stammdaten neuer oder geänderter Kunden, damit die Kanzlei sie nicht abtippen muss.
Lieferantenkonten (Kreditoren): Bei Ausgaben an DATEV wählst du auf ein Konto je Lieferant buchen (empfohlen), direkt auf die Zahlungsart buchen oder nicht übertragen. Mit Lieferantenkonten bucht die Ausgabe auf das Konto des Lieferanten, und die Kanzlei bucht die Zahlung aus dem Kontoauszug — so steht keine Zahlung doppelt auf der Bank. Nummernbereich, Bestätigung und Liste funktionieren wie bei den Kundenkonten; am Partner heißt das Feld Lieferantenkonto bei DATEV. Barzahlungen und privat Ausgelegtes buchen als Vorgabe direkt auf Kasse bzw. Privateinlage, weil es dafür keinen Kontoauszug gibt.
Konten für Ausgaben: Hier trägst du das Aufwandskonto je Kategorie und das Gegenkonto je Zahlungsart ein. Stimm die Vorschläge am besten mit deiner Kanzlei ab.
Eine neue DATEV-Einrichtung startet mit einem Konto je Kunde und je Lieferant. Wie die Ausgaben als Datei zur Kanzlei kommen, steht unter DATEV-Export.
Verbinde deine Agenturplattform mit DocuSign für digitale Vertragsunterschriften.
Gehe zu
Klicke auf
Melde dich bei deinem DocuSign-Konto an und autorisiere J.SHOW.
Nach der Verbindung siehst du die E-Mail des verbundenen Kontos und den Verbindungszeitpunkt. Zum Trennen klicke auf
Jede Agenturplattform kann ein eigenes DocuSign-Konto haben. Die Verbindung wird mit allen verknüpften Künstlerplattformen geteilt, sofern nicht auf Plattformebene überschrieben.
Sobald DocuSign verbunden ist, kannst du im Block Signier-Reihenfolge festlegen, in welcher Reihenfolge Verträge standardmäßig versendet werden:
Diese Einstellung wirkt als Vorgabe für alle verknüpften Künstlerplattformen — beim Versenden lässt sie sich für jeden Vertrag einzeln ändern. Künstlerplattformen können in ihren eigenen Einstellungen außerdem von der Agentur-Vorgabe abweichen.
Im Kasten Anschreiben hinterlegst du einen Text, der in jeder E-Mail steht, mit der DocuSign einen Vertrag zur Unterschrift verschickt. Er gilt für alle Künstler ohne eigenes Anschreiben und erscheint im Versandfenster vorbelegt im Feld Nachricht an die Empfänger, wo er sich für jeden Versand anpassen lässt. Platzhalter wie im Deal Memo (z. B. {artist}, {showdate}, {venue}) werden durch die Angaben des Termins ersetzt. Der Kasten erscheint, sobald DocuSign verbunden ist.
Wenn deine Agentur von einer anderen Software umsteigt, musst du nichts abtippen. Der Support übernimmt deinen Bestand in einem Schritt – für die Agentur und für jeden deiner Künstler.
Dabei übernimmt der Support möglichst alle Kontaktdaten und Ansprechpersonen, auch bei den Spielstätten.
Exportiere alle Daten, die deine bisherige Software hergibt – für die Agentur und für jeden Künstler. Nacharbeiten musst du die Dateien nicht; am besten als CSV, aber auch jedes andere Format ist in Ordnung.
Schick die Dateien an support@j.show. Der Support klärt mit dir, was sich übernehmen lässt, und führt die Übernahme dann aus. In der Plattform selbst gibt es dafür keinen Knopf.
Was schon in deinem Bestand steht, wird nicht ein zweites Mal angelegt: Spielstätten und Unterkünfte erkennt J.SHOW an Name und Ort, Partner am Namen. Die Termine werden mit den vorhandenen Einträgen verknüpft.
Generiere einen einbettbaren JavaScript-Code, um Tourdaten auf deiner Agentur-Website anzuzeigen. Die Daten aktualisieren sich automatisch in Echtzeit.
Gehe zu
Kopiere den bereitgestellten JavaScript- und HTML-Code.
Füge ihn auf deiner Website ein, wo die Daten erscheinen sollen.
Der Einbettungscode kann mit CSS an das Styling deiner Website angepasst werden.
Hinweis: Ist die Lizenz der Agentur abgelaufen, bleibt die Terminliste leer — auch für die Künstler, die die Agentur darin zeigt. Nach der Verlängerung füllt sie sich von selbst wieder.
Datenschutz: Auf derselben Seite beschreibt der Abschnitt 'Datenschutz', was die eingebundene Terminliste beim Aufruf deiner Website technisch tut — keine Cookies, nichts im Browser deiner Besucher gespeichert, nur die Angaben jedes Seitenaufrufs, Server in Deutschland. Darunter steht die 'Vorlage für deine Datenschutzerklärung' mit bereits eingesetzter Agenturadresse; klicke in das Textfeld, um den ganzen Text zu markieren, und übernimm ihn in die Datenschutzerklärung deiner Website. Details wie bei der Künstlerplattform.
Optional können URL-Parameter für bis zu 3 Ticketlinks konfiguriert werden. Diese Parameter werden automatisch an alle generierten Ticketlink-URLs angehängt — nützlich für Tracking-Parameter, Affiliate-Codes oder Kampagnen-Kennzeichnungen.
Gehe zu
Jeder, der Teil des Touring-Produktions-Teams ist — oder Zugriff auf die J.SHOW App benötigt — muss persönlich eingeladen werden und ein Profil erstellen.
Dies gilt auch für Mitarbeiter der Agentur.
So lädst du jemanden ein
Melde dich in der
Navigiere zu
Das Fenster „Person einladen“ erscheint.
Gib Name, E-Mail-Adresse, bevorzugte Sprache, Funktion und Zugriffsrechte ein und aktiviere das Crewbuchungstool, falls gewünscht.
Aus der Agentur übernehmen: Gehört die Plattform zu einer Agentur und arbeitest du dort als Inhaber oder mit einem Mitarbeitenden-Zugang, steht oben im Fenster
Angeboten werden die Personen, die du in der Agentur unter
Mobil:
Hinweis: Fehlt eine bestimmte Funktion im Dropdown, aktiviere sie unter
Klicke auf
Verzögerte Einladungen
Wenn du SPEICHERN UND SPÄTER ABSCHICKEN gewählt hast, kannst du alle ausstehenden Einladungen auf einmal versenden, indem du am Ende der Liste aller Personen unter
Das ist hilfreich, wenn du zuerst Reisegruppen zuweist oder Termine einpflegst, bevor das Team informiert wird.
Was passiert danach?
Die eingeladene Person erhält eine Einladungs-E-Mail, um sich zu registrieren und ein persönliches Profil zu erstellen.
Nach Registrierung kann sie sich im Browser einloggen oder die J.SHOW App nutzen.
Hinweis: Auch nach dem Versand der Einladung — und vor Registrierung — kannst du Zugriffsrechte und Funktion unter
Hinweis: Du kannst jemanden einladen, ohne die systemgenerierte E-Mail zu verschicken.
Sobald eine Person hinzugefügt wurde — egal ob Einladung versendet, gespeichert oder nicht angenommen — kannst du im System auf ihren Namen klicken und im Einladungsfenster unten den Registrierungslink manuell kopieren.
Personen in der Plattform verwalten
Um das Profil einer anderen Person zu bearbeiten (als Admin, Agentur oder TM mit Rechten):
Gehe zu
Um das eigene Profil zu bearbeiten:
Klicke auf deinen Namen oder wähle
Mehrere Funktionen je Person: Im Fenster
In der Reisegruppe eines Termins wählst du bei solchen Personen in den Spalten Funktion und 2. Funktion aus allen Funktionen ihres Profils. Je Termin trägt eine Person weiterhin höchstens zwei Funktionen. Die Auswahl haben Admin, Agentur und Tourmanagement — Tourmanager*innen, wenn sie selbst in der Reisegruppe stehen oder alle Termine bearbeiten dürfen.
In der Personenliste unter
Hinweis: Die Funktionen einer Person ändern können Admin, Agentur und Tourmanagement.
Um jemanden vorübergehend zu deaktivieren, ohne das Profil zu löschen:
Gehe unter
Die Person hat keinen Zugriff mehr auf die Plattform, kann aber jederzeit wieder aktiviert werden.
Das wirkt sofort, auch in einer laufenden Sitzung: Ab dem nächsten Klick kann die Person nichts mehr speichern (nur ihr Profil löschen), die Schnittstelle und der Assistent weisen sie ab, und Mails von ihr an die Advancing-Adresse werden abgewiesen. Ihre Offline-Kopie und ihr Tourpass werden beim nächsten Abruf mit Netz durch einen Hinweis ersetzt. Aktivierst du sie wieder, hat sie sofort wieder ihre bisherige Berechtigungsstufe.
Hinweis: Name und E-Mail-Adresse können nicht geändert werden — nur die Person selbst kann diese Angaben aktualisieren.
Hinweis: Du kannst Profile anderer Personen nur über die Desktop-Version bearbeiten. Dein eigenes Profil kannst du auch in der App bearbeiten.
Brauchst du eine Liste aller Teammitglieder?
Exportiere und drucke eine Tabelle aller Personen in der Künstlerplattform unter
Auf welchen Terminen ist eine Person gebucht?
Gehe zu
Ein Klick auf eine Person zeigt alle Termine, auf denen sie gebucht ist – mit Datum, Showname, Spielstätte, Ort und Status. Über die Knöpfe
Abkürzungen: Im Fenster einer Person steht
Hinweis: Die Buchungsliste sehen Admin, Agentur und Tourmanagement, wenn unter
Eine Einladung läuft 30 Tage — die Frist zählt ab dem Versand, nicht ab dem Anlegen. Danach stirbt zunächst nur der Link: die Person bleibt in der Liste und lässt sich über Einladung erneut versenden mit frischem Link wiederbeleben. Erst weitere 180 Tage später werden Name, Adresse und Zuordnungen entfernt. Abgelehnte Einladungen überspringen diese Karenz.
Adresse vertippt? Solange eine Einladung noch nicht angenommen ist, steht im Fenster der eingeladenen Person unter
Nach Einladung zu einer Künstler- oder Agenturplattform erhältst du eine Einladungs-E-Mail.
Öffne die Einladung.
Klicke auf
Wähle ein Passwort.
Melde dich in der Plattform an.
Wichtig: Auch wenn du bereits ein Profil auf einer Künstlerplattform hast, musst du dich für jede neue Plattform separat registrieren.
Klicke in der Einladung auf JETZT BEITRETEN und anschließend im Formular auf REGISTRIEREN.
Bei gleicher E-Mail-Adresse werden deine Profildaten automatisch übernommen.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, sich in die Künstlerplattform einzuloggen:
➀ Über Direktlink
Du erhältst eine persönliche Einladung per E-Mail mit direktem URL-Link zur Plattform. Folge dem Link zur Registrierung oder Anmeldung.
➁ Über die J.SHOW App
Nutze die J.SHOW App (iOS oder Android), um unterwegs auf deine Künstlerplattform zuzugreifen.
➂ Über den Browser
Du kannst dich jederzeit über die Web-App einloggen: app.j.show
Dort findest du deine persönliche App-Übersicht – mit allen Künstlerplattformen, zu denen du Zugang hast.
Zwischen mehreren Konten wechseln
In der App und im Browser unter app.j.show kannst du mit bis zu drei (3) verschiedenen E-Mail-Adressen gleichzeitig eingeloggt bleiben. Wähle „weiteres Konto hinzufügen“, um ein zusätzliches Konto einzuloggen.
Die angezeigte Sprache in J.SHOW hängt vom Plattformtyp, den Standardeinstellungen, deinem Profil sowie der Sprache deines Geräts oder Browsers ab.
Die Oberfläche der Agenturplattform übernimmt automatisch die Browsersprache und kann nicht manuell geändert werden.
Auf Künstlerplattformen richtet sich die Sprache nach deiner
Du kannst sie jederzeit unter
Wenn du eingeladen wurdest, aber dein Profil noch nicht angepasst hast, wird die Oberfläche in der vom Admin gewählten Standardsprache angezeigt.
Mitarbeiter: Ohne persönliches Profil wird die globale Standardsprache verwendet – nicht die Browsersprache.
Die Globale Sprache einer Künstlerplattform wird vom Admin unter
Diese Sprache gilt standardmäßig für:
Bevor du mit der Planung von Terminen oder Touren beginnst, kannst du deine Plattform optisch anpassen.
Ob Band oder Brand – die richtigen visuellen Einstellungen sorgen von Anfang an für Klarheit und Professionalität.
Mit wenigen Klicks verwandelst du deine Plattform in ein gebrandetes Backstage-HQ.
Los geht’s!
Vor dem Hochladen: Entscheide, wie dein Logo in Light/Dark Mode dargestellt werden soll:
Um dein Plattform-Logo hochzuladen:
Gehe zu
Wähle im Feld 'Logo hochladen' eine *.png-Datei (max. 500kB, mindestens 600px breit) mit transparentem Hintergrund aus.
Das Logo wird automatisch an die Kopfzeile angepasst — eng zuschneiden für beste Ergebnisse.
Wähle eine der drei Invertierungsoptionen oben.
Klicke auf
Du hast kein eigenes Bild? Dann trage unter
Um die Schriftart für Überschriften zu ändern:
Gehe zu
Lade im Feld 'Schriftart für Überschriften' eine Schriftdatei hoch (.ttf, .otf, .woff oder .woff2), um die Standardschrift zu ersetzen.
Du kannst bei Bedarf auch eine separate fette Version hochladen.
Aktiviere 'Überschriften in Großbuchstaben', um Überschriften komplett in Großbuchstaben anzuzeigen.
Um das Farbschema der Software anzupassen:
Gehe zu
Wähle im Feld 'Farben' zwischen Standard, Klassisch oder Eigene Farben.
Nutze den Abschnitt 'Eigene Farben' darunter, um jede Farbe individuell anzupassen.
Eine Live-Vorschau erscheint im Feld 'Vorschau Eigene Farben' auf der rechten Seite.
Sobald du im Hauptfeld 'Farben'
Wenn du unter
Liegen zwei Farben zu nah beieinander — sodass Text darauf schwer lesbar wird — erscheint der Hinweis
Über die Schaltfläche
Um zwischen Hell- und Dunkelmodus zu wechseln:
Gehe in der unteren Leiste der Plattform auf
Ein Fenster 'Ansicht ändern' erscheint.
Wähle zwischen Automatisch (Systemeinstellung), Dunkel oder Hell.
Die Wahl gilt für dieses Gerät bzw. diesen Browser – für alle J.SHOW-Plattformen und die App, die du darauf öffnest. Auf anderen Geräten bleibt die dortige Einstellung bestehen; ein Gerät, auf dem du noch nichts gewählt hast, beginnt mit deiner zuletzt gespeicherten Wahl.
Um globale Anzeigeeinstellungen zu überprüfen oder anzupassen:
Gehe zu
Stelle im Feld 'Global' sicher, dass das richtige Künstlerkürzel eingegeben wurde — dieses erscheint in Plattform-Kopfzeilen und Exportdateien.
Überprüfe auch Sprache, Datumsformat und Zeitformat, um sicherzustellen, dass sie deinen regionalen Präferenzen entsprechen.
Künstlerplattform: Die gewählte Sprache bestimmt die Voreinstellung für neue Einladungen und beeinflusst gedruckte Dokumente (z. B. Ablaufpläne, Verträge).
Für jede eingeladene Person kann beim Versenden eine individuelle Sprache ausgewählt werden.
Agenturplattform: Die Sprache richtet sich automatisch nach den Einstellungen deines Browsers.
Die Plattform ist derzeit in 25 Sprachen verfügbar: Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch, Schwedisch, Dänisch, Norwegisch, Japanisch, Chinesisch, Koreanisch, Türkisch, Tschechisch, Finnisch, Griechisch, Rumänisch, Ungarisch, Estnisch, Lettisch, Litauisch, Russisch und Ukrainisch.
Jeder Termin kann eine eigene, eindeutige Termin-Nr. bekommen — zusammengesetzt aus dem Künstlerkürzel und der internen Termin-ID, zum Beispiel QE-10772. Ohne Künstlerkürzel wird die Subdomain in Großbuchstaben verwendet. Standardmäßig ist sie ausgeschaltet — ohne Schalter erscheint sie nirgends.
Gehe zu
Eingeschaltet erscheint die Termin-Nr. im Termin (Desktop und mobil, unter den Eckdaten), auf Rechnungen und Anzahlungsrechnungen (bei mehreren Terminen mit allen Nummern) sowie als Platzhalter {shownumber} im Vertrag und {show_number} in der Rechnungsmail. Die Platzhalter werden nur angeboten, wenn die Termin-Nr. eingeschaltet ist.
Agenturplattform: Unter
Die Adresse deiner Plattform (z. B. deinband.j.show) kannst du selbst ändern — höchstens einmal in 365 Tagen. Danach ist die nächste Änderung erst wieder ein Jahr später möglich.
Künstlerplattform: Gehe zu
Agenturplattform: Gehe zu
Es öffnet sich das Fenster 'Subdomain ändern'. Trage unter 'Neue Adresse' den gewünschten Namen ein — J.SHOW prüft ihn schon beim Tippen und meldet, ob er frei ist. Erlaubt sind 3 bis 20 Zeichen: Kleinbuchstaben (a–z), Ziffern und einzelne Bindestriche, aber kein Bindestrich am Anfang oder Ende.
Setze den Haken 'Ich habe verstanden, dass die nächste Änderung erst in einem Jahr möglich ist.' und klicke auf 'Adresse jetzt ändern'. Die Umstellung dauert nur wenige Sekunden.
Was dabei passiert:
Im Fenster hinter dem Stift siehst du auch die 'Frühere Adresse, leitet weiter' — und, solange die Jahressperre läuft, ab wann die nächste Änderung wieder möglich ist.
Die Terminliste (
Status und Standard-Farbcode in der Terminliste
Filter und Suche (Mobil)
Die mobile Terminliste bietet erweiterte Filter- und Suchfunktionen:
Denselben Knopf
Filter-Einstellungen bleiben gespeichert und werden beim nächsten Öffnen der Liste automatisch wiederhergestellt.
Die Kartenansicht zeigt alle deine Termine auf einer interaktiven Karte an — mit farbigen Markierungen für die Spielstätten und Tourrouten-Linien zwischen aufeinanderfolgenden Stationen.
Um die Kartenansicht zu öffnen:
Gehe zu
Die Karte wird geladen und automatisch auf deine Terminorte zentriert.
Um Termine auf der Karte zu filtern:
Verwende die Von- und Bis-Datumsfelder, um den angezeigten Zeitraum einzugrenzen.
Filtere nach Terminart (z.B. Konzert, Festival, Reise) oder nach Status (z.B. TBC, Option, Bestätigt).
Aktiviere 'Nur meine Termine', um nur Termine anzuzeigen, bei denen du Teil der Reisegruppe bist.
Klicke auf
Um mit Termin-Markierungen zu interagieren:
Klicke auf eine Markierung, um ein Popup mit Datum, Spielstättenname, Showname und Status anzuzeigen.
Klicke auf das Popup, um direkt zur Terminübersicht zu navigieren.
Hinweis: Wenn für einen Termin ein Gebietsschutz (Radius Clause) konfiguriert ist, wird ein Kreis um die Spielstätte angezeigt, der den geschützten Bereich darstellt.
Hinweis: Tourrouten-Linien verbinden automatisch aufeinanderfolgende Spielstätten zur Visualisierung der Tour. Ein neuer Linienzug beginnt, sobald zwischen zwei aufeinanderfolgenden Stationen mehr als ein Tag liegt.
Die Fokusansicht bietet eine kompakte, druckbare Übersicht mehrerer Termine mit ihren wichtigsten Details — ideal für schnelle Tour-Zusammenfassungen.
Um die Fokusansicht zu öffnen:
Gehe zu
Wähle über
Um die angezeigten Informationen anzupassen:
Öffne
Ablauf — Planungsstatus, To-Do, Zeitplan, Private Notiz, Catering, Sonstiges, Freies Feld
Reise und Unterkunft — Anreise, Unterkunft, Rückreise, Reisegruppe, Fahrzeuge
Ort und Kontakte — Spielstätte, Infos zur Spielstätte mit Bühne, Logistik, Merchandise und Hospitality, dazu AP Spielstätte inkl. Technik, Partner inkl. AP und AP Weitere
Inhalte — Dateien
Dateien zeigt je Termin die Dateien wie der Kasten Dateien in der Terminansicht: nach Kategorie, mit dem Kürzel, für wen eine Datei sichtbar ist, und — wenn deine Plattform das so eingestellt hat — darunter die allgemeinen Dateien. Du lädst hier direkt hoch, auch per Drag & Drop; wie am Termin steht dabei
Infos zur Spielstätte ist dort nur eine Überschrift: Die vier Teile darunter hakst du einzeln an, eingeteilt wie in den Einstellungen unter Sichtbarkeit Infos Spielstätte. So stellst du zum Beispiel nur die Bühne für die Technik oder nur Merchandise für die Merch-Firma zusammen.
Unter Planungsstatus stehen eingerückt die einzelnen Status — Planung, Bühnenanweisung, Hospitality Rider und deine eigenen Felder. Wähle ab, was du hier nicht brauchst. Den Status setzt du direkt in der Fokusansicht, ohne den Termin zu öffnen. Den Bereich sehen Admin und Agentur, das Tourmanagement nur mit der Einstellung aus Planungsstatus.
Klicke auf Anzeigen, damit die Auswahl übernommen wird.
Klicke auf einzelne Termine, um deren Details ein- oder auszuklappen.
Spalten oder Tabelle:
Mit dem Umschalter
In der Tabelle steht jeder Termin in einer Zeile — auch Offdays und Reisetage. Die erste Spalte Termin zeigt Datum, Terminart, Stadt und Spielstätte bzw. Titel, danach folgt je gewähltem Bereich eine Spalte mit einer einzeiligen Vorschau. Fährst du über eine Zelle oder tippst sie an, öffnet sich daneben der ganze Bereich; über den Stift bearbeitest du ihn.
Der Planungsstatus erscheint als schmale Farbspalten, eine je Status, mit einem Kürzel im Kopf — der volle Name erscheint beim Überfahren. Schraffierte Zellen bedeuten, dass es diesen Status bei der Terminart nicht gibt.
Bereiche mit Eingabefeldern lassen sich direkt hier bearbeiten — das Formular öffnet sich über der Seite, du musst den Termin nicht einzeln aufrufen. Dafür brauchst du Schreibrecht am jeweiligen Termin.
Als PDF oder Excel herunterladen:
Rechts neben Anzeigen stehen die Knöpfe
Beide folgen der Darstellung: Aus Tabelle steht je Termin eine Zeile, aus Spalten stehen die Termine nebeneinander — im PDF fünf je Seite im Querformat. In der Excel-Datei stehen Datum, Terminart, Status, Stadt und Spielstätte in eigenen Feldern, sodass du sortieren und filtern kannst.
Eine Datei enthält höchstens 250 Termine. Sind es mehr, steht ein Hinweis im Kopf — wähle dann einen kürzeren Zeitraum.
Hinweis: Die Fokusansicht ist für Benutzer mit den Berechtigungen Admin, Agentur oder Tourmanagement verfügbar.
Spielstätten, die in der Spielstättendatenbank einer
Gehe zu
Ein neues Fenster ‘SPIELSTÄTTE ERSTELLEN’ erscheint
Trage die relevanten Informationen ein, z. B. Adresse, Kontaktperson, Kapazität, Parken usw.
Adressvorschläge: Sobald du im Feld Name zu tippen beginnst, erscheint darunter eine Vorschlagsliste mit Name und Anschrift. Erst ein Klick auf einen Vorschlag füllt Straße, PLZ, Ort, Bundesland und Land — von allein trägt die Suche nichts ein. Was du selbst schon eingetragen hast, macht die Vorschläge genauer.
Passt kein Vorschlag? Dann trage die Adresse einfach selbst ein; die Liste schließt du mit Esc oder einem Klick daneben. Hast du einen Vorschlag übernommen, meldet sich die Suche nicht mehr — was du danach korrigierst, bleibt stehen.
Doppeltes Eintragen: Wenn eine Spielstätte mit gleichem Namen und gleicher Stadt bereits in der Datenbank vorhanden ist, erscheint eine Warnung, um doppelte Einträge zu vermeiden.
Klicke auf
Die neue Spielstätte erscheint in der Spielstättenliste
Um eine Spielstätte zu einer einzelnen
Hinweis: Du kannst eine Tabelle basierend auf der Spielstättenliste innerhalb der Künstlerplattform erstellen und ausdrucken, indem du
Importmöglichkeit: Wenn du von einer anderen Software umsteigst, kann deine bestehende Spielstättendatenbank auf Anfrage in J.SHOW importiert werden.
Um eine Spielstätte zu löschen:
Gehe zu
Ein 'Spielstätte bearbeiten'-Fenster erscheint.
Klicke unten links auf
Große Häuser haben oft mehrere Bühnen oder Säle (z. B. Großer Saal, Studio, Club). In J.SHOW legst du solche Bühnen direkt an der Spielstätte an: Die Bühne erbt Adresse, Anschrift und Ansprechpartner der Spielstätte automatisch, hat aber eigene Werte für Kapazität, Bühnenmaße, Backstage, Anfahrt, Parken und Dateien.
Bühnen anlegen und bearbeiten:
Öffne die Spielstätte (Fenster 'Spielstätte bearbeiten'). In der Zeile
Mit
Wechselst du den Tab, zeigen die farblich hinterlegten Bereiche (
Hinweis: Bühnen lassen sich auch direkt beim Anlegen einer neuen Spielstätte miterfassen — im Abschnitt
Termin auf eine Bühne buchen:
Desktop: Im Spielstätten-Formular des Termins erscheint die Zeile
Mobil: Im mobilen Termin-Formular wählst du die Bühne über das Dropdown
Im Termin erscheint der kombinierte Name (z. B. Spielstätte – Bühne); in der Spielstättenliste steht jede Bühne als eigene, direkt wählbare Zeile unter ihrer Spielstätte.
Bestehende Einträge zusammenführen:
Wenn Bühnen bisher als separate Spielstätten angelegt waren (z. B. „Stadthalle Saal A“ und „Stadthalle Saal B“), schlägt J.SHOW sie automatisch zum Zusammenführen vor. Die Links erscheinen in der Navigationsleiste der Spielstättenliste, sobald es Vorschläge gibt (nur Admin und Agentur):
Öffne
Die Ansicht
Mit
Bühne lösen oder löschen:
Im Bühnen-Tab findest du drei Aktionen:
Die Spielstätte selbst kannst du aus der Auswahl ausblenden, wenn Termine immer auf eine konkrete Bühne gebucht werden sollen — Termine und Daten bleiben erhalten, das Wieder-Einblenden geht über das Bühne-hinzufügen-Formular.
Einen bestehenden Eintrag zur Bühne machen:
Oft fällt erst beim Anlegen einer Bühne auf, dass der Saal längst als eigene Spielstätte in der Liste steht. Genau dort sitzt der Weg: Im Fenster
Hinweis: Die Bühnen-Verwaltung steht auf der Künstler- und der Agenturplattform zur Verfügung. Auch der KI-Assistent kann Bühnen anlegen, lösen und Termine auf Bühnen buchen.
Partner, die in der Partnerdatenbank einer
Gehe zu
Ein neues Fenster ‘PARTNER ERSTELLEN’ erscheint
Trage die relevanten Informationen ein, z. B. Firmenname, Kontaktdaten, Rechnungsadresse usw.
Unter Art wählst du, was der Partner für dich ist – auch Freelancer. Darunter kannst du die Art im Feld Spezifikation genauer beschreiben (bis zu 100 Zeichen), z. B. „Tontechnik“. In der Partnerliste und im Partner-Kasten am Termin steht sie dann hinter der Art: „Freelancer · Tontechnik“. Ohne Spezifikation steht dort wie bisher nur die Art.
Mobil: Legst du einen Partner am Termin neu an, findest du das Feld Spezifikation ebenfalls im Formular. Eine vorhandene Spezifikation änderst du in der Desktop-Version.
Klicke auf
Der neue Partner erscheint in der Partnerliste
Um einen Partner zu einer einzelnen
Hinweis: Du kannst eine Tabelle basierend auf der Partnerliste innerhalb der Künstlerplattform erstellen und ausdrucken, indem du
Um einen Partner zu löschen:
Gehe zu
Ein 'Partner bearbeiten'-Fenster erscheint.
Klicke unten links auf
Unter
Gehe zu
Oben im Fenster steht „Art:“. Ein Klick klappt die Auswahlliste auf; hake eine oder mehrere Arten an: Hotel, Hostel, Apartment / Ferienwohnung, Privatunterkunft, Nightliner-Stellplatz, Campingplatz. Ein Hotel mit Busparkplatz ist also „Hotel, Nightliner-Stellplatz“. Eine neue Unterkunft beginnt mit „Hotel“; mindestens eine Art bleibt immer angehakt.
Das Formular zeigt nur die Felder, die zur Art passen – bei mehreren Arten alle passenden. Anschrift, Kontaktdaten und Sonstiges stehen immer da.
Die Stellplatz-Angaben stehen unter der Überschrift Stellplatz: Strom vorhanden, die Zahl der Anschlüsse je Art (Schuko, CEE 16A, CEE 32A), Kosten pro Stunde (nur beim Nightliner-Stellplatz), Kosten pro Tag, Öffnungszeiten und Stellplatz (Größe, Höhe, Anzahl). Was du unter Sonstiges einträgst, wird beim Eintragen der Unterkunft am Termin dort zum „Sonstiges“.
Ein ausgeblendetes Feld behält seinen Inhalt – wechselst du die Art zurück, ist er wieder da.
Adressvorschläge: Sobald du im Feld Name zu tippen beginnst, erscheint darunter eine Vorschlagsliste mit Name und Anschrift. Erst ein Klick auf einen Vorschlag füllt Straße, PLZ, Ort, Bundesland und Land — von allein trägt die Suche nichts ein. Was du selbst schon eingetragen hast, macht die Vorschläge genauer.
Passt kein Vorschlag? Dann trage die Adresse einfach selbst ein; die Liste schließt du mit Esc oder einem Klick daneben. Hast du einen Vorschlag übernommen, meldet sich die Suche nicht mehr — was du danach korrigierst, bleibt stehen.
Doppeltes Eintragen: Gibt es schon eine Unterkunft mit gleichem Namen und gleicher Stadt, erscheint eine Warnung, um doppelte Einträge zu vermeiden.
Klicke auf
Die neue Unterkunft erscheint in der Liste; die Spalte Art zeigt ihre Arten.
Um eine Unterkunft zu einer einzelnen
Liste filtern: Links über der Liste steht „Art:“ mit der Vorgabe alle. Wähle eine Art, um z. B. nur noch Campingplätze zu sehen; ein eingetippter Suchbegriff bleibt dabei erhalten. Daneben findest du die Umkreissuche.
Stellplatz direkt aus einer Spielstätte: Im Bearbeiten-Fenster einer Spielstätte steht unter dem Feld Nightlinerstellplatz der Knopf
Hinweis: Den Reiter
Hinweis: Du kannst eine Tabelle basierend auf der Liste der Unterkünfte innerhalb der Künstlerplattform erstellen und ausdrucken, indem du
Importmöglichkeit: Wenn du von einer anderen Software umsteigst, können deine bestehenden Unterkünfte auf Anfrage in J.SHOW importiert werden.
Um eine Unterkunft zu löschen:
Gehe zu
Ein 'Unterkunft bearbeiten'-Fenster erscheint.
Klicke unten links auf
In der
Klicke auf die Sterne neben einer Spielstätte oder einer Unterkunft, um ein Bewertungsformular zu öffnen.
Vergib eine Sternebewertung und füge optional einen Kommentar hinzu.
Die Durchschnittsbewertung und die Anzahl der Bewertungen werden sofort aktualisiert (ohne Seitenreload). Bewertungen anderer Plattformen sind anonym sichtbar — es wird nur der Plattformname angezeigt.
Bewertungen werden auch im CSV-Export der Listen der Spielstätten und Unterkünfte berücksichtigt.
Innerhalb eines Termins
Klicke im Spielstätte-, Unterkunft- oder Partner-Feld in der Terminübersicht auf das Symbol
Du wirst zur jeweiligen Liste weitergeleitet, wo du nach dem gewünschten Eintrag suchen kannst.
Falls dieser noch nicht existiert, klicke oben auf der Seite auf
Fülle die relevanten Informationen aus und klicke auf
Der Eintrag wird automatisch mit dem aktuellen Termin verknüpft
und gleichzeitig in der entsprechenden Liste gespeichert – damit er auch in anderen Terminen und Plattformen verfügbar ist.
Adressvorschläge: Beim Hinzufügen einer Spielstätte, einer Unterkunft oder eines Partners erscheint zum eingetippten Namen eine Vorschlagsliste. Ein Klick auf einen Vorschlag füllt die Adressfelder; ohne diesen Klick bleibt alles so, wie du es eingetragen hast.
Passt kein Vorschlag? Dann trage die Adresse selbst ein — die Liste verschwindet mit Esc oder einem Klick daneben, und nach einem übernommenen Vorschlag bleiben deine Korrekturen stehen.
Dubletten-Warnung: Falls bereits ein Eintrag mit gleichem Namen und Ort existiert, erscheint eine Meldung, um doppelte Einträge zu vermeiden.
In den Listen
Trag oben über der Liste unter „Umkreis:“ eine PLZ oder einen Ort ein und wähle daneben den Radius: 10, 25, 50, 100 oder 200 km (Vorgabe 25 km). Mit Enter oder beim Wechsel des Radius zeigt die Liste nur noch Einträge in diesem Umkreis – auch zusammen mit einem Suchbegriff und, bei den Unterkünften, mit dem Filter „Art:“.
Beim ersten Mal ermittelt J.SHOW die Lage der Einträge anhand von PLZ, Ort und Land; solange das läuft, steht daneben „Standorte werden ermittelt … noch N“, danach lädt die Liste neu. Einträge ohne auffindbare Anschrift erscheinen in keinem Umkreis. Ändert sich PLZ, Ort oder Land eines Eintrags, wird er beim nächsten Mal neu verortet.
Der gewählte Umkreis bleibt aktiv, während du in der Liste blätterst oder suchst.
Hinweis: Die Umkreissuche gibt es in der Desktop-Version der Künstler- und der Agenturplattform.
Jede Spielstätte, jede Unterkunft oder jeder Partner, der innerhalb eines Termins hinzugefügt wird, wird automatisch in der globalen Datenbank gespeichert – und ist, falls Teil einer Agentur, auch für alle verknüpften Künstlerplattformen verfügbar.
Beim Bearbeiten eines Spielstätten-, Unterkunft- oder Partner-Eintrags innerhalb eines Termins bewirkt das Aktivieren von „Datensatz global aktualisieren“, dass auch der Eintrag in der globalen Datenbank aktualisiert wird.
Hinweis: Andere Termine, die denselben Eintrag verwenden, bleiben davon unberührt – sie behalten die ursprüngliche Version bei, sofern nicht manuell angepasst.
Hinweis: Bei Fahrzeugen bewirkt das Aktivieren von „Datensatz global aktualisieren“, dass die Änderung in allen Terminen – vergangen und zukünftig – übernommen wird, sofern das genau gleiche Fahrzeug verwendet wurde.
Wenn du von einem anderen System zu J.SHOW wechselst, kann deine bestehende Datenbank mit Spielstätten, Unterkünften oder Partnern auf Anfrage importiert werden. Kontaktiere den Support zur Koordination deines Imports.
Um eine Tabelle mit vorhandenen Einträgen herunterzuladen, gehe zu
Um einen Eintrag aus der globalen Datenbank zu löschen:
Gehe in den entsprechenden Tab (z. B.
Klicke unten links auf
So erstellst du einen neuen ‘Termin’ jeglicher Art auf einer Künstlerplattform:
Gehe zu
Klicke auf
Es öffnet sich ein Fenster mit dem Titel ‘Wähle das Datum’.
Wähle das gewünschte Termin-Datum im Kalender.
Das Fenster 'Eckdaten' erscheint.
Direkt am Kalendertag: Schneller geht es aus dem
Desktop: Auf einem Touch-Gerät in der Desktop-Ansicht gibt es kein Daraufzeigen — dort ist der Knopf blass, aber immer sichtbar.
Mobil: In der mobilen Kalenderansicht gibt es diesen Knopf nicht. Lege den Termin dort wie gewohnt über
Um den Kasten ‘Eckdaten’ zu bearbeiten, klicke auf
Um ein Termin-Datum zu bearbeiten, klicke auf das
Ein Feld mit der Beschriftung
Wenn du das Kästchen nicht deaktivierst, wird die Notiz in den Eckdaten im Terminüberblick angezeigt.
Zeiträume anlegen: Wurdest du z. B. für ein Festival gebucht, hast aber noch kein fixes Termin-Datum, nutze die Funktion
Hinweis: In der Terminliste wird das Datum als Zeitraum dargestellt — vom frühesten bis zum spätesten gewählten Tag — auch wenn einzelne Tage dazwischen übersprungen wurden.
Sobald das finale Datum feststeht, klicke auf das Symbol
Wichtig: Für die bestmögliche Nutzung der J.SHOW App bitte für jeden Tourtag einen eigenen Termin anlegen und die Personen zur Reisegruppe hinzufügen — auch für z.B. Travel-, oder Off-Days.
Die
Zeitraum in Einzeltermine aufteilen: Trägt ein Termin über
Die neuen Termine übernehmen alles aus dem Termin — Spielstätte, Partner, Ansprechpartner, Zeitpläne, Catering, Unterkünfte samt Zimmeraufteilung, Fahrzeuge, Reisegruppe, Sichtbarkeiten, Gästelisten-Einstellungen, Planungsstatus und Website-Angaben. Die Finanzen (Vertrag, Beteiligung, Abgänge, Nebenkosten) bleiben nur am ursprünglichen Termin, damit die Gage nicht vervielfacht wird; Gäste-Einträge und Kommentare werden nicht kopiert.
Wenn du mehrere Shows an einem Tag hast, lege für jede einen separaten Termin an und nutze die Funktion
Die Uhrzeiten bestimmen dann auch die Reihenfolge in der Terminliste.
Hinweis: Die Zeitzone eines Termins folgt automatisch der gewählten Spielstätte — auch wenn du die Spielstätte später wechselst.
Hat ein Termin keine eigene Zeitzone — typischerweise ein freier Tag ohne Spielstätte mitten in einer Tour — übernimmt er die des letzten vorangegangenen Termins, solange die Tour weitergeht: Folgt dahinter ein weiterer Termin, gilt die übernommene Zone für Pausen bis zu zwei Wochen; direkt im Anschluss an einen Termin greift sie auch ohne Folgetermin. Sonst gilt wieder die Zeitzone deiner Plattform. Ein Ruhetag in Tokio bleibt damit in Tokio, statt für einen Tag nach Hause zu springen. Abgesagte Termine, Ideen und Optionen geben ihre Zeitzone nicht weiter.
Korrekte Zeitzonen sind wichtig für Kalender-Syncs und iCal-Feeds.
Zeitverschiebung: Liegt der Termin in einer anderen Zeitzone als der Vortag, zeigen die Eckdaten neben dem Datum ein Badge mit der Uhr-Verschiebung (z. B.
Termin-Art
Wähle die
Danach wähle den
Wenn du den Terminstatus auf
Hinweis: TBA wirkt sich auf die Funktion ‘Terminliste für Webseite’ aus. Sobald der Termin öffentlich ist, erscheint er auch automatisch auf deiner Website — falls diese Integration aktiviert ist.
Status und Standardfarben in Termin-Titel und Liste
Wie ein Termin benannt wird
TIPP: Mit den Pfeiltasten links und rechts auf deiner Tastatur kannst du bequem zwischen Terminen hin- und herschalten.
Ein Datum wird überall auf dieselbe Weise eingegeben — ein Feld statt dreier getrennter Kästchen für Tag, Monat und Jahr, in der Desktop- wie in der mobilen Ansicht. Vorher verhielt sich die Eingabe je nach Stelle unterschiedlich: mal wurde überschrieben und weitergesprungen, mal dazugeschrieben, mal war die Tabulatortaste nötig.
Unten im Kasten ‘Eckdaten’ hältst du fest, wie weit ein Termin vorbereitet ist. Jede Auswahl färbt den Rand des Feldes, so siehst du den Stand auf einen Blick.
Darunter stehen deine eigenen Planungsstatus-Felder, sofern du welche angelegt hast (siehe Planungsstatus-Felder) — jeweils nur bei den Terminarten, für die das Feld eingeschaltet ist.
Setzt du die Planung auf
In der mobilen Ansicht findest du Planung, Bühnenanweisung, Hospitality Rider und die eigenen Felder ebenfalls in den Eckdaten.
Hinweis: Den Planungsstatus sehen und setzen Admin und Agentur. Das Tourmanagement darf es, wenn unter
Um deine Planung effizienter zu gestalten, kannst du bequem mehrere Termine gleichzeitig bearbeiten.
Gehe zu
Ein Fenster ‘Mehrere bearbeiten’ öffnet sich.
Klicke auf
Danach klicke auf
Du wirst zurückgeleitet zur ‘Mehrere bearbeiten’-Ansicht.
Für jeden Abschnitt, den du bearbeiten möchtest (z. B. Titel, Spielstätte, Terminart), nimm deine Änderungen vor und klicke auf
Hinweis: Sobald ein Feld bei allen ausgewählten Terminen denselben Wert hat, wird es grün unterstrichen dargestellt.
Das Änderungsprotokoll zeigt plattformweit, wer wann was geändert hat: Termin angelegt, verschoben, geändert oder gelöscht — sowie Änderungen an der Reisegruppe. Jeder Eintrag nennt die Person und den Zeitpunkt.
Desktop: Das Protokoll erscheint als eigener Kasten auf der Startseite. Es ist für alle Berechtigungsstufen sichtbar — jede Person sieht nur die Einträge, die ihren Berechtigungen entsprechen.
Der Titel eines Eintrags (z. B.
Klicke auf das Lupen-Symbol im Kasten-Titel, um die Suche zu öffnen:
Wer wann wen zur Reisegruppe eines Termins hinzugefügt hat, lässt sich ebenfalls über das Protokoll nachvollziehen.
Dass ein Termin gelöscht wurde, sieht jede Person, die diesen Termin sehen durfte – auch Tourmanagement, Crew+, Crew und Guest.
Zuletzt bearbeitet je Kasten: In der Terminansicht steht unten rechts in jedem Kasten (Eckdaten, Zeitpläne, Catering, Sonstiges, Unterkunft, Anreise, Rückreise, Spielstätte, Partner, Ansprechpartner, freie Felder …) ein kleines
Das
Frühere Stände zurückholen (Versionen): Zeitpläne 1–3, Catering, Sonstiges und die freien Felder 1–3 merken sich ihre früheren Stände – jedes Speichern, das etwas ändert, legt einen ab, auch über Vorlagen, die Schnittstelle oder den KI-Assistenten. Öffne den Kasten mit und klicke auf
Je Kasten bleiben die letzten 30 Stände; der Stand von vor der ersten Aufzeichnung heißt „Stand vor der Aufzeichnung“. Versionen gibt es am Desktop und mobil für Admin, Agentur und Tourmanagement – das Tourmanagement sieht nur Stände, die damals für das Tourmanagement sichtbar waren.
Wenn du von einer anderen Tour-Software wechselst, unterstützt J.SHOW den Massenimport deiner bestehenden Termindaten.
Was übernommen wird:
Am besten schickst du deinen Export als CSV. Geht das nicht, ist auch jedes andere Format in Ordnung.
Der Import-Prozess gleicht importierte Spielstätten und Veranstalter automatisch mit deinen bestehenden Datenbanken ab, um Duplikate zu vermeiden. Neue Spielstätten und Veranstalter werden bei Bedarf automatisch angelegt.
Hinweis: Termin-Importe werden vom J.SHOW-Support-Team durchgeführt, um die Datenintegrität sicherzustellen. Kontaktiere support@j.show für die Koordination deines Imports — schick die Exportdateien mit, die du übernehmen möchtest.
Die einmalige Datenübernahme beim Umstieg ist für dich kostenlos.
Tourblöcke sind benannte Zeiträume im Kalender — sie dienen sowohl zum Gruppieren von Terminen (z.B. Tour-Legs, Festival-Serien) als auch zum Blocken von Zeiträumen, in denen keine Shows gebucht werden sollen (z.B. Urlaub, Studiozeit, Pause).
Es gibt zwei Wege, einen Tourblock zu erstellen:
➀ Über die Terminseite:
Gehe zu
Der Kalender öffnet sich im Block-Erstellungsmodus. Klicke auf ein Datum, um den Beginn des Blocks festzulegen.
Klicke auf ein zweites Datum, um das Ende festzulegen.
