Deze documentatie is je uitgebreide
Deze documentatie is dynamisch en in voortdurende ontwikkeling — we werken haar continu bij en breiden haar uit.
Welkom Legends!
J.SHOW is jouw alles-in-één Tour Production App — gebouwd voor artiesten, agenturen en live event-professionals die klaar zijn om de chaos te stroomlijnen! Van het plannen van shows en het coördineren van teams tot het volgen van deals, het genereren van contracten en het beheren van logistiek — J.SHOW brengt alles samen in één prachtig georganiseerde digitale ruimte.
Of je nu een onafhankelijke artiest bent of een volwaardig agentuur dat meerdere acts vertegenwoordigt, J.SHOW biedt je de structuur, flexibiliteit en controle om je show op de weg te houden — en je hoofd in het creatieve spel.
We bieden twee soorten platforms, het
Beide platforms komen met hun eigen aanpasbare
Als je meer dan een handvol artiesten beheert, is een
Alle Artiestenplatforms die aan een bepaald Agentuurplatform zijn gekoppeld, delen een centrale database voor Locaties, organisatoren en hotels, wat zorgt voor een soepele en efficiënte workflow.
De prijs voor een Agentuurplatform is
Belangrijk: Het Agentuurplatform dient als de centrale hub voor je agentuur, maar bevat geen Artiestenplatforms. Voor elke artiest die je vertegenwoordigt is een apart Artiestenplatform nodig. Zie de Prijsgids voor een prijsvoorbeeld.
Het Agentuurplatform is alleen beschikbaar voor
Opmerking: Meerdere Agentuurplatforms kunnen toegang krijgen tot hetzelfde Artiestenplatform.
Op het
We bieden twee opties voor Artiestenplatforms:
➀ De prijs voor een BASIC Artiestenplatform is
➁ De prijs voor een PRO Artiestenplatform is
De
Beide beschikbaar in een
Voor een gedetailleerd overzicht van het licentieproces en de prijsstructuur bezoek je onze
Om ruimte te sparen gebruikt de interface afkortingen en kleuren. Hier staat wat ze betekenen: waar
TIP: Bovenaan de agendalijst staat een
| Afkorting | Betekenis |
| tbc | Kort voor to be confirmed (nog te bevestigen): het agendapunt is toegezegd, maar nog niet definitief. Het label hangt automatisch aan het agendapunt — in de lijst, in de titel, in de kalender en in het kalenderabonnement — en verdwijnt zodra de status op bevestigd staat. Het is geen apart veld en kan niet los worden uitgezet. |
| opt | Korte vorm van de status optie: de dag is gereserveerd, de bevestiging moet nog komen. |
| tba | Kort voor to be announced (nog aan te kondigen): het agendapunt staat vast, maar is nog niet openbaar aangekondigd. |
| Gep. | Korte vorm van gepubliceerd: het agendapunt is openbaar aangekondigd. |
| CP | Contactpersoon — niet Artist Pass. Er zijn CP Locatie, CP Techniek, CP Partner, Contact overig en in het financiële deel CP Afrekening. |
| TM · A · C+ · C · G | De bevoegdheidsniveaus Tourmanagement, Artist, Crew+, Crew en Guest. De afkortingen staan daar waar de volledige naam van het bevoegdheidsniveau niet past — bijvoorbeeld achter een schema in de sjablonen of achter een blok op het bureaublad. Ze geven aan wie het mag zien. |
| GL | Gastenlijst. |
| Status | Betekenis |
| bevestigd | Het agendapunt staat vast. |
| nog niet bevestigd (tbc) | Toegezegd, maar nog niet definitief. |
| optie | De dag is gereserveerd, de bevestiging moet nog komen. |
| Idee | Een overweging in de planning — er is nog niets afgesproken. |
| afgesloten | Gespeeld en afgerekend. Verstreken agendapunten met deze status worden vager weergegeven in de lijst. |
| geannuleerd | Gaat niet door. Het agendapunt blijft voor de volledigheid staan en wordt doorgestreept weergegeven. |
| wordt uitgesteld | Wordt verplaatst naar een nog onbekende datum. Het agendapunt behoudt alle gegevens, maar de toezeggingen van de crew worden ingetrokken — niemand staat die dag nog ingepland. |
De aankondiging staat daar los van: een agendapunt kan bevestigd zijn en toch nog niet openbaar. Daar zijn tba (nog niet aangekondigd) en gepubliceerd voor.
Elk agendapunt heeft een soort. In de lijst staat daarvan alleen de afkorting.
| Afkorting | Soort |
| CNCRT | Concert |
| TOUR | Tour |
| FSTVL | Festival |
| REPET | Repetitie |
| PROMO | Promo |
| OFF | Vrij |
| REIS | Reis |
| OPTRD | Optreden |
| PREP | Voorbereiding |
| SUPRT | Support |
| PRVW | Preview |
| FEAT | Feature |
| OPBW | Opbouw |
| AFBW | Afbouw |
| NAZRG | Nazorg |
Daarnaast kan elk platform eigen soorten met een eigen afkorting aanmaken (Sjablonen koppelen aan soorten). Die staan uiteraard niet in deze lijst.
| Markering | Betekenis |
| tbc | Nog niet bevestigd. In het hele platform betekent oranje “wacht op bevestiging”. |
| w. uitgest. | Het agendapunt wordt verplaatst, maar er is nog geen nieuwe datum. Rood, omdat de dag niet meer als geboekt geldt. |
| Cursieve naam op de gastenlijst | Een vermelding die nog bevestigd moet worden (een verzoek). Pas na bevestiging telt die mee in het totaal, in de PDF en in de export. Op de telefoon heeft de regel bovendien een oranje achtergrond. |
| Vinkje in grijs, oranje, blauw of rood | Het antwoord van iemand op een aanvraag: grijs — nog geen antwoord, oranje — misschien, blauw — toegezegd of geboekt, rood — afgezegd. |
| geannuleerd | Doorgestreept: het agendapunt is afgezegd. |
| Vage regel in de lijst | Een verstreken agendapunt met de status afgerond. |
| Dagen met een grijze, groene, oranje of rode achtergrond in de kalender | Een tourblok. Wie het blok aanmaakt kiest de kleur vrij — die heeft geen vaste betekenis. |
| +1h / −1h | Een label naast de datum bij de basisgegevens: het agendapunt ligt in een andere tijdzone dan de dag ervoor, de klok gaat met dit verschil vooruit of achteruit. De tooltip noemt beide tijdzones. |
| Blauwe balk naast een blok in het agendapunt | In dat onderdeel is iets gewijzigd. De balk verschijnt per persoon en verdwijnt zodra die het gezien heeft. |
De legenda bij de stippen, vierkanten en waarschuwingsdriehoeken van de lijst staat ook in het platform zelf: lijst →
| Begrip | Betekenis |
| Gebiedsbescherming | Een beschermde straal rond een locatie: binnen een vastgestelde afstand en periode mag er geen tweede optreden plaatsvinden. J.SHOW controleert dat en meldt mogelijke conflicten. |
| Ook aankondigingen beschermen | Onderdeel van de gebiedsbescherming: een periode waarin binnen de straal ook geen aankondiging van een ander optreden mag plaatsvinden. Zo’n conflict wordt aangeduid met de toevoeging (Aankondiging). |
| NIGHTLINER | De tourbus. Waar een afstand dit label draagt, wordt de route voor dat voertuig berekend — NL + TRAILER voor de bus met aanhanger. De Parkeerplaats nightliner is de plek daarvoor bij de locatie. |
| gepubliceerd | Openbaar aangekondigd. Een agendapunt kan bevestigd zijn en toch nog niet gepubliceerd. Op de door jou ingestelde publicatiedatum wordt het automatisch openbaar en verschijnt het ook op een gekoppelde website. |
Om je eigen
Klik op Agentuurplatform.
Kies je voorkeurs-
Opmerking: Kies het subdomein met zorg: later kan het hooguit één keer per jaar worden gewijzigd, zie Subdomein wijzigen.
Voer de naam van je agentuur en je e-mailadres in.
Klik op
Er wordt een registratielink naar je e-mail verstuurd.
Je bent klaar om te beginnen!
Er zijn twee manieren om een
➀ Om een Artiestenplatform aan te maken als onafhankelijke artiest, ga je naar
Klik op Artiestenplatform.
Kies je voorkeurs-
Opmerking: Kies het subdomein met zorg: later kan het hooguit één keer per jaar worden gewijzigd, zie Subdomein wijzigen.
Voer de artiestennaam en je e-mailadres in.
Klik op
Er wordt een registratielink naar je e-mail verstuurd.
Let's go!
➁ Om een Artiestenplatform aan te maken binnen een Agentuurplatform, klik je op
Als je een bestaand Artiestenplatform wilt upgraden naar de
Log in op het Artiestenplatform.
Ga naar
Kies aan de linkerkant ofwel
Na registratie op een J.SHOW-platform ontvang je een verificatielink per e-mail om je e-mailadres te bevestigen.
Controleer je inbox op een e-mail van J.SHOW en klik op de verificatielink.
Zodra geverifieerd is je e-mailstatus bevestigd en kun je alle platformfuncties gebruiken.
Opmerking: Als je de verificatiemail niet hebt ontvangen, controleer dan je spamfolder of vraag via je profielinstellingen een nieuwe link aan.
Als een reeds bestaand onafhankelijk Artiestenplatform wil worden geïntegreerd in een Agentuurplatform, neem dan contact op met support@j.show voor verdere hulp.
Je ontvangt een e-mailuitnodiging om deel te nemen aan een Artiestenplatform.
Open de e-mail en klik op
Je wordt gevraagd een wachtwoord aan te maken.
Klik op
Je kunt nu inloggen via de browser en/of de J.SHOW app gebruiken — op je smartphone of door naar app.j.show te gaan.
Na de eerste keer inloggen word je gevraagd je profiel te controleren.
Klik op
Optionele instellingen:
Je kunt ook:
Frequent flyer-programma's: Met de + naast
Aangemelde apparaten: Verderop in je profiel zie je op welke apparaten je op dit moment bent aangemeld — met een leesbare naam als „Android · ELP-NX9 (App)”. Het apparaat waar je nu achter zit, heeft de toevoeging
OV-kortingen staan in een eigen lijst: per vermelding
Naast telefoonnummer en geboortedatum kunnen nog twee gegevens als verplicht veld worden ingeschakeld:
Voornaam en e-mail zijn altijd verplicht en kunnen niet worden uitgeschakeld.
Na je wachtwoord vraagt J.SHOW ook om een zescijferige code uit een authenticator-app op je telefoon. Alleen je wachtwoord kennen is dan niet meer genoeg om binnen te komen.
Instellen: je vindt
Waar de code wordt gevraagd: bij het aanmelden op het artiestenplatform, het agentuurplatform en in de app — op de computer net zo goed als op de telefoon. Het instellen kan eveneens overal: op de computer, op de telefoon en in de app.
Aangemeld blijven: heb je dat bij het aanmelden aangevinkt, dan vraagt J.SHOW op dat apparaat niet bij elk bezoek om de code. Wie de tweestapsaanmelding nog helemaal niet heeft ingesteld, wordt toch door de instelling geleid — ook met een geldig vinkje.
Uitschakelen: via
Telefoon kwijt of gewisseld? Dan kom je zelf niet verder — neem contact op met de administratie van je platform. Admin- en agentuurgebruikers kunnen het in het crewformulier van die persoon uitschakelen via
Voor admins — verplicht stellen: onder
Zolang het platform de tweestapsaanmelding verlangt, kan niemand hem alleen voor zichzelf uitschakelen.
Vertrouw niet op „alleen op de computer". Of een aanmelding van een telefoon komt, zegt de browser zelf — en dat is te vervalsen. Het vinkje is gemak voor je mensen, geen grendel tegen een aanvaller.
Agentuurplatform met single sign-on: geeft het agentuurplatform zijn aanmelding uit handen aan
Geldt alleen voor het aanmelden op dit agentuurplatform. Artiestenplatforms vragen alleen een code als hun eigen instellingen dat verlangen — vanaf hier wordt daar niets ingeschakeld. De code zelf hoort echter bij de persoon: wie hem hier instelt, wordt er ook om gevraagd op elk artiestenplatform waar diegene zich rechtstreeks aanmeldt. Wie van hieruit naar een artiestenplatform springt, wordt daar niet opnieuw gevraagd.
