Manuel

Introduction

Cette documentation est ton Manuel détaillé sur tout ce que J.SHOW a à offrir, comme la grande variété de fonctions, autorisations, notifications et autres sujets complexes pour une expérience de tournée professionnelle des plus fluides.

Cette documentation est dynamique et en constante évolution, car nous la mettons à jour et l'enrichissons en permanence.

À propos de J.SHOW

Bienvenue, Légendes !

J.SHOW est ton application tout-en-un de production de tournée — conçue pour les artistes, les agences et les professionnels du live qui sont prêts à dompter le chaos ! De la planification des shows à la coordination des équipes, en passant par le suivi des deals, la génération de contrats et la gestion de la logistique — J.SHOW rassemble tout dans un espace numérique magnifiquement organisé.

Que tu sois un artiste indépendant ou une agence à part entière représentant plusieurs artistes, J.SHOW t'offre la structure, la flexibilité et le contrôle nécessaires pour faire avancer ton show — tout en gardant la tête dans le jeu créatif.

Nous proposons deux types de plateformes, la plateforme artiste et la plateforme agence.

Les deux plateformes sont livrées avec leurs propres sous-domaines personnalisables (par ex. xyz.j.show).

À propos de la plateforme agence

Si tu gères plus de quelques artistes, obtenir une plateforme agence est la base de tes opérations. À partir d'ici, tu peux ajouter un nombre illimité de plateformes artistes.

Toutes les plateformes artistes connectées à une plateforme agence donnée partagent une base de données centralisée pour les salles, organisateurs et hébergements, garantissant ainsi un flux de travail fluide et efficace.

Le prix d'une plateforme agence est de 499 € (UE) · 699 USD (États-Unis/Monde) · 499 USD (Asie) HT / an

Important : La plateforme agence sert de hub central pour ton agence, mais elle n'inclut aucune plateforme artiste. Une plateforme artiste distincte est requise pour chaque artiste que tu représentes. Voir le Guide de tarification pour un exemple de tarification.

La plateforme agence est uniquement disponible sur navigateurs de bureau.

Remarque : Plusieurs plateformes agence peuvent se voir accorder l'accès à la même plateforme artiste.

À propos de la plateforme artiste

La plateforme artiste est l'endroit où se déroule la véritable vie d'une production de tournée.

Nous proposons deux options pour les plateformes artistes :

➀ Le prix d'une plateforme artiste Basic est de 199 € (UE) · 299 USD (États-Unis/Monde) · 199 USD (Asie) HT / an

➁ Le prix d'une plateforme artiste Pro est de 349 € (UE) · 499 USD (États-Unis/Monde) · 349 USD (Asie) HT / an

La version Pro inclut tout ce que la version Basic a à offrir, PLUS les fonctionnalités supplémentaires suivantes :

• Générer des contrats
• Enregistrer des préventes
• Prévisions des ventes
• Saisir des deals
• Créer des décomptes avec les organisateurs locaux
• Générer des factures
• Planifier des budgets et des coûts
• Documenter les dépenses et les coûts
• Prévision du bénéfice de la tournée
• Décompte côté artiste

Les deux disponibles en version bureau complète. La plateforme artiste est également disponible en version smartphone limitée pour iOS et Android.

Guide de tarification J.SHOW

Pour un aperçu détaillé du processus de licence et de la structure tarifaire, consulte notre Guide de tarification.

Abréviations et repères visuels

Par manque de place, l'interface utilise des abréviations et des couleurs. Voici ce qu'elles signifient : ce que veut dire tbc, ce qu'est un Contact, pourquoi une entrée apparaît en orange.

ASTUCE : En haut de la liste des événements se trouve un bouton ?. Il ouvre la légende des couleurs directement dans la plateforme.

Abréviations

Statut de l'événement

L'annonce est une autre question : un événement peut être confirmé sans être public pour autant. C'est à cela que servent tba (pas encore annoncé) et annoncé.

Abréviations des types d'événement

Chaque événement a un type. La liste n'en affiche que l'abréviation.

En plus, chaque plateforme peut créer ses propres types d'événement avec leur propre abréviation (Associer des modèles aux types d'événement). Ceux-là ne figurent évidemment pas dans cette liste.

Couleurs et repères

La légende des points, carrés et triangles d'avertissement de la liste des événements se trouve aussi dans la plateforme elle-même : liste des événements → ? → Statuts et codes couleur.

Autres termes

Premiers pas avec J.SHOW

Créer une plateforme agence

Pour créer ta propre plateforme agence, rends-toi sur install.j.show et profite d'un essai GRATUIT de 30 jours de notre service tout compris — sans engagement !

Clique sur plateforme agence.

Choisis ton sous-domaine préféré.

Remarque : Une fois sélectionné, le sous-domaine ne peut plus être modifié ultérieurement.

Saisis le nom de ton agence et ton adresse e-mail.

Clique sur Créer la plateforme agence pour finaliser la configuration.
Un lien d'inscription sera envoyé à ton adresse e-mail.

Tu es prêt !

Créer une plateforme artiste

Il existe deux façons de créer une plateforme artiste — selon que tu t'inscris de manière indépendante ou depuis une plateforme agence.

➀ Pour créer une plateforme artiste en tant qu'artiste indépendant, rends-toi sur install.j.show et profite d'un essai GRATUIT de 30 jours de notre service tout compris — sans risque, sans engagement !

Clique sur plateforme artiste.

Choisis ton sous-domaine préféré.

Remarque : Une fois sélectionné, le sous-domaine ne peut plus être modifié ultérieurement.

Saisis le nom d'artiste et ton adresse e-mail.

Clique sur Créer la plateforme.
Un lien d'inscription sera envoyé à ton adresse e-mail.

C'est parti !

➁ Pour créer une plateforme artiste depuis une plateforme agence, clique sur + Plateforme dans la navigation supérieure et suis les mêmes étapes indiquées ci-dessus.

Créer une plateforme artiste PRO

Si tu souhaites mettre à niveau une plateforme artiste existante vers la version PRO, suis ces étapes simples :

Connecte-toi à la plateforme artiste.

Va dans PARAMÈTRES.

Sur le côté gauche, choisis soit ESSAYER PRO PENDANT 30 JOURS soit PASSER À PRO.

Tu peux résilier la mise à niveau PRO à tout moment sous PARAMÈTRES, sur le côté gauche. Elle reste active jusqu'à la fin de ta période de licence, puis BASIC s'applique. Avant ta première facture, la résiliation prend effet à partir de cette facture, établie au tarif Basic. Si ta période de licence est déjà terminée et que la facture de la nouvelle n'est pas encore établie, la plateforme passe immédiatement à BASIC. Si ta plateforme est facturée par une agence, cela n'est possible que pendant la période d'essai PRO. Si tu rachètes PRO plus tard, une résiliation restée en attente est annulée.

Vérification de l'e-mail

Après ton inscription sur une plateforme J.SHOW, tu recevras un lien de vérification d'e-mail pour confirmer ton adresse e-mail.

Vérifie ta boîte de réception pour un e-mail de J.SHOW et clique sur le lien de vérification.

Une fois vérifié, le statut de ton e-mail est confirmé et tu peux accéder à toutes les fonctionnalités de la plateforme.

Remarque : Si tu n'as pas reçu l'e-mail de vérification, vérifie ton dossier spam ou demande un nouveau lien depuis les paramètres de ton profil.

Lier une plateforme artiste à une plateforme agence

Si une plateforme artiste indépendante déjà existante souhaite être intégrée à une plateforme agence, contacte support@j.show pour obtenir de l'aide.

Après un transfert de la plateforme – vers une agence, hors d'une agence ou lors d'une restauration depuis l'archive –, J.SHOW demande une fois à chaque personne son accord pour la transmission de ses données au nouveau responsable du traitement : par e-mail et, à la prochaine connexion, dans la fenêtre « Information importante ». Avec Accepter et continuer, tu travailles comme d'habitude ; Refuser et supprimer le profil supprime définitivement ton profil sur cette plateforme – les profils sur d'autres plateformes ne sont pas concernés.

Tant qu'une personne n'a pas donné son accord, son profil est masqué sur cette plateforme : elle n'apparaît ni dans les listes de personnes, ni dans les groupes de voyage, ni dans le calendrier, ni dans la recherche globale, et la plateforme ne lui envoie ni e-mails ni notifications push – seulement la demande d'accord et, si nécessaire, l'e-mail de réinitialisation du mot de passe. Son abonnement au calendrier reste vide pendant ce temps et se remplit de lui-même après l'accord. Qui n'a toujours pas réagi après sept jours reçoit une fois un rappel.

Accès Crew & profils utilisateurs

Accès Crew & profils utilisateurs : inscription, invitations & notifications

Premiers pas : comment s'inscrire

Tu vas recevoir une invitation par e-mail à rejoindre une plateforme artiste.

Ouvre l'e-mail et clique sur REJOINDRE MAINTENANT.

Tu seras invité à créer un mot de passe.

Clique sur S'INSCRIRE pour terminer.

Tu peux désormais te connecter via le navigateur et/ou utiliser l'application J.SHOW — soit sur ton smartphone, soit en visitant app.j.show.

Modifier ton profil

Après ta première connexion, tu seras invité à vérifier ton profil.
Clique sur MODIFIER LE PROFIL et renseigne les informations pertinentes, telles que :

• Pronoms
• Préférences alimentaires
• Tailles de vêtements
• Catégorie de permis de conduire

Paramètres facultatifs :

• Registre global de la crew : Choisis si ton nom, e-mail, numéro de téléphone, fonction(s) et plateforme(s) ainsi que tes qualifications et langues parlées sont visibles dans le registre global de la crew. Ton entrée peut être vue par les personnes ayant les droits Admin, Agence ou Tourmanagement de toutes les plateformes — ainsi que par les autres membres de la crew qui ont également opté pour ce service.
• Notifications : Reçois des notifications sur les messages ou lorsque le contenu d'un événement d'aujourd'hui/demain est mis à jour.
  Remarque : Si tu n'es pas activement connecté à l'application, tu recevras des notifications par e-mail concernant toute modification d'événements ou tout nouveau message. Une fois connecté, ces notifications seront envoyées sous forme de notifications push.
• Confidentialité : Choisis de masquer ou non tes coordonnées (e-mail et numéro de téléphone) aux utilisateurs Crew et Invités.
• Newsletter : Reçois occasionnellement des e-mails sur les mises à jour logicielles et les nouvelles fonctionnalités.

Tu peux également :

• Modifier ta préférence de langue
• Cliquer sur CHANGER LE MOT DE PASSE pour définir un nouveau mot de passe
• Cliquer sur SUPPRIMER LE PROFIL pour supprimer définitivement ton profil

Modifier ton adresse e-mail : dans le profil, ton adresse est suivie d'un crayon – sur ordinateur dans le profil, sur téléphone via MODIFIER LE PROFIL, dans l'application dans la fenêtre Modifier le profil, entre le nom et le téléphone. Un clic ouvre « Modifier l'adresse e-mail » : saisis la Nouvelle adresse e-mail et ton Mot de passe, puis choisis sous « Modifier sur ces plateformes : » où la nouvelle adresse doit s'appliquer – toutes les plateformes sur lesquelles tu travailles avec cette adresse sont présélectionnées. Après Envoyer le code, nous t'envoyons un code à six chiffres à la nouvelle adresse. Il est valable 15 minutes ; saisis-le et confirme avec Modifier l'adresse e-mail. Ton mot de passe reste le même.

Dès que la nouvelle adresse est confirmée, nous envoyons à ton adresse précédente le message « Ton adresse e-mail J.SHOW a été modifiée » (la nouvelle adresse n'y apparaît que partiellement). Si ce n'était pas toi, contacte immédiatement le support J.SHOW.

Ta connexion à deux facteurs et ton lien de calendrier universel suivent le changement – tu n'as rien à reconfigurer. Si tu ne choisis qu'une partie des plateformes, tu te connectes sur celles-ci avec la nouvelle adresse et sur les autres toujours avec l'adresse précédente ; la connexion à deux facteurs vaut alors pour les deux adresses, et le lien de calendrier universel reste lié à l'adresse précédente. Dans l'application, tu restes dans ce cas connecté avec l'adresse précédente – pour les plateformes modifiées, connecte-toi en plus avec la nouvelle (AJOUTER UN AUTRE COMPTE). Si tu as aussi un accès agence avec la même adresse, toutes les plateformes ne peuvent pas être modifiées en une seule fois ; contacte pour cela le support J.SHOW.

Langues parlées et qualifications : Le profil contient deux listes, dans lesquelles tu ajoutes autant d'entrées que tu veux – via le + juste après Qualifications ou Langues parlées. Chaque entrée apparaît ensuite sous forme de case grise ; un clic dessus la rouvre pour la modifier ou la supprimer. Comme pour les programmes de fidélité, chaque entrée est enregistrée aussitôt.

Langues parlées : Sous Langue, choisis une langue dans la liste – chacune y figure sous son propre nom, sur ordinateur et sur téléphone suivie entre parenthèses de son nom dans ta langue (par ex. « Español (espagnol) »). Si elle n'y est pas, prends Autre langue et saisis toi-même le Nom de la langue. Sous Niveau, tu choisis Langue maternelle, Courant ou Notions de base ; le niveau est facultatif. Une langue maternelle apparaît en gras dans la case.

La langue dans laquelle tu utilises J.SHOW (le champ Langue plus haut dans le profil) figure automatiquement dans tes langues parlées – d'abord sans niveau. Règle toi-même le niveau à cet endroit. Si tu changes la langue de l'interface, cette entrée change avec elle : l'ancienne langue disparaît, la nouvelle s'ajoute. Si tu avais indiqué un niveau pour l'ancienne langue, elle reste dans la liste.

Qualifications : Pour chaque entrée, un Intitulé (obligatoire, par ex. sauvetage en hauteur ou permis cariste), en option un Justificatif (par exemple le numéro de la carte) et Valable jusqu'au avec le mois et l'année. Une qualification expirée apparaît dans une case rouge avec un symbole d'avertissement ; si elle expire dans les trois prochains mois, elle apparaît en gras. Sur ordinateur, le pointeur de la souris au-dessus d'une case affiche le niveau, ou le justificatif et la date.

Desktop : ton propre profil via ton nom ou PROFIL ; les profils des autres personnes sous PERSONNES > nom.

Mobile : MODIFIER LE PROFIL – uniquement ton propre profil.

Plateforme app : dans la fenêtre Modifier le profil – séparément pour chaque compte connecté.

Programmes de fidélité : Le + à côté de Numéro de voyageur fréquent ajoute un programme : choisis la compagnie sous Sélectionner un programme, saisis le numéro, c'est fait. Si ta compagnie n'est pas dans la liste, prends Autre programme et écris le nom toi-même. Autres programmes en ajoute d'autres — une personne peut en avoir autant qu'elle veut. Chaque entrée est enregistrée aussitôt, tu n'as pas besoin de valider le profil.

Préférences de voyage : juste sous Numéro de voyageur fréquent se trouve le champ Préférences de voyage pour le siège et le confort, par ex. « couloir, fenêtre, espace pour les jambes » (jusqu'à 255 caractères). Il est enregistré avec le profil et, comme les programmes de fidélité et les cartes de réduction ferroviaire, appartient à la personne : ce que tu saisis dans ton propre profil vaut sur toutes les plateformes où tu travailles avec la même adresse e-mail, et il te suit quand tu acceptes une invitation. Sur ordinateur, le champ se trouve dans ton propre profil et dans les profils des autres personnes, sur mobile sous MODIFIER LE PROFIL.

Appareils connectés : Plus bas dans ton profil, tu vois sur quels appareils tu es actuellement connecté, avec un nom lisible du type « Android · ELP-NX9 (App) ». L'appareil devant lequel tu es porte la mention cet appareil et n'a volontairement pas de bouton de déconnexion, pour que tu ne te mettes pas dehors par mégarde. Toutes les autres lignes peuvent être déconnectées — pratique si tu as vendu ou perdu un téléphone. Une ligne représente un appareil, pas une connexion isolée : Connexions : 3 signifie que tu t'y es connecté trois fois — et la déconnexion met fin aux trois d'un coup. Si tu es sur un appareil reconnu, déconnecter tous les autres libère tous les autres appareils en une seule fois.

Les cartes de réduction ferroviaire ont leur propre liste dans le profil : pour chaque entrée, Nom de la réduction et Numéro de carte. Les deux sont du texte libre et tu peux créer autant d'entrées que tu veux — une carte de réduction et un programme de bonus côte à côte, et sur les tournées à travers l'Europe aussi les cartes d'autres compagnies ferroviaires. Auparavant, il n'y avait qu'un seul champ, trop court pour un numéro de carte ; les numéros de bonus atterrissaient donc parmi les programmes de voyageur fréquent.

Outre le numéro de téléphone et la date de naissance, deux autres indications peuvent être rendues obligatoires : Lieu de résidence et la taille de vêtements (Shirt). Ce réglage relève de l'administration de la plateforme ; pour toi, cela signifie que ton profil n'est considéré comme complet que lorsque ces champs sont remplis eux aussi.

Le prénom et l'e-mail sont toujours obligatoires et ne peuvent pas être désactivés.

Connexion à deux facteurs

Après le mot de passe, J.SHOW demande en plus un code à six chiffres issu d'une application d'authentification sur ton téléphone. Connaître ton mot de passe ne suffit donc plus pour entrer.

Mise en place : tu trouves Connexion à deux facteurs dans ton profil, juste sous les appareils connectés. Sur la plateforme artiste, tu la trouves sur ordinateur comme sur téléphone — sur le téléphone via Modifier le profil puis le bouton Connexion à deux facteurs. Sur la plateforme agence, elle se trouve sous PARAMÈTRES, et dans l'app en bas de la fenêtre Modifier le profil, séparément pour chaque compte connecté. Clique sur configurer et saisis ton mot de passe. Scanne ensuite le code affiché avec une application d'authentification, ou saisis la clé à la main — Copier la clé la copie dans le presse-papiers. Pour terminer, saisis le code que l'application affiche à cet instant.

Où le code est demandé : à la connexion sur la plateforme artiste, sur la plateforme agence et dans l'app — sur ordinateur comme sur téléphone. La mise en place se fait elle aussi partout : sur ordinateur, sur téléphone et dans l'app.

Rester connecté : si tu l'as coché à la connexion, J.SHOW ne demande pas le code à chaque visite sur cet appareil. Qui n'a pas encore mis en place la connexion à deux facteurs passe malgré tout par la configuration, même avec la case cochée.

Désactiver : via désactiver, avec ton mot de passe et un code valide. Le code est indispensable : sinon, quelqu'un qui n'aurait que ton mot de passe pourrait tout simplement couper la protection. Elle est désactivée sur toutes les plateformes où tu travailles avec cette adresse.

Téléphone perdu ou changé ? Tu ne peux alors pas t'en sortir seul — adresse-toi à l'administration de ta plateforme. Les utilisateurs Admin et Agence peuvent la désactiver dans le formulaire d'équipe de la personne via Désactiver la connexion à deux facteurs. Une fenêtre s'ouvre, dans laquelle l'administration saisit son propre mot de passe — sinon, n'importe qui s'asseyant un instant devant un ordinateur ouvert pourrait désactiver la protection des autres. Tu la remets ensuite en place avec le nouveau téléphone.

Pour les admins — la rendre obligatoire : sous PARAMÈTRES > PLATEFORME se trouve l'interrupteur Obligatoire sur cette plateforme. Il agit dès la connexion suivante ; qui n'a pas encore lié d'application est guidé par la configuration. Deux restrictions l'accompagnent :

• L'exiger de ces autorisations: coche pour qui l'obligation vaut. Sans aucune coche, la plateforme ne demande de code à personne — qui a lié une application de lui-même est toujours interrogé, indépendamment de ce réglage.
• Uniquement lors de la connexion sur un ordinateur: aucun code n'est alors demandé sur téléphone, ni dans le navigateur ni dans l'app ; sur ordinateur, si.

Tant que la plateforme exige la connexion à deux facteurs, personne ne peut la désactiver pour lui seul.

Ne te fie pas à « uniquement sur ordinateur ». C'est le navigateur lui-même qui indique si une connexion vient d'un téléphone — et cela se falsifie. La case est un confort pour tes équipes, pas un verrou contre un attaquant.

Plateforme agence avec authentification unique : si la plateforme agence confie sa connexion à Authentification unique (SSO), l'interrupteur est remplacé par Géré par l'authentification unique. Qui entre par le service de connexion s'y est déjà identifié — J.SHOW ne demande alors pas de second facteur.

Ne vaut que pour la connexion à cette plateforme agence. Les plateformes artistes ne demandent un code que si leurs propres réglages l'exigent — rien n'y est activé depuis ici. Le code, lui, appartient à la personne : si tu le configures ici, il te sera aussi demandé sur chaque plateforme artiste où tu te connectes directement. Si tu passes d'ici à une plateforme artiste, elle ne te le redemande pas.

Rejoindre plusieurs plateformes avec un seul e-mail

Si tu es invité sur plusieurs plateformes artistes avec la même adresse e-mail :

Tu devras accepter chaque invitation individuellement en cliquant sur REJOINDRE MAINTENANT dans chaque e-mail d'invitation.
Si tu utilises la même adresse e-mail, ton profil existant sera automatiquement réutilisé — il n'est pas nécessaire de créer un nouveau mot de passe.
La plupart des informations de ton profil resteront unifiées sur toutes les plateformes, y compris ton nom, tes coordonnées, tes paramètres linguistiques, tes langues parlées et qualifications, tes informations de permis de conduire et tes tailles de vêtements.

Cependant, les paramètres suivants sont spécifiques à chaque plateforme :

• Notifications par e-mail ou push de l'application
• Outil de booking Crew
• Droits d'accès et fonction attribuée
• Masquer les coordonnées pour Crew / Guest

Dans l'application J.SHOW :

Va dans l'onglet TOUS LES ÉVÉNEMENTS pour voir tous les événements de toutes les plateformes sur lesquelles tu es inscrit, classés par date. Ils ne sont pas regroupés par plateforme : lorsque la plateforme change, son logo apparaît au-dessus des événements suivants.
Si l'outil de booking Crew est activé, tu peux indiquer ta disponibilité pour les événements à venir.
Une fois booké pour des événements spécifiques, ils apparaîtront dans l'onglet MES ÉVÉNEMENTS.

Remarque : Il n'y a aucune limite au nombre de plateformes auxquelles tu peux être invité avec la même adresse e-mail.

Utiliser plusieurs adresses e-mail

Si tu es invité sur différentes plateformes avec différentes adresses e-mail : Tu peux tout de même regrouper toutes tes plateformes dans l'application J.SHOW (ou app.j.show) :

Va dans le menu et clique sur AJOUTER UN AUTRE COMPTE.
Connecte-toi avec ton autre adresse e-mail et mot de passe.
Tous les événements de tous les comptes e-mail connectés apparaîtront désormais dans l'onglet TOUS LES ÉVÉNEMENTS, classés par date sur toutes les plateformes. Lorsque la plateforme change, son logo apparaît au-dessus des événements suivants.

Important : Chaque adresse e-mail a son propre profil — ceux-ci restent séparés, même si les événements de plusieurs comptes sont visibles ensemble dans l'application.
Tu devras mettre à jour les coordonnées, les informations de permis de conduire ou les préférences linguistiques individuellement pour chaque profil.

Pour modifier ton profil dans l'application, sélectionne d'abord la plateforme dont tu souhaites mettre à jour le profil.

Clique ensuite sur ton nom ou sur PROFIL en bas de l'écran, et effectue les modifications souhaitées. Tu enregistres avec la coche en haut à droite ; le X en haut à gauche ferme la fenêtre. Les fenêtres des programmes de fidélité, des cartes de réduction ferroviaire, des langues parlées et des qualifications, que tu ouvres depuis le profil, fonctionnent de la même façon.

Réunir durablement deux accès en un seul : Au lieu d'afficher simplement deux adresses côte à côte, tu peux aussi les fusionner. Pour cela, remplace dans ton profil ton adresse e-mail par l'autre (crayon à côté de l'adresse, « Modifier l'adresse e-mail », voir Modifier ton profil), choisis les plateformes et confirme avec le code que nous envoyons à l'autre adresse. L'e-mail contenant le code t'indique explicitement que les deux accès n'en forment alors plus qu'un. Ensuite, tu te connectes partout avec l'autre adresse.

Les deux profils n'en font plus qu'un : c'est le plus complet qui s'applique, et les champs vides sont complétés à partir de l'autre. « Masquer les coordonnées pour Crew / Guest » reste activé s'il l'était dans l'un des deux profils ; tu n'apparais dans le registre global de la crew que si tu l'avais autorisé dans les deux. Si l'autre adresse avait déjà une connexion à deux facteurs ou un lien de calendrier universel, ce sont eux qui s'appliquent. Si l'autre adresse est déjà liée à un autre profil sur l'une des plateformes choisies, le changement n'est pas possible — le message « Cette adresse e-mail est déjà utilisée pour un autre accès. » s'affiche alors.

Plusieurs comptes

Certaines personnes utilisent plusieurs adresses e-mail : une via l'agence, une privée, une pour un projet annexe. Tu peux être connecté à trois comptes en parallèle. Le centre de notifications et la recherche globale rassemblent alors tout ce qui vient de ces comptes.

Dans l'App : ajouter un autre compte dans le menu.
Sur la plateforme artiste : ouvre PERSONNES, clique sur toi-même, puis sur ajouter un autre compte.
Sur la plateforme agence : ouvre PARAMÈTRES — le même encadré s'y trouve.

Dans les deux cas, tu saisis l'adresse e-mail et le mot de passe de l'autre compte : c'est la même opération et la même liste. Le mot de passe est la preuve, il n'y a pas d'e-mail de confirmation. Ainsi personne ne peut rattacher l'adresse d'autrui à son propre compte.

Cela ne change rien à tes droits. Cela ne fait que réunir la vue d'ensemble. Sur chaque plateforme, tu vois toujours exactement ce que ton profil y autorise, et c'est vérifié à chaque appel.

De plus, tes propres comptes comptent comme une seule personne dans la réservation d'équipe : une double réservation se voit même si tu utilises des adresses différentes sur les deux plateformes.

Pour déconnecter un compte, utilise déconnexion au même endroit, sans mot de passe. Il est alors déconnecté partout sur cet appareil, et le centre de notifications n'affiche plus rien de lui.

Supprimer ton profil

Si tu souhaites supprimer ton profil ou retirer une plateforme de ton application :

Connecte-toi à la plateforme que tu souhaites retirer (dans l'application : sélectionne d'abord la plateforme que tu souhaites retirer).

Clique sur PROFIL en bas de l'écran.
La fenêtre « Modifier le profil » apparaîtra.

Clique sur SUPPRIMER LE PROFIL.
Un avertissement apparaîtra, te rappelant que toutes les données associées sur cette plateforme seront supprimées et que tu n'y auras plus accès.

Clique sur OUI pour confirmer et retirer cette plateforme de ton compte.
La plateforme ne sera plus listée dans ton application.

Important : La suppression de ton profil sur une plateforme n'affecte pas tes profils sur les autres plateformes.
Chaque plateforme artiste ou agence gère son propre accès au profil — tu resteras donc actif sur les autres plateformes, sauf si tu les supprimes également individuellement.

La plateforme agence

La plateforme agence est ton centre de pilotage central pour gérer plusieurs plateformes artistes, coordonner les collaborateurs, suivre les préventes pour tous les artistes et gérer les finances et paramètres au niveau de l'agence.

Elle est disponible uniquement sur navigateurs de bureau.

Se connecter

Accède à ta plateforme agence en te rendant sur ton sous-domaine personnalisé (par ex. tonagence.j.show).

Tu peux te connecter avec :

• L'adresse e-mail utilisée pour créer la plateforme agence (compte Propriétaire)
• Un accès collaborateur, obtenu via une invitation de l'agence

Note : avec un accès collaborateur, tu te connectes uniquement via la plateforme agence — pas directement via une plateforme artiste.

La connexion est une page à part : en haut le logo de ton agence, en dessous E-mail, Mot de passe et CONNEXION. Sous Plateformes artistes, les plateformes artistes de l'agence apparaissent sous forme de tuiles. Elles ouvrent la connexion de la plateforme artiste concernée et ne sont prévues que pour les comptes créés directement sur celle-ci. En tant que collaborateur, tu te connectes toujours en haut, y compris lorsque tu veux réinitialiser ton mot de passe. Si ton agence utilise l'authentification unique, seul le bouton CONNEXION apparaît en haut.

Si tu as oublié ton mot de passe, clique sur Mot de passe oublié ? sur l'écran de connexion. Tu recevras un e-mail avec un lien de réinitialisation. Il est valable 30 minutes et ne fonctionne qu'une seule fois — s'il a expiré, demandes-en simplement un nouveau.

Navigation

Une fois connecté, la barre de navigation supérieure donne accès à toutes les zones principales de la plateforme agence :

• TOUS LES ÉVÉNEMENTS — Affiche tous les événements de toutes les plateformes artistes dans une seule liste consolidée
• PERSONNES — Gère les membres de la crew et les contacts. Les collaborateurs affectés uniquement à certaines plateformes artistes n'y voient que les personnes de ces plateformes.
• SALLES — Base de données centrale des salles partagée entre toutes les plateformes artistes
• PARTENAIRES — Base de données centrale des partenaires/organisateurs
• HÉBERGEMENTS — Base de données centrale des hébergements
• FINANCES — Gestion des factures, export de données et intégration DATEV (nécessite au moins une plateforme PRO)
• COLLABORATEURS — Gère les accès collaborateurs et leurs droits sur les plateformes (Admin uniquement)
• MODÈLES — Modèles de documents
• ARCHIVES — Consulte les plateformes artistes archivées
• PARAMÈTRES — Configuration globale de l'agence

En bas de la barre, Nouveautés ouvre les dernières modifications. En haut de la fenêtre, tu actives ou désactives ta newsletter.

Sélecteur de plateformes

Utilise le menu déroulant Choisir une plateforme dans la navigation pour basculer entre les plateformes artistes qui te sont attribuées.

Plateformes non attribuées : sous les plateformes qui te sont attribuées, le menu déroulant affiche les autres plateformes artistes de l'agence dans un groupe à part. En tant qu'Admin, tu les trouves sous Non attribuées à toi : un clic demande une brève confirmation, t'attribue la plateforme et l'ouvre. Les collaborateurs sans droits Admin les voient sous Sans accès – demander : choisis une plateforme, écris si besoin un Message aux admins (facultatif) et clique sur Envoyer la demande. Les admins reçoivent la demande par e-mail, et la plateforme porte ensuite la mention (demandée) dans le menu déroulant. Le symbole d'information à côté du menu déroulant explique quelles plateformes tu vois.

Les admins voient les demandes en attente sous COLLABORATEURS dans l'encart Demandes d'accès en attente ; leur nombre figure sur l'onglet. Choisis le Niveau de permission et clique sur Approuver ou Refuser – la personne reçoit un e-mail dans les deux cas. Si aucune plateforme ne t'a encore été attribuée, la vue d'ensemble affiche un message avec les adresses des admins et le bouton Demander l'accès.

Lorsque tu sélectionnes une plateforme artiste spécifique, la vue principale charge cette plateforme — te permettant de travailler directement à l'intérieur depuis l'interface agence.

Après ton choix, le menu déroulant affiche de nouveau Choisir une plateforme. Pour revenir à la vue d'ensemble agence affichant toutes les plateformes, clique sur TOUS LES ÉVÉNEMENTS dans la barre de navigation.

Prévente par partenaire

Si l'une de tes plateformes artistes a les fonctionnalités PRO activées, tu verras un menu déroulant Prévente par partenaire dans la navigation.

Choisis-y un partenaire pour ne voir que ses événements — sur toutes les plateformes artistes. Le menu propose aussi Prévente encore à saisir (uniquement les événements dont les chiffres de vente manquent encore) et Tous (temps de chargement peut-être long).

Cette vue sert à saisir les chiffres de prévente. Pour chaque événement, tu vois :

• à gauche la date avec le jour de la semaine, la salle avec la ville et le pays, le partenaire et semaines restantes jusqu'à l'événement
• une ligne par billetterie avec Contingent / Cap. prév. et Taux de remplissage, puis la ligne Total
• à droite une colonne par semaine de vente avec le nombre vendu jusque-là et la hausse par rapport à la semaine précédente — pour les semaines ouvertes, tu saisis les chiffres directement

En haut, ÉVÉNEMENTS À VENIR et ÉVÉNEMENTS PASSÉS basculent entre événements à venir et passés. UNIQUEMENT VIDES masque les événements dont les chiffres sont déjà saisis, et EXPORT DE LA PRÉVENTE ouvre les jeux d'export.

Bases de données partagées

L'un des principaux avantages de la plateforme agence est que toutes les plateformes artistes partagent des bases de données centralisées pour les salles, partenaires et hébergements.

Lorsque tu ajoutes une salle, un partenaire ou un hébergement sur une plateforme, il devient disponible sur toutes les plateformes artistes connectées à la même agence — éliminant les doublons et garantissant la cohérence.

Pour gérer ces bases de données, utilise les onglets SALLES, PARTENAIRES et HÉBERGEMENTS dans la navigation supérieure. Tu peux y ajouter, modifier, exporter et supprimer des entrées.

Sur la plateforme agence aussi, chaque hébergement a un ou plusieurs types, et « Type : » au-dessus de la liste permet de filtrer par type. Les listes HÉBERGEMENTS et PARTENAIRES proposent aussi la recherche par rayon.

Accès collaborateur et autorisations de plateforme

Se connecter à la plateforme agence

La plateforme agence est accessible en se connectant via ton sous-domaine personnalisé.
Tu peux te connecter avec l'adresse e-mail initiale utilisée pour créer la plateforme ou avec un accès collaborateur.

Note : avec un accès collaborateur, tu te connectes uniquement via la plateforme agence — pas directement via une plateforme artiste.

Inviter de nouveaux collaborateurs

Pour inviter un collaborateur sur ta plateforme agence et lui attribuer l'accès à des plateformes artistes spécifiques :

Connecte-toi à la plateforme agence.

Sélectionne COLLABORATEURS dans la navigation supérieure.
Tu verras la liste de tous les collaborateurs actuels.

Clique sur l'icône dans la zone « Collaborateurs ».

Saisis leur adresse e-mail, coche s'ils doivent disposer des droits ADMIN, et sélectionne les plateformes artistes auxquelles ils doivent avoir accès.

Clique sur ENVOYER — ils recevront une invitation par e-mail pour rejoindre l'agence.

Le lien de l'invitation est valable 30 jours et ne peut être utilisé qu'une seule fois – le collaborateur s'en sert pour définir son mot de passe (« Merci de créer un mot de passe »). S'il a expiré ou a déjà été utilisé, la page affiche « Ce lien a déjà été utilisé ou a expiré ». Une invitation ne peut pas être renvoyée : supprime l'entrée via > SUPPRIMER LE(LA) COLLABORATEUR/TRICE, puis invite à nouveau l'adresse.

Qui est considéré comme un « collaborateur » ?
Toute personne qui travaille pour l'agence mais ne fait pas partie de l'équipe de production en tournée des artistes.

Gérer les collaborateurs et leurs accès

L'onglet COLLABORATEURS n'est visible que pour le propriétaire de la plateforme agence et tout collaborateur disposant des droits Admin.

Dans l'onglet COLLABORATEURS, tu verras la liste de tous les collaborateurs associés à l'agence.
En cliquant sur à côté d'un nom, tu peux :

• Cocher les plateformes artistes auxquelles le collaborateur a accès.
• Accorder ou retirer les droits Admin au collaborateur.
• Chaque case est enregistrée immédiatement : inutile d’enregistrer ici.
• Supprimer entièrement le collaborateur de l'agence en sélectionnant SUPPRIMER LE(LA) COLLABORATEUR/TRICE

Autorisations Admin des collaborateurs

Les collaborateurs disposant des droits Admin sur la plateforme agence peuvent également :

• Inviter de nouveaux collaborateurs
• Créer de nouvelles plateformes artistes
• Modifier les paramètres de la plateforme agence
• Gérer les autorisations des autres collaborateurs

Attribution de plateformes (en masse)

Le bouton ATTRIBUTION DE PLATEFORME sur la page Collaborateurs ouvre une vue d'ensemble de toutes les plateformes avec le nombre de collaborateurs attribués. Pour chaque plateforme, une page d'édition avec tous les collaborateurs et des cases à cocher permet une attribution rapide.

• Tout sélectionner / Tout désélectionner — Boutons d'action en masse pour attribuer ou retirer rapidement tous les collaborateurs

Cette fonction n'est visible que pour le Propriétaire et les collaborateurs disposant des droits Admin.

Accéder aux plateformes artistes

Les collaborateurs ne peuvent accéder qu'aux plateformes artistes auxquelles ils ont été explicitement attribués.

Par défaut, cela leur octroie les droits Admin sur ces plateformes — sauf s'ils possèdent déjà un profil enregistré avec d'autres autorisations.

Le niveau de permission se choisit par plateforme artiste, et non une seule fois pour toute l'agence — le champ s'appelle Niveau de permission. La même personne peut donc avoir un accès complet sur une plateforme et un accès restreint sur une autre, où le contrat reste masqué par exemple.

Sur une personne, tu décides plateforme par plateforme : Choisis pour chaque plateforme le niveau de permission avec lequel cette personne y travaille.

Depuis une plateforme, tu décides personne par personne : Choisis pour chaque personne le niveau de permission avec lequel elle travaille sur cette plateforme.

Note : sans choix explicite, l'accès complet s'applique — un réglage vide ne restreint rien.

Accès via une invitation : Si, sur une plateforme artiste de l'agence, on invite une adresse qui dispose d'un accès collaborateur à l'agence, cet accès se voit attribuer la plateforme – avec le niveau de permission choisi dans l'invitation. Si la personne qui invite fait elle-même partie de l'agence (propriétaire ou accès collaborateur), l'attribution a lieu dès l'invitation. Si c'est quelqu'un d'autre qui invite, par exemple un Tourmanagement sans accès à l'agence, l'attribution n'a lieu que lorsque la personne invitée accepte l'invitation ; une invitation refusée ou expirée n'en laisse aucune.

Une attribution déjà existante reste inchangée, y compris son niveau de permission. Une demande d'accès en attente de la personne pour cette plateforme est ainsi réglée.

Si le collaborateur possède également un profil

Si la même adresse e-mail est utilisée pour créer également un profil personnel sur une plateforme artiste :

• Le niveau de permission du profil (par ex. Crew) prévaut sur les droits Admin attribués automatiquement via l'agence
• Cela s'applique quelle que soit la manière dont ils se connectent — les autorisations du profil ont toujours la priorité
• L'accès basé sur un profil permet d'utiliser les notes privées et les listes de tâches
• Sans profil, toutes les notes privées sont visibles par tous les collaborateurs — car aucun compte personnel ne permet d'y attacher la confidentialité
• Seuls les utilisateurs basés sur un profil peuvent être ajoutés à un Groupe de voyage
• Seuls les utilisateurs basés sur un profil peuvent accéder aux plateformes artistes via l'application mobile J.SHOW.

En résumé : un profil détermine ce que le collaborateur peut voir et faire sur une plateforme artiste.

Naviguer entre les plateformes

Une fois connectés, les collaborateurs peuvent :

• Utiliser le menu déroulant Choisir une plateforme pour basculer entre les plateformes artistes attribuées
• Voir tous les événements des artistes attribués via l'onglet TOUS LES ÉVÉNEMENTS
• Utiliser la vue Prévente par partenaire pour voir tous les événements liés à un organisateur spécifique (plateformes PRO uniquement)

Réinitialiser les mots de passe des collaborateurs

Mot de passe oublié ? Utilise Mot de passe oublié ? à la connexion. Après avoir saisi ton e-mail, tu recevras un lien de réinitialisation.

Liste d'événements & archive

La plateforme agence offre une vue consolidée de tous les événements de toutes tes plateformes artistes, ainsi qu'une archive pour les plateformes passées ou désactivées.

Les types d'événement créés soi-même portent souvent le même nom sur plusieurs plateformes artistes, mais y ont des numéros propres. Dans la vue Toutes les dates, le filtre regroupe donc les types de même libellé en une seule entrée au lieu de les lister par plateforme.

Liste d'événements consolidée

L'onglet TOUS LES ÉVÉNEMENTS affiche tous les événements de toutes les plateformes artistes dans une seule liste défilante.

La liste se charge dynamiquement à mesure que tu fais défiler — affichant 50 événements à la fois pour des performances rapides même avec des milliers d'événements.

Colonnes & informations

Pour chaque événement, la liste affiche :

• Date — Date de l'événement (avec le jour de la semaine)
• Artist — À quelle plateforme artiste appartient l'événement
• Titre — Intitulé de l'événement, précédé des abréviations du type d'événement et du statut
• Ville — Ville de la salle, précédée de l'abréviation du pays et, si elle est renseignée, de celle de la région (la région peut être masquée dans les paramètres via Afficher la région dans la liste des événements)
• Salle — Nom de la salle
• Partenaire — Partenaire associé à l'événement

Pour les plateformes artistes avec les fonctionnalités PRO, des colonnes supplémentaires apparaissent :

• Statut du contrat — État du contrat, modifiable directement dans la liste ; un symbole d'avertissement signale une échéance de contrat dépassée
• Capacité prévente — Capacité à la vente : somme des catégories de prix moins les places bloquées / réduction de capacité
• Billets vendus — Nombre de billets vendus en prévente
• Taux de remplissage — Pourcentage de prévente par rapport à la capacité
• Prévision — Prévision de la tendance des ventes à partir de l'historique enregistré
• Statut du décompte — État du décompte, modifiable directement dans la liste ; un symbole d'avertissement signale une échéance de décompte dépassée

Indicateurs de statut

• Planification : en attente
• Planification : en préparation
• Planification : préparée
• TBC — L'événement n'est pas encore confirmé (affiché en orange)
• Annulé — L'événement a été annulé (affiché barré)
• Idée — L'événement est encore à l'état d'idée (affiché en jaune)
• OPT — Événement au statut Option (affiché en violet)
• À REPORTER — L'événement doit être reporté, mais aucune nouvelle date n'est fixée. En rouge, car le jour ne compte plus comme réservé.

Filtrage & tri

Pour filtrer la liste des événements :

Utilise le champ de recherche pour filtrer par mot-clé (recherche dans la date, le titre, la salle, la ville, le pays et le partenaire).

Utilise le filtre Artiste pour restreindre la liste à une plateforme artiste spécifique. Ta sélection est mémorisée.

Bascule entre les événements À venir et Passés.

Utilise le filtre Seulement les échus pour afficher uniquement les événements avec des échéances de contrat ou de décompte dépassées.

Utilise le filtre Type d'événement pour restreindre la liste à des types d'événements spécifiques (par ex. uniquement les shows, uniquement les répétitions, etc.).

Utilise les filtres déroulants Statut du contrat et Statut du décompte pour filtrer les événements selon leur état actuel de contrat ou de décompte. Ces filtres sont automatiquement masqués pour les types d'événements qui ne sont pas des shows.

Pour trier la liste :

Clique sur les en-têtes de colonnes pour trier par Date, Plateforme, Titre ou Salle.

Total général

Un total général de tous les événements affichés apparaît en bas de la liste.

Pour ouvrir un événement, clique dessus dans la liste. La plateforme artiste se chargera avec les détails de cet événement.

Export CSV de la liste globale

Utilise le bouton EXPORT de la liste globale pour télécharger tous les événements affichés au format CSV. L'export respecte les filtres actifs et contient les colonnes Date, Artist, Titre, Ville, Salle et Partenaire ; pour les plateformes PRO s'y ajoutent les colonnes PRO Statut du contrat, Capacité prévente, Billets vendus, Taux de remplissage, Prévision et Statut du décompte.

Note : les événements provenant de plateformes non-PRO apparaissent également dans l'export — les colonnes PRO restent vides pour ceux-ci.

Le filtre Uniquement dus prend aussi en compte, à côté du statut de contrat et de décompte, les tâches en retard : un événement apparaît donc aussi lorsqu'une tâche dont l'échéance est dépassée y est rattachée.

Archive

L'onglet ARCHIVES donne accès aux plateformes artistes archivées — pour les artistes ou groupes qui ne sont plus actifs. Les personnes ayant les droits Admin voient toutes les archives de l'agence ; les collaborateurs sans les droits Admin ne voient que les archives auxquelles ils ont accès – automatiquement pour les plateformes auxquelles ils étaient attribués, sinon lorsqu'une personne ayant les droits Admin les leur ouvre (voir Accès pour les collaborateurs).

L'archive affiche un tableau de toutes les plateformes archivées avec :

• Nom de l'artiste
• Sous-domaine
• Date d'archivage

Consulter les données archivées

Pour parcourir les événements d'une archive :

Clique sur une plateforme archivée pour l'ouvrir.

Utilise le filtre par année pour naviguer entre les différentes années.

Clique sur des événements individuels pour voir leurs détails complets (lecture seule).

Dans la vue archive d'un événement, bascule entre les onglets APERÇU, CREW, LISTE D'INVITÉS, VÉHICULES, CONTRAT et FICHIERS.

Onglet Fichiers : si les uploads de fichiers ont été conservés lors de l'archivage, l'onglet FICHIERS les affiche regroupés par source et par catégorie (par ex. fichiers d'événement par catégorie, fichiers de contrat, salle, communication, finances) — les fichiers des membres du groupe de voyage apparaissent nominativement, dans un groupe distinct par personne.

Restaurer une plateforme

Une plateforme archivée peut être recréée à partir de son snapshot d'archive :

Clique sur Restaurer dans la ligne de la plateforme archivée et suis l'assistant. La plateforme est restaurée comme plateforme artiste active avec les données du snapshot.

Exporter les données archivées

Tu peux exporter les données d'événements archivées au format XLSX (Excel) ou CSV. L'export Excel produit un classeur structuré avec deux feuilles :

• Shows — une ligne par événement : date, jour de la semaine, année, statut, type d'événement, titre, pays, code postal, ville, salle avec adresse et capacité, organisateur avec ville, pays et numéro de TVA, le deal sous forme de texte (y compris les paliers de participation), le statut du décompte et si le décompte est terminé.
• Factures — une ligne par facture : date de facture, numéro de facture, type, date, ville et organisateur de l'événement concerné, montant net et brut, devise, statut, échéance de paiement, date et montant de l'encaissement, et si la facture est verrouillée.

Les noms des feuilles, les en-têtes de colonnes et les valeurs de statut s'affichent dans la langue que tu as choisie dans J.SHOW.

Démarrer l'export Excel :

Dans la liste d'archives : clique sur Export Excel sur la ligne correspondante.

Dans la vue détaillée de l'archive : sélectionne éventuellement une année via le filtre par année puis clique sur Export Excel — le filtre d'année actuel est repris.

Note : pour des raisons de protection des données, les données personnelles sensibles (telles que les coordonnées de la crew, allergies, préférences alimentaires, tailles de vêtements, dates de naissance et documents personnels) sont automatiquement exclues des exports d'archive. La liste blanche des colonnes est codée en dur dans l'exporteur afin que d'éventuels ajouts futurs au schéma ne puissent pas accidentellement faire fuiter de nouvelles données personnelles.

Export avec ton propre choix de colonnes : Export CSV dans la vue d'ensemble des événements ouvre une fenêtre avec Du/Au et 40 colonnes désactivables, regroupées par événement, salle, partenaire, deal et prévente — dont les adresses de la salle et du partenaire, le code postal en colonne propre et la capacité issue de la bibliothèque. Le navigateur retient ta sélection. Si tu ne choisis rien, tu obtiens exactement l'export d'avant ; la date y figure désormais avec l'année à quatre chiffres et sans le jour de la semaine, pour qu'Excel la reconnaisse comme date — le jour de la semaine peut être ajouté en colonne séparée.

Accès pour les collaborateurs

Les collaborateurs sans les droits Admin ne voient l'onglet ARCHIVES que s'ils peuvent ouvrir au moins une archive — et uniquement ces archives-là. Lors de l'archivage, toutes les personnes attribuées à la plateforme obtiennent automatiquement l'accès à l'archive ; pour toutes les autres, c'est une personne ayant les droits Admin qui ouvre l'archive.

Pour ouvrir une archive à des collaborateurs (Admin uniquement) :

Dans la ligne de l'archive, clique sur Accès pour les collaborateurs (N). Le nombre entre parenthèses indique combien de personnes peuvent ouvrir l'archive.

Dans la zone qui s'ouvre, coche les collaborateurs qui doivent voir l'archive — la modification est enregistrée immédiatement. Les personnes ayant les droits Admin figurent dans la liste cochées en permanence, puisqu'elles voient de toute façon toutes les archives.