Gib einen Namen ein (z.B. „Europa-Leg“, „Festival-Runde“) und klicke auf
➁ Aus dem Kalender:
Wenn du dich bereits im
Wähle Start- und Enddatum durch Klicken im Kalender, gib einen Namen ein und klicke auf
Tourblöcke werden in der Terminliste visuell getrennt. In der Kartenansicht begrenzen sie die Tourrouten dagegen nicht — dort beginnt ein neuer Linienzug, sobald zwischen zwei aufeinanderfolgenden Stationen mehr als ein Tag liegt.
In der Terminliste steht jeder Eintrag an seinem eigenen Datum: der Beginn eines Blocks am ersten Tag, sein Ende am letzten, jeder Termin an seinem Tag. Liegt ein Block mitten in einem anderen (etwa eine Probe während einer Tour), erscheint er deshalb an der richtigen Stelle zwischen den Tourterminen, und beide Blöcke werden als Linien nebeneinander gezeichnet. Einen Termin, den du einem Block ausdrücklich zugeordnet hast, der aber außerhalb des Blockzeitraums liegt, zeigt die Liste am Anfang bzw. Ende seines Blocks.
Hinweis: Den
„Keine Tour“-Option: Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Tourblocks kann die Checkbox
Automatische Zuordnung: Termine ohne Block-Zuweisung werden automatisch chronologisch in passende Tourblöcke einsortiert, wenn ihr Datum in den Zeitraum des Blocks fällt. Diese automatisch zugeordneten Termine werden visuell dezenter dargestellt als manuell zugewiesene.
Wer Tourblöcke sieht: Personen mit Admin-, Agentur- oder Artist-Berechtigung sehen Tourblöcke immer. Tourmanagement sieht sie, wenn unter
Wer Tourblöcke anlegt und bearbeitet: Erstellen und Bearbeiten dürfen Admin, Agentur, Artist und — bei aktivierter erster Option — Tourmanagement. Die zweite Option 'Alle können die Block-Einträge sehen' erlaubt ausschließlich das Sehen, nicht das Bearbeiten. Admin und Agentur bearbeiten alle Tourblöcke, Artist und Tourmanagement nur die Blöcke, die sie selbst angelegt haben. Termine einem Block zuzuordnen — der Knopf
Tourblöcke im Kalender-Abo: In dein persönliches Abo (Kasten 'Deine Termine dieser Plattform' auf dem
Egal ob du Tagesabläufe für mehrere Termine drucken oder Text- bzw. CSV-Listen mit oder ohne Setlists erstellen möchtest:
Gehe zu
Es öffnet sich ein Fenster ’Export’.
Wähle aus den verfügbaren Optionen wie oben beschrieben.
Ob Detailplanung, Buchung von Spielstätten und Partnern oder Crew-Management – J.SHOW hält jeden Termin im Griff.
Wenn du auf einen „Termin“ in der Terminliste klickst, gelangst du zur
Du hast eine Reihe offener Spielstätten-Anfragen und weißt nicht, in welcher Reihenfolge die Tour am meisten Sinn ergibt? Das KI-Tour-Routing rechnet dir aus deinen offenen Verfügbarkeiten eine sinnvolle Reihenfolge aus — mit Karte und Gesamt-Kilometern.
So erreichst du das Routing: Klicke in der Terminliste auf
Hinweis: Das Verfügbarkeiten-Tool, das hier einfließt (das Einholen von Spielstätten-Verfügbarkeiten über Partner), steht Admin und Agentur auch ohne PRO zur Verfügung — siehe Spielstätten-Verfügbarkeiten.
Wer darf routen: Admin, Agentur und Tourmanagement können Routings anlegen. Personen mit Artist-Berechtigung sehen gespeicherte Entwürfe, können aber selbst keine berechnen.
Im Tab
Wähle die Verfügbarkeiten aus, die in die Tour einfließen sollen.
Eine Tabelle der Art Mehrere Termine ist mit 'Sammelabfrage' gekennzeichnet — sie allein genügt schon für ein Routing, sonst braucht es mindestens zwei Tabellen. Tage, an denen ein eigener Termin liegt (siehe Eigene Termine sperren Tage), fallen heraus, ebenso Felder, aus denen schon ein Termin entstanden ist.
Wechsle in den Tab
Setze deine Bedingungen — etwa Start- und Endpunkt pro Block — und lass die KI eine sinnvolle Reihenfolge berechnen.
Tour-Bedingungen: Im Kasten 'Tour-Bedingungen' legst du feste Grenzen fest, die jede vorgeschlagene Tour einhalten muss. Jedes Feld ist optional — leer heißt keine Grenze:
'Max. Shows pro Woche', 'Max. Shows an aufeinanderfolgenden Tagen', 'Max. Nächte weg von der Homebase (je Tour-Block)', 'Max. freie Tage am Stück auswärts', 'Max. km zwischen zwei Shows', 'Min. km zwischen zwei Shows', 'Max. km Anreise zur ersten Show', 'Max. km Heimfahrt nach der letzten Show' und 'Max. Shows pro Stadt'.
'Min. km zwischen zwei Shows' ist eine Untergrenze: Zwei aufeinanderfolgende Shows eines Tour-Blocks sollen mindestens so weit auseinanderliegen, etwa damit sich das Publikum nicht überschneidet. Gezählt werden die Fahrkilometer zwischen den beiden Shows, wie bei 'Max. km zwischen zwei Shows'. Liegt der Mindestwert über dem Höchstwert, weist dich die Maske darauf hin – beide Grenzen zugleich kann dann keine Tour einhalten. Zwei Shows hintereinander an derselben Spielstätte, etwa zwei Abende im selben Haus, zählen dabei nicht als Strecke.
'Max. Shows pro Stadt' begrenzt, wie viele neue Shows in derselben Stadt geplant werden. Feste Termine zählen nicht mit — eine Stadt mit festem Termin bleibt für eine neue Show offen.
Bleibt die Band zwischen zwei Tour-Blöcken an einem Ort, statt heimzufahren, ist das eine Reise: Nächte weg von der Homebase und freie Tage auswärts werden über den Zwischenaufenthalt hinweg gezählt.
Unter 'Shows nur an diesen Wochentagen' nimmst du den Haken bei den Tagen weg, an denen nicht gespielt werden soll. Sind alle Tage angehakt, gibt es keine Einschränkung.
J.SHOW prüft jede Variante gegen diese Grenzen nach. In jeder Variante steht unter 'Deine Vorgaben', was eingehalten ist (✓), was nicht (✗, mit den betroffenen Tagen) und was sich nicht automatisch prüfen lässt (○). Die zuletzt verwendeten Werte merkt sich J.SHOW für das nächste Routing.
Was sich nicht als feste Grenze ausdrücken lässt, schreibst du weiter frei in 'Deine Anweisung an die KI (optional)'.
Bevorzugte Spielstätten steuern: Im Feld
Ein ★ an einem einzelnen Tag (im Feld der Tabelle gesetzt, siehe Grid bedienen) wirkt wie ein ★ an der Spielstätte, nur für diesen Tag. Eine eigene Show legt er nicht an.
Sind Sammelabfragen dabei, legst du unter 'Termine je Sammelabfrage' fest, wie viele Termine höchstens aus einer Sammelabfrage entstehen sollen. Leer = so viele, wie sinnvoll passen — nie zwei am selben Tag.
Eigene Termine mit Spielstätte im Zeitraum — und bis zu zwei Tage davor oder danach — gehen als feste Termine in die Berechnung ein. Sie sind Stationen der Tour wie jede andere: Das Routing plant die Shows um sie herum, eine Reise darf mit einem festen Termin beginnen oder enden und auch nur aus festen Terminen bestehen. Jeder feste Termin steht in jeder Variante, ist mit 'fester Termin' gekennzeichnet und zählt für die Kilometer, die freien Tage und die Tour-Bedingungen mit.
Gebietsschutz: Hat ein bestehender Termin einen aktiven Gebietsschutz, plant das Routing keine Verfügbarkeit ein, deren Tag im Schutzzeitraum liegt (Schutz von bis Schutz bis, ohne Angabe der Tag des Termins) und deren Spielstätte im geschützten Umkreis liegt (Luftlinie). Abgesagte Termine zählen dabei nicht. Über den Varianten steht unter 'Wegen Gebietsschutz nicht eingeplant', welche Tage und Spielstätten deshalb herausgefallen sind — mit dem schützenden Termin, der Entfernung und dem Umkreis. Bleibt dadurch gar nichts übrig, sagt dir J.SHOW, dass die freien Verfügbarkeiten im Gebietsschutz bestehender Termine liegen.
Du erhältst eine oder mehrere Varianten, jeweils mit Karte und Gesamt-Kilometern, sodass du die Routen direkt vergleichen kannst.
Hast du dich für eine Variante entschieden, hast du diese Möglichkeiten:
Optionieren: Die Stopps der Variante werden in den Tabellen als eure Optionen eingetragen; die Tabellen bleiben offen, und die Spielstätten bekommen eine Nachricht.
Routing übernehmen: Das berechnete Routing wird auf deine Termine angewendet; die Tabellen der Art „Ein Termin“ werden dabei geschlossen.
Als Entwurf speichern: Du sicherst das Routing, um es später wieder zu öffnen und weiterzubearbeiten.
Als PDF drucken: Du erhältst das Routing inklusive Karte als PDF.
Mit Sammelabfragen wird jeder gewählte Stopp ein eigener Termin, und die Knöpfe heißen anders:
Als Idee anlegen — Termine mit Status Idee; die Spielstätten bekommen keine Nachricht.
Als Option anlegen — Termine mit Status Option; die Spielstätten werden benachrichtigt.
Bestätigen — bestätigte Termine; die Spielstätten werden benachrichtigt, die Tabellen bleiben offen.
Welche Stopps angelegt werden, wählst du je Variante aus (alle / keine). Stopps aus Tabellen der Art „Ein Termin“ werden dabei wie bisher behandelt. Ist an einem Stopp inzwischen belegt, verplant oder schon ein Termin entstanden, legt J.SHOW ihn nicht an und sagt dir, wie viele es waren.
So fügst du eine Spielstätte zu einem bestimmten Termin hinzu:
Erstelle einen neuen Termin oder wähle einen bestehenden Termin aus der Terminliste unter
Klicke auf das
Von hier aus hast du zwei Optionen:
➀ Bestehende Spielstätte aus der Liste wählen. Sobald ausgewählt, wird sie dem Termin zugewiesen.
Hinweis: Wenn noch keine Spielstätten hinzugefügt wurden, ist die Liste leer.
➁ Klicke auf
Für Details zum Erstellen eines neuen Spielstätteneintrags, siehe Abschnitt Verwalten von Spielstätten, Unterkünften & Partnern.
Nach dem Speichern wirst du zur Terminübersicht zurückgeleitet und die neue Spielstätte ist angewendet.
Hinweis: Die Spielstätte wird auch in der globalen Datenbank gespeichert und kann für zukünftige Termine genutzt werden.
So nimmst du Änderungen an der zugewiesenen Spielstätte vor:
Klicke auf das
Ein "Spielstätte"-Fenster erscheint.
Nimm die gewünschten Änderungen vor und klicke auf
Hinweis: Unten im Fenster kannst du wählen, ob die Änderungen nur für diesen Termin gelten oder mit
Hinweis: Alle für diesen Termin zugewiesenen Reisegruppenmitglieder sehen die Informationen zur Spielstätte.
So fügst du Infos zur Spielstätte zu einem Termin hinzu:
Wähle den relevanten Termin unter
Klicke auf das
Ein Fenster "Infos zur Spielstätte: [Spielstättenname]" erscheint.
Trage relevante Informationen ein (z. B. Kapazität, Bühnenmaße) und klicke auf
Hinweis: Eine Spielstätte kann mehrere Kapazitätsoptionen für verschiedene Konfigurationen haben (z. B. stehend, bestuhlt, Teilabdunklung).
Klicke auf
Wähle anschließend im Dropdown-Menü
Dropdown-Optionen:
Hinweis: Jede benutzerdefinierte Kapazität, die über
Hinweis: Wenn du die Änderungen an einer Spielstätte in der Datenbank speichern willst, aktiviere
Hinweis: Kapazität und Kapazität (bestuhlt) gehören zur Spielstätte. Eine Änderung bleibt nur erhalten, wenn
Hinweis: Unter
So fügst du einem bestimmten Termin einen Partner hinzu:
Wähle den entsprechenden Termin aus der Terminliste unter
Klicke auf das
Von hier aus hast du zwei Optionen:
➀ Bestehenden Partner auswählen aus der Partnerliste. Sobald ausgewählt, wird der Partner dem Termin zugewiesen.
Hinweis: Wenn noch keine Partner hinzugefügt wurden, ist die Liste leer.
➁ Klicke auf
Eine vollständige Anleitung zum Erstellen eines neuen Partnereintrags findest du im Abschnitt Verwalten von Spielstätten, Unterkünften und Partnern.
Wichtig: Wähle im Dropdown-Menü "Typ:" die passende Partnerkategorie. Dadurch wird der
Nach dem Speichern wirst du zur Terminübersicht zurückgeleitet, und der neu erstellte Partner ist dem Termin zugewiesen.
Hinweis: Der Partner wird auch in der globalen Datenbank gespeichert und steht für alle zukünftigen Termine und Plattformen zur Verfügung.
Pro Termin können bis zu zwei weitere Partner hinzugefügt werden. Nach dem Zuweisen des ersten Partners erscheinen auf dem Desktop leere Slots für Partner 2 und Partner 3 mit einem Suchbutton. Auf Mobilgeräten sind Partner 2 und 3 im mobilen Terminformular verfügbar.
Partner-Vorschlag: Befindet sich in einem Partner-Slot noch kein Eintrag, schlägt J.SHOW automatisch den zuletzt verwendeten Partner für dieselbe Stadt und Terminart vor. Der Vorschlag erscheint direkt unter dem leeren Partner-Slot und kann per Klick übernommen werden — ohne den Umweg über die Partnerliste. Diese Funktion steht am Desktop und auf Mobilgeräten zur Verfügung.
Die Ansprechpersonen aller zugewiesenen Partner erscheinen in den AP-Dropdowns des Termins. Kontakte werden dabei mit dem Firmennamen in Klammern angezeigt, um die Zuordnung zu erleichtern.
Position eines Kontakts: Im Partner-Fenster hat jeder Kontakt — der erste wie jeder weitere — das Feld Position (z. B. Geschäftsführung oder Head of Booking). Anders als die Funktion bei einem bestimmten Künstler gilt sie für alle. In der Kontaktliste steht sie hinter dem Namen, sie ist im Export über
So bearbeitest du den dem Termin zugewiesenen Partner:
Klicke auf das
Ein Fenster "Partner" erscheint.
Nimm die gewünschten Änderungen vor und klicke auf
Hinweis: Unten im Fenster kannst du wählen, ob die Änderungen nur für diesen Termin gelten oder mit
Partner-Art pro Show überschreiben: Das Dropdown
So fügst du verschiedene Ansprechpersonen (AP) zu einem Termin hinzu:
Wähle den entsprechenden Termin aus der Terminliste unter
Klicke auf das
Trage die relevanten Informationen zur Kontaktperson ein.
Hinweis: Wenn du auf das
Du kannst dann eine dieser vorhandenen Personen aus dem Dropdown auswählen, und die entsprechenden Felder werden automatisch ausgefüllt.
Beispiel: Im Bereich AP Spielstätte erscheinen nur Kontakte, die der Spielstätte zugeordnet sind, während unter AP Weitere sowohl Kontakte der Spielstätte als auch der Partner angezeigt werden.
Setze bei Bedarf ein Häkchen bei
So fügst du zusätzliche Kontaktpersonen hinzu:
Klicke auf das
Du kannst erneut vorhandene Kontakte aus dem Dropdown auswählen oder neue Informationen manuell eingeben.
Hinweis: Nur im Bereich AP Weitere kannst du festlegen, welche Benutzergruppen die jeweilige Ansprechpersonen sehen dürfen.
Unter
Neben jeder Ansprechperson wird ein vCard-Button angezeigt, sofern eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer hinterlegt ist und die Sichtbarkeitsrechte erfüllt sind. Damit kannst du die Kontaktdaten (Name, Funktion, E-Mail, Telefon, Firmenname) als .vcf-Datei herunterladen und direkt in dein Adressbuch importieren.
Um einen detaillierten Zeitplan für den Termin hinzuzufügen, hast du zwei Möglichkeiten:
➀ Zeitplan direkt im Termin hinzufügen
Wähle den entsprechenden Termin aus der Terminliste unter
Klicke auf das
Ein Fenster „Zeitplan“ öffnet sich.
Gib den Titel des Zeitplans bei
Hinweis: Eine vollständige Übersicht über alle verfügbaren Formatierungsoptionen findest du im Abschnitt Textfeld formatieren.
Wähle, für wen dieser Zeitplan sichtbar sein soll, und klicke auf
➁ Zeitplan über eine Vorlage hinzufügen
Detaillierte Anweisungen findest du im Abschnitt Terminübersichtsvorlage auf Termine anwenden.
Um den Zeitplan zu drucken:
Gehe zu
Eine PDF-Version des Ablaufplans wird automatisch generiert.
Um ein zusätzliches, personalisiertes Feld in der Terminübersicht hinzuzufügen (z. B. Interviewtermin, o. Ä.)
Wähle den entsprechenden Termin aus der Terminliste unter
Klicke auf das
Ein Fenster "Freies Feld" öffnet sich.
Benenne das Feld („Titel:“) und füge alle relevanten Informationen hinzu.
Hinweis: Eine vollständige Übersicht über alle verfügbaren Formatierungsoptionen findest du im Abschnitt Textfeld formatieren.
Wähle, wer dieses Feld in der Terminübersicht sehen darf, und klicke auf
Hat ein Feld nur einen Titel, sehen es nur Personen, die es bearbeiten dürfen. Alle anderen sehen es, sobald es Inhalt hat.
So fügst du Reiseinformationen hinzu (z. B. Spielstätte, Unterkunft, Homebase, Distanz, Fahrzeit):
Wähle den entsprechenden Termin aus der Terminliste unter
Klicke auf das
Im sich öffnenden Fenster gib den jeweiligen
Nutze die
Hinweis: Wenn beim nächsten Termin bereits eine Spielstätte oder eine Unterkunft angegeben ist, erscheinen diese automatisch als Option im Fenster „Nächster Termin“ bzw. „Weiterreise“, zusätzlich zur „Homebase“.
Ganz oben im Fenster Rückreise, Nächster Termin bzw. Weiterreise legst du unter „Fahrt nach dem Termin“ fest, was nach dem Termin folgt:
Liegen am Zieltag mehrere Termine, steht darunter das Feld „Ziel-Termin“. Dort wählst du, zu welchem Termin die Fahrt geht; die vorgeschlagenen Orte darunter (Spielstätte, Unterkunft) passen sich sofort an. Wählst du nichts, gilt der erste Termin des Tages. Bei genau einem Termin am Zieltag steht er wie bisher fest im Fenster.
Klicke auf
Vorschläge für Orte:
Homebase ist der zentrale J.SHOW-Konzept-Begriff für den Standard-Heimatort eines Künstlers — meist die Wohn- oder Probenadresse, von der aus Anreisen geplant und Distanzen berechnet werden. Ist eine Homebase hinterlegt, schlägt J.SHOW sie automatisch als Startpunkt in den Feldern „Anreise“, „Rückreise“ und „Weiterreise“ vor.
Um die Homebase eines Künstlers zu hinterlegen:
Gehe zu
So gibst du detaillierte Reiseinformationen an für Anreise, Rückreise oder Weiterreise:
Wähle den entsprechenden Termin aus der Terminliste unter
Klicke auf das
Klicke im Fenster unten auf
Danach wird dieser Reiseteil individuell geplant: Statt eines gemeinsamen Eintrags für die ganze Reisegruppe legst du einzelne Reise-Einträge an.
Du kannst nun individuelle Reisedetails für einzelne Mitglieder oder Untergruppen der Reisegruppe eintragen — inklusive Abfahrts- und Ankunftszeiten, Transportmittel (z. B.
Bei individueller Anreise wählst du unter Von per Radio-Button den Startpunkt: das Textfeld — vorbelegt mit der Homebase, frei änderbar — oder, wenn es einen vorigen Termin gibt, dessen
Bei individueller Weiterreise wählst du unter Nach analog das Ziel: das Textfeld mit der Homebase oder
Google Maps berechnet die Entfernung automatisch basierend auf der Auswahl.
Klicke auf FAHRZEUG WÄHLEN unter „Fahrzeug”, um ein bereits zugewiesenes Fahrzeug für diesen Termin mit zugehörigen Passagieren auszuwählen.
Personen eintragen: Im Reise-Eintrag öffnet
Zwischenstopps: Holt ein Nightliner oder Van unterwegs Leute ab oder setzt sie ab, trägst du das im Reise-Eintrag ein. Unter der Auto-Berechnung steht dafür
Gibt es Stopps mit Ort, rechnet die
Unten im Fenster legst du fest, wer den Reise-Eintrag sehen darf: Unter „sichtbar für Admin, Agentur und …“ hakst du die Berechtigungsstufen
Setzt du den Haken „nur sichtbar für Personen, die in dieser Anreise enthalten sind (und TM)“ (bzw. „… in dieser Rückreise …“), gilt nur noch dieser: Die Stufen-Haken werden ausgegraut. Ihre Auswahl bleibt gespeichert und gilt wieder, sobald du den Haken entfernst.
Ist ein Eintrag nicht für alle sichtbar, steht für Bearbeiter neben dem -Symbol ein Kürzel der freigegebenen Stufen, z. B. (TM, A); (-) heißt: nur eingetragene Personen. Die Einstellung gilt in der Terminansicht am Desktop und mobil, im Daysheet und in der globalen Suche. Mit
Klicke auf
Personengruppierung:
Aufeinanderfolgende Reiseeinträge mit identischen Personen werden in der Übersicht visuell zusammengefasst. Das „Wer“-Feld wird nur einmal angezeigt, Zwischenschritte sind durch leichtere Separatoren getrennt — so bleibt die Darstellung übersichtlich, auch bei komplexen Reiseplänen.
Reisepläne kopieren:
Du kannst ein Fahrzeug-Setup von einem Reiseschritt zum nächsten duplizieren:
Beim Kopieren tauschen Abfahrt und Ankunft die Plätze: Der Rückflug startet dort, wo der Hinflug gelandet ist — das Ankunftsterminal (bzw. -gleis) der einen Richtung wird zum Abflugterminal (bzw. Abfahrtsgleis) der anderen.
Zwischenstopps kommen dabei in umgekehrter Reihenfolge mit: steigt zu und steigt aus tauschen die Plätze, die Uhrzeiten fallen weg. Mit
Zurücksetzen:
Um zum Basisfenster zurückzukehren, gehe in der Terminübersicht auf
Wichtiger Hinweis zur Fahrzeugsynchronisierung:
Wenn sich die Zusammensetzung der Reisegruppe zwischen den Reiseschritten ändert (z. B. jemand steigt ein oder aus), aktiviere
Beispiel: Eine Dreiergruppe reist gemeinsam zur ersten Show an und nimmt ab dann eine vierte Person im selben Auto mit für den Rest der Tour.
Füge schnell und einfach Fluginformationen für Anreise, Rückreise oder Weiterreise hinzu.
Klicke im Fenster für Anreise, Rückreise oder Weiterreise unten auf
Wähle im Reise-Eintrag unter „Anderes Transportmittel”
Trage lediglich die LH 123 oder DLH123 — IATA- und ICAO-Codes werden automatisch erkannt)
J.SHOW erkennt die Flugnummer und ruft über die FlightAware AeroAPI die aktuellen Flugdaten ab. Folgende Felder werden automatisch ausgefüllt:
Falls mehrere Flüge mit derselben Flugnummer an dem Tag existieren (z. B. bei Codeshare-Verbindungen), wird eine Auswahlliste angezeigt.
Neben dem Terminal am Abflughafen trägt J.SHOW — sofern bekannt — auch das Terminal am Zielflughafen ein. Jeder Reise-Eintrag hat für Anreise, Rückreise und Weiterreise zwei Felder:
Liefert der Flugplan selbst kein Terminal, schlägt J.SHOW Abflug- und Ankunftsterminal aus den letzten Flügen derselben Flugnummer auf derselben Strecke vor — aber nur, wenn diese Flüge eindeutig dasselbe Terminal hatten. Der Vorschlag steht im Feld und lässt sich vor dem Speichern ändern. An Flughäfen ohne Terminal-Angabe bleibt das Feld leer.
Echtzeit-Flugverfolgung
Am Reisetag wird der Flugstatus in der
Der Status wird farblich hervorgehoben: grün für aktive Flüge (geplant, in der Luft, gelandet) und rot für abgesagte Flüge.
Terminal aus den Live-Daten: Melden die Live-Daten am Reisetag ein Terminal, das vom eingetragenen abweicht — oder ist noch keines eingetragen —, übernimmt J.SHOW das Live-Terminal in den Reise-Eintrag, getrennt für Abflug und Ankunft. Terminübersicht, Formular und Daysheet zeigen danach dasselbe. Schreibweisen wie „Terminal 5“, „T5“ und „5“ gelten als gleich und lösen keine Änderung aus.
Es gibt zwei Möglichkeiten, Catering-Infos hinzuzufügen:
➀ Catering-Infos direkt in der Terminübersicht hinzufügen:
Wähle den entsprechenden Termin aus der Terminliste über
Klicke auf das
Ein Fenster mit dem Titel 'Catering' wird geöffnet.
Wähle eine der verfügbaren Optionen:
Kein Catering / Inhouse / Buy-out: z. B. 20 € p.P. / Auf Bestellung / Tourcaterer
Verwende
Hinweis: Für Formatierungsoptionen siehe den Abschnitt Textfeld formatieren.
➁ Catering-Infos über eine Allgemeine Vorlage einfügen:
Siehe den Abschnitt Allgemeine Termin-Vorlage anwenden für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Hinweis: Sobald Catering-Informationen hinzugefügt und Menschen zur Reisegruppe hinzugefügt wurden, erscheint automatisch eine Zusammenfassung aller Ernährungspräferenzen (basierend auf den Profildaten) im Catering-Kasten. Diese Essensübersicht ist standardmäßig eingeklappt und zeigt nur die Kopfzeile (
Sichtbarkeit: Der 'Catering'-Kasten ist nur sichtbar für Nutzer*innen mit Admin-, Agentur- oder Tourmanagement-Rechten — oder für Nutzer*innen mit einer 'Catering'-Funktion in der Reisegruppe.
Zusätzlich kannst du im Catering-Fenster mit Sichtbarkeits-Checkboxen festlegen, welche Berechtigungsstufen das Catering-Feld sehen dürfen — analog zu Zeitplan und Sonstiges. So lassen sich z. B. sensible Catering-Informationen (Preise, Deals) gezielt für bestimmte Berechtigungsstufen ausblenden. Diese Einstellung steht sowohl am Desktop als auch in der mobilen Ansicht zur Verfügung und wird beim Anwenden von Terminarten-Vorlagen automatisch mit übernommen.
So fügst du eine Unterkunft zu einem bestimmten Termin hinzu:
Wähle den entsprechenden Termin aus der Terminliste unter
Klicke auf das
Von hier aus hast du zwei Optionen:
➀ Wähle eine bestehende Unterkunft aus der Liste. Sobald ausgewählt, wird die Unterkunft mit deinem Termin verknüpft.
Hinweis: Wenn noch keine Unterkünfte angelegt wurden, erscheint die Liste leer.
➁ Klicke auf
Eine vollständige Anleitung zur Erstellung einer neuen Unterkunft findest du im Abschnitt Unterkünfte und ihre Arten.
Zusätzlich zu den allgemeinen Kontakt- und Standortinformationen kannst du je nach Art der Unterkunft Folgendes angeben:
Sobald gespeichert, wirst du zur Terminübersicht zurückgeleitet, und die neu erstellte Unterkunft ist dort hinterlegt.
Hinweis: Die Unterkunft wird außerdem in der Globalen Datenbank gespeichert und ist für zukünftige Termine und Plattformen verfügbar.
So fügst du allgemeine Notizen zur Unterkunft zu einem Termin hinzu:
Bevor eine Unterkunft zugewiesen wurde, klicke auf das
Dieses Feld dient zur Eingabe von individuellen Informationen, z. B. „Privatunterkunft“, „kein Hotel verfügbar“ oder „noch zu buchen“ – alles, was zusätzlichen Kontext bietet.
Hinweis: Wenn du auf das
Du kannst anschließend weitere Unterkunft-Kästen hinzufügen, indem du auf das
Individuelle Textfelder sind jedoch nur im ersten Unterkunft-Kasten verfügbar (der mit dem -Symbol), nicht in den zusätzlichen Kästen.
Ist Unterkunft 4 belegt, erscheint darunter ein weiterer
Die weiteren Unterkünfte ab Unterkunft 5 funktionieren wie die ersten vier: Du kannst sie bearbeiten, festlegen, für wen sie gedacht sind, die Sichtbarkeit auf eingetragene Personen beschränken, eine Zimmeraufteilung anlegen, die Entfernung zur Spielstätte über
Sie erscheinen überall, wo auch die ersten vier Unterkünfte stehen — in der geteilten Terminansicht, im Daysheet (einzeln auswählbar als Unterkunft 5, Unterkunft 6 …), in den Rooming-Listen und in der Offline-Ansicht. Beim Duplizieren eines Termins werden sie samt Zimmern mitkopiert.
Mobil und App-Plattform: In der mobilen Terminansicht erscheint der zusätzliche Unterkunft-Kasten ebenso; über das
So bearbeitest du eine zugewiesene Unterkunft:
Klicke auf das
Es erscheint das Fenster Unterkunft – nimm die gewünschten Änderungen vor und klicke auf
Hinweis: Unten im Fenster kannst du
Hinweis: Um die Sichtbarkeit der Angaben zur Unterkunft auf bestimmte Mitglieder der Reisegruppe zu beschränken, aktiviere
Hinweis: Klicke auf das
Dieselbe Unterkunft kann an einem Termin zum Schlafen dienen und am nächsten nur als Busparkplatz. Wie sie an einem Termin genutzt wird, legst du deshalb am Termin fest – nicht in der Liste der Unterkünfte.
Klicke im
Die Änderung wird sofort gespeichert. Der Kasten heißt danach so, wie die Unterkunft genutzt wird: Unterkunft, Dayroom oder Stellplatz – ebenso der Fenstertitel und der Knopf zum Entfernen („Dayroom von diesem Termin entfernen“ bzw. „Stellplatz von diesem Termin entfernen“).
Vorgabe: Ist eine Unterkunft nur Nightliner-Stellplatz oder Campingplatz, gilt sie am Termin von selbst als Stellplatz, alles andere als Übernachtung. Trägst du an diesem Platz eine andere Unterkunft ein, gilt wieder deren Vorgabe.
Die Angaben erscheinen überall, wo der Kasten erscheint – in der Terminansicht am Desktop und mobil, im geteilten Termin-Link, im Daysheet und in der Offline-Ansicht. Beim Duplizieren eines Termins wird die Nutzung mitgenommen. Das Symbol für die Zimmeraufteilung () gibt es nur bei Übernachtung.
Mobil und App-Plattform: Die Auswahl „Nutzung:“ steht auch im Bearbeiten-Fenster der mobilen Terminansicht; die Stellplatz-Angaben erscheinen dort darunter.
Hinweis: Die Nutzung ändern alle, die den Termin bearbeiten dürfen – Admin, Agentur und Tourmanagement.
So fügst du Zimmeraufteilung für eine Unterkunft hinzu:
Klicke auf das
Es öffnet sich ein Fenster „Zimmeraufteilung für Unterkunft [Name der Unterkunft]“.
Du kannst nun detaillierte Zimmerinformationen eingeben, inklusive Anzahl und Größe der Zimmer über das Dropdown-Menü.
Beispiele für Zimmertypen und deren Belegung:
Du hast zwei Optionen:
➀ Klicke auf
Hinweis: Diese Funktion steht auch bei mehrtägigen Buchungen einer Unterkunft zur Verfügung. Sie füllt dabei nur die Zimmer des gerade geöffneten Tages — anschließend kannst du die Belegung über
➁ Weise Zimmer manuell zu, indem du auf das
Hinweis: Wenn dieselbe Zimmeraufteilung für mehrere Termine benötigt wird, klicke auf
Zimmeraufteilung als Vorlage speichern: Klicke im Zimmeraufteilungsfenster auf
Hinweis: Den Knopf sehen Admin, Agentur und Tourmanagement am Desktop. Eine neue Vorlage lässt sich nur anlegen, solange es weniger als 9 Übersichts-Vorlagen gibt.
Über das
Hinweis: Stelle sicher, dass die Reisegruppe bereits ausgewählt ist – andernfalls erscheint die Liste leer.
Hinweis: Zimmer und Rooming werden im Termin auch dann angezeigt, wenn die Unterkunft selbst noch nicht feststeht — praktisch in der Tour-Planung, eine Platzhalter-Unterkunft ist nicht nötig. Das gilt auf dem Desktop, mobil und im geteilten Termin-Link.
Wie die Liste gedruckt aussieht, stellst du im Aufklapp-Fenster des
Ein Druck statt zwei: Die mehrtägige Liste zeigt jetzt neben An- und Abreise auch die Vermerke
Wenn eine Unterkunft für mehrere aufeinanderfolgende Tage gebucht ist, zeigt das Zimmeraufteilungsfenster (Symbol:
Hinweis: Um Zimmeraufteilung direkt in der Terminübersicht zu sehen, klicke auf das
Hinweis: Bei einer mehrtägigen Buchung zeigt der Unterkunft-Kasten außerdem den Buchungszeitraum (
So übernimmst du die Angaben zur Unterkunft für alle zugehörigen Tage einer Reservierung:
Klicke auf
Es öffnet sich das Fenster Unterkunft.
Aktiviere
Sonstige Angaben zur Unterkunft:
Du kannst unterschiedliche Frühstückszeiten für Werktage und Wochenenden eintragen. Wenn an bestimmten Tagen kein Frühstück angeboten wird, lasse das Feld leer oder gib „k.A.“ ein.
Um die Entfernung zwischen Unterkunft und Spielstätte automatisch zu berechnen, nachdem eine Spielstätte festgelegt wurde, klicke auf
Du kannst auch manuell Entfernungen zum nächstgelegenen Bahnhof oder zum Stadtzentrum eintragen.
Für zusätzliche Infos – z. B. Reservierungsnummer, Stornofrist, Kontaktperson, PIN-Code, gebucht über, gebucht für – klicke im Fenster Unterkunft auf
Klicke anschließend auf
So druckst du eine PDF oder CSV der Zimmerbelegung für den aktuellen Tag:
Klicke auf
Für eine vollständige Belegungsliste über alle Tage:
Hinweis: Alle Varianten enthalten Namen, Zimmerzuweisungen, Check-in/-out-Zeiten und -Daten.
Hinweis: Bei Export als PDF oder CSV über mehrere Tage wird jede Person, die an mehreren nicht zusammenhängenden Zeitblöcken in derselben Unterkunft untergebracht ist, mehrfach gelistet — je nach Buchungsblock. Dies zeigt getrennte Check-in-Zeiträume an.
Im Kasten „Eckdaten“ oben links in der Terminübersicht kannst du über das Feld
So erkennst du bei vielen parallel betreuten Shows direkt in der ersten Spalte der Terminliste, welche Show noch vorbereitet werden muss, welche fertig vorbereitet und welche komplett abgeschlossen ist.
Wichtig: Sobald der Status auf
Das sorgt für eine aufgeräumte Ansicht für Admins, Agenturen und Tourmanager*innen, sobald die Planung abgeschlossen ist.
Wenn der
Um das Daysheet zu drucken, gehe zu
Wenn das Feld nicht aktiviert ist, können nur Admins, Agenturen und Tourmanager, die Teil der Reisegruppe sind, diese Dokumente drucken.
Die Schriftgröße des Daysheets kann von Admins und Agenturen entweder direkt in der Daysheet-Vorschau oben rechts oder über
Manchmal soll auf einem einzelnen Daysheet ein Feld erscheinen, das du sonst global ausgeblendet hast — oder umgekehrt. Statt die globalen Einstellungen umzustellen, kannst du jetzt pro Termin überschreiben, welche Felder im Daysheet erscheinen.
Öffne die Daysheet-Vorschau wie oben beschrieben. Klicke oben rechts auf
Es öffnet sich ein Fenster mit allen Daysheet-Feldern, gruppiert in Allgemein, Anreise, Adressen, Ansprechperson, Termin, Unterkunft, Infos zur Spielstätte und Sonstiges.
Bereits aktive Felder sind angehakt. Felder, die durch deine globalen Daysheet-Einstellungen oder fehlende Inhalte gerade unterdrückt sind, erscheinen ausgegraut — du kannst sie aber per Klick trotzdem für diesen Termin erzwingen.
Noch feiner geht es innerhalb der Gruppen Anreise und Ansprechperson: Dort lassen sich einzelne An-/Weiterreise-Positionen und einzelne weitere Ansprechpartner separat ein- oder ausblenden. Die Vorschau aktualisiert sich sofort nach jeder Änderung.
Hinweis: Die Auswahl gilt nur für diesen einen Termin. Über
Mobil: Die
Mobil: Tippst du in der mobilen Daysheet-Vorschau auf
In der Daysheet-Vorschau gibt es oben rechts ein Sprach-Dropdown. Damit druckst du das Daysheet in einer anderen Sprache als der Plattform-Sprache — praktisch, wenn die Crew aus mehreren Ländern kommt. Das Dropdown listet alle Sprachen, die J.SHOW aktuell anbietet, sodass du das Daysheet in jeder dieser Sprachen ausgeben kannst.
Ob du mit einem festen Kernteam arbeitest, wechselndes Personal koordinierst oder beides kombinierst – Vorlagen und das Crewbuchungstool greifen ineinander, um deinen Workflow zu optimieren und den Buchungsprozess so effizient wie möglich zu gestalten.
Um eine feste Gruppe oder eine Vorauswahl gewünschter Teammitglieder für einen bestimmten Termin oder eine gesamte Tour anzulegen:
Gehe zu
Klicke auf
Klicke oben auf
Alle ausgewählten Personen erscheinen nun in der Reisegruppenliste.
Zum Umbenennen der Vorlage klicke auf
Zum Löschen der Vorlage klicke auf
Hinweis: Nach dem Erstellen erscheint diese Reisegruppen-Vorlage im Dropdown-Menü unter
Du hast drei Möglichkeiten, eine Reisegruppen-Konfiguration auf mehrere Termine anzuwenden:
➀ Reisegruppe ohne Vorlage kopieren
Wenn du eine Reisegruppe manuell innerhalb eines Termins erstellt hast, kannst du dieses Setup auf andere Termine übertragen, ohne eine Vorlage zu erstellen.
Im Tab
Wähle alle gewünschten Termine aus und klicke auf
Hinweis: Ideal für schnelle Wiederholung bestehender Setups – keine Vorlage notwendig.
➁ Über den Vorlagenbereich
Gehe zu
Wähle, ob du die Liste
Markiere alle gewünschten Termine in der Terminliste.
Klicke auf
➂ Direkt innerhalb eines Termins anwenden
Gehe zu
Gehe zu
Wähle die Reisegruppen-Vorlage, die du für diesen Termin anwenden möchtest.
Entscheide, ob du die bestehende Reisegruppe
Die Änderungen werden sofort übernommen.
Um festzulegen, welche Funktionen – und wie viele davon – für jede spezifische Terminart notwendig sind (z. B. Show vs Festival vs Tour):
Gehe zu
Wähle aus dem Dropdown-Menü Art und Anzahl der benötigten Personen für jede Position innerhalb der jeweiligen Terminarten.
Unter
Fehlende Positionen werden rot markiert, damit du sie leicht erkennst.
Du kannst die Reisegruppe anschließend anpassen, um die Besetzung vollständig sicherzustellen – so bereitest du jeden Termin lückenlos vor.
Um Künstler, Crew, Tourmanager oder andere Teammitglieder manuell zur Reisegruppe eines bestimmten Termins hinzuzufügen:
Wähle den gewünschten Termin aus der Terminliste unter
Gehe unten zu
Eine Liste aller verfügbaren Personen aus deinem Verzeichnis erscheint.
Wähle die Personen aus, die du zur Reisegruppe hinzufügen möchtest.
Klicke auf
Mobil: Auch in der mobilen Reisegruppe wählst du per Antippen mehrere Personen gleichzeitig aus — ein fixierter Sammel-Button fügt alle in einem Schritt hinzu. Bereits eingeplante Personen werden ausgegraut angezeigt.
Personen zu mehreren Terminen hinzufügen: Unter
Personen ohne Zugang eintragen: Gäste oder Begleitpersonen ohne eigenes Profil trägst du über
Kommt dieselbe Person öfter mit, setze den Haken „Für künftige Termine merken“. Bei jedem weiteren Termin steht sie dann oben im Fenster unter „Gespeicherte manuelle Einträge“ zur Auswahl: auswählen, die Felder werden ausgefüllt,
Über das -Symbol neben der Auswahl öffnest du die gespeicherten Einträge. Mit dem ✕ links neben einem Namen entfernst du ihn aus der Liste — Termine, in denen die Person schon steht, bleiben unverändert.
Hinweis: Die manuelle Eingabe gibt es am Desktop für Admin, Agentur und Tourmanagement. Die gespeicherten Einträge gelten für die ganze Plattform.
Steht die Planung, kannst du Reisegruppe und Fahrzeuge eines Termins getrennt abschließen — dann ändert dort niemand mehr versehentlich etwas.
Gehe zu
Für die Fahrzeuge klickst du im Tab
An der Überschrift steht danach mit einem Schloss „Abgeschlossen am … von …“. Solange abgeschlossen ist, gibt es für niemanden Knöpfe zum Hinzufügen, Vorlage-Laden oder Bearbeiten. Wer ändern darf, klickt zuerst auf
Mobil: Dieselben Knöpfe stehen in der mobilen Reisegruppe und bei den Fahrzeugen des Termins.
Abschließen, wieder öffnen und ändern dürfen Admin und Agentur. Das Tourmanagement nur, wenn unter
Hinweis: Wer einen abgeschlossenen Bereich nicht ändern darf, ändert ihn auch nicht über
J.SHOW bietet eine
So aktivierst du die Passive Funktion für eine bestimmte Person:
Gehe zu
In der Spalte
Hinweis: Sobald eine Person als „passiv“ markiert und
Eine vollständige Anleitung zum Hochladen von Dateien für einzelne Mitglieder der Reisegruppe findest du im Abschnitt Dateien hochladen.
Gehe zu
Im Fenster kannst du unter Kontaktdaten ausblenden für einzelne oder alle Personen E-Mail und Telefon weglassen.
Aktiviere bei Bedarf Catering-Infos je Person (Essen, Allergien, Besonderheiten) und klicke auf
Das PDF nennt oben immer die Anzahl der Personen. Mit dem Catering-Haken kommt eine Spalte je Person mit Essen, Allergien und Besonderheiten dazu und unter der Liste eine Zusammenfassung der Essenswünsche.
Sichtbarkeit: Den Catering-Haken sehen nur Admin, Agentur, Tourmanagement und Personen mit der Funktion Catering.
Du kannst der ganzen Reisegruppe direkt aus J.SHOW eine E-Mail schicken — und jede Person bekommt dabei automatisch ihre eigenen Dateien angehängt, z. B. Flugticket oder Voucher.
Gehe zu
Das Fenster „E-Mail an die Reisegruppe“ erscheint.
Trage Betreff und Nachricht ein. Mit
Unter Allgemeine Anhänge lädst du Dateien hoch, die alle bekommen. Sie bleiben nach dem Versand stehen und gehen bei der nächsten E-Mail wieder an jeden mit — deshalb stehen sie groß und fett mit Büroklammer da, und die Rückfrage vor dem Versand zählt sie noch einmal auf. Was nicht mehr mitgehen soll, entfernst du vorher mit dem roten ✕ daneben.
Lass Jeder Person ihre eigenen Dateien aus der Reisegruppe anhängen aktiviert, damit jede Person zusätzlich die Dateien bekommt, die du für sie in der Reisegruppe hochgeladen hast (siehe Persönliche Dateien für einzelne Mitglieder der Reisegruppe hochladen). Die Dateien stehen in der Empfängerliste unter dem jeweiligen Namen; nimmst du den Haken heraus, werden sie dort ausgeblendet und nicht angehängt.
Unter Empfänger sind alle Personen mit E-Mail-Adresse vorausgewählt. Mit
Mit
Hinweis: Die Anhänge einer E-Mail dürfen zusammen höchstens 18 MB groß sein. Wird es mehr, wird diese E-Mail nicht gesendet und im Ergebnis als „Nicht gesendet“ gemeldet.