Als je wordt uitgenodigd voor meerdere Artiestenplatforms met hetzelfde e-mailadres:
Je moet elke uitnodiging afzonderlijk accepteren door in elke uitnodigingsmail op
Als je hetzelfde e-mailadres gebruikt, wordt je bestaande profiel automatisch hergebruikt — er hoeft geen nieuw wachtwoord te worden aangemaakt.
De meeste van je profielgegevens blijven uniform over de platforms heen, inclusief je naam, contactgegevens, taalinstellingen, rijbewijsinformatie en kledingmaten.
De volgende instellingen zijn echter platformspecifiek:
In de J.SHOW app:
Ga naar het tabblad
Als de Crew Booking Tool is geactiveerd, kun je je beschikbaarheid markeren voor aankomende evenementen.
Zodra je geboekt bent voor specifieke evenementen, verschijnen deze in het tabblad
Opmerking: Er is geen limiet aan het aantal platforms waarvoor je kunt worden uitgenodigd met hetzelfde e-mailadres.
Als je wordt uitgenodigd voor verschillende platforms met verschillende e-mailadressen: Je kunt nog steeds al je platforms samenvoegen binnen de J.SHOW app (of app.j.show):
Ga naar het menu en klik op
Log in met je andere e-mailadres en wachtwoord.
Alle evenementen van alle gekoppelde e-mailaccounts verschijnen nu in het tabblad
Belangrijk: Elk e-mailadres heeft zijn eigen profiel — deze blijven gescheiden, ook al zijn evenementen van meerdere accounts samen zichtbaar in de app.
Je moet contactgegevens, rijbewijsinformatie of taalvoorkeuren afzonderlijk voor elk profiel bijwerken.
Om je profiel binnen de app te bewerken, selecteer je eerst het platform waarvan je het profiel wilt bijwerken.
Klik vervolgens op je naam of op
Sommige mensen werken met meerdere e-mailadressen: een via het agentuur, een privé, een voor een nevenproject. Je kunt bij maximaal drie accounts tegelijk aangemeld zijn. Het meldingencentrum en de globale zoekfunctie verzamelen dan over allemaal.
In de App:
Op het artiestenplatform: open
Op het agentuurplatform: open
In beide gevallen vul je e-mailadres en wachtwoord van het andere account in – het is dezelfde handeling en dezelfde lijst. Het wachtwoord is het bewijs, een bevestigingsmail is er niet. Zo kan niemand het adres van een ander aan zijn eigen account hangen.
Aan je rechten verandert dit niets. Het voegt alleen het overzicht samen. Op elk platform zie je nog steeds precies wat je profiel daar toelaat, en dat wordt bij elke oproep opnieuw gecontroleerd.
Daarnaast gelden je eigen accounts bij het boeken van crew als dezelfde persoon – een dubbele boeking valt zo ook op als je op de twee platforms verschillende adressen gebruikt.
Een account weer uitloggen doe je op dezelfde plek, zonder wachtwoord. Het is dan overal op dit apparaat afgemeld, en het meldingencentrum toont er niets meer uit.
Als je je profiel wilt verwijderen of een platform uit je app wilt verwijderen:
Log in op het platform dat je wilt verwijderen (in de app: selecteer eerst het platform dat je wilt verwijderen).
Klik op
Het 'Profiel bewerken'-venster verschijnt.
Klik op
Er verschijnt een waarschuwing die je eraan herinnert dat alle bijbehorende gegevens op dit platform worden verwijderd en dat je er geen toegang meer toe hebt.
Klik op
Het platform wordt niet langer vermeld in je app.
Belangrijk: Het verwijderen van je profiel op één platform heeft geen invloed op je profielen op andere platforms.
Elk Artiesten- of Agentuurplatform beheert zijn eigen profieltoegang — je blijft dus actief op andere platforms, tenzij je die ook afzonderlijk verwijdert.
Het
Het is alleen beschikbaar voor
Krijg toegang tot je Agentuurplatform door naar je aangepaste subdomein te navigeren (bijv. jouwagentuur.j.show).
Je kunt inloggen met:
Opmerking: Medewerkersaccounts kunnen alleen via het Agentuurplatform inloggen — niet rechtstreeks via een Artiestenplatform.
Ben je je wachtwoord vergeten? Klik op
Zodra je bent ingelogd, biedt de bovenste navigatiebalk toegang tot alle kerngebieden van het Agentuurplatform:
Gebruik de
Wanneer je een specifiek Artiestenplatform selecteert, laadt de hoofdweergave dat platform — zodat je er rechtstreeks vanuit de agentuursinterface in kunt werken.
Om terug te keren naar het agentuursoverzicht dat alle platforms toont, selecteer je
Als een van je Artiestenplatforms
Met deze functie kun je alle evenementen filteren en bekijken die gekoppeld zijn aan een specifieke organisator/partner over alle Artiestenplatforms heen — handig om ticketverkoopprestaties per organisator te volgen.
De weergave toont:
Een van de belangrijkste voordelen van het Agentuurplatform is dat alle Artiestenplatforms centrale databases delen voor locaties, partners en hotels.
Wanneer je een locatie, partner of hotel toevoegt in één platform, wordt het beschikbaar in alle Artiestenplatforms die aan hetzelfde agentuur zijn gekoppeld — waardoor dubbele vermeldingen worden voorkomen en consistentie wordt gewaarborgd.
Om deze databases te beheren, gebruik je de tabbladen
Het Agentuurplatform is toegankelijk door in te loggen via je aangepaste subdomein.
Je kunt inloggen met het oorspronkelijke e-mailadres dat is gebruikt om het platform aan te maken of met een
Opmerking:
Om een medewerker uit te nodigen voor je Agentuurplatform en hem toegang te geven tot specifieke Artiestenplatforms:
Log in op het
Selecteer
Je ziet een lijst van alle huidige medewerkers.
Klik op het
Voer hun e-mailadres in, vink aan als ze ADMIN-rechten moeten hebben, en selecteer de Artiestenplatforms waartoe ze toegang moeten hebben.
Klik op
Wie wordt als 'medewerker' beschouwd?
Iedereen die voor het agentuur werkt maar geen deel uitmaakt van het Touring Production Team van artiesten.
Het tabblad
Binnen het tabblad
Door op
Medewerkers met admin-rechten op het Agentuurplatform kunnen ook:
De knop
Deze functie is alleen zichtbaar voor de eigenaar en medewerkers met admin-rechten.
Medewerkers kunnen alleen toegang krijgen tot Artiestenplatforms waaraan ze expliciet zijn toegewezen.
Standaard krijgen ze admin-rechten op die platforms — tenzij ze al een geregistreerd profiel hebben met andere machtigingen.
De machtiging wordt per Artiestenplatform gekozen, niet in één keer voor het hele agentuur — het veld heet
Bij één persoon beslis je per platform: Kies per platform met welke rechten deze persoon daar werkt.
Vanuit een platform beslis je per persoon: Kies per persoon met welke rechten diegene op dit platform werkt.
Let op: Zonder eigen keuze geldt de volledige toegang — een lege instelling beperkt niets.
Als hetzelfde e-mailadres wordt gebruikt om ook een persoonlijk profiel aan te maken op een Artiestenplatform:
Kort samengevat: Een profiel bepaalt wat de medewerker kan zien en doen op een Artiestenplatform.
Eenmaal ingelogd kunnen medewerkers:
Wachtwoord vergeten? Gebruik
Het Agentuurplatform biedt een geconsolideerde weergave van alle evenementen over al je Artiestenplatforms heen, evenals een archief voor voorbije of gedeactiveerde platforms.
Zelf aangemaakte datumsoorten heten op meerdere artiestplatforms vaak hetzelfde, maar hebben daar eigen nummers. In het overzicht Alle data bundelt het filter daarom gelijknamige datumsoorten tot één item in plaats van ze per platform op te sommen.
Het tabblad
De lijst laadt dynamisch terwijl je scrolt — er worden 50 evenementen tegelijk getoond voor snelle prestaties, zelfs bij duizenden evenementen.
Voor elk evenement toont de lijst:
Voor Artiestenplatforms met
Om de evenementenlijst te filteren:
Gebruik het zoekveld om te filteren op trefwoord (zoekt in datum, titel, locatie, stad, land en organisator).
Gebruik het artiestfilter om de lijst te beperken tot een specifiek Artiestenplatform. Je selectie wordt onthouden.
Schakel tussen
Gebruik het filter
Gebruik het evenementtype-filter om de lijst te beperken tot specifieke evenementtypes (bijv. alleen shows, alleen repetities, enz.).
Gebruik de dropdownfilters Contractstatus en Afrekenstatus om evenementen te filteren op hun huidige contract- of afrekenstatus. Deze filters zijn automatisch verborgen voor evenementtypes die geen shows zijn.
Om de lijst te sorteren:
Klik op kolomkoppen om te sorteren op datum, platform, titel of locatie.
Onderaan de lijst wordt een eindtotaal van alle getoonde evenementen weergegeven.
Om een evenement te openen, klik je erop in de lijst. Het Artiestenplatform wordt geladen met de details van dat evenement.
Gebruik de
Opmerking: Evenementen van niet-PRO-platforms verschijnen ook in de export — de PRO-kolommen blijven daar leeg.
Het filter alleen vervallen houdt naast de contract- en afrekeningsstatus ook rekening met achterstallige taken: een evenement duikt daar dus ook op als er een to-do aan hangt waarvan de termijn verstreken is.
Het tabblad
Het archief toont een tabel van alle gearchiveerde platforms met:
Om evenementen binnen een archief te doorbladeren:
Klik op een gearchiveerd platform om het te openen.
Gebruik het jaarfilter om tussen verschillende jaren te navigeren.
Klik op afzonderlijke evenementen om hun volledige details te bekijken (alleen-lezen).
In de evenementweergave van het archief schakel je via tabbladen tussen
Bestanden-tabblad: Zijn er bij het archiveren bestandsuploads bewaard, dan toont het tabblad
Een gearchiveerd platform kan vanuit zijn archief-snapshot opnieuw worden aangemaakt:
Klik in de rij van het gearchiveerde platform op
Je kunt gearchiveerde evenementgegevens exporteren als XLSX (Excel)- of CSV-bestanden. De Excel-export produceert een samengesteld werkboek met twee bladen:
De Excel-export starten:
In de archieflijst: Klik op
In de archief-detailweergave: Kies optioneel een jaar via het jaarfilter en klik dan op
Opmerking: Om redenen van gegevensbescherming worden gevoelige persoonsgegevens (zoals crew-contactgegevens, allergieën, voedingsvoorkeuren, kledingmaten, geboortedata en persoonlijke documenten) automatisch uitgesloten van archiefexporten. De kolom-whitelist is hard-coded in de exporter zodat toekomstige schema-uitbreidingen niet per ongeluk nieuwe persoonsgegevens kunnen lekken.
Export met eigen kolomkeuze:
Het tabblad
De
Elke factuur heeft een status die kan worden gevolgd en bijgewerkt:
Wanneer meerdere
Facturen met meerdere betalingstermijnen tonen in de lijst de vroegste vervaldatum en het aantal termijnen. De betalingsontvangst kan per termijn afzonderlijk worden geregistreerd.
Wanneer alle termijnen zijn betaald, wordt de factuurstatus automatisch op "Volledig betaald" gezet. Bij deelbetalingen verandert de status in "gedeeltelijk betaald".
Achterstallige betalingstermijnen worden in rood gemarkeerd.
Filter op platform, status, datumbereik of trefwoord.
Meerdere statusfilters kunnen tegelijk worden geselecteerd.
Via
Losstaande facturen verschijnen in de centrale factuurlijst naast alle andere facturen. Zie Losstaande facturen voor meer details.