Les collaborateurs ayant accès peuvent ouvrir l'archive, consulter ses événements et ses fichiers et exporter les données. Seules les personnes ayant les droits Admin peuvent restaurer une plateforme.

Un accès accordé manuellement vaut pour l'archive qui existait au moment où tu as coché la case. Si la même plateforme est archivée à nouveau plus tard et que la personne n'y est alors pas attribuée, la case est vide pour la nouvelle archive — coche-la de nouveau si la personne doit aussi voir cette version.

Vue financière de l'agence

L'onglet FINANCES offre une vue centralisée de toute l'activité financière de tes plateformes artistes PRO. Il n'est disponible que si au moins une de tes plateformes artistes a les fonctionnalités PRO activées.

Gestion des factures

La section FACTURES te donne une vue d'ensemble complète de toutes les factures générées sur l'ensemble de tes plateformes artistes.

Les factures que tu vois ici dépendent du Niveau de permission que tu as sur chaque plateforme artiste (voir Accès collaborateur) : les factures d'une plateforme n'apparaissent dans la liste que si tu y as les droits Admin ou Agence. Les factures libres de l'agence elle-même ne sont visibles que pour le propriétaire et les collaborateurs disposant des droits Admin. Il en va de même pour l'export groupé.

Suivi du statut des factures

Chaque facture a un statut qui peut être suivi et mis à jour :

• En attente — La facture a été créée mais pas encore envoyée
• Envoyée — La facture a été envoyée au partenaire
• 1re–4e relance — Avis de relance envoyés
• Partiellement payée — Paiement partiel reçu
• Totalement payée — Paiement intégral reçu
• Clôturée — La facture est terminée et archivée
• Annulée — La facture a été annulée via un avoir. Le statut est défini automatiquement lors de la création d'un avoir ; l'originale est verrouillée et ne peut pas être annulée deux fois.

Badges des émetteurs de facture

Lorsque plusieurs émetteurs de facture sont configurés, la liste de factures affiche des badges colorés à côté de chaque facture — pour que tu puisses voir d'un coup d'œil quelle société a émis la facture.

Suivi des paiements

Les factures avec plusieurs échéances de paiement (conditions de paiement) affichent la date d'échéance la plus proche et le nombre d'échéances dans la liste. La réception du paiement peut être enregistrée individuellement par échéance.

Lorsque toutes les échéances sont payées, le statut de la facture passe automatiquement à « Totalement payée ». Pour les paiements partiels, le statut passe à « Partiellement payée ».

Les échéances de paiement en retard sont mises en évidence en rouge.

Filtrer les factures

Filtre par Plateforme, Statut, Plage de numéros ou Plage de dates.

Plusieurs filtres de statut peuvent être sélectionnés simultanément.

Factures libres

Via FINANCES > FACTURES > + Créer une facture, tu peux également créer des factures libres — des factures non liées à un événement spécifique. Sur la plateforme agence, l'agence est automatiquement utilisée comme émetteur de la facture. Comme taux de taxe, chaque poste propose les taux de l'encadré « Taux de TVA standard » des paramètres de l'agence (sur cachet / facture et au prix du billet) ainsi que 0 %.

Les factures libres apparaissent dans la liste centrale des factures aux côtés de toutes les autres factures. Pour plus de détails, voir Factures libres.

Export groupé des factures (ZIP)

Pour télécharger toutes les factures d'une période dans une seule archive ZIP, utilise le bouton Export situé à côté de + Créer une facture en haut de la liste des factures.

Dans la fenêtre d'export, règle les filtres :

• Période — plage de dates de la date de facture
• Plage de numéros — Toutes, Artiste ou Agence (factures des plateformes artistes ou de l'agence)
• Statut — un ou plusieurs statuts de facture
• Verrouillées uniquement — limiter aux factures déjà verrouillées

Deux boutons de téléchargement sont disponibles :

En XRechnung (ZIP) — un fichier XML par facture, uniquement disponible pour les plateformes basées en Allemagne.

En PDF (ZIP) — un PDF par facture, disponible sur toutes les plateformes.

L'export s'exécute en arrière-plan avec une barre de progression en direct — même les longues périodes n'expirent plus. Une fois la génération terminée, le téléchargement du ZIP démarre automatiquement.

Export des données financières

La section Export de données te permet de générer des rapports financiers détaillés au format Excel (XLSX) sur l'ensemble ou sur des plateformes artistes individuelles.

Configurer un export

Sélectionne la ou les plateformes à inclure (toutes ou une plateforme spécifique).

Choisis une plage de dates — ou utilise l'une des options prédéfinies : Année dernière, Trimestre dernier, Mois dernier ou Année en cours.

Active éventuellement les sous-totaux par package de décompte pour des regroupements détaillés.

La case Valeurs statiques, sans formules (export plus rapide) est cochée par défaut. Les formules sont évaluées une seule fois et stockées sous forme de valeurs statiques, ce qui permet à Excel d'ouvrir et d'enregistrer le classeur bien plus rapidement. Décoche-la pour recevoir le classique classeur à base de formules (nettement plus lent pour les rapports volumineux).

Contenu de l'export

Le classeur Excel exporté contient les feuilles suivantes :

• Recettes — Ventes de billets, garanties, splits, répartition des frais de billetterie, frais d'arrangement. Les frais de billetterie sont répartis sur deux colonnes : Frais de billetterie actuels (basés sur les chiffres de prévente actuels) et Frais de billetterie prévisionnels (basés sur le modèle de tendance des ventes). Tout à la fin suivent les colonnes Recettes spéciales artiste, Décompte spécial part artiste jusqu'ici et Décompte spécial part artiste (prévision), Recettes spéciales agence, Décompte spécial recettes spéciales, Frais de billetterie partenaire jusqu'ici et Frais de billetterie partenaire (prévision) ainsi que Recettes spéciales partenaire ; leurs en-têtes sont colorés selon la partie, les autres colonnes restent à leur place. Les recettes spéciales figurent ainsi par partie, telles que le décompte de la plateforme artiste les calcule ; sans contrat double, la part du partenaire contractuel revient à l'artiste.
• Dépenses (réelles) — Toutes les dépenses qui ont été payées
• Dépenses (prévues) — Dépenses budgétées/prévisionnelles issues des contrats
• Bénéfice — Calculs du bénéfice net. Si une Booking Fee progressive est configurée sur les plateformes artistes, l'export tient automatiquement compte du calcul progressif par show. Il reprend aussi un taux personnalisé par événement défini dans le package de décompte ainsi que la base Recette nette après deal + subv. production. Pour la Booking Fee et le bénéfice, l'export reprend les valeurs du décompte de chaque plateforme artiste – les chiffres correspondent donc au décompte.
• Recette agence — Recettes agence agrégées par plateforme avec une répartition entre valeurs actuelles et prévisionnelles. S'y ajoutent les colonnes Décompte spécial jusqu'ici, Décompte spécial (prévision) et Recettes spéciales agence ; elles sont prises en compte dans Total agence. Les packages qui n'ont qu'un décompte spécial ou des recettes spéciales figurent eux aussi sur cette feuille.
• Recettes exclues — Postes de recettes marqués comme « exclus » sur les plateformes artistes, avec les colonnes Montant agence et Montant artiste. Si un poste est affecté à un package spécial, seule la part qui serait sinon revenue à l'artiste est partagée selon son pourcentage ; la part propre de l'agence (contrat double) lui revient en entier, la part du partenaire reste chez lui et n'apparaît pas ici. Sans package spécial, et si l'événement se situe en dehors de la période du package spécial, le montant entier revient à l'agence. La répartition issue du package spécial pour les frais de billetterie et les coûts de production, à chaque fois en valeur jusqu'ici et en prévision, figure sur la feuille Recettes.

Les données sont regroupées par package de décompte (tournée) pour chaque plateforme artiste.

Les feuilles Dépenses (réelles) et Dépenses (prévues) comportent, tout à la fin, la colonne Type de coût. Les dépenses marquées comme coûts internes sont entièrement à la charge de l'agence — la colonne Prise en charge des coûts indique alors Agence. Pour Refacturé à l'artiste, elle indique Artiste, même si l'agence prend sinon en charge les coûts de la catégorie.

Si Définir par dépense est activé dans une plateforme artiste, la colonne Prise en charge des coûts suit d'abord la sélection faite sur la dépense, puis seulement la catégorie ; le type de coût reste prioritaire. Les événements ou plateformes entières dont le calcul échoue figurent sur une feuille à part, Non calculés, et une mention apparaît sous le total des recettes — ainsi, rien ne manque dans les totaux sans que tu le remarques.

Export DATEV

Disponibilité : L'intégration DATEV n'est active que pour les plateformes basées en Allemagne.

Si DATEV est activé dans les paramètres de ton agence, un onglet dédié Export DATEV apparaît dans la section Finance.

Cela génère des fichiers CSV compatibles avec le logiciel comptable DATEV — la norme pour les conseillers fiscaux et comptables en Allemagne.

L'export inclut les montants des factures, les données de paiement, les dates de décompte et les affectations de comptes appropriées en fonction de ta configuration DATEV.

Lorsque plusieurs émetteurs de facture sont configurés, l'export peut être filtré par émetteur de facture.

Le texte d'écriture contient le destinataire de la facture (raison sociale) suivi du nom du show, séparés par « | ». Avec une longueur maximale de 60 caractères, le nom du destinataire est prioritaire — le nom du show est tronqué si nécessaire. Ce format s'applique aux factures normales, factures d'acompte et factures commission/frais.

Note : DATEV doit d'abord être configuré sous PARAMÈTRES > DATEV. Lorsque plusieurs émetteurs de facture sont utilisés, la configuration DATEV (plan comptable, numéro de client, affectation des comptes) peut être configurée individuellement par émetteur de facture. Voir Intégration DATEV pour les détails de configuration.

Sur la plateforme agence aussi, l'encadré Dépenses vers DATEV se trouve sous l'export DATEV, pour les dépenses que l'agence a payées, et, avec des comptes clients, le téléchargement se fait sous forme de fichier ZIP — les deux comme décrit sous Export DATEV.

Aperçu des préventes

La vue Prévente par partenaire (accessible depuis le menu déroulant de navigation) te permet de surveiller la performance des préventes de billets sur toutes les plateformes artistes PRO, filtrée par partenaire.

La vue affiche aussi les événements qui ne sont pas encore publics — tu peux donc déjà y saisir des chiffres. Ces événements sont signalés par leur statut dans la ligne semaines restantes (non public ou tba). Ils sont absents du rapport de prévente tant qu'ils ne sont pas publics – sauf si, sur la plateforme artiste, la case Afficher quand même dans l'aperçu des préventes est cochée sur l'événement (voir liste de prévente). L'événement figure alors dans le rapport de prévente, et le marquage dans la ligne semaines restantes disparaît.

Pour chaque événement, tu peux suivre :

• Les billets vendus actuels en prévente
• La capacité de la salle
• Le taux de remplissage — pourcentage de capacité vendu
• La prévision des ventes — prédiction basée sur la tendance avec lissage exponentiel amorti

Tu peux basculer entre les événements à venir et passés, et rechercher par mot-clé.

Note : comme dans la liste complète des événements, un point coloré indique le statut de planification de l'événement (jaune = en attente, orange = en préparation, vert = préparée ; les événements terminés n'ont pas de point).

Paramètres de l'agence

L'onglet PARAMÈTRES contient toutes les options de configuration de ta plateforme agence. Les paramètres sont organisés en plusieurs sections accessibles via des onglets sur le côté gauche.

Paramètres généraux

Informations de licence

La zone Licence affiche les détails de ton abonnement actuel :

• Nombre de plateformes artistes actives (BASIC & PRO)
• Ton palier tarifaire actuel et toute remise sur volume
• Informations de renouvellement

Moyens de paiement

Gère tes moyens de paiement via le système de paiement intégré Stripe :

Clique sur + AJOUTER UN MOYEN DE PAIEMENT pour ajouter une nouvelle carte de crédit ou un moyen de paiement.

Définis un moyen de paiement par défaut pour les renouvellements automatiques d'abonnement.

Supprime les moyens de paiement obsolètes au besoin.

Adresse e-mail

Modifie l'adresse e-mail du propriétaire de l'agence. Un lien de vérification sera envoyé à la nouvelle adresse avant que le changement ne prenne effet.

Fuseau horaire

Sous Fuseau horaire, tu choisis le fuseau horaire dans lequel l'agence indique les dates et heures dans les e-mails, les PDF et les processus automatiques. Sans sélection, c'est Europe/Berlin qui s'applique. À l'écran, les dates et heures enregistrées — par exemple l'envoi d'une facture — s'affichent dans le fuseau horaire de l'appareil sur lequel tu travailles.

Format des nombres

Choisis le format de nombres préféré pour tous les chiffres et montants sur la plateforme agence :

• 1.000,00 — Format européen (par défaut)
• 1,000.00 — Format américain

Devise par défaut

Définis dans le bloc Global, sous Devise, la devise par défaut pour l'agence et toutes les plateformes artistes liées. La valeur par défaut est EUR pour les régions UE et USD pour les plateformes internationales et asiatiques.

Les plateformes artistes héritent automatiquement de la devise de l'agence, sauf si une devise personnalisée est définie sur la plateforme artiste concernée.

Format CSV

Choisis le séparateur pour tous les exports CSV de la plateforme (événements, salles, partenaires, hébergements, contacts) :

• Automatique — utilise le point-virgule (;) dans les régions UE et la virgule (,) à l'international (par défaut).
• Point-virgule (;) — adapté à Excel dans la plupart des pays européens.
• Virgule (,) — adaptée à Excel US/UK et aux outils CSV génériques.

Tous les exports CSV contiennent en plus un BOM UTF-8, pour qu'Excel affiche directement les accents et caractères spéciaux — sans assistant d'import manuel.

Région dans la liste des événements

La case Afficher la région dans la liste des événements du bloc Global détermine si la liste d'événements consolidée affiche, entre l'abréviation du pays et la ville, l'abréviation de la région — par ex. « DE, SN, Leipzig » au lieu de « DE, Leipzig ». Il en va de même pour l'export CSV de la liste globale. Les plateformes artistes ont leur propre case pour cela dans leurs paramètres.

Programme de parrainage

Sous PARAMÈTRES > GÉNÉRAL, tu trouveras ton code de parrainage personnel. Partage le code ou le lien de parrainage avec d'autres agences ou artistes — s'ils créent une plateforme J.SHOW et saisissent ton code lors de l'inscription, tu reçois une extension de licence gratuite, tout comme eux.

Sous le code figure le lien de parrainage. Clique sur l'icône à côté pour le copier dans ton presse-papiers.

Sous Tes parrainages figure chaque plateforme que tu as parrainée, avec son état entre parenthèses :

• crédité — l'extension de licence a été ajoutée à ta licence
• en attente — le parrainage est en cours d'examen
• annulé — le parrainage ne compte pas, il n'y a pas d'extension de licence

Si un artiste est rattaché à ton agence, ses parrainages apparaissent également ici — avec l'indication de l'artiste par lequel ils sont arrivés. L'extension de licence vaut pour l'agence ainsi que pour tous ses artistes ; c'est pourquoi la plateforme artiste elle-même n'affiche pas cette section.

Région

Un préréglage par pays règle d'un coup le format de date, d'heure, de nombres et la devise — le même choix que sur la plateforme artiste. Le réglage s'applique désormais partout : dans les archives, dans les factures et les finances, dans les statistiques DATEV, dans la recherche globale et sur les pages de réglages.

Affichage & identité

Personnalise l'apparence visuelle de ta plateforme agence.

Logo

Importe un logo PNG avec un fond transparent (max 500 ko, min 600 px de large).

Choisis le comportement de ton logo en mode sombre :

• Inversion automatique — Inverse automatiquement pour le mode sombre (idéal pour les logos sombres/noirs)
• Ne pas inverser — Le logo reste tel quel (idéal pour les logos clairs et colorés)
• Logos séparés — Importe différentes versions pour le mode clair et le mode sombre

Police personnalisée

Importe un fichier de police personnalisé (.ttf, .otf, .woff ou .woff2) pour remplacer la police de titre par défaut.

La police sera également appliquée aux documents PDF exportés.

Schéma de couleurs

Dans l'encadré « Préréglage des couleurs pour les plateformes », tu définis directement les couleurs d'accent, les couleurs de texte et les couleurs d'arrière-plan — séparément pour le mode clair et le mode sombre. Il n'y a pas ici de choix entre des schémas de couleurs prédéfinis ; un champ vide utilise la couleur par défaut.

L'« Aperçu des couleurs » à côté affiche immédiatement chaque modification. Avec Vérifier le contraste, tu contrôles la lisibilité de toutes les combinaisons de couleurs.

Taille de police des titres

Choisis entre Par défaut, Plus grande ou Plus petite pour ajuster la taille de police des titres.

Titres en majuscules

Active ou désactive la mise en forme en majuscules pour les titres.

Appliquer la police / les couleurs à toutes les plateformes

Clique sur Appliquer la police / les couleurs à toutes les plateformes pour appliquer le schéma de couleurs actuel, la taille de police, le réglage des majuscules et les fichiers de police à toutes tes plateformes artistes.

Note : lors de la création de nouvelles plateformes artistes, les paramètres de police et de couleurs de l'agence sont appliqués automatiquement.

Nommage des fichiers

Personnalise les conventions de nommage de tous les documents exportés. Cela garantit que tous les PDF et tableurs respectent les standards de nommage de ton agence.

Les noms de fichiers configurables incluent :

• Itinéraire, planning, champs personnalisés
• Liste d'invités, liste de chambres, Setlist
• Calendrier, contrat, facture
• Facture d'acompte, décompte
• Décompte artiste, export prévente, export financier

Paramètres des contrats ^PRO

Configure les modèles de documents contractuels par défaut, y compris le contenu de l'en-tête/du pied de page, les champs à afficher, les libellés des champs personnalisés et les conditions de paiement/d'annulation par défaut.

Ces paramètres servent de valeurs par défaut pour toutes les plateformes artistes — les plateformes individuelles peuvent les remplacer si nécessaire.

Libellés de contrat multilingues

Sous « Désignations dans le contrat », tu peux configurer les textes de contrat suivants dans toutes les langues prises en charge :

• Titre du contrat — par ex. « Konzertvertrag » / « Artist Engagement Agreement » / « Contrato de concierto »
• Représenté par — par ex. « Vertreten durch » / « Represented by » / « Representado por »
• Artist — par ex. « Artist »
• Partenaire — par ex. « Organisateur » / « Promoter » / « Promotor »
• Agence — par ex. « Agentur » / « Agency » / « Agencia »

La version linguistique appropriée est utilisée automatiquement lorsqu'un contrat est généré dans cette langue.

Paramètres des factures ^PRO

Configure les modèles de factures par défaut, y compris :

• Contenu de l'en-tête et du pied de page
• Conditions de paiement (jours jusqu'à l'échéance)
• Schéma de numérotation des factures
• Calendrier des relances/rappels
• Paramètres de calcul des taxes
• Émetteurs de facture — Plusieurs sociétés/entités avec leurs propres coordonnées d'entreprise, coordonnées bancaires, données fiscales et séries de numéros. Voir Paramètres des factures dans la plateforme artiste pour les détails

Intégration DATEV

Disponibilité : L'intégration DATEV n'est active que pour les plateformes basées en Allemagne.

Connecte ta plateforme agence au logiciel comptable DATEV pour un transfert fluide des données financières.

Activer DATEV

Va dans PARAMÈTRES > DATEV.

Coche Activer l'export DATEV.

Configuration

Une fois activé, configure les champs suivants :

• Plan comptable — Sélectionne SKR03 ou SKR04
• Numéro de client (Mandantennummer) — Ton numéro de client DATEV
• Numéro de conseiller (Beraternummer) — Le numéro de ton conseiller fiscal
• Longueur des comptes généraux — Généralement 4 chiffres
• Devise — EUR ou USD
• Début de l'exercice — le mois où commence ton exercice (par défaut janvier). J.SHOW l'inscrit dans chaque lot d'écritures ; s'il diffère de l'année civile, la sélection rapide de l'export s'y adapte aussi
• Verrouiller automatiquement lors de l'export — verrouille les factures exportées au moment de l'export ; elles ne peuvent plus être modifiées ensuite Si l'option Exporter aussi les non verrouillées est en plus activée et qu'une facture commission/frais est encore ouverte, l'export n'exporte rien et indique les factures concernées. Verrouille-les d'abord dans le package de décompte.

Affectation des comptes

Affecte tes catégories de recettes et de dépenses aux comptes DATEV corrects :

• CA national 19% TVA — par ex. SKR03 : 8400 / SKR04 : 4400
• CA national 7% TVA — par ex. SKR03 : 8300 / SKR04 : 4300
• CA national 0% TVA — par ex. SKR03 : 8200 / SKR04 : 4200
• CA UE B2B (RC) — par ex. SKR03 : 8336 / SKR04 : 4336
• CA pays tiers — par ex. SKR03 : 8120 / SKR04 : 4120
• CA UE OSS (taux plein) — par ex. SKR03 : 8320 / SKR04 : 4320
• CA UE OSS (taux réduit) — par ex. SKR03 : 8320 / SKR04 : 4320
• CA Commission national
• CA Commission UE B2B (RC)
• CA Commission pays tiers
• CA Commission UE OSS — par ex. SKR03 : 8320 / SKR04 : 4320
• CA Frais national
• CA Frais UE B2B (RC)
• CA Frais pays tiers
• CA Frais UE OSS — par ex. SKR03 : 8320 / SKR04 : 4320
• Acomptes reçus
• Créances — par ex. SKR03 : 1400 / SKR04 : 1200
• Banque — par ex. SKR03 : 1200 / SKR04 : 1800
• Caisse — par ex. SKR03 : 1000 / SKR04 : 1600

L'export comptabilise les factures commission/frais selon leur catégorie fiscale (national, UE B2B, pays tiers, UE OSS). Les champs CA Commission … et CA Frais … restent vides tant que tu n'y saisis pas un compte à toi ; le texte gris indicatif montre le compte sur lequel l'export comptabilise alors — le compte de CA de la même catégorie. En national, il prend le compte de CA du taux de TVA : à 19 % CA national 19% TVA, à 7 % CA national 7% TVA et à 0 % CA national 0% TVA. Il en va de même pour une facture vers un autre pays de l'UE qui est comptabilisée comme une facture nationale à 19 %, 7 % ou 0 %. En national, le texte indicatif affiche le compte à 19 % ; la remarque sous l'affectation des comptes le signale aussi. Les factures déjà transmises à DATEV, ainsi que leur annulation, continuent d'être comptabilisées comme avant, afin que l'original et l'annulation s'annulent dans DATEV.

Si tu saisis un numéro dans l'un de ces champs, l'export comptabilise sur ce compte. Si tu vides à nouveau le champ, ton propre compte est supprimé et l'export reprend le compte de CA. Si le champ contient autre chose qu'un numéro, par exemple « 0 » ou « - », l'entrée précédente est conservée. Les autres champs de l'affectation des comptes gardent leur numéro si tu les vides.

Une facture vers un autre pays de l'UE sans autoliquidation, avec le taux de TVA du pays du destinataire (par ex. 21 % pour la Belgique), est comptabilisée par l'export sur le compte OSS correspondant, avec la clé fiscale 250 et avec le pays et le taux dans les champs 40 et 41 — ainsi, DATEV ne déduit pas de TVA allemande. Avec 19 %, 7 % ou 0 %, une telle facture est comptabilisée comme une facture nationale. Les recettes en autoliquidation sont comptabilisées sans clé fiscale sur CA UE B2B (RC) ; le n° de TVA intracommunautaire du destinataire figure dans le champ 40. Si le destinataire n'est pas dans l'UE, l'autoliquidation est comptabilisée sur le compte pays tiers.

Si tu changes de Plan comptable, tous les comptes qui portent encore la valeur par défaut changent avec lui. Les numéros que tu as saisis toi-même restent inchangés.

Si des comptes portent encore les numéros par défaut de l'autre plan comptable — par exemple SKR04 est réglé, mais 8400, 1400 ou 1200 sont saisis —, une remarque apparaît au-dessus de l'affectation des comptes : « Ces comptes proviennent encore du SKR03, mais ton plan comptable est réglé sur SKR04. Comptabilisés ainsi, les montants arrivent dans DATEV sur des comptes qui ont une autre signification dans le SKR04 : », suivie pour chaque compte de l'ancien et du nouveau numéro. Le bouton Passer aux comptes du SKR04 modifie exactement ces entrées ; les numéros que tu as choisis toi-même restent. J.SHOW ne modifie rien de lui-même.

Comptes clients et comptes fournisseurs

Sous l'affectation des comptes, tu définis si les factures et les dépenses sont comptabilisées chez DATEV sur un compte propre à chacun. Beaucoup de cabinets comptables le souhaitent, car ils peuvent alors suivre les postes ouverts par client et par fournisseur. Le mieux est de convenir avec ton cabinet comptable de la date d'un changement.

Comptes clients (auxiliaires) : sous Comptabiliser les factures sur, choisis un compte par client (recommandé) ou le compte collectif clients. Avec les comptes clients, chaque client reçoit lors du premier export son propre numéro de compte, pris dans la Plage de numéros. Avant que le premier numéro ne soit attribué, tu confirmes une fois avec Confirmer la plage que la plage est libre chez ton cabinet comptable ; d'ici là, tout export dans lequel un client recevrait un nouveau compte s'arrête. Sous Comptes clients attribués, tu vois et modifies chaque numéro, de même que chez le partenaire, dans le champ Compte client DATEV. Les factures déjà exportées restent là où elles ont été comptabilisées.

Avec Envoyer aussi le nom et l'adresse (données de base), l'export contient en plus les données de base des clients nouveaux ou modifiés, pour que ton cabinet comptable n'ait pas à les ressaisir.

Comptes fournisseurs (auxiliaires) : sous Dépenses vers DATEV, choisis comptabiliser sur un compte par fournisseur (recommandé), comptabiliser directement sur le mode de paiement ou ne pas transmettre. Avec les comptes fournisseurs, la dépense est comptabilisée sur le compte du fournisseur, et ton cabinet comptable comptabilise le paiement d'après le relevé bancaire — ainsi, aucun paiement n'apparaît deux fois sur le compte bancaire. Plage de numéros, confirmation et liste fonctionnent comme pour les comptes clients ; chez le partenaire, le champ s'appelle Compte fournisseur DATEV. Les paiements en espèces et les dépenses avancées à titre privé sont par défaut comptabilisés directement en caisse ou en apport personnel, car il n'existe pas de relevé bancaire pour eux.

Comptes pour les dépenses : tu y saisis le compte de charges par catégorie et la contrepartie par mode de paiement. Le mieux est de valider les propositions avec ton cabinet comptable.

Une nouvelle configuration DATEV démarre avec un compte par client et par fournisseur. La manière dont les dépenses parviennent à ton cabinet comptable sous forme de fichier est décrite sous Export DATEV.

Intégration DocuSign

Connecte ta plateforme agence à DocuSign pour les signatures numériques de contrats.

Va dans PARAMÈTRES > INTÉGRATIONS > DOCUSIGN (le même sous-menu regroupe aussi Box Sign).

Clique sur SE CONNECTER À DOCUSIGN pour initier la connexion OAuth2.

Connecte-toi à ton compte DocuSign et autorise J.SHOW.

Une fois connecté, tu verras l'e-mail du compte connecté et l'horodatage de la connexion. Pour te déconnecter, clique sur DÉCONNECTER.

Chaque plateforme agence peut avoir son propre compte DocuSign. La connexion est partagée avec toutes les plateformes artistes liées, sauf si elle est remplacée au niveau de la plateforme.

Ordre de signature (par défaut)

Une fois DocuSign connecté, dans le bloc Ordre de signature tu choisis dans quel ordre les contrats sont envoyés par défaut :

• L'agence signe en premier (par défaut) — l'agence signe immédiatement dans le navigateur, puis les contrats partent vers les destinataires.
• Le partenaire signe en premier — le contrat part d'abord vers les destinataires pour signature. Dès qu'ils ont signé, l'agence reçoit un e-mail avec le lien pour signer à son tour.

Ce réglage agit comme valeur par défaut pour toutes les plateformes artistes liées — pour chaque envoi, il peut être remplacé directement dans la fenêtre DocuSign. Les plateformes artistes peuvent également définir leur propre ordre dans leurs paramètres.

Message d'accompagnement (par défaut)

Dans l'encadré Message d'accompagnement, tu enregistres un texte qui figure dans chaque e-mail par lequel DocuSign envoie un contrat à signer. Il vaut pour tous les artistes sans message d'accompagnement propre et apparaît prérempli dans la fenêtre d'envoi, dans le champ Message aux destinataires, où il peut être adapté à chaque envoi. Les variables comme dans le Deal Memo (par ex. {artist}, {showdate}, {venue}) sont remplacées par les indications de l'événement. L'encadré apparaît dès que DocuSign est connecté.

Import de données

Si ton agence passe d'un autre logiciel à J.SHOW, tu n'as rien à ressaisir. Le support reprend ton fonds de données en une seule étape – pour l'agence et pour chacun de tes artistes.

Ce qui est repris

• Dans l'agence : tes Salles, Partenaires/organisateurs et Hébergements. Ils sont ensuite à la disposition de toutes les plateformes artistes de l'agence.
• Dans les plateformes de tes artistes : les Événements avec date, salle, partenaire, statut et deal – comme pour l'import d'événements d'une seule plateforme artiste.

Le support reprend autant que possible toutes les coordonnées et personnes de contact, y compris pour les salles.

Comment se déroule l'import

Exporte toutes les données que ton logiciel actuel peut fournir – pour l'agence et pour chaque artiste. Tu n'as pas besoin de retravailler les fichiers ; de préférence au format CSV, mais tout autre format convient aussi.

Envoie les fichiers à support@j.show. Le support voit avec toi ce qui peut être repris, puis effectue la reprise. Il n'y a pas de bouton pour cela dans la plateforme elle-même.

Ce qui figure déjà dans ton fonds n'est pas créé une seconde fois : J.SHOW reconnaît les salles et les hébergements à leur nom et à leur ville, les partenaires à leur nom. Les événements sont reliés aux entrées existantes.

Intégration site web

Génère un extrait JavaScript à intégrer pour afficher les dates de tournée sur le site web de ton agence. Les dates se mettent à jour automatiquement en temps réel.

Va dans PARAMÈTRES > LISTE DES ÉVÉNEMENTS POUR LE SITE WEB.

Copie le code JavaScript et HTML fourni.

Colle-le dans ton site web à l'endroit où tu veux que les dates apparaissent.

Le code d'intégration peut être personnalisé avec du CSS pour correspondre au style de ton site web.

Note : Si la licence de l'agence a expiré, la liste des événements reste vide — y compris pour les artistes que l'agence y présente. Après la prolongation, elle se remplit de nouveau d'elle-même.

Confidentialité : sur la même page, la section « Confidentialité » décrit ce que fait techniquement la liste des événements intégrée lorsque quelqu'un ouvre ton site — pas de cookies, rien d'enregistré dans le navigateur de tes visiteurs, uniquement les informations de chaque requête de page, serveurs en Allemagne. En dessous figure le « Modèle pour ta politique de confidentialité » avec l'adresse de l'agence déjà insérée ; clique dans le champ de texte pour sélectionner tout le texte et reprends-le dans la politique de confidentialité de ton site. Détails comme pour la plateforme artiste.

Paramètres des liens de billetterie

En option, des paramètres d'URL peuvent être configurés pour jusqu'à 3 liens de billetterie. Ces paramètres sont automatiquement ajoutés à toutes les URL de liens de billetterie générées — utile pour les paramètres de tracking, codes affiliés ou identifiants de campagne.

Va dans PARAMÈTRES > localise la section Interface site web > Paramètres des liens de billetterie.

Les bases

Accéder à la plateforme artiste

Inviter des personnes à rejoindre les plateformes artistes
c'est-à-dire Créer des profils personnels sur les plateformes artistes

Toute personne faisant partie de l'équipe de production de tournée — ou ayant besoin d'accéder à l'application J.SHOW — doit être invitée personnellement à rejoindre la plateforme artiste et créer un profil.
Cela inclut les collaborateurs de l'agence.

Comment inviter quelqu'un

Connecte-toi à la plateforme artiste, ou connecte-toi à la plateforme agence et sélectionne la plateforme artiste souhaitée.

Navigue vers PERSONNES > +NOUVELLE PERSONNE.
La fenêtre 'Inviter une personne' apparaîtra.

Saisis son nom, son adresse e-mail, sa langue préférée, sa fonction et ses droits d'accès, et coche pour activer l'outil de réservation d'équipe si nécessaire.

Reprendre depuis l'agence : Si la plateforme appartient à une agence et que tu y travailles en tant que propriétaire ou avec un accès collaborateur, le champ de recherche Reprendre depuis l'agence se trouve en haut de la fenêtre Inviter une personne. Tape un nom ou une adresse e-mail et choisis la personne dans la liste – le prénom, le nom, l'adresse e-mail, la langue et la fonction sont alors remplis. Vérifie les indications, choisis les droits d'accès et envoie l'invitation comme d'habitude.

Te sont proposées les personnes que tu vois dans l'agence sous PERSONNES – avec les plateformes sur lesquelles elles figurent déjà. Qui est déjà présent ici ou a déjà été invité n'apparaît pas dans la liste. Une fonction créée uniquement sur l'autre plateforme reste vide.

Mobile : PERSONNES > Inviter une personne – le champ de recherche s'y trouve au-dessus du formulaire.

Remarque : Si une fonction spécifique manque dans le menu déroulant, va dans PARAMÈTRES > PERSONNES > FONCTIONS et active-la là. Tu peux aussi créer tes propres fonctions : chaque catégorie (Talents et acteurs, Management, Technique, Chauffeur, Autres) dispose d'une icône ajouter à côté de son titre — clique dessus, nomme la fonction, et elle devient disponible dans le menu déroulant. Utilise l'icône modifier à côté d'une fonction personnalisée pour la renommer ou la supprimer.

Clique sur ENVOYER pour émettre l'invitation, ou choisis ENREGISTRER ET ENVOYER PLUS TARD si tu souhaites l'envoyer ultérieurement.

Invitations différées

Si tu as choisi ENREGISTRER ET ENVOYER PLUS TARD, tu peux envoyer toutes les invitations en attente en une seule fois en cliquant sur ENVOYER TOUTES LES INVITATIONS NON ENCORE ENVOYÉES au bas de la liste des personnes sous PERSONNES > APERÇU.
Cela est utile si tu préfères finaliser la configuration — comme l'attribution des groupes de voyage ou l'ajout d'informations sur l'événement — avant d'avertir les membres de l'équipe.

Ce qui se passe ensuite

La personne invitée recevra un e-mail d'invitation à s'inscrire sur la plateforme artiste et à créer son profil personnel.
Une fois inscrite, elle peut se connecter via le navigateur et/ou utiliser l'application J.SHOW.

Remarque : Même après l'envoi de l'invitation — et avant que la personne ne s'inscrive — tu peux toujours mettre à jour ses droits d'accès et sa fonction sous PERSONNES > APERÇU.

Remarque : Tu peux inviter quelqu'un sans envoyer l'e-mail officiel généré par le système.
Dès qu'une personne est ajoutée — que l'invitation ait été envoyée, enregistrée pour plus tard ou pas encore acceptée — tu peux toujours ouvrir son formulaire 'Invitation' en cliquant sur son nom dans le système, et copier manuellement le lien d'inscription au bas de la fenêtre.

• Tu souhaites envoyer un e-mail personnalisé au lieu de l'invitation générée par le système.
• La personne dit n'avoir jamais reçu l'e-mail d'invitation.
• Tu dois fournir plus de contexte avant qu'elle ne s'inscrive.

Gérer les personnes sur la plateforme

Pour modifier le profil de quelqu'un d'autre (en tant qu'Admin, Agence ou TM avec autorisation) :

Va dans PERSONNES > clique sur le nom de la personne > la fenêtre Modifier la personne apparaîtra > effectue les modifications nécessaires > clique sur ENREGISTRER pour terminer.

Pour modifier ton propre profil :

Clique sur ton nom ou sélectionne PROFIL au bas de la plateforme > la fenêtre Modifier la personne apparaîtra > effectue les modifications > clique sur ENREGISTRER pour terminer.

Plusieurs fonctions par personne : dans la fenêtre Modifier la personne, il y a d'abord un seul champ Fonction. Avec + Fonction secondaire, tu en ajoutes d'autres — jusqu'à cinq au total. Avec le en fin de ligne, tu retires une fonction supplémentaire ; l'enregistrement se fait avec ENREGISTRER.

Dans le groupe de voyage d'un événement, tu choisis pour ces personnes, dans les colonnes Fonction et 2e Fonction, parmi toutes les fonctions de leur profil. Par événement, une personne a toujours au maximum deux fonctions. Ce choix est ouvert à Admin, Agence et Tourmanagement — aux Tour Managers s'ils font eux-mêmes partie du groupe de voyage ou peuvent modifier tous les événements.

Dans la liste des personnes sous PERSONNES, la colonne s'appelle désormais Autres fonctions et indique toutes les autres fonctions d'une personne, séparées par des virgules. Sur mobile, elles sont listées les unes sous les autres dans l'entrée.

Note : Admin, Agence et Tourmanagement peuvent modifier les fonctions d'une personne.

Pour retirer temporairement l'accès de quelqu'un sans supprimer son profil :

Va à son entrée sous PERSONNES, ouvre son profil, et clique sur DÉSACTIVER LA PERSONNE.
Elle n'aura plus accès à la plateforme mais peut être réactivée à tout moment.

Cela prend effet immédiatement, même dans une session en cours : dès le clic suivant, la personne ne peut plus rien enregistrer (sauf supprimer son profil), l'API et l'Assistant la rejettent, et les e-mails qu'elle envoie à l'adresse d'advancing sont refusés. Sa copie hors ligne et son Pass tournée sont remplacés par un message lors du prochain chargement avec connexion. Si tu la réactives, elle retrouve aussitôt son niveau de permission antérieur.

Remarque : Tu ne peux pas modifier le nom ou l'adresse e-mail de quelqu'un — seule cette personne peut mettre à jour ces informations elle-même.

Remarque : Tu ne peux modifier les profils des autres personnes que via la version desktop. Cependant, tu peux modifier ton propre profil dans l'application.

Besoin d'un tableau de tous les membres de l'équipe ?

Exporte et imprime un tableau de toutes les personnes répertoriées dans la plateforme artiste en allant dans PERSONNES > EXPORT.

Sur quels événements une personne est-elle réservée ?

Va dans PERSONNES > LISTE DES RÉSERVATIONS. La liste affiche chaque personne avec le nombre de ses réservations à venir et de toutes ses réservations ; en haut, tu peux chercher par prénom ou par nom.

Clique sur une personne pour voir tous les événements sur lesquels elle est réservée – avec Date, Nom du show, Salle, Ville et Statut. Les boutons À venir, Passés et Tous choisissent la période ; le nombre derrière chacun indique combien d'événements il y a. Les réservations passives sont marquées (Passif), les événements annulés sont barrés. Un clic sur une ligne ouvre l'événement ; retour à la liste des réservations te ramène à la liste des personnes.

Raccourcis : dans la fenêtre d'une personne, Voir toutes les réservations (N) se trouve à droite dans la ligne utiliser l'outil de réservation d'équipe. Et dans la recherche globale, un résultat de personne affiche sous les trois prochains événements la ligne Voir toutes les réservations (N) lorsque cette personne est réservée sur d'autres événements – sur la plateforme agence aussi ; elle mène à la liste des réservations de la plateforme artiste.

Remarque : la liste des réservations est disponible pour Admin, Agence et le Tourmanagement lorsque Le Tourmanagement peut modifier tous les événements est coché sous PARAMÈTRES > AUTORISATIONS. Elle fait partie de la version desktop.

Une invitation vaut 30 jours — le délai part de l'envoi, pas de la création. Ensuite, seul le lien meurt d'abord : la personne reste dans la liste et peut être réactivée avec un nouveau lien via renvoyer l'invitation. Ce n'est que 180 jours plus tard que nom, adresse et affectations sont supprimés. Les invitations refusées sautent ce délai de grâce.

Adresse mal saisie ? Tant qu'une invitation n'a pas encore été acceptée, la fenêtre de la personne invitée sous PERSONNES affiche l'adresse e-mail sous forme de champ. Saisis la bonne adresse et clique sur modifier l'adresse. Si l'invitation a déjà été envoyée, le bouton s'appelle modifier l'adresse et réinviter : la nouvelle adresse reçoit aussitôt une nouvelle invitation, et le lien de l'e-mail envoyé à l'ancienne adresse n'est plus valable. Les affectations comme les groupes de voyage, les tâches et les véhicules sont conservées. Sur mobile, le champ se trouve dans l'entrée dépliée sous PERSONNES. Admin, Agence et Tourmanagement peuvent modifier l'adresse – mais pas le Tourmanagement si la case Le TM ne peut pas inviter ou modifier des personnes est cochée sous PARAMÈTRES > AUTORISATIONS.

Comment rejoindre une plateforme artiste ou agence en tant qu'invité

Une fois que tu as été invité à une plateforme artiste ou agence, tu recevras un e-mail d'invitation pour t'inscrire.

Ouvre l'e-mail d'invitation.

Clique sur Rejoindre maintenant.

Choisis un mot de passe.

Connecte-toi à ta plateforme.

Important : Même si tu as déjà un profil sur une plateforme artiste, tu dois t'inscrire séparément pour chaque plateforme artiste supplémentaire à laquelle tu es invité.
Clique simplement sur REJOINDRE MAINTENANT dans l'e-mail d'invitation, puis clique sur S'INSCRIRE dans le formulaire qui s'ouvre.
Si tu utilises le même e-mail, les détails de ton profil seront automatiquement repris.

Comment accéder à la plateforme artiste

Il existe plusieurs façons de se connecter à ta plateforme artiste :

➀ Via un lien direct

Tu recevras un e-mail d'invitation personnel contenant une URL directe vers la plateforme artiste à laquelle tu as été invité. Suis simplement le lien pour t'inscrire ou te connecter.

➁ Via l'application J.SHOW

Utilise l'application mobile J.SHOW (iOS ou Android) pour accéder à ta plateforme artiste où que tu sois.

➂ Via l'application navigateur

Tu peux également te connecter à tout moment via l'application web : app.j.show
Cela te donne accès à ta vue d'ensemble personnelle de l'application — affichant toutes les plateformes artistes auxquelles tu es connecté, que ce soit via le navigateur ou l'application.

Basculer entre plusieurs comptes

Aussi bien dans l'application mobile que dans la version navigateur sur app.j.show, tu peux rester connecté avec jusqu'à trois (3) adresses e-mail différentes en même temps. Sélectionne « ajouter un autre compte » pour te connecter avec des adresses e-mail supplémentaires.

Paramètres de langue

La langue affichée dans J.SHOW dépend du type de plateforme et de la langue par défaut, des paramètres de ton profil personnel, ainsi que de la langue de ton appareil ou navigateur.

Plateforme agence

La langue de l'interface de la plateforme agence correspondra toujours à ta langue de navigateur et ne peut pas être modifiée manuellement.

Plateforme artiste

Pour les plateformes artistes, la langue de l'interface suit le paramètre langue du profil personnel.
Tu peux la mettre à jour à tout moment sous PROFIL > Langue.

Si tu es invité à une plateforme artiste et que tu n'as pas encore personnalisé ton profil, la langue de l'interface sera par défaut celle sélectionnée par l'administrateur de la plateforme au moment de l'invitation.

Pour les collaborateurs : Si tu accèdes à une plateforme artiste sans profil personnel, la langue de l'interface suivra automatiquement la langue par défaut globale — et non la langue du navigateur.

Paramètres de langue globaux

La langue globale d'une plateforme artiste est définie par l'administrateur sous PARAMÈTRES > PLATEFORME > case ‘Global'.
Ce paramètre détermine la langue d'interface par défaut pour :

• Tous les collaborateurs accédant à la plateforme sans profil personnel.
• Tous les documents générés automatiquement (par ex. contrats, daysheets, facturation, etc.)

Langue dans l'application

• Vue d'ensemble de l'application : La langue suit automatiquement la langue système de ton appareil. Il n'y a pas de paramètres de langue séparés à l'intérieur de l'application elle-même.
• Plateforme artiste : La langue utilisée dans les plateformes artistes de l'application suit toujours la langue de ton profil personnel.

Logo et mise en page

Avant de te lancer dans la création d'événements et de plans de tournée, prends un moment pour personnaliser ton espace sur J.SHOW.
Que tu gères un groupe ou construises une marque, configurer correctement tes visuels aide à créer un sentiment d'appartenance, de clarté et de professionnalisme dès le départ.

Avec seulement quelques ajustements, tu peux transformer ta plateforme d'une page blanche en un QG backstage entièrement personnalisé.

C'est parti !

Importer ton logo

Avant d'importer, décide comment ton logo doit se comporter en mode clair et sombre :

• Inverser automatiquement (par défaut) :
  Pour les logos noirs ou foncés avec un fond transparent. Importe une seule fois pour le mode clair — il s'inverse automatiquement en mode sombre.
• Ne pas inverser :
  Pour les couleurs vives et audacieuses qui fonctionnent sur tous les arrière-plans. Le logo reste exactement tel qu'il a été importé.
• Importer des logos séparés :
  Importe deux versions — une pour le mode clair, une pour le mode sombre — pour un contrôle total et une cohérence de contraste.

Pour importer le logo de ta plateforme :

Va dans PARAMÈTRES > PRÉSENTATION.

Dans la case 'Importer le logo', sélectionne un fichier *.png (max 500 ko, min 600 px de largeur) avec un fond transparent.
Le logo se redimensionne automatiquement pour s'adapter à l'en-tête — recadre serré pour un meilleur résultat.

Choisis l'une des trois options d'inversion ci-dessus.

Clique sur IMPORTER. Ton logo apparaîtra en haut de la plateforme.

Créer un logo à partir de texte

Pas d'image à toi ? Va dans PARAMÈTRES > PRÉSENTATION, saisis ton nom dans le champ Lettrage et clique sur créer. Le texte est repris exactement tel que tu l'écris — majuscules, minuscules et caractères spéciaux compris. Jusqu'ici, le logo n'était créé qu'une fois, à la création de la plateforme, et toujours en majuscules.

Polices personnalisées

Pour modifier les polices des titres :

Va dans PARAMÈTRES > PRÉSENTATION.

Dans la case 'Police pour les titres', importe un fichier de police (.ttf, .otf, .woff ou .woff2) pour remplacer la police par défaut.
Tu peux importer une version grasse séparée si nécessaire.

Coche 'Titres en majuscules' pour afficher les titres en lettres capitales.

Personnaliser la palette de couleurs

Pour personnaliser la palette de couleurs du logiciel :

Va dans PARAMÈTRES > PRÉSENTATION.

Dans la case 'Couleurs', choisis entre Par défaut, Classique ou Couleurs personnalisées.

Utilise la section 'Couleurs personnalisées' ci-dessous pour personnaliser chaque couleur individuellement.
Un aperçu en direct apparaîtra dans la case 'Aperçu des couleurs personnalisées' à droite.

Dès que tu sélectionnes Couleurs personnalisées dans la case principale 'Couleurs', ton nouveau schéma sera activé.

Vérifier le contraste

Lorsque tu personnalises tes propres couleurs sous PARAMÈTRES > PRÉSENTATION, J.SHOW vérifie en temps réel la lisibilité de chaque combinaison par rapport au standard WCAG AA (un rapport de contraste d'au moins 4,5:1).

Si deux couleurs sont trop proches l'une de l'autre — rendant le texte difficile à lire par-dessus — une indication Contraste faible apparaît. Elle affiche le rapport actuel, un aperçu et une valeur suggérée. Tu peux Conserver la valeur, l'Ajuster à la suggestion ou — si plusieurs combinaisons sont concernées — toutes les corriger d'un coup avec tout corriger.

Le bouton Vérifier le contraste te donne une vue d'ensemble complète : il liste d'un coup d'œil chaque combinaison de couleurs pour le mode jour comme pour le mode nuit. Un badge vert signifie que la combinaison est bien lisible, un badge rouge qu'il y a trop peu de contraste. La valeur minimale requise est indiquée pour chaque ligne.

Mode clair / sombre

Pour basculer entre les modes clair et sombre :

Va dans la barre inférieure de la plateforme et clique sur CLAIR/SOMBRE.
Une fenêtre 'Changer la vue' apparaîtra.