Hinweis: Unten im Fenster steht die Versand-Historie der letzten Sendungen. Über
Sichtbarkeit: Die Funktion steht Admin, Agentur und Tourmanagement zur Verfügung — Tourmanager*innen, wenn sie selbst in der Reisegruppe stehen oder alle Termine bearbeiten dürfen. Sie ist nur am Desktop verfügbar.
Ob du eine komplette Tour besetzt oder einzelne Positionen für eine Show vergibst – das Crewbuchungstool gibt Admins und Agenturen volle Kontrolle. Sieh, wer verfügbar ist, weise Funktionen zu und halte alles im Fluss – schnell und reibungslos.
Das Crewbuchungstool kann nur mit Admin- oder Agentur-Berechtigung aktiviert werden.
Gehe zu
Sichtbarkeit & Zugriff basierend auf Berechtigungslevel:
Nach Aktivierung kann ein Crewmitglied unter
Wichtig: Wenn bereits eine Verfügbarkeit für einen anderen Termin auf einer anderen Plattform besteht, erscheint eine Pop-up-Warnung.
Diese zeigt einen
Wenn „Vielleicht“ gewählt wird, erscheint ein
➀ In
➁ In
Hinweis: Admins/Agenturen können Verfügbarkeit im Namen eintragen:
Transparenz: Eine automatische E-Mail informiert über diese Änderung.
Wenn jemand gebucht wurde, erscheint ein blauer Haken unter
Benachrichtigungen bei aktivem Crewbuchungstool:
Mit Verfügbarkeit anfragen kannst du im Crewbuchungstool gezielt nachfassen: Termine und Personen ankreuzen, abschicken. Hinter jedem Namen steht, für wie viele der kommenden Termine noch nichts eingetragen ist — vorausgewählt sind genau die Personen, bei denen etwas offen ist. Empfänger sind ausschließlich Menschen mit aktivem Crewbuchungstool; wer die App nutzt, bekommt zusätzlich eine Push-Nachricht.
Mit aktivem Crewbuchungstool kannst du selbst festlegen, dass dich niemand zu einem Termin bucht, bevor du dafür 'Ich habe Zeit' angegeben hast.
Desktop und Mobil: Öffne dein Profil (siehe Dein Profil bearbeiten). Direkt unter 'Crewbuchungstool verwenden' setzt du den Haken 'Mich nur buchen lassen, wenn ich vorher selbst „Ich habe Zeit“ markiert habe'. Die Einstellung wird sofort gespeichert und gilt für diese Plattform.
Ist der Buchungsschutz an, gilt:
Den Haken gibt es nur, wenn für dich das Crewbuchungstool aktiv ist — ohne das Tool könntest du nie „Ich habe Zeit“ melden und wärst sonst gar nicht mehr buchbar.
Für Admins, Agenturen und Tourmanagement: Beim Hinzufügen zur Reisegruppe steht hinter dem Namen einer solchen Person ein Schloss. Versuchst du trotzdem, sie zu buchen, wird sie nicht hinzugefügt. Stattdessen öffnet sich ein Fenster mit allen Personen, die deshalb nicht gebucht wurden. Mit 'Erinnerung schicken' bittest du sie, ihre Verfügbarkeit für genau diesen Termin einzutragen — per E-Mail und, wenn sie die App nutzen, zusätzlich als Push.
Admins/Agenturen können Crew wie folgt buchen:
➀
➁
➂
Wichtig: Bei Personen mit mehreren Funktionen im Profil ist dies der einzige Weg, sie mit zwei Funktionen zu buchen.
Gebuchte Tage: Unter der Tabelle in
Hinweis: Ist unter
Aktivierte Nutzer:innen sehen alle Termine, aber können nur öffnen, wenn sie in der Reisegruppe stehen – sofern die
Wenn Crewbuchung aktiv ist, können folgende Benachrichtigungen erfolgen:
Diese Benachrichtigungen werden per E-Mail und zusätzlich als App-Push-Benachrichtigung gesendet, wenn die Person in der J.SHOW App eingeloggt ist.
Gebündelte Mails: Werden mehrere Verfügbarkeiten einer Person kurz nacheinander geändert, verschickt J.SHOW eine übersichtliche Sammel-Mail mit allen betroffenen Terminen statt vieler einzelner Mails — sobald etwa fünf Minuten lang keine weitere Änderung dazukommt.
Der Versand von Push-Benachrichtigungen für das Crewbuchungstool kann global unter
Hinweis: Details siehe Crewbuchungstool Abschnitt.
Wenn eine Person nur für bestimmte Terminarten gebraucht wird, kann unter der Option
Hinweis: Ist die
Wenn eine Person mit aktivem Crewbuchungstool über
Unter
Hinweis: Diese Option stand früher unter
Mit der Funktion
Auf dem Schreibtisch sehen Crew-Mitglieder ihre offenen Konditionen mit einem Status-Badge.
Das Badge
Angezeigt werden:
Das Crew-Mitglied nimmt die Konditionen mit
Die Übersicht (
In der Spalte Status steht
Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Konditionen dieser Person. Unter
E-Mails: Beim Versand der Konditionen wird ein personalisierter Einleitungssatz mit dem Namen des Erstellers und der Funktionsbezeichnung generiert.
Hinweis: Menschen, die sich aktiv für das Crewregister entschieden haben, haben immer Zugriff auf das Globale Crewregister – unabhängig von ihrer Berechtigungsstufe.
In den Profileinstellungen kannst du das Kästchen
Wer über das Crewbuchungstool eingeladen wird, sieht denselben Haken schon beim Annehmen der Einladung. Er ist nicht vorbelegt: ins Crewregister kommt nur, wer ihn selbst setzt.
In der Liste stehen neben den Kontaktdaten die Spalten Sprachkenntnisse und Qualifikationen, so wie die Personen sie in ihrem Profil eingetragen haben (siehe Sprachkenntnisse und Qualifikationen). Von einer Qualifikation steht dort nur die Bezeichnung, ohne Nachweis und ohne Ablaufdatum; abgelaufene Qualifikationen erscheinen nicht. Über der Liste filterst du nach Funktion, Sprache (zur Auswahl stehen nur Sprachen, die jemand im Register spricht) und Qualifikationen: Dort genügt ein Teil der Bezeichnung, dann klickst du auf
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Fahrzeuge hinzuzufügen – am häufigsten werden neue Fahrzeuge direkt innerhalb eines bestimmten Termins hinzugefügt.
Nach dem Hinzufügen wird das Fahrzeug automatisch in der globalen Fahrzeugdatenbank gespeichert und steht für zukünftige Nutzung bereit.
Hinweis: Fahrzeuge können nur auf Künstlerplattformen hinzugefügt werden, nicht in der Agenturdatenbank.
So fügst du Fahrzeuge in einem bestimmten Termin hinzu:
Gehe zu
Du hast nun zwei Optionen:
➀ Neues Fahrzeug hinzufügen
Klicke auf
Gib alle relevanten Details ein: Bezeichnung (Pflichtfeld), Fahrzeugtyp, Fahrer*in, Kennzeichen, Anzahl verfügbarer Sitzplätze, Schlafplätze (falls zutreffend), allgemeine Hinweise etc.
Klicke auf
Hinweis: Das Fahrzeug wird automatisch in der globalen Fahrzeugdatenbank gespeichert.
➁ Vorhandenes Fahrzeug auswählen
Wenn bereits Fahrzeuge in der globalen Datenbank vorhanden sind, kannst du eines aus der Fahrzeugliste auswählen.
So weist du Personen einem Fahrzeug zu:
Klicke auf
Markiere alle Mitglieder der Reisegruppe, die mit diesem Fahrzeug fahren.
Klicke auf
Die Namen der Passagiere erscheinen nun unterhalb der Fahrzeugdetails.
Wer fehlt noch? Unter den Fahrzeugen eines Termins zeigt J.SHOW zwei Sammelzeilen:
In Klammern steht jeweils die Anzahl. Die Zeilen erscheinen nur, wenn es etwas zu melden gibt, und nur für Admin, Agentur und Tourmanagement — am Desktop, mobil und in der Fokus-Ansicht. Passive Mitglieder, die nur für Admin/Agentur sichtbar sind, werden nicht als fehlend gezählt.
Sobald alle Fahrzeuge zum Termin hinzugefügt wurden, kannst du diese Konfiguration auf andere Termine anwenden.
Im
Wähle alle Termine aus der Liste, auf die du den aktuellen Fuhrpark (inkl. Passagiere) übertragen möchtest.
Klicke auf
Hinweis: Beim Kopieren von Fahrzeugen auf andere Termine – entweder über AUF TERMINE KOPIEREN oder beim Laden einer Fahrzeugvorlage – wirst du gefragt, ob du den bestehenden Fuhrpark
Die Fahrzeuge erscheinen nun im Tab FAHRZEUGE des jeweiligen Termins.
Hinweis: Die Fahrzeuge eines Termins lassen sich abschließen, damit niemand sie mehr versehentlich ändert — siehe Reisegruppe und Fahrzeuge abschließen.
Für Touren oder wiederkehrende Setups kannst du einen Fuhrpark mit Fahrzeugvorlagen erstellen – eine vordefinierte Gruppe von Fahrzeugen (oft mit Passagieren), die in mehreren Terminen wiederverwendet werden kann.
Am gängigsten ist es, Fahrzeuge direkt in einem Termin zu erstellen, Passagiere zuzuweisen und dieses Setup anschließend mit
Alternativ kannst du Vorlagen im Voraus erstellen: Gehe zu
Klicke auf
So weist du Passagiere in einer Fahrzeugvorlage zu:
Nach dem Hinzufügen eines Fahrzeugs klicke auf
Besonders praktisch bei Touren mit festen Fahrplänen.
Hinweis: Wenn bestimmte Personen später einsteigen oder früher aussteigen, kannst du die Einstellungen in den einzelnen Terminen individuell anpassen.
Du hast zwei Optionen, um eine Fahrzeugvorlage auf Termine anzuwenden:
➀ Über den Vorlagenbereich
Gehe zu
Wähle alle relevanten Termine und klicke auf
➁ Direkt im Termin
Klicke auf
Ein Fenster „Wähle eine Vorlage“ erscheint mit allen verfügbaren Vorlagen.
Wähle, ob du
Passagierzuweisungen werden übernommen und bleiben im Termin editierbar.
So fügst du Fahrzeuge direkt zur Datenbank hinzu (seltener verwendet):
Gehe zu
Es öffnet sich ein neues Fenster „Fahrzeug erstellen“.
Gib die relevanten Infos ein: Fahrzeugtyp, Kennzeichen, Anzahl Sitzplätze etc.
Klicke auf
Das Fahrzeug erscheint nun in der Fahrzeugliste.
Musst du Bahntickets für eine einzelne Person hochladen oder einen kompletten Festivalplan mit der gesamten Crew teilen?
Ob persönlich oder allgemein – J.SHOW macht Datei-Uploads schnell, flexibel und verblüffend effizient.
Hinweis: Dateien können nur von Admin, Agentur oder Tourmanagement (sofern berechtigt) hochgeladen werden – mit Ausnahme des Schreibtisches unter 'Persönliche Dateien'.
Gehe zu
Ein Fenster 'Datei hochladen: [Name]' erscheint.
Wähle eine Datei aus oder ziehe sie per Drag-and-Drop hinein.
Klicke auf
Die Dateien sind für die jeweilige Person unter
Gehe zu
Ein Fenster 'Datei hochladen: [Name]' erscheint.
Wähle eine Datei aus oder ziehe sie hinein (z. B. Bahntickets, Pässe, etc.).
Klicke auf
Diese Datei ist nur für diese bestimmte Person sichtbar unter TERMINÜBERSICHT > 'Dateien für dich' — eine Box, die erscheint, sobald eine Datei für sie hochgeladen wurde.
Neben jedem Mitglied der Reisegruppe wird ein vCard-Button angezeigt, sofern eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer hinterlegt ist und die Sichtbarkeitsrechte erfüllt sind. Damit kannst du die Kontaktdaten (Name, Funktion, E-Mail, Telefon, Firmenname) als .vcf-Datei herunterladen und direkt in dein Adressbuch importieren.
Mobil: Denselben vCard-Button hat auch jede Person unter
Gehe zu
Ein Fenster 'Datei hochladen: [Termin-Datum]' erscheint.
Wähle eine Datei aus oder ziehe sie per Drag-and-Drop hinein.
Wähle aus, für wen die Datei sichtbar sein soll (standardmäßig für alle sichtbar).
Klicke auf
Die Datei erscheint nun im 'Dateien'-Kasten der Terminübersicht für alle Benutzer mit entsprechender Berechtigung.
Hinweis: Wenn eine Datei für eine bestimmte Funktionskategorie (z. B. Licht, Ton) hochgeladen wird, wird sie im 'Dateien'-Kasten aller anderen Crewmitglieder außerhalb dieser Funktion eingeklappt dargestellt – so bleibt ihre Ansicht aufgeräumt.
Braucht jemand ohne J.SHOW-Zugang eine Datei aus einem Termin — etwa die Technik der Spielstätte, das Hotel oder der Fahrer —, schickst du ihm einen befristeten Link. Wer den Link hat, öffnet die Datei ohne Anmeldung, bis er abläuft.
Desktop: Gehe zu
Mobil: In der Terminansicht steht das Link-Symbol bei den Dateien vor dem Dateinamen. In der App kann es stattdessen oben in der Vorschau der Datei stehen.
Das Fenster „Link teilen“ öffnet sich und erstellt den Link sofort. Unter Gültig für wählst du 1 Tag, 7 Tage (vorbelegt) oder 30 Tage; darunter steht, bis wann er gilt. Änderst du die Laufzeit, entsteht ein neuer Link. Mit
Teilen kann jede Person, die die Datei im Termin sieht — auch Dateien, die für alle Termine oder für alle Termine einer Terminart hinterlegt sind und dort mit erscheinen. Nach Ablauf öffnet der Link die Datei nicht mehr; brauchst du sie länger, erstellst du einen neuen.
Crewmitglieder können persönliche Dateien nur an einer Stelle hochladen:
Gehe zu
Ein Fenster 'Datei hochladen: [Name]' erscheint.
Wähle eine Datei aus oder ziehe sie hinein (z. B. Passkopien).
Klicke auf
Die Datei ist nun für die hochladende Person im Kasten 'Persönliche Dateien' auf ihrem
Für Admin, Agentur und Tourmanagement mit entsprechender Berechtigung sind diese Dateien auch über
Neben dem zentralen
Oben auf der Startseite erscheint eine Tab-Leiste mit allen sichtbaren Schreibtischen. Der erste Tab
So legst du einen neuen Schreibtisch an:
Desktop: Klicke in der Tab-Leiste oben rechts auf
Mobil: Wische die Tab-Leiste nach links und tippe am Ende auf
Gib im Feld Name einen Namen ein (z. B. „Produktion“, „Marketing“, „Tour 2026“); bleibt es leer, bekommt der Schreibtisch einen nummerierten Standardnamen. Unter Sichtbar für setzt du je Berechtigungsstufe Lesen und Schreiben — vorbelegt sind Admin, Agentur, Tourmanagement und Artist mit Schreibrecht und Crew+ zum Lesen. Unter Gewerke mit Zugriff kannst du ganze Gewerke freischalten (siehe Berechtigungen). Mit Erstellen wird der Schreibtisch angelegt und geöffnet. Den Namen änderst du später jederzeit über das Stift-Symbol.
Hinweis: Admins und die Agentur können immer Schreibtische anlegen. Für Tourmanagement, Crew+ und Crew gibt es unter
Einen fertig eingerichteten Schreibtisch kannst du als Vorlage sichern und später auf einen neuen anwenden, statt die Felder jedes Mal neu anzulegen. Der Knopf heißt
Die Felder der Vorlage kommen samt Inhalt, Aufgaben und Dateien hinzu, vorhandene bleiben erhalten. Die Freigabe wird aus der Vorlage übernommen. Nicht mit dabei: die Konversation und bereits abgelaufene Fristen.
Hinweis: Ein Schreibtisch ohne Felder lässt sich nicht als Vorlage sichern — es gäbe nichts zu übernehmen.
Jeder zusätzliche Schreibtisch besteht aus der Konversation und beliebig vielen Feldern, die du selbst hinzufügst.
Fest eingebaut:
Felder hinzufügen:
Klicke auf
Mit
Den Namen eines Felds (z. B. „Briefing“, „Verträge“, „Ansprechpartner Venue“) änderst du, indem du oben im Feld auf den Namen klickst. Mit dem ✕ im Feldkopf löschst du ein Feld. Wer den Schreibtisch angelegt hat, kann die Felder am Griff links vom Namen per Drag & Drop neu anordnen.
Partner aus der Partnerdatenbank übernehmen:
Klicke neben
Tippe ins Suchfeld (Name, Ort oder Art) mindestens zwei Zeichen und wähle den Partner aus den Treffern. Darunter erscheinen seine Ansprechpersonen, alle angehakt – nimm den Haken bei denen weg, die nicht mit aufs Feld sollen.
Klicke auf
Hinweis: Das Feld ist eine Kopie. Spätere Änderungen am Partner kommen dort nicht an, dafür kannst du das Feld frei ergänzen. Den Knopf sehen Admin, Agentur und Tourmanagement, wenn sie den Schreibtisch bearbeiten dürfen; an einem archivierten Schreibtisch fehlt er.
Wer einen Schreibtisch sehen oder bearbeiten darf, lässt sich auf zwei Ebenen einstellen: pro Schreibtisch insgesamt und zusätzlich pro Feld. So kann z. B. ein Feld „Verträge“ nur für Admin und Agentur sichtbar sein, während die Konversation für das gesamte Team offen ist.
Über die
Unter der Gruppenebene kannst du einzelne Personen hinzufügen und ihre Rechte individuell setzen — auch um sie für einen sonst eingeschränkten Schreibtisch freizuschalten oder umgekehrt jemanden gezielt auszuschließen.
Wer nur Leserechte hat, sieht den Schreibtisch ohne Bearbeitungssymbole, kann aber To-Dos abhaken und in der Konversation mitschreiben. Einzelne Datei-Felder können zusätzlich pro Datei beschränkt werden — Uploader und Zeitstempel werden mitgespeichert.
Ein Schreibtisch kann auch ganzen Gewerken gehören, etwa der Ton- oder Lichttechnik. Wer im Profil eine Funktion aus einem der gewählten Gewerke hat, sieht den Schreibtisch — auch wer erst später dazukommt. Ist Personen aus den Gewerken dürfen auch bearbeiten angehakt, dürfen sie auch schreiben. Die Gewerke legst du beim Anlegen fest und änderst sie später im Fenster
Schreibtische aktualisieren sich im Hintergrund, während mehrere Personen gleichzeitig arbeiten. Oben am Schreibtisch erscheint eine Anwesenheits-Leiste mit den Initialen aller, die den Schreibtisch gerade geöffnet haben. Ein Klick auf eine Initiale zeigt den vollen Namen und an welchem Feld die Person gerade arbeitet.
Bearbeitet jemand ein Text-Feld, erscheint dort ein dezentes Bearbeitungs-Hinweis. So vermeidet ihr versehentliches Überschreiben. Konversation und To-Dos werden ebenfalls live ergänzt, ohne dass du die Seite neu laden musst.
Ein neuer Beitrag in der Konversation eines Schreibtischs meldet sich bei allen, die den Schreibtisch lesen dürfen — über ihre Berechtigungsstufe, ihr Gewerk oder als Mitglied. Wer ausgeschlossen ist, bekommt keine Mitteilung.
Wird ein Schreibtisch nicht mehr aktiv genutzt, kannst du ihn archivieren — er verschwindet aus der Tab-Leiste, bleibt aber inklusive aller Inhalte erhalten. Archivierte Schreibtische findest du unten auf dem Start-Schreibtisch unter Archivierte Schreibtische. Per Klick lassen sie sich öffnen und über
Über
In J.SHOW gibt es zwei Möglichkeiten, direkt mit anderen Menschen auf der Künstlerplattform zu kommunizieren:
So versendest du allgemeine Nachrichten über die Plattform:
Gehe zu
Klicke in das Textfeld, um mit dem Schreiben zu beginnen. Sobald du das Feld aktivierst, kannst du auswählen, wen du mit deiner Nachricht benachrichtigen möchtest.
Du kannst auch gezielt Personen mit @VornameNachname erwähnen.
Klicke auf
Sie erscheint darunter, zusammen mit Datum und Uhrzeit der Veröffentlichung.
So versendest du Nachrichten zu einem spezifischen Termin:
Gehe zu
Klicke in das Textfeld, um mit dem Schreiben zu beginnen. Sobald du das Feld aktivierst, kannst du auswählen, wen du mit deiner Nachricht benachrichtigen möchtest.
Du kannst auch gezielt Personen mit @VornameNachname erwähnen.
Klicke auf
Sie erscheint darunter mit Datum und Uhrzeit der Veröffentlichung.
Eine Zusammenfassung aller Termin-Nachrichten erscheint außerdem im
Hinweis: Standardmäßig benachrichtigen Nachrichten in Termin-Konversationen alle Mitglieder der Reisegruppe dieses Events sowie alle Nutzer*innen mit Admin- oder Agentur-Rechten.
Dies kann angepasst werden unter
Auf eine einzelne Nachricht lässt sich reagieren und direkt antworten — in der Konversation am Termin, in der allgemeinen Konversation und auf dem Schreibtisch.
Reagieren: Unter jeder Nachricht steht ein rundes Smiley-Symbol mit Plus. Ein Tipp darauf öffnet die Auswahl mit sechs Zeichen; ein zweiter Tipp schließt sie wieder. Die gewählte Reaktion erscheint als kleiner Chip unter der Nachricht. Steht dort schon dein Zeichen, nimmt ein weiterer Tipp es zurück.
Antworten: Ein Tipp auf Antworten legt über dem Eingabefeld einen Streifen Antwort auf mit dem Anfang der Ursprungsnachricht. Deine Antwort steht danach eingerückt direkt unter dieser Nachricht — auch dann, wenn in der Zwischenzeit schon andere geschrieben haben. Antworten auf eine Antwort landen flach im selben Strang, es entstehen also keine verschachtelten Ebenen.
Wer erfährt davon: Eine Reaktion meldet sich ausschließlich bei der Person, die die Nachricht geschrieben hat — und nur dann, wenn sie die Benachrichtigung für Konversationen eingeschaltet und die Konversation nicht für sich stummgeschaltet hat. Auf die eigene Nachricht zu reagieren löst nichts aus, das Zurücknehmen einer Reaktion ebenfalls nicht. In der Mitteilungszentrale steht der Hinweis unabhängig davon, ob eine Push aufs Telefon gegangen ist.
Wird dir eine Konversation zu laut, kannst du sie für dich allein stummschalten – die Konversation eines einzelnen Termins, eines Schreibtischs oder die allgemeine Konversation auf dem
Rechts im Kopf des Kastens 'Konversation' bzw. 'Allgemeine Konversation' steht eine Glocke. Ein Klick darauf schaltet die Konversation stumm: Die Glocke ist dann durchgestrichen, daneben steht Stumm. Ein weiterer Klick schaltet die Benachrichtigungen wieder ein.
Desktop, Mobil und App-Plattform: Die Glocke sitzt überall an derselben Stelle – im Termin im Kasten 'Konversation', auf dem Schreibtisch im Kopf der Konversation.
Solange eine Konversation stumm ist, bekommst du zu neuen Nachrichten dort keine Push-Nachricht und keine E-Mail. Lesen und mitschreiben kannst du weiterhin, und neue Nachrichten stehen wie gewohnt als ungelesen in der Konversation und in der Mitteilungszentrale.
Wenn du eine Nachricht in einer Termin-spezifischen Konversation oder in der Allgemeinen Konversation verfasst, kannst du auswählen, welche Gruppe(n) benachrichtigt werden sollen:
Du kannst eine Person direkt mit
Erwähnungen funktionieren nicht nur in Konversationen, sondern in praktisch jedem Freitextfeld: Zeitplan 1–3, Sonstiges, Catering, freie Felder 1–3, Kommentar, Ankündigungen, To-Dos (am Termin und am Schreibtisch) sowie in den Feldern des Schreibtischs.
Tippe ein
Die Liste erscheint in mehrzeiligen Textfeldern. In einzeiligen Eingabefeldern gibt es sie nicht.
Wer erwähnt wird, findet es in der Mitteilungszentrale unter
Steht dein eigener Name als @VornameNachname in einem Text – in Konversationen, Textfeldern, To-dos, am Schreibtisch oder in der Mitteilungszentrale –, ist er farbig hinterlegt. So siehst du auf einen Blick, wo du angesprochen wirst.
Zwei weitere Punkte, damit nichts überrascht:
Nur neue Namen werden gemeldet. Wer schon im Text stand, bekommt beim nächsten Speichern keine zweite Meldung. Und wer selbst speichert, erwähnt sich nicht.
Sichtbarkeit gilt. Wer ein Feld laut Sichtbarkeits-Einstellung nicht sehen darf oder den Termin gar nicht öffnen kann, wird darin auch nicht angesprochen — sonst würde die Vorschau den Inhalt eines verborgenen Feldes verraten.
In J.SHOW gibt es viele Arten von Benachrichtigungen – von Terminänderungen über Nachrichten bis zu Crewbuchungs-Updates, Erinnerungen und mehr. Diese können vom System, von anderen Nutzer*innen oder durch Profileinstellungen ausgelöst werden.
Unter
Hinweis: Wenn du nicht in der App eingeloggt bist, erhältst du alle Benachrichtigungen per E-Mail. Sobald du eingeloggt bist, werden sie stattdessen als Push-Benachrichtigung über die App versendet.
In deinem persönlichen Profil kannst du einstellen, ob du Benachrichtigungen für Folgendes erhalten möchtest:
Seit August 2026 stehen dort mehr Schalter — und E-Mail und App-Push lassen sich getrennt entscheiden. Beide Spalten stehen nebeneinander in einer Tabelle: ein Haken links schaltet die E-Mail, einer rechts den Push. Vorher hing beides an einem Schalter, wer also weniger E-Mails wollte, verlor den Push mit.
Desktop und Mobil: Öffne dein Profil und klicke auf 'Benachrichtigungen per E-Mail oder App-Push'. Die Einstellungen stehen seither in einem eigenen Fenster, nicht mehr mitten im Profilformular.
App-Plattform: Tippe auf das Menü — Benachrichtigungen ist dort eine eigene Karte, zwischen den Konten und 'Kalender abonnieren'. Sie gilt für alle deine Konten zugleich.
Getrennt entscheiden kannst du über:
Admins und Agentur-Nutzer*innen finden darunter einen zweiten Block Meldungen an die Verwaltung — Meldungen, die nicht dich selbst betreffen, sondern etwas, das jemand anderes getan hat (etwa 'wenn jemand seine Verfügbarkeit einträgt').
Den 'Buchungsschutz' findest du nicht hier, sondern in deinem Profil direkt unter 'Crewbuchungstool verwenden' — siehe Verfügbarkeiten im Crewbuchungstool angeben.
Hinweis: Auch wenn eine Person Nachrichtenbenachrichtigungen deaktiviert, wird sie weiterhin benachrichtigt, wenn sie über
Hinweis: Eine vollständige Übersicht der Benachrichtigungseinstellungen findest du im Profilbereich.
Weniger dringende Benachrichtigungen werden in der Regel per
Dringende Benachrichtigungen werden über
Die Mitteilungszentrale ist der Ort, an dem alles zusammenläuft, was auf dich wartet: fällige To-Dos, Verträge, Abrechnungen, offene Rechnungen, Gästelistenwünsche, unbeantwortete Konditionen, ungelesene Nachrichten und alles, was per Push oder E-Mail an dich rausgegangen ist. Statt dich durch jeden Termin einzeln zu klicken, siehst du hier auf einen Blick, was offen ist.
Unten rechts sitzen drei runde Knöpfe nebeneinander. Von links nach rechts sind das: Mitteilungszentrale (Glocke), globale Suche (Lupe) und Kira (Fragezeichen).
Künstlerplattform (Desktop und Mobil): Klicke auf die Glocke – das Panel fährt von rechts ein.
Agenturplattform: Dieselbe Glocke an derselben Stelle.
App: Ebenfalls unten rechts, sowohl in der Desktop- als auch in der mobilen Ansicht.
Trägt die Glocke einen roten Punkt mit einer Zahl, wartet etwas Dringendes: überfällige Fristen, heute Fälliges und Erwähnungen. Dazu zählt auch alles, was per Push oder E-Mail an dich rausgegangen ist. Ausgeblendetes und bereits Gelesenes zählt dabei nicht mit. Ist nichts offen, meldet das Panel
Hinweis für die mobile Ansicht: Auf dem Handy zeigt die Zentrale nur, was sich mobil auch öffnen lässt. Verträge, Abrechnungen, offene Posten, Rechnungen und Spielstätten-Verfügbarkeiten erscheinen dort nicht – für diese Themen wechselst du an den Desktop.
Oben stehen Themen-Tabs:
Darunter filterst du weiter:
Dringlichkeit:
Künstler: Betreust du mehrere Plattformen, erscheinen Chips mit den Künstlernamen. Auf einer Künstlerplattform ist dieser Künstler vorausgewählt, in der Agentur und in der App steht die Auswahl auf
Plattformen: In der Kopfzeile steht
Fristen erscheinen
Alles, was dich per Push oder E-Mail erreicht hat, steht auch hier – damit nichts verloren geht, wenn du eine Nachricht auf dem Handy weggewischt hast. Dazu gehören unter anderem: neuer Termin, kurzfristige Terminänderung, Statuswechsel, gelöschter Termin, deine Buchung für einen Termin oder deren Stornierung, geänderte Verfügbarkeiten, bestätigte, abgelehnte oder geänderte Gästelistenwünsche, neue Konditionen und Antworten darauf, erledigte und dir zugewiesene To-Dos, neue Nachrichten in der allgemeinen Konversation, am Schreibtisch und am Vertrag sowie Spielstätten-Vorschläge und Verfügbarkeits-Zusagen.
Ein Eintrag verschwindet, sobald du den zugehörigen Ort öffnest – oder wenn du direkt in der Zentrale darauf klickst. Danach ist er noch
Nicht in diesem Tab landen: Passwort-Mails, E-Mail-Bestätigungen, alles rund um Abo, Testphase und PRO sowie Massenmails an Gäste. Ebenso wenig Dinge, die bereits ein eigener Bereich der Zentrale zeigt – ein Gästelistenwunsch steht unter
Vieles musst du gar nicht erst öffnen:
Das funktioniert auch für Termine auf fremden Plattformen – deine Rechte dort werden bei jedem Klick neu geprüft. Erledigtes bleibt bis zum nächsten Laden durchgestrichen stehen, damit du siehst, was du gerade abgearbeitet hast.
In der App stehen dieselben Direktaktionen zur Verfügung – mit einer Ausnahme: Rechnungen und Anzahlungsrechnungen lassen sich dort nicht umstellen.
Was dich gerade nicht interessiert, blendest du mit dem X am rechten Rand der Zeile aus. Steht mehr als ein Eintrag unter einer Überschrift, kannst du mit Alle ausblenden die ganze Gruppe auf einmal wegräumen.
Am unteren Rand holst du sie mit Ausgeblendete anzeigen (N) zurück; ein Klick auf den Rückhol-Pfeil in der Zeile stellt den Eintrag wieder her.
Die Zentrale zieht ihre Plattformen aus vier Quellen: derselben E-Mail-Adresse auf anderen Plattformen, deinen weiteren Accounts, einer Agentur-Anmeldung und deiner Mitarbeit in einer Agentur.
Zusammengefasst wird nur die Übersicht, nicht die Berechtigung. Was du auf einer Plattform siehst und darfst, entscheidet weiterhin allein dein Profil dort – frisch geprüft bei jedem Abruf. Wer auf einer Plattform die Stufe Guest hat, behält sie dort, auch wenn er auf seiner eigenen Plattform Admin ist.
Ein Klick auf einen Eintrag einer anderen Plattform bringt dich direkt dorthin – angemeldet, ohne dass du dich neu einloggen musst.
Die globale Suche findet in einem Feld alles, was in deinen Daten steht: Termine, Spielstätten, Partner, Kontakte, Unterkünfte, Menschen, Gästelisteneinträge, Schreibtische sowie Notizen und Texte. Sie sucht dabei nicht nur auf der Plattform, auf der du gerade bist, sondern über alle, auf die du Zugriff hast.
Der Knopf mit der Lupe sitzt unten rechts, in der Mitte zwischen der Mitteilungszentrale und Kira. Das Suchfenster öffnet sich mittig, der Cursor steht sofort im Feld.
Am Rechner: Zusätzlich per Tastendruck – S öffnet die Suche, Cmd/Strg + K öffnet und schließt sie (in der App nur S). Tippst du gerade in ein Eingabefeld, lösen die Tasten nichts aus.
Auf dem Handy: über den Knopf. Tastenkürzel gibt es dort nicht.
Geschlossen wird mit Esc, einem Klick neben das Fenster oder erneut mit dem Kürzel.
Ab dem zweiten Zeichen sucht J.SHOW los. Die Treffer erscheinen nach Art gruppiert, in fester Reihenfolge:
Mehrere Wörter werden mit UND verknüpft. Bei Notizen & Texten zählt dabei auch, was am zugehörigen Termin steht – Titel, Spielstätte, Stadt und das Jahr: „soundcheck paris“ findet die Soundcheck-Zeile im Zeitplan des Termins in Paris. Mindestens eines der Wörter muss im Text selbst stehen. Steht der Künstlername im Suchbegriff, wird er auf dessen eigener Plattform automatisch ignoriert – „jolle berlin“ sucht dort also nur nach „berlin“.
Erwähnungen findest du in beiden Schreibweisen: sowohl
Nicht durchsucht werden Dateien und Dokumente, Songs und Setlists, Verträge, Abrechnungen und Rechnungen sowie Spielstätten-Verfügbarkeiten.
Jede Zeile zeigt den Titel, bei Terminen den Künstler und darunter Datum, Ort und Spielstätte. Sind Telefonnummern oder E-Mail-Adressen hinterlegt, stehen sie rechts als kleine Schaltflächen – ein Klick darauf wählt oder schreibt direkt, ohne die Suche zu verlassen.
Mit den Pfeiltasten gehst du durch die Liste, Enter öffnet den markierten Treffer. Ohne Auswahl öffnet Enter den ersten. Liegt ein Treffer auf einer anderen Plattform, wechselst du mit einem Klick angemeldet dorthin.
Findet die Suche nichts, steht dort schlicht
Auf dem Handy sind Stammdaten-Formulare und Personenprofile nicht direkt anspringbar; diese Zeilen lassen sich nicht anklicken. Die Telefon- und E-Mail-Schaltflächen funktionieren trotzdem.
Die Suche nutzt dieselbe Reichweite und dieselbe Plattform-Auswahl wie die Mitteilungszentrale. Was du dort in der Kopfzeile unter
Auch hier gilt: Deine Berechtigungsstufe wird für jede Plattform einzeln geprüft. Du findest nur, was du dort auch sehen darfst.
In der Agentur durchsucht die Suche zusätzlich die Schreibtische der betreuten Künstlerplattformen. Die eigenen Stammdaten der Agentur erscheinen dabei nur einmal und nicht bei jedem Künstler erneut.
Es gibt vier verschiedene Arten von Kalender-Abos in J.SHOW — jede mit einem eigenen .ics-Link:
Universeller Kalender-Link (Alle Plattformen)
Zeigt alle Termine, für die du auf allen Künstlerplattformen mit deiner E-Mail-Adresse gebucht wurdest.
Künstlerplattform-Link (Persönlich)
Zeigt nur die Termine an, für die du auf dieser spezifischen Künstlerplattform gebucht wurdest.
Künstlerplattform-Link (Alle sichtbare Termine)
Zeigt alle Termine, auf die du Zugriff hast auf dieser spezifischen Plattform — auch wenn du noch nicht gebucht bist.
Um dich auf einen dieser Kalender zu abonnieren:
Gehe zu
Klicke auf .ics-Link zu kopieren.
Du kannst diesen Link in deiner bevorzugten Kalender-App einfügen (Google Kalender, Apple Kalender, etc.).
Dadurch wird ein Live-Abo erstellt, das deinen Kalender automatisch mit Änderungen aus J.SHOW synchronisiert.
Hinweis: Sieh ggf. im Hilfebereich deiner Kalender-App nach, wie externe Kalender per URL abonniert werden.
Agenturplattform-Link
Unter
Hinzufügen zum Apple Kalender auf dem Mac:
Öffne die Kalender-App auf deinem Mac.
Klicke in der Menüleiste auf Ablage > Neues Kalenderabonnement.
Füge den kopierten .ics-Link ein und klicke auf Abonnieren.
Passe ggf. die Einstellungen an (z. B. automatische Aktualisierung) und klicke auf OK.
Hinzufügen zum Apple Kalender auf dem iPhone:
Logge dich in die J.SHOW App ein.
Öffne das Menü, klappe 'Kalender abonnieren' auf und klicke auf
Dein iPhone fragt nach, ob du den Kalender abonnieren möchtest, und zeigt die Abo-URL.
Klicke erneut auf
Hinzufügen zum Google Kalender:
Gehe in einem Browser zu Google Kalender.
Klicke links auf das + neben Weitere Kalender und wähle Per URL aus.
Füge den .ics-Link ein und klicke auf Kalender hinzufügen.
Hinweis: Du musst bei deinem Google-Konto angemeldet sein, damit das funktioniert.
Tipp: Der Kalender ist schreibgeschützt — alle Updates auf der Plattform werden je nach Aktualisierungseinstellungen automatisch in deinen Kalender übernommen.
Hinweis: Den Zeitplan eines Termins findest du jeweils in den Notizen des entsprechenden Kalendereintrags.
Du musst nicht jeden Termin im Kalender haben. Termine bestimmter Status lassen sich aus dem Abo heraushalten — meist Idee und Option, die dort nur Platz belegen, solange nichts vereinbart ist.
Dein eigenes Abo: die Einstellung heißt
Eine Adresse, die mehrere abonniert haben: dort steht
Jedes Crewmitglied erhält automatisch einen persönlichen Kalender-Feed, der nur die Termine enthält, für die es gebucht ist. Dieser Feed wird individuell pro Benutzer generiert und aktualisiert sich automatisch bei Änderungen an der Reisegruppe.
Der Crew-Kalender-Feed enthält:
Hinweis: Der Crew-Kalender ist ein persönlicher Link — teile ihn nicht, da er Zugriff auf deinen individuellen Terminplan bietet.
Du bist auf einen Termin (noch) nicht gebucht, weißt aber schon, dass es dazu kommen wird? Dann kannst du ihn trotzdem in dein persönliches Kalender-Abo aufnehmen.
Öffne den Termin und aktiviere die Checkbox 'Termin in meinem Kalenderabo'. Sie erscheint nur bei künftigen Terminen, auf die du nicht gebucht bist.
Wenn das Crew-Buchungstool für dich aktiv ist, geht es auch automatisch:
Alle künftigen Termine, bei denen du 'Ich habe Zeit' gewählt hast, landen automatisch in deinem Kalender-Abo — die Option 'Termine mit „Ich habe Zeit“ automatisch in mein Kalenderabo aufnehmen' ist standardmäßig aktiv. Abschalten kannst du sie jederzeit im Kasten 'Kalender abonnieren' auf dem
App-Plattform: Auch in der App findest du die Option: Tippe unter 'eingeloggt als' auf
Hinweis: Solche Einträge sind im Kalender als vorläufig markiert und tragen den Zusatz '(nicht gebucht)' im Titel. Sobald du wirklich gebucht wirst, wird daraus automatisch ein regulärer, bestätigter Kalendereintrag.
Von spontanen +1s bis zur vollen Backstage-Chaos-Kontrolle — mit J.SHOW behältst du die Gästeliste wie ein Profi im Griff.
Hinweis: Der
Als Ansprechpartner nennt die Gästeliste von sich aus die Person, die bei diesem Termin mit der aktiven Funktion Tourmanagement in der Reisegruppe steht. Wer die Funktion nur allgemein trägt, aber an diesem Tag nicht eingeteilt ist, erscheint nicht mehr.
So fügst du Personen zur Gästeliste eines Termins hinzu:
Wähle den entsprechenden Termin aus der Terminliste unter
Gehe zu
Ein 'Hinzufügen'-Fenster erscheint.
Trage alle relevanten Infos ein wie Vorname, Nachname, eingeladen von etc.
Hinweis: Wenn
Klicke auf
Der Gast erscheint nun auf der Gästeliste.
Unter dem Namen in der Spalte
Die beiden Angaben beantworten verschiedene Fragen:
Sind beide dieselbe Person, entfällt die zweite Zeile — dann stünde derselbe Name zweimal untereinander. Die Angabe erscheint in allen drei Ansichten: in der Tabelle am Desktop, in der Liste am Handy und im CSV-Export, dort als eigene Spalte.
Standardmäßig können Artists und Crew+ Gäste hinzufügen und bearbeiten.
Personen mit Crew- und Guest-Berechtigung haben keine Gästelistenrechte.
So erlaubst du Artists und Crew+, nur Anfragen zu stellen:
Gehe zu
Im Feld 'Gästeliste hinzufügen & bearbeiten' wähle aus, dass Artists und Crew+ 'nur wünschen' dürfen.
So erlaubst du Personen mit Crew- und Guest-Berechtigung, Gästelisten-Anfragen zu stellen:
Gehe zu
Im Feld 'Gästeliste hinzufügen & bearbeiten' aktiviere „Crew und Guest dürfen wünschen“.
So stellst du eine Gästelisten-Anfrage:
Gehe zur jeweiligen Terminübersicht >
Es erscheint ein Fenster 'Anfrage erstellen'.
Trage Vorname, Nachname, Anzahl der Tickets und einen optionalen Kommentar ein.
Klicke auf
Es erscheint ein Hinweis, dass die Anfrage gesendet wurde und von einem Admin geprüft wird.
Der Name erscheint auf der Gästeliste in orangefarbener Kursivschrift.
Nach Freigabe erscheint er in normalem Stil.
Hinweis: Eine Anfrage kann auch nach dem Absenden noch bearbeitet werden.
So genehmigst oder lehnst du eine Anfrage ab:
Gehe zur jeweiligen Terminübersicht >
Du siehst neben jeder Anfrage ein
Klicke auf
Klicke auf
Deinen eigenen Wunsch lehnst du nicht ab, du ziehst ihn zurück: Ein Klick auf
Es gibt mehrere Stellen, an denen sich die Einstellungen und Berechtigungen zur Gästeliste anpassen lassen.
➀ In der Terminübersicht, gehe zu
Es öffnet sich ein 'Einstellungen'-Fenster.
Im Feld
Im Feld
Im Feld
Im Feld
Im Feld
Ganz oben im Fenster kannst du den Termin mit 'Für diesen Termin gibt es keine Gästeliste' ausdrücklich ohne Gästeliste kennzeichnen — etwa bei einer geschlossenen Veranstaltung. So ist klar, dass keine Gäste vorgesehen sind und nicht bloß noch niemand eingetragen wurde. Die Kennzeichnung gilt für den ganzen Termin, also auch für seine weiteren Listen. Setzen lässt sie sich nur, solange die Gästeliste leer ist; sonst ist der Haken ausgegraut, und du musst zuerst alle Einträge entfernen.
Statt der Liste steht dann der Hinweis Für diesen Termin gibt es keine Gästeliste — auf dem Desktop, mobil, in der Offline-Ansicht und im geteilten Link. Eintragen, weitere Listen, Verschieben, Abschließen, CSV, PDF und Verschicken entfallen. Mit 'Gästeliste wieder aktivieren' direkt unter dem Hinweis (oder durch Entfernen des Hakens in den Einstellungen) hebst du die Kennzeichnung jederzeit wieder auf.
Mobil: Den Haken findest du unter
Hier kannst du auch eine weitere Gästeliste hinzufügen, indem du auf
Ein weiteres Fenster öffnet sich mit einem 'Bezeichnung'-Feld zur Benennung der neuen Liste.
Hinweis: Die Sichtbarkeit einer Gästeliste lässt sich nur für zusätzliche Listen bearbeiten.
Hinweis: Sobald mindestens eine zusätzliche Gästeliste existiert, kann auch die ursprüngliche Liste umbenannt werden.
Hinweis: Hat ein Termin mehrere Gästelisten, sehen Admin, Agentur und Tourmanagement unter der Ticketzahl der geöffneten Liste zusätzlich
Klicke auf
➁ Gehe zu
Mobil: Tippe auf das Hamburger-Menü oben rechts, dann auf Einstellungen und wähle
Im Feld
Die Gästeliste komplett deaktivieren
Feld "Bemerkung" verwenden
Feld "Zugang" verwenden
Vor- und Nachnamen erzwingen (wenn deaktiviert, reicht einer der drei: Vorname, Nachname oder Firmenname)
Im Feld
Außerdem kannst du bestimmen, ob "Crew" und "Guest" Anfragen stellen dürfen.