Om alle facturen van een bepaalde periode in één ZIP-archief te downloaden, gebruik je de knop
Stel in het exportvenster de filters in:
Er zijn twee downloadknoppen beschikbaar:
De export draait op de achtergrond met een live voortgangsbalk — ook grote periodes lopen niet meer uit de tijd. Zodra het archief klaar is, start de ZIP-download automatisch.
In de sectie
Selecteer welk(e) platform(en) moet(en) worden opgenomen (alle of een specifiek).
Kies een datumbereik — of gebruik een van de presets: Vorig jaar, Vorig kwartaal, Vorige maand of Dit jaar.
Schakel optioneel subtotalen per afrekenpakket in voor gegroepeerde uitsplitsingen.
De checkbox Statische waarden, zonder formules (snellere export) staat standaard aan. Formules worden eenmaal berekend en als vaste waarden opgeslagen, zodat Excel het bestand veel sneller opent en opslaat. Heb je het klassieke werkboek met formules nodig, vink dan uit (bij grote periodes merkbaar trager).
Het geëxporteerde Excel-werkboek bevat de volgende bladen:
Gegevens worden gegroepeerd per afrekenpakket (Tour) voor elk Artiestenplatform.
Beschikbaarheid: De DATEV-integratie is alleen actief voor platforms met vestigingsland Duitsland.
Als
Dit genereert CSV-bestanden die compatibel zijn met DATEV-boekhoudsoftware — de standaard voor belastingadviseurs en accountants in Duitsland.
De export omvat factuurbedragen, betalingsgegevens, afrekendata en correcte rekeningtoewijzingen op basis van je DATEV-configuratie.
Wanneer meerdere
De boekingstekst bevat de factuurontvanger (bedrijfsnaam) gevolgd door de shownaam, gescheiden door " | ". Met een maximale lengte van 60 tekens krijgt de naam van de ontvanger voorrang — de shownaam wordt indien nodig afgekapt. Dit formaat geldt voor reguliere facturen, voorschotfacturen en commissie-/onkostenfacturen.
Opmerking: DATEV moet eerst worden geconfigureerd onder
De weergave
Voor elk evenement kun je volgen:
Je kunt schakelen tussen aankomende en voorbije evenementen en zoeken op trefwoord.
Let op: Net als in de algemene lijst geeft een gekleurde stip de planningsstatus van het evenement aan (geel = open, oranje = in voorbereiding, groen = voorbereid; afgeronde evenementen hebben geen stip).
Het tabblad
De Licentie-box toont je huidige abonnementsgegevens:
Beheer je betaalmethoden via het geïntegreerde Stripe-betalingssysteem:
Klik op
Stel een standaard betaalmethode in voor automatische abonnementsverlengingen.
Verwijder verouderde betaalmethoden waar nodig.
Wijzig het e-mailadres van de agentuurseigenaar. Er wordt een verificatielink naar het nieuwe adres verzonden voordat de wijziging van kracht wordt.
Kies het gewenste getalformaat voor alle getallen en bedragen op het Agentuurplatform:
Stel de standaardvaluta in voor het agentuur en alle gekoppelde Artiestenplatforms. De standaard is EUR voor EU-regio's en USD voor internationale en Aziatische platforms.
Artiestenplatforms nemen automatisch de agentuursvaluta over, tenzij op het betreffende Artiestenplatform een aangepaste valuta is ingesteld.
Kies het scheidingsteken voor alle CSV-exports van het platform (evenementen, locaties, organisatoren, hotels, contactpersonen):
Alle CSV-exports bevatten daarnaast een UTF-8-BOM, zodat Excel umlauten en speciale tekens direct correct toont — zonder handmatige importwizard.
Onder
Klik op het invoerveld naast je verwijzingscode om de link naar je klembord te kopiëren.
De sectie Status toont de huidige status van je verwijzingen:
Loopt een artiest onder jouw agentschap, dan verschijnen zijn verwijzingen hier ook — met de vermelding via welke artiest ze binnenkwamen. De bonusdagen verlengen de licentie van het agentschap inclusief alle artiesten daaronder; daarom heeft het Artiestenplatform zelf deze sectie niet.
Een landvoorinstelling zet datumnotatie, tijdnotatie, getalnotatie en valuta in één keer passend — dezelfde keuze als op het artiestenplatform. De instelling werkt nu overal door: in het archief, in facturen en financiën, in de DATEV-statistiek, in het globale zoeken en op de instellingenpagina’s.
Pas de visuele verschijning van je Agentuurplatform aan.
Upload een PNG-logo met transparante achtergrond (max 500kB, min 600px breed).
Kies hoe je logo zich gedraagt in Dark Mode:
Upload een aangepast lettertypebestand (.ttf, .otf, .woff of .woff2) om het standaard kop-lettertype te vervangen.
Het lettertype wordt ook toegepast op geëxporteerde PDF-documenten.
Kies tussen Standaard, Klassiek of Eigen kleuren.
Met Eigen kleuren pas je accentkleuren, tekstkleuren en achtergrondkleuren aan met een live preview.
Kies tussen Standaard, Groter of Kleiner om de kop-lettergrootte aan te passen.
Schakel hoofdletteropmaak voor koppen in of uit.
Klik op
Opmerking: Bij het aanmaken van nieuwe Artiestenplatforms worden de lettertype- en kleurinstellingen van het agentuur automatisch toegepast.
Pas de naamgevingsconventies voor alle geëxporteerde documenten aan. Dit zorgt ervoor dat alle PDF's en spreadsheets de naamgevingsstandaarden van je agentuur volgen.
Configureerbare bestandsnamen omvatten:
Configureer standaard contract-documentsjablonen, inclusief inhoud van kop-/voettekst, welke velden worden weergegeven, aangepaste veldlabels en standaard betaal-/annuleringsvoorwaarden.
Deze instellingen dienen als standaardwaarden voor alle Artiestenplatforms — individuele platforms kunnen ze indien nodig overschrijven.
Onder "Benamingen in het contract" kun je de volgende contractteksten in alle ondersteunde talen configureren:
Bij het genereren van een contract in een bepaalde taal wordt automatisch de juiste taalversie gebruikt.
Configureer standaard factuursjablonen, inclusief:
Beschikbaarheid: De DATEV-integratie is alleen actief voor platforms met vestigingsland Duitsland.
Verbind je Agentuurplatform met DATEV-boekhoudsoftware voor naadloze overdracht van financiële gegevens.
Ga naar
Vink
Configureer na activering de volgende velden:
Wijs je omzet- en uitgavecategorieën toe aan de juiste DATEV-rekeningen:
Commissie- en onkostenfacturen worden automatisch geboekt op de juiste rekeningen, gebaseerd op de respectieve belastingcategorie.
Verbind je Agentuurplatform met DocuSign voor digitale contractondertekening.
Ga naar
Klik op
Log in op je DocuSign-account en autoriseer J.SHOW.
Eenmaal verbonden zie je het e-mailadres van het verbonden account en de tijdstempel van de verbinding. Om de verbinding te verbreken, klik je op
Elk Agentuurplatform kan zijn eigen DocuSign-account hebben. De verbinding wordt gedeeld met alle gekoppelde Artiestenplatforms, tenzij deze op platformniveau wordt overschreven.
Zodra DocuSign verbonden is, kun je in het blok Tekenvolgorde bepalen in welke volgorde contracten standaard worden verzonden:
Deze instelling werkt als standaard voor alle gekoppelde Artiestenplatforms — per verzending kun je hem altijd in de DocuSign-modal aanpassen. Artiestenplatforms kunnen in hun eigen instellingen bovendien afwijken van de agentuur-standaard.
Als je migreert vanuit een ander softwaresysteem, ondersteunt J.SHOW het importeren van je bestaande databases.
Exporteer je gegevens uit je huidige software — bij voorkeur als CSV. Lukt dat niet, dan is elk ander formaat ook prima.
Stuur de export naar support@j.show — we bekijken elke overname afzonderlijk.
De import wordt door het supportteam uitgevoerd.
Daarbij wordt automatisch op dubbele vermeldingen gecontroleerd (op naam en stad) en krijg je een logbestand met het resultaat.
Genereer een insluitbaar JavaScript-snippet om tourdata op de website van je agentuur weer te geven. De data worden automatisch realtime bijgewerkt.
Ga naar
Kopieer de aangeleverde JavaScript- en HTML-code.
Plak het in je website op de plek waar je de data wilt laten verschijnen.
De insluitcode kan met CSS worden aangepast om aan de stijl van je website te voldoen.
Privacy: Op dezelfde pagina beschrijft het onderdeel 'Privacy' wat de ingesloten evenementenlijst technisch doet wanneer iemand je website opent — geen cookies, niets opgeslagen in de browser van je bezoekers, alleen de gegevens van elk paginabezoek, servers in Duitsland. Daaronder staat het 'Sjabloon voor je privacyverklaring' met je agentuuradres al ingevuld; klik in het tekstveld om de hele tekst te selecteren en neem hem over in de privacyverklaring van je website. Details zoals bij het artiestenplatform.
Optioneel kunnen URL-parameters worden geconfigureerd voor maximaal 3 ticketlinks. Deze parameters worden automatisch toegevoegd aan alle gegenereerde ticketlink-URL's — handig voor trackingparameters, affiliate-codes of campagne-identifiers.
Ga naar
Iedereen die deel uitmaakt van het Touring Production Team — of toegang nodig heeft tot de J.SHOW app — moet persoonlijk worden uitgenodigd om deel te nemen aan het Artiestenplatform en een profiel aan te maken.
Dit geldt ook voor medewerkers van het agentuur.
Iemand uitnodigen
Log in op het
Navigeer naar
Het venster 'Persoon uitnodigen' verschijnt.
Voer hun naam, e-mailadres, voorkeurs-taal, hun functie en toegangsrechten in, en vink aan om de Crewbookingtool te activeren indien nodig.
Opmerking: Als een specifieke functie ontbreekt in de dropdown, ga dan naar
Klik op
Uitgestelde uitnodigingen
Als je OPSLAAN EN LATER VERZENDEN hebt gekozen, kun je alle openstaande uitnodigingen in één keer versturen door op
Dit is handig als je liever klaar bent met de opzet — bijvoorbeeld het toewijzen van de Reisgroep of het toevoegen van evenementinformatie — voordat je teamleden op de hoogte stelt.
Wat gebeurt er vervolgens
De uitgenodigde persoon ontvangt een e-mailuitnodiging om zich te registreren op het Artiestenplatform en zijn persoonlijke profiel aan te maken.
Eenmaal geregistreerd kunnen ze inloggen via de browser en/of de J.SHOW app gebruiken.
Opmerking: Zelfs nadat de uitnodiging is verzonden — en voordat de persoon zich registreert — kun je nog steeds hun toegangsrechten en functie bijwerken onder
Opmerking: Je kunt iemand uitnodigen zonder de officiële door het systeem gegenereerde e-mail te versturen.
Zodra een persoon is toegevoegd — ongeacht of de uitnodiging is verzonden, voor later is opgeslagen of nog niet is geaccepteerd — kun je nog steeds hun 'Uitgenodigd'-formulier openen door op hun naam in het systeem te klikken en de registratielink onderaan het venster handmatig te kopiëren.
Mensen beheren op het platform
Om het profiel van iemand anders te bewerken (als admin, agentuur of TM met machtiging):
Ga naar
Om je eigen profiel te bewerken:
Klik op je naam of selecteer
Meerdere functies per persoon: In het venster
In de reisgroep van een evenement kies je bij zulke personen in de kolommen Functie en 2e functie uit alle functies van hun profiel. Per evenement heeft een persoon nog steeds hoogstens twee functies. Die keuze hebben Admin, Agentuur en Tourmanagement — tourmanagers als ze zelf in de reisgroep staan of alle evenementen mogen bewerken.
In de personenlijst onder
Opmerking: De functies van een persoon wijzigen kunnen Admin, Agentuur en Tourmanagement.
Om iemands toegang tijdelijk te verwijderen zonder zijn profiel te verwijderen:
Ga naar hun vermelding onder
Ze hebben geen toegang meer tot het platform maar kunnen op elk moment worden heractiveerd.
Opmerking: Je kunt iemands naam of e-mailadres niet wijzigen — alleen zij kunnen die informatie zelf bijwerken.