Choisis entre Automatique (paramètre de l'appareil), Sombre ou Clair.
Le choix vaut pour cet appareil ou ce navigateur — pour toutes les plateformes J.SHOW et l'app que tu y ouvres. Les autres appareils gardent leur propre paramètre ; un appareil sur lequel tu n'as encore rien choisi démarre avec ton dernier choix enregistré.

Abréviation de l'artiste & paramètres globaux

Pour vérifier ou ajuster les paramètres d'affichage globaux :

Va dans PARAMÈTRES > PLATEFORME.

Dans la case 'Global', vérifie que la bonne abréviation de l'artiste est saisie — celle-ci apparaîtra dans les en-têtes de la plateforme et les fichiers d'export.

Vérifie également les paramètres Langue, Format de date et Format d'heure pour t'assurer qu'ils correspondent à tes préférences régionales.

Plateforme artiste : La langue sélectionnée détermine le paramètre par défaut pour les nouveaux invités et affecte les documents imprimés (par ex. daysheets, contrats).
Tu peux choisir une langue différente pour chaque invité au moment de l'invitation.

Plateforme agence : La langue d'affichage suit automatiquement les paramètres de ton navigateur.

La plateforme est actuellement disponible en 25 langues : allemand, anglais, espagnol, français, italien, néerlandais, polonais, portugais, suédois, danois, norvégien, japonais, chinois, coréen, turc, tchèque, finnois, grec, roumain, hongrois, estonien, letton, lituanien, russe et ukrainien.

N° d'événement

Chaque événement peut recevoir son propre numéro unique, le N° d'événement — composé de l'abréviation de l'artiste et de l'ID interne de l'événement, par exemple QE-10772. Sans abréviation de l'artiste, c'est le sous-domaine en majuscules qui est utilisé. Il est désactivé par défaut — tant que tu ne l'actives pas, il n'apparaît nulle part.

Va dans PARAMÈTRES > PLATEFORME. Dans la case 'Autre' se trouve le choix N° d'événement avec Activé et Désactivé.

Une fois activé, le n° d'événement apparaît dans l'événement (sur ordinateur et sur mobile, sous les informations générales), sur les factures et les factures d'acompte (avec tous les numéros s'il y a plusieurs événements) ainsi que comme variable {shownumber} dans le contrat et {show_number} dans l'e-mail de facture. Les variables ne sont proposées que si le n° d'événement est activé.

Plateforme agence : Sous PARAMÈTRES > GÉNÉRAL, la case Activer le n° d'événement pour tous les artistes dans l'encart 'Autre' active le n° d'événement pour tous les artistes de l'agence. Sur les plateformes artistes de l'agence, le choix propose alors en plus Comme l'agence (par défaut) ; avec Activé ou Désactivé, une plateforme artiste s'en écarte.

Modifier le sous-domaine

Tu peux modifier toi-même l'adresse de ta plateforme (par ex. tongroupe.j.show) — au maximum une fois tous les 365 jours. Ensuite, la modification suivante n'est possible qu'un an plus tard.

Plateforme artiste : va dans PARAMÈTRES > PLATEFORME. Dans la zone « Global », la première ligne « Sous-domaine » affiche ton adresse actuelle — clique sur l'icône crayon à côté. Il faut pour cela le niveau de permission Admin.

Plateforme agence : va dans PARAMÈTRES > GÉNÉRAL. La même ligne s'y trouve dans la zone « Global ». Seul l'admin de l'agence peut la modifier.

La fenêtre « Modifier le sous-domaine » s'ouvre. Saisis le nom souhaité sous « Nouvelle adresse » — J.SHOW le vérifie pendant la saisie et t'indique s'il est disponible. Sont autorisés 3 à 20 caractères : minuscules (a–z), chiffres et traits d'union isolés, mais pas de trait d'union au début ni à la fin.

Coche « J'ai compris que la modification suivante ne sera possible que dans un an. » et clique sur « Modifier l'adresse maintenant ». Le changement ne prend que quelques secondes.

Ce qui se passe :

• Les événements, les données et les paramètres restent tels quels.
• Tout le monde est déconnecté et se reconnecte à la nouvelle adresse avec ses identifiants habituels.
• L'ancienne adresse reste réservée à ta plateforme — personne d'autre ne peut l'obtenir. Qui l'ouvre dans son navigateur arrive automatiquement sur la nouvelle adresse ; les liens dans les e-mails, les abonnements au calendrier et les favoris continuent donc de fonctionner.
• Plateforme agence : les adresses de tes plateformes artistes restent inchangées. Les invitations en attente envoyées aux collaborateurs devront être renvoyées ensuite.

La fenêtre derrière le crayon affiche aussi l'« Ancienne adresse, redirige » — et, tant que le blocage d'un an est en cours, la date à partir de laquelle la modification suivante est possible.

Liste des événements

La liste des événements (ÉVÉNEMENTS > APERÇU) affiche tous les événements que tu es autorisé à consulter. Les codes couleur permettent d'identifier rapidement le statut actuel de chaque événement, à la fois dans le titre de l'événement et directement dans la liste.

Statut et code couleur par défaut dans la liste des événements

Planification : en attente
Planification : en préparation
Planification : préparée
Planification : terminée – pas de point
Nouvel événement
Nouveau contenu dans l'événement

*Une barre bleue à côté d'une case à l'intérieur d'un événement indique que des modifications récentes ont été apportées à cette section.
Celles-ci apparaissent individuellement pour chaque utilisateur et disparaissent une fois que l'utilisateur a vu les nouvelles informations.

Filtres et recherche (mobile)

La liste des événements mobile offre des fonctionnalités avancées de filtrage et de recherche :

• Filtre par type d'événement — Filtre la liste par types d'événements via un menu superposé
• Barre de recherche — Barre de recherche rétractable pour rechercher dans la liste des événements, y compris les blocs et leurs événements
• « uniquement mes événements » — Bouton dans la barre de filtres à côté de Types d'événements : n'affiche que les événements où tu fais toi-même partie du groupe de voyage

Le même bouton uniquement mes événements existe aussi dans la liste des événements sur ordinateur. Les personnes qui ne voient de toute façon que leurs propres événements ne l'ont pas.

Les paramètres de filtre sont enregistrés et automatiquement restaurés la prochaine fois que tu ouvres la liste.

Vue carte

La vue carte affiche tous tes événements sur une carte interactive, montrant les emplacements des salles sous forme de marqueurs colorés reliés par les lignes de route de la tournée.

Pour ouvrir la vue carte :

Va dans ÉVÉNEMENTS et clique sur CARTE dans la navigation supérieure.

La carte se chargera, centrée sur les emplacements de tes événements avec un zoom automatique pour adapter tous les marqueurs.

Pour filtrer les événements sur la carte :

Utilise les sélecteurs de date Du et Au pour limiter la plage de dates affichée.

Filtre par type d'événement (par ex. concert, festival, voyage) ou par statut (par ex. pas encore confirmé, Option, confirmé).

Coche 'Uniquement mes événements' pour n'afficher que les événements où tu fais partie du groupe de voyage.

Clique sur APPLIQUER pour mettre à jour la carte avec tes filtres.

Pour interagir avec les marqueurs d'événements :

Clique sur n'importe quel marqueur pour ouvrir une fenêtre contextuelle affichant la date de l'événement, le nom de la salle, le nom du show et le statut.

Clique sur la fenêtre contextuelle pour naviguer directement vers la vue d'ensemble de l'événement.

Remarque : Si la protection régionale (clause de rayon) est configurée pour un événement, un cercle sera affiché autour de la salle indiquant la zone protégée.

Remarque : Les lignes de route de la tournée relient automatiquement les salles consécutives pour visualiser le tracé de la tournée. Un nouveau tracé commence dès que plus d'un jour sépare deux étapes consécutives.

Vue focus

La vue focus fournit une vue d'ensemble condensée et imprimable de plusieurs événements avec leurs détails clés — idéale pour des résumés rapides de tournée.

Pour ouvrir la vue focus :

Va dans ÉVÉNEMENTS et clique sur FOCUS dans la navigation supérieure.

Choisis avec Types d'événements les types d'événements à afficher — Tout afficher et Tout masquer le font en une seule étape, Sans type correspond aux événements sans type d'événement. Délimite ensuite la période avec de et à. Les deux sélections sont mémorisées.

Pour personnaliser les informations affichées :

Ouvre Champs et coche ce qui doit apparaître. Les sections sont réparties en quatre groupes :

Déroulé — Statut de planification, Tâches, Planning, Note privée, Catering, Autre, Champ libre

Voyage et hébergement — Arrivée, Hébergement, Retour, Groupe de voyage, Véhicules

Lieu et contacts — Salle, Infos sur la salle avec Scène, Logistique, Merchandise et Hospitality, ainsi que Contact salle et technique, Partenaire et contacts et Contact autre

Contenus — Fichiers

Fichiers affiche pour chaque événement les fichiers comme l'encart Fichiers dans la vue de l'événement : par catégorie, avec l'abréviation qui indique pour qui un fichier est visible et — si ta plateforme est réglée ainsi — les fichiers généraux en dessous. Tu importes directement ici, aussi par glisser-déposer ; comme dans l'événement, analyser avec l'IA est proposé (Analyse de fichiers par IA). Pour chaque fichier, une fenêtre s'ouvre pour le renommer, changer sa catégorie et sa visibilité, partager un lien (Partager un fichier par lien) ou le supprimer. Si l'événement a sa propre salle, Copier depuis la salle et Copier vers la salle sont aussi disponibles. Sur un événement de première partie avec lequel la tête d'affiche partage ses fichiers, les fichiers qu'elle a rendus visibles pour les invités apparaissent en dessous — en lecture seule. Tu modifies avec les mêmes droits que dans l'événement. Admin, Agence et Tourmanagement voient cette section ; elle n'est pas reprise dans le fichier PDF et Excel.

Infos sur la salle n'y est qu'un titre : tu coches une à une les quatre parties en dessous, réparties comme dans les paramètres sous Visibilité infos salle. Tu peux ainsi préparer, par exemple, uniquement la Scène pour l'équipe technique ou uniquement le Merchandise pour la société de merch.

Sous Statut de planification figurent en retrait les différents statuts — Planification, Rider de scène, Hospitality Rider et tes propres champs. Décoche ce dont tu n'as pas besoin ici. Tu définis le statut directement dans la vue focus, sans ouvrir l'événement. Admin et Agence voient cette section, le Tourmanagement uniquement avec le réglage décrit sous Statut de planification.

Clique sur Afficher pour appliquer ta sélection.

Clique sur les événements individuels pour développer ou réduire leurs détails.

Colonnes ou tableau :

Le sélecteur Colonnes | Tableau dans la barre de filtres change l'affichage ; ton choix est mémorisé.

Dans le Tableau, chaque événement occupe une ligne — jours off et jours de voyage compris. La première colonne Événement affiche la date, le type d'événement, la ville et la salle ou le titre, suivie d'une colonne par section choisie avec un aperçu sur une ligne. Survole une cellule ou touche-la pour ouvrir la section complète à côté ; le crayon te permet de la modifier.

Le Statut de planification s'affiche sous forme de colonnes de couleur étroites, une par statut, avec une abréviation dans l'en-tête — le nom complet apparaît au survol. Les cellules hachurées signifient que ce statut n'existe pas pour ce type d'événement.

Les sections avec des champs de saisie se modifient directement ici — le formulaire s'ouvre par-dessus la page, tu n'as pas besoin d'ouvrir la date. Il te faut le droit d'écriture sur la date concernée.

Télécharger en PDF ou en Excel:

À droite de Afficher se trouvent les boutons PDF et Excel. Le fichier contient ce que la vue focus affiche après ton dernier clic sur Afficher : période, types d'événements, sections choisies et statut de planification — sans boutons ni formulaires.

Les deux suivent l'affichage : en Tableau, chaque événement occupe une ligne ; en Colonnes, les événements sont placés côte à côte — dans le PDF, cinq par page au format paysage. Dans le fichier Excel, la date, le type d'événement, le statut, la ville et la salle ont chacun leur propre champ, pour que tu puisses trier et filtrer.

Un fichier contient au maximum 250 événements. S'il y en a davantage, une remarque apparaît dans l'en-tête — choisis alors une période plus courte.

Remarque : La vue focus est disponible pour les utilisateurs ayant les droits Admin, Agence ou Tourmanagement.

Bases de données

Ajouter des salles

Les « salles » ajoutées à la base de données des salles d'une plateforme agence deviendront disponibles pour toutes les plateformes artistes associées.

Va dans SALLES en haut > + CRÉER UNE SALLE

Une nouvelle fenêtre « CRÉER UNE SALLE » apparaîtra

Remplis les informations pertinentes, telles que l'adresse, la personne de contact, la capacité, le stationnement, etc.

Suggestions d'adresse : Dès que tu commences à saisir le champ Nom, une liste de lieux avec leur adresse apparaît en dessous. Seul un clic sur une suggestion remplit Rue, Code postal, Ville, Région et Pays — la recherche ne remplit jamais un champ d'elle-même. Ce que tu as déjà saisi rend les suggestions plus précises.

Aucune suggestion ne convient ? Saisis alors l'adresse toi-même ; la liste se ferme avec Esc ou par un clic à côté. Une fois une suggestion reprise, la recherche ne se manifeste plus : ce que tu corriges ensuite reste en place.

Vérification des doublons : Si une salle avec le même nom et la même ville existe déjà dans la base de données des salles, une notification apparaîtra pour empêcher les doublons.

Clique sur ENREGISTRER

La nouvelle « salle » apparaîtra dans la liste des salles

Pour ajouter une « salle » à une plateforme artiste individuelle, suis les mêmes étapes que ci-dessus.

Remarque : Tu peux générer et imprimer un tableau basé sur la liste des salles dans la plateforme artiste en sélectionnant SALLES > EXPORT.

Option d'import : Si tu migres depuis un logiciel précédent, ta base de données existante de salles peut être importée dans J.SHOW sur demande.

Pour supprimer une salle :

Va dans SALLES > clique sur la salle que tu souhaites supprimer.
Une fenêtre 'Modifier la salle' apparaîtra.

Clique sur SUPPRIMER LA SALLE dans le coin inférieur gauche.

Scènes & salles par lieu

Les grandes salles disposent souvent de plusieurs scènes ou espaces (par ex. grande salle, studio, club). Dans J.SHOW, tu crées ces scènes directement sur la salle : une scène hérite automatiquement de l'adresse et des personnes de contact de la salle, mais possède ses propres valeurs pour la capacité, les dimensions de scène, le backstage, le load-in, le stationnement et les fichiers.

Créer et modifier des scènes :

Ouvre la salle (fenêtre « Modifier la salle »). Dans la ligne Scènes, la salle et ses scènes apparaissent sous forme d'onglets — le premier onglet est toujours la salle elle-même.

Avec + nouveau, tu crées une nouvelle scène. Un clic sur le nom de l'onglet de scène actif permet de la renommer directement sur place (Entrée pour enregistrer).

Quand tu changes d'onglet, les sections mises en couleur (Scène : …) affichent les champs propres à la scène. Le nom, l'adresse, le site web et les contacts valent toujours pour l'ensemble de la salle.

Remarque : les scènes peuvent aussi être saisies dès la création d'une nouvelle salle — dans la section Scènes du formulaire.

Booker un événement sur une scène :

Desktop : le formulaire de salle de l'événement affiche la ligne Scènes : clique sur la scène souhaitée pour y booker l'événement — ou sur la salle elle-même si l'espace n'est pas encore décidé. Avec + nouveau, tu crées une scène et tu l'attribues aussitôt à l'événement.

Mobile : dans le formulaire d'événement mobile, choisis la scène via le menu déroulant Scène :.

L'événement affiche le nom combiné (par ex. Salle – Scène) ; dans la liste des salles, chaque scène apparaît comme une ligne propre, directement sélectionnable, sous sa salle.

Fusionner des entrées existantes :

Si des scènes étaient jusqu'ici saisies comme des salles distinctes (par ex. « Palais des Congrès Salle A » et « Palais des Congrès Salle B »), J.SHOW propose automatiquement de les fusionner. Les liens apparaissent dans la barre de navigation de la liste des salles dès que des suggestions existent (Admin et Agence uniquement) :

Ouvre SALLES > fusionner les scènes. Vérifie chaque groupe, ajuste les noms de scène et clique sur regrouper comme scènes — les entrées existantes deviennent des scènes de la salle, et tous les événements restent liés. Les entrées décochées comptent comme doublons de nom et sont absorbées dans l'entrée de la salle.

La vue fusionner les doublons fonctionne de la même manière pour les salles saisies plusieurs fois : choisis l'entrée à conserver — les événements, contacts, évaluations et fichiers sont repris ; avec , tu exclus des entrées individuelles du groupe.

appliquer toutes les suggestions applique d'un coup toutes les suggestions affichées ; les suggestions individuelles peuvent être mises de côté avec masquer et rappelées plus tard via afficher les suggestions masquées.

Détacher ou supprimer une scène :

L'onglet de scène propose trois actions : détacher de la salle (la scène redevient une entrée autonome), supprimer la scène (supprime uniquement cette scène) et supprimer la salle avec toutes les scènes.

La salle elle-même peut être masquée de la sélection si les événements doivent toujours être bookés sur une scène précise — les événements et les données sont conservés, et elle peut être réaffichée via le formulaire d'ajout de scène.

Transformer une entrée existante en scène :
On s'en rend souvent compte au moment de créer une scène : l'espace existe depuis longtemps comme salle à part entière dans la liste. Le raccourci est exactement là : dans la fenêtre ajouter une scène, sous le champ du nom, tu trouves la zone Utiliser une entrée existante comme scène. Choisis l'entrée et clique sur Appliquer — elle devient une scène de cette salle, ses dates et ses données restent intactes. Seules les entrées qui peuvent convenir sont proposées : même ville, pas d'adresse contradictoire, pas de scènes propres. S'il n'y a rien de pertinent, la zone n'apparaît pas du tout. Et c'est réversible — tu peux détacher la scène plus tard.

Remarque : la gestion des scènes est disponible aussi bien sur la plateforme artiste que sur la plateforme agence. L'Assistant IA peut lui aussi créer et détacher des scènes, et booker des événements sur des scènes.

Ajouter des partenaires

Les « partenaires » ajoutés à la base de données des partenaires d'une plateforme agence deviendront disponibles pour toutes les plateformes artistes associées.

Va dans PARTENAIRES en haut > + CRÉER UN PARTENAIRE
Une nouvelle fenêtre « CRÉER UN PARTENAIRE » apparaîtra

Remplis les informations pertinentes, telles que le nom de l'entreprise, les coordonnées, l'adresse de facturation, etc.

Sous Type, tu choisis ce que le partenaire est pour toi – y compris Freelance. En dessous, tu peux préciser le type dans le champ Spécification (jusqu'à 100 caractères), par ex. « ingénierie du son ». Dans la liste des partenaires et dans l'encadré Partenaire de l'événement, elle figure alors après le type : « Freelance · ingénierie du son ». Sans spécification, seul le type y figure, comme avant.

Mobile : si tu crées un nouveau partenaire depuis l'événement, tu trouves aussi le champ Spécification dans le formulaire. Tu modifies une spécification existante dans la version desktop.

Clique sur ENREGISTRER
Le nouveau « partenaire » apparaîtra dans la liste des partenaires

Pour ajouter un « partenaire » à une plateforme artiste individuelle, suis les mêmes étapes que ci-dessus.

Remarque : Tu peux générer et imprimer un tableau basé sur la liste des partenaires dans la plateforme Artiste en sélectionnant PARTENAIRES > EXPORT.

Pour supprimer un partenaire :

Va dans PARTENAIRES > clique sur le partenaire que tu souhaites supprimer.
Une fenêtre 'Modifier le partenaire' apparaîtra.

Clique sur SUPPRIMER LE PARTENAIRE dans le coin inférieur gauche.

Les hébergements et leurs types

HÉBERGEMENTS regroupe tous les lieux où ton groupe de voyage dort, se rafraîchit ou se gare – pas seulement les hôtels. Les hébergements ajoutés sur une plateforme agence deviennent disponibles pour toutes les plateformes artistes associées.

Va dans HÉBERGEMENTS en haut > + CRÉER UN HÉBERGEMENT. La fenêtre « Créer un hébergement » s'ouvre.

En haut de la fenêtre se trouve « Type : ». Un clic ouvre la liste ; coche un ou plusieurs types : Hôtel, Auberge de jeunesse, Appartement, Hébergement privé, Emplacement nightliner, Camping. Un hôtel avec parking pour bus est donc « Hôtel, Emplacement nightliner ». Un nouvel hébergement démarre comme « Hôtel » ; au moins un type reste toujours coché.

Le formulaire n'affiche que les champs adaptés au type – avec plusieurs types, tous les champs adaptés. L'adresse, les coordonnées et Autre sont toujours présents.

• Hôtel et Auberge de jeunesse — tout ce qui concerne la chambre : Réception, Check-in, Check-out, Early check-in, Late check-out, Petit-déjeuner, Petit-déjeuner week-end et Parking
• Appartement — check-in et check-out, y compris early check-in et late check-out, plus le parking ; ni réception ni petit-déjeuner
• Hébergement privé — uniquement le parking
• Camping — réception, check-in et check-out, plus les indications sur l'emplacement
• Emplacement nightliner — uniquement les indications sur l'emplacement

Les indications sur l'emplacement se trouvent sous le titre Emplacement : Électricité disponible, le nombre de prises par type (Schuko, CEE 16A, CEE 32A), Coût par heure (uniquement pour Emplacement nightliner), Coût par jour, Horaires d'ouverture et Emplacement (taille, hauteur, nombre). Ce que tu saisis sous Autre devient l'entrée « Autre » de l'événement quand tu ajoutes l'hébergement à un événement.

Un champ masqué conserve son contenu – si tu reviens au type précédent, il est de nouveau là.

Suggestions d'adresse : Dès que tu commences à saisir le champ Nom, une liste de lieux avec leur adresse apparaît en dessous. Seul un clic sur une suggestion remplit Rue, Code postal, Ville, Région et Pays — la recherche ne remplit jamais un champ d'elle-même. Ce que tu as déjà saisi rend les suggestions plus précises.

Aucune suggestion ne convient ? Saisis alors l'adresse toi-même ; la liste se ferme avec Esc ou par un clic à côté. Une fois une suggestion reprise, la recherche ne se manifeste plus : ce que tu corriges ensuite reste en place.

Vérification des doublons : Si un hébergement avec le même nom et la même ville existe déjà, une notification apparaîtra pour empêcher les doublons.

Clique sur ENREGISTRER

Le nouvel hébergement apparaît dans la liste ; la colonne Type affiche ses types.

Pour ajouter un hébergement à une plateforme artiste individuelle, suis les mêmes étapes que ci-dessus.

Filtrer la liste : au-dessus de la liste, à gauche, se trouve « Type : », réglé sur tous. Choisis un type pour ne voir par exemple que les campings ; un terme de recherche déjà saisi est conservé. Juste à côté se trouve la recherche par rayon.

Un emplacement directement depuis une salle : dans la fenêtre de modification d'une salle, le bouton + Reprendre comme emplacement se trouve sous le champ Emplacement nightliner. Il crée sous HÉBERGEMENTS une entrée Emplacement nightliner avec l'adresse de cette salle (copiée une seule fois ; si elle existe déjà, aucune deuxième n'est créée). Tu arrives ensuite dans la liste et cliques sur l'entrée pour compléter l'électricité, les coûts et les horaires d'ouverture.

Remarque : l'onglet HÉBERGEMENTS est disponible pour Admin et Agence dans la version desktop. Avec l'autorisation Tourmanagement, tu crées des hébergements depuis un événement (voir Ajouter un hébergement à un événement) – le choix « Type : » fait alors aussi partie du formulaire de création dans la vue mobile.

Remarque : Tu peux générer et imprimer un tableau basé sur la liste des hébergements dans la plateforme artiste en sélectionnant HÉBERGEMENTS > EXPORT.

Option d'import : Si tu migres depuis un logiciel précédent, tes hébergements existants peuvent être importés dans J.SHOW sur demande.

Pour supprimer un hébergement :

Va dans HÉBERGEMENTS > clique sur l'hébergement que tu souhaites supprimer.
Une fenêtre « Modifier l'hébergement » apparaîtra.

Clique sur SUPPRIMER L'HÉBERGEMENT dans le coin inférieur gauche.

Évaluations

Sur la plateforme agence, les salles et les hébergements peuvent être évalués directement depuis la vue liste à l'aide d'un système d'évaluation 5 étoiles.

Clique sur les étoiles à côté d'une salle ou d'un hébergement pour ouvrir un formulaire d'évaluation.

Attribue une note en étoiles et ajoute éventuellement un commentaire.

L'évaluation moyenne et le nombre d'évaluations sont mis à jour instantanément (aucun rechargement de page nécessaire). Les évaluations d'autres plateformes sont visibles de manière anonyme — seul le nom de la plateforme est affiché.

Les évaluations sont également incluses dans l'export CSV des listes de salles et d'hébergements.

Gérer les salles, hébergements et partenaires

Ajouter de nouvelles entrées

À l'intérieur d'un événement

Clique sur l'icône dans la case Salle, Hébergement ou Partenaire dans la vue d'ensemble de l'événement.
Tu seras redirigé vers la liste correspondante, où tu pourras rechercher l'entrée souhaitée.

Si elle n'existe pas encore, clique sur + NOUVELLE SALLE / + NOUVEL HÉBERGEMENT / + NOUVEAU PARTENAIRE en haut de la page.

Remplis les informations pertinentes et clique sur ENREGISTRER pour terminer.
L'entrée sera automatiquement appliquée à l'événement actuel,
et sera également enregistrée dans la liste correspondante — la rendant disponible dans d'autres événements et plateformes.

Suggestions d'adresse & vérification des doublons

Suggestions d'adresse : Lors de l'ajout d'une Salle, d'un Hébergement ou d'un Partenaire, une liste de suggestions apparaît pour le nom que tu saisis. Un clic sur une suggestion remplit les champs d'adresse ; sans ce clic, tout reste tel que tu l'as saisi.

Aucune suggestion ne convient ? Saisis alors l'adresse toi-même — la liste disparaît avec Esc ou un clic à côté, et après une suggestion reprise tes corrections restent en place.

Avertissement de doublon : Si une entrée avec le même nom et la même ville existe déjà, une notification apparaîtra pour empêcher les doublons.

Recherche par rayon

Dans les listes HÉBERGEMENTS et PARTENAIRES, tu peux trouver des entrées à proximité d'un lieu.

Au-dessus de la liste, saisis sous « Rayon : » un code postal ou une ville et choisis le rayon juste à côté : 10, 25, 50, 100 ou 200 km (par défaut 25 km). Appuie sur Entrée ou change le rayon, et la liste n'affiche plus que les entrées situées dans ce rayon – y compris en combinaison avec un terme de recherche et, pour les hébergements, avec le filtre « Type : ».

La première fois, J.SHOW détermine où se trouvent les entrées, d'après le code postal, la ville et le pays ; pendant ce temps, tu vois à côté « Localisation des entrées … encore N », puis la liste se recharge. Les entrées sans adresse localisable n'apparaissent jamais dans un rayon. Si le code postal, la ville ou le pays d'une entrée change, elle est de nouveau localisée la fois suivante.

Le rayon choisi reste actif quand tu fais défiler la liste ou que tu y cherches. réinitialiser le désactive. Si J.SHOW ne connaît pas le lieu, tu vois « Lieu introuvable » et la liste reste vide.

Remarque : la recherche par rayon est disponible dans la version desktop de la plateforme artiste et de la plateforme agence.

Entrées spécifiques à l'événement & base de données globale

Toute salle, tout hébergement ou partenaire ajouté depuis un événement est automatiquement enregistré dans la base de données globale — et, s'il fait partie d'une agence, devient également disponible pour toutes les plateformes artistes liées.

Lors de la modification d'une salle, d'un hébergement ou d'un partenaire à l'intérieur d'un événement, cocher l'option « Mettre à jour globalement » mettra également à jour cette entrée dans la base de données globale.

Remarque : Les autres événements utilisant la même entrée resteront inchangés — ils conserveront la version originale sauf mise à jour manuelle.

Option d'import

Si tu migres depuis un autre système, ta base de données existante de salles, hébergements ou partenaires peut être importée dans J.SHOW sur demande. Contacte l'assistance pour coordonner ton import.

Exporter les listes

Pour télécharger un tableau des entrées existantes, va dans SALLES, HÉBERGEMENTS ou PARTENAIRES et clique sur EXPORTER.

Supprimer des entrées

Pour supprimer une entrée de la base de données globale :
Va dans l'onglet approprié (par ex. SALLES), clique sur l'entrée, et une fenêtre Modifier s'ouvrira.

Clique sur SUPPRIMER dans le coin inférieur gauche.

Créer un événement

Pour créer un nouvel 'événement' de tout type sur une plateforme artiste :

Va dans ÉVÉNEMENTS.

Clique sur + NOUVEL ÉVÉNEMENT.
Une fenêtre 'Sélectionner la date' apparaît.

Choisis la date souhaitée de l'événement dans le calendrier.
La fenêtre Informations générales s'ouvre.

Directement sur un jour du calendrier : c'est plus rapide depuis le CALENDRIER (ÉVÉNEMENTS > CALENDRIER) ou depuis le mode Planifier de la liste des événements (ÉVÉNEMENTS > PLANIFIER). Quand tu survoles un jour avec la souris, « + Nouvel événement » apparaît. Un clic crée l'événement ce jour-là immédiatement et l'ouvre avec les « Informations générales » — il n'y a pas de fenêtre de confirmation. Dans le calendrier, le bouton se trouve à droite du numéro du jour ; en mode Planifier, à gauche, juste après la date, les jours sans événement.

Desktop : sur un appareil tactile en vue desktop, il n'y a pas de survol — le bouton y est pâle, mais toujours visible.

Mobile : la vue calendrier mobile n'a pas ce bouton. Crée l'événement comme d'habitude via + CRÉER UN NOUVEL ÉVÉNEMENT.

Ajouter les informations de base

Pour modifier la zone 'Informations générales', clique sur à côté.

Pour modifier une date d'événement, clique sur l'icône à côté de Date dans la zone 'Informations générales'.

Un champ intitulé déplacé depuis [Date] parce que [...] apparaît, te permettant d'expliquer le changement.
Si tu ne décoches pas la case, la note sera affichée dans la zone 'Informations générales' dans la vue d'ensemble de l'événement.

Créer des plages de temps : si tu as été booké pour un festival mais que tu n'es pas encore sûr de la date exacte de l'événement, utilise la fonction + JOUR pour sélectionner d'autres dates possibles.

Note : dans la liste des événements, la date s'affichera comme une période — de la première à la dernière date sélectionnée — même si certains jours intermédiaires sont sautés.
Une fois la date finale confirmée, clique sur l'icône pour la sélectionner comme date finale de l'événement.

Important : Pour une utilisation optimale de l'application J.SHOW, crée un événement distinct pour chaque jour d'une tournée — même pour les jours de voyage ou de démontage.
La fonction + JOUR ne doit être utilisée qu'à l'étape de planification lorsque la date exacte est encore incertaine.

Diviser une période en événements séparés : si un événement comporte d'autres jours ajoutés via + JOUR, la fenêtre 'Informations générales' affiche sous + JOUR le bouton Diviser en événements séparés (aussi sur mobile). Après une confirmation, chaque jour supplémentaire devient un événement à part entière ; cet événement ne garde que sa propre date.

Les nouveaux événements reprennent tout de l'événement — salle, partenaires, personnes de contact, plannings, catering, hébergements avec la répartition des chambres, véhicules, groupe de voyage, visibilités, réglages de la liste d'invités, statut de planification et informations pour le site web. Les finances (contrat, participation, déductions, frais annexes) restent uniquement sur l'événement d'origine, afin que le cachet ne soit pas multiplié ; les entrées de la liste d'invités et les commentaires ne sont pas copiés.

Si tu as plusieurs shows le même jour, ajoute un événement distinct pour chaque show et utilise la fonction + HEURE pour définir des plages horaires spécifiques pour chaque show.

Les heures détermineront alors l'ordre des événements dans la liste des événements.

Note : le fuseau horaire d'un événement suit automatiquement la salle sélectionnée — même si tu changes de salle plus tard.
Si un événement n'a pas de fuseau horaire propre — typiquement un jour off sans salle au milieu d'une tournée — il hérite de celui du dernier événement précédent, tant que la tournée continue : si un autre événement suit, le fuseau repris vaut pour des pauses allant jusqu'à deux semaines ; juste après un événement, il s'applique même sans événement suivant. Sinon, le fuseau horaire de ta plateforme s'applique de nouveau. Un jour off à Tokyo reste donc à Tokyo au lieu de rentrer à la maison pour une journée. Les événements annulés, les idées et les options ne transmettent pas leur fuseau horaire.
Des fuseaux horaires corrects sont importants pour la synchronisation du calendrier et les flux iCal.

Décalage horaire : si l'événement se trouve dans un autre fuseau horaire que la veille, la zone 'Informations générales' affiche à côté de la date un badge avec le décalage d'heure (par ex. +6h / −1h) — sur Desktop et mobile. Passe la souris sur le badge : une infobulle nomme les deux fuseaux horaires et explique si l'on avance ou recule l'heure.

Sélectionne le Type d'événement (par ex. Tournée, Festival, Voyage, Montage) et le type de salle (par ex. Club, Stade, Salle).

Sélectionne ensuite le Statut de l'événement dans le menu déroulant.

Si tu définis le statut de l'événement sur TBA, tu peux également définir sous Publier le une date et une heure. L'événement deviendra automatiquement public au moment indiqué.

Note : TBA affecte la fonction « Liste des événements pour le site web ». Une fois l'événement rendu public, il apparaîtra automatiquement sur ton site web si cette intégration est activée.

Statut et code couleur par défaut dans le titre de l'événement et la liste

Idée (IDEA)
Optionnel (OPT)
Pas encore confirmé (TBC)
À annoncer (TBA)
Public (annoncé)
Confirmé / Clôturé
Annulé
à reporter

Nommer efficacement un événement

• Si ni salle ni titre ne sont indiqués, l'événement ne sera pas nommé.
• Si un titre est indiqué mais pas de salle, l'événement sera nommé d'après le champ Titre.
• Si un titre et une salle sont indiqués, l'événement sera nommé d'après la salle.
• Si les deux sont indiqués mais que tu souhaites afficher le nom du champ Titre à la place (par ex. pour des noms de festival), coche Utiliser à la place de la ville/salle.

ASTUCE : bascule facilement entre différents événements en utilisant les flèches gauche et droite de ton clavier.

Une date se saisit partout de la même façon — un seul champ au lieu de trois cases séparées pour le jour, le mois et l'année, aussi bien en vue bureau qu'en vue mobile. Avant, la saisie se comportait différemment selon l'endroit : tantôt elle écrasait et sautait à la suite, tantôt elle ajoutait, tantôt il fallait la touche de tabulation.

Statut de planification

En bas de la zone 'Informations générales', tu indiques où en est la préparation d'un événement. Chaque choix colore le bord du champ : tu vois ainsi l'état d'un coup d'œil.

Planification — en attente, en préparation, préparée ou terminée.

Rider de scène et Hospitality Rider — Envoyé, Reçu avec commentaires ou Final. Ces deux champs n'apparaissent que pour les types d'événements avec show.

En dessous figurent tes propres champs de statut de planification, si tu en as créé (voir Champs de statut de planification) — chacun uniquement pour les types d'événements pour lesquels il est activé.

Si tu passes la planification sur terminée, une fenêtre t'avertit que toutes les rubriques de l'événement qui ne sont pas encore renseignées vont être masquées. Elles réapparaissent dès que tu modifies le statut de planification. Avec Compris, ne plus afficher, tu masques cet avertissement pour toi définitivement.

Dans la vue mobile, tu trouves aussi Planification, Rider de scène, Hospitality Rider et tes propres champs dans les informations générales.

Note : Admin et Agence voient et définissent le statut de planification. Le Tourmanagement peut le faire si l'option Le Tourmanagement peut définir le statut de planification (sur les événements qu'il peut modifier) est activée sous PARAMÈTRES > AUTORISATIONS — et alors uniquement pour les événements qu'il peut modifier.

Modifier plusieurs événements

Pour rationaliser ton processus d'advancing, tu peux facilement modifier plusieurs événements en une seule fois.

Va dans ÉVÉNEMENTS > MODIFIER PLUSIEURS.
Une fenêtre 'modifier plusieurs' apparaît.

Clique sur SÉLECTIONNER LES ÉVÉNEMENTS et coche tous les événements pertinents de la liste des événements que tu souhaites mettre à jour.

Clique ensuite sur MODIFIER LES ÉVÉNEMENTS SÉLECTIONNÉS pour continuer.
Tu seras alors redirigé vers l'interface 'modifier plusieurs'.

Pour chaque section que tu souhaites modifier (par ex. Title, Salle, Type d'événement), effectue tes modifications et clique sur APPLIQUER pour confirmer séparément.

Note : une fois qu'une section contient des informations identiques pour tous les événements sélectionnés, elle sera soulignée en vert pour faciliter le repérage.

Journal des modifications

Le Journal des modifications montre, à l'échelle de toute la plateforme, qui a modifié quoi, et quand : événements créés, déplacés, modifiés ou supprimés — ainsi que les changements dans le groupe de voyage. Chaque entrée nomme la personne et l'heure.

Desktop : le journal apparaît comme un bloc à part sur la page d'accueil. Il est visible pour tous les niveaux de permission — chaque personne ne voit que les entrées correspondant à ses autorisations.

Le titre d'une entrée (par ex. Détails de l'événement modifiés) mène directement à l'événement concerné. Pour les détails d'événement modifiés, l'icône (i) ouvre un aperçu des champs modifiés — avec des libellés de champ compréhensibles.

Clique sur l'icône loupe dans le titre du bloc pour ouvrir la recherche : Rechercher par date ou personne … parcourt tout l'historique — pas seulement les entrées actuellement affichées. La recherche est disponible pour tous les niveaux de permission, y compris Crew+, Crew et Guest ; elle ne trouve que ce que tu as de toute façon le droit de voir dans le bloc.

Le journal permet aussi de retracer qui a ajouté qui au groupe de voyage d'un événement, et quand.

La suppression d'un événement est visible pour toutes les personnes qui avaient le droit de voir cet événement – y compris le Tourmanagement, Crew+, Crew et Guest.

Dernière modification, bloc par bloc : dans la vue de l'événement, chaque bloc (Informations générales, plannings, catering, autre, hébergement, arrivée, retour, salle, partenaire, personnes de contact, champs libres …) porte en bas à droite un petit (i) ; pour un hébergement, il se trouve en bas à droite du premier bloc, celui du nom et de l'adresse. Un clic dessus indique sur une ligne quand et par qui ce bloc a été enregistré pour la dernière fois : Dernière modification, date · heure · nom. Les modifications faites via l'interface API, l'assistant IA et l'application d'un modèle sont également prises en compte.

Le (i) existe sur Desktop, sur mobile et dans la vue Focus, et toute personne qui voit le bloc le voit aussi. Il n'apparaît qu'une fois que quelque chose a été enregistré dans ce bloc, et n'indique que le dernier état — l'historique complet reste dans le Journal des modifications.

Récupérer des états antérieurs (versions) : les plannings 1–3, le catering, le bloc divers et les champs libres 1–3 conservent leurs états antérieurs – chaque enregistrement qui modifie quelque chose en crée un, y compris via les modèles, l'API ou l'assistant IA. Ouvre le bloc avec et clique sur VERSIONS. La liste apparaît sous le formulaire, la plus récente en premier, chacune avec date · heure · nom ; le contenu actuel porte la mention « Version actuelle ». AFFICHER déplie un état, RESTAURER CETTE VERSION le rétablit avec son titre et sa visibilité. Le contenu précédent reste dans la liste, tu ne perds donc rien. ANNULER à côté ne revient que sur la dernière modification.

Les 30 derniers états sont conservés par bloc ; l'état antérieur au premier enregistrement s'appelle « Version antérieure à l'enregistrement ». Les versions existent sur Desktop et sur mobile pour Admin, Agence et Tourmanagement – le Tourmanagement ne voit que les états qui étaient alors visibles pour le Tourmanagement.

Importer des événements

Si tu migres depuis un autre logiciel de tournée, J.SHOW prend en charge l'import en masse de tes données d'événements existantes.

Ce qui est repris :

• Événements — date, salle, organisateur, statut et données financières (deals, pourcentages de participation, cachets garantis), dans la mesure où ton export les contient
• Salles et organisateurs — avec adresse et coordonnées

Le mieux est de nous envoyer ton export au format CSV. Si ce n'est pas possible, tout autre format convient aussi.

Le processus d'import compare automatiquement les salles et organisateurs importés avec tes bases de données existantes pour éviter les doublons. De nouvelles salles et de nouveaux organisateurs sont créés au besoin.

Note : les imports d'événements sont effectués par l'équipe support de J.SHOW pour garantir l'intégrité des données. Contacte support@j.show pour coordonner ton import — joins les fichiers d'export que tu souhaites reprendre.

La reprise de tes données lors du passage à J.SHOW est effectuée une seule fois et est gratuite.

Créer des blocs de tournée

Les blocs de tournée sont des périodes nommées dans ton calendrier — ils servent à la fois à regrouper des événements (par ex. legs de tournée, séries de festivals) et à bloquer des périodes où aucun show ne doit être booké (par ex. vacances, temps studio, pauses).

Il existe deux façons de créer un bloc de tournée :

➀ Depuis la page Événements :

Va dans ÉVÉNEMENTS et clique sur + Nouveau bloc dans la navigation supérieure.

Le calendrier s'ouvre en mode création de bloc. Clique sur une date pour définir le début du bloc.

Clique sur une seconde date pour définir la fin.

Saisis un nom (par ex. « European Leg », « Festival Run ») et clique sur Enregistrer.

➁ Depuis le calendrier :

Si tu es déjà dans le CALENDRIER, clique sur + Nouveau bloc.

Sélectionne les dates de début et de fin en cliquant dans le calendrier, saisis un nom et clique sur Enregistrer. Cette méthode est particulièrement utile pour les blocs sans événements — par ex. pour marquer une période comme « bloquée ».

Les blocs de tournée sont visuellement séparés dans la liste des événements. Dans la vue carte, en revanche, ils ne délimitent pas les itinéraires de tournée : un nouveau tracé y commence dès que plus d'un jour sépare deux étapes consécutives.

Dans la liste des événements, chaque entrée figure à sa propre date : le début d'un bloc à son premier jour, sa fin à son dernier jour, chaque événement à son jour. Un bloc situé au milieu d'un autre (par ex. une répétition pendant une tournée) apparaît donc au bon endroit entre les événements de la tournée, et les deux blocs sont dessinés comme des lignes côte à côte. Un événement que tu as explicitement attribué à un bloc mais qui se situe en dehors de la période du bloc est affiché au début ou à la fin de son bloc.

Note : chaque niveau de permission peut ouvrir le CALENDRIER, chacun avec les événements qu'il peut ouvrir. Les blocs et le bouton + Nouveau bloc n'y apparaissent que si les blocs sont activés pour ce niveau de permission (PARAMÈTRES > AUTORISATIONS > « Blocs »).

Option « Aucune tournée » : lors de la création ou de la modification d'un bloc de tournée, tu peux activer la case à cocher Aucune tournée. Les blocs avec cette option n'apparaîtront pas dans la sélection de tournée dans l'interface web — utile pour les blocs destinés à réserver une période plutôt qu'à représenter une tournée.

Affectation automatique : les événements sans affectation à un bloc sont automatiquement triés dans les blocs de tournée correspondants par ordre chronologique si leur date se situe dans la plage du bloc. Ces événements affectés automatiquement sont affichés de manière plus discrète que ceux affectés manuellement.

Qui voit les blocs de tournée : Les personnes ayant les droits Admin, Agence ou Artist voient toujours les blocs de tournée. Le Tourmanagement les voit si l'option 'Les personnes ayant les droits Tourmanagement peuvent voir et créer des entrées de bloc' est activée sous PARAMÈTRES > AUTORISATIONS, dans l'encadré 'Blocs'. Tous les autres niveaux ne les voient que si 'Tout le monde peut voir les blocs' y est activé — voir aussi Autorisations des événements.

Qui crée et modifie les blocs de tournée : Peuvent créer et modifier : Admin, Agence, Artist et — si la première option est activée — le Tourmanagement. La seconde option, 'Tout le monde peut voir les blocs', n'accorde que la consultation, pas la modification. Admin et Agence modifient tous les blocs de tournée ; Artist et Tourmanagement uniquement les blocs qu'ils ont créés eux-mêmes. Affecter des événements à un bloc — le bouton Sélectionner les événements — n'est possible que pour Admin et Agence.

Les blocs de tournée dans l'abonnement au calendrier : Ton abonnement personnel (l'encadré 'Tes événements de cette plateforme' sur le TABLEAU DE BORD) n'inclut les blocs de tournée que si tu y actives 'Afficher les blocs dans le calendrier personnel' ; l'option n'apparaît que si tu as le droit de voir les blocs de tournée. L'abonnement 'Tous les événements de cette plateforme' contient les blocs de tournée sans réglage propre, mais uniquement si 'Tout le monde peut voir les blocs' est activé. Voir Abonnement au calendrier.

Exporter la liste des événements

Que tu souhaites imprimer des Daysheets pour plusieurs événements ou créer des listes en texte ou CSV avec ou sans Setlists :

Va dans ÉVÉNEMENTS et clique sur le bouton EXPORT dans la navigation supérieure.
Une fenêtre 'Export' apparaît.

Choisis parmi les options listées comme indiqué ci-dessus

Advancing d'une tournée

Que tu planifies les détails, bookes des salles et des partenaires ou gères ta crew — J.SHOW garde chaque événement parfaitement réglé.

Personnaliser un événement - 'Aperçu de l'événement'

Lorsque tu cliques sur un 'événement' dans la liste des événements, tu arrives sur la Vue d'ensemble de l'événement — ton hub central pour tout ce dont tu as besoin pour rationaliser et exécuter une expérience d'advancing fluide.

Routage de tournée IA

Tu as plein de demandes de salles ouvertes et tu ne sais pas trop dans quel ordre les enchaîner pour la tournée ? Le Routage de tournée IA calcule un ordre cohérent à partir de tes disponibilités ouvertes — avec une carte et le total des kilomètres.

Comment accéder au routage : Dans la liste des événements, clique sur Routage. Une section s'ouvre avec deux onglets : Disponibilités des salles et Routage de tournée.

Note : l'outil de disponibilités qui alimente le routage (recueillir les disponibilités des salles auprès des partenaires) est accessible aux personnes ayant les droits Admin et Agence sans PRO — voir Disponibilités des salles.

Qui peut router : Admin, Agence et Tourmanagement peuvent créer des routages. Les personnes ayant les droits Artiste voient les brouillons enregistrés mais ne peuvent pas en calculer.

Sélectionner les disponibilités des salles

Dans l'onglet Disponibilités des salles, tu vois tes disponibilités ouvertes — des salles proposées au choix sur plusieurs jours possibles.

Choisis les disponibilités qui doivent alimenter la tournée.

Un tableau de type Plusieurs événements est marqué « Demande groupée » — il suffit à lui seul pour un routage ; sinon, il faut au moins deux tableaux. Les jours où tombe un de tes événements (voir Tes propres événements bloquent des jours) sont exclus, tout comme les cellules déjà transformées en événement.

Calculer le routage

Passe à l'onglet Routage de tournée.

Définis tes conditions — par exemple un point de départ et d'arrivée par bloc — et laisse l'IA calculer un ordre cohérent.

Conditions de tournée : dans l'encart « Conditions de tournée », tu fixes des limites fermes que chaque tournée proposée doit respecter. Chaque champ est facultatif — vide signifie aucune limite :

« Max. de shows par semaine », « Max. de shows sur des jours consécutifs », « Max. de nuits loin de la base (par bloc de tournée) », « Jours off max. d'affilée loin de chez soi », « Max. de km entre deux shows », « Min. de km entre deux shows », « Max. de km pour rejoindre le premier show », « Max. de km de retour après le dernier show » et « Max. de shows par ville ».

« Min. de km entre deux shows » est une limite inférieure : deux shows consécutifs d'un bloc de tournée doivent être au moins aussi éloignés l'un de l'autre, par exemple pour que les publics ne se recoupent pas. On compte les kilomètres de route entre les deux shows, comme pour « Max. de km entre deux shows ». Si la valeur minimale dépasse la valeur maximale, le formulaire te le signale – aucune tournée ne peut alors respecter les deux limites à la fois. Deux shows d'affilée dans la même salle, par exemple deux soirs au même endroit, ne comptent pas comme un trajet.