Diesen Kasten darf auch Tourmanagement ändern. Außer ihm sieht Tourmanagement hier nur die Kästen zum PDF; alle übrigen Kästen bleiben Admin und Agentur vorbehalten.
Im Feld
Wähle außerdem aus, welche GL-Passoptionen verfügbar sind (Aftershow, Backstage, Photo oder benutzerdefiniert).
Im Feld
komplette GL für alle sichtbar / für Admin, Agentur, TM und Artist sichtbar / nur für Personen sichtbar, die bearbeiten dürfen
Wer nicht die vollständige Liste sieht, sieht nur seine eigenen Einträge — und kann auch nur diese ändern, löschen, bestätigen, einchecken oder verschieben, egal ob am Desktop, mobil, über einen Link in der Mail, über den Assistenten oder die Schnittstelle. Eigen ist ein Eintrag mit dem eigenen Namen oder der eigenen Mailadresse unter „Eingeladen von“, der eigene Wunsch und ein eigener direkter Eintrag ohne „Eingeladen von“. Neue Gäste eintragen oder wünschen geht weiter.
Die vollständige Liste sehen immer Admin und Agentur. Artist sieht sie außer bei Nur für Personen sichtbar, die bearbeiten dürfen, und dort auch, wenn Artist hinzufügen und bearbeiten darf (Kasten Gästeliste hinzufügen & bearbeiten); Crew+ nur bei Alle oder in diesem Fall; Crew und Guest nur bei Alle. Tourmanagement sieht sie, wenn es in der Reisegruppe des Termins ist, Tourmanagement darf alle Termine bearbeiten gesetzt ist oder die Sichtbarkeit nicht auf Nur für Personen sichtbar, die bearbeiten dürfen steht. Und wer einen Termin gar nicht öffnen darf, sieht auch dessen Gästeliste nicht.
Im Feld
Im Feld
Zur Auswahl stehen alle, die jede Gästeliste der Plattform bearbeiten dürfen: Admin, Agentur und – wenn Tourmanagement alle Termine bearbeiten darf – Tourmanagement.
Die neuen Gäste kommen gesammelt in einer E-Mail je Termin, sobald dort 10 Minuten lang niemand mehr etwas eingetragen hat. Eigene Einträge bekommt niemand gemeldet. Es zählen Einträge vom Desktop, vom Handy, aus der App und vom KI-Assistenten. Einträge auf einer weiteren Liste mit eingeschränkter Sichtbarkeit bekommt nur gemeldet, wer diese Liste sehen darf.
Bleibt das Feld leer, wird niemand benachrichtigt. Die Meldung kommt nur per E-Mail.
Im Feld
Im Feld
Keine Preisgruppen verwendet werden
Preisgruppen aus der Vorlage verwendet werden
Preisgruppen aus dem Termin verwendet werden
Im Feld
Neben dem Gesamtlimit lässt sich je Zugangsart eine eigene Höchstzahl setzen — etwa zehn Aftershow-Pässe und fünf für den Fotograben. Das Feld steht im Einstellungsfenster des Termins direkt neben der jeweiligen Passart. Bleibt es leer, gilt für diese Art keine Grenze. Jede zusätzliche Gästeliste führt ihre eigenen Höchstzahlen.
Mit der Einstellung
Mit Bereichen teilst du die Gästeliste räumlich auf — unabhängig von den Preisgruppen und ohne Aufpreis: Die Funktion steht allen Plattformen zur Verfügung.
Öffne in der Terminübersicht
Rechts neben jedem Bereich kannst du ein Kontingent (Tickets) festlegen — je Bereich und Gästeliste. Das Kontingent wirkt beim Eintragen genauso wie das Gesamtlimit: Wählt jemand einen Bereich, lässt das Feld
Beim Eintragen eines Gastes wählst du den Bereich über das Dropdown
Soll jeder Eintrag einem Bereich zugeordnet werden, aktiviere im Feld
Danach ist
Hinweis: Die Pflicht greift nur, solange der Termin mindestens einen Bereich hat. Einträge, die schon ohne Bereich existieren, bekommen die Pflicht erst beim nächsten Bearbeiten zu spüren.
Sobald Bereiche existieren, erscheint die Bereich-Spalte in der Gästelisten-Tabelle, im CSV-Export und auf dem Ausdruck; die Belegung
Tipp: Bereiche, die du bei vielen Terminen brauchst, legst du einmal unter
Bevor du die Gästeliste druckst, als CSV exportierst oder verschickst, wird sie abgeschlossen. Eine abgeschlossene Liste nimmt keine neuen Einträge und keine Wünsche mehr an — für niemanden, auch nicht über die App oder den KI-Assistenten. Wer trotzdem auf
Desktop: Klicke in der Terminübersicht unter
Bei abgeschlossener Liste öffnet
Neben dem Knopf
Mobil: Bei Terminen ab heute stehen über der Gästeliste
Mit
Am Veranstaltungstag wird die Gästeliste zur Einlass-Liste: Du hakst eintreffende Gäste direkt ab und behältst in Echtzeit den Überblick, wer schon da ist.
Voraussetzung: Der Einlass-Zähler erscheint nur, wenn heute der Show-Tag ist und die Gästeliste abgeschlossen ist (Schloss-Symbol). Vorher und an anderen Tagen siehst du die Gästeliste wie gewohnt ohne Zähler.
Mobil: Öffne die
App-Plattform: Über die App gelangst du auf dem Handy in dieselbe mobile Gästeliste — der Einlass-Zähler funktioniert dort identisch.
Desktop: Der Einlass-Zähler funktioniert auch in der Desktop-Gästeliste — unter denselben Bedingungen (Show-Tag, Gästeliste abgeschlossen) erscheint vor jedem Eintrag ein Häkchen-Feld mit demselben Fenster.
Wie viele sind schon da? Über der Liste steht am Show-Tag je Kategorie, wie viele Plätze bereits abgehakt sind — z. B. Tickets: 23 von 58 abgehakt, daneben dieselbe Angabe für jeden verwendeten Pass. Gezählt werden Plätze, nicht Einträge: ein Eintrag mit vier Tickets zählt vier. Offene Wünsche zählen nicht mit. Die Zahl läuft bei jedem Häkchen sofort mit — auch offline — und übernimmt Häkchen, die auf einem anderen Gerät gesetzt wurden.
Desktop: Der Zähler steht über der Tabelle.
Mobil: Der Zähler steht oben unter dem Titel der Liste — ebenso im Einlass-Link ohne Login.
Im Fenster 'Wie viele jetzt abhaken?' gibst du an, wie viele Personen jetzt gerade hereinkommen — nicht, wie viele insgesamt da sind. So musst du beim zweiten Einlass, womöglich an einem anderen Gerät, nichts rechnen:
Je Kategorie (
Hat nur eine Kategorie noch offene Plätze, genügt ein Tipp auf die Zahl: sie wird sofort abgehakt, und das Fenster schließt sich. Bei mehreren Kategorien wählst du erst in jeder die Anzahl und bestätigst dann mit 'Abhaken'. Ein zweiter Tipp auf dieselbe Zahl hebt die Auswahl wieder auf.
Sind in einer Kategorie mehr als zehn Plätze offen, wählst du die Anzahl mit −/+ und bestätigst mit 'Abhaken'.
Versehentlich zu viel abgehakt? Mit '−1' neben dem Stand nimmst du einen Platz dieser Kategorie wieder zurück.
Einlass-Link ohne Login: Du kannst den Einlass auch von Personen ohne J.SHOW-Zugang erledigen lassen. Teile dazu den verschlüsselten Link zum Termin und gib darin die Kategorie
Die Massen-E-Mail-Funktion ermöglicht es, alle Personen einer Gästeliste gleichzeitig per E-Mail zu kontaktieren.
Diese Funktion steht auf dem Desktop unter
Gib einen Betreff und eine Nachricht ein. Texte können fett, kursiv, unterstrichen und mit Zeilenumbrüchen formatiert werden.
Verwende den Platzhalter {NAME} im Betreff oder Nachrichtentext, um den Empfänger automatisch mit Namen anzusprechen.
Anhänge: Du kannst allgemeine Anhänge hochladen, die an alle Empfänger gesendet werden. Zusätzlich können individuelle Anhänge pro Empfänger direkt in der Gästelisten-Tabelle hochgeladen werden.
Allgemeine Anhänge bleiben nach dem Versand im Fenster stehen und gehen bei der nächsten Massen-E-Mail wieder an jeden Empfänger mit. Damit du das nicht übersiehst, stehen sie groß und fett mit Büroklammer da, und die Rückfrage vor dem Versand zählt sie noch einmal auf („Allgemeine Anhänge – gehen an jeden Empfänger mit“). Was nicht mehr mitgehen soll, entfernst du vorher mit dem roten ✕ daneben.
Unter der Nachricht stehen die Empfänger, jeder mit einem Häkchen — zu Beginn sind alle gesetzt. Mit
Klicke auf
Klicke auf
Die Versandhistorie zeigt alle bisherigen Massen-E-Mails mit Datum, Betreff, Absender, Empfängeranzahl, Fehleranzahl und Anzahl der Anhänge. Als Empfänger zählen genau die Gäste, an die die E-Mail ging.
Jeder Termin verfügt über eine eigene
Hinweis: Standardmäßig sind To-Do-Listen nur für die Ersteller sichtbar und stehen ausschließlich Nutzer*innen mit einem registrierten Profil zur Verfügung.
Nur Admin- und Agentur-Nutzer*innen können festlegen, dass Aufgaben auch für andere Nutzer*innen mit Admins oder Agentur-Rechten sichtbar sind.
Die Sichtbarkeit kann jedoch auch für Nutzer*innen mit Tourmanagement-Rechten freigegeben werden — unter
Mit diesem Haken sieht das Tourmanagement die allgemeinen To-dos an jedem Termin, den es öffnen kann, und kann sie dort abhaken. Anlegen, ändern und löschen, Zuständige eintragen und festlegen, wer benachrichtigt wird, kann es aber nur an Terminen, die es bearbeiten darf: an denen der eigenen Reisegruppe, oder überall, wenn „Tourmanagement darf alle Termine bearbeiten“ gesetzt ist. An den übrigen Terminen fehlen der Stift und die Wahl, ein To-do für Admin, Agentur und TM sichtbar zu machen; eigene To-dos, die nur für dich sichtbar sind, legst du dort weiter an.
So fügst du To-Do-Items in der Terminübersicht hinzu:
Wähle den entsprechenden Termin in der Terminliste unter
Klicke auf das
Wähle aus, ob das To-Do-Item 'für Admin & Agentur sichtbar' oder 'nur für dich sichtbar' sein soll.
Hinweis: Ohne Admin- oder Agenturrechte ist diese Option nicht sichtbar — du kannst dann nur eigene Aufgaben erstellen.
Gib deine Aufgabe im Feld
Sobald ein To-Do-Item überfällig ist, wird es auf deinem Schreibtisch und in der Terminübersicht rot hervorgehoben. Zusätzlich erscheint ein neben dem Termin in der Terminliste.
So fügst du eine persönliche
Klicke im 'To Do'-Fenster unter 'Erinnerung per E-Mailbenachrichtigung & Kalendereintrag' auf
Es erscheint das Fenster 'To Do E-Mailbenachrichtigung & Kalendereintrag'.
Klicke auf
Setze dann optional eine Frist für jede Aufgabe und füge beliebig viele Erinnerungen vor und nach dem Termin hinzu (z. B. 20 Tage vorher, 7 Tage vorher, 2 Tage vorher, 3 Tage nachher, usw.).
Ab dem Tag der Erinnerung verschickt J.SHOW sie täglich, bis die Aufgabe erledigt ist.
Alle fälligen Aufgaben einer Person kommen in einer täglichen Mail. Hat eine Aufgabe mehrere Erinnerungen, steht sie darin trotzdem nur einmal.
Um eine Aufgabe als erledigt zu markieren, setze den Haken neben dem Item im
Um eine Aufgabe zu bearbeiten, klicke auf das
Um die Frist zu entfernen, klicke im jeweiligen Fenster auf das
Um nach Abschluss eine Person zu benachrichtigen, klicke auf
Ein To-do kann einer oder mehreren zuständigen Personen zugewiesen werden. So ist auf einen Blick klar, wer sich um eine Aufgabe kümmert — und die Person erfährt davon, ohne dass du ihr extra schreiben musst.
Öffne das 'To Do'-Fenster (neues oder bestehendes To-do) und tippe im Feld 'Zuständig' direkt unter der Frist einen Namen ein. Passende Personen werden dir vorgeschlagen; ein Klick übernimmt sie. Du kannst beliebig viele Personen hinzufügen und mit dem ✕ an der jeweiligen Marke wieder entfernen.
Desktop: im To Do-Fenster der Terminübersicht und in der Fokus-Ansicht.
Mobil und App-Plattform: im To-do-Formular der mobilen Terminansicht.
Schreibtisch: auch To-dos am Schreibtisch und in dessen Feldern haben das Feld 'Zuständig'.
Wer zuweisen darf: Am Termin alle, die allgemeine To-dos führen — Admin, Agentur und, wenn unter
Wer zugewiesen werden kann: alle, die den Termin bzw. den Schreibtisch sehen dürfen — ausgenommen Gäste. Ein To-do, das 'nur für dich sichtbar' ist, kann niemandem zugewiesen werden.
Zuständige sehen das To-do auch dann, wenn ihre Berechtigungsstufe allgemeine To-dos sonst nicht anzeigt, und können es abhaken. Bearbeiten und Löschen bleibt bei denen, die das vorher schon durften. Unter dem Text und der Frist steht in jeder Liste eine fette Zeile Zuständig: mit den Namen — dein eigener Name ist farbig hervorgehoben. Weist du jemanden zu, der das To-do sonst nicht sähe, erscheint unter der Sichtbarkeits-Auswahl der Hinweis 'auch sichtbar für' mit den betreffenden Namen.
Was die zuständige Person bekommt:
Weist du dich selbst zu, wird niemand benachrichtigt. Wer zuweist, wird automatisch unter 'Benachrichtigen sobald die Aufgabe erledigt ist' eingetragen und erfährt so, wann die Aufgabe abgehakt wurde (gilt nur mit eigenem Profil).
Hinweis: E-Mail und Push zur Zuweisung folgen denselben persönlichen Schaltern wie die Frist-Erinnerungen ('wenn die Frist einer To-Do näher rückt', siehe Profilbereich). Der Eintrag in der Mitteilungszentrale entsteht immer.
Schreibtisch: In der Box 'To-Dos in Terminen' kannst du mit 'alle zeigen' · 'nur mir zugewiesene' umschalten. Der Filter erscheint, sobald dir mindestens ein offenes To-do zugewiesen ist und du allgemeine To-dos ohnehin siehst.
Mit
So fügst du Items zur 'To Do'-Vorlage hinzu:
Gehe zu
Wähle die entsprechende Terminübersichts Vorlage aus oder erstelle eine neue über
Klicke auf das
Ein 'To Do'-Fenster erscheint.
Wähle aus, ob das To-Do-Item 'sichtbar für Admin & Agentur' oder 'nur für dich sichtbar' sein soll (nur verfügbar für Admins / Agentur / TM mit Berechtigung).
Trage die Aufgabe im Feld
Setze eine
Um E-Mail-Erinnerungen hinzuzufügen, klicke auf
Es erscheint das Fenster 'Erinnerung per E-Mailbenachrichtigung & Kalendereintrag'.
Klicke auf
Setze dann die Frist und füge beliebig viele Erinnerungen vor und nach dem Termin hinzu.
Klicke auf
Um nach Abschluss bestimmte Personen zu benachrichtigen, klicke auf
Klicke auf
Zuständige in Vorlagen: Auch im 'To Do'-Fenster einer Vorlage kannst du im Feld 'Zuständig' unter der Frist Personen eintragen. In der Vorlage selbst wird dabei niemand benachrichtigt — die Meldung geht erst raus, wenn die Vorlage auf einen Termin angewendet wird. Auch beim Kopieren oder Duplizieren eines Termins werden die Zuständigen mit übernommen.
Um eine To-Do-Vorlage auf Termine anzuwenden, hast du zwei Optionen:
➀ Gehe zu
Aktiviere 'To Do', um diese Kategorie (und ggf. weitere) auf die ausgewählten Termine anzuwenden.
Klicke auf
Wähle alle relevanten Termine aus der Terminliste.
Klicke auf
➁ Gehe zu
Gehe zu
Wähle die Vorlage mit der gewünschten To-Do-Liste aus.
Aktiviere 'To Do', um die Liste (und ggf. weitere Kategorien) auf den Termin anzuwenden.
Klicke auf
Wenn du über ein Agentur-Konto (ohne persönliches Profil) eingeloggt bist, sind alle Einträge im Feld Private Notiz (in der Terminübersicht)
für alle Agentur-Mitarbeitenden sichtbar — da es in diesem Fall kein individuelles Nutzerprofil gibt, dem die Notiz zugeordnet werden kann.
Gehört die Künstlerplattform zu einer Agentur und bist du mit deinem eigenen Profil angemeldet, dessen E-Mail-Adresse zugleich einen Mitarbeitenden-Zugang bei der Agentur hat, zeigt das Fenster Private Notiz zwei Felder:
Beide Texte stehen danach untereinander im Kasten Private Notiz. Personen, die nur auf der Künstlerplattform arbeiten und keinen Zugang zur Agentur haben, sehen die gemeinsame Notiz nicht.
Öffnest du den Termin über die Agenturplattform und hast auf der Künstlerplattform kein eigenes Profil, gibt es nur das gemeinsame Feld. Hast du dort ein eigenes Profil mit derselben E-Mail-Adresse wie dein Mitarbeitenden-Zugang (oder bist du Eigentümer*in der Agentur), bist du auch beim Wechsel aus der Agenturplattform mit diesem Profil angemeldet und siehst beide Felder.
So fügst du eine Private Notiz in einem Termin hinzu:
Gehe zu
Klicke auf das
Du kannst nun deine persönliche Notiz eingeben — sichtbar nur für dich (wenn du mit deinem eigenen registrierten Profil eingeloggt bist).
Hinweis: Für Formatierungsoptionen siehe den Abschnitt Textbox formatieren.
Die perfekte Setliste zu erstellen war noch nie so einfach.
Mit J.SHOW kannst du Songs ganz einfach sammeln, deine Favoriten per Drag & Drop sortieren und in wenigen Klicks spielbereite Setlisten zusammenstellen.
Hinweis: Das
Füge zuerst alle
Benutzerdefinierte Felder hinzufügen:
Gehe zu
Klicke auf das
Alternativ: Klicke in einem konkreten Termin auf das
Es öffnet sich ein „Feld erstellen“-Fenster.
Gib eine
Das neue Feld ist dann sowohl im Fenster Song erstellen als auch in den Druckvorlagen verfügbar.
Erstelle dann einen
Songs zur Datenbank hinzufügen:
Gehe zu
Klicke auf das
Alternativ: Klicke im Termin auf das
Es öffnet sich ein Fenster „Song erstellen“ mit Standardfeldern (Titel, Dauer, Werknummer, Komponist:in, Notiz) und allen hinzugefügten benutzerdefinierten Kategorien.
Sind unter
Fülle die relevanten Felder aus und klicke auf
Wiederhole diesen Vorgang, um deinen Song Pool vollständig aufzubauen.
Du kannst auch Ansagen und Hinweise oder spezielle Show-Segmente wie ein Intro, eine Tanzszene oder einen Kurzfilm hinzufügen. Wenn du dabei eine Dauer angibst, wird sie automatisch in die Gesamtlaufzeit am Ende der Setliste eingerechnet.
Show-Segment zum Pool hinzufügen:
Gehe zu
Klicke auf das
Alternativ: Klicke im Termin auf das
Ein Fenster „Ansage / Hinweis erstellen“ öffnet sich.
Gib eine
Der neue Eintrag erscheint nun im Feld Ansage / Hinweis.
So erstellst du eine Setliste für einen Auftritt:
Wähle den entsprechenden Termin unter
Klicke auf
Es öffnet sich das Fenster „Setlist bearbeiten“.
Du kannst entweder (1) Songs und Show-Segmente manuell aus dem Song Pool hinzufügen oder
(2)
Änderungen werden automatisch gespeichert.
Songs und Segmente manuell hinzufügen:
Klicke auf
Oder: Greife das
Sortiere die Reihenfolge mit
Um die Setlist als Vorlage zu speichern, klicke auf
Hinweis: Setlisten können auch auf Mobilgeräten erstellt und bearbeitet werden.
Wenn du schon eine Setlist eingetragen hast, sie aber noch nicht final ist, kannst du sie als in Arbeit markieren — genau wie den Zeitplan.
Setze im Fenster 'Setlist bearbeiten' den Haken
Neben dem Setlist-Titel in der Terminansicht erscheint dann das Badge
Wer kann das setzen: Admin, Agentur, Tourmanagement und Artist können die Markierung setzen und sehen — am Desktop wie auf dem Handy.
Alternativ: Neue Setlist-Vorlage unter
Vor dem Löschen fragt J.SHOW nach. Beim Song nennt die Rückfrage auch die Folge: ein gelöschter Song verschwindet aus allen Setlists, in denen er steht. Wird ein Song aus einer Setlist entfernt, wird die Crew benachrichtigt — genauso wie beim Hinzufügen und Umsortieren.
So wendest du eine Setlist-Vorlage an:
➀ Mehrere Termine gleichzeitig:
Gehe zu
Markiere alle relevanten Termine und klicke
➁ Direkt im Termin:
Gehe zu
Wähle die gewünschte Setlist-Vorlage aus. Änderungen werden automatisch übernommen.
Du kannst Setlisten für verschiedene Funktionen (z. B. Lichttechnik, Musiker*innen, Monitoring, FOH) anpassen und drucken – über Formatvorlagen im Fenster 'Setlist bearbeiten'.
Gehe zu
Klicke auf das
Alternativ: Klicke in einem Termin auf
Es erscheint das Fenster „Formatvorlage erstellen“.
Gib eine
Wähle die Felder aus (z. B. Titel, Dauer, Komponist*in) und sortiere sie per Drag & Drop in die gewünschte Reihenfolge. Passe dann das Layout über die folgenden Optionen an. Änderungen werden automatisch gespeichert.
Allgemein: Feldnamen drucken, gesamte Spieldauer anzeigen,
Schrift: wähle die
Kopfzeile: mit
Zum Drucken: Klicke auf
Hinweis: Zum Bearbeiten oder Löschen einer Formatvorlage klicke auf
Vorschau einer Setlist mit Formatvorlage:
Gehe zu
Wähle oben rechts die Formatvorlage, um die Vorschau anzuzeigen.
PDF oder CSV drucken:
Gehe zu Termin-Übersicht >
Klicke auf
Formatvorlage steuern exakt, welche Felder beim Export angezeigt werden – ideal für passgenaue Ausgaben je Funktion oder Team.
Dieses Kapitel behandelt eine Reihe zusätzlicher Funktionen und Tools der Künstlerplattform.
Wenn eine Spielstätte und/oder ein Veranstaltender einen Gebietsschutz auferlegt, um konkurrierende Termine zu vermeiden,
kannst du hier prüfen, ob deine anderen Termine innerhalb der festgelegten Grenzen liegen:
Gehe zu
Dort hast du drei Optionen:
Hinweis: Termine, die keine Auftrittstermine sind, werden automatisch ignoriert.
Hinweis: Sobald ein Gebietsschutz aktiviert ist, wirst du sofort benachrichtigt, wenn ein anderer Termin gegen die Bedingungen verstößt.
In dem betreffenden Termin erscheint ein Warnhinweis direkt in der Termin-Übersicht.
Zusätzlich wird jeder verletzende Termin mit einem
Admin und Agentur können einen einzelnen Konflikt in der Warnung mit
Zusätzlich zum Schutz vor konkurrierenden Auftritten kannst du einen separaten Ankündigungsschutz aktivieren. Er verhindert, dass bereits angekündigte Shows aus deinem eigenen Umfeld in einem bestimmten Zeitraum mit dem geschützten Termin kollidieren — selbst wenn die Shows selbst außerhalb des normalen Schutzzeitraums liegen.
Im Feld 'Gebietsschutz' (bei aktivem Gebietsschutz) aktiviere die Checkbox
Trage anschließend die beiden Datumsfelder ein:
Verletzungen des Ankündigungsschutzes werden in der Terminübersicht und in der Terminliste mit dem Zusatz
Um eine visuelle Übersicht aller Termine und möglicher Verstöße zu erhalten:
Gehe zu
Marker in rot zeigen Verstöße gegen den Gebietsschutz an. Das Karten-Overlay zeigt den Gebietsschutz als lesbaren Fließtext mit den konkreten Datumsangaben — zum Beispiel: „Im Umkreis von 150 km keine Termine vom 30.03.26 bis 02.05.26 und keine Ankündigungen vom 30.03.26 bis 05.05.26“.
Mit dem Gebietsschutz-Checker kannst du auch umgekehrt prüfen: Gib eine Stadt, ein Show-Datum und optional ein eigenes Ankündigungsdatum ein, um zu sehen, ob bestehende Termine mit aktivem Gebietsschutz diese Kombination abdecken. Radius und Zeiträume werden dabei aus den bestehenden Gebietsschutz-Einstellungen der jeweiligen Termine übernommen. Der Tooltip über den gefundenen Treffern passt sich dynamisch an die eingetragenen Datumswerte an.
Plattform-Hinweis: Die vollständige Ankündigungsschutz-Konfiguration und der Gebietsschutz-Checker stehen auf der Künstlerplattform am Desktop zur Verfügung. In der mobilen Version der Künstlerplattform, auf der Agenturplattform und in der App-Plattform werden die neuen Labels („Schutz von“ / „Schutz bis“) angezeigt — die Detailkonfiguration des Ankündigungsschutzes erfolgt aber auf dem Desktop der Künstlerplattform.
Lass die Bühne nicht ungenutzt!
Mit dem Feature Ankündigungen / Anstehende Shows kannst du Artists daran erinnern, bevorstehende Shows in der Umgebung auf der Bühne zu bewerben, während sie bei diesem Termin auftreten.
So fügst du kommende Termine in das Feld 'Ankündigungen / Anstehende Shows' ein:
Gehe zu
Klicke auf das
Es öffnet sich ein Fenster 'Ankündigungen / Anstehende Shows'.
Aktiviere die Checkbox „automatisch veröffentlichte Termine anzeigen, die in den folgenden … Monaten im Umkreis von … km stattfinden“.
Lege den Zeitraum und den Radius fest, innerhalb dessen kommende Termine angezeigt werden sollen.
Optional kannst du eine benutzerdefinierte Ankündigung im Textfeld ergänzen und sie gemäß dem Abschnitt Textbox formatieren gestalten.
Klicke auf
Alle Termine, die den gewählten Kriterien entsprechen – inklusive der benutzerdefinierten Ankündigung – erscheinen nun im Feld 'Ankündigungen / Anstehende Shows', sichtbar für den Artist.
Hinweis: Es werden nur Termine angezeigt, die bereits veröffentlicht wurden.
Voreinstellung für neue Termine:
Unter
Jeder Termin, der ab dann angelegt wird, übernimmt diese Werte — auch über den KI-Assistenten, den Import oder eine Spielstätten-Verfügbarkeiten-Tabelle. Bestehende Termine bleiben unverändert; ein duplizierter Termin übernimmt die Einstellung seines Originals. Bei Terminarten ohne Show (z. B. Probe, Reisetag) wird das Feld ohnehin nicht angezeigt.
Hinweis: Die Voreinstellung können Admin und Agentur ändern.
So entfernst du einen Termin aus dem Feld 'Ankündigungen / Anstehende Shows':
Klicke auf das -Symbol neben dem jeweiligen Termin.
Der Termin wird in den Bereich 'Ausgeblendete Termine' verschoben, der über das
Um ihn wieder anzuzeigen, klicke auf das -Symbol neben dem versteckten Termin unter Ausgeblendete Termine.
Der Termin erscheint dann wieder im Feld 'Ankündigungen / Anstehende Shows'.
So erstellst du einen digitalen Tourpass für deine Crew-Mitglieder:
Gehe zu
Du kannst entweder das Standard-Hintergrundbild verwenden oder im Feld 'Neuen Hintergrund hochladen' eine eigene Datei auswählen (max. 5MB) und mit Klick auf
Im Feld 'Darstellung' kannst du das Aussehen des Tourpasses konfigurieren:
Im Feld 'Eigenes Siegel' kannst du ein benutzerdefiniertes Siegel im .gif-Format hochladen.
Klicke auf
Hinweis: Ein eigenes Siegel hochladen oder löschen dürfen Admin, Agentur und Tourmanagement — wie alle übrigen Einstellungen des Tourpasses. Ein vorhandenes Siegel entfernst du mit
Hinweis: Alle Änderungen werden automatisch in der Vorschau angezeigt.
Hinweis: Sobald ein Tourpass aktiviert ist, wird das AAA (All Areas Access)-Symbol in der App dauerhaft angezeigt — auch im Offline-Modus.
Mit nur wenigen Klicks kannst du alle öffentlichen Tour-Termine aus J.SHOW nahtlos in deine eigene Künstler- oder Agentur-Website einbinden.
Ob Festival-Slots, Clubshows oder komplette Tourdaten — J.SHOW generiert einen einbettbaren Code, der deine Website in Echtzeit aktualisiert – ganz ohne zusätzlichen Aufwand.
Automatisch. Mühelos. Immer aktuell.
Hinweis: Ist die Lizenz deiner Plattform abgelaufen (gekündigt oder Testphase vorbei, auch über die Agentur), bleibt die eingebundene Terminliste leer. Nach der Verlängerung füllt sie sich von selbst wieder.
So aktivierst du die Funktion „Terminliste Webseite“ in der Termin-Übersicht:
Gehe zu
Hinweis: Sobald diese Funktion aktiviert ist, erscheint das Feld „Terminliste für Webseite“ in der Termin-Übersicht für individuelle Anpassungen.
Wähle anschließend, ob du die komplette Ansicht anzeigen möchtest (Land – Ort – Spielstätte/Titel*) oder eine minimale Ansicht (Stadt / Titel*).
(*Der Titel erscheint nur, wenn im Feld „Eckdaten“ des Termins die Option „Titel in der Überschrift an Stelle von "Ort, Spielstätte" anzeigen" aktiviert wurde.)
Optional kannst du die Checkbox
Hier findest du außerdem den Knopf 'Anleitung zur Installation' – ein einfacher 3-Schritte-Guide zur Einbindung der Termine auf deiner Website:
➀ Füge den bereitgestellten Code an der Stelle deiner Website ein, an der die Tourdaten angezeigt werden sollen.
➁ Füge den zweiten Code im <head>-Bereich deiner Website ein.
➂ (Optional) Passe den Code aus Schritt 2 an das Design deiner Seite an.
Datenschutz für deine Webseite:
Die Anleitung öffnest du über den Knopf 'Anleitung zur Installation'. Unter den drei Schritten steht im selben Fenster der Abschnitt 'Datenschutz'. Er beschreibt, was die eingebundene Terminliste beim Aufruf deiner Webseite technisch tut: Sie lädt zwei Dateien von deiner J.SHOW-Adresse nach, setzt keine Cookies und speichert nichts im Browser deiner Besucher. Verarbeitet werden nur die Angaben, die jeder Seitenaufruf mitbringt (u. a. IP-Adresse, Zeitpunkt, Browser und eingestellte Sprache), auf Servern in Deutschland. Ticketlinks übermitteln erst dann etwas an den Ticketanbieter, wenn ein Besucher sie anklickt.
Darunter findest du die 'Vorlage für deine Datenschutzerklärung': ein fertiger Text, in dem deine Plattformadresse bereits eingesetzt ist. Klicke in das Textfeld, um den ganzen Text zu markieren, kopiere ihn und füge ihn in die Datenschutzerklärung deiner Webseite ein. Über 'Datenschutzerklärung von J.SHOW' gelangst du zu unserer eigenen Datenschutzerklärung.
Termin-Anzeige pro Termin bearbeiten:
Gehe zu
Klicke auf das
Es öffnet sich ein 'Terminliste für Webseite' Fenster mit dem Datum und Wochentag oben.
Du kannst bis zu drei Ticketlinks (Name + URL) hinzufügen und optional markieren, ob einer davon ausverkauft ist.
Gespeichert wird nur eine vollständige Webadresse. Eine Adresse ohne https:// ergänzt J.SHOW selbst; alles andere (etwa ein Satz oder „Abendkasse“) weist das Formular mit einem Hinweis ab.
Bis zu zwei weitere Acts können ergänzt werden.
Wähle aus, ob der Termin
Hinweis: Die Auswahl Termin jetzt veröffentlichen, Zum folgenden Datum & Zeitpunkt veröffentlichen und Nicht öffentlich basiert auf den Angaben im Feld „Eckdaten“ des Termins – also „veröffentlicht“, „TBA“ oder „nicht öffentlich“.
Klicke auf
Klicke auf
Hinweis: Das Feld „Terminliste für Webseite“ erscheint nur bei Terminen der Art Show. Andere Terminarten (z. B. Probe, Reisetag) werden nicht auf der Website angezeigt.
Hinweis: Wenn im Fenster „Eckdaten“ die Option
Wenn du später nur den eigentlichen Auftrittstag anzeigen möchtest, kannst du im Fenster „Terminliste für Webseite“ die Funktion
Wenn du einen Termin auf
Im Fenster „Terminliste für Webseite“ findest du das Feld
Hinweis: Vergangene Termine werden ohnehin automatisch ausgeblendet — das Feld brauchst du nur, wenn ein Termin schon vor dem Show-Tag verschwinden soll.
Manchmal soll im Webseiten-Embed etwas anderes stehen als im Master-Datensatz — eine Verlegung, ein anderer Veranstalter-Name, eine Sonder-URL. Im Fenster „Terminliste für Webseite“ kannst du pro Termin überschreiben, ohne den Master-Datensatz zu verändern:
Spielstätte — Land, Ort und Name lassen sich pro Termin neu setzen. Land jetzt als Dropdown mit ISO-Codes.
Veranstalter — Name und Website pro Termin überschreibbar.
Verschoben / Verlegt — zwei Flags, die du manuell aktivieren kannst, wenn ein Termin auf einen anderen Tag verschoben oder in eine andere Spielstätte verlegt wurde.
Klicke auf das
Hinweis: Diese Per-Show-Überschreibungen wirken nur auf die Webseiten-Einbindung und auf die API. Im Master-Datensatz von Spielstätte und Veranstalter ändert sich nichts. Verfügbar in der Desktop-Version.
Mit J.SHOW kannst du ganz einfach bestimmte Informationen zu einzelnen Terminen plattformübergreifend teilen — so viele oder so wenige Details, wie du möchtest.
Du kannst sogar einen verschlüsselten Link generieren, um externen Beteiligten (außerhalb der Plattform) Zugriff zu gewähren.
Ob du nun mehrere Künstler koordinierst oder einem Spielstätten-Technikteam Zugriff auf die aktuellen Specs gibst – J.SHOW macht das Teilen einfach, sicher und nahtlos.
So integrierst du einen bestimmten Termin in eine andere J.SHOW Künstlerplattform (z. B. als Support Act):
Gehe zu
Ein Fenster „Teilen“ öffnet sich.
Klicke auf
Ein Fenster „Termin mit Plattform eines Support / Feature teilen“ öffnet sich.
Gib die J.SHOW-Domain der Plattform ein, mit der du den Termin teilen möchtest.
Wähle anschließend die Kategorien, die du freigeben möchtest.
Klicke auf , um zurück zum „Teilen“-Fenster zu gelangen.
Klicke dort erneut auf , um den Vorgang abzuschließen.
Der Termin erscheint nun in der Terminliste der anderen Plattform – inklusive aller gewählten Informationen.
Sobald Plattform A einen Termin mit Plattform B geteilt hat:
Plattform B erhält in der Terminliste eine Benachrichtigung mit dem Hinweis:
„Dieser Plattform wurden Termine einer anderen Plattform zur Verfügung gestellt. Sie befinden sich in dieser Liste, du erkennst sie an dem + Zeichen. Mit einem Klick auf diese Termine fügst du sie zu dieser Plattform hinzu.“
Sobald Plattform B auf einen solchen Termin klickt, verschwindet das + Symbol, und der Titel des Termins enthält „SUPPORT“ sowie den Namen der Plattform A.
Plattform B kann nun eigenständig eine Reisegruppe, Zeitpläne und Notizen zum geteilten Termin hinzufügen.
Sichtbar sind dabei nur die Informationen, die Plattform A für diesen Termin freigegeben hat.
Beide Plattformen verfügen über ihre eigene Reisegruppe sowie getrennte Eingabefelder für Zeitplanung und terminbezogene Infos.
Plattform B kann außerdem die Sichtbarkeit für ihre eigenen Crew-Mitglieder individuell steuern – also, welche der von Plattform A geteilten Inhalte sichtbar sein sollen.
Hinweis: Keine der Plattformen sieht die einzelnen Crew-Mitglieder der jeweils anderen Plattform.
Im Feld
Zieht Plattform A die Teilung zurück (sie entfernt Plattform B im Fenster „Teilen“ wieder oder löscht ihren Termin), bleibt der Termin bei Plattform B bestehen — mit allem, was Plattform B selbst eingetragen hat, etwa Gage, Reisegruppe, Zeitpläne und Kommentare.
Schon ab dem Zurückziehen zeigt er von Plattform A nur noch deren Namen — Spielstätte, Partner und alle anderen Angaben sind seine eigenen. In der folgenden Nacht wird er abgekoppelt: Er übernimmt nichts mehr von Plattform A. Spielstätte, Partner, Ansprechpartner, Status und als Namen den Bandnamen von Plattform A behält er einmalig so, wie Plattform B sie zuletzt gesehen hat — soweit diese Felder bei Plattform B noch leer waren. Was Plattform A nur über die Haken geteilt hatte, fällt weg.
Die Admins von Plattform B bekommen dazu eine E-Mail, und oben im Fenster 'Eckdaten' des Termins steht für Admin und Agentur ein Hinweis (auch mobil). Du kannst den Termin behalten oder löschen;
Wird Plattform A ganz gelöscht, endet die Teilung auf dieselbe Weise. Hinweis und E-Mail sprechen dann von „Teilung beendet“; die E-Mail kommt nur für Termine, die noch bevorstehen.
So generierst du einen teilbaren Link für externe Parteien außerhalb von J.SHOW:
Gehe zu
Ein Fenster „Teilen“ öffnet sich.
Klicke auf
Ein Fenster „Verschlüsselter Link zu diesem Termin“ erscheint.
Der Link befindet sich ganz oben in diesem Fenster.
Wähle aus, welche Kategorien von Informationen du teilen möchtest.
Der Link selbst bleibt unverändert, zeigt aber beim Aufruf immer nur die aktuell freigegebenen Inhalte an.
Am Desktop kannst du den Link im selben Fenster ersetzen, wenn er nicht mehr gelten soll: Klicke auf
Klicke auf
Klicke auf , um das Fenster zu schließen.
Du wirst zurück ins „Teilen“-Fenster geleitet.
Klicke dort erneut auf , um den Vorgang abzuschließen.
Hier findest du eine vollständige Übersicht aller manuellen Formatierungsoptionen, die in J.SHOW-Textfeldern verfügbar sind.
*ABC* → Fetter Text__ABC__ → Unterstrichener Text**ABC** → Kursiver Text~~ABC~~ → [small]ABC[/small] → Kleinerer Text[big]ABC[/big] → Größerer Text[center]ABC[/center] → Zentrierter Text
Soll eines dieser Zeichen einfach als Zeichen stehen bleiben, setze einen umgekehrten Schrägstrich davor: \*, \_, \~, \[, \-. Der Schrägstrich selbst wird nicht mitgedruckt. So bleibt ein Name, der mit einem Sternchen beginnt, vollständig erhalten, statt den folgenden Text fett zu setzen.
Um
Um
Beispiel-Eingabe:
Ankunft -//- 12:00 Uhr
---
Mittagessen -//- 14:30 Uhr
|
Gerendertes Beispiel:
|
Du kannst auch interaktive Links erstellen:
[maps]Straße 1, Stadt 23456, Land[/maps] → erstellt einen direkten Karten-Link — Google Maps, auf iPhone und iPad wahlweise Apple Karten (siehe App-Menü)[tel]+1234567890[/tel] → macht eine Telefonnummer klickbar[mail]email@email.com[/mail] → öffnet das Standard-E-Mail-Programm zur KontaktaufnahmeDiese Formatierungsoptionen sind in den meisten großen Textfeldern der Plattform verfügbar: Zeitpläne, Freie Felder, Sonstige Felder, Catering und im temporären Unterkunft-Textfeld (nur sichtbar, wenn keine Unterkunft zugewiesen ist).
Adressen und Nummern werden von selbst anklickbar. Schreibst du eine Telefonnummer, eine E-Mail-Adresse oder eine Web-Adresse mit www. in einen Text, wird sie in der Anzeige automatisch zum Link – auch ohne [tel] oder [mail]. Ein Tipp auf die Nummer startet auf dem Handy den Anruf, ein Tipp auf die Mail-Adresse öffnet dein E-Mail-Programm.
Das gilt in der Konversation am Termin und in der allgemeinen Konversation, in der Private Notiz, in Kommentar, Catering, Sonstiges und den Freie Feldern, bei Unterkunft und Spielstätte, bei Anreise und Rückreise sowie auf dem Schreibtisch in den Textfeldern, To-Dos und der Konversation – am Desktop, mobil, in der App-Plattform und in der geteilten Termin-Ansicht.
Als Telefonnummer gilt, was mit +, 00 oder 0 beginnt. Datumsangaben, Uhrzeiten, Beträge, Postleitzahlen, IBAN und Rechnungsnummern bleiben normaler Text.
[tel] und [mail].Bei Terminen, die in den nächsten 14 Tagen stattfinden, zeigt J.SHOW automatisch eine Wettervorhersage in der Terminübersicht an — vorausgesetzt, der Spielstätte sind Koordinaten zugewiesen.
Die Wetteranzeige enthält:
Die Wetterdaten werden über die Open-Meteo-API abgerufen und automatisch zwischengespeichert, um schnelle Ladezeiten zu gewährleisten.
Hinweis: Standardmäßig wird die Temperatur in °C angezeigt. Unter
Kira ist der kostenlose Support-Chat von J.SHOW. Sie steht auf der Künstlerplattform, der Agenturplattform und in der App zur Verfügung und hilft dir bei Fragen rund um die Nutzung der Plattform. Kira beantwortet Fragen und hilft weiter — sie bearbeitet selbst nichts in deiner Plattform.
Desktop: Klicke auf den schwebenden
Mobil und App-Plattform: Tippe auf denselben runden
Stelle deine Frage — Kira kann Fragen zur Plattform beantworten, bei Problemen helfen und Fehlermeldungen oder Wünsche aufnehmen.
Dein Chat-Verlauf bleibt innerhalb desselben Browsers bzw. innerhalb der App erhalten — egal ob du dich auf der Künstler- oder Agenturplattform befindest, Kira erinnert sich an eure Unterhaltung.
Um einen neuen Chat zu starten, klicke unten im Chat-Fenster auf
Im Chat-Fenster findest du oben zwei Tabs nebeneinander: Support (das ist Kira) und Assistent.
Kurz gesagt: Kira erklärt und hilft, der Assistent erledigt. Bittest du Kira, etwas einzutragen, verweist sie dich an den Assistenten — und umgekehrt verweist dich der Assistent bei Support- oder Login-Fragen zurück an Kira.
Der Tab Assistent erscheint nur, wenn er für dich freigeschaltet ist (standardmäßig für Menschen mit Admin-, Agentur- oder Tourmanagement-Rechten). Mehr dazu im nächsten Kapitel: KI-Assistent.
Fragst du Kira, wo du etwas findest, beschreibt sie den Weg nicht nur — sie zeigt ihn. Passend zur Antwort legt sie einen farbigen Rahmen um die gemeinte Stelle und dunkelt den Rest der Seite leicht ab, damit dein Blick sofort dort landet. Liegt der Bereich außerhalb des Bildes, scrollt die Seite sanft dorthin.
Du musst dafür nichts anklicken und nichts einschalten. Frag einfach ganz normal, etwa „wo trage ich den Zeitplan ein?“ oder „wo finde ich die Gästeliste?“.
Nennt Kira mehrere Stellen, bekommt jede eine kleine Nummer in der Reihenfolge, in der sie sie erwähnt.
Das Chat-Fenster und die drei runden Knöpfe unten rechts bleiben immer hell — Kira stellt sich nicht selbst ins Dunkel.
Die Markierung verschwindet, sobald du irgendwo klickst oder Esc drückst. Sie verdeckt nichts und blockiert keine Eingaben.
Liegt die gesuchte Stelle auf einer anderen Seite, merkt Kira sich die Markierung: Sobald du dort ankommst, wird sie gesetzt und das Chat-Fenster öffnet sich mit ihrer Erklärung. Diese Vormerkung gilt eine halbe Stunde und löst genau einmal aus.