Opmerking: Je kunt andermans profielen alleen bewerken via de desktopversie. Je kunt echter je eigen profiel in de app bewerken.
Heb je een spreadsheet nodig van alle teamleden?
Exporteer en print een spreadsheet van iedereen in het Artiestenplatform door naar
Een uitnodiging geldt 30 dagen — de termijn loopt vanaf het versturen, niet vanaf het aanmaken. Daarna sterft eerst alleen de link: de persoon blijft in de lijst staan en kun je via uitnodiging opnieuw versturen met een nieuwe link weer activeren. Pas 180 dagen later verdwijnen naam, adres en toewijzingen. Afgewezen uitnodigingen slaan deze respijtperiode over.
Zodra je bent uitgenodigd voor een Artiesten- of Agentuurplatform, ontvang je een e-mailuitnodiging om je te registreren.
Open de e-mailuitnodiging.
Klik op
Kies een wachtwoord.
Log in op je platform.
Belangrijk: Zelfs als je al een profiel hebt op één Artiestenplatform, moet je je voor elk aanvullend Artiestenplatform waarvoor je bent uitgenodigd apart registreren.
Klik eenvoudig op NU DEELNEMEN in de uitnodigingsmail en klik vervolgens op REGISTREREN in het formulier dat wordt geopend.
Als je hetzelfde e-mailadres gebruikt, worden je profielgegevens automatisch overgenomen.
Er zijn verschillende manieren om in te loggen op je Artiestenplatform:
➀ Via directe link
Je ontvangt een persoonlijke uitnodigingsmail met een directe URL naar het Artiestenplatform waarvoor je bent uitgenodigd. Volg eenvoudig de link om je te registreren of in te loggen.
➁ Via de J.SHOW app
Gebruik de J.SHOW mobiele app (iOS of Android) om onderweg toegang te krijgen tot je Artiestenplatform.
➂ Via de browser-app
Je kunt ook op elk moment inloggen via de web-app: app.j.show
Dit geeft je toegang tot je persoonlijke app-overzicht — met alle Artiestenplatforms waarmee je verbonden bent, of dat nu via browser of app is.
Wisselen tussen meerdere accounts
Zowel in de mobiele app als in de browserversie op app.j.show kun je ingelogd blijven met maximaal drie (3) verschillende e-mailadressen tegelijk. Selecteer "een ander account toevoegen" om in te loggen met extra e-mailadressen.
De taal die wordt weergegeven in J.SHOW hangt af van het platformtype en de standaardtaal, de instellingen van je persoonlijke profiel en de taal van je apparaat of browser.
De taal van de Agentuurplatform-interface komt altijd overeen met je browsertaal en kan niet handmatig worden gewijzigd.
Voor Artiestenplatforms volgt de interfacetaal de instelling van je persoonlijke
Je kunt deze op elk moment bijwerken onder
Als je bent uitgenodigd voor een Artiestenplatform en je profiel nog niet hebt gepersonaliseerd, wordt de
Voor medewerkers: Als je toegang hebt tot een Artiestenplatform zonder persoonlijk profiel, volgt de interfacetaal automatisch de globale standaardtaal — niet de browsertaal.
De globale taal van een Artiestenplatform wordt gedefinieerd door de admin onder
Deze instelling bepaalt de standaard interfacetaal voor:
Voordat je begint met het aanmaken van evenementen en tourplannen, neem even de tijd om je ruimte op J.SHOW te personaliseren.
Of je nu een band beheert of een merk opbouwt, het correct instellen van je visuals helpt van meet af aan een gevoel van thuis, duidelijkheid en professionaliteit te creëren.
Met slechts een paar aanpassingen kun je je platform veranderen van een blanco vel in een volledig gebrande backstage-HQ.
Let's go!
Voordat je gaat uploaden, bepaal je hoe je logo zich moet gedragen in Light en Dark Mode:
Om je platform-logo te uploaden:
Ga naar
Selecteer in de 'Logo uploaden'-box een *.png-bestand (max 500kB, min 600px breed) met een transparante achtergrond.
Het logo past zichzelf automatisch aan om in de header te passen — krap bijsnijden voor het beste resultaat.
Kies een van de drie bovenstaande inversie-opties.
Klik op
Geen eigen afbeelding? Ga dan naar
Om lettertypes voor koppen te wijzigen:
Ga naar
Upload in de 'Lettertype voor koppen'-box een lettertypebestand (.ttf, .otf, .woff of .woff2) om het standaard lettertype te vervangen.
Indien nodig kun je een aparte vette versie uploaden.
Vink 'Koppen in hoofdletters' aan om koppen in hoofdletters weer te geven.
Om het kleurenschema van de software aan te passen:
Ga naar
Kies in de 'Kleuren'-box tussen Default, Classic of Eigen kleuren.
Gebruik de sectie 'Eigen kleuren' hieronder om elke kleur afzonderlijk aan te passen.
Een live preview verschijnt in de 'Voorbeeld eigen kleuren'-box rechts.
Zodra je
Wanneer je onder
Liggen twee kleuren te dicht bij elkaar — zodat tekst erop moeilijk leesbaar wordt — dan verschijnt de melding
Via de knop
Om te schakelen tussen Light en Dark Mode:
Ga naar de onderste balk van het platform en klik op
Een 'Weergave wijzigen'-venster verschijnt.
Kies tussen Automatisch (apparaatinstelling), Donker of Licht mode.
Om globale weergave-instellingen te controleren of aan te passen:
Ga naar
Controleer in de 'Global'-box of de juiste artiestafkorting is ingevoerd — deze verschijnt in platformheaders en exportbestanden.
Controleer ook de instellingen voor taal, datumformaat en tijdformaat om er zeker van te zijn dat ze overeenkomen met je regionale voorkeuren.
Artiestenplatform: De geselecteerde taal bepaalt de standaard voor nieuwe genodigden en beïnvloedt afgedrukte documenten (bijv. daysheets, contracten).
Je kunt op het moment van uitnodiging voor elke genodigde een andere taal kiezen.
Agentuurplatform: De weergavetaal volgt automatisch je browserinstellingen.
Het platform is momenteel beschikbaar in 24 talen: Duits, Engels, Spaans, Frans, Italiaans, Nederlands, Pools, Portugees, Zweeds, Deens, Noors, Japans, Chinees, Koreaans, Turks, Tsjechisch, Fins, Grieks, Roemeens, Hongaars, Ests, Lets, Litouws en Russisch.
Het adres van je platform (bijv. jouwband.j.show) kun je zelf wijzigen — hooguit één keer per 365 dagen. Daarna is de volgende wijziging pas een jaar later weer mogelijk.
Artiestenplatform: Ga naar
Agentuurplatform: Ga naar
Het venster 'Subdomein wijzigen' wordt geopend. Vul onder 'Nieuw adres' de gewenste naam in — J.SHOW controleert die al tijdens het typen en meldt of hij vrij is. Toegestaan zijn 3 tot 20 tekens: kleine letters (a–z), cijfers en losse koppeltekens, maar geen koppelteken aan het begin of einde.
Vink 'Ik begrijp dat de volgende wijziging pas over een jaar mogelijk is.' aan en klik op 'Adres nu wijzigen'. De omschakeling duurt maar een paar seconden.
Wat er daarbij gebeurt:
In het venster achter het potlood zie je ook het 'Vorig adres, stuurt door' — en, zolang de jaarlijkse blokkering loopt, vanaf wanneer de volgende wijziging weer mogelijk is.
Het evenementenroster (
Status en standaard kleurcode in evenementenroster
Filters en zoeken (mobiel)
Het mobiele evenementenroster biedt geavanceerde filter- en zoekfuncties:
Filterinstellingen worden opgeslagen en automatisch hersteld wanneer je de lijst opnieuw opent.
De kaartweergave toont al je evenementen op een interactieve kaart, waarbij venuelocaties worden weergegeven als gekleurde markeringen verbonden door tourroutelijnen.
Om de kaartweergave te openen:
Ga naar
De kaart wordt geladen, gecentreerd op je evenementlocaties met automatische zoom om alle markeringen te tonen.
Om evenementen op de kaart te filteren:
Gebruik de datumselectors Van en Tot om het weergegeven datumbereik te beperken.
Filter op evenementtype (bijv. Concert, Festival, Travel) of op status (bijv. TBC, Option, Confirmed).
Vink 'alleen mijn evenementen' aan om alleen evenementen te tonen waarvan je deel uitmaakt van de Reisgroep.
Klik op
Om te interacteren met evenementmarkeringen:
Klik op een markering om een popup te openen met de evenementdatum, venuenaam, shownaam en status.
Klik op de popup om direct naar het evenementenoverzicht te navigeren.
Opmerking: Als regiobescherming (radiusclausule) is geconfigureerd voor een evenement, wordt er een cirkel weergegeven rond de locatie die het beschermde gebied toont.
Opmerking: Tourroutelijnen verbinden automatisch opeenvolgende locaties om het tourpad te visualiseren. Een nieuwe lijn begint zodra er meer dan één dag tussen twee opeenvolgende locaties ligt.
De focusweergave biedt een bondig, afdrukbaar overzicht van meerdere evenementen met hun belangrijkste details — ideaal voor snelle toursamenvattingen.
Om de focusweergave te openen:
Ga naar
Kies via
Om de weergegeven informatie aan te passen:
Open
Verloop — Planningsstatus, Taak, Planning, Persoonlijke notitie, Catering, Overig, Vrij veld
Reis en verblijf — Aankomst, Hotel, Terugreis, Reisgroep, Voertuigen
Onder Planningsstatus staan ingesprongen de afzonderlijke statussen — Planning, Stagerider, Hospitalityrider en je eigen velden. Vink uit wat je hier niet nodig hebt. De status stel je direct in de focusweergave in, zonder het evenement te openen. Deze sectie zien Admin en Agentuur, Tourmanagement alleen met de instelling uit Planningsstatus.
Klik op Tonen om je keuze toe te passen.
Klik op afzonderlijke evenementen om hun details uit of in te klappen.
Kolommen of tabel:
Met de schakelaar
In de Tabel staat elk evenement op één regel — ook vrije dagen en reisdagen. De eerste kolom Evenement toont datum, evenementtype, stad en locatie of titel, daarna volgt per gekozen sectie een kolom met een voorbeeld van één regel. Ga je met de muis over een cel of tik je erop, dan opent ernaast de hele sectie; via het potlood bewerk je die.
De Planningsstatus verschijnt als smalle kleurkolommen, één per status, met een afkorting in de kop — de volledige naam verschijnt als je er met de muis overheen gaat. Gearceerde cellen betekenen dat deze status bij dat evenementtype niet bestaat.
Secties met invoervelden bewerk je direct hier — het formulier opent over de pagina, je hoeft de datum niet apart te openen. Je hebt daarvoor schrijfrecht op die datum nodig.
Opmerking: De focusweergave is beschikbaar voor gebruikers met admin-, Agentuur- of tourmanager-machtigingen.
‘Locaties’ die worden toegevoegd aan de Locatie-database van een
Ga naar
Er verschijnt een nieuw ‘ADD NEW VENUE’-venster
Vul de relevante informatie in, zoals adres, contactpersoon, capaciteit, parkeren, enzovoort.
Adressuggesties: Zodra je in het veld Naam begint te typen, verschijnt eronder een lijst met plekken en hun adres. Pas een klik op een suggestie vult Straat, Postcode, Plaats, Provincie en Land — de zoekopdracht vult zelf geen enkel veld. Wat je al hebt ingevuld, maakt de suggesties nauwkeuriger.
Past geen enkele suggestie? Vul het adres dan zelf in; de lijst sluit je met Esc of met een klik ernaast. Heb je een suggestie overgenomen, dan meldt de zoekopdracht zich niet meer: wat je daarna corrigeert, blijft staan.
Duplicaatcontrole: Als er al een locatie met dezelfde naam en stad in de Locatie-database bestaat, verschijnt er een melding om duplicaten te voorkomen.