« Max. de shows par ville » limite le nombre de nouveaux shows planifiés dans une même ville. Les événements fixes ne comptent pas — une ville avec un événement fixe reste ouverte pour un nouveau show.

Si le groupe reste sur place entre deux blocs de tournée au lieu de rentrer, il s'agit d'un seul voyage : les nuits loin de la base et les jours off loin de chez soi sont comptés sur toute la durée de l'escale.

Sous « Shows uniquement ces jours de la semaine », tu décoches les jours où il ne doit pas y avoir de show. Si tous les jours sont cochés, il n'y a aucune restriction.

J.SHOW vérifie chaque variante par rapport à ces limites. Dans chaque variante, « Tes consignes » indique ce qui est respecté (✓), ce qui ne l'est pas (✗, avec les jours concernés) et ce qui ne peut pas être vérifié automatiquement (○). J.SHOW mémorise les dernières valeurs utilisées pour le prochain routage.

Ce qui ne s'exprime pas comme une limite ferme, tu continues de l'écrire librement dans « Ton instruction pour l'IA (facultatif) ».

Tu obtiens une ou plusieurs variantes, chacune avec une carte et le total des kilomètres, pour comparer directement les itinéraires.

Orienter les salles préférées : dans le champ Salles préférées (★), tu décides comment le routage traite les salles que tu as marquées d'une ★ dans les disponibilités des salles :

Ignorer — les salles ★ comptent comme toutes les autres.

Préférer — léger bonus lorsque les options sont par ailleurs équivalentes.

Préférer fortement — retenir la salle ★ dès que c'est possible.

Un événement par ★ — un show distinct et supplémentaire est planifié pour chaque salle ★ (à des jours différents du calendrier).

Une ★ sur un seul jour (posée dans la cellule du tableau, voir Utiliser la grille) agit comme une ★ sur la salle, mais uniquement pour ce jour. Elle ne crée pas de show séparé.

Si des demandes groupées sont incluses, « Événements par demande groupée » définit le nombre maximal d'événements issus d'une même demande groupée. Vide = autant qu'il en tient de façon judicieuse — jamais deux le même jour.

Tes propres événements avec une salle dans la période — et jusqu'à deux jours avant ou après — entrent dans le calcul comme événements fixes. Ce sont des étapes de la tournée comme les autres : le routage planifie les shows autour d'eux, un bloc de tournée peut commencer ou se terminer par un événement fixe, et même n'être composé que d'événements fixes. Chaque événement fixe figure dans chaque variante, est marqué « événement fixe » et compte pour les kilomètres, les jours off et les conditions de tournée.

Clause de rayon : si un événement existant a une clause de rayon active, le routage ne planifie aucune disponibilité dont le jour tombe dans la période de protection (de Protection du à Protection jusqu'au ; sans indication, le jour de l'événement) et dont la salle se trouve dans le rayon protégé (à vol d'oiseau). Les événements annulés ne comptent pas. Au-dessus des variantes, « Non planifié en raison d'une clause de rayon » indique quels jours et quelles salles ont été écartés pour cette raison — avec l'événement qui protège, la distance et le rayon. S'il ne reste alors plus rien, J.SHOW t'indique que les disponibilités libres tombent sous la clause de rayon d'événements existants.

Appliquer & exporter

Une fois que tu as choisi une variante, tu as ces options :

Pré-réserver : les étapes de la variante sont inscrites dans les tableaux comme tes options ; les tableaux restent ouverts et les salles reçoivent un message.

Appliquer le routage : le routage calculé est appliqué à tes événements ; les tableaux de type « Un événement » sont alors fermés.

Enregistrer comme brouillon : tu conserves le routage pour le rouvrir et continuer à l'éditer plus tard.

Imprimer en PDF : tu obtiens le routage avec la carte sous forme de PDF.

Avec des demandes groupées, chaque étape choisie devient un événement à part entière, et les boutons portent d'autres noms :

Créer comme idée — événements au statut idée ; les salles ne reçoivent pas de message.

Créer comme option — événements au statut option ; les salles sont prévenues.

Confirmer — événements confirmés ; les salles sont prévenues et les tableaux restent ouverts.

Tu choisis pour chaque variante les étapes à créer (toutes / aucune). Les étapes issues de tableaux de type « Un événement » sont traitées comme avant. Si une étape a entre-temps été réservée, bloquée par un autre événement ou déjà transformée en événement, J.SHOW ne la crée pas et t'indique combien il y en a eu.

Salles

Ajouter une salle

Pour ajouter une salle à un événement spécifique :

Crée un nouvel événement ou sélectionne l'événement pertinent dans la liste des événements sous ÉVÉNEMENTS > APERÇU.

Clique sur l'icône à l'intérieur de la zone Salle. Tu seras redirigé vers la liste des salles.

À partir de là, tu as deux options :

➀ Sélectionner une salle existante dans la liste des salles. Une fois sélectionnée, la salle sera liée à ton événement.

Note : si aucune salle n'a encore été ajoutée, la liste des salles apparaîtra vide.

➁ Clique sur + NOUVELLE SALLE pour créer une nouvelle entrée.

Pour une description complète de la création d'une nouvelle entrée de salle, reporte-toi à la section Gérer salles, hébergements & partenaires.

Une fois enregistré, tu seras redirigé vers la vue d'ensemble de l'événement avec la salle nouvellement créée appliquée.

Note : la salle sera également enregistrée dans la base de données globale pour une utilisation future à travers tous les événements et plateformes.

Pour modifier la salle assignée à un événement :

Clique sur l'icône à l'intérieur de la zone Salle.
Une fenêtre 'Salle' apparaît.

Effectue les modifications nécessaires et clique sur ENREGISTRER.

Note : en bas de la fenêtre, tu peux choisir d'appliquer les modifications uniquement à cet événement, ou cocher Mettre à jour globalement pour mettre à jour la version dans la base de données globale.

Note : tous les membres du groupe de voyage affectés à cet événement pourront consulter les informations de la salle sélectionnée.

Ajouter les spécifications de salle

Pour ajouter des 'Infos sur la salle' à un événement spécifique :

Sélectionne l'événement pertinent dans la liste des événements sous ÉVÉNEMENTS > APERÇU.

Clique sur l'icône à l'intérieur de la zone Infos sur la salle (visible uniquement si la section Salle a déjà été remplie).
Une fenêtre 'Infos sur la salle : [Nom de la salle]' apparaît.

Remplis les informations pertinentes (par ex. capacité, dimensions de la scène, etc.) et clique sur ENREGISTRER.

Note : une même salle peut avoir plusieurs options de capacité pour différentes configurations (par ex. debout, assis, blackout partiel).

Clique sur + AUTRE CAPACITÉ dans la fenêtre 'Infos sur la salle' pour créer une saisie personnalisée.

Sélectionne ensuite la capacité appropriée pour ce show spécifique en utilisant le menu déroulant Pour cet événement :.

Options du menu déroulant :

• Standard = Capacité
• assis = Capacité (assis)
  
• Saisie manuelle = Saisir le nombre souhaité
  
• Aucun = 0
  
• personnalisé = Toute autre valeur créée via « + autre capacité »

Note : toute capacité personnalisée ajoutée via + AUTRE CAPACITÉ — c'est-à-dire toute valeur en dehors des options par défaut — est automatiquement enregistrée dans l'entrée de la salle dans la base de données globale et sera sélectionnable, même si 'Mettre à jour globalement' n'est pas coché.

Note : si tu souhaites appliquer les modifications apportées à une salle à la base de données des salles, coche mettre à jour globalement en bas de la fenêtre Infos sur la salle

Note : Capacité et Capacité (assis) appartiennent à la salle. Une modification n'est conservée que si Mettre à jour globalement est coché — sinon, la valeur de la base de données revient au prochain enregistrement, et la fenêtre te le signale. Pour un chiffre propre à cet événement uniquement, choisis Saisie manuelle sous Pour cet événement :.

Note : sous PARAMÈTRES > AUTORISATIONS > 'Visibilité infos salle', tu peux choisir de masquer diverses infos sur la salle aux utilisateurs ayant certains niveaux de permission.

Partenaires

Ajouter les informations partenaire

Pour ajouter un partenaire à un événement spécifique :

Sélectionne l'événement pertinent dans la liste des événements sous ÉVÉNEMENTS > APERÇU.

Clique sur l'icône à l'intérieur de la zone Partenaire. Tu seras redirigé vers la liste des partenaires.

À partir de là, tu as deux options :

➀ Sélectionner un partenaire existant dans la liste des partenaires. Une fois sélectionné, le partenaire sera lié à ton événement.

Note : si aucun partenaire n'a encore été ajouté, la liste des partenaires apparaîtra vide.

➁ Clique sur + NOUVEAU PARTENAIRE pour créer une nouvelle entrée.

Pour une description complète de la création d'une nouvelle entrée de partenaire, reporte-toi à la section Gérer salles, hébergements et partenaires.

Important : dans le menu déroulant 'Type :', sélectionne la catégorie de partenaire pertinente. Cela renommera la zone Partenaire en conséquence (par ex. organisateur local, agence de voyage, société de nightliner, prestataire technique, etc.).

Une fois enregistré, tu seras redirigé vers la vue d'ensemble de l'événement avec le partenaire nouvellement créé appliqué.

Note : le partenaire sera également stocké dans la base de données globale pour une utilisation future à travers tous les événements et plateformes.

Partenaires supplémentaires (Partenaire 2 & 3)

Jusqu'à deux partenaires supplémentaires peuvent être ajoutés par événement. Après avoir affecté le premier partenaire, des emplacements vides pour Partenaire 2 et Partenaire 3 apparaissent sur le bureau avec un bouton de recherche. Sur les appareils mobiles, Partenaire 2 et 3 sont disponibles dans le formulaire d'événement mobile.

Les personnes de contact de tous les partenaires affectés apparaissent dans les menus déroulants des personnes de contact de l'événement. Les contacts sont affichés avec le nom de l'entreprise entre crochets pour faciliter l'identification.

Poste d'un contact : dans la fenêtre Partenaire, chaque contact — le premier comme chacun des suivants — a le champ Poste (par ex. Direction ou Head of Booking). Contrairement à la fonction auprès d'un artiste précis, il vaut pour tous. Dans la liste des contacts, il figure après le nom ; il est inclus dans l'export via EXPORT DES CONTACTS, et la recherche globale trouve aussi les contacts d'après leur poste. Cela vaut sur les plateformes artistes comme sur les plateformes agence.

Suggestion de partenaire : lorsqu'un emplacement de partenaire est vide, J.SHOW suggère automatiquement le partenaire le plus récemment utilisé pour la même ville et le même type d'événement. La suggestion apparaît directement sous l'emplacement de partenaire vide et peut être acceptée d'un clic — sans détour par la liste des partenaires. Cette fonctionnalité est disponible sur Desktop et mobile.

Pour modifier le partenaire assigné à un événement :

Clique sur l'icône à l'intérieur de la zone Partenaire (désormais étiquetée avec la catégorie de partenaire sélectionnée).
Une fenêtre 'Partenaire' apparaît.

Effectue les modifications nécessaires et clique sur ENREGISTRER.

Note : en bas de la fenêtre, tu peux choisir d'appliquer les modifications uniquement à cet événement ou cocher mettre à jour globalement pour mettre à jour l'entrée dans la base de données globale des partenaires.

Surcharger le type de partenaire par événement : le menu déroulant Type à l'intérieur de la fenêtre Partenaire n'est plus verrouillé. Si un partenaire est parfois booké comme promoteur local et parfois comme festival, tu peux changer le type pour l'événement actuel directement à cet endroit — l'enregistrement maître dans la base de données globale des partenaires reste inchangé. Comme d'habitude, tu peux en plus cocher Mettre à jour globalement pour propager le changement jusqu'à l'enregistrement maître. Si tu changes le type sur l'événement, la Spécification du partenaire y disparaît – elle est liée au type enregistré dans la base de données des partenaires.

Ajouter des personnes de contact

Pour ajouter diverses personnes de contact à un événement

Sélectionne l'événement pertinent dans la liste des événements dans ÉVÉNEMENTS > APERÇU

Clique sur le à l'intérieur de la zone Contact concernée (Contact salle, Contact partenaire, Contact technique, Contact sur place)

Remplis les informations de contact.

Note : si tu cliques sur l'icône dans n'importe quelle fenêtre de contact, un menu déroulant apparaît en haut de la fenêtre — mais seulement si la salle ou le partenaire/organisateur lié a déjà des personnes de contact assignées. Tu peux alors sélectionner l'un de ces contacts existants dans le menu déroulant, et les informations pertinentes seront remplies automatiquement.
Par exemple, dans la section Contact salle, les contacts liés spécifiquement à la salle seront disponibles, tandis que dans Contact autre, tu verras les contacts à la fois de la salle et de tous les partenaires affectés.

Si besoin, coche ajouter comme nouveau contact global à la salle (dans le contact de la salle) ou ajouter comme nouveau contact global au partenaire (dans le contact du partenaire).

Pour ajouter d'autres personnes de contact :

Clique sur l'icône à l'intérieur de la section Contact autre.

Tu peux à nouveau sélectionner toutes les personnes de contact pré-affectées dans le menu déroulant pour plus d'efficacité, ou saisir manuellement les informations nécessaires.

Note : seul 'Contact autre' offre la possibilité de choisir la visibilité pour certains groupes d'autorisations.

Sous PARAMÈTRES > AUTORISATIONS > 'Contacts techniques', tu peux définir si certaines personnes de contact ne doivent être visibles que pour les utilisateurs ayant certains niveaux de permission.

Téléchargement vCard

Un bouton vCard est affiché à côté de chaque personne de contact, à condition qu'une adresse e-mail ou un numéro de téléphone soit disponible et que les autorisations de visibilité soient respectées. Cela te permet de télécharger les coordonnées (nom, fonction, e-mail, téléphone, nom de l'entreprise) sous forme de fichier .vcf et de les importer directement dans ton carnet d'adresses.

Plannings

Pour ajouter un planning détaillé de l'événement, tu as deux options :

➀ Ajouter un planning depuis l'événement

Sélectionne l'événement pertinent dans la liste des événements dans ÉVÉNEMENTS > APERÇU.

Clique sur le à l'intérieur de la zone Planning.
Une fenêtre 'Planning' apparaîtra.

Nomme le titre du planning à côté de Désignation :.

Note : pour une vue d'ensemble complète de toutes les options de mise en forme disponibles, consulte la section Mise en forme d'une zone de texte.

Sélectionne pour qui ce 'planning' est visible et clique sur ENREGISTRER

➁ Ajouter un planning depuis un modèle

Consulte Appliquer un modèle Aperçu de l'événement aux événements pour des instructions détaillées.

Pour imprimer le planning :

Va dans ÉVÉNEMENTS > sélectionne l'événement pertinent > APERÇU > clique sur le à l'intérieur de la zone Planning.

Un PDF du planning sera automatiquement généré.

Champ libre

Pour ajouter une zone personnalisée supplémentaire dans la vue d'ensemble de l'événement (par ex. rendez-vous interview, etc.)

Sélectionne l'événement pertinent dans la liste des événements dans ÉVÉNEMENTS > APERÇU

Clique sur le à l'intérieur de la zone Champ libre.
Une fenêtre 'Champ libre' apparaîtra.

Nomme la zone ('Title :') et fournis toute information pertinente.

Note : pour une vue d'ensemble complète de toutes les options de mise en forme disponibles, consulte la section Mise en forme d'une zone de texte.

Choisis qui peut voir cette zone personnalisée dans sa vue d'ensemble de l'événement et clique sur ENREGISTRER

Si un champ n'a qu'un titre, seules les personnes autorisées à le modifier le voient. Les autres le voient dès qu'il a du contenu.

Arrivée & départ

Scénario 1 : tout le groupe de voyage arrive et/ou repart ensemble

Ajouter les informations de voyage de base : arrivée, départ & événement suivant

Pour ajouter les informations de voyage de base (par ex. salle, hébergement, Homebase, distance, temps de conduite) :

Sélectionne l'événement pertinent dans la liste des événements dans ÉVÉNEMENTS > APERÇU

Clique sur l'icône dans l'une des zones suivantes, selon le contexte :

• Arrivée : s'il s'agit du premier événement ou si le groupe de voyage arrive d'un lieu précédent
• Retour : s'il n'y a pas d'événement le lendemain (par ex. dernier show ou prestation unique)
• Prochain événement : s'il y a un événement prévu pour le lendemain et qu'il s'agit d'un show (par ex. concert, festival, prestation)
• Continuation du voyage : si l'événement du lendemain n'est pas un show — par ex. un jour de voyage, un jour 'Off', une répétition, une préparation, un montage, un démontage ou un suivi. C'est la même zone, seul le titre change

Dans la fenêtre qui s'ouvre, remplis/sélectionne le lieu pertinent De : ou Vers :
Utilise les fonctions calcul auto pour générer automatiquement la distance et le temps de conduite. Juste à côté, tu choisis l'unité : km, miles ou km + miles (l'affichage indique alors par ex. « 213 km / 132 miles »). Ce choix vaut pour ce calcul-là et reste disponible sans droits d'administrateur ; c'est le paramètre de plateforme Distance qui détermine l'unité présélectionnée

Note : le lieu de la salle ou de l'hébergement, s'il est indiqué pour l'événement suivant, sera proposé automatiquement dans la fenêtre 'Prochain événement' ou 'Continuation du voyage', en plus du 'Homebase'.

Tout en haut de la fenêtre Retour, Prochain événement ou Continuation du voyage, tu définis sous « Trajet après l'événement » ce qui suit l'événement : Automatique, Prochain événement ou Retour. Automatique signifie : Prochain événement s'il y a un événement le lendemain — sinon Retour. Si plusieurs événements tombent le même jour, c'est toi qui décides ici.

Si plusieurs événements tombent le jour de destination, le champ « Événement de destination » apparaît en dessous. Tu y choisis vers quel événement va le trajet ; les lieux proposés en dessous (salle, hébergement) s'adaptent aussitôt. Si tu ne choisis rien, c'est le premier événement de la journée qui s'applique. S'il n'y a qu'un seul événement le jour de destination, il reste affiché comme avant dans la fenêtre.

Clique sur ENREGISTRER pour confirmer

Suggestions de lieu :

• Pour Arrivée : le système suggérera le Homebase de l'artiste, ou la salle/l'hébergement de l'événement précédent (si disponible)
• Pour Retour : le système suggérera le Homebase (s'il est défini)
• Pour Prochain événement : le système suggérera la salle/l'hébergement de l'événement suivant (en cas de plusieurs événements le jour de destination, celle/celui de l'« Événement de destination » choisi ; si disponible), ou le Homebase

Ajouter les informations Homebase

Homebase est le terme conceptuel J.SHOW pour le lieu de résidence par défaut d'un artiste — généralement l'adresse du domicile ou de la salle de répétition à partir de laquelle les arrivées sont planifiées et les distances calculées. Une fois un Homebase défini, J.SHOW le suggère automatiquement comme point de départ dans les champs 'Arrivée', 'Retour' et 'Prochain événement'.

Pour définir le Homebase d'un artiste :

Va dans PARAMÈTRES > PLATEFORME et saisis le lieu dans le champ 'Arrivée depuis' (placeholder Homebase).

Arrivée & départ avancés

Scénario 2 : les membres du groupe de voyage arrivent et/ou repartent individuellement de/vers des lieux différents.

Planification de voyage avancée : arrivée, départ & voyage de continuation

Pour fournir des informations de voyage détaillées pour Arrivée, Retour ou Continuation du voyage :

Sélectionne l'événement pertinent dans la liste des événements via ÉVÉNEMENTS > APERÇU
Clique sur l'icône dans la zone correspondante Arrivée, Retour ou Continuation du voyage.

En bas de la fenêtre, clique sur PLANIFIER L'ARRIVÉE INDIVIDUELLEMENT ou PLANIFIER LE RETOUR INDIVIDUELLEMENT — si un autre événement suit, le bouton s'appelle PLANIFIER LA CONTINUATION INDIVIDUELLEMENT.
Cette partie du voyage est alors planifiée individuellement : au lieu d'une seule entrée commune pour tout le groupe de voyage, tu crées des entrées de voyage séparées.

Tu peux maintenant saisir des détails de voyage personnalisés pour des membres individuels ou des sous-groupes du groupe de voyage — y compris les heures de départ et d'arrivée, le mode de transport (par ex. Train, Avion, Nightliner, Voiture / Van), les distances, le temps de conduite, etc.

Pour une arrivée individuelle, tu choisis le point de départ sous De avec les boutons radio : le champ de texte — prérempli avec la Homebase, modifiable librement — ou, s'il y a un événement précédent, sa Salle ou l'un de ses trois Hébergements au maximum (chacun avec ville et code postal).
Pour une continuation du voyage individuelle, tu choisis de la même manière la destination sous Vers : le champ de texte avec la Homebase, ou la Salle ou l'Hébergement du prochain événement. Pour un retour sans événement suivant, il n'y a que le champ de texte, prérempli avec la Homebase.
Google Maps calcule automatiquement la distance en fonction de ta sélection.

Clique sur SÉLECTIONNER sous 'Véhicule' pour affecter un véhicule qui a déjà été ajouté à cet événement — y compris ses passagers.

Ajouter des personnes : dans l'entrée de voyage, + ajouter ouvre la fenêtre Ajouter une personne. Coche les personnes et clique sur + ajouter la sélection. Le champ de recherche (Rechercher, réinitialiser) te permet de réduire la liste – les cases cochées le restent d'une recherche à l'autre, et toutes les personnes cochées sont ajoutées, y compris celles qui sont masquées pour le moment. Si tu touches un nom alors que des personnes sont déjà cochées, cette personne rejoint la sélection et toutes sont ajoutées ; sans case cochée, un clic sur le nom n'ajoute que cette personne.

Arrêts intermédiaires : si un nightliner ou un van prend ou dépose des personnes en route, tu l'indiques dans l'entrée de voyage. Sous le calcul auto se trouve pour cela + AJOUTER UN ARRÊT. Pour chaque arrêt, tu indiques la Ville et l'Heure, et tu choisis sous monte ou descend, via + Ajouter une personne, les personnes du groupe de voyage. Le champ « Note sur l'arrêt / lien Google Maps » peut accueillir par ex. le lien vers le point de rendez-vous exact – il est cliquable dans l'affichage. Les flèches changent l'ordre, ✕ supprime un arrêt. Qui n'est inscrit à aucun arrêt fait tout le trajet ; qui monte sans figurer encore dans l'entrée de voyage y est ajouté automatiquement (comme passager si un véhicule est affecté).

Si des arrêts ont un lieu, le calcul auto calcule la distance et le temps de conduite en passant par tous les arrêts. Dans la vue de l'événement (Desktop et mobile) et dans le Daysheet, les arrêts apparaissent entre De et Vers. Les arrêts intermédiaires sont créés par Admin, Agence et Tourmanagement ; toute personne qui voit l'entrée de voyage les voit aussi.

En bas de la fenêtre, tu définis qui peut voir l'entrée de voyage : sous « visible pour Admin, Agence et … », tu coches les niveaux de permission Tourmanagement, Artist, Crew+, Crew et Guest — comme pour le planning. Au départ, tous sont cochés. Une personne inscrite dans le voyage le voit toujours, même si son niveau est décoché ; Admin, Agence et le Tourmanagement ayant le droit de modification voient de toute façon chaque voyage.

Si tu coches « visible uniquement pour les personnes faisant partie de cette "Arrivée" (et TM) » (ou « … de ce "Retour" … »), seule cette case s'applique : les cases des niveaux sont grisées. Leur sélection reste enregistrée et s'applique de nouveau dès que tu décoches la case.

Si une entrée n'est pas visible pour tout le monde, les personnes qui peuvent la modifier voient, à côté de l'icône , une abréviation des niveaux autorisés, par ex. (TM, A) ; (-) signifie : uniquement les personnes inscrites. Le réglage vaut dans la vue de l'événement sur Desktop et sur mobile, dans le Daysheet et dans la recherche globale. Avec COPIER COMME "RETOUR" / "CONTINUATION DU VOYAGE" ou COPIER COMME "ARRIVÉE", il est repris.

Clique sur ENREGISTRER pour confirmer les modifications, ou sur APPLIQUER AUX ÉVÉNEMENTS pour utiliser la même configuration de voyage dans d'autres événements. Si tu copies vers un seul événement, tu arrives ensuite directement dans cet événement ; avec plusieurs événements cibles, tu reviens à l'événement de départ.

Regroupement de personnes :
Les entrées de voyage consécutives avec des personnes identiques sont visuellement regroupées dans la vue d'ensemble. Le champ «Qui» n'est affiché qu'une seule fois, les étapes intermédiaires étant séparées par des séparateurs plus clairs — ce qui permet de garder l'affichage clair même avec des plans de voyage complexes.

Copier des plans de voyage :
Tu peux dupliquer un plan de véhicule d'un leg du voyage à un autre :

• Dans la fenêtre Arrivée, clique sur COPIER COMME "RETOUR" / "CONTINUATION DU VOYAGE" pour réutiliser la même configuration de véhicule pour le retour ou la continuation du voyage.
• Dans la fenêtre Retour ou Continuation du voyage, clique sur COPIER COMME "ARRIVÉE" pour réutiliser le plan pour l'arrivée.

Lors de la copie, départ et arrivée échangent leurs places : le vol retour part de là où le vol aller a atterri — le terminal (ou la voie) d'arrivée d'un sens devient le terminal (ou la voie) de départ de l'autre.

Les arrêts intermédiaires sont repris dans l'ordre inverse : monte et descend échangent leurs places, et les heures sont supprimées. Avec APPLIQUER AUX ÉVÉNEMENTS, ils sont repris tels quels.

Réinitialisation :

Pour revenir à la fenêtre de base, va dans l'aperçu de l'événement sur APERÇU > PARAMÈTRES et décoche, pour la partie du voyage concernée, la case « Planifier l'arrivée individuellement », « Planifier le retour individuellement » ou « Planifier la continuation individuellement ». Les modifications s'appliquent automatiquement (recharge la page si nécessaire).

Note spéciale sur la synchronisation des véhicules :

Si le groupe de voyage change entre les legs (par ex. quelqu'un rejoint ou quitte un véhicule), active Attribution séparée pour découpler le plan. Cela te permet d'ajuster les passagers pour ce trajet spécifique sans affecter la configuration globale du véhicule.

Par exemple, un groupe de trois personnes peut arriver ensemble pour le premier show mais ajouter une quatrième personne dans la même voiture pour le reste de la tournée.

Ajouter les informations de vol

Ajoute rapidement et facilement les informations de vol pour toutes les arrivées, départs et voyages de continuation avancés.

Dans la fenêtre Arrivée, Retour ou Continuation du voyage, clique en bas sur Planifier l'arrivée individuellement, Planifier le retour individuellement ou Planifier la continuation individuellement

Dans l'entrée de voyage, sélectionne Avion sous « Autre moyen de transport »

Tout ce que tu dois remplir, c'est le Numéro de vol : (par ex. LH 123 ou DLH123 — les codes IATA et ICAO sont automatiquement reconnus)

J.SHOW reconnaît le numéro de vol et récupère les données de vol actuelles via la FlightAware AeroAPI. Les champs suivants sont remplis automatiquement :

• Aéroport de départ et aéroport d'arrivée (avec ville et code IATA)
• Heure de départ et heure d'arrivée (dans le fuseau horaire local de l'aéroport correspondant)
• Terminal à l'aéroport de départ et à l'aéroport d'arrivée — s'il est connu

Si plusieurs vols portant le même numéro existent ce jour-là (par ex. correspondances en partage de code), une liste de sélection est affichée.

En plus du terminal à l'aéroport de départ, J.SHOW renseigne aussi — s'il est connu — le terminal à l'aéroport d'arrivée. Chaque entrée de voyage a deux champs pour l'arrivée, le retour et la continuation du voyage : Terminal (départ) et Terminal (arrivée) en avion, ou Voie (départ) et Voie (arrivée) en train. Les deux apparaissent dans l'aperçu de l'événement, dans le daysheet et dans la vue mobile.

Si l'horaire de vol lui-même n'indique pas de terminal, J.SHOW propose le terminal de départ et d'arrivée d'après les derniers vols portant le même numéro sur le même trajet — mais seulement si ces vols ont clairement utilisé le même terminal. La proposition figure dans le champ et peut être modifiée avant l'enregistrement. Dans les aéroports sans information de terminal, le champ reste vide.

Suivi des vols en temps réel

Le jour du voyage, le statut du vol est automatiquement mis à jour en temps réel dans la Vue d'ensemble de l'événement. Les informations suivantes sont affichées :

• Statut — Scheduled, In Flight, Landed, Arrived ou Cancelled
• Porte — la porte d'embarquement actuelle
• Retard — retard en minutes (le cas échéant)

Le statut est codé par couleur : vert pour les vols actifs (scheduled, in flight, landed) et rouge pour les vols annulés.

Terminal issu des données en temps réel : si les données en temps réel du jour du voyage indiquent un terminal différent de celui saisi — ou si aucun n'est encore saisi —, J.SHOW reprend le terminal en temps réel dans l'entrée de voyage, séparément pour le départ et l'arrivée. L'aperçu de l'événement, le formulaire et le daysheet affichent ensuite la même chose. Des graphies comme « Terminal 5 », « T5 » et « 5 » sont considérées comme identiques et ne déclenchent aucune modification.

Catering

Ajouter les informations de catering

Il existe deux façons d'ajouter des infos de catering :

➀ Ajouter les infos de catering directement dans la vue d'ensemble de l'événement :

Sélectionne l'événement pertinent dans la liste des événements via ÉVÉNEMENTS > APERÇU.

Clique sur l'icône à l'intérieur de la zone Catering.
Une fenêtre 'Catering' s'ouvre.

Sélectionne l'une des options disponibles :
pas de catering / Inhouse / Buy-out : par ex. 20 € p.p. / Sur commande / Traiteur de tournée

Utilise ADRESSE pour fournir un lien Google Maps vers le lieu du catering

Note : pour les options de mise en forme, consulte la section Mise en forme d'une zone de texte.

➁ Appliquer les infos de catering via un modèle général :

Consulte la section Appliquer un modèle Aperçu de l'événement aux événements pour des instructions détaillées.

Note : une fois les informations de catering ajoutées et les personnes ajoutées au groupe de voyage, un récapitulatif de toutes les préférences alimentaires (basé sur les données de leur profil) apparaîtra automatiquement dans la zone Catering. Ce récapitulatif des repas est replié par défaut et n'affiche que sa ligne d'en-tête (Au total X personnes) — clique dessus pour déplier les détails ; l'état ouvert est mémorisé par événement.

Visibilité : la zone 'Catering' n'est visible que pour les utilisateurs ayant les droits Admin, Agence ou Tourmanagement — ou pour les utilisateurs ayant une fonction 'Catering' attribuée dans le groupe de voyage.

De plus, la fenêtre Catering dispose de cases à cocher de visibilité qui te permettent de décider quels niveaux de permission peuvent voir le champ catering — de manière analogue à Schedule et Other. Cela permet par exemple de masquer des informations sensibles de catering (prix, deals) à certains niveaux de permission. Le paramètre est disponible à la fois sur Desktop et dans la vue mobile, et il est automatiquement repris lors de l'application de modèles par type d'événement.

Hébergements

Ajouter un hébergement à un événement

Pour ajouter un hébergement à un événement spécifique :

Sélectionne l'événement pertinent dans la liste des événements sous ÉVÉNEMENTS > APERÇU.
Clique sur l'icône à l'intérieur de la zone Hébergement. Tu seras redirigé vers la liste des Hébergements.
À partir de là, tu as deux options :

➀ Sélectionner un hébergement existant dans la liste. Une fois sélectionné, l'hébergement sera lié à ton événement.

Note : si aucun hébergement n'a encore été créé, la liste apparaîtra vide.

➁ Clique sur + NOUVEL HÉBERGEMENT pour créer une nouvelle entrée.

Pour une description complète de la création d'un nouvel hébergement, reporte-toi à la section Les hébergements et leurs types.
En plus des informations générales de contact et de localisation, tu peux inclure, selon le type d'hébergement :

• Heures de check-in et de check-out
• Détails de la réception et demandes spéciales
• Infos de parking ou de petit-déjeuner selon les besoins
• Électricité, coûts et horaires d'ouverture pour les emplacements

Une fois enregistré, tu seras redirigé vers la vue d'ensemble de l'événement avec l'hébergement nouvellement créé appliqué.

Note : l'hébergement sera également stocké dans la base de données globale pour une utilisation future à travers tous les événements et plateformes.

Pour ajouter des notes générales sur l'hébergement dans un événement spécifique :

Avant qu'aucun hébergement n'ait été assigné, clique sur l'icône à l'intérieur de la première zone Hébergement. Une zone de texte à l'intérieur de la fenêtre Hébergement apparaîtra.
Ce champ peut être utilisé pour saisir des informations personnalisées telles que « hébergement privé », « pas d'hôtel disponible » ou « à réserver » — tout ce que tu souhaites fournir comme contexte plus détaillé.

Note : si tu cliques sur l'icône dans la même zone Hébergement où tu as saisi du texte personnalisé, la zone de texte sera remplacée par un hébergement de la liste.

Tu peux encore ajouter des zones Hébergement supplémentaires par la suite en cliquant sur dans la deuxième zone Hébergement.
Cependant, les champs de texte personnalisés ne sont disponibles que dans la première zone Hébergement (celle avec l'icône ), pas dans les zones supplémentaires qui n'affichent qu'une icône .

Dès que Hébergement 4 est occupé, une nouvelle zone Hébergement apparaît en dessous. Clique sur l'icône et choisis comme d'habitude un hébergement dans la liste, ou crées-en un nouveau. Après chaque hébergement occupé, la zone suivante s'ajoute — tu peux ainsi associer plus de quatre hébergements à un événement, par exemple quand le groupe, la crew et les invités sont répartis dans plusieurs établissements.

Les hébergements supplémentaires à partir de Hébergement 5 fonctionnent comme les quatre premiers : tu peux les modifier, définir pour qui ils sont prévus, limiter la visibilité aux personnes inscrites, créer une répartition des chambres, calculer la distance jusqu'à la salle via , utiliser « Copier les données sur tous les jours de ce bloc de tournée » pour les réservations sur plusieurs jours, et les retirer. Ils viennent toujours après les hébergements 1 à 4 ; entre eux, tu remontes un hébergement d'une position sur Desktop avec la flèche dans l'en-tête de sa zone.

Ils apparaissent partout où figurent les quatre premiers hébergements — dans la vue partagée de l'événement, dans le daysheet (sélectionnables individuellement comme Hébergement 5, Hébergement 6 …), dans les listes de chambres et dans la vue hors ligne. Quand tu dupliques un événement, ils sont copiés avec leurs chambres.

Mobile et plateforme App : la zone Hébergement supplémentaire apparaît aussi dans la vue mobile de l'événement ; avec l'icône , tu modifies l'hébergement 5 et tous les suivants directement sur ton téléphone.

Pour modifier l'hébergement assigné à un événement :

Clique sur l'icône à l'intérieur de la zone Hébergement.
Une fenêtre 'Hébergement' apparaît — effectue les modifications nécessaires et clique sur ENREGISTRER.

Note : en bas de la fenêtre, tu peux cocher mettre à jour globalement pour appliquer tes modifications à l'hébergement à travers tous les événements où il est utilisé.

Note : pour restreindre la visibilité des détails d'un hébergement uniquement aux membres du groupe de voyage affectés à une chambre dans cet hébergement, coche visible uniquement pour les personnes enregistrées dans cet hébergement (et TM) dans le coin inférieur droit.

Note : clique sur dans la zone 'Hébergement' correspondante, puis utilise le menu déroulant en haut de la fenêtre 'Hébergement' pour indiquer à qui l'hébergement est destiné — par ex. artistes, crew ou un groupe personnalisé via saisie manuelle.

Nuitée, chambre de jour ou emplacement

Le même hébergement peut servir à dormir lors d'un événement et n'être qu'un emplacement pour le bus lors du suivant. C'est pourquoi tu définis son usage directement sur l'événement – et non dans la liste des hébergements.

Clique sur dans la zone Hébergement. En haut de la fenêtre se trouve « Usage : » avec trois options :

• Nuitée — comme d'habitude, avec chambres, répartition des chambres, check-in/out et petit-déjeuner.
• Chambre de jour — une chambre pour la journée seulement. Juste à côté, tu saisis le Créneau horaire (de – à). La répartition des chambres, le check-in/out et le petit-déjeuner disparaissent.
• Emplacement — une place pour un nightliner ou un bus. Les indications sur l'emplacement apparaissent : Électricité disponible et les prises, Coût par heure ou Coût par jour, Horaires d'ouverture et Emplacement (taille, hauteur, nombre).

Le changement est enregistré immédiatement. La zone porte alors le nom de l'usage : Hébergement, Chambre de jour ou Emplacement – de même que le titre de la fenêtre et le bouton de retrait (« retirer la chambre de jour de cet événement » ou « retirer l'emplacement de cet événement »).

Par défaut : si un hébergement est uniquement Emplacement nightliner ou Camping, il compte automatiquement comme Emplacement sur l'événement, sinon comme Nuitée. Si tu places un autre hébergement à cet endroit, c'est de nouveau sa valeur par défaut qui s'applique.

Les indications apparaissent partout où la zone apparaît – dans la vue de l'événement sur desktop et mobile, dans le lien d'événement partagé, dans le Daysheet et dans la vue hors ligne. Quand tu dupliques un événement, l'usage est repris. L'icône de répartition des chambres () n'existe que pour une nuitée.

Mobile et plateforme App : le choix « Usage : » fait aussi partie de la fenêtre de modification dans la vue mobile de l'événement ; les indications sur l'emplacement apparaissent en dessous.

Remarque : l'usage peut être modifié par toutes les personnes autorisées à modifier l'événement – Admin, Agence et Tourmanagement.

Ajouter la répartition des chambres

Pour ajouter la répartition des chambres de chaque hébergement :

Clique sur l'icône à l'intérieur de la zone Hébergement.
Une fenêtre Répartition des chambres pour l'hébergement « Nom de l'hébergement » apparaît.
Tu peux maintenant saisir la répartition détaillée des chambres, y compris le nombre et la taille de chaque chambre via le menu déroulant.

Voici des exemples de types de chambres et de leur occupation prévue :

• KING (1P) – Chambre King pour 1 personne
• KING (2P) – Chambre King pour 2 personnes
• QUEEN (1P) – Chambre Queen pour 1 personne
• QUEEN (2P) – Chambre Queen pour 2 personnes
• 2xQUEEN (2P) – Chambre avec 2 lits Queen pour 2 personnes
• 2xQUEEN (4P) – Chambre avec 2 lits Queen pour 4 personnes

À partir de là, tu as deux options :

➀ Clique sur REMPLIR LES CHAMBRES AUTOMATIQUEMENT pour affecter automatiquement les membres du groupe de voyage aux chambres.

Note : cette fonction est aussi disponible pour les réservations d'hébergement sur plusieurs jours. Elle ne remplit que les chambres du jour actuellement ouvert — tu peux ensuite copier l'affectation vers les autres jours via APPLIQUER AUX ÉVÉNEMENTS.

➁ Affecte manuellement les chambres en cliquant sur l'icône + à côté de chaque chambre. Tu peux également indiquer un check-in anticipé ou un check-out tardif par client.

Note : si la même répartition des chambres est nécessaire pour plusieurs événements, clique sur APPLIQUER AUX ÉVÉNEMENTS dans la fenêtre de répartition des chambres. Sélectionne les événements souhaités dans la liste des événements et clique sur APPLIQUER L'ATTRIBUTION DES CHAMBRES AUX ÉVÉNEMENTS SÉLECTIONNÉS.

Enregistrer la répartition des chambres comme modèle : dans la fenêtre de répartition des chambres, clique sur ENREGISTRER COMME MODÈLE. Choisis + nouveau modèle et saisis un titre — le nouveau modèle d'aperçu ne contient alors que cette répartition des chambres ; quand il est chargé, le reste de l'événement reste tel quel. Ou choisis un modèle existant : seules les chambres de cet hébergement y sont remplacées, tout le reste est conservé. Après ENREGISTRER, tu arrives dans le modèle.

Note : le bouton est visible pour Admin, Agence et Tourmanagement, sur Desktop. Un nouveau modèle ne peut être créé que tant qu'il existe moins de 9 modèles d'aperçu.

Clique sur l'icône à côté de toute personne dans la liste de chambres pour modifier directement son Hôtel spécial et son Pseudonyme hôtel — sans avoir à naviguer vers son profil crew.

Note : assure-toi que le groupe de voyage a été sélectionné ; sinon, la liste du groupe de voyage apparaîtra vide.

Note : la répartition des chambres s'affiche sur l'événement même lorsque l'hébergement n'a pas encore été décidé — pratique pendant la planification de la tournée, aucun hébergement provisoire n'est nécessaire. Cela vaut sur desktop, sur mobile et dans le lien d'événement partagé.

L'aspect de la liste imprimée se règle dans la fenêtre déroulante du bouton PDF — celle où tu choisis aussi la langue. Tout en haut se trouve le bouton qui génère le PDF, et en dessous les options :

• Imprimer le logo de l'artiste et Imprimer le logo de l'agence — activables et désactivables séparément. Quand on envoie une liste à un hôtel, on ne veut souvent y voir qu'un seul des deux noms.
• Nom du groupe de voyage — l'en-tête de la liste porte le groupe de voyage. Sans saisie, J.SHOW reprend le nom d'artiste tel qu'il est affiché ; saisis-en un autre ici si l'hôtel doit lire autre chose. La valeur ne vaut que pour cette répartition des chambres, et pour les réservations de plusieurs jours pour tous les jours du séjour.
• Mention devant — devant le nom figure un mot que J.SHOW traduit dans chaque langue. Saisis le tien ici, ou choisis Imprimer sans aucune mention.

Une impression au lieu de deux : la liste de plusieurs jours affiche désormais, à côté de l'arrivée et du départ, les mentions Check-in et Check-out. Jusqu'ici le PDF d'une journée portait la mention mais ignorait l'arrivée et le départ, et celui de plusieurs jours l'inverse — on n'obtenait les deux qu'en imprimant deux fois.

Nuits consécutives

Si le même hébergement est réservé pour plusieurs jours consécutifs, la fenêtre Répartition des chambres (clique sur dans la zone 'Hébergement' correspondante) affichera toutes les dates avec les affectations de chambres correspondantes. Elle met également en évidence les check-out anticipés ou les arrivées tardives par jour. Si une personne est affectée à la même chambre sur plusieurs jours, tu peux l'inclure ou l'exclure de dates spécifiques en cliquant sur la case à cocher à côté de son nom pour le jour correspondant.

Note : pour prévisualiser rapidement les affectations de chambres directement dans la vue d'ensemble de l'événement, clique sur l'icône dans la zone Chambres.

Note : pour une réservation sur plusieurs jours, la zone Hébergement affiche aussi la période de réservation (Période : arrivée–départ) juste au-dessus de la répartition des chambres — sur desktop, sur mobile et dans le lien d'événement partagé.

Pour appliquer les informations sur l'hébergement à tous les jours pertinents d'une réservation particulière :

Clique sur l'icône à l'intérieur de la zone Hébergement.
Une fenêtre 'Hébergement' apparaît.
Coche Copier les données sur tous les jours de ce bloc de tournée.

Informations diverses sur l'hébergement :

Tu peux saisir des heures de petit-déjeuner distinctes pour les jours de semaine et les week-ends.
Si aucun petit-déjeuner n'est servi certains jours, tu peux soit laisser les champs vides, soit saisir « N/A ».

Pour calculer automatiquement la distance entre l'hébergement et la salle après qu'une salle a été sélectionnée pour l'événement, clique sur à côté de 'Distance salle' dans la fenêtre Hébergement.
Tu peux également saisir manuellement la distance de l'hébergement à la gare la plus proche et au centre-ville.

Pour ajouter des détails supplémentaires — tels que le numéro de réservation, la date limite d'annulation, la personne de contact, le code PIN, Réservé par et Réservé pour — clique sur PLUS D'INFORMATIONS SUR LA RÉSERVATION dans la fenêtre Hébergement. Une fois saisi, clique sur ENREGISTRER pour confirmer les informations.

Pour imprimer un PDF ou un CSV de la répartition des chambres du jour :

Clique sur PDF ou CSV dans la fenêtre 'Répartition des chambres pour l'hébergement « Nom de l'hébergement »', ou utilise l'icône dans la zone Chambres de la vue d'ensemble de l'événement.
Pour imprimer une liste de chambres complète couvrant tous les jours dans cet hébergement, sélectionne PDF (PLUSIEURS JOURS) ou CSV (PLUSIEURS JOURS) dans la même fenêtre, ou clique sur l'icône dans la zone Chambres de la vue d'ensemble de l'événement.

Note : toutes les versions incluent les noms des clients, les affectations de chambres, les heures de check-in/out et les dates.

Note : lors de l'export d'une liste de chambres multi-jours en PDF ou CSV, toute personne affectée au même hébergement dans plusieurs blocs de temps non continus (avec des écarts entre eux) apparaîtra dans autant de lignes distinctes qu'il y a de blocs de réservation. Cela indique des périodes de check-in distinctes pour chaque bloc de temps.

Finaliser la planification de l'événement

Finaliser la planification de l'événement

Le champ Planification, dans la zone 'Informations générales' en haut à gauche de la vue d'ensemble de l'événement, te permet d'indiquer où en est l'advancing d'un show — en quatre étapes :

• en attente — la planification n'a pas encore commencé
• en préparation — l'advancing est en cours
• préparée — tout est prêt, il ne reste que la dernière vérification
• terminée — la planification est bouclée, plus aucun point n'apparaît

Le point coloré correspondant s'affiche à côté de l'événement dans la liste des événements — toi et ton équipe voyez ainsi d'un seul coup d'œil où en est chaque show.

Important : dès que le statut est réglé sur terminée, tous les champs vides de l'événement seront masqués.
Cela permet de garder la mise en page plus claire pour les Admins, les Agences et les Tour Managers une fois la planification terminée.

Imprimer les Daysheets

Si le champ Planification situé sous la zone Informations générales est réglé sur terminée, alors le Daysheet peut être imprimé par tous les utilisateurs qui peuvent accéder à l'événement.

Pour imprimer le Daysheet, va dans ÉVÉNEMENTS > sélectionne l'événement pertinent > APERÇU > DAYSHEET > un aperçu du Daysheet apparaît > clique sur PDF

Tant que ce n'est pas le cas, seuls les utilisateurs Admin, Agence et Tourmanagement qui font partie du Groupe de voyage peuvent imprimer ces documents.

La taille de police du Daysheet peut être ajustée par Admin et Agence soit via l'aperçu Daysheet en haut à droite de la barre, soit via PARAMÈTRES > DAYSHEET, où tu peux également sélectionner quels éléments doivent être inclus sur le daysheet.

Afficher ou masquer des champs par événement

Parfois, un Daysheet précis doit inclure un champ que tu as masqué globalement — ou inversement. Au lieu de modifier les paramètres globaux, tu peux désormais surcharger les champs qui apparaissent sur le Daysheet, événement par événement.

Ouvre l'aperçu du Daysheet comme décrit ci-dessus. En haut à droite, clique sur Champs.
Une fenêtre s'ouvre listant tous les champs du Daysheet, regroupés en Général, Arrivée, Adresses, Personnes de contact, Événement, Hébergement, Infos sur la salle et Autre.

Les champs actuellement affichés sont déjà cochés. Les champs supprimés par tes paramètres Daysheet globaux ou simplement vides apparaissent grisés — tu peux toutefois cliquer dessus pour les forcer sur cet événement précis.

Tu peux affiner encore davantage au sein des groupes Arrivée et Personnes de contact : les positions individuelles d'arrivée/voyage de continuation et les personnes de contact supplémentaires individuelles peuvent être affichées ou masquées séparément. L'aperçu se met à jour instantanément après chaque modification.

Note : La sélection ne s'applique qu'à cet unique événement. Les valeurs par défaut pour tous les événements restent contrôlées via PARAMÈTRES > DAYSHEET.

Mobile : Le sélecteur Champs est également disponible dans l'aperçu Daysheet mobile — la sélection et la sauvegarde fonctionnent comme sur Desktop.

Mobile : si tu touches PDF dans l'aperçu Daysheet mobile, Création du PDF... apparaît brièvement — puis le menu de partage de ton téléphone s'ouvre directement ; il te permet d'enregistrer, d'envoyer ou d'imprimer le PDF. Si le bouton Partager apparaît à la place, touche-le encore une fois. Si ton appareil ne peut pas partager de fichiers, l'aperçu PDF s'ouvre comme avant.