Zeigen kann Kira auf die Menüpunkte, die Reiter und Boxen im Termin, die Werkzeuge der Terminliste und die Knöpfe unten rechts — auf der Künstlerplattform, der Agenturplattform und in der App. Auch eigene Boxen und umbenannte freie Felder findet sie, weil sich jeder Bereich mit seiner sichtbaren Überschrift selbst meldet.
Und auch hier im Handbuch zeigt Kira: Stellst du ihr eine Frage, springt die Seite zu dem Abschnitt, in dem die Antwort steht, und hebt ihn hervor. Selbst suchen musst du nicht.
Neben Kira gibt es ein Hilfe-Fenster mit den Tutorials – kurzen Erklärvideos zu den einzelnen Funktionen – und diesem Handbuch. Die Tutorials öffnen sich in der Sprache, die du in J.SHOW eingestellt hast.
Desktop: Klicke in der Leiste unten auf
Mobil: Tippe auf das Hamburger-Menü oben rechts und dann auf
App-Plattform: Im Menü steht Tutorials direkt über Handbuch.
Agenturplattform: Auch hier steht in der Leiste unten
Agenturplattform: Direkt daneben steht
Der KI-Assistent ist ein eigener Tab neben Kira im selben Chat-Fenster. Er legt auf Zuruf Daten direkt in deiner Plattform an oder ändert sie — etwa Termine, Spielstätten, Zeitpläne oder Deals. Anders als der Kira-Support ist der Assistent freischaltungspflichtig und standardmäßig nur für Admins sichtbar.
Du gibst dem Assistenten auf drei Wegen Arbeit: direkt im Chat, per E-Mail oder über die KI-Dateianalyse an einem Termin. Bei Support- oder Login-Fragen schickt dich der Assistent zurück an den Support-Tab.
Der Assistent pflegt fast alles, was zu einem Termin gehört. Du sagst ihm in normaler Sprache, was passieren soll — er legt die Daten an oder ändert sie. Ein Überblick, gruppiert nach Bereich:
Der direkteste Weg führt über den Tab Assistent im Chat-Fenster: Tippe deine Anweisung in normaler Sprache ein und schick sie ab.
Beim Öffnen begrüßt dich der Assistent so: „Sag mir, was ich für dich erledigen soll – Termine anlegen, Infos eintragen, Spielstätten pflegen. Schick mir gern auch eine Datei dazu."
Formuliere einfach frei, zum Beispiel „Erstelle einen Termin am 12.09. in der Columbiahalle Berlin“. Du kannst der Anweisung auch eine Datei anhängen — der Assistent liest sie mit aus und verarbeitet sie zusammen mit deinem Text.
Ob der Assistent direkt einträgt oder erst vorschlägt, hängt vom eingestellten Modus ab (siehe Vorschlagen oder direkt eintragen). Im Vorschlags-Modus meldet er sich mit „Ich habe dir die Änderungen als Vorschlag vorbereitet“ — du findest sie dann zur Bestätigung in der Terminübersicht beim betroffenen Termin.
Der Assistent pflegt deine Termine ganz ohne Tippen in der Plattform — direkt aus deinem E-Mail-Postfach. Jede Plattform hat dafür eine eigene Auslöse-Adresse in der Form
Schreib dem Assistenten direkt eine Anweisung an diese Adresse, oder nimm sie einfach in CC deiner E-Mails mit den Veranstaltern, Spielstätten oder Hotels.
Er liest mit und trägt die Inhalte automatisch ein: Termine, Spielstätten, Zeitpläne, Unterkünfte und mehr.
Die Auslöse-Adresse und die berechtigten Absender richtest du unter Freischaltung & Berechtigung ein.
Plattform-Hinweis: Die Einrichtung erfolgt in den Plattform-Einstellungen (siehe unten); das Advancing per E-Mail selbst funktioniert von jedem Postfach aus.
Lade ein Dokument an einen Termin hoch und lass den Assistenten die Inhalte für dich eintragen — Verträge, Daysheets, Hotellisten und Ähnliches.
Desktop & Mobil: Öffne am Termin den Datei-Upload und aktiviere die Option
Optional kannst du in einem Hinweisfeld angeben, worauf der Assistent besonders achten soll — etwa „Nur Bühnenmaße, Kapazität und Ladeweg eintragen“.
Gibst du der KI immer wieder dieselbe Anweisung mit, hinterlege sie einmalig als Standard-Anweisung unter
Der Assistent versteht Bilder, PDFs, Office-Dokumente sowie Textformate (inklusive ODP-Präsentationen). Solange er liest, erscheint ein animierter Hinweis am Dokument.
Ohne Änderungsvorschlag zeigt das Fenster „Analyse abgeschlossen“ das Ergebnis, jetzt auch in der App.
Du entscheidest, ob der Assistent Änderungen erst vorschlägt (du bestätigst sie) oder sie direkt einträgt. Der Modus lässt sich für das E-Mail-Advancing und für die Dateianalyse getrennt einstellen (siehe Freischaltung & Berechtigung).
Im Vorschlags-Modus erscheint am betroffenen Termin ein Panel „Vorschlag vom Assistenten“:
Jeder vorgeschlagene Punkt ist einzeln aufgeführt und lässt sich an- und abwählen.
Mit
Das Panel funktioniert auf Desktop und Handy. Auswahlfelder erscheinen als Dropdowns mit den echten Begriffen deiner Plattform, die Reisegruppe als abwählbare Personen-Chips.
Hast du das Panel geschlossen, öffnest du es über den Knopf „Vorschlag vom Assistenten“ wieder — am Computer steht er in jedem Reiter des Termins, solange der Vorschlag offen ist.
Stimmt an einem gerade vorbereiteten Vorschlag etwas nicht, sag es dem Assistenten einfach (z. B. „bei allen dreien noch die Firma dazu“). Solange daraus noch nichts übernommen oder abgewählt ist, legt er eine korrigierte Fassung an, und der alte Vorschlag verschwindet — ablehnen musst du ihn dafür nicht.
Hat deine Produktion feste Gepflogenheiten, musst du sie dem Assistenten nicht bei jedem Auftrag neu sagen: Unter
Ein Beispiel: „Angaben zur Tontechnik der Spielstätte nicht übernehmen — unsere eigene Tontechnik reist mit.“ Schreib die Regeln in normaler Sprache (bis zu 2.000 Zeichen) und speichere sie.
Der Unterschied zur Standard-Anweisung der KI-Dateianalyse: Die füllt nur das Anweisungsfeld beim Datei-Upload vor und lässt sich pro Datei ändern. Die Zusatzregeln gelten dagegen dauerhaft und auf allen Wegen.
Eine ausdrückliche Anweisung im einzelnen Auftrag geht den Zusatzregeln vor. Und sie erweitern nicht, was der Assistent darf — Berechtigungen und Schutzregeln bleiben, wie sie sind.
Alle KI-Funktionen — Assistent, E-Mail-Advancing, Dateianalyse und Tour-Routing — laufen über ein gemeinsames KI-Kontingent, gemessen in Credits. Es füllt sich jeden Monat automatisch wieder auf.
Mit PRO ist das inkludierte Kontingent doppelt so groß.
Brauchst du mehr? Kaufe Credit-Pakete unter
Der Credit-Verlauf direkt in der Kontingent-Box zeigt die letzten KI-Aufträge: Art (Assistent-Anweisung, Datei-Analyse, E-Mail-Advancing, Tour-Routing), Zeitpunkt und verbrauchte Credits — inklusive der Angabe, ob sie aus Gratis-Credits oder aus gekauften Credits stammen. Mit
Hinweis: Ist das Guthaben aufgebraucht, ist die Checkbox
Läuft das Guthaben erst während einer Dateianalyse leer, bleibt die Datei gespeichert, und an ihr erscheint ein Hinweis, dass sie nicht analysiert wurde. Sobald wieder Credits da sind, startest du die Analyse über diesen Hinweis neu.
Kira kennt den Stand des Guthabens: ist es aufgebraucht, sagt sie das — statt eine Übergabe an den Assistenten zuzusagen, die gar nicht mehr laufen kann. Eine Kulanz-Gutschrift erscheint in der Guthaben-Historie. Schaltest du das automatische Nachladen ein, ohne ein Zahlungsmittel hinterlegt zu haben, steht der Grund jetzt in den Einstellungen; ebenso werden am Eingang abgewiesene Mails dort sichtbar.
Der Assistent und das E-Mail-Advancing werden in den Plattform-Einstellungen eingerichtet — nur für Admins sichtbar.
Desktop: Gehe zu
Standardmäßig ist „Alle mit Admin-, Agentur- oder Tourmanagement-Rechten + unten freigeschaltete Menschen“ gewählt: Alle Menschen mit Admin-, Agentur- oder Tourmanagement-Rechten dürfen den Assistenten nutzen, dazu die Menschen, die du einzeln freigibst. Mit „Nur die unten freigeschalteten Menschen“ beschränkst du den Zugriff ausschließlich auf diese freigegebenen Menschen. Für das E-Mail-Advancing gilt das nicht: Dort verarbeitet der Assistent nur Mails der eingetragenen berechtigten Absender. Mails einer Person, die auf der Plattform deaktiviert ist, weist er auch dann ab, wenn ihre Adresse dort noch steht (Grund: „Absender ist auf dieser Plattform deaktiviert“).
Der Assistent darf dabei nur, was die auslösende Person auch in der Oberfläche darf: Tourmanagement z. B. keine Website-Veröffentlichung, keinen Gebietsschutz und keinen Vertrag – und ohne „Tourmanagement darf alle Termine bearbeiten“ nur an Terminen der eigenen Reisegruppe. Vertrag und Deal setzen nur Admin und Agentur. Artist, Crew+, Crew und Guest können darüber keine Termindaten ändern, die ihnen die Oberfläche verwehrt. Ebenso laden sie darüber niemanden ein, ändern keine anderen Personen, buchen niemanden in die Reisegruppe und pflegen keine individuellen Reise-Einträge; das Tourmanagement verwaltet darüber keine Personen, wenn „TM darf keine Menschen zur Plattform einladen / bearbeiten“ gesetzt ist.
Hinweis: Wird etwas vom Assistenten eingetragen, erscheint als Bearbeiter immer der Mensch, der die Aktion ausgelöst hat — die Crew wird wie bei einer Web-Änderung benachrichtigt.
Vorlagen bilden die logische Grundstruktur deiner Tour-Planung – sie ermöglichen skalierbare, wiederholbare Abläufe über verschiedene Veranstaltungen hinweg, indem Zeitpläne, Crews, Reisen und Unterkünfte über eine zentrale Informationsquelle standardisiert werden.
So erstellst du eine allgemeine 'Terminübersichts-Vorlage', die Zeitpläne, Catering, Zimmeraufteilung, To-Dos, Kontaktpersonen und benutzerdefinierte Informationen enthält:
Gehe zu
Um den Standardtitel 'VORLAGE #' umzubenennen, klicke in der unteren Leiste auf
Ein Fenster 'Umbenennen' erscheint, in dem du einen neuen Titel für diese Vorlage eingeben kannst, z. B. FESTIVALS 2025.
Um eine Vorlage zu leeren, klicke in der unteren Leiste auf
Hinweis: Pro Plattform können maximal 9 Terminübersichts-Vorlagen erstellt werden.
So erstellst du einen 'Zeitplan' innerhalb einer Terminübersichtsvorlage:
Klicke auf das
Ein Fenster 'Zeitplan' erscheint.
Vergib einen Titel neben
Hinweis: Eine Übersicht aller verfügbaren Formatierungsoptionen findest du im Abschnitt Textfeld formatieren.
Wähle aus, für wen dieser Zeitplan sichtbar sein soll, und klicke auf
Hinweis: Du kannst bis zu 3 Zeitpläne pro Vorlage erstellen. Wenn du z. B. separate Zeitpläne für Crew und Artist erstellst, achte darauf, die Sichtbarkeitsberechtigungen entsprechend zu setzen.
So fügst du 'Catering'-Informationen hinzu:
Klicke auf das
Ein Fenster 'Catering' erscheint.
Trage alle relevanten Informationen ein und nutze die Formatierungsoptionen.
Hinweis: Für eine vollständige Übersicht aller Formatierungsmöglichkeiten siehe Textfeld formatieren.
Mit
Klicke auf
So fügst du Freie Felder hinzu:
Klicke auf das
Ein Fenster 'Freies Feld' erscheint.
Vergib einen Titel neben
Trage alle relevanten Informationen ein und nutze die Formatierungsoptionen.
Hinweis: Siehe Textfeld formatieren für alle Möglichkeiten.
Wähle, wer Zugriff auf diesen Bereich haben soll, und klicke auf
Eine vollständige Anleitung zum Erstellen und Anwenden von To-Do-Listen-Vorlagen findest du im Abschnitt To-Do-Liste.
Hinweis: Wenn du die To-Do-Sektion einer Terminübersichts-Vorlage auf einen Termin anwendest, kommen ihre To-dos zu den vorhandenen hinzu — bestehende To-dos bleiben, und ein To-do mit demselben Text wird nicht doppelt angelegt.
So erstellst du eine detaillierte 'Rooming-Liste':
Klicke auf das
Ein Fenster 'Zimmeraufteilung für Unterkunft' erscheint.
Wähle über das Dropdown-Menü Anzahl und Art der Zimmer.
Zimmerbeispiele:
Zimmer manuell zuweisen mit
Klicke auf
Hinweis: Wenn noch keine Namen angezeigt werden, überprüfe, ob die Personen bereits zur Reisegruppe des Termins gehören – sie werden dann automatisch in der Vorlage zugeordnet.
Der Kasten zeigt zunächst Unterkunft 1 bis Unterkunft 4. Sobald Unterkunft 4 Zimmer trägt, erscheint darunter Unterkunft 5; nach jeder weiteren Unterkunft mit Zimmern kommt die nächste dazu, bis Unterkunft 20. Beim Anwenden der Vorlage werden auch diese Zimmer übernommen — siehe weitere Unterkünfte.
So fügst du eine 'Ansprechperson' hinzu:
Klicke auf das
Ein Fenster 'AP Weitere' erscheint.
Trage Funktion (z. B. technischer Leiter, Tourmanager), Name, E-Mail und/oder Telefon ein.
Wähle die Sichtbarkeit und klicke auf
Falls zusätzliche oder sonstige Informationen benötigt werden, nutze den Kasten
So fügst du ein 'Sonstiges'-Feld hinzu:
Klicke auf das
Trage alle relevanten Informationen ein.
Hinweis: Siehe Textfeld formatieren für alle Formatierungsoptionen.
Wähle die Sichtbarkeit und klicke auf
Hinweis: Beim Anwenden einer Terminübersichts-Vorlage musst du nicht die ganze Vorlage übernehmen – jede Kategorie (z. B. Zeitplan, Catering, Rooming-Liste) kann einzeln übernommen werden.
Leere Felder: Bereiche, die in der Vorlage leer sind, stehen mit dem Zusatz (leer) in der Liste und sind nicht angehakt. Eine Vorlage leert nie ein Feld im Termin — willst du etwas leeren, tu das direkt im Termin. Als leer zählt auch ein Zeitplan, der nur einen Titel hat. Ein freies Feld nur mit Titel wird dagegen übernommen: Es kommt auf einen Platz ohne Titel und Inhalt und ersetzt nichts. Ist keiner frei, steht das im Fenster.
So wendest du eine Übersichtsvorlage an:
➀ Aus dem Vorlagenbereich:
Gehe zu
Wähle die gewünschten Kategorien (z. B. Zeitplan, Catering, To-Do)
Klicke auf
Wähle die Termine aus der Liste
Klicke auf
➁ Direkt im Termin:
Gehe zu
Gehe zu
Wähle die gewünschte Vorlage
Wähle die Sektionen und klicke auf
Wenn im Termin schon etwas steht: Leere Bereiche füllt die Vorlage einfach, und steht im Termin schon genau derselbe Inhalt, passiert nichts. Steht dort etwas anderes, erscheint unter dem Bereich „Am Termin schon ausgefüllt:“ mit der Wahl
Freie Felder ordnet J.SHOW über den Titel zu: Ein Feld der Vorlage landet im freien Feld des Termins mit demselben Titel, sonst in einem noch unbenutzten. Ist keins mehr frei, erscheint „Am Termin ist kein freies Feld mehr frei:“ — wähle
Wendest du die Vorlage über
Du kannst die Daten eines bestehenden Termins direkt als neue Vorlage speichern — verfügbar für alle 5 Vorlagen-Typen: Übersicht, Reisegruppe, Fahrzeuge, Vertrag und Finanzen.
Gehe im gewünschten Termin zum jeweiligen Tab (z. B.
Klicke auf
Hinweis: Der Button erscheint nur, wenn weniger als 9 Vorlagen des jeweiligen Typs vorhanden sind.
Für eine vollständige Anleitung zum Erstellen und Anwenden von
Für Infos zum Erstellen von Fahrzeugen und
Für eine vollständige Anleitung zum Erstellen von Songpools und Setlists siehe Setlists.
Erstelle zugewiesene Vorlagen für unterschiedliche Terminarten – wie z. B. Tour, Festival, Reisetag, Aufbau – und verknüpfe sie direkt mit diesen zugewiesenen Vorlagen.
Nach der Verknüpfung wird die jeweilige Vorlage automatisch angewendet, sobald du einen neuen Termin dieser Art erstellst – inklusive Zeitplan, Zimmeraufteilung, Catering, Kontaktpersonen etc.
So verknüpfst du Vorlagen mit Terminarten:
Erstelle eine Terminübersichts-Vorlage unter
Gehe zu
Nutze das Dropdown-Menü in jeder Spalte, um passende Vorlagen zuzuweisen.
Die Änderungen werden automatisch gespeichert.
Beispiel: Wenn bei allen Tour-Terminen automatisch die Terminübersichts- und Fahrzeugvorlage angewendet werden soll, wähle diese in der entsprechenden Zeile aus.
Hinweis: Vorlagen werden nur automatisch bei neuen Terminen angewendet.
Wenn du später die Terminarten bei einem bestehenden Termin änderst, erscheint ein Häkchen, mit dem du
Brauchst du bei vielen Terminen dieselben Gästelisten-Bereiche (z. B. Saal, Loge, Balkon), legst du sie einmal als Vorlage an. Jeder neue Termin bekommt sie dann automatisch.
So legst du die Vorlage an:
Gehe zu
Trage im Feld
Unter Gilt für stehen alle Terminarten, die eine Show sind — anfangs alle angehakt. Entferne den Haken bei den Terminarten, für die der Bereich nicht gelten soll. Eine später angelegte Show-Terminart bekommt den Bereich von selbst. Terminarten ohne Show (etwa Reisetag, Aufbau, Abbau oder Off-Day) haben keine Gästeliste und stehen nicht zur Wahl.
Soll jeder Eintrag einem Bereich zugeordnet sein, aktiviere unter den Bereichen Bereich beim Eintragen verpflichtend. Der Haken gilt für die ganze Vorlage und wird auf die Hauptliste jedes Termins übertragen, der Bereiche aus der Vorlage bekommt.
Wann wird die Vorlage angewendet? Beim Anlegen eines Termins und — wenn du die Vorlagen übernimmst — beim Wechsel der Terminart, wie bei den übrigen Terminart-Vorlagen. Es wird nur ergänzt: Einen Bereich gleichen Namens, den der Termin schon hat, legt J.SHOW nicht doppelt an; vorhandene Bereiche samt Einträgen und Kontingenten bleiben unverändert.
Einen Bereich nachträglich an bestehende Termine hängen:
Klicke beim Bereich auf
Berücksichtigt werden Termine ab heute mit einer der angehakten Terminarten. Termine, die den Bereich schon haben, abgesagte Termine und Termine ohne Gästeliste bleiben unverändert. Fehlt er nirgends mehr, steht dort Alle zukünftigen Termine dieser Terminarten haben den Bereich schon.
Zusätzlich zu Planung, Bühnenanweisung und Hospitality Rider legst du beliebig viele eigene Statusfelder an — zum Beispiel für Parken, Merch oder eine Funklizenz. Sie erscheinen im Termin direkt unter den Eckdaten, in der Fokusansicht und als wählbare Spalten im CSV-Export der Terminliste.
So legst du ein Feld an:
Gehe zu
Gib eine Bezeichnung ein. Optional vergibst du ein Kürzel (bis 5 Zeichen) — es steht als Spaltenkopf in der Fokus-Tabelle. Lässt du es leer, werden die ersten vier Buchstaben der Bezeichnung verwendet.
Lege unter Auswahl die Werte fest und wähle für jeden eine Farbe (grün, gelb, orange, rot, blau oder grau). Ein neues Feld bringt OK, offen und entfällt als Vorschlag mit; leere Zeilen kannst du für weitere Werte nutzen, einzelne Werte über löschen entfernen.
Hake unter Anzeigen bei diesen Terminarten an, bei welchen Terminarten das Feld erscheinen soll. Terminarten ohne Show (etwa Offday oder Reisetag) sind anfangs abgewählt.
Klicke auf
In der Übersicht änderst du mit den Pfeilen die Reihenfolge, in der die Felder im Termin erscheinen, und öffnest ein Feld über das Stift-Symbol zum Bearbeiten.
Hinweis: Löschst du ein Feld, gehen die bei allen Terminen gesetzten Werte dieses Feldes verloren.
Hinweis: Felder anlegen und bearbeiten dürfen Admin und Agentur. Wer die Werte am Termin setzen darf, steht unter Planungsstatus.
Beim Einladen einer neuen Person zu einer Künstlerplattform wirst du gebeten, die passende Berechtigungsstufe für diese Person auszuwählen.
Um als Admin oder Agentur die
Wenn du in der Künstlerplattform eingeloggt bist, wird deine E-Mail-Adresse und deine Berechtigungsstufe unten links angezeigt.
In der Künstlerplattform kannst du eine Vorschau der Plattformansicht je nach Zugriffsrechten anzeigen, indem du unten links eine Stufe auswählst.
Hinweis: Um bestimmte Funktionen sehen zu können, musst du selbst Mitglied der jeweiligen Reisegruppe sein.
Schreibtisch-Berechtigungen
Legt fest, was Nutzer*innen auf dem Schreibtisch sehen können.
Die Tabelle zeigt nur Schreibtisch-bezogene Berechtigungen – sie bestimmen, wer welche Felder und Bereiche auf dem Schreibtisch sehen kann.
| ANSICHT / BEARBEITEN (Wenn nicht anders angegeben, umfasst die Berechtigung beides) |
Admin | Agentur | TM | Artist | Crew+ | Crew | Guest |
| Schreibtisch-Tab | |||||||
| Allgemeine Dateien / Rider ANSICHT | |||||||
| Allgemeine Dateien / Rider BEARBEITEN | |||||||
| Kalender abonnieren | |||||||
| Persönliche Dateien | |||||||
| Allgemeine Konversation | |||||||
| Änderungshistorie von Terminen ANSICHT | |||||||
| Gästelisten-Anfragen | ➊ | ➊ | |||||
| Konversationen | |||||||
| Verkaufsstatistiken PRO |
➊ Nur sichtbar, wenn „Hinzufügen und Bearbeiten“ unter EINSTELLUNGEN > GÄSTELISTEN aktiviert ist
Termin-Berechtigungen
Steuert den Zugriff auf die Terminliste und alle tourweiten Übersichten.
Die folgende Tabelle zeigt, wer die vollständige Liste aller Termine auf der Plattform sehen kann – einschließlich allgemeiner Übersichten, Vorverkaufsinfos und der vollständigen Terminliste.
| ANSICHT / BEARBEITUNG | Admin | Agentur | TM | Artist | Crew+ | Crew | Guest |
| TERMINE | |||||||
| TERMINÜBERSICHT | ➊➋ | ➊ | ➊ | ➌ | |||
| KARTE | ➊ | ➊ | ➊ | ➌ | |||
| KALENDER | |||||||
| BLOCK-EINTRÄGE | ➍ | ➍ | ➍ | ➍ | |||
| NEUEN TERMIN ERSTELLEN | ➏ | ||||||
| TERMINLISTE | ➎ | ➎ | ➎ | ➎ | |||
| VORVERKÄUFE PRO |
➊ Standardmäßig sind alle Termine sichtbar. Um die Sichtbarkeit auf Mitglieder der Reisegruppe zu beschränken, aktiviere die Option „Sichtbarkeit der Termine“ unter EINSTELLUNGEN > BERECHTIGUNGEN.
➋ Standardmäßig können Termine nur bearbeitet werden, wenn man Teil der Reisegruppe ist. Um die Bearbeitung aller Termine zu erlauben, aktiviere „Tourmanagement darf alle Termine bearbeiten“ unter 'Berechtigungen für Tourmanagement' in EINSTELLUNGEN > BERECHTIGUNGEN (nur möglich, wenn „Sichtbarkeit der Termine“ nicht aktiviert ist).
➌ Termine sind nur sichtbar, wenn Nutzer*innen Teil der Reisegruppe sind. Bearbeitung ist nicht möglich.
➍ Standardmäßig nicht sichtbar. Sichtbarkeit und/oder das Hinzufügen von Block-Einträgen kann unter „Block-Einträge“ in EINSTELLUNGEN > BERECHTIGUNGEN aktiviert werden. Den Kalender selbst sieht jede Berechtigungsstufe — darin aber nur die Termine, die sie auch öffnen darf. Block-Einträge erscheinen darin nur, wenn sie für die Berechtigungsstufe sichtbar sind; davon hängt auch der Planen-Modus der Terminliste ab.
➎ Wenn die Sichtbarkeit auf Mitglieder der Reisegruppe beschränkt ist und du nicht enthalten bist, bleibt die Terminliste dennoch sichtbar (aber nicht bearbeitbar), wenn das Crewbuchungstool für dein Profil aktiviert ist – so kannst du trotzdem deine Verfügbarkeit angeben.
➏ Standardmäßig deaktiviert. Kann unter „Berechtigungen für Tourmanagement“ in EINSTELLUNGEN > BERECHTIGUNGEN aktiviert werden. Wenn aktiviert, kann das Tourmanagement neue Termine erstellen und bestehende Termine duplizieren.
Verwaltet den Zugriff auf Details innerhalb einzelner Termine.
Die folgende Tabelle definiert, was Nutzer*innen innerhalb eines bestimmten Termins sehen und bearbeiten können — einschließlich Show-Details, Crew-Zuweisungen, interner Notizen und mehr.
| ANSICHT / BEARBEITUNG (Wenn nicht anders angegeben, beinhaltet die Berechtigung beides) |
Admin | Agentur | TM | Artist | Crew+ | Crew | Guest |
| TERMINÜBERSICHT ANSICHT | ➊ | ➊ | ➊ | ➌ | |||
| TERMINÜBERSICHT BEARBEITUNG | ➋ | ||||||
| Eckdaten ANSICHT | |||||||
| Eckdaten BEARBEITUNG | ➒ | ➒ | ➋ | ||||
| To-Do | |||||||
| Private Notiz | |||||||
| GÄSTELISTE ANSICHT | ➑ | ➑ | ➑ | ➑ | ➑ | ||
| GÄSTELISTE EINTRAG | ➍➎ | ➍➎ | ➎ | ➎ | |||
| GÄSTELISTE EINSTELLUNGEN | ➓ | ➓ | ➓ | ||||
| REISEGRUPPE ANSICHT | |||||||
| REISEGRUPPE BEARBEITUNG | |||||||
| FAHRZEUGE ANSICHT | |||||||
| FAHRZEUGE BEARBEITUNG | |||||||
| VERTRAG PRO | ➏ | ➏ | |||||
| AUSGABEN PRO | ➏ | ➏ | |||||
| VORVERKÄUFE PRO | ➐ | ➐ | ➐ | ➐ |
➊ Standardmäßig sind alle Termine sichtbar. Um die Sichtbarkeit auf Mitglieder der Reisegruppe zu beschränken, aktiviere die Option "Sichtbarkeit der Termine" unter EINSTELLUNGEN > BERECHTIGUNGEN.
➋ Standardmäßig können Termine nur bearbeitet werden, wenn man Teil der Reisegruppe ist. Um vollständige Bearbeitung zu erlauben, aktiviere "Tourmanagement darf alle Termine bearbeiten" unter 'Berechtigungen für Tourmanagement' (nur möglich, wenn "Sichtbarkeit der Termine" nicht aktiviert ist).
➌ Termine sind nur sichtbar, wenn Nutzer*innen zur Reisegruppe gehören.
➍ Kann Gästelisten-Einträge hinzufügen und bearbeiten – nur wenn unter EINSTELLUNGEN > GÄSTELISTEN > Gästeliste hinzufügen & bearbeiten aktiviert.
➎ Kann nur Anfragen stellen – nur wenn unter EINSTELLUNGEN > GÄSTELISTEN aktiviert.
➏ PRO-Funktion – nur sichtbar, wenn unter EINSTELLUNGEN > BERECHTIGUNGEN aktiviert („für Artist sichtbar“ bzw. „für jew. Tourmanagement sichtbar“).
➐ Nur sichtbar, wenn unter EINSTELLUNGEN > TICKETS > VVK in Terminübersicht aktiviert.
➑ Sichtbarkeit der gesamten Gästeliste kann verwaltet werden unter EINSTELLUNGEN > GÄSTELISTEN > "Sichtbarkeit der Gästeliste".
➒ Terminverschiebung, Duplizierung und Löschung nur mit dieser Berechtigung möglich.
➓ Kann die Gästelisten-Einstellungen für den Termin bearbeiten (nur Admin, Agentur und TM — TM nur mit Bearbeitungsrechten für den Termin).
Menschen-Berechtigungen
Bezieht sich auf alles, was mit der Verwaltung von Nutzer*innen und Teammitgliedern zu tun hat.
Dies umfasst das Einladen, Bestätigen oder Bearbeiten von Personen auf der Plattform – egal ob Künstler*innen, Crew-Mitglieder, Gäste oder Personen mit einer anderen Berechtigungsstufe.
| ANSICHT / BEARBEITEN | Admin | Agentur | TM | Artist | Crew+ | Crew | Guest |
| MENSCHEN-Tab | |||||||
| ÜBERSICHT | |||||||
| CREWBUCHUNG | ➋ | ➌ | ➌ | ➌ | |||
| Neue Person hinzufügen | ➊ | ||||||
| EXPORT | ➋ | ||||||
| GLOBAL | ➍ | ➍ | |||||
| DATEIEN | ➋ |
➊ Nur wenn die Option „TM darf keine Menschen zur Plattform einladen / bearbeiten” nicht aktiviert ist unter EINSTELLUNGEN > BERECHTIGUNGEN > “Berechtigungen für Tourmanagement”
➋ Nur wenn „Tourmanagement darf alle Termine bearbeiten” aktiviert ist unter EINSTELLUNGEN > BERECHTIGUNGEN > “Berechtigungen für Tourmanagement”
➌ Nur wenn das Crewbuchungstool für das jeweilige Profil aktiviert ist
➍ Nur wenn die Person das Globale Crewregister in ihrem Profil aktiviert hat
Vorlagen-Berechtigungen
Steuert, wer Vorlagen einsehen, erstellen oder bearbeiten darf.
| ANSICHT / BEARBEITEN | Admin | Agentur | TM | Artist | Crew+ | Crew | Guest |
| VORLAGEN-Tab | |||||||
| SETLIST | |||||||
| ÜBERSICHT | |||||||
| REISEGRUPPE | |||||||
| FAHRZEUGE | |||||||
| TERMINARTEN | |||||||
| GÄSTELISTE | |||||||
| VERTRAG PRO | |||||||
| FINANZEN PRO |
Sonstige Berechtigungen
Steuert den Zugriff auf sekundäre, aber essenzielle Produktionstabs wie Fahrzeuge, Spielstätten, Unterkünfte und Finanzen.
| ANSICHT / BEARBEITUNG | Admin | Agentur | TM | Artist | Crew+ | Crew | Guest |
| FAHRZEUGE-Tab | |||||||
| SPIELSTÄTTEN-Tab | |||||||
| PARTNER-Tab | |||||||
| UNTERKÜNFTE-Tab | |||||||
| MENSCHEN > BUCHUNGSLISTE | ➋ | ||||||
| FINANZEN-Tab PRO | ➊ |
➊ Nur sichtbar, wenn die Option unter EINSTELLUNGEN > BERECHTIGUNGEN aktiviert ist.
➋ Nur wenn unter EINSTELLUNGEN > BERECHTIGUNGEN „Tourmanagement darf alle Termine bearbeiten“ aktiviert ist.
Einstellungen Berechtigungen
Verwaltet den Zugriff auf plattformweite Konfigurationsoptionen.
Diese Einstellungen steuern, wer Systemstandards, Berechtigungen und andere grundlegende Elemente im Bereich
| ANSICHT / BEARBEITUNG | Admin | Agentur | TM | Artist | Crew+ | Crew | Guest |
| Reiter EINSTELLUNGEN | |||||||
| BERECHTIGUNGEN | |||||||
| Sichtbarkeit Infos Spielstätte | |||||||
| Technische Ansprechperson von Spielstätten | |||||||
| Geburtstage | |||||||
| Sichtbarkeit der Termine | |||||||
| Berechtigungen für Tourmanagement | |||||||
| To Do | |||||||
| Block-Einträge | |||||||
| Ankündigungen / Anstehende Shows | |||||||
| MENSCHEN | |||||||
| Konditionen | |||||||
| GÄSTELISTE | |||||||
| Darstellung PDF | |||||||
| Allgemein | |||||||
| Sichtbarkeit der Gästeliste | |||||||
| Gästeliste Hinzufügen & Bearbeiten | |||||||
| Aftershow / Backstage / Photo | |||||||
| Limit | |||||||
| Preisgruppen PRO | |||||||
| DAYSHEET | |||||||
| TOURPASS | |||||||
| DARSTELLUNG | |||||||
| BENACHRICHTIGUNGEN | |||||||
| TICKETS PRO | |||||||
| VERTRAG PRO | |||||||
| FINANZEN PRO | |||||||
| PLATTFORM | |||||||
| Plattform kündigen |
Im Kasten
Personen mit
Personen mit
Für
Hinweis für Tourmanagement: Ist die Sichtbarkeit für
Nutzer*innen mit aktiviertem Crewbuchungstool können weiterhin die vollständige Terminliste einsehen, um ihre Verfügbarkeit anzugeben. Wenn ihre Berechtigungsstufe in der Sichtbarkeit eingeschränkt ist, können sie Termin-Details aber nur öffnen, wenn sie zur Reisegruppe gehören. Optional lassen sich Termine mit Status Idee oder Option für Personen mit Crew-Buchungstool ganz ausblenden.
Ist die Sichtbarkeit für mindestens eine Stufe eingeschränkt, zeigt die Terminübersicht
Der Bereich
Einen Teil der Plattform-Einstellungen kannst du auch in der mobilen Ansicht ändern — die, deren Funktionen auch am Handy bedienbar sind.
Mobil: Tippe auf das Hamburger-Menü oben rechts und dann auf Einstellungen. In der Leiste oben wechselst du zwischen
Darunter stehen dieselben Kästen wie am Desktop, und sie speichern genauso. Personen für die Gästelisten-Benachrichtigungen wählst du mobil direkt aus einer Liste aus.
Wer sieht was: Admin und Agentur sehen alle vier Punkte. Tourmanagement sieht
Unter
Lege fest, welche Profil-Felder zusätzlich Pflicht sind. Jedes der drei Felder hat einen eigenen Haken:
Hinweis: Vorname und E-Mail sind immer Pflicht.
Aktiviere die Funktion, um deine öffentlichen Tourdaten auf einer externen Website anzuzeigen. Wähle zwischen einem Standard- oder Minimalistischen Anzeigeformat. Siehe Tourdaten auf der Website einbinden für Details.
Erstelle und verwalte API-Tokens für den programmatischen Zugriff auf deine Plattformdaten. Die Dokumentation ist unter api/index.php auf deiner Plattform verfügbar.
Du kannst mehrere API-Keys pro Plattform anlegen — zum Beispiel einen Key pro angebundenes System (Website, Mobile App, interner Dienst). Jeder Key lässt sich separat umbenennen, ein-/ausblenden, kopieren oder löschen.
Desktop (Künstlerplattform): Gehe zu
Desktop (Agenturplattform): Gehe zu
Klicke auf
Neben jedem Key stehen drei Aktionen zur Verfügung: Anzeigen/Verbergen, Kopieren und Löschen. Bestehende Einzel-Keys werden automatisch erkannt und bei der ersten Änderung auf das neue Format migriert — bestehende Integrationen laufen ohne Anpassung weiter.
Die API liefert pro Termin zusätzliche Felder, mit denen du auf deiner Website oder in eigenen Integrationen feiner steuern kannst, was wann sichtbar ist:
Die API gibt grundsätzlich alle bevorstehenden Termine aus — ob ein einzelner Termin sichtbar wird, entscheidet dein Konsument anhand dieser Status-Felder.
Standardmäßig werden nur veröffentlichte und TBA-Termine ausgegeben. Wenn ein Key auch unpublished-Termine sehen soll, kannst du das pro API-Key freischalten:
Klicke neben dem API-Key auf das
Hinweis: Diese Einstellung gilt pro Key — bestehende Keys behalten ihr bisheriges Verhalten. Die Felder tba und tbaDate bleiben aus Kompatibilitäts-Gründen erhalten, sind aber durch publishStatus und releaseStart abgelöst.
Auf der Agenturplattform funktionieren API-Keys und das Einstellungs-Fenster mit der Checkbox
Die API kann nicht mehr nur lesen, sondern Daten auch anlegen und ändern. Beschreibbar sind: Termine, Spielstätten, Unterkünfte, Veranstalter/Partner, Catering, Setlist, Fuhrpark, Gästeliste, Deal/Finanzielles und Datei-Anhänge.
Der Schreibzugriff wird pro API-Key einzeln freigeschaltet:
Klicke neben dem Key auf das
Aktiviere
Ergänzend gibt es die Checkbox
Hinweis: Diese Checkbox gibt es nur auf der Künstlerplattform. Auch die Agentur-API kann schreiben — aber nur in die Künstlerplattformen, die du im Einstellungs-Fenster des Agentur-Keys in der Spalte
Für eine sprachgesteuerte Dateneingabe (ohne API) siehe KI-Assistent.
Unter
Konfigurationsoptionen umfassen:
Neben hell und dunkel gibt es die Einstellung
Unter
Lege fest, wer Benachrichtigungen erhält:
Für gelöschte Termine gibt es neben der Frage an wen eine zweite: ob überhaupt. Der Haken
Termine mit dem Status Idee, Option oder noch nicht bestätigt werden dann still gelöscht — ohne E-Mail und ohne Eintrag in der Mitteilungszentrale.
Der Haken kommt zur gewählten Empfängergruppe hinzu, er ersetzt sie nicht — die drei Empfängerkreise darüber schließen einander aus, dieser hier wirkt zusätzlich.
Wer mehrere Termine hintereinander verschiebt oder löscht, löst damit nicht mehr für jeden einzelnen Handgriff eine eigene E-Mail aus. Die Meldungen werden je Empfängerin gesammelt und als eine Mail verschickt.
Verschickt wird, sobald an diese Person zehn Minuten lang nichts mehr passiert ist. Die Zeit ist also Ruhe und kein festes Fenster: Solange du weiterarbeitest, wartet die Sammelmail auf dich.
Die Mitteilungszentrale wird davon nicht berührt — dort steht jede Änderung wie bisher sofort. Gebündelt ist nur der Mailversand.
Unter
Im Tab
Im Tab
Mit
Mit
Bausteine rund um die Reisegruppe: Im Baukasten gibt es außerdem diese Bausteine:
Tipp: Eine Vorlage, die nur den Baustein Catering Reisegruppe enthält, ergibt ein PDF für das Catering.
Hinweis: Diese Bausteine gibt es nur im Baukasten. Das klassische Daysheet und deine bestehenden Vorlagen ändern sich dadurch nicht. Passive Mitglieder, die nur für Admin/Agentur sichtbar sind, stehen im Baustein Reisegruppe nicht — gleich, wer das Daysheet erstellt. Der Baustein zählt damit wie die Reisegruppe im Termin. Wer von ihnen mitisst, zählt im Baustein Catering Reisegruppe weiter mit.
Hinweis: Der Baukasten steht Admin, Agentur und Tourmanagement zur Verfügung.
Unter
Unter
Unter
Wichtige Optionen umfassen:
Unter
Neben den festen Ausgaben-Kategorien kannst du eigene anlegen — direkt neben dem Mehrwertsteuer-Bereich unter
Klicke auf
Über
Deine eigenen Kategorien stehen überall dort zur Verfügung, wo auch die festen genutzt werden: beim Erfassen von Ausgaben, in der MwSt- und Kostenübernahme-Zuordnung, in der Abrechnung, im PDF- und CSV-Export sowie in den Auswertungen. Eine deaktivierte Kategorie verschwindet aus den Dropdowns, bleibt aber auf bisherigen Ausgaben sichtbar — es geht nichts verloren.
Unter
Du kannst mehrere
Gehe zu
Beim Erstellen einer Rechnung, Anzahlungsrechnung oder Provisions-/Auslagenrechnung wählst du den gewünschten Rechnungssteller über ein Dropdown im Formular. In der Rechnungsliste werden Rechnungssteller als farbige Badges angezeigt.
Ist deine Plattform mit einer Agentur verknüpft, steht zusätzlich der Agentur-Rechnungssteller zur Auswahl, der die Firmendaten der Agentur verwendet.
Wer unter mehreren Firmen abrechnet, verschickt deren Rechnungen meist auch von deren Adresse. Der Mailserver hängt deshalb am Rechnungssteller, nicht an der Plattform.
Gehe zu
Wähle im Block Eigener Mailserver zwischen J.SHOW E-Mail und Eigener Mailserver.
Trage ein: Absender-Name, Absender-E-Mail, SMTP-Server, Port, Verschlüsselung, Benutzername, Passwort.
Klicke auf Verbindung testen, bevor du den Zugang scharf schaltest — der Test läuft über denselben Zugang, mit dem später verschickt wird.
Auf der Agenturplattform gibt es denselben Block für die Agentur selbst.
Verfügbarkeit: Die DATEV-Integration ist nur für Plattformen mit Sitzland Deutschland aktiv.
Unter
Bei mehreren
J.SHOW bietet umfangreiche Exportmöglichkeiten über die gesamte Plattform. Ob du Tabellen, PDFs oder buchhaltungskompatible Dateien benötigst — hier ist eine Übersicht aller verfügbaren Export-Optionen.
Exportiere deine Termindaten über
Hinweis: Ein Kalender-Abo ist kein Export und steht deshalb nicht in diesem Fenster. Die Adresse zum Abonnieren findest du auf dem
Hinweis: Der ältere Button „Termin-Liste als CSV (mit Setlist)“ wurde entfernt. Setlist-Exporte laufen jetzt ausschließlich über das Setlist-Modul (siehe Setlist- & GEMA-Exporte).
Exportiere dein Teamverzeichnis über
Der CSV-Export enthält:
Auch der CSV-Export der Reisegruppe (
Hinweis: Sensible Daten (Passwörter, interne Kommentare) werden automatisch ausgeschlossen. Der Export ist DSGVO-konform.
Exportiere deine Datenbanken über die jeweiligen Tabs:
Alle Datenbank-Exporte sind im CSV-Format.
Exportiere Setlists als CSV-Dateien mit Position, Titel, Dauer, Werknummer, Komponist, Notizen und allen selbst definierten Feldern.
Drucke formatierte Setlists mit deinen angepassten Formatierungsvorlagen. Jede Vorlage kann verschiedene Felder für unterschiedliche Funktionen enthalten (z.B. Musiker, Licht, Ton).
Für GEMA-konforme Urheberrechts-Meldungen stehen zwei spezialisierte Excel-Exporte (XLSX) zur Verfügung:
Beide Exporte erreichst du auch direkt im Setlist-Kasten des Termins über
Zwei Angaben im Kopf von G3.1 kannst du für alle Termine voreinstellen: unter
Exportiere Vorverkaufs-Ticketdaten als CSV-Datei mit allen Ticketing-Informationen.
Erstelle einen umfassenden PDF-Bericht der Vorverkaufsaktivität mit:
Erstelle detaillierte XLSX-Arbeitsmappen mit mehreren Blättern: Einnahmen, Ausgaben (tatsächlich), Ausgaben (geplant) und Gewinn — gruppiert nach Abrechnungspaket.
Exportiere Finanzdaten im DATEV-kompatiblen CSV-Format für die nahtlose Übertragung in deine Buchhaltungssoftware. Erfordert eine konfigurierte DATEV-Integration unter Einstellungen.
Erstelle und drucke Verträge und Rechnungen als PDF-Dokumente direkt aus einzelnen Terminen:
Drucke Daysheets und Reisepläne für einzelne Termine oder im Stapel:
Den Stapeldruck können Admin, Agentur und Tourmanagement nutzen. Das Tourmanagement bekommt dabei genau die Termine, die es ohnehin öffnen darf.