Klik op
De nieuwe ‘locatie’ verschijnt in het Venueroster
Om een ‘locatie’ toe te voegen aan een afzonderlijk
Let op: Binnen het Artiestenplatform kun je een spreadsheet genereren en afdrukken op basis van het Venueroster
door
Importoptie: Als je overstapt vanaf eerdere software, kan je bestaande Locatie-database op verzoek in J.SHOW worden geïmporteerd.
Een locatie verwijderen:
Ga naar
Er verschijnt een 'Edit Locatie'-venster.
Klik op
Grote locaties hebben vaak meerdere podia of zalen (bijv. grote zaal, studio, club). In J.SHOW leg je zulke podia direct bij de locatie aan: een podium erft automatisch het adres en de contactpersonen van de locatie, maar heeft eigen waarden voor capaciteit, podiumafmetingen, backstage, routebeschrijving, parkeren en bestanden.
Podia aanmaken en bewerken:
Open de locatie (venster 'Locatie bewerken'). In de rij
Met
Wissel je van tabblad, dan tonen de kleurig gemarkeerde secties (
Let op: Podia kun je ook meteen invoeren bij het aanmaken van een nieuwe locatie — in het gedeelte
Een evenement op een podium boeken:
Desktop: In het locatieformulier van het evenement verschijnt de rij
Mobiel: In het mobiele evenementformulier kies je het podium via het dropdownmenu
In het evenement verschijnt de gecombineerde naam (bijv. Locatie – Podium); in de locatielijst staat elk podium als eigen, direct selecteerbare regel onder zijn locatie.
Bestaande vermeldingen samenvoegen:
Als podia tot nu toe als aparte locaties waren aangemaakt (bijv. “Stadshal zaal A” en “Stadshal zaal B”), stelt J.SHOW automatisch voor om ze samen te voegen. De links verschijnen in de navigatiebalk van de locatielijst zodra er suggesties zijn (alleen admin en agentuur):
Open
De weergave
Met
Een podium loskoppelen of verwijderen:
In het podiumtabblad vind je drie acties:
De locatie zelf kun je uit de selectie verbergen als evenementen altijd op een concreet podium geboekt moeten worden — evenementen en gegevens blijven behouden, en weer zichtbaar maken gaat via het formulier om een podium toe te voegen.
Een bestaande vermelding tot podium maken:
Vaak merk je het pas bij het aanmaken van een podium: de ruimte staat allang als eigen locatie in de lijst. Precies daar zit de route: in het venster
Let op: Het podiumbeheer is beschikbaar op zowel het artiesten- als het agentuurplatform. Ook de AI-assistent kan podia aanmaken, loskoppelen en evenementen op podia boeken.
‘Partners’ die worden toegevoegd aan de Partner-database van een
Ga naar
Er verschijnt een nieuw ‘ADD NEW PARTNER’-venster
Vul de relevante informatie in, zoals bedrijfsnaam, contactgegevens, factuuradres, enzovoort.
Klik op
De nieuwe ‘partner’ verschijnt in het Partnerroster
Om een ‘partner’ toe te voegen aan een afzonderlijk
Let op: Binnen het Artiestenplatform kun je een spreadsheet genereren en afdrukken op basis van het Partnerroster
door
Een partner verwijderen:
Ga naar
Er verschijnt een 'Partner bewerken'-venster.
Klik op
‘Hotels’ die worden toegevoegd aan de Hotel-database van een
Ga naar
Er verschijnt een nieuw ‘ADD HOTEL’-venster
Vul de relevante informatie in, zoals in-/uitchecktijden, receptie, ontbijt, parkeren, enzovoort.
Adressuggesties: Zodra je in het veld Naam begint te typen, verschijnt eronder een lijst met plekken en hun adres. Pas een klik op een suggestie vult Straat, Postcode, Plaats, Provincie en Land — de zoekopdracht vult zelf geen enkel veld. Wat je al hebt ingevuld, maakt de suggesties nauwkeuriger.
Past geen enkele suggestie? Vul het adres dan zelf in; de lijst sluit je met Esc of met een klik ernaast. Heb je een suggestie overgenomen, dan meldt de zoekopdracht zich niet meer: wat je daarna corrigeert, blijft staan.
Duplicaatcontrole: Als er al een hotel met dezelfde naam en stad in de Hotel-database bestaat, verschijnt er een melding om duplicaten te voorkomen.
Klik op
Het nieuwe ‘hotel’ verschijnt in het Hotelroster
Om een ‘hotel’ toe te voegen aan een afzonderlijk
Let op: Binnen het Artiestenplatform kun je een spreadsheet genereren en afdrukken op basis van het Hotelroster
door
Importoptie: Als je overstapt vanaf eerdere software, kan je bestaande Hotel-database op verzoek in J.SHOW worden geïmporteerd.
Een hotel verwijderen:
Ga naar
Er verschijnt een 'Hotel bewerken'-venster.
Klik op
Op het
Klik op de sterren naast een locatie of hotel om een beoordelingsformulier te openen.
Ken een sterrenbeoordeling toe en voeg eventueel een opmerking toe.
De gemiddelde beoordeling en het aantal beoordelingen worden direct bijgewerkt (geen pagina-herlaad nodig). Beoordelingen van andere platforms zijn anoniem zichtbaar — alleen de platformnaam wordt getoond.
Beoordelingen worden ook opgenomen in de CSV-export van de Locatie- en Hotellijsten.
Binnen een evenement
Klik op het
Je wordt doorgestuurd naar het betreffende roster, waar je kunt zoeken naar de gewenste vermelding.
Als deze nog niet bestaat, klik dan op
Vul de relevante informatie in en klik op
De vermelding wordt automatisch toegepast op het huidige evenement,
en wordt ook opgeslagen in het bijbehorende roster — zodat deze beschikbaar is in andere evenementen en platforms.
Adressuggesties: Bij het toevoegen van een locatie, een hotel of een partner verschijnt bij de naam die je typt een lijst met suggesties. Een klik op een suggestie vult de adresvelden; zonder die klik blijft alles zoals je het hebt ingevuld.
Past geen enkele suggestie? Vul het adres dan zelf in — de lijst verdwijnt met Esc of met een klik ernaast, en na een overgenomen suggestie blijven je correcties staan.
Duplicaatwaarschuwing: Als er al een vermelding met dezelfde naam en stad bestaat, verschijnt er een melding om duplicaten te voorkomen.
Elke locatie, hotel of partner die binnen een evenement wordt toegevoegd, wordt automatisch opgeslagen in de globale database — en, als onderdeel van een agentuur, ook beschikbaar gesteld aan alle gekoppelde Artiestenplatforms.
Bij het bewerken van een locatie, hotel of partner binnen een evenement wordt deze vermelding ook in de globale database bijgewerkt als je de optie ‘Record globaal bijwerken’ aanvinkt.
Let op: Andere evenementen die dezelfde vermelding gebruiken, blijven onaangetast — die behouden de oorspronkelijke versie tenzij ze handmatig worden bijgewerkt.
Let op: Voor voertuigen past het aanvinken van ‘Record globaal bijwerken’ de wijzigingen toe op alle evenementen — uit verleden en toekomst — die nog exact dezelfde voertuigvermelding gebruiken als vóór de update.
Als je overstapt vanaf een ander systeem, kan je bestaande locatie-, hotel- of partnerdatabase op verzoek in J.SHOW worden geïmporteerd. Neem contact op met support om je import te coördineren.
Om een spreadsheet van bestaande vermeldingen te downloaden, ga je naar
Een vermelding uit de globale database verwijderen:
Ga naar het betreffende tabblad (bijv.
Klik op
Om een nieuw 'evenement' van welke aard dan ook op een Artiestenplatform aan te maken:
Ga naar
Klik op
Er verschijnt een 'Kies de datum'-venster.
Kies de gewenste evenementdatum in de kalender.
Het
Direct op de kalenderdag: sneller gaat het vanuit de
Desktop: op een touchapparaat in de desktopweergave kun je niets aanwijzen — daar is de knop vaag, maar altijd zichtbaar.
Mobiel: in de mobiele kalenderweergave is deze knop er niet. Maak het evenement daar zoals gewoonlijk aan via
Om het 'Basisgegevens'-vak te bewerken klik je ernaast op
Om een evenementdatum te bewerken, klik je op het
Er verschijnt een veld met de tekst
Als je het vakje niet uitvinkt, wordt de notitie weergegeven in het 'Basisgegevens'-vak in het Evenementoverzicht.
Tijdbereiken aanmaken: Als je geboekt bent voor een festival, maar de exacte evenementdatum nog niet zeker is, gebruik dan de
Let op: In het Evenementroster wordt de datum weergegeven als een tijdsperiode — van de eerste tot de laatste geselecteerde datum — zelfs als sommige dagen ertussen worden overgeslagen.
Zodra de definitieve datum bevestigd is, klik je op het
Belangrijk: Voor het meest efficiënte gebruik van de J.SHOW-app maak je een apart evenement aan voor elke dag van een tour — ook voor reisdagen of afbouwdagen.
De
Als je op dezelfde dag meerdere shows hebt, voeg dan voor elke show een apart evenement toe en gebruik de
De tijden bepalen vervolgens de volgorde van de evenementen in het Evenementroster.
Let op: De tijdzone van een evenement volgt automatisch de gekozen locatie — ook als je de locatie later wijzigt.
Heeft een evenement geen eigen tijdzone — typisch een vrije dag zonder locatie midden in een tour — dan neemt het die van het laatste voorgaande evenement over, zolang de tour doorloopt: staat er nog een evenement achter, dan geldt de overgenomen tijdzone voor pauzes tot twee weken; direct na een evenement geldt hij ook zonder volgend evenement. Anders geldt weer de tijdzone van je platform. Een rustdag in Tokio blijft zo in Tokio, in plaats van voor één dag naar huis te springen. Geannuleerde evenementen, ideeën en opties geven hun tijdzone niet door.
Correcte tijdzones zijn belangrijk voor kalender-synchronisaties en iCal-feeds.
Tijdsverschil: Ligt het evenement in een andere tijdzone dan de dag ervoor, dan toont de Basisinformatie naast de datum een badge met de klokverschuiving (bijv.
Selecteer het
Selecteer vervolgens de
Als je de evenementstatus op
Let op: TBA heeft invloed op de 'Evenementenlijst voor website'-functie. Zodra het evenement openbaar wordt, verschijnt het automatisch op je website als die integratie is ingeschakeld.
Status en standaard kleurcodering in evenementtitel en -roster
Een evenement effectief benoemen
TIP: Wissel eenvoudig tussen verschillende evenementen met de pijltjestoetsen links en rechts op je toetsenbord.
Een datum voer je overal op dezelfde manier in — één veld in plaats van drie aparte vakjes voor dag, maand en jaar, zowel in de desktop- als in de mobiele weergave. Eerder gedroeg de invoer zich per plek anders: soms werd er overschreven en doorgesprongen, soms werd er bijgeschreven, soms was de tabtoets nodig.
Onderaan het vak 'Basisgegevens' houd je bij hoe ver een evenement is voorbereid. Elke keuze kleurt de rand van het veld, zodat je de stand in één oogopslag ziet.
Daaronder staan je eigen planningsstatusvelden, als je die hebt aangemaakt (zie Planningsstatusvelden) — telkens alleen bij de evenementtypes waarvoor het veld is ingeschakeld.
Zet je de planning op
In de mobiele weergave vind je Planning en je eigen velden ook in de basisgegevens; Stagerider en Hospitalityrider stel je in op de desktop.
Opmerking: Admin en Agentuur zien en stellen de planningsstatus in. Tourmanagement mag dat als onder
Om je advancing-proces te stroomlijnen, kun je eenvoudig meerdere evenementen tegelijk bewerken.
Ga naar
Er verschijnt een 'Meerdere bewerken'-venster.
Klik op
Klik vervolgens op
Je wordt nu teruggeleid naar de 'Meerdere bewerken'-interface.
Breng voor elke sectie die je wilt bewerken (bijv. Titel, Locatie, Evenementtype) je wijzigingen aan en klik op
Let op: Zodra een sectie dezelfde informatie heeft voor alle geselecteerde evenementen, wordt deze groen onderstreept voor eenvoudige herkenning.