Choisir la langue du Daysheet

L'aperçu du Daysheet propose un menu déroulant de langue en haut à droite. Utilise-le pour imprimer un Daysheet dans une autre langue que celle de ta plateforme — pratique quand la crew vient de plusieurs pays. Le menu liste toutes les langues actuellement prises en charge par J.SHOW, tu peux donc sortir le Daysheet dans n'importe laquelle d'entre elles.

Le Groupe de voyage

Utiliser ensemble les modèles de groupe de voyage et l'outil de réservation d'équipe

Que tu construises à partir d'une équipe de base fixe, que tu gères une crew rotative ou que tu combines les deux — les modèles et l'Outil de réservation d'équipe fonctionnent main dans la main pour fluidifier ton flux de travail et rendre le processus de booking aussi efficace que possible.

• Modèles = groupes prédéfinis que tu peux réutiliser (par exemple Band, Passive Agency, Merch)
• Réservation d'équipe = un moyen rapide de vérifier qui est disponible et de le confirmer pour une fonction
• Combine les deux pour créer un groupe de voyage flexible, efficace et entièrement personnalisé

Modèle de groupe de voyage

Créer un modèle de groupe de voyage

Pour créer un groupe de base ou pré-filtrer une liste de membres de la crew souhaités pour un événement spécifique ou une tournée entière :

Va dans MODÈLES > GROUPE DE VOYAGE > + NOUVEAU MODÈLE.

Clique sur + AJOUTER UNE PERSONNE et sélectionne toutes les personnes pertinentes dans la liste des personnes.

Clique sur + AJOUTER LA SÉLECTION en haut.
Toutes les personnes sélectionnées apparaîtront alors dans la liste du groupe de voyage.

Pour renommer le modèle, clique sur RENOMMER, saisis un nouveau nom dans la fenêtre «Renommer», puis clique sur ENREGISTRER.
Pour supprimer le modèle, clique sur SUPPRIMER > OUI.

Remarque : une fois créé, ce modèle de groupe de voyage apparaîtra dans le menu déroulant sous PERSONNES > RÉSERVATION D'ÉQUIPE.

Appliquer un modèle de groupe de voyage

Tu disposes de trois options pour appliquer une configuration de groupe de voyage à plusieurs événements :

➀ Copier le groupe de voyage sans modèle

Si tu as créé manuellement un groupe de voyage à l'intérieur d'un événement, tu peux appliquer cette configuration exacte à d'autres événements sans créer de modèle.
Dans l'onglet GROUPE DE VOYAGE, clique sur COPIER VERS DES ÉVÉNEMENTS.

Sélectionne tous les événements cibles et clique sur COPIER LE GROUPE DE VOYAGE VERS LES ÉVÉNEMENTS SÉLECTIONNÉS.

Remarque : cette méthode est idéale pour répéter rapidement une configuration existante — sans modèle requis.

➁ Depuis la section des modèles

Va dans MODÈLES > GROUPE DE VOYAGE > APPLIQUER AUX ÉVÉNEMENTS.

Choisis de COMPLÉTER ou de REMPLACER la liste des personnes.

Coche tous les événements pertinents dans la liste des événements.

Clique sur APPLIQUER LE MODÈLE AUX ÉVÉNEMENTS SÉLECTIONNÉS pour confirmer.

➂ Appliquer un modèle depuis l'intérieur d'un événement

Va dans ÉVÉNEMENTS > sélectionne l'événement pertinent dans la liste des événements.

Va dans GROUPE DE VOYAGE > MODÈLE.

Choisis le modèle de groupe de voyage à appliquer à cet événement.

Décide de COMPLÉTER ou de REMPLACER le groupe de voyage existant.
Les modifications seront appliquées immédiatement.

Crew requis par type d'événement

Pour définir précisément quelles fonctions — et combien de chacune — sont requises pour chaque type d'événement spécifique (par exemple Show vs Festival vs Tournée) :

Va dans MODÈLES > GROUPE DE VOYAGE > CREW REQUISE SELON LE TYPE D'ÉVÉNEMENT.

Dans le menu déroulant, sélectionne le type et le nombre de personnes requises pour chaque poste au sein des types d'événements respectifs.

Sous ÉVÉNEMENTS > GROUPE DE VOYAGE, tu verras désormais une liste de tous les postes requis pour ce type d'événement, ceux qui sont actuellement pourvus en fonction du groupe de voyage appliqué, et ceux qui manquent encore.
Si des postes requis ne sont pas pourvus, ils seront mis en évidence en rouge pour t'alerter qu'il manque quelqu'un.
Tu peux ensuite ajuster le groupe de voyage pour t'assurer que tous les postes nécessaires sont couverts — ce qui facilite la préparation de chaque événement avec une couverture d'équipe complète.

Ajouter manuellement des membres au groupe de voyage

Pour ajouter manuellement des artistes, de la crew, des Tour Managers ou tout autre membre de l'équipe au groupe de voyage d'un événement spécifique :

Sélectionne l'événement pertinent dans la liste des événements sous ÉVÉNEMENTS.

Va dans GROUPE DE VOYAGE dans la barre inférieure et clique sur + AJOUTER.
Une liste apparaîtra montrant toutes les personnes disponibles depuis ta liste.

Sélectionne les personnes que tu souhaites inclure dans le groupe de voyage.

Clique sur + AJOUTER LA SÉLECTION pour confirmer tes choix et alimenter le groupe de voyage de l'événement.

Mobile : dans le groupe de voyage mobile, tu peux aussi appuyer sur plusieurs personnes pour les sélectionner en même temps — un bouton épinglé les ajoute toutes en une seule étape. Les personnes déjà bookées apparaissent grisées.

Ajouter des personnes à plusieurs événements : sous PERSONNES, tu trouves Ajouter des personnes aux événements (visible pour Admin, Agence et Tourmanagement) — la fonction ajoute les personnes sélectionnées à plusieurs événements d'un coup. Cela fonctionne désormais aussi sur mobile, sous forme d'assistant en deux étapes : choisis d'abord les personnes, puis coche les événements.

Inscrire des personnes sans accès : les invités ou accompagnants sans profil propre, tu les inscris via SAISIE MANUELLE — en haut de la liste des personnes, après + AJOUTER. Saisis le nom, la fonction et, au besoin, des indications sur les repas et l'hôtel, puis clique sur AJOUTER.

Si la même personne vient souvent, coche « Mémoriser pour les prochains événements ». Pour chaque événement suivant, elle est alors proposée en haut de la fenêtre sous « Saisies manuelles enregistrées » : sélectionne-la, les champs se remplissent, clique sur AJOUTER.

L'icône à côté de la sélection ouvre les saisies enregistrées. Avec le ✕ à gauche d'un nom, tu le retires de la liste — les événements où la personne figure déjà restent inchangés.

Remarque : la saisie manuelle est disponible sur Desktop pour Admin, Agence et Tourmanagement. Les saisies enregistrées valent pour toute la plateforme.

Clôturer le groupe de voyage et les véhicules

Une fois la planification bouclée, tu peux clôturer séparément le groupe de voyage et les véhicules d'un événement — plus personne n'y modifie alors quoi que ce soit par mégarde.

Va dans ÉVÉNEMENTS > sélectionne l'événement > GROUPE DE VOYAGE et clique sur CLÔTURER LE GROUPE DE VOYAGE. Confirme la question qui s'affiche.
Pour les véhicules, clique dans l'onglet VÉHICULES sur CLÔTURER LES VÉHICULES.

Le titre porte ensuite, avec un cadenas, la mention « Clôturé le … par … ». Tant que c'est clôturé, personne ne dispose des boutons pour ajouter, charger un modèle ou modifier. Les personnes autorisées à modifier cliquent d'abord sur ROUVRIR LE GROUPE DE VOYAGE ou ROUVRIR LES VÉHICULES.

Mobile : les mêmes boutons se trouvent dans le groupe de voyage mobile et dans les véhicules de l'événement.

Peuvent clôturer, rouvrir et modifier : Admin et Agence. Le Tourmanagement seulement si, sous PARAMÈTRES > AUTORISATIONS, la case Le Tourmanagement peut modifier les groupes de voyage et véhicules clôturés est cochée (décochée au départ) — et uniquement pour les événements qu'il peut modifier. La mention est visible pour Admin, Agence et Tourmanagement.

Remarque : une personne qui n'a pas le droit de modifier une partie clôturée ne la modifie pas non plus via COPIER VERS DES ÉVÉNEMENTS / APPLIQUER AUX ÉVÉNEMENTS, les modèles ou un changement de type d'événement. L'API et l'assistant IA ne modifient jamais les parties clôturées.

Fonction passive du groupe de voyage

J.SHOW propose une Fonction passive pour les membres qui doivent être inclus dans le groupe de voyage afin d'accéder aux détails de l'événement, mais qui soit :

• ne doivent pas être visibles pour les autres membres, et/ou
• ne doivent pas être inclus dans les calculs de restauration et d'hébergement.

Pour activer la fonction passive pour une personne spécifique :

Navigue jusqu'à ÉVÉNEMENTS > sélectionne l'événement pertinent dans la liste des événements > va dans GROUPE DE VOYAGE.
Dans la colonne « Passif », coche la case à côté de la personne concernée selon les options suivantes :

• – Cette personne est uniquement visible par l'Admin / l'Agence et ne sera pas comptée pour les repas.
  Utile si quelqu'un (par exemple avec l'autorisation « Guest ») doit voir l'événement mais ne fait pas activement partie du groupe de voyage.
• – Cette personne est uniquement visible par l'Admin / l'Agence mais sera comptée pour les repas.
• – Cette personne est visible par tout le monde mais ne sera pas comptée pour les repas.
  Tu peux aussi ajouter ces personnes à une arrivée, un retour ou une continuation du voyage planifiés individuellement – par exemple quelqu'un qui n'est pas présent au show mais monte dans le nightliner en cours de route. Dans la sélection des personnes, elles apparaissent avec la mention (Passif). Les personnes ayant les deux autres niveaux passifs (visibles uniquement par l'Admin / l'Agence) n'y sont pas proposées ; celles qui étaient déjà ajoutées le restent.

Remarque : une fois qu'une personne est marquée comme « passive » et apparaît grisée dans la liste, elle ne sera plus visible par les autres utilisateurs dans le groupe de voyage — sauf pour les Admins et les membres de l'agence.

Importer des fichiers pour les membres du groupe de voyage

Pour une explication complète sur la façon d'importer des fichiers pour des membres spécifiques du groupe de voyage, consulte la section Importer des fichiers.

Groupe de voyage en PDF

Va dans ÉVÉNEMENTS > sélectionne l'événement > GROUPE DE VOYAGE > PDF.
Dans la fenêtre, sous Masquer les coordonnées (e-mail / téléphone), tu peux omettre l'e-mail et le téléphone pour certaines personnes ou pour toutes.

Si besoin, active Infos catering par personne (régime, allergies, particularités) et clique sur PDF.

Le PDF indique toujours en haut le nombre de personnes. Avec la case catering, une colonne par personne s'ajoute avec régime, allergies et particularités, ainsi qu'un récapitulatif des demandes alimentaires sous la liste.

Visibilité : seuls Admin, Agence, Tourmanagement et les personnes ayant la fonction Catering voient la case catering.

E-mail au groupe de voyage

Tu peux envoyer un e-mail à tout le groupe de voyage directement depuis J.SHOW — et chaque personne reçoit automatiquement ses propres fichiers en pièce jointe, par ex. billet d'avion ou voucher.

Va dans ÉVÉNEMENTS > sélectionne l'événement > GROUPE DE VOYAGE > E-MAIL À TOUS.
La fenêtre « E-mail au groupe de voyage » apparaît.

Saisis l'Objet et le Message. Avec Insérer {NAME} et Insérer {SHOW}, tu places des marqueurs : à l'envoi, {NAME} est remplacé pour chaque personne par son prénom (ou par son nom complet si aucun prénom n'est enregistré), {SHOW} par l'événement.

Sous Pièces jointes générales, tu importes les fichiers que tout le monde reçoit. Ces pièces jointes restent dans la fenêtre après l'envoi et repartent vers chacun avec le prochain e-mail — c'est pourquoi elles s'affichent en grand et en gras avec un trombone, et la demande de confirmation avant l'envoi les énumère encore une fois. Ce qui ne doit plus partir, retire-le auparavant avec le ✕ rouge à côté.

Laisse Joindre à chaque personne ses propres fichiers du groupe de voyage activé pour que chaque personne reçoive en plus les fichiers que tu as importés pour elle dans le groupe de voyage (voir Importer des fichiers personnels pour des membres individuels du groupe de voyage). Les fichiers sont indiqués sous chaque nom dans la liste des destinataires ; si tu décoches la case, ils y sont masqués et ne sont pas joints.

Sous Destinataires, toutes les personnes ayant une adresse e-mail sont présélectionnées. Avec Tout sélectionner / Tout désélectionner ou les cases des différentes personnes, tu ajustes la sélection. Les personnes sans adresse enregistrée sont grisées et ne peuvent pas être sélectionnées.

Avec Envoyer un e-mail test, tu t'envoies un essai — avec les pièces jointes de la première personne sélectionnée. Avec Envoyer l'e-mail à tous, l'e-mail part à toutes les personnes sélectionnées, à chacune séparément. Si tu n'as pas tout coché, le bouton s'intitule « Envoyer aux 3 sélectionnés », en bas s'affiche « 3 sur 8 sélectionnés » et les noms désélectionnés apparaissent plus pâles. Si personne n'est sélectionné, le bouton ne peut pas être cliqué.

Note : les pièces jointes d'un e-mail ne doivent pas dépasser 18 Mo au total. Au-delà, cet e-mail n'est pas envoyé et apparaît comme « Non envoyé » dans le résultat.

Note : en bas de la fenêtre figure l'Historique d'envoi des derniers envois. Avec Ouvrir plutôt dans ta messagerie (sans pièces jointes), tu continues d'accéder à l'ancienne méthode via ta propre messagerie.

Visibilité : la fonction est disponible pour Admin, Agence et Tourmanagement — pour les Tour Managers s'ils font eux-mêmes partie du groupe de voyage ou peuvent modifier tous les événements. Elle n'est disponible que sur Desktop.

L'outil de réservation d'équipe

Que tu dotes en personnel une tournée complète ou que tu remplisses des fonctions rotatives pour un show ponctuel, l'outil de réservation d'équipe offre aux Admins et aux Agences un contrôle total. Vois qui est disponible, attribue les postes par événement et garde tout fluide — rapidement et sans friction.

Activer l'outil de réservation d'équipe

L'outil de réservation d'équipe ne peut être activé qu'avec un niveau de permission Admin ou Agence.

Pour ce faire, va dans PERSONNES > APERÇU > sélectionne la personne pertinente > une fenêtre Modifier la personne apparaîtra > coche la case à côté de utiliser l'outil de réservation d'équipe.

Visibilité & accès selon les niveaux de permission :

• Admin / Agence :
  Seuls les utilisateurs avec des autorisations Admin ou Agence peuvent voir les modèles de groupe de voyage dans le menu déroulant sous PERSONNES > RÉSERVATION D'ÉQUIPE. Cette vue d'ensemble de la réservation d'équipe est principalement conçue pour que les Admins et les Agences voient tous les membres de la crew sur toutes les dates et confirment les bookings. Elle n'est pas destinée à être utilisée par la crew elle-même.
• Tourmanagement :
  Si PARAMÈTRES > AUTORISATIONS a l'option « Le Tourmanagement peut modifier tous les événements » activée, l'utilisateur peut voir tous les modèles de groupe de voyage et toutes les fonctions dans l'outil de réservation d'équipe et booker en conséquence.
  Si ce paramètre n'est pas activé, l'utilisateur ne peut voir que sa propre fonction.
• Artiste :
  Les artistes peuvent voir les fonctions dans le menu déroulant sous PERSONNES > RÉSERVATION D'ÉQUIPE et vérifier qui a indiqué sa disponibilité et qui est booké.
  Ils ne peuvent pas voir les modèles de groupe de voyage et ne peuvent booker personne.
• Crew / Crew+ / Guest :
  Ces utilisateurs ne voient que leur propre fonction ou poste et n'ont pas accès aux modèles ni aux autres options du menu déroulant.

Indiquer sa disponibilité via l'outil de réservation d'équipe

Une fois l'outil de réservation d'équipe activé, un membre de la crew peut aller dans ÉVÉNEMENTS > APERÇU et pourra alors indiquer sa disponibilité ( Je suis disponible / Je suis peut-être disponible / Je ne suis pas disponible) pour chaque événement sous disponible.

Important : si un membre de la crew a déjà confirmé sa disponibilité pour un autre événement sur une autre plateforme artiste à la même date, un avertissement contextuel apparaîtra.

Cette alerte l'informe du conflit de planning et fournit un raccourci : dans la même fenêtre contextuelle, il peut instantanément consulter et mettre à jour sa disponibilité pour tous les événements ayant lieu ce jour-là sur toutes les plateformes. D'une autre plateforme, seuls y figurent les événements que la liste des événements de cette plateforme lui montre aussi.
Cela permet d'éviter les doubles bookings et donne aux membres de la crew une visibilité complète sur leur planning en un seul endroit.

Lorsqu'un membre de la crew sélectionne « Je suis peut-être disponible », un champ de commentaire apparaîtra où il pourra fournir un contexte supplémentaire. Ce commentaire sera visible à deux endroits :

➀ Sous PERSONNES > RÉSERVATION D'ÉQUIPE, en sélectionnant la fonction ou le modèle de groupe de voyage pertinent dans le menu déroulant. Une liste de tous les membres de la crew associés sera affichée, et le commentaire apparaîtra sous la forme de ... à côté de l'événement pertinent et sous le nom du membre de la crew. Clique sur cette icône pour voir le commentaire.

➁ Sous ÉVÉNEMENTS > [Sélectionner l'événement] > GROUPE DE VOYAGE > + AJOUTER — en naviguant vers le membre de la crew spécifique, son commentaire y sera également visible.

Remarque : en dernier recours, les Admins ou le personnel de l'agence peuvent soumettre la disponibilité d'un membre de la crew en son nom en naviguant vers PERSONNES > RÉSERVATION D'ÉQUIPE, en sélectionnant la fonction / le modèle pertinent, en faisant défiler jusqu'au bas de la liste et en activant la case à cocher modifier la disponibilité. Cela leur permet de marquer manuellement la disponibilité de la personne dans la liste.
Transparence avant tout : si quelqu'un d'autre modifie ta disponibilité, tu recevras une notification e-mail automatique t'indiquant qui a effectué le changement et pour quel événement.

Si tu as été booké pour un événement spécifique, tu verras désormais une marque bleue sous booké dans la liste des événements.

Notifications de l'outil de réservation d'équipe lorsqu'il est activé :

• Chaque fois que de nouveaux événements sont créés, les membres de la crew seront notifiés. L'e-mail invitera le destinataire à indiquer sa disponibilité pour ces événements.
• Chaque fois qu'un membre de la crew est confirmé pour un événement, le membre de la crew sera notifié.
• Chaque fois qu'un membre de la crew est retiré d'un événement, le membre de la crew sera notifié.
• Chaque fois qu'une date d'événement est modifiée, chaque membre de la crew recevra une notification concernant le statut de l'événement mis à jour. Son statut de disponibilité sera réinitialisé à « Je suis peut-être disponible », l'invitant à soumettre à nouveau sa disponibilité pour l'événement mis à jour.
• Les Admins seront notifiés chaque fois qu'un membre de la crew modifie sa disponibilité après avoir déjà été booké.
• Chaque fois que les Admins ont marqué la disponibilité d'un membre de la crew en son nom, le membre de la crew sera notifié.

Avec demander les disponibilités, tu peux relancer de façon ciblée dans l'outil de booking : coche les dates et les personnes, puis envoie. Derrière chaque nom figure le nombre de dates à venir pour lesquelles rien n'a encore été saisi — sont présélectionnées précisément les personnes ayant quelque chose en attente. Les destinataires sont uniquement les personnes dont l'outil est actif ; qui utilise l'app reçoit en plus une notification push.

Protection des réservations : d'abord indiquer sa disponibilité, ensuite être réservé

Avec l'outil de réservation d'équipe actif, tu peux décider toi-même que personne ne te réserve pour un événement avant que tu aies indiqué « Je suis disponible » pour celui-ci.

Desktop et mobile : ouvre ton profil (voir Modifier ton profil). Juste sous « utiliser l'outil de réservation d'équipe », coche « Ne me laisser réserver que si j'ai d'abord indiqué moi-même « Je suis disponible » ». Le réglage est enregistré immédiatement et vaut pour cette plateforme.

Tant que la protection des réservations est activée :

• Tu ne peux être ajouté qu'aux événements pour lesquels tu t'es toi-même déclaré disponible. « Je suis peut-être disponible », « Je ne suis pas disponible » ou aucune réponse ne suffisent pas.
• Cela vaut pour tous les moyens de réserver — groupe de voyage, outil de réservation d'équipe, modèles, duplication d'un événement, l'API et l'assistant IA.
• Les réservations existantes restent inchangées. Et si tu t'inscris toi-même, la protection ne t'en empêche pas.

La case n'est proposée que si l'outil de réservation d'équipe est actif pour toi — sans lui, tu ne pourrais jamais indiquer « Je suis disponible » et tu ne serais plus du tout réservable.

Pour les Admins, les Agences et le Tourmanagement : lors de l'ajout au groupe de voyage, un cadenas figure derrière le nom d'une telle personne. Si tu essaies quand même de la réserver, elle n'est pas ajoutée. À la place, une fenêtre s'ouvre avec toutes les personnes qui n'ont pas été réservées pour cette raison. Avec « Envoyer un rappel », tu leur demandes d'indiquer leur disponibilité pour cet événement précis — par e-mail et, si elles utilisent l'app, également par push.

Confirmer les membres de la crew via l'outil de réservation d'équipe

Les Admins et/ou les utilisateurs Agence peuvent confirmer les membres de la crew pour des événements spécifiques selon plusieurs méthodes :

➀ Va dans PERSONNES > RÉSERVATION D'ÉQUIPE.

Dans le menu déroulant Fonction / Modèle, sélectionne la fonction souhaitée.
Tu verras désormais la disponibilité des personnes ayant cette fonction sur tous les événements listés.

Booke facilement ta crew ou indique qu'une personne n'a définitivement pas été bookée pour un événement spécifique.

➁ Va dans PERSONNES > RÉSERVATION D'ÉQUIPE.

Dans le menu déroulant Fonction / Modèle, sélectionne le modèle souhaité.
Cela affichera la disponibilité de tous les membres de la crew inclus dans ce modèle de groupe de voyage — qu'ils aient activé ou non l'outil de réservation d'équipe — sur tous les événements listés.

Booke facilement ta crew ou indique qu'une personne n'a définitivement pas été bookée pour un événement spécifique.

➂ Va dans Aperçu de l'événement > GROUPE DE VOYAGE > + AJOUTER.

Tu verras toutes les personnes disponibles pour cet événement spécifique, indiquées par la coche verte sur la gauche.
Les personnes indisponibles sont marquées avec , et les personnes incertaines avec .

Clique sur la coche bleue pour ajouter automatiquement la personne correspondante au groupe de voyage.

Important : si une personne a plusieurs fonctions dans son profil, c'est le seul moyen de l'ajouter à l'événement avec deux fonctions assignées.

Jours réservés : sous le tableau, dans PERSONNES > RÉSERVATION D'ÉQUIPE, se trouve la ligne Jours réservés — pour chaque personne, le total des jours où elle est réservée de façon ferme, sur toutes les pages de la liste. Les événements de plusieurs jours comptent pour chaque jour, les événements annulés pas du tout. Si tu réserves quelqu'un ou annules une réservation, le nombre s'ajuste aussitôt. (Desktop)

Remarque : si la case Le Tourmanagement peut modifier tous les événements est cochée dans PARAMÈTRES > AUTORISATIONS, les personnes ayant l'autorisation Tourmanagement peuvent également confirmer ou annuler des personnes via l'outil de réservation d'équipe.

Remarque : les personnes dont l'outil de réservation d'équipe est actif peuvent toujours voir tous les événements dans la liste des événements — au moins tous les types d'événements qui leur sont activés.
Toutefois, si le paramètre Visibilité des événements de la plateforme est activé (PARAMÈTRES > AUTORISATIONS > « Visibilité des événements »), elles ne pourront ouvrir que les événements dans lesquels elles sont listées au sein du groupe de voyage.

Notifications de la réservation d'équipe

Si l'outil de réservation d'équipe est activé, les utilisateurs peuvent recevoir des notifications pour :

• De nouveaux événements créés
• Être confirmé ou retiré d'un événement
• Changements de date ou de statut d'événement
• Admins marquant la disponibilité en leur nom

Ces notifications sont envoyées par e-mail et également sous forme de notifications push de l'application lorsque la personne est connectée à l'application J.SHOW.

E-mails regroupés : Si plusieurs disponibilités d'une personne changent coup sur coup, J.SHOW envoie un seul e-mail récapitulatif listant tous les événements concernés au lieu de nombreux e-mails séparés — dès qu'environ cinq minutes s'écoulent sans nouvelle modification.

Les notifications push pour l'outil de réservation d'équipe peuvent être activées ou désactivées globalement sous PARAMÈTRES > NOTIFICATIONS (par défaut : activées).

Remarque : Pour une explication détaillée des notifications de la réservation d'équipe, consulte la section Outil de réservation d'équipe.

Types d'événements spécifiques

Si un membre de la crew n'est nécessaire que pour des types d'événements spécifiques, sous l'option utiliser l'outil de réservation d'équipe tu peux cliquer sur notifier uniquement pour certains types d'événements pour sélectionner pour quels types d'événements cette personne est nécessaire. La personne ne recevra alors que des e-mails concernant les nouveaux événements pour les types d'événements sélectionnés.

Remarque : si la Visibilité des événements de la plateforme est activée, ou si la personne a l'autorisation Guest, seuls les événements avec les types d'événements correspondants seront visibles dans la liste des événements pour cette personne.

Bandeau d'information pour la vue restreinte des événements

Lorsqu'une personne dont l'outil de réservation d'équipe est actif passe via afficher en tant que à un niveau de permission avec une visibilité d'événements restreinte (par exemple Crew, Crew+ ou Guest), ou ne devrait voir que certains événements en raison de la Visibilité des événements, la liste des événements affiche un bandeau d'information jaune en haut. Il explique pourquoi tous les événements restent visibles : l'outil de réservation d'équipe a besoin de la vue d'ensemble complète des événements pour que la personne puisse correctement indiquer sa disponibilité. Le bandeau apparaît à la fois sur Desktop et dans la vue mobile.

Masquer les événements au statut Idée ou Option

Sous PARAMÈTRES > AUTORISATIONS > Visibilité des événements se trouve la case Masquer les événements avec statut Idée ou Option pour les personnes avec l'outil de réservation d'équipe. Si elle est cochée, les utilisateurs de l'outil de réservation d'équipe ne voient pas du tout les événements au statut Idée ou Option — seulement à partir de tbc ou Confirmé. Elle contrôle à la fois les notifications et la liste des événements visible pour les utilisateurs de l'outil de réservation d'équipe.

Remarque : cette option se trouvait auparavant sous PARAMÈTRES > NOTIFICATIONS et a été déplacée dans les autorisations car elle affecte non seulement les e-mails mais aussi la liste des événements visible.

Conditions de la crew

La fonctionnalité Conditions de la crew te permet d'envoyer des conditions et des accords aux membres de la crew, qui peuvent ensuite les confirmer ou les refuser. Accède à cette fonctionnalité via PERSONNES > CONDITIONS.

Tableau de bord

Sur le tableau de bord, les membres de la crew voient leurs conditions en attente avec un badge de statut. Le badge Merci de confirmer est cliquable et mène directement à la page des conditions — à la fois sur desktop et sur mobile.

Les détails suivants sont affichés :

• Valable à partir du — la date à partir de laquelle les conditions s'appliquent
• Statut — Merci de confirmer tant que le membre de la crew n'a pas répondu, puis Confirmé ou Refusé
• Tarifs journaliers — les tarifs journaliers convenus
• Accords — accords et conditions supplémentaires

Le membre de la crew accepte les conditions avec Confirmer ou les rejette avec Refuser en y ajoutant un commentaire.

Vue d'ensemble des conditions

La vue d'ensemble (PERSONNES > CONDITIONS) affiche un tableau de tous les membres de la crew et de leurs conditions actuelles avec Fonction, le tarif journalier Show, Statut et Valable à partir du. Si un membre de la crew a une fonction secondaire, une ligne séparée est affichée pour chaque fonction.

La colonne Statut indique Envoyé tant que le membre de la crew n'a pas répondu, puis Confirmé ou Refusé. Les conditions qui n'ont pas encore été envoyées apparaissent comme Brouillon.

Un clic sur une ligne ouvre les conditions de cette personne. Sous Historique, tu y trouves toutes les versions : la colonne Accords affiche les textes des accords (visibles pour tous les niveaux de permission), la colonne Commentaire la réponse du membre de la crew.

E-mails : lorsque les conditions sont envoyées, une introduction personnalisée est générée contenant le nom de l'expéditeur et le titre de la fonction du membre de la crew.

Registre global de la crew

Le Registre global de la crew est visible par toutes les personnes ayant les droits Admin, Agence ou Tourmanagement sous PERSONNES > GLOBAL.

Remarque : les personnes qui ont opté pour le registre de la crew ont toujours accès au registre global de la crew, quel que soit leur niveau de permission.

Dans les paramètres du profil, tu peux activer la case à cocher Afficher mon contact dans le registre global de la crew, qui liste ton nom, ton adresse e-mail, ton numéro de téléphone, tes fonctions et la ou les plateformes associées, ainsi que tes qualifications et langues parlées. Les personnes invitées avec l'outil de réservation d'équipe voient la même case en acceptant l'invitation. Elle n'est pas pré-cochée : seules les personnes qui la cochent elles-mêmes apparaissent dans le registre global de la crew.

À côté des coordonnées, la liste affiche les colonnes Langues parlées et Qualifications, telles que les personnes les ont saisies dans leur profil (voir Langues parlées et qualifications). Pour une qualification, seul l'intitulé apparaît, sans justificatif ni date d'expiration ; les qualifications expirées ne s'affichent pas. Au-dessus de la liste, tu filtres par Fonction, Langue (seules les langues parlées par quelqu'un dans le registre sont proposées) et Qualifications : une partie de l'intitulé suffit, puis clique sur Rechercher. La liste apparaît dès qu'un filtre est défini ; réinitialiser vide tous les filtres.

Véhicules

Il existe plusieurs façons d'ajouter des véhicules — mais le plus souvent, les nouveaux véhicules sont ajoutés directement dans un événement spécifique.
Une fois ajouté, le véhicule est automatiquement enregistré dans la base de données globale des véhicules pour une utilisation future.

Remarque : les véhicules ne peuvent être ajoutés que dans les plateformes artistes, pas dans la base de données de l'agence.

Ajouter des véhicules dans les événements

Pour ajouter des véhicules à l'intérieur d'un événement spécifique :

Va dans ÉVÉNEMENTS > sélectionne l'événement pertinent dans la liste des événements > VÉHICULES > + AJOUTER.

Tu as alors deux options :

➀ Ajouter un nouveau véhicule

Clique sur + NOUVEAU VÉHICULE.

Saisis tous les détails pertinents, tels que Label (obligatoire), Type de véhicule, Conducteur, Plaque d'immatriculation, Nombre de places disponibles, Disponibilité de couchage (le cas échéant), Commentaires généraux, etc.

Clique sur ENREGISTRER pour terminer.

Remarque : le véhicule sera automatiquement enregistré dans la base de données globale des véhicules.

➁ Sélectionner un véhicule existant

Si des véhicules ont déjà été ajoutés à la base de données globale, tu peux en choisir un dans la Liste des véhicules.

Pour assigner des passagers à un véhicule :

Clique sur AJOUTER UNE PERSONNE sous le véhicule pertinent.

Coche tous les membres du groupe de voyage de la liste voyageant dans ce véhicule.

Clique sur + AJOUTER LA SÉLECTION pour confirmer.
Les noms des passagers apparaîtront alors sous les informations du véhicule.

Qui manque encore ? Sous les véhicules d'un événement, J.SHOW affiche deux lignes récapitulatives :

• Pas encore attribué à un véhicule — les personnes du groupe de voyage qui ne figurent ni comme conducteur ni comme passager dans un véhicule de cet événement.
• Dans un véhicule, mais pas dans le groupe de voyage — les personnes assises dans un véhicule qui ne figurent pas dans le groupe de voyage. Sur Desktop, un clic sur le nom te permet d'ajouter directement la personne au groupe de voyage.

Le nombre figure entre parenthèses. Les lignes n'apparaissent que s'il y a quelque chose à signaler, et uniquement pour Admin, Agence et Tourmanagement — sur Desktop, sur mobile et dans la vue focus. Les membres passifs, visibles uniquement pour Admin/Agence, ne sont pas comptés comme manquants.

Une fois que tous les véhicules ont été ajoutés à l'événement, tu peux appliquer la même configuration à d'autres événements.

Dans l'onglet VÉHICULES de l'événement, clique sur APPLIQUER AUX ÉVÉNEMENTS.

Sélectionne tous les événements de la liste des événements vers lesquels tu souhaites copier la flotte actuelle (passagers compris).

Clique sur COPIER LES VÉHICULES VERS LES ÉVÉNEMENTS SÉLECTIONNÉS pour terminer.

Remarque : lorsque tu copies des véhicules d'un événement à un autre — soit via APPLIQUER AUX ÉVÉNEMENTS, soit en chargeant un modèle de véhicule dans un événement — il te sera demandé si tu souhaites REMPLACER la flotte existante ou COMPLÉTER la flotte actuelle avec des entrées supplémentaires.

Le ou les véhicules apparaîtront alors dans l'onglet VÉHICULES de l'événement.

Remarque : les véhicules d'un événement peuvent être clôturés pour que plus personne ne les modifie par mégarde — voir Clôturer le groupe de voyage et les véhicules.

Créer des modèles de véhicules

Pour les tournées ou les configurations récurrentes, tu peux créer une flotte de véhicules à l'aide de modèles de véhicules — un groupe préétabli de véhicules (souvent avec des passagers assignés) pouvant être réutilisé sur plusieurs événements.

La méthode la plus courante consiste à créer des véhicules directement dans un événement, à assigner des passagers, puis à appliquer cette configuration à d'autres événements à l'aide de APPLIQUER AUX ÉVÉNEMENTS (voir ci-dessus).
Tu peux également créer des modèles réutilisables à l'avance : va dans MODÈLES > VÉHICULES > + NOUVEAU MODÈLE.

Clique sur + AJOUTER UN VÉHICULE pour sélectionner un véhicule dans la liste des véhicules, ou sur + NOUVEAU VÉHICULE pour en créer un de toutes pièces.

Pour assigner des passagers à l'intérieur d'un modèle de véhicule :

Après avoir ajouté un véhicule, clique sur AJOUTER UNE PERSONNE pour assigner des passagers depuis le registre global de la crew.
Ceci est particulièrement utile pour les tournées avec des arrangements de transport constants.

Remarque : si certaines personnes descendent plus tôt ou rejoignent plus tard, tu peux effectuer des ajustements individuels à l'intérieur de chaque événement.

Appliquer des modèles de véhicules aux événements

Pour appliquer un modèle de véhicule à des événements, tu as deux options :

➀ Depuis la section des modèles

Va dans MODÈLES > VÉHICULES > APPLIQUER AUX ÉVÉNEMENTS.

Sélectionne tous les événements pertinents et clique sur APPLIQUER LE MODÈLE AUX ÉVÉNEMENTS SÉLECTIONNÉS.

➁ Depuis l'événement lui-même

Clique sur CHARGER UN MODÈLE sous l'onglet VÉHICULES dans un événement spécifique pour sélectionner un modèle de véhicule prédéfini.

Une fenêtre «Choisir un modèle» apparaîtra, listant tous les modèles disponibles.

Choisis de COMPLÉTER (ajouter aux véhicules existants) ou de REMPLACER (les écraser).
Les attributions de passagers du modèle seront reportées et resteront modifiables au sein de l'événement.

Ajouter des véhicules à la base de données

Pour ajouter des véhicules directement à la base de données (méthode moins courante) :

Va dans VÉHICULES > + NOUVEAU VÉHICULE
Une nouvelle fenêtre « Créer un véhicule » apparaîtra.

Saisis les informations pertinentes telles que Type de véhicule, Plaque d'immatriculation, Nombre de places, etc.

Clique sur ENREGISTRER pour terminer.
Le véhicule apparaîtra alors dans la Liste des véhicules.

Importer des fichiers

Besoin d'importer des billets de train pour une seule personne ou de partager le planning complet d'un festival avec toute la crew ?
Que ce soit personnel ou général, J.SHOW rend l'import de fichiers rapide, flexible et redoutablement efficace.

Note : Les fichiers ne peuvent être importés que par Admin, Agence ou Tourmanagement (avec l'autorisation correspondante), à l'exception du tableau de bord sous « Fichiers personnels ».

Importer des fichiers personnels non liés à un événement

Va dans PERSONNES > FICHIERS > clique sur à côté de la personne pour laquelle tu souhaites importer des fichiers personnels.
Une fenêtre « Importer un fichier : [Nom] » apparaît.

Choisis un fichier ou glisse-dépose-le à l'intérieur.

Clique sur IMPORTER pour terminer.
Ces fichiers seront visibles par la personne concernée sous TABLEAU DE BORD > encart « Fichiers personnels ».

Importer des fichiers personnels pour des membres individuels du groupe de voyage

Va dans ÉVÉNEMENTS > sélectionne l'événement concerné dans la liste des événements > GROUPE DE VOYAGE > clique sur à côté du membre du groupe de voyage pour lequel tu souhaites importer des fichiers personnels.
Une fenêtre « Importer un fichier : [Nom] » apparaît.

Choisis un fichier ou glisse-dépose-le à l'intérieur (par exemple, billets de train, laissez-passer, etc.).

Clique sur IMPORTER pour terminer.
Ce fichier ne sera visible que par cette personne précise sous APERÇU DE L'ÉVÉNEMENT > «Fichiers pour toi» — un encart qui apparaît dès qu'un fichier a été importé pour elle.

Téléchargement vCard

Un bouton vCard est affiché à côté de chaque membre du groupe de voyage, à condition qu'une adresse e-mail ou un numéro de téléphone soit disponible et que les autorisations de visibilité soient respectées. Cela te permet de télécharger les coordonnées (nom, fonction, e-mail, téléphone, nom de société) sous forme de fichier .vcf et de les importer directement dans ton carnet d'adresses.

Mobile : Chaque personne sous PERSONNES a aussi ce même bouton vCard : déplie l'entrée – le bouton se trouve à côté de l'adresse e-mail ou, sans adresse, à côté du numéro de téléphone. Il n'apparaît que là où tu vois aussi les coordonnées de la personne.

Importer des fichiers généraux dans un événement

Va dans ÉVÉNEMENTS > sélectionne l'événement concerné dans la liste des événements > clique sur à l'intérieur de l'encart «Fichiers».
Une fenêtre « Importer un fichier : [Date de l'événement] » apparaît.

Choisis un fichier ou glisse-dépose-le à l'intérieur.

Choisis à qui ce fichier doit être visible (par défaut, il est visible par tout le monde).

Clique sur IMPORTER pour terminer.
Le fichier apparaîtra alors dans l'encart «Fichiers» de l'aperçu de l'événement pour tous les utilisateurs ayant l'autorisation de le consulter.

Note : Si un fichier est importé pour une catégorie fonctionnelle spécifique (par exemple Lighting, Sound), il apparaîtra replié dans l'encart «Fichiers» de tous les autres membres de la crew n'appartenant pas à cette fonction — afin de préserver la clarté de leur affichage.

Partager un fichier par lien

Si quelqu'un qui n'a pas d'accès à J.SHOW a besoin d'un fichier d'un événement — par ex. l'équipe technique de la salle, l'hôtel ou le chauffeur —, tu lui envoies un lien à durée limitée. Toute personne qui a le lien ouvre le fichier sans se connecter, jusqu'à son expiration.

Desktop : va dans ÉVÉNEMENTS > sélectionne l'événement > dans l'encart «Fichiers», chaque ligne se termine par une icône de lien. Clique dessus.

Mobile : dans la vue de l'événement, l'icône de lien se trouve devant le nom du fichier. Dans l'app, elle peut se trouver à la place en haut de l'aperçu du fichier.

La fenêtre « Partager le lien » s'ouvre et crée le lien aussitôt. Sous Valable, choisis 1 jour, 7 jours (par défaut) ou 30 jours ; en dessous, tu vois jusqu'à quand il est valable. Si tu modifies la durée, un nouveau lien est créé. Avec Copier le lien, tu le copies dans le presse-papiers ; sur smartphone, Partager l'envoie directement via une app.

Toute personne qui voit le fichier dans l'événement peut le partager — y compris les fichiers enregistrés pour tous les événements ou pour tous les événements d'un type d'événement, qui y apparaissent aussi. Une fois expiré, le lien n'ouvre plus le fichier ; si tu en as besoin plus longtemps, crée-en un nouveau.

Importer des fichiers personnels en tant que membre de la crew

Les membres de la crew ne peuvent importer des fichiers personnels qu'à un seul endroit :

Va dans TABLEAU DE BORD > clique sur à l'intérieur de l'encart « Fichiers personnels ».
Une fenêtre « Importer un fichier : [Nom] » apparaît.

Choisis un fichier ou glisse-dépose-le à l'intérieur (par exemple, copies de passeport).

Clique sur IMPORTER pour terminer.
Le fichier sera désormais visible par la personne qui l'a importé dans l'encart « Fichiers personnels » de son TABLEAU DE BORD.
Pour Admin, Agence et Tourmanagement disposant de l'autorisation appropriée, ces fichiers seront également accessibles sous PERSONNES > FICHIERS.

Tableaux de bord multiples

À côté du TABLEAU DE BORD central — avec sa conversation, son aperçu des événements et ses fichiers personnels — tu peux créer des tableaux de bord supplémentaires : des espaces de travail dédiés à des équipes, à des projets ou à des sujets précis. Chaque tableau de bord supplémentaire dispose de sa propre conversation, de ses propres tâches, de sa propre note et d'un nombre illimité de champs libres pour des textes, des fichiers ou des personnes.

En haut du tableau de bord apparaît une barre d'onglets avec tous les tableaux de bord visibles. Le premier onglet Accueil ramène toujours au tableau de bord principal. Là, l'encart « Nouveautés » affiche les dernières évolutions de J.SHOW ; si tu fais défiler son contenu vers le bas, il charge les entrées plus anciennes. En haut de l'encart se trouve la case « Newsletter sur les mises à jour du logiciel à l'adresse … » avec l'adresse à laquelle la newsletter est envoyée — c'est la même case que dans le profil.

Créer un tableau de bord

Pour créer un nouveau tableau de bord :

Desktop : dans la barre d'onglets en haut à droite, clique sur + Tableau de bord. La fenêtre Nouveau tableau de bord s'ouvre.

Mobile : fais glisser la barre d'onglets vers la gauche et tape tout au bout sur + Tableau de bord.

Saisis un nom dans le champ Nom (par ex. « Production », « Marketing », « Tournée 2026 ») ; s'il reste vide, le tableau de bord reçoit un nom par défaut numéroté. Sous Visible pour, tu règles Lire et Écrire pour chaque niveau de permission — par défaut, Admin, Agence, Tourmanagement et Artist ont le droit d'écriture et Crew+ le droit de lecture. Sous Métiers ayant accès, tu peux donner accès à des métiers entiers (voir Autorisations). Un clic sur Créer enregistre le tableau de bord et l'ouvre. Tu peux modifier le nom plus tard à tout moment via l'icône crayon.

Remarque : les personnes ayant les droits Admin ou Agence peuvent toujours créer des tableaux de bord. Pour Tourmanagement, Crew+ et Crew, il existe sous PARAMÈTRES > AUTORISATIONS, dans l'encart Tableaux de bord, un interrupteur pour chacun : Le TM peut créer de nouveaux tableaux de bord, Crew+ peut créer de nouveaux tableaux de bord et Crew peut créer de nouveaux tableaux de bord. Les trois sont activés tant que tu ne les désactives pas. Qui crée un tableau de bord en est toujours membre avec droit d'écriture.

Un tableau de bord déjà configuré, tu peux l'enregistrer comme modèle et l'appliquer plus tard à un nouveau, au lieu de recréer les champs à chaque fois. Le bouton s'appelle Enregistrer ce tableau de bord comme modèle.

Les champs du modèle s'ajoutent avec leur contenu, leurs tâches et leurs fichiers ; les champs existants restent. Les accès sont repris du modèle. Non repris : la conversation et les échéances déjà passées.

Note : un tableau de bord sans champs ne peut pas être enregistré comme modèle — il n'y aurait rien à reprendre.

Champs & contenu

Chaque tableau de bord supplémentaire se compose de la Conversation et d'autant de champs que tu le souhaites, ajoutés à la main.

Intégré :

• Conversation — un fil de discussion propre à ce tableau de bord, avec @mentions comme sur le tableau de bord principal.

Ajouter des champs :

Clique sur + Champ — le nouveau champ apparaît aussitôt, sans autre question. Chaque champ accueille tout à la fois :

• Texte — clique dans le champ et commence à écrire, par ex. briefings, listes ou décisions. Les liens, numéros de téléphone et adresses e-mail deviennent cliquables.
• Photos dans le texte — Pendant que tu écris, un bouton rond avec un appareil photo (Insérer une photo) se trouve sur le bord droit du champ, à la hauteur de ta ligne. Sur téléphone, il te permet de prendre une photo ou d'en choisir une dans ta photothèque ; sur ordinateur, tu choisis un fichier image — tu peux aussi tout simplement coller une capture d'écran. La photo apparaît alors dans le texte, toujours aussi large que le champ. Pour la déplacer, fais-la glisser avec la souris sur ordinateur ; sur téléphone, touche-la et fais-la glisser, ou prends directement la poignée en haut à gauche — une ligne indique où elle va se placer. Pour la supprimer, utilise la ✕ en haut à droite de la photo ou, quand elle est sélectionnée, la touche Suppr ou Retour arrière, chaque fois après la question Vraiment supprimer la photo ? Les autres fichiers passent toujours par l'icône d'import et s'affichent en bas du champ.
• Fichiers — via l'icône d'import dans l'en-tête du champ ou par glisser-déposer sur le champ.
• Tâches — via l'icône plus dans l'en-tête du champ, avec échéance, rappel et personne responsable.

Avec + Partenaire, tu ajoutes un partenaire de la base de partenaires comme champ prêt à l'emploi — avec son adresse et les contacts que tu choisis.

Pour changer le nom d'un champ (par ex. « Briefing », « Contrats », « Contact salle »), clique sur le nom en haut du champ. La ✕ dans l'en-tête du champ le supprime. La personne qui a créé le tableau de bord peut réordonner les champs par glisser-déposer, à l'aide de la poignée à gauche du nom.

Reprendre un partenaire de la base de données des partenaires :

À côté de + Champ, clique sur + Partenaire. La fenêtre Ajouter un partenaire s'ouvre.

Tape au moins deux caractères dans le champ de recherche (Nom, ville ou type) et choisis le partenaire parmi les résultats. En dessous apparaissent ses personnes de contact, toutes cochées – décoche celles qui ne doivent pas figurer dans le champ.

Clique sur Appliquer. J.SHOW crée un champ texte : le titre est le nom du partenaire avec son type ; le contenu se compose de l'adresse, du téléphone, de l'e-mail et du site web du partenaire et, en dessous, d'un bloc distinct pour chaque personne de contact cochée.

Remarque : Le champ est une copie. Les modifications ultérieures du partenaire n'y arrivent pas ; en revanche, tu peux compléter le champ librement. Le bouton est visible pour les personnes ayant les droits Admin, Agence et Tourmanagement lorsqu'elles peuvent modifier le tableau de bord ; sur un tableau de bord archivé, il n'apparaît pas.

Autorisations

Tu décides à deux niveaux qui peut voir ou modifier un tableau de bord : globalement par tableau de bord, puis en plus champ par champ. Ainsi un champ « Contrats » peut n'être visible que pour Admin et Agence, alors que la conversation reste ouverte à toute l'équipe.