Der Inhalt der Daysheets ist konfigurierbar unter Reiseplan- & Daysheet-Einstellungen.
Alle exportierten PDF- und Tabellendateien können deinen individuellen Namenskonventionen folgen. Konfiguriere Dateinamen-Muster unter
{ARTIST} — Künstlername{TYPE} — Dokumenttyp{DATE} — Vollständiges Datum{DATE_YM} — Jahr und Monat{TITLE} — Termin- oder Dokumenttitel{TEMPLATE} — Vorlagenname (für Setlists)Individuelle Dateinamen sind verfügbar für: Gästelisten, Daysheets (samt Zeitplan und freiem Feld), Setlists, Zimmerlisten, Kalender, Verträge, Rechnungen, Vorauszahlungsrechnungen, Abrechnungen, Künstlerabrechnungen, VVK-Exporte und Finanzexporte.
Die Muster für Gästelisten und Daysheets stehen unter
Die PRO-Version von J.SHOW ermöglicht es dir, die finanzielle Seite einer Tour vollständig zu verwalten – von der anfänglichen Vertragserstellung bis zur finalen Abrechnung mit dem Künstler. Unten findest du den empfohlenen Schritt-für-Schritt-Ablauf zur Einrichtung, Nachverfolgung und Abwicklung einer Tour mit den PRO-Tools:
Gehe zu
Hier definierst du alle wichtigen finanziellen Eckdaten:
Dieser Vertrag stellt die Vereinbarung zwischen der Agentur (oder dem Künstler) und dem lokalen Partner dar. Verträge zwischen Agentur und Künstler werden nicht in J.SHOW verwaltet.
Siehe Abschnitt: Vertrag
Gehe zu
Trage die wöchentlichen Verkaufszahlen pro Ticketsystem ein.
Siehe Abschnitt: Wöchentliche Vorverkäufe nachverfolgen
Gehe zu
Trage alle geplanten und tatsächlichen Kosten pro Termin ein oder verwende eine Finanzvorlage.
Siehe Abschnitt: Ausgaben
Gehe zu
Fasse mehrere Termine (z. B. eine Tour) zusammen. Das System berechnet nun:
Siehe Abschnitt: Finanzen
Schließe den Vorverkauf, finalisiere alle Kosten und drucke die Finanzübersicht.
Du kannst nun Rechnungen erstellen an:
Standardmäßig:
Der PRO-Bereich (Verträge, Ausgaben, Finanzzahlen, Kontingent) ist immer für Benutzer mit Admin- oder Agentur-Rechten sichtbar.
Das Feld 'Vorverkauf' in der Terminübersicht wird davon unabhängig über eine eigene Sichtbarkeits-Einstellung gesteuert.
Weitere Berechtigungsstufen freischalten:
Gehe zu
Im selben Kasten findest du außerdem
Um PRO-Inhalte für eine bestimmte Person vollständig auszublenden:
Gehe in deren
Setzt du 'PRO unsichtbar' an deinem eigenen Profil, fragt J.SHOW vorher nach: Verträge, Vertragsvorlagen und die Zahlen zu Vorverkauf und Auslastung siehst du danach nicht mehr — und auch diesen Haken nicht. Zurücknehmen kann das nur ein anderer Admin; gibt es auf der Plattform keinen weiteren, sagt die Rückfrage das, und dann hilft nur noch der Support. Das Abwählen und das Setzen am Profil einer anderen Person fragen nicht.
Tipp: In der Terminliste öffnet ein Klick auf die linke Spalte die Terminübersicht – ein Klick auf die rechte Spalte führt direkt zum Vertragsbereich.
Die
Jede Tabelle ist ein Raster aus bis zu vier Venues (Haupt-Spielstätte + bis zu drei Alternativen, wie sie im Termin hinterlegt sind) × allen Datumsoptionen des Termins (Haupttermin und Terminoptionen). In jedem Feld steht getrennt, was die Spielstätte an diesem Tag meldet und was ihr mit ihr vereinbart habt — ihr kommentiert direkt in der Tabelle, und wenn ihr euch geeinigt habt, übernimmst du die Bestätigung mit einem Klick als Termin.
So erreichst du es: Öffne aus der Terminliste das Routing und wechsle auf den Tab
Damit eine Tabelle sinnvoll ist, sollte der Termin eine Haupt-Spielstätte und optional weitere Venue-Alternativen sowie bei Bedarf Terminoptionen (alternative Tage) enthalten.
Gehe zu
Existiert noch keine Tabelle, fragt J.SHOW zuerst: 'Welche Art von Tabelle soll es sein?'
'+ Ein Termin' — Spielstätte und Tag für genau diesen Termin finden. Wer die Bestätigungen übernimmt, macht den Termin daraus und schließt die Tabelle.
'+ Mehrere Termine (Sammelabfrage)' — für einen Partner, eine Region oder einen Tourabschnitt: Jede Übernahme legt einen eigenen Termin an, die Tabelle bleibt offen.
Die Tabelle startet mit den aktuellen Spielstätten-Alternativen und Datumsoptionen des Termins. Im Kasten 'Art dieser Tabelle' kannst du die Art umstellen, solange noch kein Termin aus der Tabelle entstanden ist.
Weitere Datumsoptionen ergänzt du direkt in der Tabelle über
Mehrere Tage im Kalender wählen:
Entfernst du einen Tag über das ✕ in der Datumsspalte, gehen seine Einträge mit. Stehen dort schon Einträge, fragt J.SHOW vorher nach und nennt, wie viele es sind und wie viele davon vom Partner stammen.
Mehrere Tage auf einmal löschen: Klicke in der Titelzeile der Tabelle auf
Ganze Zeiträume auf einmal: Mit
Spielstätten verwalten: Über
Bevorzugte Spielstätten: Mit dem Stern (★) neben dem Spielstätten-Namen markierst du eine Spielstätte als
Oben in der Tabelle findest du den öffentlichen Link — kopiere ihn mit
Trage im Feld Bearbeiter-E-Mail eine oder mehrere E-Mail-Adressen des Partners ein (jeweils mit
Klicke auf
Im Feld Benachrichtigung an hinterlegst du E-Mail-Adressen deiner internen Kolleg:innen, die informiert werden sollen, sobald der Partner etwas in der Tabelle ändert. Die Vorschlagsliste zieht sich automatisch aus allen Admin- und Agentur-Nutzer:innen der Plattform. Antwortet ihr auf diese E-Mail, geht die Antwort an den Partner — an die erste Adresse, an die die Tabelle ging.
Jedes Feld des Grids steht für eine Kombination aus Spielstätte × Tag und zeigt zwei Dinge getrennt: die Farbe sagt, was die Spielstätte meldet, das Abzeichen im Feld, was ihr mit ihr vereinbart habt. Eine Legende unter der Tabelle erklärt jeden Wert in einem Satz.
Was die Spielstätte meldet — 'Was ist an diesem Tag zu haben?'
Was ihr mit der Spielstätte habt — ein Klick auf das Feld öffnet das Fenster dazu:
Oben im Fenster steht jeweils, was die Spielstätte gerade meldet und an welcher Stelle die Tour damit wäre. Hält die Tour einen Anspruch auf einen Tag, an dem die Spielstätte Belegt meldet, weist ein ⚠ Widerspruch darauf hin — geändert wird dabei nichts, du entscheidest.
Frist einer Option: Eine Option kann eine Frist tragen ('Option gilt bis'). Das Feld zeigt sie als „bis TT.MM.“, nach Ablauf als ⚠ Frist abgelaufen. Die Option bleibt trotzdem stehen, bis jemand sie ändert.
Für die Spielstätte eintragen: Kam eine Meldung per E-Mail oder Telefon, klickst du in der Titelzeile auf
★ einzelner Tag: Im Fenster eines Felds kannst du 'Diesen Tag im Routing bevorzugen' ankreuzen. Der Tag bekommt einen Stern und wirkt im Tour-Routing wie ein ★ an der Spielstätte — nur für diesen einen Tag. Der Stern ist nur für euch sichtbar, der Partner sieht ihn nicht.
Schnelleingabe: Über
Achsen tauschen: Standardmäßig stehen die Termine untereinander und die Spielstätten oben. Mit
Jeder Zelle kann optional ein Kommentar beigegeben werden, der in der Zelle als Info angezeigt wird. Darüber hinaus gibt es einen allgemeinen Kommentarbereich unterhalb des Grids — hier könnt ihr freie Nachrichten austauschen.
Die Tabelle aktualisiert sich automatisch alle paar Sekunden, solange du sie im Vordergrund geöffnet hast. Sobald du den Tab wechselst, pausiert das Live-Polling, und wird beim Zurückkehren sofort wieder aktiv. Zellen-Status und Kommentare speichern ohne Seiten-Neuladen — du kannst direkt weiterklicken.
Neben der Höchstkapazität einer Spielstätte lässt sich für diese Abfrage festhalten, mit welcher Größe ihr an diesem Tag wirklich plant — über Kapazität planen an der Zeile der Spielstätte. In der Tabelle steht die geplante Zahl dann neben der maximalen.
Zur Auswahl stehen die Standardkapazität der Spielstätte, ihre bestuhlte Variante, jede weitere benannte Kapazität, die dort hinterlegt ist — oder eine frei eingetippte Zahl. Dazu passt eine
Auch der örtliche Partner kann den Wert in seiner Ansicht eintragen; die Tabelle zeigt dann
Liegt an einem Tag schon ein eigener Termin deiner Plattform, ist die Tour dort nicht verfügbar — in jeder offenen Tabelle und im Tour-Routing. Das liest J.SHOW bei jedem Öffnen frisch aus deinen Terminen; du musst nichts nachtragen.
Welche Termine sperren? Das legst du unter
Der Partner öffnet den Link in seinem Browser — ohne Login, auch auf dem Smartphone. Beim ersten Aufruf trägt er seinen Namen ein, damit du in den Benachrichtigungen siehst, wer geändert hat. Danach sieht er dieselbe Tabelle wie du und klickt ein Feld an: Oben meldet er unter 'Was ist an diesem Tag zu haben?', darunter trägt er unter 'Für [Künstlername]' ein, was die Tour bekommt — Option für die Tour (mit Frist 'Option gilt bis'), Bestätigt oder Keine Option für die Tour. Alle internen Kommentare, die nicht ausdrücklich als partner-sichtbar markiert sind, bleiben für ihn verborgen, ebenso eure Sterne.
Was der Partner eintragen darf: Was an einem Tag zu haben ist, darf er immer melden. Ob er außerdem Optionen für die Tour eintragen und Buchungen bestätigen darf, legst du unter
Die Sprache der Partner-Seite richtet sich automatisch nach dem Browser; über den Parameter
Sobald du die Tabelle schließt oder der Termin final im Vertrag festgezurrt ist, zeigt die Partner-Seite nur noch eine kurze Hinweismeldung an, dass die Tabelle nicht mehr aktiv ist.
Damit ihr nicht nach jeder einzelnen Zell-Änderung eine Mail bekommt, fasst J.SHOW Änderungen als Digest zusammen und verschickt sie gesammelt — in beide Richtungen:
Jeder Empfänger bekommt nur Änderungen, die er nicht selbst gemacht hat. Änderungen werden erst nach einer kurzen Ruhephase verschickt — so bleibt das Postfach übersichtlich.
Jede Sammelmail nennt je Änderung eine Zeile Datum · Spielstätte · was passiert ist — etwa eine gesetzte oder geänderte Frist, eine gelöschte Option, eine bestätigte Buchungsanfrage oder ein freigegebener Tag. Bei vielen Änderungen stehen die ersten 20 in der Mail.
Buchung anfragen ist die einzige Änderung, die nicht auf die Sammelmail wartet: Der Bearbeiter bekommt sofort eine eigene E-Mail mit hoher Priorität.
Erinnerung an Fristen: Trägt eine Option eine Frist, bekommen die Adressen unter 'Benachrichtigung an' zwei Tage vor Ablauf eine Erinnerung und nach Ablauf noch einmal eine Mail — je Feld und Stufe genau einmal. Wird eine neue Frist gesetzt, beginnt das von vorn. Freigegeben wird dabei nichts: Die Option bleibt stehen, bis ihr entscheidet.
Sobald mindestens eine Zelle auf Bestätigt gesetzt ist (egal ob vom Partner oder von dir intern), erscheint oben in der Tabelle der Block Bestätigungen mit einer Zusammenfassung und dem grünen Button
Art „Ein Termin“ — beim Klick passiert Folgendes:
Eine geschlossene Tabelle lässt sich jederzeit wieder öffnen (
Art „Mehrere Termine (Sammelabfrage)“: Für jede Bestätigung ohne Termin wird ein eigener Termin angelegt und der Partner benachrichtigt. Die Tabelle bleibt offen, andere Bestätigungen bleiben stehen, und der Link für die Spielstätten bleibt aktiv. Das Feld zeigt danach 'Termin' mit dessen Status als Link. Neue Termine übernehmen die geplante Kapazität aus der Tabelle.
Bist du mit der Sammelabfrage fertig, klicke oben auf
Ist aus einem Feld ein Termin entstanden, bleiben beide verbunden. Ändert sich danach etwas am Termin, passt J.SHOW das Feld von selbst an — und die Spielstätte erfährt es über die Sammelmail:
Hast du das Feld selbst von Hand anders gesetzt, bleibt es so — nachgezogen wird nur, wenn sich am Termin etwas ändert. Umgekehrt ändert ein Eintrag des Partners nie deinen Termin.
Wenn du im Tab
Gesamtübersicht: Neben den Filtern schaltest du zwischen
Über das Auswahlfeld
Bearbeitet wird in der Gesamtübersicht nichts: Ein Klick auf ein Feld öffnet die Tabelle, in der es steht.
Tipp: Aus den offenen Verfügbarkeiten lässt sich mit dem KI-Tour-Routing eine sinnvolle Tour-Reihenfolge berechnen.
Hinweis: Wenn du dieselbe Vertragsstruktur für mehrere Termine anwenden möchtest, nutze die folgenden Schritte, um eine Vertrag-Vorlage unter
Sobald du einen Termin erstellt und die Angaben zur Spielstätte/Partner (z. B. Gesamtkapazität) eingetragen hast, gehe zu
Hat sich die Anschrift eines Partners geändert, seit der Termin angelegt wurde, holst du den heutigen Stand mit 'Adresse neu übernehmen'. Der Knopf nimmt die Daten aus der Partner-Bibliothek statt aus dem eingefrorenen Stand des Termins. Achtung: Zeilen, die du hier von Hand geändert hast, werden dabei überschrieben — J.SHOW fragt vorher nach. Denselben Knopf gibt es beim Rechnungsempfänger.
Im Vertragskopf steht außerdem die Umsatzsteuer-ID des Vertragspartners, sofern sie in der Partner-Bibliothek hinterlegt ist.
Beginne mit der Angabe der Vertragspartei (in der Regel zwischen Agentur/Künstler*in und dem lokalen Veranstalter).
Klicke auf
Ein Fenster „Vertragsgegenstand“ öffnet sich.
Im Textfeld kannst du z. B. Folgendes eintragen: „Die Agentur stellt dem Vertragspartner folgende Produktion unter den nachstehenden Bedingungen zur Verfügung.“
Wenn ein Spielort bereits ausgewählt ist, werden dessen Adresse, der Act/Künstler*in und weitere Angaben automatisch eingefügt.
Du kannst auch weitere Informationen wie Einlasszeit, Beginn, Pause, Ende, Slot-Länge usw. hinzufügen.
Klicke auf
Es erscheint ein Fenster mit dem Titel „Einnahmekalkulation: Preisgruppen & Sperrplätze / Kapazitätsabzug“.
Oben wird die Gesamtkapazität laut Spielstätteninfos angezeigt.
Klicke auf
Es erscheint ein Fenster „Preisgruppe hinzufügen“.
Lege Preisgruppen fest, z. B.:
Klicke auf
Alle erstellten Preisgruppen erscheinen nun in der Tabelle.
Füge so viele Kategorien hinzu wie nötig.
Klicke auf
Gib die Anzahl der verlorenen Plätze pro Kategorie an (z. B. FOH verliert 50 Plätze in Standard, somit verbleiben 3950 Plätze).
Füge Kategorien wie Gästeliste hinzu – z. B. VIP-Gästeliste = 25, verbleiben also 475 VIP-Tickets.
Das System berechnet jetzt die prognostizierten Einnahmen pro Kategorie basierend auf Ticketpreis und verbleibender Kapazität.
Im Beispiel:
Setze
Im Bereich
Kapazität VK (z. B. 4425 Tickets)
Ges.-Einnahme (netto) (z. B. 124.875 $)
Ø-Preis (netto) (z. B. 28,22 $)
Das Feld „Einnahmekalkulation“ zeigt nun deine voraussichtlichen Einnahmen bei ausverkauftem Termin — eine solide Planungsgrundlage.
Dort stehen Kapazität VK, max. Nettoeinnahme und Ø-Preis (netto). Fließen Ticketgebühren laut Aufteilung der eingenommenen Ticketgebühren in die Nettoeinnahme, zählen Ges.-Einnahme (netto), max. Nettoeinnahme und Ø-Preis (netto) diesen Anteil mit — hochgerechnet auf die volle Kapazität VK, wie im Feld „Aktueller Stand“ und in der Abrechnung. Ohne solche Gebühren zählt nur der Ticketpreis.
Klicke auf
Es erscheint ein Fenster mit dem Titel „Ticketpreisgestaltung“.
Hier definierst du den Endpreis VVK / AK inkl. aller zusätzlichen Gebühren wie:
Klicke auf
Es erscheint das Fenster „Ticketpreisgestaltung: Gebühr“.
Gib Bezeichnung, Gebührenhöhe und Währung / % an.
Aktiviere , falls die Gebühr auch auf Abendkassentickets (A.K.) angewendet werden soll.
Zum Beispiel: Eine Buchungs-/Servicegebühr von 1,80 $ pro Ticket, auch für die Abendkasse.
Füge so viele Gebühren hinzu wie notwendig.
Anschließend wird eine vollständige Tabelle angezeigt mit:
Du kannst den Abendkassenpreis pro Kategorie direkt in der Tabelle eingeben (z. B. Standard A.K. = 30 $, VIP A.K. = 65 $).
In diesem Beispiel ergeben sich folgende Vorverkaufspreise:
Dieser Schritt gewährleistet volle Transparenz über alle enthaltenen Gebühren — sowohl im Onlineverkauf als auch an der Abendkasse.
Klicke auf
Es erscheint ein Fenster mit dem Titel „Ticketsystem hinzufügen“.
Gib den Namen des Ticketsystems ein (z. B. Ticketmaster) und klicke auf
Ein neues Fenster mit dem Titel „Preistabelle Ticketsystem: [Name]“ erscheint.
Diese Tabelle zeigt alle Preisgruppen zusammen mit:
Hinweis: Bei Bedarf kannst du die Gebühren pro Ticketkategorie manuell anpassen — ideal bei abweichenden Gebührenstrukturen verschiedener Plattformen.
Klicke auf
Einzelne Gebühr deaktivieren: Pro Ticketsystem lässt sich jede einzelne Gebühr per Häkchen abschalten —
Im Feld
Klicke auf
Dein neues Ticketsystem erscheint nun als separates Feld im
Eine Übersicht aller Vorverkaufs-Zuweisungen und berechneten Werte findest du im Feld „Aktueller Stand“.
Du kannst beliebig viele Ticket-Vorverkaufssysteme hinzufügen.
Läuft der Kartenverkauf über euch selbst statt über die Veranstaltenden, setze am Ticketsystem den Haken
Für einige Ticketsysteme lassen sich die Verkaufszahlen automatisch abrufen, statt sie von Hand einzutragen. Dafür brauchst du zwei Angaben am Ticketsystem: die Kennung der Veranstaltung und einen Zugang.
Unter
Hinweis: Übernommen wird ausschließlich die Zahl der verkauften Karten je Tag. Namen, Adressen und Mailadressen der Kartenkäufer werden nicht abgerufen und nicht gespeichert.
Um den finanziellen
Überschrift von Beteiligung und Garantie ändern:
Die Überschrift der Beteiligung, zum Beispiel „Beteiligung Agentur“ oder „Beteiligung Artist“, ist keine feste Auswahl, sondern ein Text. Du kannst sie je Termin ändern, etwa in „Beteiligung nach Kosten“.
Klicke dazu in diesem Fenster auf
Dein Titel steht danach im Vertrag, am Bildschirm wie im PDF, und auf der Rechnung: Dort ersetzt er in der Zeile „Gage“ das Wort „Beteiligung“, aus „Gage (Garantie gegen Beteiligung)“ wird „Gage (Garantie gegen Beteiligung nach Kosten)“. Das gilt auch für eine Rechnung, die schon angelegt ist; eine festgeschriebene Rechnung ändert sich nicht mehr. Die Abrechnung zum Termin behält die Standardbezeichnung. Bei verknüpften Terminen mit gemeinsamem Vertrag gilt der Titel für den ganzen Vertrag.
In manchen Fällen müssen bestimmte Ausgaben vor der Einnahmenteilung abgezogen werden — z. B. Produktionskosten oder andere fixe Vereinbarungen. Diese Abzüge können hier eingetragen werden.
Klicke auf
Im Pop-up-Fenster:
Jeder definierte Eintrag wird vor der Einnahmenteilung vom Nettoeinkommen abgezogen. Die so bereinigte Summe bildet die Grundlage für die Beteiligung.
Um genau festzulegen, wie die Servicegebühren der Tickets zwischen Künstler*in und Partner aufgeteilt werden:
Klicke auf
Ticketgebühren und Booking Fee: Ein Anteil für Act / Künstler*in / Agentur ist eine Zusatzeinnahme neben der Gage. Davon wird keine Booking Fee berechnet, bei Fremdgeld-Paketen keine Provision. In der Fremdgeld-Abrechnung steht er als „Zusatzeinnahmen ohne Prov.-Anspruch“.
Soll die Gebühr mitzählen, trage ihren Anteil bei
Achtung: Das wirkt nur, solange die Beteiligung greift. Bei einer reinen Garantie, oder solange die Garantie über der Beteiligung liegt, steigt die Gage nicht, und der Künstler bekommt aus diesem Anteil nichts.
Ausnahme: Bei der Basis
Zur Definition von Zusatzkosten oder Buy-outs wie Hotel, Catering, GEMA, KSK, Bühnentechnik, Presse usw.
Klicke auf
Klicke auf
Unterhalb des Deals zeigt die Vertragsansicht eine separate Karte „Weitere Einnahmen & Nebenkosten“. Die Karte fasst alle relevanten Zusatzeinnahmen (z. B. Ticketgebühren-Anteile für Künstler, Agentur und Veranstalter) sowie die erwarteten Nebenkosten in einer einzigen Übersicht zusammen. Die Werte werden sowohl für den aktuellen Stand (basierend auf den bereits eingetragenen VVK-Zahlen) als auch als Prognose angezeigt — pro Empfänger bzw. Kostentyp aufgeschlüsselt (Fixbetrag, ca.-Wert, pro Ticket, Prozentanteil).
Hinweis: Die Prognose-Werte werden automatisch aus dem Vertrag und den konfigurierten Vorverkaufsdaten berechnet — es ist keine zusätzliche Konfiguration nötig.
Alle Abschnitte von §5 (Zahlungsweise) bis §15 (Schlussbestimmungen) sind anpassbare Freitextfelder.
Hinweis: Es werden nur Felder in die finale Vertrags-PDF übernommen, die auch ausgefüllt wurden. Die Nummerierung erfolgt dynamisch (z. B. §1, §2, §3 ...).
Leere Abschnitte werden automatisch übersprungen und nicht nummeriert.
Da viele Verträge wiederkehrende Klauseln enthalten, können Textvorlagen unter
Diese Vorlagen können standardisierte Formulierungen für alle Textfeldabschnitte enthalten.
Formatierungsregeln:
(#) erzeugt einen neuen Absatz mit Nummerierung (z. B. 1)
(##) erzeugt einen Unterabsatz (z. B. 1.1)
(#) startet einen neuen Hauptabsatz (z. B. 2) usw.
Folgende Abschnitte sind enthalten:
Falls du bestimmte Abschnitte grundsätzlich nicht verwenden möchtest, kannst du sie global ausblenden.
Gehe zu
Entferne die Häkchen bei allen Abschnitten, die nicht benötigt werden.
Diese Felder erscheinen dann weder in der Vertragsschnittstelle noch in der PDF, bis sie wieder aktiviert werden.
Unter der Zahlungsweise kannst du im Vertrag eine Liste Zahlungsziel führen — in derselben Zeilenart wie in der Rechnung: ein Prozentsatz oder ein fester Betrag, fällig an einem festen Datum oder eine bestimmte Anzahl Tage vor bzw. nach dem Termin.
Klicke auf + Zahlungsziel hinzufügen, um eine Zeile anzulegen. Die Zeilen erscheinen in der Vertragsansicht und im Vertrags-PDF unter dem Freitext.
Legst du eine neue Rechnung zu diesem Termin an, sind die Zahlungsziele aus dem Vertrag bereits vorbelegt (relative Fälligkeiten werden auf das Termindatum umgerechnet) — statt der einen Standardzeile. Bereits gespeicherte Rechnungen bleiben unverändert.
Um den finalen Vertrag als PDF zu drucken:
Gehe zu Terminübersicht >
Klicke auf
Um den Vertragstitel individuell pro Termin anzupassen:
Gehe zu Terminübersicht >
Gib im Feld „Vertragstitel“ den gewünschten Titel ein (z. B. „Engagementvertrag“).
Klicke auf
Lege fest, welche Finanztabellen im finalen Vertrag angezeigt werden sollen.
Gehe zu
Aktiviere alle relevanten Abschnitte (Einnahmen, Ticketpreise, Finanzdetails, Serviceübersicht).
Optional: Aktiviere „Bei Ticketgebühren in % zusätzlich Betrag anzeigen“
So werden zusätzlich zu Prozentangaben auch berechnete Beträge in der PDF angezeigt.
Um den Vertragstitel oder beteiligte Parteien global anzupassen:
Gehe zu
Trage im Kasten „Bezeichnungen im Vertrag“ im Feld „Vertragstitel“ deinen Wunschtitel ein (z. B. „Showvertrag“ oder „Performance Agreement“).
Gib außerdem die Namen des Partners, der/des Künstler*in und der Agentur sowie ggf. einer rechtlich verantwortlichen Person an.
Um festzulegen, welche zusätzlichen Informationen im Vertrag erscheinen:
Unter
Du kannst das Erscheinungsbild deiner Verträge anpassen, indem du Grafiken für Kopf- und Fußzeile hochlädst.
Gehe zu
Klicke in den Feldern „Kopfzeile hochladen“ und „Fußzeile hochladen“ auf
Klicke auf
Unter dem hochgeladenen Bild steht, ob es in den Bereich des PDFs passt. Ist es zu hoch, wird es im PDF so weit verkleinert, dass es ganz zu sehen ist, statt abgeschnitten zu werden; mit Ausrichtung legst du dann fest, ob es links, zentriert oder rechts steht. Wie hoch ein Bild für die volle Breite höchstens sein darf, steht unter dem Feld. Das gilt für Verträge und Abrechnungen.
Zusätzlich kannst du eine formatierte Text-Fußzeile über das editierbare Textfeld im Bereich „Fußzeile“ erstellen.
Außerdem lässt sich eine Unterschriftsgrafik hochladen unter „Unterschrift hochladen“ (gleiches Vorgehen wie bei Kopf- und Fußzeile).
Die hochgeladene Signatur erscheint automatisch im dafür vorgesehenen Feld im Vertrag.
Hinweis: Die hochgeladene Unterschriftsgrafik ist keine digitale Signatur im rechtlichen Sinne. Für rechtsverbindliche digitale Unterschriften kann DocuSign unter
So erstellst du eine neue Vertragsvorlage:
Gehe zu
Du siehst ein leeres Vertragslayout, in dem du beliebige Abschnitte vorab ausfüllen kannst (klicke auf
Vorlagen eignen sich perfekt für wiederkehrende Vertragsstrukturen – sie sparen Zeit und sorgen für Konsistenz.
Hinweis: Wenn du eine Vertragsvorlage auf einen Termin anwendest, werden alle vordefinierten Textfelder automatisch im Vertrag ausgefüllt.
Tabellen (und darin erstellte Kategorien) müssen jedoch nach Anwendung der Vorlage manuell im jeweiligen Vertragsbereich hinzugefügt werden. Klicke dazu einfach auf
Es gibt zwei Wege, eine Vertragsvorlage auf einen Termin anzuwenden:
➀ Aus dem Vorlagenbereich:
Gehe zu
Klicke auf
Klicke dann auf
➁ Direkt aus dem Termin heraus:
Gehe zu
Es erscheint ein Fenster Wähle eine Vorlage.
Wähle deine gewünschte Vertragsvorlage aus der Liste.
Eine Warnung wird dich bitten zu bestätigen, dass vorhandener Vertragsinhalt überschrieben wird.
Klicke auf
In den Textfeldern der Vertragsvorlage kannst du Platzhalter verwenden, die beim Drucken automatisch durch die tatsächlichen Werte des jeweiligen Termins ersetzt werden.
Klicke in einem Textfeld auf den
System-Platzhalter (blau markiert) — werden automatisch ersetzt:
{date}, {showdate}, {showday} — Datum und Wochentag der Show{artist} — Name des Künstlers / der Band{promoter} — Veranstalter{agency} — Name der Agentur (nur Agenturplattform){venue}, {city} — Spielstätte und Stadt{guarantee}, {currency} — Gage und Währung{doors}, {showtime}, {end}, {duration} — Einlass, Showbeginn, Ende, Dauer{slot}, {title} — Slot und Titel des TerminsCustom-Platzhalter (rot markiert):
Du kannst auch eigene Platzhalter verwenden, indem du beliebigen Text in geschweifte Klammern setzt — z. B. {Name des Veranstalters}. Diese werden nicht automatisch ersetzt, sondern dienen als Erinnerung zum manuellen Ausfüllen beim Vertragsdruck.
Du kannst mehrere Termine miteinander verknüpfen (z. B. bei einer Doppelshow), um gemeinsame Vertrags- und Abrechnungsdokumente zu erstellen.
Diese Funktion ermöglicht eine effiziente Abwicklung von Deals, bei denen mehrere Shows unter einem Vertrag laufen.
Gehe zu
Klicke auf das
Im Fenster „Vertragsgegenstand“ findest du den Kasten
Wähle den gewünschten Termin aus der Terminliste aus. Den Schritt kannst du beliebig oft wiederholen, um weitere Termine an denselben Vertrag zu hängen.
Nach der Verknüpfung:
Jeder verknüpfte Termin behält seine eigene Spielstätte. Im Vertragseditor bearbeitet das Spielstätte-Feld immer den gerade geöffneten Termin — nicht den Haupttermin und nicht einen gemeinsamen Wert.
Sobald zwei oder mehr Termine verknüpft sind, zeigt der gedruckte Vertrag direkt unter der Künstler-Zeile eine kompakte Termin-Liste mit einer Zeile pro Termin: Datum (mit kurzem Wochentag, z. B. Mo/Di/Mi), Spielstätte inline und Kapazität. Die Kapazitäts-Spalte wird automatisch ausgeblendet, wenn bei keinem der verknüpften Termine ein Wert gesetzt ist. Zeiten, Slot und weitere Deal-Details werden weiterhin einmalig vom Haupttermin unter der Termin-Liste übernommen.
Die Verknüpfungsliste im Vertragseditor zeigt sich in voller Breite über beide Spalten, mit einer Zeile pro Termin: × zum Lösen der Verknüpfung, das Datum (Klick springt direkt in den Vertragseditor dieses Termins) und eine Spielstätten-Vorschau.
Standardmäßig erhält eine Gruppe verknüpfter Termine eine gemeinsame Abrechnung, Rechnung und Auszahlung. Alternativ schaltest du pro Vertrag auf getrennte Abrechnung um: ein gemeinsamer Vertrag mit gemeinsamen Vertragstexten — aber alle finanziellen Inhalte (Garantie, Beteiligung, Nebenkosten, Gebühren …) werden je Termin separat erfasst und einzeln abgerechnet.
Öffne das Fenster „Vertragsgegenstand“ und aktiviere im Kasten
Am Titel des Kapitels
Bei getrennter Abrechnung wird jeder Termin einzeln abgeschlossen und abgerechnet — inklusive eigener Gebühren- und Beteiligungs-Prognose je Termin.
Hängen an verknüpften Terminen schon Rechnungen, weist J.SHOW beim Zurückstellen auf gemeinsame Abrechnung darauf hin und fragt nach. Die Rechnungen bleiben an ihrem Termin und rechnen weiter mit dessen eigenen Finanzdaten.
Finanzdaten übertragen: Mit
Im gedruckten Vertrag wird das Kapitel
Posten mehrerer Termine auf einer Rechnung: Bei getrennter Abrechnung kannst du im Rechnung-Bearbeiten-Fenster unter
Eine Anzahlungsrechnung für mehrere Termine: Auch bei getrennter Abrechnung muss nicht jeder Termin seine eigene Anzahlungsrechnung bekommen. Im Fenster zum Bearbeiten der Anzahlungsrechnung stehen auch die Posten der übrigen verknüpften Termine zur Auswahl, jeder mit seinem Datum. Voraussetzung ist, dass die Termine dieselbe Währung führen.
Akontozahlungen je Termin: Bei getrennter Abrechnung hat jeder verknüpfte Termin unter
Mit dem Deal Memo kannst du die wichtigsten Eckdaten eines Deals als personalisierte E-Mail direkt aus der Vertragsansicht heraus verschicken — an den Veranstalter, die Spielstätte oder interne Empfänger. Texte, Signatur und Anhänge lassen sich in Vorlagen vordefinieren, sodass der Versand nur wenige Klicks benötigt.
Desktop: Gehe zu
Mobil / App / Agenturplattform: Das Deal Memo steht derzeit nur auf dem Desktop der Künstlerplattform zur Verfügung.
Nach Klick auf
Deal Memo: {artist} - {venue}, {city} ({showdate})) und kann pro Versand überschrieben werden.{artist}, {venue}, {city}, {showdate}, {deal}). Platzhalter lassen sich über den Button
Mit
Das Deal Memo kann entweder über die J.SHOW-E-Mail-Infrastruktur (Mailgun) oder über einen eigenen SMTP-Server versendet werden. Der eigene Mailserver empfiehlt sich, wenn das Memo unter einer eigenen Firmen-Domain verschickt werden soll.
Desktop: Gehe zu
Wähle zwischen
Bei eigenem Mailserver trägst du Absender-Name, Absender-E-Mail, Antwort-Adresse, SMTP-Server, Port, Verschlüsselung, Benutzername und Passwort ein. Mit
Im Feld Signatur legst du den Signatur-Text fest, der am Ende jeder Deal-Memo-E-Mail automatisch angehängt wird.
Betreff, Nachrichtentext und Anhänge werden in separaten Deal-Memo-Vorlagen gepflegt. Je Vertragsvorlage können Betreff und Nachricht in allen unterstützten Sprachen hinterlegt werden. Verschickt wird die Fassung in der Sprache, die im Vertrag im Kasten 'Sprache' gewählt ist — auch die eingesetzten Platzhalter wie Wochentag, Deal-Beschreibung und Prozentangaben erscheinen in dieser Sprache, egal in welcher Sprache du J.SHOW gerade bedienst. Dasselbe gilt für das Anschreiben beim Versand über DocuSign.
Desktop: Gehe zu
Wähle die Sprache aus dem Dropdown, trage Betreff und Nachricht ein und füge bei Bedarf Platzhalter über die Schnell-Buttons ein. Im Bereich
Hinweis: Beim Versand wird automatisch die Sprache verwendet, die in der Deal-Vorlagenauswahl oder im Vertrag hinterlegt ist.
J.SHOW ist mit DocuSign integriert, sodass Verträge direkt aus der Plattform heraus rechtsverbindlich digital unterzeichnet werden können.
So sendest du einen Vertrag zur digitalen Unterschrift:
Gehe zu
Im sich öffnenden Fenster fügst du die Empfänger hinzu (Künstler, Spielstätte, Agentur oder weitere Parteien). Pro Empfänger kannst du Name und E-Mail eintragen, und die Reihenfolge der Unterschriften festlegen.
Über die
Trage einen E-Mail-Betreff ein (Standard: „Vertrag zur Unterzeichnung“) und klicke auf
So verfolgst du den Unterschriftsstatus:
Der Vertragsbereich zeigt den aktuellen Status: Erstellt, Gesendet, Zugestellt, Signiert, Abgelehnt oder Storniert. Pro Empfänger wird zusätzlich der individuelle Status mit Zeitstempel angezeigt.
Mit
Über
So verbindest du DocuSign mit deiner Plattform:
Gehe zu
Hinweis: Im Untermenü
Anschreiben an die Empfänger: Im Versandfenster gibt es das Feld Nachricht an die Empfänger. Der Text steht in der E-Mail von DocuSign zusammen mit dem Link zum Vertrag — zum Beispiel ein Hinweis, wie man den Vertrag weiterleitet, wenn man nicht selbst unterschreibt. Das Feld ist mit deiner Vorlage vorbelegt und lässt sich für jeden Versand ändern.
Die Vorlage legst du unter
Im Anschreiben kannst du dieselben Platzhalter verwenden wie im Deal Memo, zum Beispiel {artist}, {title}, {showdate}, {venue} und {city}. Sie werden schon beim Öffnen des Versandfensters durch die Angaben des Termins ersetzt — du siehst und änderst also den fertigen Text.
Verbindung abgelaufen? Lässt sich eine gespeicherte DocuSign-Verbindung nicht mehr nutzen, steht im Vertrag statt des DocuSign-Versands in Rot „Die Verbindung zu DocuSign ist abgelaufen. Bitte verbinde DocuSign neu.“ – bei einer Verbindung deiner Künstlerplattform zusammen mit dem Knopf
Plattform-Hinweis: Der DocuSign-Versand steht aktuell auf der Künstlerplattform am Desktop zur Verfügung.
Neben DocuSign unterstützt J.SHOW Box Sign als zweiten E-Signatur-Anbieter. Beide Anbieter lassen sich parallel verbinden — du entscheidest pro Vertrag, worüber du versendest.
So verbindest du Box Sign mit deiner Plattform:
Gehe zu
So sendest du einen Vertrag über Box Sign:
Gehe zu
Du signierst zuerst, danach geht der Vertrag automatisch an die Empfänger.
Den Status (gesendet, angesehen, signiert) verfolgst du wie bei DocuSign direkt im Vertragsbereich des Termins.
Plattform-Hinweis: Box Sign ist ein PRO-Feature; das Verbinden erfolgt durch Admin oder Agentur.
Sobald du einen Termin erstellt und die Spielstätteninfos (inkl. Gesamtkapazität und weiterer Details) eingegeben hast, kannst du im Reiter
Eine vollständige Anleitung findest du im Abschnitt Einnahmekalkulation im Vertragsteil.
Eine vollständige Anleitung findest du im Abschnitt Ticketpreisgestaltung im Vertragsteil.
Eine vollständige Anleitung findest du im Abschnitt Ticket-Vorverkaufssystem im Vertragsteil.
Bevor du wöchentliche Zahlen eingibst, musst du zuerst den Stichtag für Verkaufszahlen festlegen:
Gehe zu
Im Feld 'Vorverkauf' wähle bei „Neue Verkaufszahlen immer am“ einen Wochentag aus (Standard: Montag).
Danach gehe zu
Der von dir angelegte Termin mit aktivem Ticketsystem erscheint jetzt in der Vorverkaufsliste.
Hier kannst du die wöchentlichen Verkaufszahlen pro System manuell aktualisieren.
In der Vorverkaufsliste stehen nur Termine, die veröffentlicht sind – oder als tba ihren Veröffentlichungszeitpunkt erreicht haben. Soll ein Termin dort schon erscheinen, bevor er öffentlich angekündigt ist, setzt du am Termin den Haken Trotzdem in VVK-Übersicht anzeigen:
Desktop:
Der Termin erscheint dann in der Vorverkaufsliste und in den VVK-Exporten (PDF-Report und Excel/CSV). Auf deiner Website, im Kalender und in den Ankündigungen bleibt er verborgen – dort zählt weiter der Status in den Eckdaten.
Mit
Für jeden Termin siehst du:
Du kannst auch direkt das Kontingent pro Ticketsystem in der Vorverkaufsliste anpassen.
Damit dein Ticketsystem hier erscheint, muss der Vorverkauf aktiviert sein:
Aktiviere das Häkchen bei VVK aktiv .
Wenn dieses Feld nicht aktiviert ist, wird das Ticketsystem nicht in der Vorverkaufsliste angezeigt.
Wenn es sich um ein neues Ticketsystem handelt, erscheint ein umrahmter 'VVK'-Button in der neu generierten Box 'TS: [Ticketsystem]'.
Klicke auf den 'VVK'-Button, um Verkaufszahlen aus der Vergangenheit zu erfassen.
Es öffnet sich das Fenster 'VVK eintragen: [Ticketsystem]'.
Wähle
Nun kannst du die Gesamtzahl aller Tickets eintragen, die bis einschließlich der Vorwoche verkauft wurden.
Klicke anschließend auf
Ab diesem Moment können über den 'VVK'-Button nur noch aktuelle Verkaufszahlen eingetragen werden.
Hinweis: Rechts neben 'verkaufte Tickets' wird eine kleinere Zahl angezeigt, die die wöchentliche Differenz zum vorherigen Eintrag darstellt.
Für unterstützte Ticketsysteme kann J.SHOW Vorverkaufsdaten automatisch in regelmäßigen Abständen abrufen — so entfällt die manuelle wöchentliche Eingabe.
Automatische Imports sind für ausgewählte Ticketing-Partner verfügbar. Kontaktiere support@j.show, um zu prüfen, ob dein Ticketsystem die automatische Datensynchronisation unterstützt.
Unter
Gehe zu
Hier wird eine Prognose angezeigt, wie viele Tickets bis zum Showtag verkauft werden – entweder als Prozentzahl oder mit Angabe wie 'Ausverkauft'.
Die Prognose wertet deine bisherigen Vorverkaufszahlen aus und schreibt sie mit einem gedämpften Trendmodell (exponentielle Glättung nach Holt) bis zum Showtag fort.
Grundlage sind die wöchentlichen Zuwächse über deine gesamte erfasste Vorverkaufs-Historie — kein festes Zeitfenster. Der erkannte Trend wird mit jeder weiteren Woche etwas abgeschwächt, damit ein starker Verkaufsstart nicht ungebremst über Monate hochgerechnet wird.
Die Prognose liegt nie unter deinem aktuellen Verkaufsstand und wird auf die Kapazität begrenzt. Steht der Verkauf gerade still, entspricht sie genau dem aktuellen Stand — dann erwartet J.SHOW keinen weiteren Zuwachs. Liegt deine letzte Eingabe mehr als zwei Wochen zurück, wird mit dem Durchschnitt der letzten vier erfassten Wochen weitergerechnet.
Für eine grafische Darstellung des Gesamtfortschritts im Vorverkauf:
Gehe zu
Dort findest du:
So exportierst du wöchentliche Vorverkaufs-Updates:
Gehe zu
Es erscheint ein Fenster mit dem Titel 'Export' mit folgenden Optionen:
Klicke auf
Ein Fenster mit dem Titel 'Export VVK' erscheint.
Klicke auf
Gib im Fenster 'neues Exportpaket' eine Beschreibung ein (z. B. Tourname: Erleuchtung ist überbewertet) und klicke auf
Wähle alle relevanten Termine aus der Terminliste aus und klicke erneut auf
Es erscheint erneut das Fenster mit dem Titel 'Export VVK', in dem dein neues Exportpaket zur Auswahl steht.
Klicke auf das Exportpaket. Es öffnet sich das Fenster 'Vorschau VVK-Report' mit dem fertigen Bericht. Prüfe ihn dort und klicke auf
Dieses PDF enthält:
Um das Layout zu ändern, wie Termine im PDF gruppiert werden:
Gehe zurück zu
Klicke auf
Klicke im Fenster 'Exportpaket bearbeiten' auf
Gib im Fenster 'Abschnitt' eine Bezeichnung ein und wähle unter 'Grundlage' entweder 'Zeitraum' mit Beginn und Ende oder 'Terminblock' (siehe unten).
Klicke auf
Beim erneuten Herunterladen wird das PDF entsprechend gruppiert (Standardgruppierung = quartalsweise).
Wenn Termine älter als drei Wochen sind, aber noch Teil eines Exportpakets, werden sie im PDF nach Monaten gruppiert.
Um dieses Verhalten anzupassen, gehe zu
und bestimme x:
Abschnitt aus einem Tourblock: Im Fenster 'Abschnitt' gibst du eine Bezeichnung ein und wählst unter 'Grundlage', wie der Abschnitt gebildet wird:
'Zeitraum' — du legst Beginn und Ende fest (wie oben beschrieben).
'Terminblock' — du wählst einen deiner Tourblöcke. Lässt du die Bezeichnung leer, wird der Name des Blocks übernommen.