Het Wijzigingslogboek toont platformbreed wie wat wanneer heeft gewijzigd: evenementen aangemaakt, verplaatst, bewerkt of verwijderd — en ook wijzigingen aan de Reisgroep. Elke vermelding noemt de persoon en het tijdstip.
Desktop: Het logboek verschijnt als eigen vak op de startpagina. Het is zichtbaar voor alle bevoegdheidsniveaus — iedereen ziet alleen de vermeldingen die bij zijn of haar machtigingen passen.
De titel van een vermelding (bijv.
Klik op het vergrootglas-icoon in de titel van het vak om de zoekfunctie te openen:
Wie wanneer wie aan de Reisgroep van een evenement heeft toegevoegd, is eveneens via het logboek te achterhalen.
Als je overstapt vanaf een andere tour-software, ondersteunt J.SHOW bulk-import van je bestaande evenementgegevens.
Wat wordt overgenomen:
Stuur je export bij voorkeur als CSV. Lukt dat niet, dan is elk ander formaat ook prima.
Het importproces matcht geïmporteerde locaties en organisatoren automatisch met je bestaande databases om duplicaten te voorkomen. Nieuwe locaties en organisatoren worden naar behoefte aangemaakt.
Let op: Evenementimports worden uitgevoerd door het J.SHOW-supportteam om de gegevensintegriteit te waarborgen. Neem contact op met support@j.show om je import te coördineren — stuur de exportbestanden mee die je wilt overnemen.
De eenmalige overname van je gegevens bij de overstap is gratis.
Tourblokken zijn benoemde tijdsperiodes in je kalender — ze dienen zowel om evenementen te groeperen (bijv. tour legs, festivalreeksen) als om tijd te blokkeren waarin geen shows geboekt mogen worden (bijv. vakantie, studiotijd, pauzes).
Er zijn twee manieren om een tourblok aan te maken:
➀ Vanaf de evenementenpagina:
Ga naar
De kalender opent in de blok-aanmaakmodus. Klik op een datum om het begin van het blok in te stellen.
Klik op een tweede datum om het einde in te stellen.
Voer een naam in (bijv. "Europese leg", "Festivalreeks") en klik op
➁ Vanuit de kalender:
Als je al in de
Selecteer begin- en einddatums door in de kalender te klikken, voer een naam in en klik op
Tourblokken worden visueel gescheiden in het Evenementroster. In de kaartweergave begrenzen ze de tourroutes echter niet — daar begint een nieuwe lijn zodra er meer dan één dag tussen twee opeenvolgende locaties ligt.
In de evenementenlijst staat elke vermelding op zijn eigen datum: het begin van een blok op de eerste dag, het einde op de laatste, elk evenement op zijn dag. Ligt een blok midden in een ander blok (bijvoorbeeld een repetitie tijdens een tour), dan verschijnt het daardoor op de juiste plek tussen de tourevenementen, en beide blokken worden als lijnen naast elkaar getekend. Een evenement dat je uitdrukkelijk aan een blok hebt toegewezen, maar dat buiten de periode van het blok ligt, toont de lijst aan het begin of einde van zijn blok.
Let op: de
"No Tour"-optie: Bij het aanmaken of bewerken van een tourblok kun je het
Automatische toewijzing: Evenementen zonder bloktoewijzing worden automatisch in chronologische volgorde in bijbehorende tourblokken gesorteerd als hun datum binnen de periode van het blok valt. Deze automatisch toegewezen evenementen worden subtieler weergegeven dan handmatig toegewezen evenementen.
Wie tourblokken ziet: Personen met Admin-, Agentuur- of Artist-rechten zien tourblokken altijd. Tourmanagement ziet ze als onder
Wie tourblokken aanmaakt en bewerkt: Aanmaken en bewerken mogen Admin, Agentuur, Artist en — bij ingeschakelde eerste optie — Tourmanagement. De tweede optie, 'Iedereen kan de blok-items zien', geeft uitsluitend het zien, niet het bewerken. Admin en Agentuur bewerken alle tourblokken; Artist en Tourmanagement alleen de blokken die ze zelf hebben aangemaakt. Evenementen aan een blok toewijzen — de knop
Tourblokken in het kalenderabonnement: In je persoonlijke abonnement (het kader 'Jouw evenementen van dit platform' op het
Of je nu Daysheets wilt afdrukken voor meerdere evenementen of tekst- of CSV-lijsten wilt maken met of zonder Setlists:
Ga naar
Er verschijnt een ’Export’-venster.
Kies uit de beschikbare opties zoals hierboven genoemd
Of je nu de details plant, locaties en partners boekt of je crew beheert — J.SHOW houdt elk evenement volledig op orde.
Wanneer je op een 'evenement' in het Evenementroster klikt, kom je uit op het
Heb je een reeks openstaande locatie-aanvragen en weet je niet in welke volgorde de tour het meest logisch is? AI-tourrouting berekent een zinvolle volgorde uit je openstaande beschikbaarheden — met kaart en totaal aantal kilometers.
Zo bereik je de routing: Klik in de evenementenlijst op
Let op: De beschikbaarheden-tool zelf (het inwinnen van locatiebeschikbaarheden via partners) is beschikbaar voor Admin en Agency — zonder PRO — zie Locatiebeschikbaarheden. AI-tourrouting verwerkt deze gegevens en draait eveneens zonder PRO.
Wie mag routen: Admin, Agency en Tourmanager kunnen routings aanmaken. Personen met Artist-rechten zien opgeslagen concepten, maar kunnen er zelf geen berekenen.
In het tabblad
Kies de beschikbaarheden die in de tour moeten worden meegenomen.
Een tabel van de soort Meerdere evenementen is gemarkeerd met 'Verzamelaanvraag' — alleen die volstaat al voor een routing, anders zijn er minstens twee tabellen nodig. Dagen waarop een eigen evenement staat (zie Eigen evenementen blokkeren dagen), vallen af, net als cellen waaruit al een evenement is ontstaan.
Schakel over naar het tabblad
Stel je voorwaarden in — zoals een start- en eindpunt per blok — en laat de AI een zinvolle volgorde berekenen.
Voorkeurslocaties sturen: In het veld
Een ★ op één afzonderlijke dag (in de cel van de tabel ingesteld, zie Het raster gebruiken) werkt als een ★ op de locatie, maar alleen voor die dag. Er komt geen eigen show bij.
Zitten er verzamelaanvragen bij, dan leg je onder 'Evenementen per verzamelaanvraag' vast hoeveel evenementen er hooguit uit één verzamelaanvraag mogen ontstaan. Leeg = zoveel als zinvol past — nooit twee op dezelfde dag.
Eigen evenementen met een locatie in de periode gaan als vaste evenementen mee in de berekening: de routing plaatst ze tussen de stops en rekent hun kilometers en de vrije dagen mee. In de variant zijn ze gemarkeerd met 'vast evenement'.
Je krijgt een of meerdere varianten, elk met kaart en totaal aantal kilometers, zodat je de routes direct kunt vergelijken.
Heb je voor een variant gekozen, dan heb je deze mogelijkheden:
Reserveren: de stops van de variant worden in de tabellen als jullie opties ingevuld; de tabellen blijven open, en de locaties krijgen een bericht.
Routing toepassen: de berekende routing wordt op je evenementen toegepast; tabellen van de soort „Eén evenement” worden daarbij gesloten.
Als concept opslaan: Je bewaart de routing om hem later weer te openen en verder te bewerken.
Als PDF afdrukken: Je krijgt de routing inclusief kaart als PDF.
Met verzamelaanvragen wordt elke gekozen stop een eigen evenement, en de knoppen heten anders:
Als idee aanmaken — evenementen met status idee; de locaties krijgen geen bericht.
Als optie aanmaken — evenementen met status optie; de locaties krijgen een melding.
Bevestigen — bevestigde evenementen; de locaties krijgen een melding, de tabellen blijven open.
Welke stops worden aangemaakt, kies je per variant (alle / geen). Stops uit tabellen van de soort „Eén evenement” worden daarbij als vanouds behandeld. Is er op een stop inmiddels geboekt, een ander evenement gepland of al een evenement ontstaan, dan maakt J.SHOW hem niet aan en vertelt je om hoeveel het ging.
Om een locatie aan een specifiek evenement toe te voegen:
Maak een nieuw evenement aan of selecteer het relevante evenement uit het Evenementroster onder
Klik op het
Vanaf hier heb je twee opties:
➀ Selecteer een bestaande locatie uit het Venueroster. Na selectie wordt de locatie aan je evenement gekoppeld.
Let op: Als er nog geen locaties zijn toegevoegd, verschijnt het Venueroster leeg.
➁ Klik op
Voor een volledige uitleg over hoe je een nieuwe venuevermelding aanmaakt, raadpleeg je het gedeelte Locaties, hotels & partners beheren.
Na opslaan word je teruggeleid naar het Evenementoverzicht met de nieuw aangemaakte locatie toegepast.
Let op: De locatie wordt ook opgeslagen in de globale database voor toekomstig gebruik in alle evenementen en platforms.
Om wijzigingen aan te brengen in de toegewezen locatie van een evenement:
Klik op het
Er verschijnt een ‘Locatie’-venster.
Breng de nodige wijzigingen aan en klik op
Let op: Onderaan het venster kun je kiezen of je de wijzigingen alleen toepast op dit evenement, of
Let op: Alle leden van de Reisgroep die aan dit evenement zijn toegewezen, kunnen de geselecteerde locatie-informatie bekijken.
Om 'venuespecs' aan een specifiek evenement toe te voegen:
Selecteer het relevante evenement uit het Evenementroster onder
Klik op het
Er verschijnt een 'Locatie Specs: [Venuenaam]'-venster.
Vul de relevante informatie in (bijv. capaciteit, afmetingen van het podium, enz.) en klik op
Let op: Een enkele locatie kan meerdere capaciteitsopties hebben voor verschillende configuraties (bijv. staan, zitten, gedeeltelijke blackout).
Klik op
Selecteer vervolgens de juiste capaciteit voor deze specifieke show via het vervolgkeuzemenu
Dropdown-opties:
Let op: Elke aangepaste capaciteit die via
Let op: Als je de wijzigingen die aan een locatie zijn aangebracht wilt toepassen op de Locatie-database, vink dan
Let op: Onder
Om een partner aan een specifiek evenement toe te voegen:
Selecteer het relevante evenement uit het Evenementroster onder
Klik op het
Vanaf hier heb je twee opties:
➀ Selecteer een bestaande partner uit het Partnerroster. Na selectie wordt de partner aan je evenement gekoppeld.
Let op: Als er nog geen partners zijn toegevoegd, verschijnt het Partnerroster leeg.
➁ Klik op
Voor een volledige uitleg over hoe je een nieuwe partnervermelding aanmaakt, raadpleeg je het gedeelte Locaties, hotels en partners beheren.
Belangrijk: Selecteer in het vervolgkeuzemenu ‘Type:’ de relevante partnercategorie. Hierdoor wordt het
Na opslaan word je teruggeleid naar het Evenementoverzicht met de nieuw aangemaakte partner toegepast.
Let op: De partner wordt ook opgeslagen in de globale database voor toekomstig gebruik in alle evenementen en platforms.
Er kunnen per evenement maximaal twee aanvullende partners worden toegevoegd. Nadat de eerste partner is toegewezen, verschijnen op desktop lege slots voor Partner 2 en Partner 3 met een zoekknop. Op mobiele apparaten zijn Partner 2 en 3 beschikbaar in het mobiele evenementformulier.
Contactpersonen van alle toegewezen partners verschijnen in de contactpersoon-dropdowns van het evenement. Contacten worden weergegeven met de bedrijfsnaam tussen haakjes om herkenning te vergemakkelijken.
Partnersuggestie: Wanneer een partnerslot leeg is, stelt J.SHOW automatisch de meest recent gebruikte partner voor dezelfde stad en evenementtype voor. De suggestie verschijnt direct onder het lege partnerslot en kan met een klik worden geaccepteerd — zonder omweg via de partnerlijst. Deze functie is beschikbaar op desktop en mobiel.