Via la commande Visible pour, tu définis pour chaque niveau de permission (Admin, Agence, Tourmanagement, Artist, Crew+, Crew, Guest) :

• Lire — ces personnes voient le tableau de bord ou le champ, mais ne peuvent rien modifier. La conversation et les tâches restent utilisables.
• Écrire — ces personnes peuvent ajouter et modifier des contenus.
• exclue — le tableau de bord ou le champ est invisible pour ce groupe.

Sous le niveau « groupe », tu peux ajouter des personnes individuellement et fixer leurs droits au cas par cas — pour déverrouiller un tableau de bord par ailleurs restreint pour une personne précise, ou au contraire exclure quelqu'un de façon ciblée.

Qui n'a que des droits de lecture voit le tableau de bord sans icônes d'édition, mais peut quand même cocher les tâches et écrire dans la conversation. Chaque champ Fichier peut en outre être restreint fichier par fichier — l'auteur de l'import et l'horodatage sont conservés.

Un tableau de bord peut aussi appartenir à des métiers entiers, par exemple le son ou la lumière. Toute personne dont le profil comporte une fonction relevant de l'un des métiers choisis voit le tableau de bord — y compris les personnes qui arrivent plus tard. Si Les personnes de ces métiers peuvent aussi modifier est coché, elles peuvent aussi écrire. Tu choisis les métiers à la création et tu les modifies plus tard dans la fenêtre Visible pour, sous Métiers ayant accès. Si seuls les métiers doivent avoir accès, décoche les niveaux de permission.

Collaboration en direct

Les tableaux de bord se mettent à jour en arrière-plan pendant que plusieurs personnes travaillent en même temps. En haut du tableau de bord apparaît une barre de présence avec les initiales de toutes les personnes qui ont le tableau de bord ouvert. Un clic sur une initiale affiche le nom complet et le champ sur lequel cette personne travaille en ce moment.

Quand quelqu'un édite un champ de texte, un discret indicateur d'édition apparaît à cet endroit, pour éviter d'écraser le travail d'un·e autre. La conversation et les tâches se mettent également à jour en direct, sans que tu aies à recharger la page.

Un nouveau message dans la conversation d'un tableau de bord est signalé à toutes les personnes autorisées à lire ce tableau de bord — par leur niveau de permission, leur métier ou en tant que membres. Les personnes exclues ne reçoivent aucune notification.

Archiver

Si un tableau de bord n'est plus utilisé activement, tu peux l'archiver : il disparaît de la barre d'onglets, mais reste conservé avec tous ses contenus. Tu retrouves les tableaux de bord archivés tout en bas du tableau de bord principal, sous Tableaux de bord archivés. Un clic les rouvre, et tu peux les réactiver via Restaurer depuis l'archive.

Via Supprimer le tableau de bord, un tableau de bord peut être supprimé définitivement — avec tous ses champs, fichiers, tâches et conversation. La suppression doit être confirmée et n'est pas réversible.

Conversations

J.SHOW propose deux manières de communiquer directement avec d'autres personnes sur la plateforme artiste :

• Conversation générale — située sur le TABLEAU DE BORD et visible par tous les utilisateurs de la plateforme. Les publications faites ici ne sont pas liées à un événement spécifique et n'apparaîtront que sur le tableau de bord.
• Conversation propre à un événement — située à l'intérieur de chaque événement dans l'encart « Conversation », ce fil permet une communication directe liée à cet événement. Un résumé des messages propres à l'événement apparaîtra également sur le TABLEAU DE BORD — mais uniquement pour les utilisateurs ayant accès à l'événement.

Conversation générale

Pour envoyer des messages généraux via la plateforme :

Va dans TABLEAU DE BORD > repère l'encart «Conversation générale».

Clique à l'intérieur de l'encart pour commencer à saisir. Une fois actif, tu verras les options pour choisir qui notifier avec ton message.

Tu peux également mentionner une personne en saisissant @PrénomNom.

Clique sur ENVOYER pour publier ton message.

Il apparaîtra ci-dessous, accompagné de la date et de l'heure d'envoi.

Conversations propres à un événement

Pour envoyer des messages liés à des événements spécifiques :

Va dans ÉVÉNEMENTS > sélectionne l'événement concerné dans la liste des événements > repère l'encart « Conversation ».

Clique à l'intérieur de l'encart pour commencer à saisir. Une fois actif, tu verras les options pour choisir qui notifier avec ton message.

Tu peux également mentionner une personne en saisissant @PrénomNom.

Clique sur ENVOYER pour publier ton message.

Il apparaîtra alors ci-dessous, accompagné de la date et de l'heure d'envoi.

Un résumé de tous les messages propres à l'événement apparaîtra également sur le TABLEAU DE BORD dans l'encart « Conversation » — mais uniquement pour les utilisateurs ayant accès à cet événement.

Note : Par défaut, les messages de la conversation propre à un événement notifient tous les utilisateurs du groupe de voyage de cet événement, ainsi que toute personne disposant des autorisations Admin ou Agence.
Cela peut être personnalisé sous PARAMÈTRES > NOTIFICATIONS, où l'encart « lors d'un nouveau message dans la conversation d'un événement » te permet de définir qui doit recevoir les notifications :

• Uniquement les utilisateurs du groupe de voyage de l'événement
• Les utilisateurs du groupe de voyage + les utilisateurs Admin & Agence (par défaut)
• Tous les utilisateurs de la plateforme

Tu peux réagir à un message précis et y répondre directement — dans la conversation de l'événement, dans la conversation générale et sur le tableau de bord.

Réagir : sous chaque message se trouve un petit symbole rond, un smiley avec un plus. Un clic dessus ouvre la sélection des six caractères ; un second clic la referme. La réaction choisie apparaît comme un petit chip sous le message. Si ton caractère s'y trouve déjà, un clic de plus le retire.

Répondre : un clic sur Répondre place au-dessus du champ de saisie un bandeau Réponse à avec le début du message d'origine. Ta réponse se met ensuite en retrait, directement sous ce message — même si d'autres ont écrit entre-temps. Les réponses à une réponse restent à plat dans le même fil, il ne se crée donc pas de niveaux imbriqués.

Qui en est informé : une réaction ne se signale qu'à la personne qui a écrit le message — et seulement si elle a activé les notifications pour les conversations et n'a pas mis la conversation en sourdine pour elle-même. Réagir à ton propre message ne déclenche rien, retirer une réaction non plus. Dans le centre de notifications, l'information apparaît indépendamment du fait qu'une notification push soit partie ou non sur le téléphone.

Mettre une conversation en sourdine pour toi

Si une conversation devient trop bruyante, tu peux la mettre en sourdine pour toi seul – la conversation d'un événement, celle d'un tableau de bord ou la conversation générale sur le TABLEAU DE BORD. Les autres ne s'en aperçoivent pas ; pour eux, rien ne change.

À droite, dans l'en-tête de l'encadré « Conversation » ou « Conversation générale », se trouve une cloche. Un clic dessus met la conversation en sourdine : la cloche est alors barrée et En sourdine s'affiche à côté. Un nouveau clic réactive les notifications.

Desktop, mobile et plateforme app : la cloche se trouve partout au même endroit – dans l'événement, dans l'encadré « Conversation » ; sur le tableau de bord, dans l'en-tête de la conversation.

Tant qu'une conversation est en sourdine, tu ne reçois pour ses nouveaux messages ni notification push ni e-mail. Tu peux continuer à lire et à écrire, et les nouveaux messages apparaissent comme d'habitude comme non lus dans la conversation et dans le centre de notifications.

Notifications de conversation pour des groupes

Lors de l'envoi d'un message dans la conversation d'un événement ou dans les conversations générales, tu peux choisir le ou les groupes qui doivent recevoir une notification :

• Admin / Agence
• Talents et acteurs
• Tour- / Management
• Crew technique
• Chauffeur
• Autre crew

@Mentions dans les conversations

Tu peux mentionner directement une personne en utilisant @PrénomNom dans la conversation de l'événement pour t'assurer qu'elle reçoive une notification — même si :

• elle a désactivé les notifications de messages ;
• elle ne fait pas partie du groupe sélectionné ;
• elle ne fait pas partie du groupe de voyage ;
• elle a mis la conversation en sourdine pour elle-même.

@Mentions dans les champs de texte

Les mentions ne fonctionnent pas seulement dans les conversations, mais dans pratiquement tous les champs de texte libre : planning 1–3, autre, catering, champs libres 1–3, commentaire, annonces, tâches (sur l'événement et sur le tableau de bord) ainsi que dans les champs du tableau de bord.

Tape un @ et la même liste de noms que dans le chat apparaît. Choisis la personne — le nom est inséré en un seul mot, donc @MaxMustermann.

La liste apparaît dans les champs de texte à plusieurs lignes. Elle n'existe pas dans les champs de saisie à une seule ligne.

Où arrive la mention

La personne mentionnée la retrouve dans le centre de notifications sous Mention te concernant — avec un extrait de texte autour de l'endroit concerné, et un clic qui mène directement dans la bonne zone de l'événement.

Lorsque ton propre nom apparaît sous la forme @PrénomNom dans un texte – dans les conversations, les champs de texte, les tâches, sur le tableau de bord ou dans le centre de notifications –, il est surligné en couleur. Tu vois ainsi d'un coup d'œil où l'on s'adresse à toi.

Deux points supplémentaires, pour éviter les surprises :

Seuls les nouveaux noms déclenchent une notification. La personne qui figurait déjà dans le texte ne reçoit pas de deuxième notification au prochain enregistrement. Et qui enregistre ne se mentionne pas soi-même.

La visibilité s'applique. La personne qui, selon les réglages de visibilité, n'a pas le droit de voir un champ, ou qui ne peut pas ouvrir l'événement du tout, n'y est pas non plus mentionnée — sinon l'aperçu trahirait le contenu d'un champ masqué.

Notifications

Il existe de nombreux types de notifications dans J.SHOW — des modifications d'événement aux messages, en passant par les mises à jour de la réservation d'équipe, les rappels et bien plus encore. Elles peuvent être déclenchées par le système, par d'autres utilisateurs ou par les préférences du profil.

Sous PARAMÈTRES > NOTIFICATIONS, les utilisateurs Admin et Agence peuvent personnaliser la plupart des notifications par défaut au nom de l'équipe.

Note : Si tu n'es pas connecté à l'application, tu recevras toutes les notifications par e-mail. Une fois connecté, elles seront délivrées sous forme de notifications push de l'application.

Paramètres de notification du profil

Dans ton profil personnel, tu peux activer ou désactiver la réception des notifications pour :

• les modifications apportées aux événements ayant lieu aujourd'hui ou demain ;
• les messages dans les conversations.

Depuis août 2026, il y a davantage d'interrupteurs à cet endroit — et l'e-mail et la notification de l'app se décident séparément. Les deux colonnes sont côte à côte dans un tableau : une coche à gauche commande l'e-mail, une à droite la notification. Avant, les deux tenaient à un seul interrupteur : qui voulait moins d'e-mails perdait aussi les notifications.

Ordinateur et mobile : ouvre ton profil et clique sur 'Notifications par e-mail ou push dans l'app'. Les réglages se trouvent désormais dans une fenêtre à part, plus au milieu du formulaire de profil.

Plateforme app : touche le menu — Notifications y est une carte à part entière, entre les comptes et 'S'abonner au calendrier'. Elle vaut pour tous tes comptes à la fois.

Tu peux décider séparément pour :

• lors de l'ajout, de la suppression ou du changement de statut d'événements
• lors d'une réservation dans un groupe de voyage et pour de nouvelles conditions
• pour les demandes de disponibilité et les modifications de ta disponibilité
• à l'approche de l'échéance d'une tâche — ce même interrupteur s'applique à la notification t'indiquant qu'une tâche t'a été attribuée
• lors d'un nouveau message dans une conversation
• en cas de modification de l'événement d'aujourd'hui ou de demain — ici, seul l'e-mail peut être coupé ; la notification arrive toujours, car c'est l'information la plus urgente

Les personnes Admin et Agence trouvent en dessous un second bloc, Avis à l'administration : des avis qui ne te concernent pas toi, mais quelque chose qu'une autre personne a fait (par exemple 'lorsque quelqu'un indique sa disponibilité').

La « Protection des réservations » ne se trouve pas ici, mais dans ton profil, juste sous « utiliser l'outil de réservation d'équipe » — voir Indiquer sa disponibilité via l'outil de réservation d'équipe.

Note : Même si une personne désactive les notifications de messages, elle sera toujours notifiée lorsqu'elle est mentionnée par @PrénomNom.

Note : Pour un détail complet des notifications définies dans les paramètres du profil, réfère-toi à la section profil utilisateur.

Notifications moins urgentes

Les notifications moins urgentes sont généralement envoyées par e-mail et incluent :

• nouvel événement créé ;
• événement déplacé, supprimé ou statut mis à jour ;
• rappels de la liste de tâches à venir (selon le calendrier).

Notifications urgentes

Les notifications urgentes sont envoyées via push dans l'app. Si l'utilisateur n'est pas connecté à l'application ou a désactivé sur son téléphone les notifications de l'app, le système bascule sur l'e-mail. Les cas urgents incluent :

• les modifications d'un événement ayant lieu aujourd'hui ou demain ;
• les nouveaux messages dans la conversation d'un événement et dans la conversation générale.

Centre de notifications

Le centre de notifications est l'endroit où se rejoint tout ce qui t'attend : tâches à échéance, contrats, décomptes, factures ouvertes, demandes de liste d'invités, conditions restées sans réponse, messages non lus et tout ce qui t'a été envoyé par push ou par e-mail. Au lieu de cliquer sur chaque événement l'un après l'autre, tu vois d'un seul coup d'œil ce qui reste en suspens.

Où le trouver

En bas à droite, trois boutons ronds sont alignés côte à côte. De gauche à droite : le centre de notifications (cloche), la recherche globale (loupe) et Kira (point d'interrogation).

Plateforme artiste (Desktop et mobile) : clique sur la cloche — le panneau glisse depuis la droite.

Plateforme agence : la même cloche, au même endroit.

Application : également en bas à droite, aussi bien en vue Desktop qu'en vue mobile.

Si la cloche porte un point rouge avec un chiffre, c'est que quelque chose d'urgent t'attend : échéances dépassées, échéances du jour et mentions. S'y ajoute tout ce qui t'a été envoyé par push ou par e-mail. Les entrées masquées et déjà lues ne sont pas comptées. S'il n'y a rien en suspens, le panneau affiche Rien en attente – tout est réglé. Dans l'application actuelle pour Android, iPhone et iPad, le même chiffre apparaît aussi sur l'icône de l'application — sur Android, à condition que ton écran d'accueil affiche des chiffres sur les icônes, sur iPhone et iPad, à condition que tu aies autorisé les notifications de l'application. Une fois que tout est lu, les notifications de l'application Android disparaissent aussi du volet de notifications de ton téléphone.

Note pour la vue mobile : sur téléphone, le centre n'affiche que ce qui peut réellement s'ouvrir en mobile. Les contrats, les décomptes, les postes ouverts, les factures et les disponibilités des salles n'y apparaissent pas — pour ces sujets, passe sur Desktop.

Comment le panneau est organisé

En haut se trouvent les onglets thématiques : TOUT, MESSAGES, NOTIFICATIONS, TÂCHES, CONTRAT, LISTE D'INVITÉS, DISPONIBILITÉS DES SALLES, CONDITIONS, DÉCOMPTE et FACTURES. Les onglets sans entrée ne sont pas affichés du tout. Le centre retient quel onglet était ouvert la dernière fois.

En dessous, tu peux affiner encore :

Urgence : non lus, en retard, échéance du jour, bientôt et sans échéance — chacun avec un point de couleur et un compteur.

Artistes : si tu t'occupes de plusieurs plateformes, des puces avec les noms d'artistes apparaissent. Sur une plateforme artiste, cet artiste est présélectionné ; dans l'agence et dans l'application, la sélection est sur Tout.

Plateformes : l'en-tête affiche Plateformes avec un décompte du type « 3/5 » — sur un téléphone, seul le décompte s'affiche, faute de place. Tu peux y désactiver entièrement certaines plateformes — celles qui sont décochées ne sont même plus interrogées. Ta propre plateforme ne peut pas être décochée.

Ce que le centre rassemble

• les tâches de l'événement et du tableau de bord, dès qu'elles ont une échéance ;
• le contrat — échéance atteinte ou proche ;
• le décompte et les postes de décompte ouverts ;
• les factures et les factures d'acompte dont le délai de paiement est encore ouvert ;
• les demandes de liste d'invités qui attendent ta validation — sur ordinateur, aussi pour Artist et Crew+, sauf si la liste d'invités est réglée pour eux sur « uniquement demander » (PARAMÈTRES > LISTES D'INVITÉS, encart Liste d'invités : ajouter et modifier) ;
• les conditions de la crew qui ont été envoyées et sont restées sans réponse ;
• les disponibilités des salles auxquelles l'organisateur n'a pas encore réagi ;
• les messages non lus et les mentions issus des conversations et des champs de texte ;
• les notifications — tout ce qui est parti par push ou par e-mail (voir plus bas).

Les échéances apparaissent 14 jours à l'avance, les entrées liées à un événement mais sans échéance propre 45 jours avant l'événement. Les entrées n'expirent pas d'elles-mêmes — elles disparaissent quand l'affaire est réglée.

L'onglet « Notifications »

Tout ce qui t'est parvenu par push ou par e-mail figure aussi ici — pour que rien ne se perde si tu as balayé un message sur ton téléphone. On y trouve notamment : une nouvelle date, une modification de dernière minute, un changement de statut, une date supprimée, ton engagement pour un événement ou son annulation, des disponibilités modifiées, des demandes de liste d'invités acceptées, refusées ou modifiées, de nouvelles conditions et les réponses correspondantes, des tâches terminées et des tâches qui t'ont été attribuées, de nouveaux messages dans la conversation générale, sur le tableau de bord et sur le contrat, ainsi que les propositions de salle et les confirmations de disponibilité.

Une entrée disparaît dès que tu ouvres l'endroit auquel elle se rapporte — ou quand tu cliques dessus directement dans le centre. Elle reste ensuite consultable pendant 30 jours sous Afficher les lues, en bas du panneau. Les entrées non lues n'expirent jamais.

Ce qui n'atterrit pas dans cet onglet : les e-mails de mot de passe, les confirmations d'adresse e-mail, tout ce qui touche à l'abonnement, à la période d'essai et à PRO, ainsi que les e-mails groupés aux invités. Pas davantage les choses qui ont déjà leur propre espace dans le centre — une demande de liste d'invités figure sous LISTE D'INVITÉS, et pas une seconde fois ici.

Traiter directement depuis la ligne

Bien des choses n'ont même pas besoin d'être ouvertes :

• cocher une tâche — la case devant le texte ;
• changer le statut d'un contrat, d'un décompte ou d'une facture — le menu déroulant à droite de la ligne ;
• trancher les demandes de liste d'invités — coche verte pour accepter, croix rouge pour refuser (avec une demande de confirmation, puisque l'entrée est supprimée). Sur ordinateur, la croix retire ta propre demande au lieu de la refuser : la demande de confirmation est alors « Vraiment supprimer cette entrée de la liste d'invités ? », sans motif à indiquer et sans message envoyé.

Cela fonctionne aussi pour les événements d'autres plateformes — tes droits y sont vérifiés à nouveau à chaque clic. Ce qui est traité reste affiché barré jusqu'au prochain chargement, pour que tu voies ce que tu viens d'expédier.

Dans l'application, les mêmes actions directes sont disponibles — à une exception près : les factures et les factures d'acompte ne peuvent pas y être modifiées.

Masquer des entrées

Ce qui ne t'intéresse pas pour le moment, tu le masques avec le X au bord droit de la ligne. S'il y a plus d'une entrée sous un même titre, Tout masquer range tout le groupe d'un coup.

En bas du panneau, tu les récupères avec Afficher les masquées (N) ; un clic sur la flèche de restauration dans la ligne remet cette entrée en place.

Portée et droits

Le centre tire ses plateformes de quatre sources : la même adresse e-mail sur d'autres plateformes, tes autres comptes, une connexion agence et ta collaboration au sein d'une agence.

Seule la vue d'ensemble est regroupée, pas les droits. Ce que tu vois et ce que tu peux faire sur une plateforme, c'est toujours ton profil sur place qui en décide — vérifié à neuf à chaque consultation. Qui est invité sur une plateforme y reste invité, même s'il est administrateur sur la sienne.

Un clic sur une entrée d'une autre plateforme t'y emmène directement — connecté, sans avoir à te reconnecter.

Recherche globale

La recherche globale trouve dans un seul champ tout ce qui figure dans tes données : événements, salles, partenaires, contacts, hébergements, personnes, entrées de liste d'invités, tableaux de bord, ainsi que notes et textes. Et elle ne cherche pas seulement sur la plateforme où tu te trouves, mais sur toutes celles auxquelles tu as accès.

Ouvrir la recherche

Le bouton avec la loupe se trouve en bas à droite, au milieu entre le centre de notifications et Kira. La fenêtre de recherche s'ouvre au centre de l'écran, le curseur est déjà dans le champ.

Sur ordinateur : également au clavier — S ouvre la recherche, Cmd/Ctrl + K l'ouvre et la ferme (dans l'application, uniquement S). Si tu es en train de taper dans un champ de saisie, les touches ne déclenchent rien.

Sur téléphone : par le bouton. Il n'y a pas de raccourcis clavier.

Pour fermer : Échap, un clic à côté de la fenêtre, ou de nouveau le raccourci.

Ce qui est trouvé

J.SHOW se met à chercher dès le deuxième caractère. Les résultats sont regroupés par type, dans un ordre fixe :

• Plateformes artistes — si tu tapes seulement un nom d'artiste, c'est la plateforme elle-même qui est le résultat ;
• Événements — nom du show, salle, ville, organisateur. Les dates comme 24.09. ou 24.09.2026 et les années fonctionnent aussi ;
• Salles, y compris les scènes individuelles, avec les prochains événements en dessous ;
• Partenaires et organisateurs ;
• Contacts — interlocuteurs des salles et des partenaires, ainsi que les contacts enregistrés sur l'événement ;
• Hébergements ;
• Personnes — prénom, nom, surnom, e-mail, avec les prochains événements ; si la personne est réservée sur d'autres événements, Voir toutes les réservations (N) en dessous mène à la liste des réservations (pour Admin, Agence et le Tourmanagement ayant accès à tous les événements, pas sur téléphone) ;
• Liste d'invités — nom et société des invités ;
• Tableaux de bord — nom, note, champs libres, tâches et conversation ;
• Notes et textes — plannings, divers, commentaire, catering, champs libres, annonces, notes privées, tâches, conversations, voyage aller et retour, ainsi que les données des véhicules.

Plusieurs mots sont reliés par ET. Pour les Notes et textes, ce qui figure sur l'événement associé compte aussi – titre, salle, ville et année : « soundcheck paris » trouve la ligne de soundcheck dans le planning de l'événement à Paris. Au moins un des mots doit figurer dans le texte lui-même. Si le nom de l'artiste fait partie de ton terme de recherche, il est automatiquement ignoré sur sa propre plateforme — « jolle berlin » n'y cherche donc que « berlin ».

Les mentions se trouvent dans les deux orthographes : @MaxMustermann comme Max Mustermann mènent au même endroit.

Ne sont pas parcourus : les fichiers et documents, les titres et setlists, les contrats, les décomptes et les factures, ainsi que les disponibilités des salles.

Travailler avec les résultats

Chaque ligne affiche le titre, pour les événements l'artiste, et en dessous la date, la ville et la salle. Si des numéros de téléphone ou des adresses e-mail sont enregistrés, ils apparaissent à droite sous forme de petits boutons — un clic appelle ou écrit directement, sans quitter la recherche.

Avec les touches fléchées, tu parcours la liste ; Entrée ouvre le résultat sélectionné. Sans sélection, Entrée ouvre le premier. Si un résultat se trouve sur une autre plateforme, un clic t'y emmène connecté.

Si la recherche ne trouve rien, elle indique simplement Aucun résultat. Il n'y a volontairement pas de filtres — tape plutôt un mot de plus.

Sur téléphone, les formulaires de données de base et les profils de personnes ne sont pas accessibles directement ; ces lignes ne sont pas cliquables. Les boutons de téléphone et d'e-mail fonctionnent malgré tout.

Portée

La recherche utilise la même portée et la même sélection de plateformes que le centre de notifications. Ce que tu y décoches dans l'en-tête sous Plateformes n'est donc pas non plus parcouru. C'est pourquoi il n'y a pas de sélection distincte dans la fenêtre de recherche.

Ici aussi : ton niveau de permission est vérifié séparément pour chaque plateforme. Tu ne trouves que ce que tu as le droit d'y voir.

Dans l'agence, la recherche parcourt en plus les tableaux de bord des plateformes artistes dont tu t'occupes. Les données de base propres à l'agence n'apparaissent qu'une seule fois, et pas de nouveau pour chaque artiste.

Abonnement au calendrier

Il existe quatre types différents d'abonnements au calendrier disponibles dans J.SHOW — chacun avec un lien .ics unique :

Lien de calendrier universel (toutes les plateformes)

Affiche tous les événements pour lesquels tu es booké sur toutes les plateformes artistes associées à l'adresse e-mail avec laquelle tu es connecté.

Lien plateforme artiste (personnel)

Affiche uniquement les événements pour lesquels tu es booké sur cette plateforme artiste précise.

Lien plateforme artiste (tous les événements visibles)

Affiche tous les événements auxquels tu as accès sur cette plateforme précise — même si tu n'es pas encore booké.

Pour t'abonner à l'un des calendriers ci-dessus :

Va dans TABLEAU DE BORD et repère l'encart «S'abonner au calendrier».
Clique sur COPIER L'URL DANS LE PRESSE-PAPIERS pour copier le lien .ics propre au calendrier.

Tu peux coller ce lien dans ton application de calendrier préférée (Google Calendar, Apple Calendar, etc.). Cela créera un abonnement en direct, gardant ton calendrier à jour au fur et à mesure des modifications dans J.SHOW.

Note : Si nécessaire, consulte la section d'aide de ton application de calendrier pour savoir comment t'abonner à des calendriers externes via une URL.

Lien plateforme agence

Sous PARAMÈTRES > GÉNÉRAL, tu peux t'abonner à tous les événements de toutes les plateformes artistes liées à l'agence. Avec la case Inclure les blocs des artistes dans cet abonnement au calendrier dans l'encart « S'abonner au calendrier », les blocs des artistes (par ex. vacances ou temps de studio) apparaissent aussi dans l'abonnement sous forme d'entrées sur toute la journée, précédées de l'abréviation de l'artiste. La case est désactivée par défaut, vaut pour toutes les personnes abonnées à cette adresse, et seuls les admins peuvent la cocher.

Ajouter à Apple Calendar sur Mac :

Ouvre l'application Calendrier sur ton Mac.

Dans la barre de menu, clique sur Fichier > Nouvel abonnement à un calendrier.

Colle le lien .ics copié et clique sur S'abonner.

Ajuste les paramètres si tu le souhaites (par exemple, l'actualisation automatique), puis clique sur OK.

Ajouter à Apple Calendar sur iPhone :

Connecte-toi à l'application J.SHOW.

Ouvre le menu, déplie 'S'abonner au calendrier' et clique sur S'ABONNER.
Ton iPhone te demande si tu veux t'abonner au calendrier et affiche l'URL d'abonnement.

Clique à nouveau sur S'abonner pour terminer.

Ajouter à Google Calendar :

Va sur Google Calendar dans un navigateur.

Sur la gauche, clique sur le + à côté de Autres agendas et choisis À partir de l'URL.

Colle le lien .ics et clique sur Ajouter un agenda.

Note : Tu dois être connecté à ton compte Google pour que cela fonctionne.

Astuce : Le calendrier est en lecture seule — toute mise à jour sur la plateforme sera automatiquement synchronisée avec ton calendrier en fonction des paramètres d'actualisation.

Note : Tu trouveras le planning de chaque événement dans les notes de l'entrée de calendrier correspondante.

Tu n'es pas obligé d'avoir chaque événement dans ton calendrier. Les événements de certains statuts peuvent rester en dehors de l'abonnement — le plus souvent Idée et Option, qui n'y prennent que de la place tant que rien n'est convenu.

Ton propre abonnement : le paramètre s'appelle Ne pas ajouter les événements ayant ce statut à mon abonnement au calendrier.

Une adresse à laquelle plusieurs personnes se sont abonnées : on y lit Ne pas ajouter les événements ayant ce statut à cet abonnement au calendrier (s'applique à toutes les personnes abonnées à cette adresse) — le choix vaut alors pour tous ceux qui ont enregistré cette adresse.

Flux de calendrier propre à la crew

Chaque membre de la crew reçoit automatiquement un flux de calendrier personnel qui ne contient que les événements pour lesquels il est booké. Ce flux est généré individuellement par utilisateur et se met à jour automatiquement lorsque les affectations au groupe de voyage changent.

Le flux de calendrier de la crew comprend :

• les événements où tu figures dans le groupe de voyage ;
• les tâches avec rappels basés sur l'échéance ;
• les plannings d'événement et les informations sur la salle dans les notes du calendrier.

Note : Le calendrier de la crew est un lien personnel — ne le partage pas, car il donne accès à ton planning individuel.

Ajouter des événements sans réservation à ton abonnement au calendrier

Tu n'es pas (encore) réservé sur un événement, mais tu sais déjà que ça va arriver ? Tu peux quand même l'ajouter à ton abonnement personnel au calendrier.

Ouvre l'événement et active la case « Événement dans mon abonnement au calendrier ». Elle n'apparaît que sur les événements futurs pour lesquels tu n'es pas réservé.

Si l'outil de réservation d'équipe est actif pour toi, cela peut aussi se faire automatiquement :

Tous les événements futurs pour lesquels tu as choisi « Je suis disponible » sont ajoutés automatiquement à ton abonnement au calendrier — l'option « Ajouter automatiquement à mon abonnement au calendrier les événements marqués « Je suis disponible » » est activée par défaut. Tu peux la désactiver à tout moment dans l'encart « S'abonner au calendrier » du TABLEAU DE BORD. Dans l'app, tu trouveras le même réglage dans le menu près de ton abonnement personnel au calendrier — il s'y applique à toutes les plateformes de ton profil.

Plateforme App : l'option existe aussi dans l'app : sous « connecté en tant que », tape sur S'abonner au calendrier. La case « Ajouter automatiquement à mon abonnement au calendrier les événements marqués « Je suis disponible » (toutes les plateformes) » s'applique d'un coup à toutes les plateformes de ton profil.

Remarque : Ces entrées apparaissent dans ton calendrier comme provisoires et portent la mention « (non réservé) » dans le titre. Dès que tu es réellement réservé, l'entrée devient automatiquement un événement normal et confirmé.

Listes d'invités et accès backstage

Des +1 de dernière minute au chaos backstage le plus complet — maîtrise, gère et personnalise ta liste d'invités comme un pro avec J.SHOW.

Note : L'onglet LISTE D'INVITÉS dans un « Aperçu de l'événement » n'apparaîtra pas pour les jours non liés à une performance, tels que Voyage, Montage, Démontage ou Jour off.

Comme interlocuteur, la liste d'invités indique d'elle-même la personne qui figure sur cet événement dans le groupe de voyage avec la fonction Tourmanagement active. Celui qui porte cette fonction de façon générale, mais qui n'est pas affecté ce jour-là, n'apparaît plus.

Ajouter des invités à un événement

Pour ajouter des personnes à la liste d'invités d'un événement :

Sélectionne l'événement concerné dans la liste des événements sous ÉVÉNEMENTS

Va dans LISTE D'INVITÉS > + AJOUTER
Une fenêtre «Ajouter» apparaît.

Renseigne les informations pertinentes telles que le prénom, le nom, l'invité par, etc.

Note : Si les Options de pass de liste d'invités (PARAMÈTRES > LISTES D'INVITÉS) ont été activées, tu pourras également préciser le nombre de pass Aftershow, Backstage et/ou Photo.

Clique sur AJOUTER.
L'invité apparaîtra alors dans la liste de la liste d'invités.

Sous le nom dans la colonne Invité par figure désormais, en plus petit et plus clair, qui a créé l'entrée — avec la mention Ajouté par. La valeur provient du compte connecté au moment de la saisie et ne peut pas être modifiée.

Les deux indications répondent à des questions différentes : Invité par est un champ libre et dit sur l'invitation de qui l'invité vient. Ajouté par dit qui l'a inscrit dans la liste.

Si les deux désignent la même personne, la seconde ligne disparaît — le même nom apparaîtrait sinon deux fois l'un sous l'autre. L'indication apparaît dans les trois vues : dans le tableau sur ordinateur, dans la liste sur le téléphone et dans l'export CSV, où elle forme une colonne à part.

Demandes liste d'invités

Par défaut, les Artistes et les Crew+ peuvent ajouter et modifier des invités.
Les personnes ayant les droits Crew et Guest n'ont aucune autorisation sur la liste d'invités.

Pour autoriser les Artistes et Crew+ à uniquement soumettre des demandes d'invités :

Va dans PARAMÈTRES > LISTES D'INVITÉS.

Dans l'encart « Liste d'invités : ajouter et modifier », sélectionne que les Artistes et Crew+ sont autorisés à « uniquement demander »

Pour autoriser les personnes ayant les droits Crew et Guest à soumettre des demandes d'invités :

Va dans PARAMÈTRES > LISTES D'INVITÉS.

Dans l'encart « Liste d'invités : ajouter et modifier », coche « Crew et Guest peuvent faire des demandes »

Pour faire une demande d'invité :

Va dans l'aperçu de l'événement concerné > LISTE D'INVITÉS > + AJOUTER
Une fenêtre «Créer une demande» apparaît.

Remplis prénom et nom, le nombre de billets et un commentaire facultatif.

Clique sur AJOUTER pour terminer.
Tu verras une note indiquant que la demande a été envoyée et sera examinée par un Admin.
Une fois qu'une personne réagit, tu recevras une notification par e-mail.
Le nom demandé apparaîtra en italique orange dans la liste de la liste d'invités.
Une fois approuvé, le nom apparaîtra en formatage normal.

Note : Tu peux modifier une demande d'invité même après qu'elle a été soumise.

Pour approuver ou refuser une demande :

Va dans l'aperçu de l'événement concerné > LISTE D'INVITÉS
Tu verras un et un à côté de chaque demande.

Clique sur pour approuver une demande
Clique sur pour refuser — une invite apparaîtra pour ajouter une raison (facultatif)

Ta propre demande, tu ne la refuses pas, tu la retires : un clic sur à côté de ta demande affiche « Vraiment supprimer cette entrée de la liste d'invités ? » puis la supprime, sans motif et sans message. Cela fonctionne dans la liste d'invités sur ordinateur et sur mobile, ainsi que sur le tableau de bord, dans l'encart Demandes liste d'invités.

Paramètres de la liste d'invités

Il existe plusieurs endroits différents pour ajuster et affiner les paramètres et autorisations de la liste d'invités.

➀ Dans l'aperçu de l'événement, va dans LISTE D'INVITÉS > PARAMÈTRES pour modifier les paramètres au sein d'un événement spécifique.
Une fenêtre «Paramètres» apparaît.

Dans l'encart Limite, indique le nombre total de billets invités disponibles et définis des limites par personne ou par entrée.

Dans l'encart Options de pass de liste d'invités, sélectionne les types de pass disponibles pour les invités.

Dans l'encart Champ pour l'adresse e-mail, choisis si les e-mails des invités sont facultatifs ou obligatoires, et s'ils doivent être imprimés sur la liste d'invités.

Dans l'encart Champ libre par entrée, crée un champ personnalisé à remplir lors de l'ajout d'un invité à la liste.

Dans l'encart Zones, définis des zones spatiales comme le parterre, la loge ou le balcon — voir Zones de la liste d'invités.

Tout en haut de la fenêtre, « Pas de liste d'invités pour cet événement » te permet de marquer explicitement l'événement comme sans liste d'invités — par exemple pour un événement privé. Il est ainsi clair qu'aucun invité n'est prévu, et pas simplement que personne n'a encore été ajouté. Le marquage vaut pour tout l'événement, y compris ses listes supplémentaires. Il ne peut être posé que tant que la liste d'invités est vide ; sinon la case est grisée et tu dois d'abord supprimer toutes les entrées.

À la place de la liste s'affiche alors la mention Pas de liste d'invités pour cet événement — sur desktop, sur mobile, dans la vue hors ligne et dans le lien partagé. Ajouter des invités, les listes supplémentaires, déplacer, verrouiller, CSV, PDF et envoyer ne sont plus proposés. Avec « Réactiver la liste d'invités », juste sous la mention (ou en décochant la case dans les paramètres), tu lèves le marquage à tout moment.

Mobile : tu trouves la case sous LISTE D'INVITÉS > PARAMÈTRES, dans la zone Liste d'invités.

Tu peux également ajouter une autre liste d'invités en cliquant sur + AUTRE LISTE.
Une nouvelle fenêtre «Paramètres» apparaît, avec un encart supplémentaire « Libellé » qui te permet de nommer la nouvelle liste d'invités.

Note : La visibilité d'une liste d'invités ne peut être modifiée que pour les listes supplémentaires.

Note : Une fois qu'au moins une liste d'invités supplémentaire existe, la liste d'invités d'origine peut également être renommée.

Note : Si un événement a plusieurs listes d'invités, l'Admin, l'Agence et le Tourmanagement voient en plus, sous le nombre de billets de la liste ouverte, Toutes les listes d'invités de cet événement — le total de toutes les listes, par ex. « 27 billets + 5 billets en attente ». Cela vaut sur Desktop comme sur mobile. Les demandes en attente ne comptent que sur les listes qui ne sont pas verrouillées. Le Tourmanagement ne voit ce total que pour les événements dont il voit toutes les entrées.

Clique sur pour fermer la fenêtre. Toutes les modifications seront appliquées automatiquement.

➁ Va dans PARAMÈTRES > LISTES D'INVITÉS pour des paramètres plus avancés qui affectent toutes les listes d'invités.

Mobile : touche le menu hamburger en haut à droite, puis Paramètres, et choisis LISTES D'INVITÉS — voir Paramètres sur mobile.

Dans l'encart Général, tu peux :

désactiver complètement la liste d'invités ;

activer le champ « Comment » ;

activer le champ « Access » ;

rendre prénom et nom obligatoires (si décoché, il suffit de saisir soit le prénom, soit le nom, soit le nom de société).

Dans l'encart Liste d'invités : ajouter et modifier, choisis si Artist et Crew+ peuvent ajouter et modifier ou uniquement faire une demande.
Tu peux également décider si « Crew » et « Guest » sont autorisés à faire des demandes.

Le Tourmanagement peut lui aussi modifier cet encart. En dehors de celui-ci, le Tourmanagement ne voit ici que les encarts relatifs au PDF ; tous les autres restent réservés à Admin et Agence.

Dans l'encart Aftershow / Backstage / Photo, indique si les utilisateurs qui ne peuvent que soumettre des demandes sont également autorisés à demander des pass Aftershow, Backstage ou Photo.
Sélectionne également les options de pass liste d'invités disponibles (Aftershow, Backstage, Photo, ou personnalisés).

Dans l'encart Visibilité de la liste d'invités, décide si la liste d'invités complète est visible par :

Liste d'invités complète visible pour tous / visible pour Admin, Agence, TM et Artist / uniquement pour les personnes autorisées à modifier

Qui ne voit pas la liste complète ne voit que ses propres entrées — et ne peut modifier, supprimer, confirmer, pointer ou déplacer que celles-ci, que ce soit sur Desktop, sur mobile, via un lien dans un e-mail, via l'Assistant ou via l'API. Une entrée est la sienne si son propre nom ou sa propre adresse e-mail figure sous « Invité par », s'il s'agit de sa propre demande ou de sa propre entrée directe sans « Invité par ». Ajouter ou demander de nouveaux invités reste possible.

Admin et Agence voient toujours la liste complète. Artist la voit, sauf avec uniquement pour les personnes autorisées à modifier, et là aussi s'il peut ajouter et modifier (encart Liste d'invités : ajouter et modifier) ; Crew+ uniquement avec Liste d'invités complète visible pour tous ou dans ce cas ; Crew et Guest uniquement avec Liste d'invités complète visible pour tous. Le Tourmanagement la voit s'il fait partie du groupe de voyage de l'événement, si Le Tourmanagement peut modifier tous les événements est coché ou si la visibilité n'est pas réglée sur uniquement pour les personnes autorisées à modifier. Et qui n'a pas le droit d'ouvrir un événement ne voit pas non plus sa liste d'invités.

Dans l'encart Notification par e-mail pour les demandes de liste d'invités, clique sur + AJOUTER UNE PERSONNE pour notifier une ou plusieurs personnes à chaque fois qu'une demande de liste d'invités est faite. Juste en dessous figure la remarque : « Les personnes inscrites ne reçoivent que les demandes qu'elles voient dans la liste d'invités et qu'elles peuvent confirmer. »

Dans l'encart Notification par e-mail pour les nouvelles entrées de la liste d'invités, tu définis qui est prévenu lorsque quelqu'un d'autre inscrit un invité directement sur la liste d'invités (donc pas sous forme de demande). Clique sur + AJOUTER UNE PERSONNE et choisis les personnes ; avec ✕, tu retires quelqu'un de la liste.

Peuvent être choisies toutes les personnes autorisées à modifier chaque liste d'invités de la plateforme : Admin, Agence et — si le Tourmanagement peut modifier tous les événements — Tourmanagement.

Les nouveaux invités arrivent regroupés dans un seul e-mail par événement, dès que plus personne n'y a rien inscrit pendant 10 minutes. Personne n'est prévenu de ses propres entrées. Comptent les entrées faites sur Desktop, sur mobile, dans l'app et par l'assistant IA. Les entrées d'une liste supplémentaire à visibilité restreinte ne sont signalées qu'aux personnes qui ont le droit de voir cette liste.

Si l'encart reste vide, personne n'est prévenu. Le message arrive uniquement par e-mail.

Dans l'encart Limite, définis si une limite de liste d'invités fixée dans un événement spécifique doit également restreindre l'Admin et/ou l'Agence. Cela vaut aussi bien pour la limite globale que pour le contingent par zone.

Dans l'encart Catégories de prix, choisis si :

ne pas utiliser de catégories de prix ;

utiliser les catégories de prix du modèle ;

utiliser les catégories de prix de l'événement.

Dans l'encart Mise en page PDF, configure la mise en page de l'impression finale de la liste d'invités et définis quelles informations doivent être incluses.

En plus de la limite globale, tu peux fixer un maximum propre à chaque type de pass — par exemple dix pass aftershow et cinq pour la fosse photo. Le champ se trouve dans la fenêtre des paramètres de l'événement, juste à côté du type de pass concerné. Laissé vide, ce type n'a aucune limite. Chaque liste d'invités supplémentaire gère ses propres maximums.

Avec le paramètre Catégorie de prix obligatoire lors de l'ajout ^PRO, il faut choisir une catégorie de prix à chaque ajout d'un invité. Ainsi, aucun billet ne reste sans affectation. Note : l'obligation ne s'applique que si des catégories de prix sont réellement utilisées — et elle ne vaut pas pour les niveaux de permission qui ne les voient pas du tout.

Zones de la liste d'invités (parterre, loge, balcon …)

Avec les zones, tu répartis la liste d'invités dans l'espace — indépendamment des catégories de prix et sans supplément : la fonction est disponible sur toutes les plateformes.

Dans l'aperçu de l'événement, ouvre LISTE D'INVITÉS > PARAMÈTRES. Dans l'encart Zones, tu crées de nouvelles zones via le champ de saisie Ajouter une zone et +, tu renommes les zones existantes directement dans le champ de texte ou tu les supprimes avec .

À droite de chaque zone, tu peux définir un contingent (billets) — par zone et par liste d'invités. Lors de l'ajout, le contingent fonctionne exactement comme la limite globale : dès que quelqu'un choisit une zone, le champ Billets n'accepte plus que les places encore libres dans cette zone. Par défaut, seules les personnes ayant les droits Admin ou Agence peuvent tout de même en inscrire davantage — sauf si, sous PARAMÈTRES > LISTES D'INVITÉS, la case restreindre aussi l'Admin ou restreindre aussi l'Agence est cochée dans l'encart Limite. Leur dépassement est signalé en rouge dans l'aperçu de l'occupation, sous la liste. Les entrées sans zone sont également autorisées — sauf si tu rends la zone obligatoire (voir plus bas).

Lors de l'ajout d'un invité, tu choisis la zone via le menu déroulant Zone — au besoin en combinaison avec une catégorie de prix ; la limite de billets correspond alors au minimum des places libres des deux sélections.

Si chaque entrée doit être attribuée à une zone, active Zone obligatoire lors de l'ajout dans l'encart Zones. Le réglage vaut par liste — séparément pour la liste principale et pour chaque liste d'invités supplémentaire.
Zone devient alors un champ obligatoire lors de l'ajout et de la modification d'une entrée : la sélection n'est pas préremplie, et rien n'est enregistré sans zone — le champ est alors encadré en rouge. Cela vaut sur Desktop, sur mobile ainsi que pour les entrées faites via l'app et l'assistant IA.

Note : l'obligation ne s'applique que tant que l'événement a au moins une zone. Les entrées qui existent déjà sans zone ne sont concernées qu'à leur prochaine modification.

Dès que des zones existent, la colonne Zone apparaît dans le tableau de la liste d'invités, dans l'export CSV et sur l'impression ; l'occupation Par zone figure en plus sous la liste. Dans la vue mobile, la zone est affichée directement sur l'entrée.

Astuce : les zones dont tu as besoin sur de nombreux événements, tu les crées une seule fois sous MODÈLES > LISTE D'INVITÉS — voir Modèle de liste d'invités.

Verrouiller la liste d'invités et la sortir en PDF

Avant d'être imprimée, exportée en CSV ou envoyée, la liste d'invités est verrouillée. Une liste verrouillée n'accepte plus ni nouvelles entrées ni demandes — de personne, pas même via l'app ou l'assistant IA. Qui clique malgré tout sur + AJOUTER voit le message La liste d'invités est verrouillée.

Desktop : dans l'aperçu de l'événement, sous LISTE D'INVITÉS, clique sur VERROUILLER. Si tu cliques sur CSV ou PDF alors que la liste est encore ouverte, le message La liste d'invités doit d'abord être verrouillée s'affiche d'abord, avec le bouton VERROUILLER MAINTENANT.

Une fois la liste verrouillée, PDF ouvre d'abord la fenêtre Aperçu de la liste d'invités. Vérifie l'impression dans cette fenêtre ; seul le bouton PDF, en haut à droite dans la barre de la fenêtre, génère le fichier PDF. Si Imprimer la liste d'invités en format paysage est activé sous PARAMÈTRES > LISTES D'INVITÉS, la fenêtre qui s'ouvre est plus large.

À côté du bouton PDF dans la barre de la fenêtre, tu choisis la langue de l'impression. La langue de la plateforme est présélectionnée, et non celle de ton profil — la liste est en effet destinée à la salle. Le fichier CSV reprend le même choix ; celui-ci n'est pas enregistré. Sur mobile et lors de l'envoi, la liste est toujours dans la langue de la plateforme.

Mobile : pour les événements à partir d'aujourd'hui, verrouiller, envoyer et PDF figurent au-dessus de la liste d'invités. Si tu touches PDF alors que la liste est ouverte, un message t'indique qu'elle sera verrouillée à cette occasion ; après confirmation, le PDF s'ouvre directement — il n'y a pas d'aperçu sur mobile.

Avec DÉVERROUILLER, tu rouvres la liste aux nouvelles entrées.

Compteur d'entrée le jour du show

Le jour du show, la liste d'invités se transforme en liste de pointage : tu coches les invités à mesure qu'ils arrivent, directement sur place, et tu gardes en temps réel une vue d'ensemble de qui est déjà entré.

Condition : le compteur d'entrée n'apparaît que si la date du jour correspond au jour du show et que la liste d'invités est verrouillée (icône cadenas). Avant cela, et les autres jours, tu vois la liste d'invités comme d'habitude, sans le compteur.

Mobile : ouvre la liste d'invités de l'événement. Une case à cocher apparaît devant chaque entrée. Si l'entrée comporte exactement un billet et aucun pass, un appui la pointe (un second appui l'annule). Pour plusieurs places ou des pass supplémentaires, la fenêtre « Combien pointer maintenant ? » s'ouvre.

Plateforme app : l'app t'amène dans cette même liste d'invités mobile sur ton téléphone — le compteur d'entrée y fonctionne de façon identique.

Desktop : le compteur d'entrée fonctionne aussi dans la liste d'invités sur Desktop — dans les mêmes conditions (jour du show, liste d'invités verrouillée), une case à cocher apparaît devant chaque entrée, avec la même fenêtre.