Alle Termine, die dem Block zugeordnet sind, gehören dann automatisch zum Exportpaket — auch solche, die du dem Block erst später zuordnest. Du musst sie nicht mehr von Hand ins Paket aufnehmen, und wird der Block länger, wächst der Abschnitt mit; ein neuer Abschnitt ist dafür nicht nötig. Im Fenster 'Exportpaket bearbeiten' steht unter der Terminzahl, wie viele davon automatisch im Paket sind, und in der Liste der Abschnitte ist ein solcher Abschnitt mit Terminblock gekennzeichnet.
Einen einzelnen Block-Termin nimmst du heraus, indem du beim Exportpaket auf
Farb-Codes im Export-PDF:
Blau = Ausverkauft
Grün = Kürzlich geändert (z. B. Info aktualisiert, Kontingent geändert, verschoben)
Um festzulegen, wie lange eine Änderung grün markiert bleibt, gehe zu:
und bestimme x:
Falls du nicht möchtest, dass ein Termin farblich markiert wird (z. B. blau für ausverkauft), kannst du den Status manuell zurücksetzen:
Gehe in
Öffne das Dropdown-Menü, wähle einen beliebigen Status, und dann erneut die leere Option ganz oben.
Dadurch wird die Farbmarkierung entfernt und der Termin erscheint wieder in schwarzer Standardfarbe im PDF.
Hinweis: Dies ist hilfreich, wenn z. B. fälschlich ein Ausverkauft-Status gesetzt wurde, du diesen aber für den Export neutralisieren willst.
Du kannst das PDF zusätzlich anpassen über die Box 'Export VVK PDF', indem du folgende Optionen aktivierst :
In der Vorverkaufsliste unter
kannst du manuell interne Kommentare zu jedem Vorverkaufssystem hinzufügen, die im Export-PDF erscheinen:
Gehe zu
Um ein Vorverkaufssystem manuell als ausverkauft zu markieren:
Öffne in der Vorverkaufsliste das Dropdown-Menü und wähle
Standardmäßig werden abgesagte Termine nur im nächsten PDF-Export durchgestrichen angezeigt. Das Öffnen der Vorschau zählt dabei nicht als Export.
Wenn du möchtest, dass sie in jedem Export erscheinen, wähle:
Dieses Kapitel behandelt alle Finanztools von J.SHOW PRO — von der Ausgabenverfolgung und Gewinnprognose bis zur Erstellung von Partner- und Künstlerabrechnungen.
So fügst du manuell Ausgaben zu einem Termin hinzu:
Gehe zu
Klicke im Feld 'Geplante Ausgaben' auf
Die Gesamtsumme aller geplanten Ausgaben erscheint unten im Feld (z. B. 450 $).
Angebot oder Beleg auslesen lassen: Statt die Zeile von Hand auszufüllen, kannst du ein Angebot, einen Kostenvoranschlag oder einen Beleg hochladen. J.SHOW liest die Datei aus und schlägt daraus geplante Ausgaben vor.
Desktop: Klicke im Feld 'Geplante Ausgaben' auf
Ein Fenster „Aus dem Angebot übernehmen“ zeigt, was angelegt würde: Kategorie, Bezeichnung und Nettobetrag je Zeile. Ist das Angebot nach Gewerken gegliedert (z. B. Licht, Ton, Transport), entsteht je Gewerk eine Zeile; ein Rabatt wird anteilig verteilt. Weist der Beleg mehrere Steuersätze aus, entsteht je Satz eine Zeile.
Unter „Optionale Positionen – nicht in der Summe enthalten“ stehen Wahl- und Alternativpositionen; sie sind nicht angehakt. Unter „Hinweise aus dem Angebot – werden nicht übernommen“ stehen z. B. Zahlungsbedingungen oder Kosten ohne feste Zahl.
Hake an, was du übernehmen willst, und klicke auf 'Übernehmen'. Die Datei hängt danach an den neuen Zeilen. Mit 'abbrechen' wird nichts angelegt.
Lädst du die Datei bei einer bestehenden geplanten Ausgabe hoch, füllt J.SHOW dort nur die Felder, die noch leer sind.
Bei einem Angebot in Fremdwährung wird der Nettobetrag in die Währung der Plattform umgerechnet; der Originalbetrag steht in der Bezeichnung. Klappt die Umrechnung nicht, bleibt der Betrag leer, und du trägst ihn selbst ein.
Lässt sich die Datei nicht auslesen, wird sie trotzdem als neue, leere geplante Ausgabe gespeichert.
So bestätigst du, dass eine Ausgabe tatsächlich angefallen ist:
Klicke auf
Dadurch wird der Eintrag in das Feld 'Tatsächliche Ausgaben' auf der rechten Seite verschoben. Dort kannst du nun folgende Angaben ergänzen:
Die Gesamtsumme der tatsächlichen Ausgaben wird automatisch aktualisiert.
Beleg auslesen lassen: Einen Beleg musst du nicht abtippen. Lädst du ein Foto oder ein PDF hoch, liest J.SHOW Lieferant, Bezeichnung, Datum, Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz und Kategorie aus und trägt sie in die Ausgabe ein. Der Beleg hängt an der Zeile.
Desktop: Klicke im Feld 'Tatsächliche Ausgaben' auf
Mobil: Im Termin unter
Weist der Beleg mehrere Steuersätze aus (z. B. Hotel mit Übernachtung und Frühstück), entsteht je Satz eine eigene Ausgabe. Einen Beleg in Fremdwährung rechnet J.SHOW in die Währung der Plattform um. Klappt das nicht oder ist die Währung nicht eindeutig (etwa nur „kr“), erscheint „Währungsumrechnung fehlgeschlagen“: Der Betrag bleibt dann leer, und du trägst ihn selbst ein; nach Steuersätzen aufgeteilt wird in diesem Fall nicht.
Lässt sich der Beleg nicht auslesen, wird er trotzdem als neue Ausgabe gespeichert; Betrag und Angaben trägst du dann selbst ein.
Kostenart: Neben der Kategorie hat jede geplante und tatsächliche Ausgabe das Auswahlfeld Kostenart mit
Übernimmst du eine geplante Ausgabe in die tatsächlichen Ausgaben, kommt die Kostenart mit.
Mobil: Im Termin unter
Arbeitest du mit mehreren
Die Zeilen lassen sich in eine eigene Reihenfolge bringen: Fass eine Zeile am Griff links an und zieh sie nach oben oder unten. Die neue Reihenfolge wird sofort gespeichert und gilt für alle, die den Termin sehen.
Dasselbe gilt für die Spalte
Die Zeilen stehen außerdem etwas weiter auseinander als früher — das Ziehen trifft damit sicherer, und längere Bezeichnungen sind besser lesbar.
Sortierst du über den Pfeil an der Spalte Kostenart, gliedert sich die Liste in Abschnitte je Kostenart mit Zwischensumme — am Termin und im Abrechnungspaket. Das bleibt für dich gemerkt, bis du nach einer anderen Spalte sortierst. In den Abschnitten lassen sich Zeilen nicht von Hand verschieben.
Die Ausgaben lassen sich als PDF ausgeben — mit dem Knopf 'Ausgaben als PDF' unter den Ausgaben eines Termins und in beiden Knopfleisten des Abrechnungspakets (manuelles Paket und Monatspaket). Den Knopf sehen nur Personen mit vollem Zugriff auf die Ausgaben.
Ein kleines Fenster fragt zweierlei, beides auf alles vorbelegt:
Mit 'PDF erstellen' öffnet sich das PDF in einem neuen Tab. Es zeigt je Art eine Tabelle mit Summe und Zwischensummen je Kostenart. Im Abrechnungspaket ist es nach allgemeinen Ausgaben und einzelnen Terminen gegliedert, mit einem Gesamtblock. Der gewählte Filter steht im Kopf; ist gefiltert, weist das PDF darauf hin, dass die Summen nur die gezeigten Positionen umfassen. Die Reihenfolge folgt der Liste (deine eigene Reihenfolge oder die zuletzt gewählte Sortierung).
So siehst du ein Diagramm zum Vergleich von geplanten und tatsächlichen Ausgaben:
Gehe zu
Es erscheinen Kreis- und Balkendiagramme, die die Kosten nach Kategorien darstellen.
Um wiederholte Eingaben zu vermeiden, erstelle eine
Gehe zu
Klicke im Feld 'Geplante Ausgaben' auf
Füge beliebig viele Kategorien hinzu — z. B. Reisen, Personal, Produktion etc.
Klicke auf
Wähle alle Termine aus, auf die diese Vorlage angewendet werden soll.
Klicke auf
Hinweis: Das Anwenden einer Vorlage ergänzt die bestehenden geplanten Ausgaben — sie werden nicht ersetzt.
Ein
Gehe zu
Klicke auf
Gib eine Bezeichnung ein, z. B. „Tour: Enlightenment is Overrated“.
Klicke auf
Wähle alle relevanten Termine aus der Terminliste aus und klicke erneut auf
Steht ein Termin in seinem automatischen Monatspaket und ist dieses durch eine festgeschriebene Provisions-/Auslagenrechnung gesperrt, bleibt er dort. Nach dem Speichern nennt das Paket, wie viele Termine deshalb nicht hinzugefügt wurden.
Umgekehrt genauso: Würde ein Termin, den du aus dem Paket nimmst, dadurch in ein solches gesperrtes Monatspaket fallen, bleibt er im Paket; nach dem Speichern steht dort, wie viele Termine deshalb nicht entfernt wurden. Ein Paket mit solchen Terminen lässt sich nicht löschen. Die Termine eines gesperrten Monatspakets selbst lassen sich in Gage, Deal, Nebenkosten und Ausgaben nicht mehr ändern; das Datum kannst du weiter verschieben.
Auch eine an DATEV übertragene, noch nicht festgeschriebene Provisions-/Auslagenrechnung sperrt ihr Paket. Ändern geht dann nur über eine Stornorechnung und eine neue Rechnung.
Dein neues Paket erscheint nun unter
Klicke auf
Du siehst nun eine Übersicht der geplanten Ausgaben pro Termin.
Um Ausgaben einzugeben, die nicht einzelnen Terminen zugeordnet sind, verwende das Feld "Allgemein [Abrechnungspaket]".
Das ist ideal für übergreifende Kosten wie:
Um Ausgaben final zu bestätigen, klicke auf
Ganze Terminblöcke ins Paket nehmen
Rechnest du eine Tour ab, musst du ihre Termine nicht einzeln anhaken. Öffne das Paket, klicke auf
Hakst du einen Block an, kommen alle seine Termine ins Paket, und neben dem Block steht „Alle Termine dieses Blocks gehören zum Paket – auch später hinzugefügte“. Klicke auf
Solange der Block angehakt ist, folgt das Paket ihm: Legst du später einen Termin in den Block, steht er automatisch im Paket; nimmst du ihn aus dem Block, verschwindet er auch aus dem Paket. Die Termine des Blocks sind in der Liste angehakt und gedimmt — einzeln abwählen geht nicht. Zum Herausnehmen wählst du den Block ab oder nimmst den Termin aus dem Block.
Im Kopf des Pakets stehen die gekoppelten Blöcke unter „Verknüpfte Terminblöcke“.
Abgerechnete Pakete aus dem Blick nehmen
Ist ein Paket fertig abgerechnet, öffne es und klicke auf
Abgerechnete Pakete findest du hinter dem Knopf
Der Bereich
Gehe zu
Diese Ansicht kombiniert alle Künstlerdeals pro Termin mit Ticketvorverkaufsprognosen und zusätzlichen Einnahmen (z. B. Produktionszuschüsse).
Siehe die Abschnitte Vorverkauf und Vertrag, um zu verstehen, wie diese Werte generiert werden.
Um bestimmte Einnahmequellen von der Künstlerabrechnung auszuschließen, siehe den Abschnitt Einnahmen ausschließen.
Gehe zu
Du siehst drei Werte:
Diese Ansicht hilft dir, verschiedene Szenarien zu simulieren und deinen potenziellen Nettogewinn pro Tour oder Paket besser einzuschätzen.
Die
Gehe zu
Wähle oben das gewünschte Jahr aus. Angeboten werden alle Jahre, in denen es Termine gibt, sowie das laufende Jahr.
Für jedes Abrechnungspaket des Jahres steht eine Zeile da — die automatischen Monatspakete ebenso wie deine manuellen Pakete. Unter dem Namen siehst du Zeitraum und Anzahl der Termine; ein Klick auf den Namen öffnet den Reiter
Für Einnahmen, Ausgaben und Gewinn siehst du jeweils den Wert Aktuell und die Prognose (siehe Gewinnprognose). Fett ist die Zahl, die in die Hochrechnung eingeht: bei gespielten Paketen der aktuelle Stand, bei ausstehenden die Prognose. Die Zeile Summe addiert alle Pakete.
Darunter steht die Hochrechnung für das Jahr: Gespielt plus Ausstehend (Prognose) ergibt das Gesamtjahr — aufgeschlüsselt nach Einnahmen, Ausgaben, Booking Fee, Quellensteuer, Gebühren, Zuschüsse und Gewinn. Unter Quellensteuer, Gebühren, Zuschüsse ist alles zusammengefasst, was außer Einnahmen, Ausgaben und Booking Fee in den Gewinn eingeht: die abgezogene Quellensteuer sowie Gebühren und Produktionskostenzuschüsse, die an den Künstler gehen.
Hinweis: Die Jahresübersicht ist wie der gesamte Bereich
Ist jemand außerhalb der Showabrechnung an den verkauften Tickets beteiligt — zum Beispiel ein Autor, der je verkauftem Ticket einen festen Betrag bekommt —, rechnest du das unter
Gehe zu
Klicke auf
Abrechnung erstellen
Klicke beim Beteiligten auf
Stimmt eine Zahl nicht, überschreibst du sie direkt in der Tabelle. Darunter erscheint dann das Feld Grund der Korrektur — ohne Grund lässt sich die Gutschrift nicht erstellen. Auf der Gutschrift steht der Grund zusammen mit dem ursprünglichen Wert. Ein Termin, der nicht dazugehört, wandert mit ausnehmen in die Liste Ausgenommen und kommt mit wieder aufnehmen zurück.
Termine, deren Verkauf noch nicht abgeschlossen ist, stehen darunter unter Noch offen – Verkauf nicht abgeschlossen (kommen in eine spätere Abrechnung). Mit einer Prognose wird nie abgerechnet. Abgesagte Termine, Ideen, Optionen und Termine ohne Preisgruppe zählen nicht.
Unter der Tabelle stehen Zwischensumme, Umsatzsteuer und der Gutschriftsbetrag. Klicke auf
Gutschriften verschicken und stornieren
Beim Beteiligten stehen seine Gutschriften in einer Liste — mit Nummer, Datum, Leistungszeitraum, Zahl der Termine sowie Netto- und Bruttobetrag. Daneben findest du Vorschau, PDF, Tabelle (eine CSV-Datei für Excel), per E-Mail senden und stornieren.
per E-Mail senden öffnet ein Fenster mit Empfänger, Betreff und Nachricht, vorbelegt mit den Angaben des Beteiligten; das PDF hängt an. Mit Kopie an mich bekommst du selbst eine Blindkopie. In der Liste steht danach, wann die Gutschrift versendet wurde.
stornieren erzeugt eine Storno-Gutschrift mit eigener Nummer, die die ursprüngliche vollständig aufhebt. Die Termine sind danach wieder frei und lassen sich neu abrechnen.
Nummernkreis
Gutschriften haben einen eigenen Nummernkreis, unabhängig von deinen Rechnungen. Klicke auf {nr} für die laufende Nummer und {jahr} für das Jahr der Gutschrift — enthält das Format {jahr}, beginnt die Zählung jedes Jahr bei 1. Unter Nächste laufende Nummer kannst du einen bisherigen Nummernkreis fortführen; eine schon vergebene Nummer geht nicht. Nächste Gutschrift zeigt, wie die nächste Nummer aussieht.
Hinweis:
Sobald eine Show ausverkauft ist – oder nach dem Showdatum – kannst du die Abrechnung für den lokalen Partner erstellen.
Gehe zur entsprechenden Terminübersicht >
Ein „Abschließen“-Fenster öffnet sich.
Wenn der Vorverkauf bereits gepflegt wurde, ist die Tabelle (inkl. aller Vorverkaufssysteme und Abendkassenkategorien) bereits vorausgefüllt.
Nimm ggf. Änderungen vor und klicke auf
Wurde an der Abendkasse keine einzige Karte verkauft, lässt die Abrechnung den Block Abendkasse weg. Soll er trotzdem erscheinen, setze im Fenster „Abschließen“ den Haken
Nach dem Abschluss ändert sich die Schaltfläche von
Hinweis: Dieser Schritt kann jederzeit rückgängig gemacht werden. Klicke dazu auf
Als Nächstes klicke im Bereich
Ein „Abrechnungsvorschau“-Fenster öffnet sich mit einer PDF-Vorschau.
Die generierte PDF enthält:
Klicke auf
Anzahlungsrechnung
So erstellst du eine Anzahlungsrechnung:
Gehe zur entsprechenden
Ein „Rechnungen“-Fenster öffnet sich.
Klicke auf
Ein „Anzahlungsrechnung bearbeiten“-Fenster öffnet sich mit vorausgefüllten Feldern.
Füge Rechnungsposten hinzu, indem du auf
Jeder Posten muss manuell mit den gewünschten Beträgen ausgefüllt werden.
Freie Position hinzufügen
Brauchst du eine Zeile nur für diese eine Rechnung, klicke unter den Rechnungsposten auf
Um eine Anzahlungsrechnung nach Zahlungseingang abzuschließen:
Gehe zu
Die Zahlung wird automatisch im Bereich „Akontozahlungen“ unter
Hat die Anzahlungsrechnung mehrere Raten, setze den Status auf
Hinweis: Um das Zahlungsdatum zu ändern, klicke auf
Hinweis: Ist „Externes Zahlungstracking“ eingeschaltet, hat die Rechnungsliste keine Status-Spalte — die Beträge der Anzahlungsrechnung stehen dann unabhängig vom Zahlungseingang unter „Akontozahlungen“.
Um eine PDF aller Akontozahlungen herunterzuladen, klicke auf
Rechnungen
So erstellst du eine Rechnung:
Gehe zum entsprechenden
Ein „Rechnungen“-Fenster öffnet sich.
Klicke auf
Ein „Rechnung bearbeiten“-Fenster öffnet sich mit vorausgefüllten Feldern.
Über das Feld
Füge Rechnungsposten hinzu, indem du auf
Betrag von Hand setzen: Jeder Rechnungsposten übernimmt beim Erstellen der Rechnung seinen Betrag aus Vertrag bzw. Abrechnung und behält ihn danach (siehe Rechnung behält ihre Beträge). Brauchst du eine abweichende Schlussrechnung — etwa weil mehr eingespielt wurde als die Garantie —, klickst du den Betrag an: aus dem Text wird ein Eingabefeld. Der eingetragene Wert ersetzt den Betrag aus dem Vertrag und wird hervorgehoben dargestellt. Ein leeres Feld übernimmt den heutigen Betrag laut Vertrag. Eine bereits abgerechnete Anzahlung bleibt in voller Höhe abgezogen — es wird also nur die Differenz fällig.
Zusätzlich steht ein Freitextfeld für individuelle Hinweise und Zahlungsdetails zur Verfügung – sowohl bei Anzahlungs- als auch bei Schlussrechnungen.
Hinweis: Möchtest du dieses Feld standardmäßig vorausfüllen, gehe zu
Hinweis: Wenn du eine Rechnungsnummer manuell auf einer Künstlerplattform einträgst, erkennt das System diese und setzt die Nummernfolge automatisch fort.
Hinweis: Ist die eingetragene Rechnungsnummer im selben Nummernkreis schon vergeben, wird sie nicht übernommen. Unter dem Feld erscheint dann „Die Rechnungsnummer … ist in diesem Nummernkreis bereits vergeben. Die bisherige Nummer bleibt bestehen.“, alle anderen Eingaben werden gespeichert. Das gilt für Rechnungen, Anzahlungsrechnungen, Provisions-/Auslagenrechnungen und freie Rechnungen, auch in der Agentur.
Hinweis: Unter
Hinweis: Bei der Zahlungsweise kann neben den Standard-Optionen (z. B. Überweisung, Lastschrift) auch eine benutzerdefinierte Zahlungsart gewählt werden. Wähle dazu „Sonstige Zahlungsmethode (benutzerdefiniert)“ aus dem Dropdown und trage die gewünschte Bezeichnung ein. Eine lange Bezeichnung (mehr als etwa 30 Zeichen) steht auf der Rechnung als eigene Zeile unter dem Rechnungskopf.
Hinweis: Ist Reverse-Charge-Satz drucken angehakt und fehlt die Umsatzsteuer-ID des Empfängers oder steht sie ohne Länderkennung (z. B. U12345678), erscheint darunter ein roter Hinweis: Ohne sie weist der Empfänger die XRechnung ab. Das gilt für jede Rechnung mit diesem Haken, auch für freie Rechnungen der Agentur. Steht im Feld Text ohne erkennbare Nummer (etwa „beantragt“), erscheint der Hinweis ebenfalls.
Hinweis: Ist die XRechnung aktiv und findet sie beim Empfänger kein Land, steht unter dem Feld Land: „Das Land des Empfängers fehlt oder ist nicht erkennbar. Ohne Land weist der Empfänger die XRechnung ab.“ Trag das Land ein, bevor du die Rechnung verschickst. Das gilt für Rechnungen, Anzahlungsrechnungen, Provisions-/Auslagenrechnungen und freie Rechnungen, auch in der Agentur.
So kannst du eine PDF-Version einer Abrechnungs- oder Schlussrechnung ansehen und drucken:
Gehe zur entsprechenden
Ein „Rechnungen“-Fenster öffnet sich.
Klicke auf
Eine vollständige PDF-Vorschau wird angezeigt.
Klicke oben rechts auf
Eine Rechnung behält die Beträge, mit denen sie erstellt wurde — Gage, Arrangement, Nebenkosten, Gebühren und zusätzliche Einnahmen, samt Steuersatz und Abzügen. Änderst du danach Vertrag oder Abrechnung, etwa die Gage oder die Ticketzahlen, ändert sich die Rechnung nicht mehr von selbst. Eine spätere Rechnung desselben Termins zieht sie mit genau diesem Betrag ab.
Hat sich seither etwas geändert, steht in der Rechnungsliste unter
Öffnest du die Rechnung, steht oben ein Kasten „Vertrag oder Abrechnung haben sich geändert, seit diese Rechnung erstellt wurde.“ Er zeigt je geändertem Posten, was Auf der Rechnung steht und was Heute laut Vertrag gilt, dazu den Rechnungsbetrag und den Unterschied.
Solange die Rechnung noch nicht raus ist, übernimmst du die neuen Beträge mit
Raus ist eine Rechnung, sobald du ihre PDF oder XRechnung heruntergeladen oder sie verschickt hast, sobald sie an DATEV exportiert, gemahnt, (teilweise) bezahlt oder festgeschrieben ist oder ihr Status das sagt. Rechnungen, die bis zum 23.10.2026 erstellt wurden, gelten immer als raus. Dann bleibt die Rechnung, wie sie ist, und du berechnest den Unterschied mit
Ändert sich nach einer Rechnung, die schon raus ist, noch etwas — etwa weil du Tickets nachträgst —, bleibt die bisherige Rechnung unverändert. Den Unterschied stellst du mit einer
Trage die Änderung ein, zum Beispiel die fehlenden Tickets unter
Öffne die Rechnung unter
Auf der neuen Rechnung steht als Titel „Nachberechnung“, solange du keinen eigenen Rechnungstitel einträgst. Die alte Rechnung erscheint darauf als eine Zeile „Bereits berechnet“ und wird abgezogen.
Rechnungen lassen sich direkt aus J.SHOW als PDF-Anhang verschicken — mit Betreff und Text aus einer Vorlage, an mehrere Empfänger, und wahlweise über einen eigenen Mailserver.
Öffne die
Öffne die gewünschte Rechnung zum Bearbeiten oder in der Vorschau und klicke auf 'E-Mail'. Das Fenster „Rechnung verschicken“ öffnet sich.
Empfänger sind vorbelegt (Rechnungskontakt, sonst Partner). Über Kontakt auswählen kommen weitere dazu, oder du trägst Name und Adresse von Hand ein.
Betreff und Nachricht kommen aus der Vorlage und lassen sich vorher überschreiben. eine Kopie der Mail an mich schicken ist vorausgewählt.
Klicke auf abschicken.
Wichtig: Mit dem Verschicken wird die Rechnung festgeschrieben und ist danach nicht mehr änderbar.
Ist mehr als ein Zugang hinterlegt, erscheint zusätzlich die Versandmethode: J.SHOW E-Mail oder ein eigener Zugang. Vorausgewählt ist der des Rechnungsstellers, dem die Rechnung gehört.
→ Eigener Mailserver je Rechnungssteller
Eine schon verschickte Rechnung zeigt in der Rechnungsliste unter der Rechnungsnummer verschickt am mit Datum und Uhrzeit, bei mehreren Versänden dazu die Anzahl (z. B. 2×). Dasselbe steht oben im Versandfenster, und der Knopf heißt dann erneut verschicken.
Um deine Standardwährung für Abrechnungen festzulegen:
Gehe zu
Um die Währung für einen bestimmten Termin zu ändern:
Gehe zum Termin >
Klicke daneben auf
Nun erscheint ein neues Feld namens
So wird die Abrechnung korrekt berechnet.
Hinweis: Das Feld
Umrechnung auf Rechnungen:
Bei Rechnungen in Fremdwährung zeigen die Summenzeilen (Netto, MwSt, Brutto) automatisch den umgerechneten Betrag in der Hauptwährung in Klammern an. Optional kann unter
EUR-Betrag bei Zahlungseingang:
Bei Rechnungen in Fremdwährung erscheint bei Zahlungseingang ein zusätzliches Feld für den tatsächlich eingegangenen EUR-Betrag. Damit können Bankgebühren und Tageskurs-Unterschiede berücksichtigt werden. Das Feld ist sichtbar, sobald der Rechnungsstatus auf bezahlt oder abgeschlossen gesetzt wird — sowohl bei Rechnungen als auch bei Anzahlungsrechnungen.
Um eine Quellensteuer (Withholding Tax) auf die Künstlergage anzuwenden:
Gehe zum Termin >
Gib den prozentualen Abzug ein.
Sobald eine Quellensteuer für eine oder mehrere Shows im Abrechnungspaket hinterlegt ist, wird in der Künstlerabrechnung automatisch eine eigene Spalte Quellensteuer angezeigt — mit dem pro Show einbehaltenen Betrag sowie einer Zusammenfassung „Quellensteueranteil“ im Gesamttotal. So ist auf einen Blick sichtbar, welcher Anteil einbehalten wurde.
Auf der Rechnung mindert die Quellensteuer das Entgelt nicht: Gesamt Netto enthält die volle Gage, die Umsatzsteuer rechnet darauf, und erst nach Gesamt Brutto und nach Abschlägen geht die Quellensteuer vom Zahlbetrag ab. Prozent-Zahlungsziele und der Betrag in der Rechnungs-Mail rechnen mit diesem Zahlbetrag. Das gilt für Rechnungen, die ab dem 24.10.2026 erstellt werden; ältere behalten ihre bisherige Aufteilung.
Die Quellensteuer steht außerdem als Platzhalter {withholdingtax} in Vertragsvorlagen und Deal Memos zur Verfügung. Der Platzhalter wird beim Drucken des Vertrags oder beim Versand des Deal Memos automatisch durch den konfigurierten Quellensteuer-Prozentsatz ersetzt (z. B. „30 %“). Ist für den jeweiligen Deal keine Quellensteuer hinterlegt, bleibt der Platzhalter leer.
Unter der Abrechnung steht die Endsumme noch einmal vorgerechnet — Schritt für Schritt, damit nachvollziehbar ist, wie sie zustande kommt. Sie nennt denselben Betrag wie die Rechnung zum selben Termin: die Steuer wird auf die Gesamtsumme gerechnet, nicht je Position. Vorher konnten beide um ein paar Cent auseinanderliegen.
In der Abrechnung kann eine Zeile Rundungsdifferenz stehen, etwa mit +0,01. Jede Zeile ist für sich auf den Cent gerundet, die Abschlusszahlung aber aus dem genauen Ergebnis gerechnet; die Zeile gleicht nur diesen Cent-Unterschied aus, damit die Spalte aufgeht. Kein Betrag ändert sich dadurch.
Für eine vollständige Übersicht darüber, wie Abrechnungspakete erstellt werden und wie sie die Künstlerabrechnung beeinflussen, siehe Finanzen.
Darstellung der Ausgaben: Ist
Die Booking Fee kann individuell pro Abrechnungspaket oder global in den Einstellungen festgelegt werden. Wahlweise wird sie als Pauschal-Prozentsatz oder als gestaffelte Booking Fee mit mehreren Stufen berechnet.
Um die Booking Fee für alle Abrechnungspakete zu setzen:
Gehe zu
Gib den gewünschten Prozentsatz ein (z. B. 15 %)
Um sie für ein bestimmtes Paket zu ändern:
Öffne den
Passe den Wert manuell an und klicke auf
Eigener Satz für einzelne Termine: Im selben Fenster klappst du unter dem Satz des Pakets
Im Reiter
Berechnungsbasis: Im Auswahlfeld „von“ neben dem Prozentsatz gibt es die Basis
Ticketgebühren: Ein direkter Gebührenanteil an den Künstler trägt die Booking Fee nur bei der Basis
Vom Künstler selbst bezahlte Ausgaben: Bei der Basis
In der Künstlerabrechnung stehen diese Ausgaben im Kasten „Gewinn“ als eigene Zeile „Ausgaben, vom Künstler selbst bezahlt“. Fremdgeld-Abrechnung und Zahlungsavis zeigen bei der Basis
Bei einer gestaffelten Booking Fee wird der Fee-Prozentsatz nicht pauschal, sondern in mehreren Stufen pro Show berechnet. Jede Stufe gilt ab einem bestimmten Betrag mit einem eigenen Prozentsatz. So lassen sich z. B. kleinere Shows niedriger und größere Shows höher verprovisionieren.
Gehe zu
Ein Stufen-Editor erscheint mit zwei Spalten: ab (ab welchem Betrag die Stufe gilt) und Booking Fee (Prozentsatz dieser Stufe).
Klicke auf
Hinweis: Sobald die gestaffelte Booking Fee aktiv ist, wird der pauschale Prozentsatz ausgegraut. In der Abrechnung und im Paket wird die Booking Fee mit dem Kennzeichen „gestaffelt“ ausgewiesen.
Als Alternative zur klassischen Booking Fee kann die Abrechnung auch als Einnahmen-Split zwischen Künstler und Agentur geführt werden. Einnahmen werden dabei anteilig aufgeteilt — getrennt nach Gage / Tickets und Zusatzeinnahmen.
Gehe zu
Zwei Eingabefelder erscheinen:
In der Künstlerabrechnung erscheint bei aktivem Split ein zusätzlicher Abschnitt „Anteil Künstler und Agentur“, der pro Show die Anteile aus Ticketeinnahmen und Zusatzeinnahmen aufschlüsselt und am Ende eine Gesamtaufteilung inkl. MwSt.-Darstellung zeigt.
Sobald alle relevanten Kosten und Einnahmen bestätigt sind, kannst du eine finale Künstlerabrechnungs-PDF erstellen, um die tatsächliche Auszahlung zu dokumentieren.
Der Bereich Einnahmen in jedem Abrechnungspaket zeigt erwartete Erlöse pro Termin.
Um bestimmte Einnahmen aus der Künstlerabrechnung auszuschließen:
Gehe zu
Klicke oben rechts auf
Ein „Einnahmen ausschließen“-Fenster erscheint.
Hier kannst du einzelne Einträge deaktivieren für:
Klicke auf
Die Gewinnberechnung wird automatisch angepasst.
Über ausgeschlossene Einnahmen brauchst du trotzdem eine Übersicht — sei es für interne Abrechnungen oder für den Künstler-Anteil an diesen Einnahmen. Dafür gibt es Sonderpakete: einen dritten Paket-Typ neben manuellen und automatischen Monatspaketen. In einem Sonderpaket wählst du beliebige ausgeschlossene Einnahmen aus und erhältst eine rein interne Abrechnung mit einem eigenen Künstler-Anteil.
Desktop: Gehe zu
Klicke auf
Nach Auswahl des Pakets stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
Die Sonderabrechnung rechnet je Posten nur den Teil, der sonst beim Künstler gelandet wäre: Bei Ticketgebühren und Sondereinnahmen bleibt der Anteil des Partners außen vor, bei einem dualen Vertrag auch der Anteil der Agentur; Produktionskostenzuschüsse zählen ganz. Davon erhält der Künstler den Künstler-Anteil des Sonderpakets. Posten in einer Fremdwährung rechnet sie mit dem Kurs ihres Vertrags in die Hauptwährung der Plattform um.
Plattform-Hinweis: Sonderpakete stehen aktuell nur auf der Künstlerplattform am Desktop zur Verfügung.
Wenn deine Agentur bestimmte Kosten übernimmt (z. B. Hotel oder Pre-Production), kannst du das im Gewinn-Tab berücksichtigen.
Gehe zu
Klicke auf
Im Fenster „Abrechnungspaket bearbeiten” aktiviere alle relevanten Optionen im Bereich „Kostenübernahme durch Agentur”
Für jede aktivierte Kategorie kannst du einen Prozentsatz (1–100 %) festlegen. So lässt sich z. B. bestimmen, dass die Agentur nur 50 % der Hotelkosten übernimmt. Der Standardwert ist 100 %.
Klicke auf
Um die Standardübernahme durch die Agentur global festzulegen:
Gehe zu
Aktiviere alle regelmäßig übernommenen Kosten (z. B. Hotels, Flüge) und lege jeweils den gewünschten Prozentsatz fest.
Im selben Kasten gibt es den Haken Je Ausgabe festlegen (nur Desktop). Dann steht an jeder Ausgabe unter der Kostenart eine Auswahl, wer sie trägt: Wie Kategorie, Agentur trägt ganz, Nicht in der Künstlerabrechnung, Agentur trägt ganz, Künstler trägt ganz oder Anderer Anteil mit eigenem Prozentsatz. Die Auswahl geht vor dem Anteil der Kategorie; bei Interne Kosten und Weiterberechnung an Künstler entscheidet weiter die Kostenart. „Nicht in der Künstlerabrechnung“ heißt: Die Ausgabe erscheint dort nicht und zählt nur ins Ergebnis der Agentur; das Abrechnungspaket nennt die Summe solcher Ausgaben. Eine schon gesetzte Auswahl rechnet weiter, auch wenn der Haken wieder aus ist.
So lädst du diese Voreinstellungen in ein bestimmtes Abrechnungspaket:
Öffne
Klicke auf
und dann auf
Mit einer Abschlagszahlung zahlst du dem Künstler einen Teil seines Gewinns aus, bevor das Abrechnungspaket final abgeschlossen ist — ideal bei längeren Touren, bei denen der Künstler einen Teilbetrag vorab erhalten möchte.
Hinweis: Eine Abschlagszahlung ist nicht dasselbe wie eine Akontozahlung. Akontozahlungen leistet der Veranstalter für einen einzelnen Termin an dich; sie stehen im Termin unter
Um den
Gehe zu
So erstellst du eine Abschlagszahlung:
Gehe zu
Klicke auf
Ein „Abschlagszahlung bearbeiten“-Fenster öffnet sich.
Trage Datum, Bezeichnung und Betrag ein
Klicke auf
Die Abschlagszahlung erscheint nun in der Tabelle und wird automatisch vom Gesamthonorar des Künstlers abgezogen.
Die Künstlerabrechnung enthält am Ende eine zusammenfassende Tabelle „Veranstaltungseinnahmen gesamt“ mit allen Einnahmen pro Show — Gage, Ticketgebühren, Sondereinnahmen und Provisionsanteile. Diese Tabelle kannst du gezielt ausblenden, wenn die Künstlerabrechnung nur die für den Künstler relevanten Werte zeigen soll.
Als Vorgabe für alle Pakete:
Gehe zu
Um die Tabelle nur für ein bestimmtes Paket an- oder auszuschalten:
Öffne
In der Künstlerabrechnung kann optional eine zusätzliche Tabelle „Einnahmen Partner“ am Ende eingeblendet werden. Sie zeigt pro Show alle Gebühren und Sondereinnahmen, die an den Partner/Veranstalter gehen — rein informativ, die Auszahlung an den Künstler verändert sich dadurch nicht.
Als Vorgabe für alle Pakete:
Gehe zu
Um die Tabelle nur für ein bestimmtes Paket an- oder auszuschalten:
Öffne
Die Haken unter
Die Spaltenüberschriften in der Künstlerabrechnung (Einnahmen, Ausgaben, Nettoeinnahmen, Nettoeinnahmen Produktion) lassen sich pro Sprache individuell anpassen — praktisch, wenn du branchenübliche oder kundenspezifische Begriffe verwenden willst.
Gehe zu
Für jede der unterstützten Sprachen findest du vier Eingabefelder. Standardmäßig sind sie mit dem Standardbegriff der jeweiligen Sprache vorbelegt — trage einfach deinen Wunsch-Begriff ein. Leere Felder fallen automatisch auf den Standardbegriff zurück.
Die angepassten Bezeichnungen erscheinen in der Online-Vorschau und in der Druck-PDF der Künstlerabrechnung — jeweils die Fassung der Sprache, in der die Abrechnung gedruckt wird (siehe Sprache des Dokuments).
So druckst du die Künstlerabrechnung:
Gehe zu
Klicke auf
Ein „Abrechnungsvorschau“-Fenster öffnet sich.
Klicke oben rechts auf
Die PDF wird automatisch heruntergeladen.
Hinweis: Die PDF gibt es erst, wenn bei allen Terminen des Pakets der Verkauf abgeschlossen ist (siehe Verkauf abschließen). Solange ein Termin offen ist, zeigt die Vorschau einen Hinweis und darunter Datum und Ort jedes offenen Termins. Das gilt ebenso für die Fremdgeld-Abrechnungen, die Provisions-/Auslagenrechnung und das Zahlungsavis.
Sprache des Dokuments: Oben rechts im Vorschaufenster, neben
Das gilt für alle Dokumente eines Abrechnungspakets:
J.SHOW kann deine Finanzdaten im DATEV-kompatiblen Format exportieren, für die nahtlose Übertragung in deine Buchhaltungssoftware.
Um Finanzdaten nach DATEV zu exportieren:
Gehe zu
Wähle den Zeitraum für deinen Export über die Schnellauswahl (
Die Übersicht zeigt die Gesamtzahl der Rechnungen, wie viele festgeschrieben, bereits exportiert und ausstehend sind.
Klicke auf
Die Datei heißt EXTF_Buchungsstapel_…csv und folgt dem aktuellen DATEV-Format (ANSI-Zeichensatz), sodass deine Steuerkanzlei sie direkt einlesen kann. Hat eine Rechnung ein Zahlungsziel, steht die Fälligkeit im Feld Belegfeld 2 (TTMMJJ).
Buchst du mit Kundenkonten und schickst die Stammdaten mit, lädst du stattdessen eine ZIP-Datei herunter: Sie enthält den Buchungsstapel und als zweite Datei die Stammdaten der Kunden (EXTF_Debitoren_…csv).
Zieht eine Rechnung eine frühere Rechnung desselben Termins ab, etwa bei einer Nachberechnung, bucht der Export die Rechnung in voller Höhe und dazu je abgezogener Rechnung eine Gegenbuchung. Im Buchungstext steht dann „abzgl.“ mit der Nummer der früheren Rechnung. So steht deren Erlös nicht doppelt in der Buchhaltung. Abgezogene Anzahlungen bekommen keine Gegenbuchung.
Hinweis: Standardmäßig kommen nur festgeschriebene Rechnungen in die Datei. Setzt du Auch nicht festgeschriebene exportieren, kommen die übrigen dazu; ist in den DATEV-Einstellungen Beim Export automatisch festschreiben eingeschaltet, schreibt J.SHOW sie beim Export fest. Bereits exportierte Rechnungen lässt der Export aus, damit nichts doppelt gebucht wird — mit Bereits exportierte erneut exportieren kommen sie wieder mit.
Hinweis: DATEV muss unter DATEV-Einstellungen konfiguriert sein. Die Konfiguration umfasst Kontenrahmen (SKR03/SKR04), Beraternummer, Mandantennummer und Kontenzuordnung.
Hinweis: Ist der PRO-Bereich mit
Um Ausgaben an deine Kanzlei zu geben:
Unter
Klicke auf
Fehlt bei einer Ausgabe der Lieferant oder „Wer hat bezahlt“ bzw. die Zahlungsart, nennt der Kasten sie; sie gehen erst mit, wenn das eingetragen ist. Ohne Berater- und Mandantennummer in den DATEV-Einstellungen entsteht keine Datei. Steht in den DATEV-Einstellungen bei den Lieferantenkonten nicht übertragen, gehen keine Ausgaben an DATEV.
Mit der Provisions-/Auslagenrechnung kannst du als Agentur formale Rechnungen an deine Künstler erstellen — für Provisionen (Booking Fees) und weiterbelastete Auslagen.
Die Rechnung wird automatisch aus den Daten eines Abrechnungspakets generiert und enthält:
Voraussetzung: Die Provisions-/Auslagenrechnung gibt es nur für Fremdgeld-Pakete. Gehe zu
Steht das Feld auf Standard, gibt es keine Provisions-/Auslagenrechnung. Die Variante legt nur fest, wie die Abrechnung an den Künstler aussieht — die Rechnung selbst ist bei allen dreien gleich.
Die drei Fremdgeld-Formate stehen nur zur Wahl, wenn die Plattform zu einer Agentur gehört: Die Agentur stellt die Rechnung an den Künstler.
So erstellst du eine Provisions-/Auslagenrechnung:
Gehe zu
Klicke auf
Daneben steht
Gibt es für das Paket schon eine Rechnung, steht an dieser Stelle
Im Bearbeitungsmodus kannst du anpassen: Rechnungsnummer, Datum, Zahlungsziel, Zahlungsart (inkl. benutzerdefinierte Option), Steuern (regulär / nicht ausweisen, dazu der Haken Reverse-Charge-Satz drucken), Rechnungssteller und -empfänger mit vollständigen Adressdaten, sowie Einleitungs- und Schlusstext.
Unten im Fenster findest du
Eine XRechnung (XML) kann ebenfalls generiert werden (nur für Plattformen mit Sitzland Deutschland).
Rechnungen können festgeschrieben werden — danach sind keine Änderungen mehr möglich. Korrekturen erfolgen über eine Stornorechnung.
Bei einem Fremdgeld-Paket nimmt die Agentur die Einnahmen treuhänderisch für den Künstler ein. Mit dem
Hat der Künstler Ausgaben vorgestreckt, die die Agentur trägt, erstatten Fremdgeld-Abrechnung und Zahlungsavis sie in einer eigenen Zeile Erstattung vorgestreckter Ausgaben.
Gehe zu
Klicke auf
Klicke oben rechts auf
Hinweis: Wie die Abrechnung gibt es das Zahlungsavis erst als PDF, wenn bei allen Terminen des Pakets der Verkauf abgeschlossen ist (siehe Verkauf abschließen). Vorher zeigt die Vorschau einen Hinweis mit Datum und Ort jedes noch offenen Termins. Termine ohne Show, etwa Off-Days oder Reisetage, zählen dabei nicht.
Gibt es zum Paket schon eine Provisions-/Auslagenrechnung, nennt das Avis deren Nummer: Provision und Auslagen sind dort ausgewiesen und hier bereits abgezogen.
Mit Freien Rechnungen kannst du Rechnungen erstellen, die nicht an einen bestimmten Termin gebunden sind — z. B. für allgemeine Dienstleistungen, Beratungshonorare oder sonstige Leistungen.
So erstellst du eine Freie Rechnung:
Gehe zu
Wähle den Rechnungssteller aus dem Dropdown (wenn mehrere konfiguriert sind) und optional einen Rechnungsempfänger aus der Partnerliste.
Klicke auf Erstellen — die Rechnung wird angelegt und der Bearbeitungsmodus öffnet sich.
Im Bearbeitungsmodus kannst du folgende Felder anpassen:
Pro Zahlungsziel kannst du wählen, wie sich der Betrag zusammensetzt: als Festbetrag, als Prozentsatz der Gesamtsumme oder als Aufteilung pro Posten. Letzteres ist besonders nützlich, wenn die Rechnung Posten mit unterschiedlichen Steuersätzen enthält (z. B. Gage 7 % + Hotel-Buy-out 19 %) und ein Zahlungsziel nur einen Teil davon abdecken soll.