Om wijzigingen aan te brengen in de toegewezen partner van een evenement:
Klik op het
Er verschijnt een ‘Partner’-venster.
Breng de nodige wijzigingen aan en klik op
Let op: Onderaan het venster kun je kiezen of je de wijzigingen alleen toepast op dit evenement of
Partnertype per evenement overschrijven: De dropdown
Om verschillende contactpersonen (CP) aan een evenement toe te voegen
Selecteer het relevante ‘evenement’ uit het Evenementroster in
Klik op de
Vul de relevante CP-informatie in.
Let op: Als je op het
In de CP Locatie-sectie zijn bijvoorbeeld alleen contacten beschikbaar die specifiek aan de locatie gekoppeld zijn, terwijl je in Contact overig contacten ziet van zowel de locatie als van toegewezen partners.
Vink
Om extra contactpersonen toe te voegen:
Klik op het
Je kunt opnieuw uit de dropdown een vooraf toegewezen contactpersoon kiezen voor efficiëntie, of de benodigde informatie handmatig invoeren.
Let op: Alleen 'Contact overig' biedt de mogelijkheid om de zichtbaarheid per machtigingsgroep te kiezen.
Onder
Naast elke contactpersoon wordt een vCard-knop weergegeven, mits een e-mailadres of telefoonnummer beschikbaar is en aan de zichtbaarheidsmachtigingen wordt voldaan. Hiermee kun je de contactgegevens (naam, functie, e-mail, telefoon, bedrijfsnaam) als .vcf-bestand downloaden en direct in je adresboek importeren.
Om een gedetailleerde planning van het evenement toe te voegen heb je twee opties:
➀ Een planning toevoegen vanuit het evenement
Selecteer het relevante ‘evenement’ uit het Evenementroster in
Klik op de
Er verschijnt een ‘Schedule’-venster.
Benoem de titel van de planning naast
Let op: Voor een volledig overzicht van alle beschikbare opmaakopties, zie het gedeelte Een tekstvak opmaken.
Selecteer voor wie deze ‘planning’ zichtbaar is en klik op
➁ Een planning toevoegen vanuit een sjabloon
Zie Evenementoverzicht-sjabloon toepassen op evenementen voor gedetailleerde instructies.
De planning afdrukken:
Ga naar
Er wordt automatisch een PDF van de planning gegenereerd.
Om een extra gepersonaliseerd vak toe te voegen in het Evenementoverzicht (bijv. Interview-afspraak, enz.)
Selecteer het relevante ‘evenement’ uit het Evenementroster in
Klik op de
Er verschijnt een 'Vrij veld'-venster.
Benoem het vak ('Title:') en geef alle relevante informatie op.
Let op: Voor een volledig overzicht van alle beschikbare opmaakopties, zie het gedeelte Een tekstvak opmaken.
Kies wie dit gepersonaliseerde vak in hun Evenementoverzicht kan zien en klik op
Om basis reisinformatie toe te voegen (bijv. locatie, hotel, Homebase, afstand, rijtijd):
Selecteer het relevante evenement uit het Evenementroster in
Klik op het
Vul in het venster dat opent de relevante
Gebruik de
Let op: De locatie- of hotellocatie, mits opgegeven voor het volgende evenement, is automatisch beschikbaar als optie in het ‘Volgend evenement’-venster, naast de ‘Homebase’.
Klik op
Locatiesuggesties:
Homebase is de J.SHOW-term voor de standaard thuislocatie van een artiest — meestal het thuis- of repetitieadres van waaruit aankomsten worden gepland en afstanden worden berekend. Zodra een Homebase is ingesteld, stelt J.SHOW deze automatisch voor als startpunt in de velden 'Aankomst', 'Terugreis' en 'Volgend evenement'.
Om de Homebase van een artiest in te stellen:
Ga naar
Om gedetailleerde reisinformatie op te geven voor Aankomst, Terugreis of doorreis:
Selecteer het relevante evenement uit het Evenementroster via
Klik op het
Klik in het Basic Aankomst/Terugreis/Volgend evenement-venster op
Hierdoor opent een Advanced Aankomst/Terugreis/Volgend evenement-venster voor het geselecteerde reistype.
Je kunt nu persoonlijke reisgegevens invoeren voor individuele leden of subgroepen van de Reisgroep — inclusief vertrek- en aankomsttijden, vervoerswijze (bijv.
Voor individuele aankomsten kun je via keuzerondjes het vertrekpunt kiezen:
Voor individuele vertrekken kies je op dezelfde manier de bestemming:
Google Maps berekent automatisch de afstand op basis van je selectie.
Klik op SELECTEREN onder 'Voertuig' om een voertuig toe te wijzen dat al aan dit evenement is toegevoegd — inclusief de passagiers.
Klik op
Groepering van personen:
Opeenvolgende reisvermeldingen met identieke personen worden visueel gegroepeerd in het overzicht. Het veld "Wie" wordt slechts één keer weergegeven, met tussenliggende stappen gescheiden door lichtere scheidslijnen — zodat de weergave overzichtelijk blijft, zelfs bij complexe reisplannen.
Reisplannen kopiëren:
Je kunt een voertuigplan van het ene reisgedeelte naar het andere dupliceren:
Bij het kopiëren wisselen vertrek en aankomst van plaats: de terugvlucht vertrekt waar de heenvlucht is geland — de aankomstterminal (of het aankomstspoor) van de ene richting wordt de vertrekterminal (of het vertrekspoor) van de andere.
Resetten:
Om terug te keren naar de basisversie van een reisvenster, ga je naar
Speciale opmerking over voertuigsynchronisatie:
Als de Reisgroep tussen legs verandert (bijv. iemand stapt in of uit een voertuig), schakel dan
Een groep van drie kan bijvoorbeeld samen aankomen voor de eerste show en een vierde persoon aan dezelfde auto toevoegen voor de rest van de tour.
Voeg snel en eenvoudig vluchtinformatie toe voor alle geavanceerde aankomsten, vertrekken en doorreizen.
Klik op
Selecteer
Je hoeft alleen het LH 123 of DLH123 — zowel IATA- als ICAO-codes worden automatisch herkend)
J.SHOW herkent het vluchtnummer en haalt actuele vluchtgegevens op via de FlightAware AeroAPI. De volgende velden worden automatisch ingevuld:
Als er meerdere vluchten met hetzelfde vluchtnummer op die dag bestaan (bijv. codeshare-verbindingen), wordt er een selectielijst weergegeven.
Naast de terminal op de vertrekluchthaven vult J.SHOW — indien bekend — ook de terminal op de aankomstluchthaven in. Elke reisvermelding heeft voor aankomst, terugreis en doorreis twee velden:
Levert de vluchtschema zelf geen terminal, dan stelt J.SHOW de vertrek- en aankomstterminal voor op basis van de laatste vluchten met hetzelfde vluchtnummer op dezelfde route — maar alleen als die vluchten duidelijk dezelfde terminal hadden. Het voorstel staat in het veld en kan vóór het opslaan worden gewijzigd. Op luchthavens zonder terminalgegevens blijft het veld leeg.
Realtime vluchtvolging
Op de reisdag wordt de vluchtstatus automatisch in realtime bijgewerkt in het
De status is kleurgecodeerd: groen voor actieve vluchten (scheduled, in flight, landed) en rood voor geannuleerde vluchten.
Terminal uit de live-gegevens: Melden de live-gegevens op de reisdag een terminal die afwijkt van de ingevulde — of is er nog geen ingevuld —, dan neemt J.SHOW de live-terminal over in de reisvermelding, apart voor vertrek en aankomst. Evenementenoverzicht, formulier en daysheet tonen daarna hetzelfde. Schrijfwijzen als „Terminal 5”, „T5” en „5” gelden als gelijk en leiden niet tot een wijziging.
Er zijn twee manieren om catering-info toe te voegen:
➀ Catering-info direct in het Evenementoverzicht toevoegen:
Selecteer het relevante evenement uit het Evenementroster via
Klik op het
Er verschijnt een 'Catering'-venster.
Selecteer een van de beschikbare opties:
geen catering / Inhouse / Buy Out: bijv. 20 € p.p. / Op bestelling / Tourcateraar
Gebruik
Let op: Voor opmaakopties, zie het gedeelte Een tekstvak opmaken.
➁ Catering-info toepassen via algemeen sjabloon:
Zie het gedeelte Evenementoverzicht-sjabloon toepassen op evenementen voor gedetailleerde instructies.
Let op: Zodra catering-informatie is toegevoegd en mensen zijn toegevoegd aan de Reisgroep, verschijnt er automatisch een samenvatting van alle dieetvoorkeuren (op basis van hun profielgegevens) in het Catering-vak. Deze maaltijdsamenvatting is standaard ingeklapt en toont alleen de kopregel (
Zichtbaarheid: Het 'Catering'-vak is alleen zichtbaar voor gebruikers met Admin-, Agentuur- of Tourmanager-machtigingen — of voor gebruikers met een 'Catering'-functie toegewezen in de Reisgroep.
Daarnaast heeft het Catering-venster zichtbaarheidscheckboxes waarmee je kunt bepalen welke bevoegdheidsniveaus het cateringveld mogen zien — analoog aan Schedule en Other. Hierdoor kan gevoelige cateringinformatie (prijzen, deals) bijvoorbeeld verborgen worden voor bepaalde bevoegdheidsniveaus. De instelling is beschikbaar op zowel desktop als in de mobiele weergave, en wordt automatisch meegenomen bij het toepassen van evenementtype-sjablonen.
Om een hotel aan een specifiek evenement toe te voegen:
Selecteer het relevante evenement uit het Evenementroster onder
Klik op het
Vanaf hier heb je twee opties:
➀ Selecteer een bestaand hotel uit het Hotelroster. Na selectie wordt het hotel aan je evenement gekoppeld.
Let op: Als er nog geen hotels zijn toegevoegd, verschijnt het Hotelroster leeg.
➁ Klik op
Voor een volledige uitleg over hoe je een nieuwe hotelvermelding aanmaakt, raadpleeg je het gedeelte Locaties, hotels en partners beheren.
Naast algemene contact- en locatie-informatie kun je het volgende opnemen:
Na opslaan word je teruggeleid naar het Evenementoverzicht met het nieuw aangemaakte hotel toegepast.
Let op: Het hotel wordt ook opgeslagen in de globale database voor toekomstig gebruik in alle evenementen en platforms.
Om algemene hotelnotities toe te voegen in een specifiek evenement:
Voordat er een hotel is toegewezen, klik je op het
Dit veld kan worden gebruikt om aangepaste informatie in te voeren zoals "privé-accommodatie", "geen hotel beschikbaar" of "nog te boeken" — alles wat je meer context wilt geven.
Let op: Als je op het
Je kunt daarna nog steeds extra Hotel-vakken toevoegen door op de
Echter, aangepaste tekstvelden zijn alleen beschikbaar in het eerste Hotel-vak (dat met het -icoon), niet in de aanvullende hotel-vakken die alleen een -icoon tonen.
Is Hotel 4 gevuld, dan verschijnt daaronder nog een
De extra hotels vanaf Hotel 5 werken net als de eerste vier: je kunt ze bewerken, vastleggen voor wie ze bedoeld zijn, de zichtbaarheid beperken tot de personen die in kamers zijn ingedeeld, een kamerindeling aanmaken en ze weer verwijderen. Ze staan altijd na Hotel 1–4, in de volgorde waarin je ze hebt aangemaakt.
Ze verschijnen overal waar ook de eerste vier hotels staan — in de gedeelde evenementweergave, op de daysheet (afzonderlijk te kiezen als Hotel 5, Hotel 6 …), in de roominglijsten en in de offline-weergave. Bij het dupliceren van een evenement worden ze samen met hun kamers meegekopieerd.
Mobiel en App-platform: in de mobiele evenementweergave verschijnt het extra Hotel-vak eveneens; via het
Om het toegewezen hotel van een evenement te bewerken:
Klik op het
Er verschijnt een 'Hotel'-venster — breng de nodige wijzigingen aan en klik op
Let op: Onderaan het venster kun je
Let op: Om de zichtbaarheid van hoteldetails te beperken tot alleen die Reisgroep-leden die daar aan een kamer zijn toegewezen, vink je
Let op: Klik op
Om Rooming-informatie voor elk hotel toe te voegen:
Klik op het
Er verschijnt een venster Rooming for Hotel "Hotelnaam".