Combien sont déjà là ? Le jour du show, le haut de la liste indique pour chaque catégorie combien de places ont déjà été pointées — par ex. Billets : 23 sur 58 pointés, suivi de la même indication pour chaque pass utilisé. Ce sont les places qui comptent, pas les entrées : une entrée avec quatre billets compte pour quatre. Les demandes ouvertes ne sont pas comptées. Le chiffre se met à jour à chaque coche — même hors ligne — et reprend les coches faites sur un autre appareil.

Desktop : le compteur se trouve au-dessus du tableau.

Mobile : le compteur se trouve en haut, sous le titre de la liste — également dans le lien d'entrée sans connexion.

Dans la fenêtre « Combien pointer maintenant ? », tu indiques combien de personnes entrent à cet instant — et non combien sont là au total. Ainsi, au deuxième passage, éventuellement sur un autre appareil, personne n'a besoin de calculer :

Pour chaque catégorie (Billets, Aftershow, Backstage, Photo et une catégorie personnalisée si elle est configurée), l'état s'affiche en haut, par ex. 1 sur 2 pointés. En dessous, tu touches le nombre — seuls les chiffres jusqu'au reste encore ouvert sont proposés, et rien n'est présélectionné. Quand tout est pointé, il est indiqué Tous pointés.

Si une seule catégorie a encore des places ouvertes, un appui sur le chiffre suffit : elle est pointée aussitôt et la fenêtre se ferme. Avec plusieurs catégories, choisis d'abord le nombre dans chacune, puis confirme avec « Pointer ». Un second appui sur le même chiffre annule la sélection.

Si plus de dix places sont ouvertes dans une catégorie, choisis le nombre avec −/+ et confirme avec « Pointer ».

Tu en as pointé trop par erreur ? Avec « −1 » à côté de l'état, tu annules une place de cette catégorie.

Lien de pointage sans connexion : tu peux aussi confier l'entrée à des personnes sans compte J.SHOW. Partage le lien chiffré vers l'événement et active la catégorie liste d'invités à l'intérieur. Ce lien permet à n'importe qui de pointer les invités le jour du show — sans connexion requise.

E-mail groupé

La fonction d'e-mail groupé te permet de contacter tous les invités d'une liste d'invités en une seule fois par e-mail. Cette fonction est disponible sur Desktop sous LISTE D'INVITÉS > E-MAIL À TOUS et n'est visible que pour les utilisateurs Admin, Agence et TM. Le Tourmanagement ne peut l'utiliser que pour les événements de son propre groupe de voyage, sauf si Le Tourmanagement peut modifier tous les événements est coché.

Saisis un sujet et un message. Le texte peut être mis en forme avec gras, italique, souligné et sauts de ligne.

Utilise la variable {NAME} dans le sujet ou le corps du message pour t'adresser automatiquement à chaque destinataire par son nom.

Pièces jointes : Tu peux importer des pièces jointes générales envoyées à tous les destinataires. De plus, des pièces jointes individuelles par destinataire peuvent être importées directement dans le tableau de la liste d'invités.

Les pièces jointes générales restent dans la fenêtre après l'envoi et repartent vers chaque destinataire avec le prochain e-mail groupé. Pour que tu ne passes pas à côté, elles s'affichent en grand et en gras avec un trombone, et la demande de confirmation avant l'envoi les énumère encore une fois (« Pièces jointes générales – envoyées à chaque destinataire »). Ce qui ne doit plus partir, retire-le auparavant avec le ✕ rouge à côté.

Sous le message figurent les destinataires, chacun avec une case à cocher — au départ, toutes sont cochées. Avec Tout sélectionner / Tout désélectionner ou les cases individuelles, tu n'envoies l'e-mail qu'à une partie de la liste d'invités. En dessous, tu vois combien sont sélectionnés, par ex. « 3 sur 12 sélectionnés ».

Clique sur ENVOYER UN E-MAIL TEST pour envoyer un message de test à ta propre adresse.

Clique sur ENVOYER L'E-MAIL À TOUS pour démarrer le processus d'envoi. Si tu n'as pas tout coché, le bouton s'intitule « Envoyer aux 3 sélectionnés » et n'envoie l'e-mail qu'à ces personnes ; si personne n'est sélectionné, il ne peut pas être cliqué. Une barre de progression indique le statut.

L'historique d'envoi affiche tous les e-mails groupés précédents avec la date, le sujet, l'expéditeur, le nombre de destinataires, le nombre d'erreurs et le nombre de pièces jointes. Seuls les invités à qui l'e-mail a été envoyé comptent comme destinataires.

Listes de tâches

Chaque événement dispose de sa propre liste de tâches dédiée. Tu peux créer et gérer des tâches directement au sein de chaque événement — va dans l'encart « Tâches » de l'aperçu de l'événement concerné pour ajouter des tâches, créer des rappels et suivre la progression.

Note : Par défaut, les listes de tâches sont privées au créateur et uniquement disponibles pour les utilisateurs disposant d'un profil enregistré.
Seuls les utilisateurs Admin et Agence peuvent choisir de rendre les tâches visibles à d'autres utilisateurs Admin ou Agence.

Cependant, la visibilité peut également être activée pour les utilisateurs disposant de l'autorisation Tourmanagement sous PARAMÈTRES > AUTORISATIONS, en cochant : « Le TM peut voir et modifier les tâches des personnes ayant les droits Admin ou Agence »

Avec cette case cochée, le Tourmanagement voit les tâches générales sur chaque événement qu'il peut ouvrir et peut les y cocher. En revanche, il ne peut les créer, les modifier et les supprimer, ajouter des responsables et définir qui est notifié que sur les événements qu'il a le droit de modifier : ceux de son propre groupe de voyage, ou tous si « Le Tourmanagement peut modifier tous les événements » est coché. Sur les autres événements, le crayon et le choix de rendre une tâche visible pour Admin, Agence et Tourmanagement n'apparaissent pas ; tu peux toujours y créer tes propres tâches, visibles uniquement pour toi.

Ajouter des tâches à un événement

Pour ajouter des tâches dans l'aperçu de l'événement :

Sélectionne l'événement concerné dans la liste des événements sous ÉVÉNEMENTS > APERÇU.

Clique sur l'icône à l'intérieur de l'encart Tâches.

Choisis si la tâche doit être «visible pour Admin et Agence» ou «visible uniquement pour toi».

Note : Sans autorisations Admin ou Agence, cette option n'est pas visible, car tu ne peux créer de tâches que pour toi-même.

Saisis ta tâche dans le champ Qu'y a-t-il à faire ? et, en option, choisis une échéance.

Échéance

Une fois la tâche en retard, elle sera mise en évidence en rouge à la fois dans ton tableau de bord et dans les encarts Tâches de l'aperçu de l'événement. Une apparaîtra également à côté de l'événement dans la liste des événements.

Rappel

Pour ajouter un rappel personnalisé à tes tâches :

Dans la fenêtre « Tâches », clique sur AJOUTER sous « Rappel par Notification par e-mail & Entrée de calendrier ».
Une fenêtre « Tâches Notification par e-mail & Entrée de calendrier » apparaît.

Clique sur AJOUTER UNE PERSONNE et sélectionne la ou les personnes à notifier dans la liste. Cela fera également apparaître le rappel dans le calendrier auquel chaque personne est abonnée.

Ensuite, en option, fixe une échéance pour chaque tâche et ajoute autant de rappels avant et après que nécessaire (par exemple 20 jours avant, 7 jours avant, 2 jours avant, 3 jours après, etc.).
À partir du jour du rappel, J.SHOW l'envoie chaque jour jusqu'à ce que la tâche soit faite.

Toutes les tâches à échéance d'une personne arrivent dans un seul e-mail quotidien. Si une tâche a plusieurs rappels, elle n'y apparaît tout de même qu'une fois.

Pour marquer une tâche comme terminée, coche la case à côté de la tâche dans l'encart Tâches de l'aperçu de l'événement.

Pour modifier une tâche, clique sur l'icône à côté de la tâche dans l'encart Tâches de l'aperçu de l'événement.

Pour supprimer l'échéance d'une tâche, clique sur le à côté de l'échéance à l'intérieur de la fenêtre de la tâche concernée.

Pour « notifier » une personne précise une fois la tâche terminée, clique sur AJOUTER et sélectionne la personne concernée dans la liste.

Personnes responsables

Une tâche peut être attribuée à une ou plusieurs personnes responsables. On voit ainsi d'un coup d'œil qui s'occupe de quoi — et la personne en est informée sans que tu aies à lui écrire séparément.

Ouvre la fenêtre « Tâches » (tâche nouvelle ou existante) et saisis un nom dans le champ « Responsable », juste sous l'échéance. Les personnes correspondantes te sont proposées ; un clic les ajoute. Tu peux ajouter autant de personnes que tu veux et les retirer avec la ✕ sur leur étiquette.

Desktop : dans la fenêtre Tâches de l'aperçu de l'événement et dans la vue focus.

Mobile et plateforme App : dans le formulaire des tâches de la vue mobile de l'événement.

Tableau de bord : les tâches d'un tableau de bord et de ses champs ont elles aussi le champ « Responsable ».

Qui peut attribuer : sur un événement, toutes les personnes qui gèrent les tâches générales — Admin, Agence et, si c'est activé sous PARAMÈTRES > AUTORISATIONS, Tourmanagement, ce dernier uniquement sur les événements qu'il a le droit de modifier. Sur un tableau de bord, toutes les personnes ayant le droit d'écriture.
À qui on peut attribuer : à toutes les personnes autorisées à voir l'événement ou le tableau de bord — sauf Guest. Une tâche « visible uniquement pour toi » ne peut être attribuée à personne.

Les responsables voient la tâche même si leur niveau de permission n'affiche normalement pas les tâches générales, et ils peuvent la cocher. La modification et la suppression restent réservées à ceux qui le pouvaient déjà. Dans chaque liste, une ligne en gras Responsable : avec les noms apparaît sous le texte et l'échéance — ton propre nom est mis en couleur. Si tu attribues la tâche à quelqu'un qui ne la verrait pas autrement, la mention « visible aussi pour : » avec les noms concernés apparaît sous le choix de visibilité.

Ce que reçoit la personne responsable :

• immédiatement, une entrée « Tâche attribuée » dans le Centre de notifications (onglet NOTIFICATIONS)
• un e-mail et un push de l'app — regroupés : qui reçoit plusieurs tâches coup sur coup obtient un seul message dès que rien de nouveau n'arrive pendant environ dix minutes. Les tâches y sont classées par événement ou par tableau de bord.
• si une échéance est définie, la tâche figure aussi dans l'onglet TÂCHES du Centre de notifications.

Si tu t'attribues toi-même la tâche, personne n'est notifié. La personne qui attribue est automatiquement ajoutée sous « Notifier quand la tâche est terminée » et apprend ainsi quand la tâche a été cochée (uniquement avec un profil personnel).

Note : l'e-mail et le push d'attribution suivent les mêmes interrupteurs personnels que les rappels d'échéance (« à l'approche de l'échéance d'une tâche », voir Modifier ton profil). L'entrée dans le Centre de notifications est toujours créée.

Tableau de bord : dans la zone « À faire dans les événements », tu peux basculer entre « tout afficher » · « qui me sont attribuées ». Le filtre apparaît dès qu'au moins une tâche ouverte t'est attribuée et que tu vois de toute façon les tâches générales.

Créer des modèles de tâches

Avec les modèles de tâches, tu peux créer des listes de tâches entièrement structurées — avec échéances et rappels personnalisés — et les appliquer instantanément à n'importe quel événement. Comme de nombreuses tâches se répètent d'un show à l'autre et changent rarement, cette fonction te permet de réutiliser ton flux de travail standard avec facilité, en garantissant que chaque étape est couverte et que chaque personne responsable reste notifiée — à chaque fois.

Pour ajouter des tâches à l'encart « Tâches » du modèle :

Va dans MODÈLES > APERÇU.

Sélectionne le modèle général concerné ou crées-en un nouveau en cliquant sur + NOUVEAU MODÈLE.

Clique sur l'icône à l'intérieur de l'encart Tâches.
Une fenêtre « Tâches » apparaît.

Choisis si la tâche sera «visible pour Admin et Agence» ou «visible uniquement pour toi» (cette option n'est disponible que pour Admin / Agence / Tourmanagement avec autorisation).

Nomme la tâche dans le champ Qu'y a-t-il à faire ?.

Définis une échéance en indiquant combien de jours avant ou après l'événement cette tâche doit être terminée.

Pour envoyer des rappels par e-mail, clique sur AJOUTER sous « Rappel par Notification par e-mail & Entrée de calendrier ».
Une fenêtre « Tâches Notification par e-mail & Entrée de calendrier » apparaît.

Clique sur AJOUTER UNE PERSONNE et sélectionne la ou les personnes à notifier dans la liste.
Ensuite, fixe une échéance pour chaque tâche et ajoute autant de rappels avant et après que nécessaire.

Clique sur ENREGISTRER pour revenir à la fenêtre « Tâches ».

Pour notifier des personnes précises lorsque la tâche est terminée, clique sur AJOUTER sous «Notifier quand la tâche est terminée».

Clique sur ENREGISTRER pour terminer.

Responsables dans les modèles : dans la fenêtre « Tâches » d'un modèle aussi, tu peux saisir des personnes dans le champ « Responsable », sous l'échéance. Personne n'est notifié dans le modèle lui-même — la notification ne part que lorsque le modèle est appliqué à un événement. En copiant ou en dupliquant un événement, les responsables sont également repris.

Appliquer des modèles de tâches

Pour appliquer un modèle de tâches aux événements concernés, tu as deux options :

➀ Va dans MODÈLES > APERÇU > choisis un modèle d'aperçu d'événement > clique sur APPLIQUER AUX ÉVÉNEMENTS.

Coche « Tâches » pour appliquer cette catégorie (et toute autre) aux événements concernés.

Clique sur SÉLECTIONNER LES ÉVÉNEMENTS.

Coche tous les événements concernés dans la liste des événements.

Clique sur APPLIQUER LE MODÈLE AUX ÉVÉNEMENTS SÉLECTIONNÉS.

➁ Va dans ÉVÉNEMENTS > choisis l'événement concerné dans la liste des événements.

Va dans APERÇU > MODÈLE.

Choisis le modèle d'aperçu d'événement qui contient la liste de tâches que tu souhaites appliquer à cet événement.

Coche « Tâches » pour appliquer cette catégorie (et toute autre) à l'événement.

Clique sur APPLIQUER pour terminer.

Notes privées

Les notes privées ne sont disponibles que pour les utilisateurs disposant d'un profil enregistré.
Si tu es connecté via un compte agence (sans profil personnel), tout texte saisi dans l'encart Note privée (dans l'aperçu de l'événement) sera visible par tous les collaborateurs de l'agence — puisqu'il n'y a pas d'utilisateur individuel auquel associer la confidentialité.

Note pour l'agence

Si la plateforme artiste appartient à une agence et que tu es connecté avec ton propre profil, dont l'adresse e-mail dispose aussi d'un accès collaborateur à l'agence, la fenêtre Note privée affiche deux champs :

• en haut, le champ visible uniquement pour toi — ta note privée, que personne d'autre ne voit,
• en dessous, le champ visible pour tous les collaborateurs de l'agence — une note commune que tous les collaborateurs de l'agence voient sur cet événement.

Les deux textes apparaissent ensuite l'un sous l'autre dans l'encart Note privée. Les personnes qui travaillent uniquement sur la plateforme artiste et n'ont pas accès à l'agence ne voient pas la note commune.
Si tu ouvres l'événement depuis la plateforme agence et que tu n'as pas de profil propre sur la plateforme artiste, seul le champ commun est disponible. Si tu y as un profil propre avec la même adresse e-mail que ton accès collaborateur (ou si tu es propriétaire de l'agence), tu es aussi connecté avec ce profil en venant de la plateforme agence et tu vois les deux champs.

Ajouter des notes privées

Pour ajouter une note privée dans un événement :

Va dans ÉVÉNEMENTS > sélectionne l'événement concerné dans la liste des événements > APERÇU

Clique sur l'icône à l'intérieur de l'encart Note privée.

Tu peux maintenant ajouter ta note personnelle — visible uniquement par toi (si tu es connecté via ton propre profil enregistré).

Note : Pour les options de mise en forme, reporte-toi à la section Mise en forme d'une zone de texte.

Song Pools et Setlists

Créer la Setlist parfaite n'a jamais été aussi simple.
Avec J.SHOW, tu peux sans effort regrouper tes morceaux, glisser-déposer tes favoris et constituer en quelques clics des Setlists prêtes pour le show.

Note : La case Setlist dans une « Vue d'ensemble de l'événement » n'est disponible que pour les événements qui ont lieu les jours de show. Elle n'apparaît pas pour les jours sans représentation tels que les jours de voyage, de montage, de démontage ou de repos.

Créer un Song Pool

Commence par ajouter les « champs personnalisés » qui t'importent lorsque tu saisis des morceaux dans ton Song Pool. Ces étiquettes spécialisées aident ta crew à se préparer pour tous les éléments propres au show.

• Crée un champ tel que « Ambiance lumière » pour donner aux techniciens lumière des indications spécifiques par morceau.
• Ajoute un champ « BPM » pour indiquer le tempo ou la vitesse aux musiciens.

Pour ajouter des champs personnalisés :

Va dans MODÈLES > SETLIST.

Clique sur le + dans la case Champs personnalisés.

Alternative : Dans un événement spécifique, clique sur l'icône dans la case « Setlist », puis clique sur l'icône dans la case Champs personnalisés de la fenêtre « Modifier la Setlist ».

Une fenêtre « Créer un champ » apparaîtra.

Saisis une Désignation (par ex. « BPM », « Ambiance lumière ») et clique sur ENREGISTRER.
Ton nouveau champ sera désormais disponible dans la fenêtre « Créer un song », ainsi que dans les modèles de mise en forme.

Crée ensuite un Song Pool pour ta plateforme artiste, à utiliser dans tous les modèles de Setlist.

Pour ajouter des entrées à la base de données des morceaux :

Va dans MODÈLES > SETLIST.

Clique sur le + dans la case Songs.

Alternative : Dans un événement spécifique, clique sur l'icône dans la case « Setlist », puis clique sur l'icône dans la case Songs de la fenêtre « Modifier la Setlist ».

Une fenêtre « Créer un song » apparaîtra avec des champs standard (Titre, Durée, Numéro d'œuvre, Compositeur, Note) ainsi que toutes les catégories personnalisées ajoutées.

Si les champs GEMA sont activés sous PARAMÈTRES > PLATEFORME, la fenêtre du morceau comporte une section GEMA. Tu peux y saisir, sous « Titre pour la GEMA », un titre différent — par exemple le titre d'œuvre déclaré, si le morceau porte un autre nom en interne. Les deux exports GEMA utilisent alors ce titre ; la setlist, l'impression et le CSV gardent le titre du morceau. Si le champ reste vide, c'est le titre du morceau qui s'applique.

Renseigne toutes les informations pertinentes et clique sur ENREGISTRER.

Répète ces étapes pour constituer ton Song Pool complet.

Ajouter d'autres segments de show

Tu peux également ajouter des annonces, des cues ou tout segment de show particulier — comme un texte d'introduction, un intermède dansé ou un court-métrage. Si ces éléments incluent une durée, ils seront pris en compte dans la Durée totale du spectacle en bas de ta Setlist.

Pour ajouter un segment de show au Pool :

Va dans MODÈLES > SETLIST.
Clique sur l'icône + dans la case Annonce / Note.
Alternative : Dans un événement spécifique, clique sur l'icône dans la case « Setlist », puis clique sur l'icône dans la case Annonce / Note de la fenêtre « Modifier la Setlist ».

Une fenêtre « Créer une annonce / note » apparaîtra.
Saisis une Désignation (par ex. « Annonce », « Pause »).
Saisis ensuite la durée, le texte de la note ou tout champ personnalisé pertinent, et clique sur ENREGISTRER.
Le nouveau segment apparaîtra désormais dans la case Annonce / Note.

Construire et personnaliser une Setlist

Pour créer une Setlist pour un show :

Sélectionne l'événement concerné dans la liste des événements sous ÉVÉNEMENTS > APERÇU.

Clique sur l'icône dans la case Setlist.
Une fenêtre « Modifier la Setlist » apparaîtra.

Tu peux soit (1) ajouter manuellement des morceaux et des annonces / segments de show depuis le Song Pool, soit
(2) cliquer sur COPIER DEPUIS LE MODÈLE pour appliquer un modèle de Setlist enregistré à l'événement.
Les modifications sont enregistrées automatiquement.

Pour ajouter manuellement des morceaux et des annonces / segments de show depuis le pool :

Clique sur l'icône à côté du morceau souhaité pour l'ajouter à la case Setlist.

Ou : attrape l'icône et fais un glisser-déposer jusqu'à l'endroit exact que tu souhaites dans la Setlist — l'entrée se place pile là, et plus seulement à la fin. Glisse près du bord supérieur ou inférieur et la liste défile automatiquement.

Utilise pour modifier l'ordre des morceaux.
Utilise pour supprimer un morceau.

Pour enregistrer cette Setlist en vue d'une utilisation ultérieure, clique sur ENREGISTRER COMME MODÈLE.

Note : Les Setlists peuvent également être créées et modifiées sur appareils mobiles.

Marquer une Setlist comme « provisoire »

Si tu as déjà saisi une Setlist mais qu'elle n'est pas encore figée, tu peux la signaler comme étant en cours — tout comme le Schedule.

Dans la fenêtre « Modifier la Setlist », coche provisoire.

Un badge provisoire apparaît alors juste à côté du titre de la Setlist dans l'aperçu d'événement, pour que chacun sache que la Setlist est encore en cours d'élaboration. Décoche-le dès que la Setlist est finale, et le badge disparaît.

Qui peut le définir : Admin, Agence, Tourmanagement et Artist peuvent à la fois définir et voir le marqueur, aussi bien sur Desktop que sur mobile.

Tu peux également créer un modèle de Setlist sous MODÈLES > SETLIST > + CRÉER UNE SETLIST, et suivre les étapes ci-dessus.

J.SHOW demande confirmation avant de supprimer. Pour un titre, la question nomme aussi la conséquence : un titre supprimé disparaît de toutes les setlists où il figure. Si un titre est retiré d'une setlist, la crew est prévenue — comme lors d'un ajout ou d'un changement d'ordre.

Appliquer une Setlist

Pour appliquer un modèle de Setlist, tu as deux options.

➀ Appliquer un modèle à plusieurs shows

Va dans MODÈLES > SETLIST > choisis la « Setlist » concernée dans le menu > APPLIQUER AUX ÉVÉNEMENTS

Coche tous les événements concernés auxquels tu souhaites appliquer la Setlist dans la liste des événements.

Clique sur APPLIQUER LE MODÈLE AUX ÉVÉNEMENTS SÉLECTIONNÉS

➁ Appliquer un modèle depuis l'intérieur d'un show

Va dans ÉVÉNEMENTS > choisis l'événement concerné dans la liste des événements > APERÇU

Clique sur l'icône dans la case Setlist.

Clique sur COPIER DEPUIS LE MODÈLE.

Choisis quel modèle de Setlist tu souhaites appliquer à l'événement en question.
Les modifications seront appliquées automatiquement.

Mise en forme des modèles & impressions

Tu peux personnaliser et imprimer des Setlists adaptées à différentes fonctions (par ex. techniciens lumière, musiciens, ingénieurs retours, techniciens son) en utilisant des modèles de mise en forme dans la fenêtre « Modifier la Setlist ». Ces modèles te permettent de définir quels champs sont affichés pour chaque fonction ou équipe.

Va dans MODÈLES > SETLIST.

Clique sur l'icône + dans la case Modèles de mise en forme.

Alternative : Dans un événement spécifique, clique sur l'icône dans la case « Setlist », puis clique sur l'icône dans la case Modèles de mise en forme de la fenêtre « Modifier la Setlist ».

Une fenêtre « Créer un modèle de mise en forme » apparaîtra.

Saisis une Désignation, telle que « Musiciens » ou « Techniciens lumière », puis clique sur CRÉER.
La fenêtre « Modifier le modèle de mise en forme » apparaîtra.

Sélectionne les champs à inclure dans l'impression depuis la liste Ajouter des champs (par ex. Titre, Durée, Compositeur, etc.) et organise-les dans l'ordre souhaité par glisser-déposer. Affine ensuite la mise en page avec les options ci-dessous. Les modifications sont enregistrées automatiquement.

Général : afficher les noms des champs, inclure la durée totale de jeu, Alignement (centré, à gauche, à droite) et Bordure (aucune, toutes, horizontale, verticale).

Type : choisis la Police et la Taille de police pour les morceaux. Pour les annonces et les notes, tu peux définir une taille distincte via Taille de police annonce / note (ou la laisser sur « comme les songs »). Avec Taille de police auto (une page), J.SHOW réduit automatiquement la taille du texte pour que toute la Setlist tienne sur une seule page.

En-tête : avec Imprimer le logo de l'artiste, ton logo apparaît en haut de la page. Utilise En-tête sur chaque page pour répéter l'en-tête sur chaque page d'une Setlist sur plusieurs pages. Sous Infos d'en-tête, tu choisis individuellement quels détails (date, type, salle, nom du show) apparaissent dans l'en-tête, et tu les organises par glisser-déposer.

Pour imprimer, clique sur l'icône à côté du modèle de mise en forme.

Note : Si tu souhaites modifier ou supprimer un modèle de mise en forme de la liste, clique sur l'icône à côté du modèle de mise en forme en question, modifie les informations souhaitées ou clique sur SUPPRIMER.

Pour prévisualiser une impression de Setlist en utilisant un modèle de mise en forme personnalisé :

Va dans MODÈLES > SETLIST > choisis la « Setlist » concernée dans le menu > APERÇU Une fenêtre « Aperçu » apparaîtra.

Navigue dans le menu déroulant des modèles de mise en forme dans le coin supérieur droit pour voir l'aperçu.

Pour imprimer une Setlist en utilisant un modèle de mise en forme personnalisé :

Va dans MODÈLES > SETLIST > choisis la « Setlist » concernée dans le menu > PDF

Choisis le modèle de mise en forme souhaité dans la liste.
Un fichier PDF sera généré dans une nouvelle fenêtre.

Les modèles de mise en forme te permettent de contrôler exactement quels champs sont affichés lors de l'impression ou de l'export d'une Setlist.
Par exemple, si tu crées une Setlist pour l'artiste, tu peux personnaliser le modèle pour n'inclure que les informations les plus pertinentes pour lui.
Cela garantit que chaque export PDF ou CSV contient les bons détails pour la bonne personne ou la bonne fonction.

Pour personnaliser un modèle de mise en forme pour une impression PDF ou CSV :

Va dans la vue d'ensemble de l'événement correspondante > clique sur l'icône dans la case « Setlist »
Une fenêtre « Modifier la Setlist » apparaîtra.

Clique sur l'icône à côté du modèle de mise en forme que tu souhaites personnaliser.
Une fenêtre « Modifier le modèle de mise en forme » s'ouvrira.

Choisis les champs et les informations à inclure sous « Ajouter des champs : »
Pour exclure des champs, clique sur à côté des éléments que tu souhaites supprimer.

Tu peux également ajuster l'alignement, les bordures, la taille de police et d'autres paramètres de mise en page.

Pour imprimer un modèle de mise en forme en PDF ou CSV :

Va dans la vue d'ensemble de l'événement correspondante > clique sur l'icône dans la case « Setlist »
La fenêtre « Modifier la Setlist » apparaîtra.

Clique soit sur CSV, soit sur à côté du modèle de mise en forme concerné.
L'impression s'ouvrira dans un onglet séparé.

Fonctionnalités supplémentaires

Ce chapitre couvre une série de fonctionnalités et d'outils supplémentaires disponibles sur la plateforme artiste.

Clause de rayon

Si une salle et/ou un organisateur impose une clause de rayon pour éviter les événements concurrents,
voici comment vérifier si tes autres événements respectent les limites stipulées :

Va dans ÉVÉNEMENTS > sélectionne l'événement concerné dans la liste des événements > PARAMÈTRES > localise la case « Clause de rayon ».

Tu verras trois options :

• Inactive — Aucune clause de rayon n'est en place pour cet événement.
• Actif — La clause de rayon est en vigueur. Une fois sélectionnée, tu peux saisir :
  • Le rayon (à vol d'oiseau) en km ou en miles
  • Protection du — date à partir de laquelle la clause de rayon s'applique
  • Protection jusqu'au — date jusqu'à laquelle la clause de rayon s'applique
• Ignorer pour les autres événements — Utilise ce paramètre si cet événement viole techniquement la clause de rayon mais doit être exempté (par ex. show privé, exception interne).

Note : Les événements qui ne sont pas des dates de show seront automatiquement ignorés.

Note : Une fois la clause de rayon active, tu seras immédiatement averti si un autre événement viole ses conditions.
Un avertissement apparaîtra également à l'intérieur de l'événement spécifique qui viole la clause de rayon, signalant le conflit directement dans la vue d'ensemble de l'événement.
De plus, tout événement en infraction affichera un point d'exclamation rouge à côté de lui dans la liste des événements

Admin et Agence peuvent masquer un conflit individuel dans l'avertissement avec ignorer.

Protection des annonces

En plus de protéger la clause contre les représentations concurrentes, tu peux activer une protection des annonces distincte. Elle empêche les shows déjà annoncés de ton propre environnement d'entrer en conflit avec le show protégé pendant une certaine période — même si les shows eux-mêmes se situent en dehors de la fenêtre de protection habituelle.

Dans le champ « Clause de rayon » (lorsque la clause de rayon est active), active la case Protéger aussi les annonces.
Renseigne ensuite les deux champs de date :

• Protection des annonces à partir du — date à partir de laquelle aucune annonce concurrente ne doit être autorisée (par défaut : début de la fenêtre de protection habituelle)
• Protection des annonces jusqu'au — jusqu'à quand la protection des annonces s'applique (par défaut : date du show)

Les violations de la protection des annonces sont signalées dans la vue d'ensemble de l'événement et dans la liste des événements avec la mention (Annonce), afin que tu puisses distinguer en un coup d'œil les conflits de représentation et d'annonce.

Pour une vue d'ensemble visuelle de tous les shows et des violations possibles :
Va dans ÉVÉNEMENTS > CARTE > recherche le champ « Clause de rayon ».
Les marqueurs affichés en rouge indiquent des violations. La superposition de la carte affiche la clause de rayon sous forme de texte fluide lisible avec des dates concrètes — par exemple : « Dans un rayon de 150 km aucun événement du 30.03.26 au 02.05.26 et aucune annonce du 30.03.26 au 05.05.26 ».

Avec le vérificateur de clause de rayon, tu peux également vérifier dans l'autre sens : saisis une ville, une date de show et, en option, ta propre date d'annonce pour voir si des shows existants avec une clause de rayon active couvriraient cette combinaison. Le rayon et les périodes sont lus depuis les paramètres de clause de rayon existants des shows respectifs. L'infobulle au-dessus des correspondances se met à jour dynamiquement en fonction des dates que tu as saisies.

Note plateforme : La configuration complète de la protection des annonces et le vérificateur de clause de rayon sont disponibles sur la plateforme artiste sur Desktop. La version mobile Artiste, la plateforme agence et la plateforme App affichent les nouveaux libellés (« Protection du » / « Protection jusqu'au ») — la configuration détaillée de la protection des annonces se fait sur Desktop dans la plateforme artiste.

Annonces & shows à venir

Ne laisse pas la lumière des projecteurs se perdre !
Avec la fonctionnalité annonces / shows à venir, tu peux rappeler aux artistes de promouvoir les futurs concerts dans la région pendant qu'ils sont sur scène pour cet événement.

Pour ajouter des événements à venir à la case « Annonces / shows à venir » :

Va dans ÉVÉNEMENTS > sélectionne l'événement concerné.

Clique sur l'icône dans la case « Annonces / shows à venir ».
Une fenêtre « Annonces / shows à venir » apparaîtra.

Coche la case « Afficher automatiquement les événements publics ».

Définis la période et le rayon dans lesquels les événements à venir doivent être affichés.

En option, ajoute une annonce personnalisée dans la zone de texte et mets-la en forme comme expliqué dans la section Mise en forme.

Clique sur ENREGISTRER pour terminer.
Tous les événements correspondant aux critères sélectionnés — accompagnés de toute annonce personnalisée — apparaîtront désormais dans la case « Annonces / shows à venir » pour que l'artiste puisse les voir.

Note : Seuls les événements déjà publics seront affichés.

Préréglage pour les nouveaux événements :

Sous PARAMÈTRES > AUTORISATIONS, dans l'encart « Annonces / shows à venir », coche « activer automatiquement pour les nouveaux événements et afficher automatiquement les événements publics qui ont lieu dans les … mois suivants dans un rayon de … km » et saisis les mois et le rayon. Chaque modification est enregistrée aussitôt.

Chaque événement créé à partir de là reprend ces valeurs — y compris via l'assistant IA, l'import ou un tableau de disponibilités. Les événements existants restent inchangés ; un événement dupliqué reprend le réglage de son original. Pour les types d'événements sans show (par ex. Répétition, Voyage), la case « Annonces / shows à venir » n'apparaît de toute façon pas sur l'événement.

Note : le préréglage peut être modifié par Admin et Agence.

Pour supprimer un événement de la case « Annonces / shows à venir » :

Clique sur le à côté de l'événement.
Il sera déplacé vers la section « Événements masqués », accessible via l'icône dans la case « Annonces / shows à venir ».

Pour le réafficher, clique sur le à côté de l'événement masqué.
Il sera alors de nouveau affiché dans la case « Annonces / shows à venir ».

Pass tournée

Pour créer un Pass tournée numérique pour les membres de ta crew :

Va dans PARAMÈTRES > PASS TOURNÉE et coche « utiliser le pass » dans la case « Général ».
Tu peux soit utiliser l'image de fond par défaut, soit importer la tienne dans la case « Importer un nouveau fond » en sélectionnant un fichier (max. 5 Mo) et en cliquant sur IMPORTER pour terminer.
Dans la case « Présentation », tu peux configurer l'apparence du pass tournée :

• Afficher le logo
• Inverser le logo
• Ajuster la position du logo (depuis le haut)
• Définir la position du nom (depuis le bas ; le nom est basé sur le profil de l'utilisateur)
• Activer le sceau d'authenticité par défaut et ajuster sa position

Dans la case « Sceau personnalisé », tu peux importer un sceau personnalisé au format .gif.
Clique sur IMPORTER pour terminer.

Note : Admin, Agence et Tourmanagement peuvent importer ou supprimer un sceau personnalisé — comme tous les autres paramètres du pass tournée. Tu retires un sceau existant avec Supprimer le sceau.

Note : Toutes les modifications seront automatiquement affichées dans la fenêtre d'aperçu.

Note : Une fois qu'un pass tournée est utilisé, l'icône AAA (All Areas Access) est toujours affichée dans l'application pour un accès facile — même en mode hors ligne.

Intégrer les dates de show sur le site web

En quelques clics, tu peux intégrer de manière fluide toutes tes dates de tournée publiques de J.SHOW dans ton site web artiste et/ou agence personnel.
Que tu présentes des dates de tournée, fasses la promotion de créneaux de festivals ou listes les shows à venir, J.SHOW génère un code intégrable qui maintient ton site à jour en temps réel — aucun travail supplémentaire requis.

Sans effort. Automatique. Toujours à jour.

Note : Si la licence de ta plateforme a expiré (résiliée ou période d'essai terminée, y compris via l'agence), la liste des événements intégrée reste vide. Après la prolongation, elle se remplit de nouveau d'elle-même.

Pour activer la fonctionnalité « Liste des événements pour le site web » dans la vue d'ensemble de l'événement :

Va dans PARAMÈTRES > INTÉGRATIONS > ÉVÉNEMENTS POUR LE SITE WEB et coche la case utiliser dans la section « Liste des événements pour le site web ». Admin et Agence voient ce point de menu ; PRO n'est pas nécessaire.

Note : Une fois cette option activée, la case « Liste des événements pour le site web » sera disponible dans la vue d'ensemble de l'événement pour des ajustements individuels.

Choisis ensuite si tu souhaites l'affichage complet (Pays – Ville – Salle/Titre*) ou une version minimale (Ville / Titre*).
(*Le titre n'apparaîtra que lorsque l'option « utiliser à la place de ville / salle » (à côté du champ du titre) est activée dans la case Informations de base de l'événement.)

En option, active la case Afficher l'en-tête de tournée. Lorsqu'elle est active, les noms des tournées apparaissent comme titres de section entre les blocs d'événements respectifs dans la liste des événements intégrée au site web — les visiteurs voient par ex. « Spring Tour 2026 » comme titre, avec les événements associés regroupés en dessous.

Tu trouveras également le bouton « Instructions d'installation » — un guide simple en 3 étapes pour intégrer la fonctionnalité sur ton site :

➀ Colle le code fourni à l'endroit où tu souhaites que les dates de tournée apparaissent sur ton site web.
➁ Colle le second extrait de code dans la section <head> de ton site.
➂ (Optionnel) Personnalise le code de l'étape 2 pour qu'il corresponde au style de ton site.

Confidentialité pour ton site web :

Le guide s'ouvre avec le bouton « Instructions d'installation ». Sous les trois étapes, la même fenêtre contient la section « Confidentialité ». Elle décrit ce que fait techniquement la liste des événements intégrée lorsque quelqu'un ouvre ton site : elle charge deux fichiers depuis ton adresse J.SHOW, ne dépose aucun cookie et n'enregistre rien dans le navigateur de tes visiteurs. Seules sont traitées les informations que transmet toute requête de page (notamment adresse IP, heure, navigateur et langue configurée), sur des serveurs situés en Allemagne. Les liens de billetterie ne transmettent quelque chose au vendeur de billets qu'au moment où un visiteur clique dessus.

En dessous, tu trouves le « Modèle pour ta politique de confidentialité » : un texte prêt à l'emploi dans lequel l'adresse de ta plateforme est déjà insérée. Clique dans le champ de texte pour sélectionner tout le texte, copie-le et colle-le dans la politique de confidentialité de ton site. « Politique de confidentialité de J.SHOW » te mène à notre propre politique de confidentialité.

Modifier l'affichage du site web par événement :

Va dans ÉVÉNEMENTS > sélectionne l'événement concerné dans la liste.
Clique sur l'icône dans la case « Liste des événements pour le site web ».
Une fenêtre « Liste des événements pour le site web » s'ouvrira, affichant la date et le jour de la semaine en haut.

Ajoute jusqu'à trois liens billetterie (Nom + URL) et indique si certains sont complets.
Seule une adresse web complète est enregistrée. J.SHOW complète lui-même une adresse sans https:// ; tout le reste (par exemple une phrase ou « guichet ») est refusé par le formulaire avec un message.
Ajoute jusqu'à deux premières parties.
Choisis de Publier maintenant, de Publier à la date et l'heure suivantes, ou de marquer l'événement comme Non public.

Note : Les options Publier maintenant, Publier à une date future et Non public sont directement liées aux choix effectués dans la case Informations de base de l'événement, c.-à-d. Annoncé, TBA et Non public.

Clique sur APERÇU (NON FORMATÉ) en bas à gauche pour vérifier.
Clique sur ENREGISTRER pour confirmer et fermer la fenêtre.

Note : La case « Liste des événements pour le site web » n'apparaîtra que pour les événements qui sont de véritables shows. Les autres types d'événements (par ex. répétition, jour de voyage) ne seront pas affichés sur le site web.

Note : Si la fonctionnalité + JOUR a été utilisée dans la fenêtre « Informations de base » (par ex. pour un festival), toute la période du festival sera initialement publiée pour les dates de tournée sur ton site web.
Cependant, si tu as sélectionné une date d'événement spécifique dans la fenêtre « Informations de base » et que tu souhaites ensuite n'afficher que le jour de représentation effectif, tu peux désormais utiliser le bouton RÉINITIALISER LA PÉRIODE dans la fenêtre « Liste des événements pour le site web » pour la mettre à jour en conséquence.

Publication automatique des événements TBA

Si tu règles un événement sur Publier à la date et l'heure suivantes, il passera automatiquement en ligne dès que ce moment sera atteint dans le fuseau horaire de l'événement. Tu n'as plus besoin de basculer manuellement l'événement sur publié — J.SHOW vérifie toutes les 5 minutes et libère les événements échus de lui-même.

Ne plus afficher à partir de

Dans la fenêtre « Liste des événements pour le site web », tu trouveras un champ Ne plus afficher à partir de : avec date et heure. Une fois ce moment atteint dans le fuseau horaire de l'événement, l'intégration sur le site web masquera automatiquement l'événement.

Note : Les événements passés sont de toute façon masqués automatiquement — ce champ n'est à remplir que si un événement doit disparaître avant le jour du show.

Surcharges d'affichage par événement

Parfois, l'intégration sur le site web doit afficher quelque chose de différent de l'enregistrement maître — un déplacement, un autre nom de promoteur, une URL spéciale. Dans la fenêtre « Liste des événements pour le site web », tu peux désormais surcharger ces valeurs par événement, sans toucher à l'enregistrement maître :

Salle — Pays, ville et nom peuvent être surchargés par événement. Le pays est désormais un menu déroulant avec codes ISO.
Partenaire — Nom et site web peuvent être surchargés par événement.
Reporté / Déplacé — deux indicateurs que tu peux activer manuellement chaque fois qu'un événement a été déplacé à une autre date ou dans une autre salle.

Clique sur l'icône à côté de la valeur concernée pour faire apparaître les champs de saisie, modifie la valeur et clique sur ENREGISTRER. Une icône réinitialise une surcharge à la valeur de l'enregistrement maître.

Note : Ces surcharges par événement n'affectent que l'intégration sur le site web et l'API. Les enregistrements maîtres des salles et partenaires restent inchangés. Disponible sur la version desktop.

Partager des événements entre plateformes

Avec J.SHOW, tu peux facilement partager autant (ou aussi peu) de détails que nécessaire concernant des événements spécifiques entre différentes plateformes artistes.
Tu peux même générer un lien partageable pour donner accès à des parties externes qui ne font pas partie de la plateforme.
Que tu coordonnes plusieurs artistes ou que tu donnes accès à l'équipe technique d'une salle aux dernières spécifications, J.SHOW garde les choses simples, sécurisées et fluides.

Pour partager / intégrer un événement spécifique dans une autre plateforme artiste J.SHOW (en tant que première partie) :

Va dans ÉVÉNEMENTS > choisis l'événement concerné dans la liste des événements > APERÇU > PARTAGER.
Une fenêtre « Partager » apparaîtra.

Clique sur + AJOUTER UNE PLATEFORME DE PREMIÈRE PARTIE / FEATURE.
Une fenêtre « Partager l'événement avec la plateforme de la première partie / feature » apparaîtra.

Saisis le domaine J.SHOW de la plateforme artiste avec laquelle tu souhaites partager l'événement.
Sélectionne les catégories d'informations que tu souhaites partager.

Clique sur pour terminer.
Tu seras redirigé vers la fenêtre « Partager ».

Clique à nouveau sur pour finaliser.
L'événement apparaîtra désormais dans la liste des événements de l'autre plateforme artiste, avec tous les détails sélectionnés.

Une fois que la plateforme A a partagé un événement avec la plateforme B :

La plateforme B recevra une notification dans la liste des événements indiquant : « Cette plateforme a reçu l'accès aux événements d'une autre plateforme. Ils apparaissent dans cette liste et sont marqués d'un symbole +. Clique sur l'un de ces événements pour l'ajouter à ta plateforme. »

Une fois que la plateforme B clique sur l'un de ces événements, le symbole + disparaîtra et le titre de l'événement inclura « SUPRT » suivi du nom de la plateforme A.
La plateforme B peut désormais ajouter de manière indépendante son propre groupe de voyage, ses plannings et ses notes à l'intérieur de l'événement partagé. Elle ne verra que les catégories spécifiques que la plateforme A a rendues accessibles pour cet événement.

Les deux plateformes auront leur propre groupe de voyage, ainsi que des champs de saisie distincts pour la planification et les informations liées à l'événement. La plateforme B peut également contrôler les paramètres de visibilité pour ses propres membres de la crew concernant les données partagées de la plateforme A qui sont accessibles.

Note : Bien qu'aucune des deux plateformes ne puisse voir les membres individuels de la crew de l'autre, la case Catering affichera le nombre total combiné de repas requis pour les deux groupes de voyage.

Si la plateforme A annule le partage (elle retire la plateforme B de la fenêtre « Partager » ou supprime son événement), l'événement reste sur la plateforme B — avec tout ce que la plateforme B a saisi elle-même, par exemple le cachet, le groupe de voyage, les plannings et les commentaires.

Dès l'annulation du partage, il ne reprend plus de la plateforme A que le nom — la salle, le partenaire et toutes les autres informations proviennent de ses propres champs. La nuit suivante, il est dissocié : il ne reprend plus rien de la plateforme A. La salle, le partenaire, les personnes de contact, le statut et, comme nom, le nom de l'artiste de la plateforme A sont repris une seule fois, tels que la plateforme B les a vus en dernier — dans la mesure où ces champs étaient encore vides sur la plateforme B. Ce que la plateforme A n'avait partagé que via les coches disparaît.
Les admins de la plateforme B reçoivent un e-mail à ce sujet, et en haut de la fenêtre « Informations générales » de l'événement, une remarque s'affiche pour Admin et Agence (aussi sur mobile). Tu peux garder l'événement ou le supprimer ; Masquer retire la remarque.

Si la plateforme A est entièrement supprimée, le partage prend fin de la même manière. La remarque et l'e-mail parlent alors de « Partage terminé » ; l'e-mail n'est envoyé que pour les événements encore à venir.

Partager des événements par lien

Pour générer un lien partageable avec une partie externe en dehors de J.SHOW :

Va dans ÉVÉNEMENTS > choisis l'événement concerné dans la liste des événements > APERÇU > PARTAGER.
Une fenêtre « Partager » apparaîtra.

Clique sur LIEN CHIFFRÉ VERS CET ÉVÉNEMENT.
Une fenêtre « Lien chiffré vers cet événement » apparaîtra.
Tu trouveras le lien en haut de cette fenêtre.

Sélectionne les catégories d'informations que tu souhaites partager. Le lien lui-même reste le même, mais chaque fois qu'il est consulté, il reflétera toujours les catégories actuellement définies comme visibles.

Sur ordinateur, tu peux remplacer le lien dans la même fenêtre s'il ne doit plus être valable : clique sur RENOUVELER LE LIEN et confirme la question. Le lien actuel ne fonctionnera plus – y compris pour la liste d'invités et le pointage à l'entrée. Toute personne qui doit garder l'accès aura besoin du nouveau lien, affiché en haut de la fenêtre.

Clique sur COPIER DANS LE PRESSE-PAPIERS pour transmettre le lien au destinataire prévu.

Clique sur pour fermer la fenêtre.
Tu seras redirigé vers la fenêtre « Partager ».

Clique à nouveau sur pour finaliser.

Mise en forme d'une zone de texte

Voici un récapitulatif complet de toutes les options de mise en forme manuelle disponibles dans les zones de texte J.SHOW.

• *ABC* → Texte en gras
• __ABC__ → Texte souligné
• **ABC** → Texte en italique
• ~~ABC~~ → Texte barré
• [small]ABC[/small] → Texte plus petit
• [big]ABC[/big] → Texte plus grand
• [center]ABC[/center] → Texte centré

Pour qu'un de ces caractères reste un simple caractère, place une barre oblique inversée devant : \*, \_, \~, \[, \-. La barre inversée elle-même n'est pas imprimée. Ainsi, un nom commençant par un astérisque reste intact au lieu de mettre en gras le texte qui suit.

Pour créer deux colonnes (alignées à gauche et à droite) afin d'obtenir une vue d'ensemble claire : utilise le format Gauche -//- Droite.
Pour séparer clairement les lignes : utilise le marqueur --- entre les lignes.

Arrivée -//- 12:00
---
Déjeuner -//- 14:30
      

Tu peux également créer des liens interactifs :

• [maps]Rue 1, Ville 23456, Pays[/maps] → crée un lien direct vers une carte — Google Maps ou, au choix sur iPhone et iPad, Apple Plans (voir le menu de l'app)
• [tel]+1234567890[/tel] → crée un numéro de téléphone cliquable
• [mail]email@email.com[/mail] → ouvre le programme e-mail par défaut pour écrire à l'adresse

Ces options de mise en forme sont disponibles dans la plupart des grandes zones de texte de la plateforme : Plannings, champs personnalisés, autres champs, Catering, et le champ texte temporaire Hébergement (visible uniquement lorsqu'aucun hébergement n'a été sélectionné).