So teilst du ein Zahlungsziel auf Posten auf:
Klicke im Bearbeitungsmodus neben dem Zahlungsziel auf
Pro Rechnungsposten erscheint eine Zeile mit Prozent-Eingabe und Live-Brutto-Vorschau. Trage ein, welcher Anteil des Postens für dieses Zahlungsziel fällig wird — die Summen werden inkl. korrekter MwSt automatisch je Posten berechnet.
Für jeden Posten muss die Summe aller Zahlungsziele 100 % ergeben (Restanzeige unter dem Eingabefeld). Klicke auf
Die Aufteilung ist für normale Rechnungen, Anzahlungsrechnungen und Freie Rechnungen verfügbar. Auf der PDF-Rechnung erscheint pro Zahlungsziel die Aufschlüsselung der enthaltenen Posten mit Nettobetrag, MwSt und Brutto.
Klicke auf
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Rechnungen können festgeschrieben werden — danach sind keine Änderungen mehr möglich. Korrekturen erfolgen über eine Stornorechnung, die automatisch die Originalbeträge mit negativem Vorzeichen übernimmt.
Das gilt auch für eine Rechnung oder Anzahlungsrechnung, die an DATEV übertragen ist oder in einem Buchungsstapel liegt, den DATEV gerade verarbeitet, selbst wenn sie nicht festgeschrieben ist: Sie lässt sich nicht mehr ändern oder löschen, oben im Fenster steht „Diese Rechnung ist an DATEV übertragen“. Korrekturen laufen auch hier über eine Stornorechnung. Stornieren, Festschreiben, Zahlungseingang, Mahnung und Versand bleiben möglich.
Sobald eine Stornorechnung erstellt wird, setzt J.SHOW die Originalrechnung im selben Schritt automatisch auf den Status Storniert und schreibt sie fest. Der Button
Bevor die Stornorechnung entsteht, fragt J.SHOW nach. Ist die Rechnung noch nicht verschickt, kannst du sie stattdessen einfach löschen. Ist der Storno angelegt, gehören Original und Stornorechnung zusammen: Keine der beiden lässt sich dann noch löschen.
Die J.SHOW App bietet mobilen Zugriff auf alle deine Künstlerplattformen — sieh dir anstehende Termine an, prüfe Reisedetails, greife auf Dateien zu und bleib unterwegs mit deinem Team verbunden.
Die App ist kostenlos erhältlich im
Auf dem Mac gibt es J.SHOW als eigene App im App Store — es ist derselbe Eintrag wie für iPhone und iPad (Mac ab macOS 13, iPhone und iPad ab iOS bzw. iPadOS 16). Was sie anders macht als der Browser, steht unter Die Mac-App.
Um dich in der App einzuloggen, musst du auf mindestens einer Künstlerplattform registriert sein.
Nach dem Login hast du automatisch Zugriff auf alle Plattformen, die mit dieser E-Mail-Adresse verknüpft sind.
Alle Mitarbeitenden einer Agentur müssen sich auf den jeweiligen Künstlerplattformen registrieren, um die App nutzen zu können.
Tipp: Die J.SHOW App kann auch als Progressive Web App (PWA) direkt aus dem Browser installiert werden — nutze die Option „Zum Startbildschirm hinzufügen“ für ein App-ähnliches Erlebnis ohne App Store. Push-Meldungen gibt es auf diesem Weg allerdings nicht: dafür braucht es die installierte J.SHOW-App aus dem App Store oder von Google Play — über eine Verknüpfung auf dem Startbildschirm kommen diese Benachrichtigungen per E-Mail.
Öffnest du J.SHOW auf dem Handy im Browser, weist dich eine ganzseitige Meldung J.SHOW läuft am besten in der App auf die App hin. Mit App laden kommst du direkt in den App Store bzw. zu Google Play, mit Diesmal im Browser weiter arbeitest du im Browser weiter. Nach einem der beiden Knöpfe erscheint die Meldung 7 Tage lang nicht mehr — auf allen J.SHOW-Plattformen. In der App selbst, am Computer und auf dem Tablet erscheint sie nie.
In den J.SHOW-Apps für iPhone, iPad und Mac wird nichts verkauft: Abo abschließen, PRO testen oder upgraden, eine Plattform reaktivieren, eine Kündigung aufheben und KI-Credits aufladen sind dort ausgeblendet. An ihrer Stelle steht
Die App unterstützt bis zu 3 E-Mail-Adressen gleichzeitig und bietet Zugriff auf alle Künstlerplattformen, die mit jedem Account verknüpft sind.
Um einen weiteren Account hinzuzufügen:
Tippe auf das (J)-Icon oder den Pfeil oben in der App, um das Plattform-Menü zu öffnen.
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Um zwischen Accounts zu wechseln:
Tippe auf das (J)-Icon oben, um alle Plattformen über alle eingeloggten Accounts zu sehen.
Tippe auf das Logo einer Künstlerplattform, um direkt zu dieser Plattform zu wechseln.
Hinweis: Jeder Account-Wechsel verwendet ein sicheres Einmal-Token zur Authentifizierung — du bleibst über alle Accounts eingeloggt, ohne Passwörter erneut eingeben zu müssen.
Gilt die Anmeldung eines gemerkten Accounts nicht mehr – meist, weil sein Passwort geändert wurde –, verschwindet er nicht mehr wortlos aus der Liste: Die App sagt dir einmal, dass diese Adresse auf dem Gerät nicht mehr angemeldet ist. Mit
Die App nutzt eine schlanke Navigationsstruktur:
Die Startseite zeigt alle anstehenden Termine, bei denen du in der Reisegruppe gelistet bist — über alle registrierten Plattformen hinweg. Termine werden in chronologischer Reihenfolge angezeigt.
Tippe auf einen Termin, um seine Details anzuzeigen.
Tippe auf das Logo des Künstlers, um zur vollständigen Terminliste dieser Künstlerplattform zu gelangen.
Wenn du auf mehreren Plattformen registriert bist, kannst du über den Filter-Button die Terminliste nach einzelnen Künstlerplattformen filtern. Die Auswahl bleibt gespeichert.
Tippe auf das Menü-Icon, um die Hauptnavigation aufzuklappen.
Das Menü bietet Zugriff auf deine Plattformen, Einstellungen, Kalender-Abonnement und Kontoverwaltung.
Ganz unten im Menü steht die Karte Das ist neu mit den neuesten Änderungen an J.SHOW. Tippe darauf, um sie aufzuklappen — ältere Einträge laden beim Scrollen nach. In der aufgeklappten Karte steht oben derselbe Haken.
Die untere Leiste zeigt Schnellzugriff-Tabs für deine anstehenden Termine und bietet auf einen Blick Informationen über deine nächsten Shows.
Im App-Menü gibt es das Häkchen Startanimation zeigen. Nimmst du es weg, startet die App ohne die Animation. Der Punkt erscheint in der aktuellen App für Android und in der App für iPhone und iPad ab Version 2.0 — im Browser und in der alten App ist er nicht sichtbar. In der Mac-App gibt es ihn nicht: Dort entfällt die Animation, wenn in den Bedienungshilfen des Mac „Bewegung reduzieren“ eingeschaltet ist.
Auf iPhone und iPad gibt es im App-Menü die Zeile Adressen öffnen in. Wähle dort Google Maps oder Apple Karten — die Wahl wird sofort gespeichert und gilt für alle Adressen (Spielstätte, Unterkunft, Veranstalter …) auf allen Plattformen deiner angemeldeten Accounts, wenn du sie auf dem Handy oder Tablet antippst. Am Computer öffnen Adressen immer in Google Maps. Auf Android-Geräten erscheint die Zeile nicht.
Im App-Menü wählst du unter Darstellung zwischen Wie mein Gerät, Hell und Dunkel. Die Wahl gilt auf diesem Gerät für die App und für alle Künstlerplattformen, die du dort öffnest: Stellst du auf einer Plattform unter
Wenn du auf einen Termin tippst, öffnet sich die Detailansicht mit allen relevanten Informationen:
Tipp: Wische nach links oder rechts, um zwischen Terminen zu navigieren — genau wie mit den Pfeiltasten in der Desktop-Version.
Bleib über die Konversationsfunktion der App mit deinem Team verbunden:
Greife auf terminbezogene Konversationen direkt aus der Termin-Detailansicht zu.
Füge Kommentare und Notizen hinzu, die für die relevanten Teammitglieder sichtbar sind.
Hinweis: Konversations-Benachrichtigungen werden per Push-Benachrichtigung zugestellt, damit du unterwegs keine wichtigen Updates verpasst.
Greife auf Dateien zu, die zu Terminen oder deinem Profil hochgeladen wurden:
Sieh dir Dateien an, die einzelnen Terminen angehängt sind — direkt in der Termin-Detailansicht.
Lade Dateien herunter — der Zugriff erfolgt sicher über zeitlich begrenzte Authentifizierungs-Tokens.
Hinweis: Datei-Downloads erfordern in der Regel eine aktive Internetverbindung. Ausnahme in der aktuellen App für Android, iPhone und iPad: Für deine nächsten drei Termine je Plattform, bei denen du in der Reisegruppe stehst, lädt sie die Termin-Dateien mit in den Offline-Modus — die Dateien unter
Anhänge öffnen sich in der App in einer Vorschau, statt im Download-Ordner zu landen: PDF, Bilder, Ton, Video und Textdateien werden direkt angezeigt. Was sich nicht darstellen lässt (etwa Word, Excel oder ZIP), fragt nach und lässt sich mit einer anderen App öffnen.
In der App für iPhone und iPad stehen oben rechts in der Vorschau zwei Symbole: Mit dem Ketten-Symbol stellst du einen befristeten Link aus, mit dem jemand ohne Zugang die Datei öffnen kann (siehe Datei per Link teilen) — es erscheint bei Dateien aus der Dateiliste eines Termins, nicht bei Dateien, die die App aus dem Offline-Speicher zeigt. Mit dem Pfeil nach unten gibst du die Datei selbst weiter: Das Teilen-Fenster des Geräts bietet dann Sichern, AirDrop, Mail und mehr.
Die App unterstützt Push-Benachrichtigungen, um dich in Echtzeit auf dem Laufenden zu halten:
Um Benachrichtigungen zu konfigurieren:
App-Plattform: Tippe auf das Menü — Benachrichtigungen ist dort eine eigene Karte, zwischen den Konten und 'Kalender abonnieren'. Sie gilt für alle deine Konten zugleich.
Desktop und Mobil: Öffne dein Profil und klicke auf 'Benachrichtigungen per E-Mail oder App-Push'.
Wähle individuell, welche Arten von Benachrichtigungen du per Push und/oder E-Mail erhalten möchtest.
Die App lädt automatisch alle anstehenden Termine von jeder Künstlerplattform für die Offline-Nutzung herunter.
Was offline verfügbar ist:
Was eine Internetverbindung erfordert:
Wenn die App nach 15 Sekunden keine Internetverbindung erkennt, wechselt sie automatisch in den Offline-Modus. Dort werden die heruntergeladenen Plattformdaten angezeigt.
Hinweis: Offline-Daten werden automatisch alle 4 Minuten aktualisiert, wenn die Verbindung wiederhergestellt wird, oder wenn du zur App zurückkehrst.
Ist gerade kein Netz da, zeigt die Ansicht den zuletzt geladenen Stand statt einer leeren Seite. Wie alt er ist, steht daneben —
Kommt die Verbindung zurück, während du im Offline-Modus bist, bringt dich der nächste Tipp direkt auf die aktuelle Online-Seite — egal ob du die Terminliste, einen Termin oder einen seiner Reiter antippst. Ist das Netz noch zu schwach, öffnet sich wie bisher der gespeicherte Stand, und die nächsten Tipps gehen ohne Wartezeit dorthin, bis die Verbindung wieder trägt.
Abonniere deine Termine direkt aus der App, um sie mit dem Kalender deines Telefons zu synchronisieren:
Tippe auf das (J)-Icon oben, um das Plattform-Menü zu öffnen.
Wähle die Option Kalender-Abonnement aus dem Menü.
Termine erscheinen in deiner Standard-Kalender-App (Apple Kalender, Google Kalender, etc.) und bleiben automatisch synchronisiert.
Für weitere Details zu den Kalender-Abonnement-Optionen, siehe Kalender-Abonnement.
Am Ende jedes Jahres erstellt J.SHOW einen personalisierten Wrapped-Rückblick — dein Jahresrückblick mit deinen Tour-Highlights.
Dein Wrapped enthält:
Um deinen Wrapped anzusehen:
Wenn verfügbar, ist die Wrapped-Funktion über die Startseite der App erreichbar.
Um das Aussehen anzupassen:
Wähle zwischen drei visuellen Themes: Stage Lights (Gold/Orange), On The Road (Blau/Weiß) oder Concert Poster (Creme/Schwarz).
Lade deinen Wrapped als PNG-Bild herunter, um ihn in Social Media oder mit deinem Team zu teilen.
Die Mac-App zeigt deine Plattform so, wie du sie am Computer im Browser kennst — mit allen Bereichen, auch Verträgen, Rechnungen und Abrechnung —, aber als eigenes Programm mit Fenster und Symbol im Dock. Du meldest dich einmal an; jedes weitere Fenster nutzt dieselbe Anmeldung. Was dazukommt:
Jede J.SHOW-Plattform bringt eine eigene Schnittstelle (API) mit. Darüber greifen andere Systeme direkt auf deine Daten zu — zum Beispiel deine Website, die die Tourdaten selbst anzeigt, ein Ticketsystem, ein Newsletter-Werkzeug oder ein eigenes Skript, das Termine aus einer anderen Quelle übernimmt.
Die Schnittstelle ist in jeder Plattform enthalten und muss nicht gebucht werden. Du brauchst nur einen API-Key aus den Einstellungen. Dieses Kapitel beschreibt die Schnittstelle allgemein — die konkreten Werte deiner Plattform (eigene Terminarten, eigene Felder, eigene Vorlagen) stehen in der Live-Doku deiner Plattform.
Die Schnittstelle folgt dem Aufbau der Plattformen: Jede Plattform hat ihre eigene API unter ihrer eigenen Subdomain, erreichbar unter https://{subdomain}/api/. Daraus ergeben sich zwei Ebenen:
Merksatz: Über viele Künstler hinweg lesen → Agentur-API. Alles im Detail → Künstler-API. Schreiben geht über beide — über die Agentur-API aber nur in die Künstlerplattformen, die im Key dafür freigegeben sind.
Typischer Ablauf für eine Agentur:
/api/artists auf der Agentur-Subdomain abrufen — die Antwort enthält alle Künstlerplattformen der Agentur, jeweils mit ihrer Subdomain als id.
Mit /api/shows die Termine holen — ohne Parameter über alle Künstler hinweg, mit &artist= auf eine Plattform gefiltert.
Für Details oder zum Schreiben denselben Aufruf gegen https://{artist}/api/ richten — mit einem API-Key dieser Künstlerplattform.
Hinweis: Schreibrechte gelten pro Künstlerplattform, nie pauschal für die ganze Agentur: Im Key wird einzeln angehakt, in welche Plattformen geschrieben werden darf. Wichtig ist der Unterschied zum Lesen: Dort bedeutet eine leere Auswahl alle, auch künftige. Beim Schreiben ist alle angehakt bewusst nicht dasselbe — eine neu angebundene Künstlerplattform ist nie automatisch beschreibbar, sie muss ausdrücklich hinzugefügt werden.
Der Zugriff läuft immer über einen API-Key. Wo du Keys anlegst, umbenennst, kopierst und löschst, steht unter API-Zugang.
Du kannst pro Plattform mehrere Keys anlegen — am besten einen je angebundenem System. Wird ein Key gelöscht, verliert nur diese eine Integration den Zugriff, alle anderen laufen weiter.
Was ein Key darf, stellst du pro Key ein (Stift-Symbol neben dem Key):
| Einstellung | Wirkung |
| auch unveröffentlichte Termine ausgeben | Ohne diese Option liefert der Key nur veröffentlichte und angekündigte Termine. Mit ihr sieht er auch noch nicht veröffentlichte. |
| Inhalte lesen (Zeitpläne & freie Felder) | Schaltet die Inhalts-Felder und die Detail-Endpoints frei — Zeitpläne, freie Felder, Termindetails, Crew, Setlist, Gästeliste, Fuhrpark, Vorverkauf und Ausgaben. |
| Schreibzugriff (Termine anlegen & befüllen) | Schaltet den Schreib-Endpoint frei. Nur auf der Künstlerplattform verfügbar. |
| Künstlerplattformen für diesen API Key | Nur auf der Agenturplattform: begrenzt den Key auf ausgewählte Künstlerplattformen. Ohne Einschränkung sieht der Key alle. |
Empfehlung: je Integration ein eigener Key mit so wenig Rechten wie möglich. Eine Website, die nur Tourdaten anzeigt, braucht weder Inhalte noch Schreibzugriff.
Sicherheit: Der Key steht als Parameter in der Adresse. Behandle ihn wie ein Passwort — nicht in öffentlich sichtbarem Code (JavaScript im Browser) verwenden, sondern serverseitig abrufen und das Ergebnis zwischenspeichern.
Je Künstlerplattform lässt sich zusätzlich ein
https://{subdomain}/api/, also die Subdomain der jeweiligen Plattform.?token=… Alternativ als Header: Authorization: Bearer … — dann steht der Schlüssel nicht in der Adresse und landet nicht in Server-Protokollen.GET; Schreiben mit POST, PATCH oder DELETE, ausschließlich am Schreib-Endpoint.application/json; charset=utf-8. Die Nutzdaten stehen immer unter data.JJJJ-MM-TT, Zeitpunkte nach ISO 8601 mit Zeitzonen-Angabe. Die Zeitzone kommt aus den Plattform-Einstellungen.error-Feld, zusammen mit einem HTTP-Statuscode.GET https://{subdomain}/api/shows?token=DEIN_API_KEY
Die Antwort ist immer gleich aufgebaut:
{
"data": [ … ]
}
In allen Beispielen dieses Kapitels steht {subdomain} für die Adresse deiner Plattform, {artist} für die Subdomain einer Künstlerplattform und {agency} für die einer Agenturplattform.
Die Agentur-API bündelt alle Künstlerplattformen der Agentur unter einer Adresse. Sie ist der richtige Weg, wenn ein System einen Gesamtüberblick braucht — etwa eine Agentur-Website mit den Terminen aller Künstler oder eine interne Auswertung. Sie liefert Grunddaten, keine Detail- oder Advancing-Daten. Schreiben ist möglich, aber nur in die Künstlerplattformen, die im jeweiligen Key ausdrücklich dafür freigegeben sind.
| Endpoint | Liefert |
/api/artists | Alle Künstlerplattformen der Agentur — id (die Subdomain) und name. Der Einstiegspunkt: Aus dieser Liste kommen die Werte für den artist-Parameter aller weiteren Aufrufe. |
/api/shows | Die kommenden Termine — ohne Filter über alle Künstler, mit artist nur die einer Plattform. |
/api/tours | Die Tourblöcke, denen die Termine zugeordnet sind. |
/api/venues | Das Spielstätten-Verzeichnis. |
/api/partners | Das Verzeichnis der Partner und Veranstalter. |
Parameter:
| Parameter | Bedeutung |
token | Pflicht. Der API-Key der Agenturplattform. |
artist | Optional. Subdomain einer Künstlerplattform — schränkt die Antwort auf diese Plattform ein. |
show | Optional. Ein einzelner Termin im Format {artist}_{S_ID}. |
venue / partner | Optional. Ein einzelner Eintrag aus dem jeweiligen Verzeichnis. |
GET https://{agency}/api/artists?token=DEIN_API_KEY
GET https://{agency}/api/shows?token=DEIN_API_KEY
GET https://{agency}/api/shows?token=DEIN_API_KEY&artist={artist}
GET https://{agency}/api/shows?token=DEIN_API_KEY&show={artist}_1234
{
"data": [
{ "id": "{artist}", "name": "Künstlername" }
]
}
/api/shows, /api/artists und /api/tours. Ist die Agentur selbst gesperrt, antwortet jede Anfrage mit 403.Auf der Künstlerplattform liegt die vollständige Schnittstelle: alle Lese-Endpoints — von der einfachen Terminliste bis zum kompletten Advancing-Stand eines Termins — und der Schreib-Endpoint, über den externe Systeme Termine anlegen und befüllen.
Alle Lese-Endpoints werden mit GET aufgerufen und antworten mit JSON. Die Spalte „Voraussetzung“ nennt das Key-Recht, das der Endpoint braucht.
| Endpoint | Liefert | Voraussetzung |
/api/shows | Alle kommenden Termine mit Grunddaten, Status, Spielstätte, Partner und Ticketlinks. Ohne Zeitraum beginnt die Liste heute. Mit from/to (JJJJ-MM-TT) fragst du einen Zeitraum ab, auch in der Vergangenheit — nur to liefert alles bis zu diesem Tag. Mit crew (E-Mail-Adresse bevorzugt) nur die Termine, in deren Reisegruppe die Person gebucht ist. | — |
/api/show_detail | Einen einzelnen Termin vollständig — der komplette Advancing-Stand. | Inhalte lesen |
/api/tours | Die Tourblöcke der Plattform. | — |
/api/venues | Das Spielstätten-Verzeichnis, mit Namenssuche. | Volldaten & Suche: Inhalte lesen |
/api/hotels | Das Verzeichnis der Unterkünfte, mit Namenssuche. | Volldaten & Suche: Inhalte lesen |
/api/partners | Das Verzeichnis der Partner und Veranstalter, mit Namenssuche. | Volldaten & Suche: Inhalte lesen |
/api/crew | Die Personen der Plattform mit ihrer crewId und ihrer Funktion — die Quelle für alle Aufrufe, die Personen zuordnen. | Inhalte lesen |
/api/vehicles | Die Fahrzeuge des Fuhrparks. | Inhalte lesen |
/api/setlist | Die Setlist eines Termins, eine Setlist-Vorlage oder die gesamte Song-Bibliothek. | Inhalte lesen |
/api/guests | Die Gästeliste eines Termins mit Einträgen, Kontingenten und Bereichen. | Inhalte lesen |
/api/presales | Die Vorverkaufszahlen je Ticketsystem, wahlweise mit Wochenverlauf. | Inhalte lesen · PRO |
/api/expenses | Die erfassten Ausgaben eines Termins inklusive angehängter Belege. | Inhalte lesen · PRO |
/api/flight_lookup | Zu einer Flugnummer die planmäßige Route mit Zeiten und Terminal. | Inhalte lesen |
/api/templates | Die Vorlagen der Plattform (Terminübersicht, Reisegruppe, Vertrag) mit ihren IDs. | — |
/api/show_types | Die auf dieser Plattform gültigen Terminarten — inklusive der selbst angelegten. | — |
/api/capabilities | Welche Funktionen und Ressourcen diese Plattform kennt — nützlich für Integrationen, die mehrere Plattformen bedienen. | — |
/api/artists | Auf der Künstlerplattform: die Plattform selbst, mit ihrer Subdomain als id. | — |
Endpoints, die „Inhalte lesen“ voraussetzen, antworten ohne dieses Recht mit einem Fehler. Bei /api/shows, /api/venues, /api/hotels und /api/partners gibt es keinen Fehler — die Antwort enthält dann schlicht weniger Felder.
Das sind die Felder, die /api/shows pro Termin liefert. Sie sind die Grundlage jeder Termin-Integration:
| Feld | Bedeutung |
id | Die eindeutige ID des Termins im Format {artist}_{S_ID}. |
artist | Die Subdomain der Künstlerplattform, zu der der Termin gehört. |
type | Die Terminart als Kurzwort, etwa concert, tour oder festival. |
type-name | Die ausgeschriebene Bezeichnung der Terminart, sofern gepflegt. |
title | Der Titel des Termins. |
showDate | Das Datum im Format JJJJ-MM-TT. Bei mehreren Terminoptionen der erste Tag. |
period | true, wenn sich der Termin über einen Zeitraum mehrerer Optionstage erstreckt. |
showDatePeriodEnd | Der letzte Tag dieses Zeitraums, sonst null. |
showDoors | Einlass als Zeitpunkt mit Zeitzone, sonst null. |
showStart | Beginn als Zeitpunkt mit Zeitzone, sonst null. |
status | Der Buchungsstatus des Termins (siehe Tabelle unten). |
publishStatus | Der Veröffentlichungsstatus für die Außendarstellung (siehe Tabelle unten). |
releaseStart | Zeitpunkt, ab dem der Termin öffentlich gezeigt werden soll. |
releaseEnd | Zeitpunkt, ab dem der Termin nicht mehr gezeigt werden soll, sofern gesetzt. |
presaleStart | Zeitpunkt, ab dem der Vorverkauf läuft. Rein informativ — was daraus folgt, entscheidet dein System. |
tour | Die ID des Tourblocks, sofern der Termin einem zugeordnet ist. |
venue | Die ID der verknüpften Spielstätte. |
partner | Die ID des verknüpften Partners beziehungsweise Veranstalters. |
venueNameOverride | Abweichender Name der Spielstätte nur für diesen Termin — null, wenn der Name aus dem Verzeichnis gilt. |
venueCityOverride | Abweichender Ort nur für diesen Termin. |
venueCountryOverride | Abweichendes Land als Länderkürzel. |
partnerNameOverride | Abweichender Name des Partners nur für diesen Termin. |
partnerWebsiteOverride | Abweichende Website des Partners nur für diesen Termin. |
postponed | true, wenn der Termin als verschoben gekennzeichnet ist. Wird bewusst von Hand gesetzt. |
relocated | true, wenn der Termin als verlegt gekennzeichnet ist. |
ticketlinks | Die Ticketlinks als Liste, jeweils mit Bezeichnung, Adresse und der Angabe, ob dieser Kanal ausverkauft ist. Ein Eintrag ohne gültige Webadresse erscheint hier nicht. |
supports | Die Support-Acts als Liste. |
schedules | Die Zeitpläne des Termins. Nur mit dem Recht „Inhalte lesen“. |
customFields | Die freien Felder des Termins. Nur mit dem Recht „Inhalte lesen“. |
showType | Die ID der Terminart — dieselbe ID, die auch der Schreib-Endpoint erwartet. Nur mit „Inhalte lesen“. |
venueType | Die ID der Spielstättenart. Nur mit „Inhalte lesen“. |
tba | Veraltet. tba und tbaDate bleiben aus Kompatibilitätsgründen erhalten — verwende stattdessen publishStatus und releaseStart. |
Mögliche Werte für status:
| Wert | Bedeutung |
confirmed | Bestätigt. |
tbc | Noch zu bestätigen. |
option | Option — der Tag ist vorgemerkt, aber nicht verbindlich. |
idea | Idee — eine reine Überlegung. |
cancelled | Abgesagt. |
Mögliche Werte für publishStatus:
| Wert | Bedeutung |
published | Öffentlich — darf angezeigt werden. |
tba | Angekündigt — es gibt einen Veröffentlichungszeitpunkt, siehe releaseStart. |
unpublished | Nicht veröffentlicht — wird nur an Keys ausgegeben, die dafür freigeschaltet sind. |
Hinweis: Ohne Zeitraum gibt die API alle kommenden Termine aus, mit from/to auch vergangene. Was davon auf einer Website erscheint, entscheidet dein System selbst anhand von status, publishStatus, releaseStart und releaseEnd.
Wenn du gar nicht selbst programmieren willst: Für die Terminliste auf einer Website gibt es einen fertigen Weg ohne API — siehe Tourdaten auf der Website einbinden.
/api/show_detail liefert einen einzelnen Termin vollständig — alles, was im Advancing zusammenläuft:
GET https://{subdomain}/api/show_detail?token=DEIN_API_KEY&show={artist}_1234
Tipp: Vor dem Schreiben immer erst lesen. So weißt du, was bereits gepflegt ist, und überschreibst keine bestehenden Angaben.
Über den Schreib-Endpoint legen externe Systeme Termine an, befüllen sie und ändern sie. Auf der Künstlerplattform funktioniert er ausschließlich mit einem Key, für den der Schreibzugriff aktiviert wurde. Eine Agentur erreicht ihn auch über ihre eigene Adresse — https://{agency}/api/write mit dem Parameter artist (Subdomain der Künstlerplattform) —, aber nur für die Künstlerplattformen, die im Agentur-Key in der Spalte
Alles läuft über eine einzige Adresse — /api/write. Gesteuert wird über die HTTP-Methode und über den Parameter resource. Ohne resource geht es um den Termin selbst:
| Methode | Bedeutung |
POST | Legt einen neuen Termin an. Pflichtangabe ist das Datum. |
PATCH | Ändert einen bestehenden Termin. Geschrieben wird nur, was im Aufruf steht. |
DELETE | Löscht einen Termin endgültig, mitsamt seiner angehängten Daten. Die Crew wird wie in der Oberfläche benachrichtigt. |
Die Felder des Termins:
| Feld | Bedeutung |
date | Datum im Format JJJJ-MM-TT. Pflicht beim Anlegen; beim Ändern verschiebt es den Termin. |
id | Die ID des Termins. Pflicht beim Ändern und Löschen. |
status | Der Buchungsstatus. Beim Anlegen ohne Angabe: „noch zu bestätigen“. |
title | Der Titel des Termins. |
showType | Die ID der Terminart. Eine auf dieser Plattform unbekannte ID wird abgelehnt. |
venueType | Die ID der Spielstättenart. |
applyTemplate | Wendet die mit der Terminart verknüpfte Vorlage an — genau wie in der Oberfläche. |
schedules[] | Die Zeitpläne des Termins, jeweils mit Inhalt, Titel und Sichtbarkeit. |
customFields[] | Die freien Felder des Termins, jeweils mit Inhalt, Titel und Sichtbarkeit. |
POST https://{subdomain}/api/write?token=DEIN_API_KEY
Content-Type: application/json
{
"date": "2026-09-01",
"status": "option",
"title": "Release Show",
"showType": 0,
"schedules": [
{ "index": 1, "title": "Ablauf", "content": "18:00 Soundcheck\n20:00 Einlass", "visible": true }
]
}
PATCH https://{subdomain}/api/write?token=DEIN_API_KEY
Content-Type: application/json
{ "id": "{artist}_1234", "status": "confirmed" }
DELETE https://{subdomain}/api/write?token=DEIN_API_KEY
Content-Type: application/json
{ "id": "{artist}_1234" }
Die Antwort enthält die ID des Termins:
{ "id": "{artist}_1234" }
Wichtig: Schreibende Aufrufe verhalten sich genau wie eine Eingabe in der Oberfläche: Benachrichtigungen gehen raus, das Änderungsprotokoll wird geschrieben, Fristen und Vorlagen greifen.
Änderungen ohne angegebene Person stehen im Änderungsprotokoll mit dem Bearbeiter API · [Name des API-Schlüssels] – so ist erkennbar, über welchen Schlüssel geschrieben wurde.
Wird beim Ändern ein neues Datum übergeben, wird der Termin verschoben: Alle To-do-Fristen wandern um dieselbe Anzahl Tage mit, der alte Tag bleibt als „verschoben von“ erhalten und die Crew wird benachrichtigt. Übergib das Datum also nur, wenn du den Termin wirklich verschieben willst.
Mit dem Parameter resource spricht derselbe Endpoint die einzelnen Bereiche eines Termins an — vom Spielstätten-Verzeichnis über Unterkünfte und Reise bis zur Gästeliste. Damit lässt sich ein Termin komplett von außen aufbauen:
| Bereich | Ressourcen | Bedeutung |
| Spielstätte | venue, venue_link, venue_contact, venue_alt, venue_stage | Spielstätten im Verzeichnis anlegen und pflegen, mit dem Termin verknüpfen, Ansprechpartner hinterlegen, Alternativen setzen und Bühnen oder Säle einer Spielstätte abbilden. |
| Unterkunft | hotel, hotel_link, hotel_room, hotel_rooming | Unterkünfte anlegen, auf einen Unterkunft-Platz des Termins legen — Platz 1–4 oder als weitere Unterkunft ab Platz 5 (bis 20, immer der nächste freie Platz) —, Zimmer anlegen und Betten mit Personen belegen. "hotel": null auf einem Platz ab 5 nimmt diese Unterkunft samt Zimmern vom Termin. |
| Partner | partner, partner_link, partner_contact | Partner und Veranstalter anlegen, auf einen der drei Partner-Plätze legen und deren Ansprechpartner pflegen. |
| Ansprechpartner | show_contact, cp_other | Kontakt vor Ort und Tour-Kontakte des Termins setzen sowie beliebig viele weitere Kontakte ergänzen. |
| Catering | catering | Catering-Art, Buy-out und Beschreibung des Termins setzen. |
| Reisegruppe | show_crew | Crew für den Termin buchen und wieder abmelden — mit denselben Benachrichtigungen wie in der Oberfläche. Per PATCH mit crewIds und passive (0–3) setzt du die Passiv-Stufe bereits gebuchter Personen je Termin; wer nicht in der Reisegruppe steht, wird dabei nicht gebucht. |
| Reise | travel, travel_entry | An- und Weiterreise als einfache Angabe (Strecke und Fahrzeit, auf Wunsch automatisch berechnet) oder als einzelne Reise-Einträge pro Person und Verkehrsmittel. Mit visibleTo legst du an einem Reise-Eintrag fest, welche Berechtigungsstufen ihn sehen (management, artist, crewplus, crew, guest; null = alle, [] = nur die eingetragenen Personen sowie Admin, Agentur und Tourmanagement). |
| Fahrzeuge | vehicle, vehicle_link, vehicle_driver, vehicle_passenger, vehicle_travel, | Fuhrpark pflegen, Fahrzeuge dem Termin zuordnen, Fahrer und Insassen setzen, Fahrzeuge an Reise-Einträge hängen sowie Fahrzeug-Vorlagen anlegen und übernehmen. |
| To-dos | todo, todo_reminder | Aufgaben mit Frist anlegen, abhaken und Erinnerungen für einzelne Personen setzen. |
| Terminoptionen | termin_option | Alternative Tage vorschlagen und wieder entfernen, solange noch kein Tag feststeht. |
| Gästeliste | guestlist, guestlist_limit, price_group, guest_area, guest_entry | Einstellungen und Kontingente setzen, Preisgruppen und Bereiche anlegen und einzelne Gäste eintragen, ändern und entfernen. |
| Setlist | song, setlist, setlist_template | Song-Bibliothek pflegen, Songs auf dem Termin anordnen sowie Setlist-Vorlagen anlegen und übertragen. |
| Dateien | file, person_file, show_person_file | Dateien am Termin, bei einer Person oder bei einer Person innerhalb der Reisegruppe ablegen und wieder entfernen. |
| Vorlagen | apply_template | Eine gespeicherte Vorlage auf den Termin anwenden — Terminübersicht, Reisegruppe oder Vertrag. |
| Deal & Vertrag PRO | deal, deal_participation, additional_cost, contract_status, contract_partner | Dealart, Garantie, Beteiligungsstufen und zusätzliche Kosten setzen, dazu Vertragsstatus, Fristen und Vertragspartner. |
| Ausgaben PRO | expense, expense_file | Tatsächliche Ausgaben der Kostenerfassung anlegen und Belege als Datei anhängen. |
| Vorverkauf PRO | presales, ticketsystem | Vorverkaufszahlen je Ticketsystem melden und Ticketsysteme entfernen. |
POST https://{subdomain}/api/write?token=DEIN_API_KEY&resource=hotel
{ "name": "Hotel …", "city": "Berlin", "checkIn": "15:00" }
POST https://{subdomain}/api/write?token=DEIN_API_KEY&resource=hotel_link
{ "show": "{artist}_1234", "slot": 1, "hotel": "hotel_{artist}_5" }
Hinweis: Welche Felder eine einzelne Ressource genau erwartet, steht in der Live-Doku deiner Plattform — dort ist jede Ressource mit Methode, Pflichtfeldern und Beispiel aufgeführt.
Terminart und Spielstättenart werden als Zahl übergeben. Diese Standard-Terminarten gibt es auf jeder Plattform — welche davon auswählbar sind, hängt von den Plattform-Einstellungen ab:
| ID | Bezeichnung | Zählt als Show |
0 | Konzert | ja |
1 | Tour | ja |
2 | Festival | ja |
3 | Probe | nein |
4 | Promo | ja |
5 | Offday | nein |
6 | Reise | nein |
7 | Auftritt | ja |
8 | Vorbereitung | nein |
9 | Support | ja |
10 | Preview | ja |
11 | Feature | ja |
12 | Aufbau | nein |
13 | Abbau | nein |
14 | Nachbereitung | nein |
Zusätzlich kann jede Plattform eigene Terminarten anlegen (siehe Vorlagen mit Terminarten verknüpfen). Deren IDs sind von Plattform zu Plattform verschieden und stehen deshalb nicht in diesem Handbuch. Die gültige Liste deiner Plattform — Standard und eigene, jeweils mit ID und Bezeichnung — steht in der Live-Doku deiner Plattform und lässt sich jederzeit abfragen:
GET https://{subdomain}/api/show_types?token=DEIN_API_KEY
Die Spielstättenarten sind dagegen auf allen Plattformen gleich:
| ID | Bezeichnung |
0 | keine Angabe |
1 | Club |
2 | Halle |
3 | Arena |
4 | Open Air |
5 | Zelt |
6 | Stadion |
Zeitpläne, freie Felder, Catering und zusätzliche Kontakte können für einzelne Berechtigungsstufen sichtbar oder verborgen sein. Beim Lesen und beim Schreiben wird dieselbe Schreibweise verwendet:
| Wert | Bedeutung |
"roles": ["all"] | Für alle sichtbar. Gleichbedeutend mit „nicht gesetzt“. |
"roles": [] | Nur für Admin und Agentur sichtbar. |
"roles": ["tourmanager","crew"] | Zusätzlich für die genannten Berechtigungsstufen sichtbar. |
"visible": true|false | Kurzform: true steht für „für alle“, false für „nur Admin und Agentur“. Eine ausdrückliche Liste von Berechtigungsstufen hat Vorrang. |
Diese Berechtigungsstufen können genannt werden:
tourmanager, artist, crew-plus, crew, guest
Admin und Agentur sehen immer alles und werden deshalb nie mit aufgeführt.
Datensätze werden über sprechende IDs angesprochen. Der Aufbau ist immer gleich, damit eine ID auch dann eindeutig bleibt, wenn mehrere Plattformen zusammenspielen:
| Datensatz | Format | Bedeutung |
| Termin | {artist}_{S_ID} | Subdomain der Künstlerplattform und interne Nummer des Termins. |
| Tour | tour_{artist}_{id} | Tourblock. |
| Venue | venue_{prefix}_{id} | Spielstätte aus dem Verzeichnis. |
| Partner | partner_{prefix}_{id} | Partner beziehungsweise Veranstalter aus dem Verzeichnis. |
| Unterkunft | hotel_{prefix}_{id} | Unterkunft aus dem Verzeichnis. |
| Crew | crewId | Person der Plattform — eine reine Zahl, abrufbar über die Personen-Liste. |
| Gast | g_… | Eintrag auf der Gästeliste. |
| Preisgruppe | pg_… | Preisgruppe eines Termins. |
| Bereich | glb_… | Bereich der Gästeliste. |
| Ausgabe | fin_… | Erfasste Ausgabe. |
Hinweis: Das Präfix bei Spielstätten, Unterkünften und Partnern ist die Subdomain der Künstlerplattform — oder, wenn die Plattform zu einer Agentur gehört, der Name der Agentur. Der Grund: Diese Verzeichnisse werden innerhalb einer Agentur gemeinsam genutzt.
Fehler kommen als JSON zurück, zusammen mit einem HTTP-Statuscode:
{ "error": "Token is invalid" }
| Code | Bedeutung |
400 | Die Anfrage ist unvollständig, oder ein Wert ist ungültig beziehungsweise zu lang. |
401 | Der Key fehlt oder ist ungültig. |
403 | Dem Key fehlt das nötige Recht, oder die Funktion ist ein PRO-Feature. Außerdem ist die Schnittstelle einer gesperrten Plattform ganz zu, lesend wie schreibend: Ist sie abgeschaltet oder ihre Lizenz (bzw. die ihrer Agentur) abgelaufen, antwortet jede Anfrage direkt nach der Prüfung des Keys mit 403. Das hebt sich von selbst auf, sobald die Plattform wieder eingeschaltet oder die Lizenz verlängert ist. Kalender-Abos liefern weiter. |
404 | Der angesprochene Datensatz oder die Plattform existiert nicht. |
405 | Die HTTP-Methode passt nicht zur angesprochenen Ressource. |
409 | Die Anfrage widerspricht dem aktuellen Stand — etwa eine einfache Reiseangabe, obwohl die Reise bereits einzeln geplant ist. |
423 | Der Datensatz ist festgeschrieben (etwa eine abgeschlossene Abrechnung) und lässt sich nicht mehr ändern. |
500 | Unerwarteter Fehler auf dem Server. |
Jede Plattform bringt ihre eigene, stets aktuelle API-Dokumentation mit. Sie liegt direkt unter der Adresse der Plattform und ist ohne Login erreichbar:
https://{subdomain}/api/
Dort steht dasselbe wie hier — aber mit den echten Werten deiner Plattform: die tatsächlich gültigen Terminarten inklusive deiner eigenen, deine eigenen Setlist-Felder, sämtliche Felder jeder Schreib-Ressource und die vollständigen Antwort-Felder aller Endpoints.
Merksatz: Das Handbuch erklärt das Prinzip, die Live-Doku nennt die konkreten IDs und Felder deiner Plattform.
Dieselbe Beschreibung gibt es auch als Datei zum Importieren — als OpenAPI-3.1-Spezifikation (auch als „Swagger-Datei“ bekannt). Damit lassen sich Clients generieren, API-Werkzeuge befüllen und Integrationen aufsetzen, ohne die Doku abzutippen:
https://{subdomain}/api/openapi.json
https://{subdomain}/api/openapi.yaml
Auch sie wird von deiner Plattform selbst erzeugt und trägt deren Werte — deine Terminart-IDs, deine eigenen Felder, die auf deiner Plattform verfügbaren Endpoints. Nach einer Änderung an deinen Einstellungen also einfach neu abrufen.
Du findest beide Links auch in der Plattform unter
Manche Werte sind von Plattform zu Plattform verschieden, weil sie aus deinen eigenen Einstellungen und Daten stammen. Sie stehen deshalb nicht im Handbuch, lassen sich aber jederzeit direkt abfragen:
| Wert | Abfrage |
| Eigene Terminarten mit ihren IDs | GET /api/show_types |
| Eigene Setlist-Felder | GET /api/setlist?songs=1 |
| Vorlagen und ihre IDs | GET /api/templates |
| Personen und ihre IDs | GET /api/crew |
| Preisgruppen und Gästelisten-Bereiche eines Termins | GET /api/guests |
| Eigene Ausgaben-Kategorien und Zahlungsarten | GET /api/expenses |
| Funktionsumfang der Plattform | GET /api/capabilities |
Wichtig: Schreibe IDs von Terminarten, Vorlagen oder Personen nie fest in eine Integration. Sie unterscheiden sich je Plattform und können sich ändern — erst abfragen, dann verwenden.
Ein Aufruf genügt — er liefert alle kommenden Termine:
GET https://{subdomain}/api/shows?token=DEIN_API_KEY
Zeige Termine mit dem Veröffentlichungsstatus „published“ regulär an und solche mit „tba“ als Ankündigung ohne Datum.
Berücksichtige releaseStart und releaseEnd, damit Termine automatisch zum richtigen Zeitpunkt erscheinen und wieder verschwinden.
Nutze ticketlinks für die Ticket-Schaltflächen und die darin enthaltene Angabe für die Kennzeichnung „ausverkauft“.
Bei einer Agentur läuft derselbe Ablauf über die Agentur-Subdomain — auf Wunsch je Künstler gefiltert.
Zuerst den Termin anlegen, dann die Spielstätte anlegen oder aus dem Verzeichnis holen und mit dem Termin verknüpfen:
POST https://{subdomain}/api/write?token=DEIN_API_KEY
{ "date": "2026-09-01", "status": "tbc", "title": "Release Show", "showType": 0 }
POST https://{subdomain}/api/write?token=DEIN_API_KEY&resource=venue
{ "name": "…", "city": "…" }
POST https://{subdomain}/api/write?token=DEIN_API_KEY&resource=venue_link
{ "show": "{artist}_1234", "venue": "venue_{artist}_55" }
Prüfe vorher mit einer Namenssuche im Verzeichnis, ob die Spielstätte schon vorhanden ist — so entstehen keine doppelten Einträge.
Ein Ablauf, der sich für Integrationen bewährt hat:
Erst den Termin vollständig lesen, um den aktuellen Stand zu kennen.
Dann die fehlenden Teile ergänzen — Spielstätte, Unterkunft, Partner, Ansprechpartner, Catering, Reise, Zeitpläne.
Zum Schluss das Ergebnis noch einmal lesen und gegen die eigene Quelle abgleichen.
Tipp: Wenn du nicht selbst programmieren willst: Der KI-Assistent erledigt genau diese Aufgaben per Chat, Sprache oder E-Mail — er nutzt im Hintergrund dieselbe Schnittstelle.