Les adresses et les numéros deviennent cliquables d'eux-mêmes. Si tu écris dans un texte un numéro de téléphone, une adresse e-mail ou une adresse web commençant par www., elle devient automatiquement un lien à l'affichage – même sans [tel] ni [mail]. Sur le téléphone, toucher le numéro lance l'appel ; toucher l'adresse e-mail ouvre ton programme de messagerie.

Cela vaut dans la Conversation de l'événement et dans la conversation générale, dans la Note privée, dans Commentaire, Catering, Autre et les Champs libres, pour Hébergement et Salle, pour Arrivée et Retour, ainsi que sur le tableau de bord dans les champs de texte, les tâches et la conversation – sur ordinateur, sur mobile, dans la plateforme app et dans la vue partagée de l'événement.

Est considéré comme numéro de téléphone ce qui commence par +, 00 ou 0. Les dates, heures, montants, codes postaux, IBAN et numéros de facture restent du texte normal.

Prévisions météo

Pour les événements ayant lieu dans les 14 prochains jours, J.SHOW affiche automatiquement les prévisions météo dans la vue d'ensemble de l'événement — à condition que la salle ait des coordonnées attribuées.

L'affichage météo comprend :

• Une icône météo (soleil, nuages, pluie, neige, orage, brouillard)
• Une courte description (par ex. « Partiellement nuageux », « Pluie légère »)
• Les températures minimale et maximale de la journée
• La probabilité et la quantité de précipitations (le cas échéant)

Les données météo sont récupérées via l'API Open-Meteo et automatiquement mises en cache pour garantir des temps de chargement rapides.

Note : Par défaut, la température est affichée en °C. Sous PARAMÈTRES, l'unité peut être basculée en °F.

Kira — ton chat d'assistance

Kira est le chat d'assistance gratuit de J.SHOW. Elle est disponible sur la plateforme artiste, la plateforme agence et dans l'application, et t'aide à répondre à tes questions sur l'utilisation de la plateforme. Kira répond à tes questions et t'aide — elle ne modifie rien elle-même dans ta plateforme.

Démarrer une discussion

Desktop : Clique sur le bouton flottant ? dans le coin inférieur droit pour ouvrir la fenêtre de discussion. C'est le bouton le plus à droite des trois boutons ronds — à sa gauche se trouvent la recherche globale et le centre de notifications.

Mobile et Plateforme App : Touche le même bouton rond ? dans le coin inférieur droit — il se trouve sur chaque page, au même endroit que sur desktop.

Pose ta question — Kira peut répondre aux questions sur la plateforme, t'aider en cas de problème et recueillir les signalements de bugs ou les suggestions.

Ton historique de discussion est conservé dans le même navigateur ou dans l'application — que tu sois sur la plateforme artiste ou agence, Kira se souvient de ta conversation.

Pour démarrer une nouvelle discussion, clique sur Réinitialiser le chat en bas de la fenêtre de discussion. Après confirmation, l'historique précédent est supprimé.

Kira ou Assistant ?

En haut de la fenêtre de discussion, tu trouves deux onglets côte à côte : Support (c'est Kira) et Assistant.

En résumé : Kira explique et aide, l'Assistant agit. Si tu demandes à Kira de saisir quelque chose, elle te renvoie vers l'Assistant — et inversement, l'Assistant te renvoie vers Kira pour les questions de support ou de connexion.

L'onglet Assistant n'apparaît que s'il a été activé pour toi (par défaut pour les personnes ayant les droits Admin, Agence ou Tourmanagement). Plus de détails dans le chapitre suivant : Assistant IA.

Kira te montre où se trouvent les choses

Si tu demandes à Kira où trouver quelque chose, elle ne se contente pas de décrire le chemin — elle te le montre. En accord avec sa réponse, elle trace un cadre coloré autour de l'endroit qu'elle désigne et assombrit légèrement le reste de la page, pour que ton regard s'y pose tout de suite. Si la zone est hors de l'écran, la page y défile en douceur.

Tu n'as rien à cliquer ni à activer pour cela. Pose simplement ta question comme d'habitude, par exemple « où est-ce que je saisis le planning ? » ou « où est-ce que je trouve la liste d'invités ? ».

Si Kira nomme plusieurs endroits, chacun reçoit un petit numéro, dans l'ordre où elle les mentionne.

La fenêtre de discussion et les trois boutons ronds en bas à droite restent toujours éclairés — Kira ne se met pas elle-même dans le noir.

Le repère disparaît dès que tu cliques quelque part ou que tu appuies sur Échap. Il ne masque rien et ne bloque aucune saisie.

Si l'endroit recherché se trouve sur une autre page, Kira retient le repère : dès que tu y arrives, il est posé et la fenêtre de discussion s'ouvre avec son explication. Cette mise en attente vaut une demi-heure et se déclenche exactement une fois.

Kira peut désigner les entrées du menu, les onglets et les zones à l'intérieur d'un événement, les outils de la liste des événements et les boutons en bas à droite — sur la plateforme artiste, sur la plateforme agence et dans l'application. Elle trouve aussi les zones personnalisées et les champs libres renommés, car chaque espace se signale de lui-même avec son titre visible.

Et ici, dans le manuel, Kira fait la même chose : pose ta question et la page se déplace jusqu'à la section qui contient la réponse et la met en évidence. Tu n'as pas à la chercher toi-même.

Aide, tutoriels et manuel

En plus de Kira, il existe une fenêtre d'aide avec les Tutoriels – de courtes vidéos explicatives sur les différentes fonctions – et ce manuel. Les tutoriels s'ouvrent dans la langue que tu as réglée dans J.SHOW.

Desktop : clique sur AIDE dans la barre du bas. Tout en haut de la fenêtre se trouve « Tutoriels », en dessous « Guide d'utilisation », WhatsApp et « Signaler un problème ».

Mobile : touche le menu hamburger en haut à droite, puis AIDE – tu y trouves les mêmes boutons.

Plateforme app : dans le menu, Tutoriels se trouve juste au-dessus de Guide d'utilisation.

Plateforme agence : ici aussi, la barre du bas contient AIDE avec les mêmes boutons.

Plateforme agence : juste à côté se trouve NOUVEAUTÉS avec les dernières modifications de J.SHOW — les entrées plus anciennes se chargent quand tu fais défiler. Un petit point rouge sur le bouton indique qu'il y a, dans ce navigateur, du nouveau que tu n'as pas encore ouvert ; il disparaît dès que tu ouvres la fenêtre.

Assistant IA

L'Assistant IA est un onglet distinct, à côté de Kira, dans la même fenêtre de discussion. À ta demande, il crée ou modifie des données directement dans ta plateforme — par exemple des événements, des salles, des plannings ou des deals. Contrairement au support Kira, l'Assistant nécessite une activation et n'est visible que par les administrateurs par défaut.

Tu confies du travail à l'Assistant de trois façons : directement dans le chat, par e-mail, ou via l'analyse de fichiers par IA sur un événement. Pour les questions de support ou de connexion, l'Assistant te renvoie vers l'onglet Support.

Ce que l'Assistant sait faire

L'Assistant gère presque tout ce qui compose un événement. Tu lui dis en langage naturel ce qui doit se passer — il crée ou modifie les données. Un aperçu, regroupé par domaine :

• Événements & shows — créer, modifier, reporter, supprimer ; ajouter des options de date alternatives et en confirmer une ; appliquer des modèles d'événement. Sur demande, il liste les événements sur une période que tu choisis ; sans précision, il n'affiche que les événements à partir d'aujourd'hui.
• Salles — créer et modifier, y compris les spécifications techniques (dimensions de la scène, capacité, load-in, backstage, Wi-Fi, parking …), lier à l'événement, tenir les contacts à jour, définir jusqu'à 3 salles alternatives ; supprimer aussi les entrées superflues ou en double. Scènes/salles par lieu : créer des scènes ou les détacher et réserver l'événement directement sur une scène précise — la scène hérite automatiquement de l'adresse et des infos de la salle. Plusieurs entrées qui sont en réalité une même salle avec plusieurs scènes, il les fusionne en une seule étape.
• Partenaires / organisateurs — créer et modifier, lier à l'événement, définir les contacts et le promoteur ; compléter ou corriger les coordonnées d'un contact existant (nom, e-mail, téléphone) et changer le contact promoteur d'un événement ; supprimer aussi les entrées superflues ou en double.
• Hébergements & chambres — créer et lier un hébergement — y compris comme hébergement supplémentaire à partir de Hébergement 5, lorsque les quatre premiers sont occupés —, ajouter des chambres et des lits, répartir le groupe de voyage sur les lits ; retirer de l'événement un hébergement supplémentaire avec ses chambres ; supprimer aussi les entrées superflues ou en double.
• Plannings, catering & contacts — blocs de planning sur l'événement, catering, contacts sur place et de tournée, champs libres.
• Liste d'invités — définir la limite globale et la limite par groupe tarifaire, créer des groupes tarifaires et des zones, ajouter et retirer des invités individuels (avec accompagnants, groupe tarifaire, zone et pass). Il en va de même pour les listes d'invités supplémentaires (p. ex. Band ou Support) : les créer, les renommer et — une fois qu'elles ne comptent plus aucun invité — les supprimer, déplacer des invités d'une liste à l'autre, inscrire des invités sous forme de demande et confirmer les demandes en attente (même règle que pour le bouton de confirmation). Le nombre d'invités déjà entrés peut être consulté, mais le pointage à l'entrée n'est pas possible.
• Setlist et données GEMA — créer des titres, les ajouter à la setlist d'un événement, les réorganiser, créer et appliquer des modèles de setlist. Si ta plateforme utilise les champs GEMA, il remplit aussi le bloc complet de l'œuvre sur le titre : numéro d'œuvre, Titre pour la GEMA (s'il diffère du titre du morceau), compositeurs, jusqu'à trois paroliers, arrangeur, éditeur, ISWC, nombre de musiciens, indication de mouvement, type d'exécution, œuvre publiée, grand droit et pot-pourri. Tu peux ainsi lui faire recopier une déclaration d'œuvre au lieu de remplir chaque champ à la main — et si un rôle n'est pas clair, il laisse le champ vide plutôt que de deviner.
• Deal & finances PRO — cachet et éléments financiers, textes de contrat (y compris le lieu et la scène selon le contrat), statut et échéances du contrat, partenaire contractuel, frais annexes, paliers de participation.
• Dépenses & justificatifs PRO — créer, modifier et supprimer des dépenses dans le suivi des coûts de l'événement (catégorie, fournisseur, montant, taux de TVA, moyen de paiement, qui a payé, Type de coût) — et joindre le justificatif (photo ou PDF) de la pièce jointe de l'e-mail ou de l'upload du chat directement à la dépense. Les montants en devise étrangère sont convertis automatiquement à la date du justificatif. Le type de coût (Coûts locaux, Coûts de tournée, Coûts internes, Refacturé à l'artiste) est autre chose que la catégorie : il détermine comment la dépense est prise en compte dans le décompte (voir Type de coût). L'Assistant ne le définit que pour les personnes ayant un accès complet aux dépenses – qui ne gère que ses propres dépenses en tant que membre du groupe de voyage ne peut pas non plus le définir par l'intermédiaire de l'Assistant.
• Préventes PRO — saisir, lire et supprimer l'état des préventes ; supprimer aussi entièrement un système de billetterie créé en double par erreur. Il définit ou supprime également le contingent d'un système de billetterie — par ex. égal à la capacité. Cela fonctionne si, sous PARAMÈTRES > BILLETS, l'option un seul contingent par système de billetterie est choisie pour Contingent de prévente par système de billetterie ; si ta plateforme gère un contingent par catégorie de prix, il ne fait que lire les contingents. Et la Tarification des billets : créer des frais (frais de prévente, de système, de remboursement …) sous forme de montant par billet ou de pourcentage du prix du billet, au guichet aussi si tu le souhaites, et les saisir par catégorie de prix ; désactiver des frais dans un seul système de billetterie ; créer explicitement des systèmes de billetterie (sans chiffre de ventes) et les renommer ; désactiver une catégorie de prix dans un système de billetterie ; cocher ou décocher la case Prévente active d'un système de billetterie, aussi pour plusieurs événements d'une tournée — comme dans l'interface, uniquement avec une autorisation Admin ou Agence. Seuls les systèmes de billetterie avec Prévente active comptent dans les chiffres de prévente et dans l'export de prévente ; la grille tarifaire, les frais et le décompte n'en sont pas affectés. C'est autre chose que de désactiver des catégories de prix : « désactiver la prévente » désigne cette case. J.SHOW ne gère pas de remises ni de types de tarif par système de billetterie — un tarif réduit est une catégorie de prix à part entière, que l'on désactive dans les systèmes de billetterie où elle ne s'applique pas.
• Voyage aller & retour — voyage de groupe (calculé automatiquement) ou entrées de voyage individuelles (voiture, train, avion) avec personnes et horaires, recherche de données de vol, associer des véhicules aux voyages; pour chaque entrée de voyage, il peut aussi définir la visibilité par niveau de permission — les personnes inscrites la voient toujours.
• Calculer des trajets (information uniquement) — calcule la distance et le temps de trajet entre deux lieux sans rien enregistrer. Il peut ainsi répondre entièrement à une question comme « Combien de kilomètres avons-nous parcourus cet été ? », même si certaines dates n’ont pas de distance : il calcule les étapes manquantes depuis la salle précédente ou vers la suivante, ou depuis le lieu indiqué sous PARAMÈTRES > Arrivée depuis, et les indique séparément comme calculées. Cela fonctionne aussi sur de longues périodes (par ex. deux ans) en une seule demande : il lit d'un coup les distances, le mode de voyage et les véhicules de tous les événements, et peut filtrer par véhicule (par ex. « seulement les événements avec nightliner »). Il calcule jusqu'à 20 étapes manquantes par demande — ce qui manque au-delà, il l'indique comme ouvert.
• Groupe de voyage / crew — réserver ou retirer des membres de la crew pour l'événement ; passer des personnes déjà réservées en Passif (ou revenir en arrière) par date, aussi pour plusieurs dates d'un coup (p. ex. « voyage avec nous, mais ne mange pas avec nous »).
• Tâches — créer, modifier, cocher et définir des rappels d'échéance.
• Fichiers — déposer des pièces jointes sur l'événement, associer des fichiers d'événement personnalisés (billet d'avion, voucher) et des fichiers liés aux personnes (passeport, visa) ; supprimer aussi des fichiers déposés. Tout document qui n'a servi que de source de chiffres (par exemple un export de prévente) ou qui présente plusieurs événements à la fois n'est déposé que si tu le demandes.
• Véhicules / parc — créer et modifier des véhicules, véhicules d'événement avec chauffeur et passagers, créer et appliquer des modèles de véhicule.
• Publication & visibilité — publier un événement sur le site web ou le retirer (y compris les liens de billetterie et les données d'affichage), tenir à jour les annonces et les prochains événements, définir la clause de rayon, laisser une note sur l'événement, gérer les blocs d'événements, contrôler la visibilité de chaque fenêtre et définir le statut de workflow.
• Blocs du calendrier — les périodes nommées que la plateforme appelle bloc (blocs de tournée) : créer, renommer, déplacer la période, choisir la couleur, ajouter et retirer des dates, et supprimer le bloc entier. Cela vaut aussi pour les simples réservations de période cochées Aucune tournée (vacances, répétitions, studio). La même règle que dans le calendrier s'applique : il ne peut modifier et supprimer que tes propres blocs — avec des droits Admin ou Agence, tous.
• Questions sur ton propre groupe de voyage — « quand est mon prochain show ? » trouve sa réponse en parcourant les événements à la recherche de la personne qui pose la question.
• Vérifier ce qui est arrivé par e-mail — demande-lui « as-tu reçu mon mail ? » et il vérifie : il te montre les derniers e-mails que tu as envoyés à l'adresse d'advancing — ceux qui ont été traités comme ceux refusés à l'arrivée, avec le motif. C'est souvent l'information décisive, car un e-mail refusé reste volontairement sans réponse (protection contre les expéditeurs falsifiés) — sinon tu attendrais en vain. Il ne voit que tes propres envois.
• Modèles — créer des modèles d'aperçu et de groupe de voyage (y compris à partir d'un événement existant), les renommer, les remplir et les supprimer : plannings, catering, autre et champs libres, tâches avec une échéance en jours avant ou après la date ainsi que leurs rappels, autres personnes de contact et les personnes du groupe de voyage. Également rattacher des modèles à un type d'événement, pour que les nouvelles dates de ce type les reçoivent automatiquement — comme sous MODÈLES > TYPES D'ÉVÉNEMENTS, seuls l'Admin et l'Agence peuvent le faire. Une personne ajoutée à un modèle de groupe de voyage n'est prévenue qu'au moment où le modèle est appliqué à une date.
• Dépenses prévues et modèles financiers PRO — gérer le plan de coûts d'un événement : créer, modifier et supprimer des lignes dans Dépenses prévues (catégorie, fournisseur, désignation, montant net, moyen de paiement, type de coût) et les reporter dans la colonne Dépenses réelles, une par une ou comme Copier toutes les dépenses prévues > Ajouter les manquantes ; une ligne déjà reportée n'est jamais ajoutée deux fois. Il crée aussi des modèles financiers sous MODÈLES > FINANCES (également à partir d'un événement), les met à jour et les supprime, les applique à un événement via Charger un modèle, copie le plan de coûts d'un événement vers d'autres et associe un modèle financier à un type d'événement — cette seconde partie uniquement avec une autorisation Admin ou Agence. Un montant dans une autre devise est converti dans la devise par défaut de la plateforme au taux actuel de la BCE ; le montant d'origine, le taux et sa date sont ajoutés à la désignation.
• Registre des personnes — ajouter une personne qui n'existe pas encore sur la plateforme, définir sa fonction, l'inviter et retirer une invitation qui n'a pas encore été acceptée. C'est la fin de l'impasse la plus fréquente de l'advancing : si un e-mail dit « le nouveau FOH s'appelle Markus Weber, réserve-le sur les shows de septembre », il crée la personne au lieu de laisser tout l'e-mail de côté. Il commence toujours par chercher l'adresse e-mail et modifie une entrée existante plutôt que de créer une deuxième version de la même personne. Le niveau de permission ne découle expressément pas de la fonction — un technicien son n'obtient pas automatiquement le niveau Crew : si tu ne l'indiques pas toi-même, il te le demande et te présente les niveaux au choix. Et il n'attribue jamais un niveau plus élevé que celui que tu pourrais attribuer toi-même. Il ne peut supprimer personne ; le retrait ne concerne qu'une invitation encore en attente. S'il saisit les modifications directement (voir Proposer ou appliquer directement), il n'envoie lui-même aucune invitation : il ajoute la nouvelle personne, dont l'invitation attend alors comme après ENREGISTRER ET ENVOYER PLUS TARD, jusqu'à ce que tu l'envoies avec ENVOYER TOUTES LES INVITATIONS NON ENCORE ENVOYÉES (voir Inviter des personnes). L'invitation ne part immédiatement que si tu appliques sa proposition — tu vois alors l'adresse au préalable.
• Capacités, horaires du contrat, places bloquées et plus — créer, modifier et supprimer d'autres entrées de Capacité d'une salle et choisir celle qui s'applique à la date (Pour cet événement) ; saisir les horaires dans l'Objet du contrat : Ouverture des portes, Début, Pause, Fin, Durée du spectacle, Heure de passage et Début prévente PRO ; indiquer sous Places bloquées / Réduction de capacité combien de places par catégorie de prix ne sont pas mises en vente PRO ; créer, renommer et supprimer tes propres Champs de la Setlist (la suppression efface aussi leurs valeurs sur tous les titres). Et deux choses personnelles qu'il ne règle que pour toi : ton Évaluation d'une salle ou d'un hébergement et la case Événement dans mon abonnement au calendrier.
• Plusieurs événements à la fois, contrats liés et journal des modifications — la même modification sur plusieurs événements en une seule instruction (comme modifier plusieurs dans la liste des événements ; statut, titre, type d'événement …). Une date s'applique de la même façon à tous les événements cités, et la suppression reste date par date. Il gère les Événements liés d'un contrat — ajouter des dates, en détacher une — ainsi que la case Décompter chaque événement séparément PRO ; sans elle, la garantie, la participation, les frais annexes et les commissions restent sur la première date du groupe. Et il lit le Journal des modifications : ce qui a changé sur une date, quand et par qui — y compris ses propres modifications. Tu n'y vois que ce que tu as de toute façon le droit de voir. Sur un événement précis, il indique en outre, pour chaque bloc, quand et par qui ce bloc a été enregistré pour la dernière fois — la même chose que ce qu'affiche le (i) sous Dernière modification. Cela vaut pour Admin, Agence, Artist et Tourmanagement, et uniquement pour les blocs que tu vois.
• Réservation d'équipe et Conditions — dans Réservation d'équipe, il lit qui est disponible, peut-être disponible ou indisponible pour chaque événement, ce que la planification a décidé, qui est déjà réservé et combien de personnel requis manque encore. Il saisit une réponse au nom de quelqu'un, met la planification sur « peut-être » ou « indisponible », gère le personnel requis (via Crew requise selon le type d'événement ou différemment pour un seul événement) et ne déclenche Demander la disponibilité pour les personnes nommées que sur demande explicite. Dans CONDITIONS, il crée des tarifs journaliers en brouillon ou les envoie pour confirmation. La réservation passe toujours par Groupe de voyage ; il ne retire jamais discrètement une personne réservée, et seule la personne elle-même peut confirmer.
• Disponibilités des salles — lire les tableaux sous Disponibilités des salles : lesquels existent, quelles salles y figurent, ce qui est saisi pour chaque jour et combien de salles différentes tu as sollicitées sur l'ensemble des tableaux. Il crée un tableau sur un événement au statut Idée — pour un événement ou comme demande groupée, avec un titre propre si tu le souhaites —, ajoute ou retire des salles, ajoute des jours via les options de date de l'événement et définit des cellules une à une : ce que la salle indique (libre, 2e ou 3e option possible, occupé), ce qui est convenu avec elle (Option pour nous avec rang et échéance, Demander la réservation, Confirmé, Libérer le jour), ainsi que le commentaire et la ★ pour le routage. Sur demande explicite, il envoie aussi l'invitation au partenaire. S'il saisit les modifications directement (voir Proposer ou appliquer directement), l'invitation ne part qu'à l'e-mail du responsable déjà enregistré ; une nouvelle adresse ne prend effet que lorsque tu appliques la proposition de l'Assistant. Demander la réservation envoie aussitôt un e-mail à la personne en charge ; Confirmé ne crée pas encore d'événement — c'est toi qui le fais dans le tableau (voir Accepter les confirmations). Comme les tableaux eux-mêmes, uniquement pour Admin et Agence.

Donner une instruction dans le chat de l'Assistant

Le moyen le plus direct passe par l'onglet Assistant de la fenêtre de discussion : saisis ton instruction en langage naturel et envoie-la.

À l'ouverture, l'Assistant t'accueille ainsi : « Dis-moi de quoi je m'occupe – créer des événements, remplir des infos, tenir les salles à jour. Tu peux aussi me joindre un fichier. »

Formule librement, par exemple « Crée un événement le 12/09 à la Columbiahalle de Berlin ». Tu peux aussi joindre un fichier à ton instruction — l'Assistant le lit également et le traite avec ton texte.

Selon le mode configuré, l'Assistant saisit les modifications directement ou les propose d'abord (voir Proposer ou appliquer directement). En mode proposition, il répond « Je t'ai préparé les modifications sous forme de proposition » — tu les retrouves alors dans l'aperçu des événements, sur l'événement concerné, prêtes à être confirmées.

Advancing par e-mail

L'Assistant tient tes événements à jour sans rien saisir dans la plateforme — directement depuis ta boîte mail. Chaque plateforme dispose pour cela d'une adresse de déclenchement de la forme tonnom@j.show.

Écris une instruction directement à cette adresse, ou ajoute-la simplement en CC de tes e-mails avec les organisateurs, les salles ou les hôtels.

Il lit au passage et saisit les contenus automatiquement : événements, salles, plannings, hébergements et plus encore.

Tu configures l'adresse de déclenchement et les expéditeurs autorisés sous Activation & autorisation.

Note plateforme : la configuration se fait dans les paramètres de la plateforme (voir ci-dessous) ; l'advancing par e-mail lui-même fonctionne depuis n'importe quelle boîte mail.

Analyse de fichiers par IA

Importe un document sur un événement et laisse l'Assistant en saisir le contenu pour toi — contrats, Daysheets, listes d'hôtels et autres.

Desktop & Mobile : Ouvre l'import de fichier sur l'événement et active l'option analyser avec l'IA.

En option, tu peux indiquer dans un champ de consigne ce sur quoi l'Assistant doit se concentrer — par exemple « ne saisir que les dimensions de la scène, la capacité et le load-in ».

Si tu donnes toujours la même consigne à l'IA, enregistre-la une fois comme consigne par défaut sous PARAMÈTRES > Assistant IA > Analyse de fichiers par IA. Elle pré-remplit alors le champ de consigne à chaque import — et tu peux toujours l'ajuster fichier par fichier.

L'Assistant comprend les images, les PDF, les documents Office ainsi que les formats texte (y compris les présentations ODP). Tant qu'il lit, un indicateur animé apparaît sur le document.

Sans proposition de modification, la fenêtre « Analyse terminée » affiche le résultat, désormais aussi dans l'app.

Proposer ou appliquer directement

Tu décides si l'Assistant propose d'abord les modifications (tu les confirmes) ou s'il les saisit directement. Le mode peut être réglé séparément pour l'advancing par e-mail et pour l'analyse de fichiers (voir Activation & autorisation).

En mode proposition, un panneau « Proposition de l'assistant » apparaît sur l'événement concerné :

Chaque élément proposé est listé individuellement et peut être sélectionné ou désélectionné.

Avec Appliquer, tu écris les éléments sélectionnés dans l'événement ; avec Rejeter, tu écartes la suggestion.

Le panneau fonctionne sur Desktop et mobile. Les champs de sélection apparaissent sous forme de menus déroulants avec les vrais termes de ta plateforme, le groupe de voyage sous forme de chips de personnes désélectionnables.

Si tu as fermé le panneau, rouvre-le avec le bouton « Proposition de l'assistant » — sur ordinateur, il figure dans chaque onglet de l'événement tant que la proposition est ouverte.

Si quelque chose ne va pas dans une proposition qui vient d'être préparée, dis-le simplement à l'Assistant (p. ex. « ajoute aussi la société pour les trois »). Tant que rien n'en a été appliqué ni désélectionné, il crée une version corrigée et l'ancienne proposition disparaît — tu n'as pas besoin de la rejeter pour cela.

Tes propres règles

Si ta production a ses habitudes, inutile de les répéter à l'Assistant à chaque demande : sous PARAMÈTRES > Assistant IA, tu trouves l'encadré Tes propres règles. Ce que tu y écris, l'Assistant en tient compte sur les trois voies — dans le chat, pour l'advancing par e-mail et pour l'analyse de fichiers par IA.

Un exemple : « Ne reprends pas les informations sur la sonorisation de la salle — nous venons avec notre propre sonorisation. » Écris les règles en langage courant (jusqu'à 2 000 caractères) et enregistre-les.

La différence avec la consigne par défaut de l'Analyse de fichiers par IA : celle-ci ne fait que pré-remplir le champ de consigne à l'import d'un fichier et peut être modifiée fichier par fichier. Tes propres règles, elles, s'appliquent en permanence et sur toutes les voies.

Une consigne explicite dans une demande précise prime sur les règles. Et elles n'élargissent pas ce que l'Assistant a le droit de faire — les droits et les règles de protection restent inchangés.

Quota & crédits

Toutes les fonctions d'IA — Assistant, advancing par e-mail, analyse de fichiers et routage de tournée — fonctionnent via un quota d'IA partagé, mesuré en crédits. Il se recharge automatiquement chaque mois.

Avec PRO, le quota inclus est deux fois plus grand.

Besoin de plus ? Achète des packs de crédits sous PARAMÈTRES > Assistant IA, et active si tu le souhaites le rechargement automatique quand ton solde est bas.

L'Historique des crédits, directement dans le bloc de quota, liste tes derniers travaux d'IA : type (instruction à l'assistant, analyse de fichiers, advancing par e-mail, routage de tournée), heure et crédits utilisés — en indiquant s'ils proviennent de crédits gratuits ou de crédits achetés. Clique sur Afficher plus pour charger d'autres entrées.

Note : quand le solde est épuisé, la case analyser avec l'IA dans l'upload de fichiers est désactivée — avec une note indiquant quand le quota se recharge. Les admins voient en plus un lien direct pour recharger.

Si le solde s'épuise en cours d'analyse de fichier, le fichier reste enregistré et une note y apparaît pour indiquer qu'il n'a pas été analysé. Dès que tu as de nouveau des crédits, tu relances l'analyse depuis cette note.

Kira connaît l'état du crédit : s'il est épuisé, elle le dit — au lieu de promettre un transfert à l'Assistant qui ne peut plus aboutir. Un geste commercial apparaît dans l'historique du crédit. Si tu actives la recharge automatique sans avoir enregistré de moyen de paiement, la raison s'affiche désormais dans les réglages ; de même, les mails refusés à l'entrée y deviennent visibles.

Activation & autorisation

L'Assistant et l'advancing par e-mail se configurent dans les paramètres de la plateforme — visibles uniquement par les administrateurs.

Desktop : Va dans PARAMÈTRES > Assistant IA. Tu y trouves l'adresse de déclenchement, les expéditeurs autorisés et le réglage du mode (proposer / appliquer directement).

Par défaut, l'option « Toutes les personnes ayant les droits Admin, Agence ou Tourmanagement + celles autorisées ci-dessous » est sélectionnée : toutes les personnes ayant les droits Admin, Agence ou Tourmanagement peuvent utiliser l'Assistant, ainsi que les personnes que tu autorises individuellement. Avec « Uniquement les personnes autorisées ci-dessous », tu restreins l'accès exclusivement à ces personnes autorisées. Cela ne s'applique pas à l'advancing par e-mail : là, l'Assistant ne traite que les mails des expéditeurs autorisés enregistrés. Il refuse aussi les e-mails d'une personne désactivée sur la plateforme, même si son adresse y figure encore (motif : « l'expéditeur est désactivé sur cette plateforme »).

L'Assistant ne peut faire que ce que la personne qui le déclenche a aussi le droit de faire dans l'interface : le Tourmanagement, par exemple, ne peut ni publier sur le site web, ni définir de clause de rayon, ni modifier le contrat – et sans « Le Tourmanagement peut modifier tous les événements », il n'agit que sur les événements de son propre groupe de voyage. Le contrat et le deal ne sont définis que par Admin et Agence. Artist, Crew+, Crew et Guest ne peuvent pas modifier par ce biais des données d'événement que l'interface leur refuse. De même, ils ne peuvent pas, par ce biais, inviter qui que ce soit, modifier d'autres personnes, inscrire quelqu'un dans le groupe de voyage ni gérer des entrées de voyage individuelles ; le Tourmanagement ne gère pas de personnes par ce biais si « Le TM ne peut pas inviter ou modifier des personnes » est coché.

Note : lorsque l'Assistant saisit quelque chose, l'éditeur affiché est toujours la personne qui a déclenché l'action — la crew est notifiée comme lors d'une modification web.

Modèles : la colonne vertébrale opérationnelle de ta production

Les modèles constituent la couche logique de base de la configuration de ta tournée — ils permettent des flux de travail évolutifs et reproductibles à travers les événements en standardisant les plannings, la crew, les déplacements et les hébergements à partir d'une source unique de vérité.

Modèles de vue d'ensemble d'événement

Pour créer un « Modèle de vue d'ensemble d'événement » général incluant plannings, catering, répartition des chambres, tâches, personnes de contact et infos personnalisées :

Va dans MODÈLES > APERÇU > + NOUVEAU MODÈLE.

Pour renommer le « MODÈLE # » par défaut, clique sur RENOMMER dans la barre inférieure.
Une fenêtre « Renommer » apparaîtra où tu pourras attribuer un nouveau titre à ce modèle, par exemple FESTIVALS 2025.

Pour vider un modèle, clique sur VIDER dans la barre inférieure et confirme avec OUI : le contenu disparaît, le titre et le numéro restent. Cette option existe pour les modèles Aperçu, Groupe de voyage, Véhicules et Contrat.

Note : Tu peux créer jusqu'à 9 modèles de vue d'ensemble d'événement par plateforme.

Ajouter un planning dans un modèle de vue d'ensemble d'événement

Pour créer un « Planning » dans un modèle de vue d'ensemble d'événement :

Clique sur dans la zone Planning.
Une fenêtre « Planning » apparaîtra.

Nomme le titre du planning à côté de Désignation :, par exemple Général, Crew, Artiste, etc.

Note : Pour un aperçu complet de toutes les options de mise en forme disponibles, consulte la section Mise en forme d'une zone de texte.

Sélectionne pour qui ce « planning » est visible, puis ENREGISTRER.

Note : Tu peux créer jusqu'à 3 plannings par modèle. Si tu crées différents plannings — par exemple, un pour la crew et un planning général de festival — assure-toi de sélectionner les bonnes autorisations de visibilité pour chacun, afin que seul le groupe visé puisse y accéder.

Ajouter des infos catering

Pour ajouter des infos « Catering » :

Clique sur dans la zone Catering.
Une fenêtre « Catering » apparaîtra.

Sélectionne et remplis toutes les informations pertinentes à l'aide des outils de mise en forme fournis.

Note : Pour un aperçu complet de toutes les options de mise en forme disponibles, consulte la section Mise en forme d'une zone de texte.
Utilise ADRESSE pour fournir un lien Google Maps vers le lieu du catering.

Clique sur ENREGISTRER pour terminer.

Ajouter des notes personnalisées

Pour ajouter des informations personnalisées :

Clique sur dans la zone Champ libre.
Une fenêtre « Champ libre » apparaîtra.

Nomme le titre du champ personnalisé à côté de Titre :

Remplis toutes les informations pertinentes à l'aide des outils de mise en forme fournis.
Note : Pour un aperçu complet de toutes les options de mise en forme disponibles, consulte la section Mise en forme d'une zone de texte.

Sélectionne qui doit avoir la visibilité de cette section et clique sur ENREGISTRER.

Ajouter des tâches

Pour une présentation complète sur la création d'un modèle de liste de tâches et son application à des événements individuels, consulte la section Liste de tâches.

Note : Si tu appliques la section Tâches d'un modèle de vue d'ensemble d'événement à un événement, ses tâches s'ajoutent à celles qui existent déjà — les tâches existantes restent, et une tâche portant le même texte n'est pas créée en double.

Ajouter une liste de chambres

Pour créer une « Liste de chambres » détaillée :

Clique sur dans la zone Liste de chambres à côté de l'« Hébergement # » souhaité.
Une fenêtre « Répartition des chambres pour l'hébergement » apparaîtra.
Tu peux désormais sélectionner le nombre et la taille de chaque chambre via le menu déroulant.

Voici des exemples de types de chambres et leur occupation prévue :

• KING (1P) – Chambre King pour 1 personne
• KING (2P) – Chambre King pour 2 personnes
• QUEEN (1P) – Chambre Queen pour 1 personne
• QUEEN (2P) – Chambre Queen pour 2 personnes
• 2xQUEEN (2P) – Chambre avec 2 lits Queen pour 2 personnes
• 2xQUEEN (4P) – Chambre avec 2 lits Queen pour 4 personnes

Attribue manuellement les chambres en cliquant sur l'icône + à côté de chaque chambre. Tu peux également indiquer un check-in anticipé ou un check-out tardif par invité.

Clique sur pour terminer.

Note : Si tu appliques un modèle de liste de chambres et que tu ne vois encore aucun nom listé, vérifie si les personnes correspondantes ont été ajoutées au groupe de voyage de l'événement. Dès qu'elles le sont, leurs noms apparaîtront automatiquement dans les chambres pré-attribuées.

La zone affiche d'abord Hébergement 1 à Hébergement 4. Dès que Hébergement 4 a des chambres, Hébergement 5 apparaît en dessous ; après chaque hébergement supplémentaire avec des chambres, le suivant s'ajoute, jusqu'à Hébergement 20. Quand le modèle est appliqué, ces chambres sont reprises elles aussi — voir hébergements supplémentaires.

Ajouter des personnes de contact

Pour ajouter des « Personnes de contact » :

Clique sur dans la zone Contact autre.
Une fenêtre « CP Autre » apparaîtra.

Renseigne la fonction (par ex. directeur technique, tour manager, assistant tournée, etc.), le nom, l'e-mail et/ou le téléphone.

Sélectionne qui doit avoir la visibilité de cette section et clique sur AJOUTER.

Ajouter d'autres infos

Si tu as besoin d'informations supplémentaires ou diverses disponibles d'un seul coup d'œil, utilise la zone Autre pour ajouter tous les détails de finalisation.

Pour ajouter un modèle « Autre » :

Clique sur dans la zone Autre.
Remplis toutes les informations pertinentes à l'aide des outils de mise en forme fournis.

Note : Pour un aperçu complet de toutes les options de mise en forme disponibles, consulte la section Mise en forme d'une zone de texte.

Sélectionne qui doit avoir la visibilité de cette section et clique sur ENREGISTRER.

Appliquer les modèles de vue d'ensemble d'événement

Note : Lorsque tu appliques un modèle de vue d'ensemble d'événement à un événement spécifique, tu n'es pas obligé d'appliquer le modèle entier. Chaque section — telle que Tâches, Planning ou Liste de chambres — peut être appliquée individuellement.

Champs vides : les sections qui sont vides dans le modèle figurent dans la liste avec la mention (vide) et ne sont pas cochées. Un modèle ne vide jamais un champ de l'événement — si tu veux vider quelque chose, fais-le directement dans l'événement. Un planning qui n'a qu'un titre compte aussi comme vide. Un champ libre qui n'a qu'un titre est en revanche appliqué : il prend une place sans titre ni contenu et ne remplace rien. S'il n'y a aucune place libre, la fenêtre l'indique.

Pour appliquer le « modèle de vue d'ensemble d'événement » aux événements concernés, tu as deux options :

➀ Depuis la section Modèles :

Va dans MODÈLES > APERÇU > APPLIQUER AUX ÉVÉNEMENTS

Choisis quelles catégories (par ex. Planning, Catering, Tâches, etc.) tu souhaites appliquer aux événements en question

Clique sur SÉLECTIONNER LES ÉVÉNEMENTS

Coche tous les événements concernés dans la liste des événements

Clique sur APPLIQUER LE MODÈLE AUX ÉVÉNEMENTS SÉLECTIONNÉS

➁ Depuis l'événement :

Va dans ÉVÉNEMENTS > choisis l'événement concerné dans la liste des événements

Va dans APERÇU > MODÈLE

Choisis le modèle général que tu souhaites appliquer à cet événement

Choisis quelles catégories (par ex. Planning, Catering, Tâches, etc.) tu souhaites appliquer à l'événement en question et clique sur APPLIQUER

Si l'événement contient déjà quelque chose : le modèle remplit simplement les sections vides, et si l'événement contient déjà exactement le même contenu, il ne se passe rien. S'il contient autre chose, « Déjà rempli sur l'événement : » apparaît sous la section avec le choix Conserver, Compléter ou Remplacer. Conserver est présélectionné — sans choix explicite de ta part, rien n'est écrasé.

• Conserver laisse la section telle quelle. Pour la Liste de chambres, cela signifie : les hébergements qui ont déjà des chambres dans l'événement restent inchangés ; les autres reçoivent les chambres du modèle.
• Compléter ajoute le contenu du modèle à la suite (plannings, Autre, champs libres, Contact autre). Pour la Liste de chambres, les chambres du modèle s'ajoutent aux chambres existantes ; une personne qui a déjà un lit dans l'hébergement n'en reçoit pas un deuxième du modèle.
• Remplacer écrase la section. Pour les plannings, le catering, Autre et les champs libres, tu peux ensuite annuler le remplacement directement dans le champ concerné ; pour la Liste de chambres et Contact autre, le choix s'appelle donc Remplacer (définitif). Le catering ne peut être que conservé ou remplacé.

Les champs libres sont attribués par J.SHOW d'après leur titre : un champ du modèle arrive dans le champ libre de l'événement qui porte le même titre, sinon dans un champ encore inutilisé. S'il n'en reste aucun de libre, « Plus aucun champ libre disponible sur l'événement : » apparaît — choisis Ne pas appliquer ou Remplacer pour le champ indiqué.

Si tu appliques le modèle à plusieurs événements via MODÈLES > APERÇU et que quelque chose s'y trouve déjà, une fenêtre s'ouvre après APPLIQUER LE MODÈLE AUX ÉVÉNEMENTS SÉLECTIONNÉS : pour chaque section, tu vois sur combien des événements sélectionnés elle est déjà remplie (par ex. « déjà rempli sur 3 des 5 événements ») et tu fais le même choix. Clique ensuite sur APPLIQUER.

Enregistrer l'événement comme modèle

Tu peux enregistrer les données d'un événement existant directement comme nouveau modèle — disponible pour les 5 types de modèles : Vue d'ensemble, Groupe de voyage, Véhicules, Contrat et Finance.

Dans l'événement souhaité, va dans l'onglet correspondant (par ex. APERÇU, CONTRAT ou DÉPENSES).

Clique sur ENREGISTRER COMME MODÈLE.

Note : Le bouton n'apparaît que s'il existe moins de 9 modèles de ce type.

Modèle de groupe de voyage

Pour une présentation complète sur la création et la gestion fluides du groupe de voyage — y compris la construction des modèles de groupe de voyage — consulte la section Groupe de voyage.

Modèle de véhicule

Pour une présentation complète sur l'ajout de véhicules et la création de modèles de véhicules, consulte la section Véhicules.

Modèle de Setlist

Pour une présentation complète sur la création de Song Pools et la construction de Setlists à l'aide de modèles, consulte la section Setlists.

Lier les modèles aux types d'événements

Crée facilement des modèles dédiés pour différents types d'événements — tels que tournées, festivals, jours de voyage, montage, etc. — et associe-les directement à ces types d'événements.
Une fois lié, le modèle associé sera automatiquement appliqué à chaque création d'un nouvel événement de ce type — avec plannings, répartition des chambres, catering, personnes de contact (CP) et plus encore déjà préremplis. Plus d'admin répétitive. Juste de l'efficacité pure.

Pour lier des modèles à des types d'événements spécifiques :

Crée un modèle dédié (si ce n'est pas déjà fait) sous MODÈLES. Choisis la catégorie de modèle appropriée (Vue d'ensemble, Général, Groupe de voyage, Contrat, etc.) et nomme-le en conséquence.

Va dans MODÈLES > TYPES D'ÉVÉNEMENTS. Tu verras désormais un tableau de tous les types d'événements, y compris tous les types d'événements personnalisés que tu as créés, ainsi que toutes les catégories de modèles à choisir (Vue d'ensemble, Groupe de voyage, Véhicules, Contrat, Finance, etc.).

Utilise le menu déroulant dans chaque colonne de catégorie pour lier chaque type d'événement à ses modèles correspondants.
Tes modifications seront enregistrées automatiquement.

Exemple : Si tu souhaites que tous les événements de tournée utilisent automatiquement tes modèles Vue d'ensemble générale et Véhicule, sélectionne ces modèles dans les menus déroulants des lignes correspondantes.

Note : Les modèles ne sont appliqués automatiquement que lors de la création d'un nouvel événement. Les événements existants restent inchangés par défaut.
Cependant, si tu modifies ou saisis le type d'événement ultérieurement sous « Informations de base » d'un événement existant, une case à cocher apparaîtra te permettant d'appliquer les modèles liés à ce type d'événement.

Modèle de liste d'invités : des zones pour tous les shows

Si tu as besoin des mêmes zones de la liste d'invités sur de nombreux événements (par ex. parterre, loge, balcon), crée-les une seule fois comme modèle. Chaque nouvel événement les reçoit alors automatiquement.

Pour créer le modèle :

Va dans MODÈLES > LISTE D'INVITÉS. Au départ, le modèle est vide.

Saisis un nom dans le champ Ajouter une zone et clique sur + Ajouter une zone. Tu renommes une zone directement dans le champ de texte, tu changes l'ordre avec ▲/▼ et tu la retires avec ✕.

Sous S'applique à figurent tous les types d'événements qui sont un show — tous cochés au départ. Décoche les types d'événements pour lesquels la zone ne doit pas s'appliquer. Un type d'événement avec show créé plus tard reçoit la zone de lui-même. Les types d'événements sans show (par exemple Voyage, Montage, Démontage ou Jour off) n'ont pas de liste d'invités et ne sont pas proposés.

Si chaque entrée doit être attribuée à une zone, active sous les zones Zone obligatoire lors de l'ajout. La case vaut pour tout le modèle et est reportée sur la liste principale de chaque événement qui reçoit des zones du modèle.

Quand le modèle est-il appliqué ? À la création d'un événement et — si tu appliques les modèles — lors d'un changement de type d'événement, comme pour les autres modèles liés aux types d'événements. Il ne fait qu'ajouter : J.SHOW ne crée pas en double une zone du même nom que l'événement possède déjà ; les zones existantes, avec leurs entrées et leurs contingents, restent inchangées.

Ajouter après coup une zone à des événements existants :

Sur la zone, clique sur + Ajouter à tous les événements à venir (N) — le nombre indique à combien d'événements elle manque encore — puis confirme la question qui s'affiche.

Sont pris en compte les événements à partir d'aujourd'hui dont le type d'événement est coché. Les événements qui ont déjà la zone, les événements annulés et les événements sans liste d'invités restent inchangés. Si elle ne manque plus nulle part, on y lit Tous les événements à venir de ces types d'événements ont déjà cette zone.

Champs de statut de planification

En plus de Planification, Rider de scène et Hospitality Rider, tu crées autant de champs de statut personnalisés que tu veux — par exemple pour le parking, le merch ou une licence radio. Ils apparaissent dans l'événement juste sous les informations générales, dans la vue focus et comme colonnes au choix dans l'export CSV de la liste des événements.

Pour créer un champ :

Va dans MODÈLES > STATUT DE PLANIFICATION et clique sur + Ajouter un champ.

Saisis une Désignation. Tu peux ajouter une Abréviation (5 caractères max.) — elle sert d'en-tête de colonne dans le tableau Focus. Si tu la laisses vide, les quatre premières lettres de la désignation sont utilisées.

Sous Choix, définis les valeurs et choisis une couleur pour chacune (vert, jaune, orange, rouge, bleu ou gris). Un nouveau champ propose d'emblée OK, en attente et sans objet ; utilise les lignes vides pour d'autres valeurs et retire une valeur avec supprimer.

Sous Afficher pour ces types d'événements, coche les types d'événements pour lesquels le champ doit apparaître. Les types d'événements sans show (par ex. Jour off ou Voyage) sont décochés au départ.

Clique sur enregistrer.

Dans l'aperçu, les flèches changent l'ordre dans lequel les champs apparaissent dans l'événement, et l'icône crayon ouvre un champ pour le modifier.

Note : si tu supprimes un champ, les valeurs définies pour ce champ dans tous les événements sont perdues.

Note : Admin et Agence peuvent créer et modifier des champs. Qui peut définir les valeurs dans un événement est expliqué sous Statut de planification.

Autorisations

Droits d'accès

Les Droits d'accès sont les droits ou Autorisations accordés à un profil utilisateur.

Lorsque tu invites une nouvelle personne sur une plateforme artiste, tu seras invité à sélectionner le niveau de droits d'accès/d'autorisation approprié pour cette personne.

Pour modifier les Droits d'accès d'un profil en tant qu'Admin/Agence, connecte-toi à une plateforme artiste > va dans PERSONNES > sélectionne la personne dont tu souhaites modifier le profil > une fenêtre Modifier le profil apparaîtra > choisis les Droits d'accès souhaités dans le menu déroulant en bas à droite.

Si tu es connecté à la plateforme artiste, ton adresse e-mail et ton niveau de droits d'accès/d'autorisation s'affichent en bas à gauche.

Sur la plateforme artiste, tu peux prévisualiser l'apparence de la plateforme pour les différents droits d'accès en sélectionnant un niveau dans la liste en bas à gauche.

Remarque : pour afficher certaines fonctions, tu dois être membre du groupe de voyage lui-même.

Matrice d'autorisations par catégorie

Autorisations du tableau de bord

Contrôle ce que les utilisateurs voient sur le tableau de bord.
Le tableau ci-dessous indique uniquement les autorisations liées au tableau de bord — déterminant qui peut consulter certains champs et sections du tableau de bord lui-même.