Je kunt nu gedetailleerde rooming-informatie invoeren, inclusief het aantal en de grootte van elke slaapkamer via het vervolgkeuzemenu.
Hier zijn voorbeelden van kamertypes en hun beoogde bezetting:
Vanaf hier heb je twee opties:
➀ Klik op
Let op: Deze functie is ook beschikbaar bij meerdaagse hotelblokken. Ze vult daarbij alleen de kamers van de dag die op dat moment geopend is — daarna kun je de verdeling via
➁ Wijs kamers handmatig toe door op het
Let op: Als dezelfde Rooming-opzet nodig is in meerdere evenementen, klik dan op
Klik op het
Let op: Zorg ervoor dat de Reisgroep is geselecteerd; anders verschijnt het Reisgroep-roster leeg.
Let op: De rooming wordt ook op het evenement getoond wanneer het hotel zelf nog niet vaststaat — handig tijdens de tourplanning, een placeholder-hotel is niet nodig. Dit geldt op desktop, mobiel en in de gedeelde evenement-link.
Hoe de gedrukte lijst eruitziet stel je in het uitklapvenster van de
Eén afdruk in plaats van twee: de meerdaagse lijst toont nu naast aankomst en vertrek ook de vermeldingen
Als hetzelfde hotel voor meerdere opeenvolgende dagen is geboekt, toont het Rooming-venster (klik op
Let op: Om rooming-toewijzingen snel rechtstreeks in het Evenementoverzicht te bekijken, klik je op het
Let op: Bij een meerdaagse boeking toont het Hotel-vak bovendien de boekingsperiode (
Om de hotelinformatie toe te passen op alle relevante dagen van een bepaalde reservering:
Klik op het
Er verschijnt een 'Hotel'-venster.
Vink
Diverse hotel-infos:
Je kunt aparte ontbijttijden voor doordeweekse dagen en het weekend invoeren.
Als er op bepaalde dagen geen ontbijt wordt geserveerd, kun je de velden leeg laten of “N/A” invoeren.
Om de afstand tussen het hotel en de locatie automatisch te berekenen nadat er een locatie voor het evenement is geselecteerd, klik je op
Je kunt ook handmatig de afstand van het hotel tot het dichtstbijzijnde treinstation en tot het stadscentrum/downtown invoeren.
Om aanvullende details toe te voegen — zoals het reserveringsnummer, annuleringsdeadline, contactpersoon, pincode, booked through en booked for — klik op
Om een PDF of CSV af te drukken voor de rooming van de huidige dag:
Klik op
Om een volledige rooming-lijst af te drukken die alle dagen in dit hotel omvat, selecteer je
Let op: Alle versies bevatten gastnamen, kameroverzichten, in-/uitchecktijden en datums.
Let op: Bij het exporteren van een meerdaagse rooming-lijst als PDF of CSV verschijnt elke persoon die aan hetzelfde hotel is toegewezen in meerdere, niet-aaneengesloten tijdsblokken (met tussenliggende gaten) in evenveel afzonderlijke rijen als er boekingsblokken zijn. Dit duidt op verschillende incheckperiodes voor elk tijdsblok.
Terwijl je een show advancet, geef je via het veld
Zo ziet iedereen in het Evenementenroster in één oogopslag hoe elke show ervoor staat – zonder het evenement te hoeven openen.
Belangrijk: Zodra de status op
Dit zorgt voor een overzichtelijkere lay-out voor admins, agenturen en tourmanagers zodra de planning is voltooid.
Zodra de
Om de Daysheet af te drukken, ga je naar
Staat de planning nog niet op
De lettergrootte van de Daysheet kan door Admin en Agency worden aangepast via de Daysheet-preview
rechtsboven in de balk of via
Soms moet één Daysheet een veld bevatten dat je globaal hebt verborgen — of andersom. In plaats van de globale instellingen te wijzigen kun je nu per evenement overschrijven welke velden op de Daysheet verschijnen.
Open de Daysheet-preview zoals hierboven beschreven. Klik rechtsboven op
Er opent een venster met alle Daysheet-velden, gegroepeerd in Algemeen, Reis, Adressen, Contactpersonen, Evenement, Hotels, Locatie-info en Overig.
Velden die op dit moment worden getoond, staan vooraf aangevinkt. Velden die door je globale Daysheet-instellingen worden onderdrukt of simpelweg geen inhoud hebben, verschijnen gedimd — je kunt ze toch aanklikken om ze voor dit evenement af te dwingen.
Nog fijner kan het binnen de groepen Reis en Contactpersonen: daar kun je afzonderlijke aankomst-/doorreisposities en afzonderlijke extra contactpersonen apart tonen of verbergen. De preview wordt na elke wijziging direct bijgewerkt.
Let op: De selectie geldt alleen voor dit ene evenement. De standaardwaarden voor alle evenementen blijven beheerd via
Mobiel: De keuzelijst
De Daysheet-preview biedt rechtsboven een taalkeuzelijst. Gebruik die om een Daysheet af te drukken in een andere taal dan je platformtaal — handig wanneer de crew uit verschillende landen komt. De dropdown toont alle talen die J.SHOW momenteel ondersteunt, zodat je de Daysheet in elk daarvan kunt uitvoeren.
Of je nu bouwt vanaf een vast kernteam, roterende crew beheert of beide combineert — sjablonen en de Crewbookingtool werken samen om je workflow te stroomlijnen en het boekingsproces zo efficiënt mogelijk te maken.
Om een kerngroep aan te maken of een lijst met gewenste crewleden voor een specifiek evenement of een hele tour vooraf te filteren:
Ga naar
Klik op
Klik bovenaan op
Alle geselecteerde personen verschijnen nu in het Reisgroep-roster.
Om het sjabloon te hernoemen, klik je op
Om het sjabloon te verwijderen, klik je op
Let op: Eenmaal aangemaakt, verschijnt dit Reisgroep-sjabloon in het vervolgkeuzemenu onder
Je hebt drie opties om een Reisgroep-opzet op meerdere evenementen toe te passen:
➀ Reisgroep kopiëren zonder sjabloon
Als je handmatig een Reisgroep binnen een evenement hebt opgebouwd, kun je deze exacte opzet op andere evenementen toepassen zonder een sjabloon aan te maken.
Klik in het tabblad
Selecteer alle doelevenementen en klik op
Let op: Deze methode is ideaal voor snelle herhaling van een bestaande opzet — geen sjabloon vereist.
➁ Vanuit de sjablonensectie
Ga naar
Kies of je de lijst met personen wilt
Vink alle relevante evenementen in het Evenementroster aan.
Klik op
➂ Sjabloon toepassen vanuit een evenement
Ga naar
Ga naar
Kies het Reisgroep-sjabloon dat je op dit evenement wilt toepassen.
Beslis of je de bestaande Reisgroep wilt
Wijzigingen worden onmiddellijk toegepast.
Om precies te definiëren welke functies — en hoeveel van elk — vereist zijn voor elk specifiek evenementtype (bijv. Show vs Festival vs Tour):
Ga naar
Selecteer in het vervolgkeuzemenu het type en aantal personen dat nodig is voor elke positie binnen de betreffende evenementtypes.
Onder
Als vereiste posities niet zijn ingevuld, worden deze in rood gemarkeerd om je erop te attenderen dat er iemand ontbreekt.
Je kunt de Reisgroep vervolgens aanpassen om te zorgen dat alle benodigde posities bezet zijn — zodat je elk evenement gemakkelijk kunt voorbereiden met volledige teambezetting.
Om artiesten, crew, tourmanagers of andere teamleden handmatig toe te voegen aan de Reisgroep van een specifiek evenement:
Selecteer het relevante evenement uit het Evenementroster onder
Ga naar
Er verschijnt een lijst met alle beschikbare personen uit je roster.
Selecteer de personen die je in de Reisgroep wilt opnemen.
Klik op
Mobiel: In de mobiele Reisgroep kun je ook meerdere personen aantikken om ze in één keer te selecteren — een vastgezette knop voegt ze allemaal in één stap toe. Personen die al geboekt zijn, worden grijs weergegeven.
Personen aan meerdere evenementen toevoegen: Onder
J.SHOW biedt een
Om de passieve functie voor een specifieke persoon te activeren:
Navigeer naar
Vink in de kolom
Let op: Zodra een persoon als 'passief' is gemarkeerd en
Voor een volledige uitleg over hoe je bestanden uploadt voor specifieke leden van de Reisgroep, raadpleeg je het gedeelte Bestanden uploaden.
Ga naar
In het venster kun je onder Contactgegevens verbergen voor afzonderlijke of alle personen e-mail en telefoon weglaten.
Vink indien nodig Cateringinfo per persoon (dieet, allergieën, bijzonderheden) aan en klik op
De PDF noemt bovenaan altijd het aantal personen. Met het catering-vinkje komt er per persoon een kolom met dieet, allergieën en bijzonderheden bij, en onder de lijst een samenvatting van de dieetwensen.
Zichtbaarheid: Het catering-vinkje zien alleen Admin, Agentuur, Tourmanagement en personen met de functie Catering.
Je kunt de hele reisgroep rechtstreeks vanuit J.SHOW een e-mail sturen — en elke persoon krijgt daarbij automatisch zijn eigen bestanden als bijlage, bijv. een vliegticket of voucher.
Ga naar
Het venster „E-mail aan de reisgroep” verschijnt.
Vul Onderwerp en Bericht in. Met
Onder Algemene bijlagen upload je bestanden die iedereen krijgt.
Laat Elke persoon zijn eigen bestanden uit de reisgroep meesturen aangevinkt, zodat elke persoon ook de bestanden krijgt die je in de reisgroep voor hem of haar hebt geüpload (zie Persoonlijke bestanden uploaden voor individuele Reisgroep-leden). De bestanden staan in de lijst met ontvangers onder de betreffende naam.
Onder Ontvangers zijn alle personen met een e-mailadres vooraf geselecteerd. Met
Met
Opmerking: De bijlagen van één e-mail mogen samen hoogstens 18 MB groot zijn. Is het meer, dan wordt die e-mail niet verzonden en in het resultaat als „Niet verzonden” gemeld.
Opmerking: Onderaan het venster staat de Verzendgeschiedenis van de laatste verzendingen. Via
Zichtbaarheid: De functie is beschikbaar voor Admin, Agentuur en Tourmanagement — voor tourmanagers als ze zelf in de reisgroep staan of alle evenementen mogen bewerken. Ze is alleen op de desktop beschikbaar.
Of je nu een volledige tour bemant of roterende functies invult voor een losse show, de Crew Booking Tool geeft admins en agenturen volledige controle. Zie wie beschikbaar is, wijs per evenement posities toe en houd alles soepel op gang — snel en probleemloos.
De Crew Booking Tool kan alleen worden geactiveerd met een bevoegdheidsniveau Admin of Agency.
Om dit te doen, ga je naar
Zichtbaarheid & toegang op basis van bevoegdheidsniveaus:
Zodra de Crewbooking Tool is geactiveerd, kan een crewlid naar
Belangrijk: Als een crewlid op dezelfde datum al beschikbaarheid heeft bevestigd voor een ander evenement op een ander Artiestenplatform, verschijnt er een pop-upwaarschuwing.
Deze melding waarschuwt hen voor het
Dit helpt dubbele boekingen te voorkomen en geeft crewleden volledig overzicht over hun agenda op één plek.
Wanneer een crewlid 'ik ben misschien beschikbaar' selecteert, verschijnt er een
➀ Onder
➁ Onder
Let op: Als laatste redmiddel kunnen admins of agency-medewerkers namens een crewlid beschikbaarheid indienen door te
navigeren naar
Transparantie voorop: Als iemand anders je beschikbaarheid wijzigt, ontvang je automatisch een e-mailmelding met daarin wie de wijziging heeft aangebracht en voor welk evenement.
Als je voor een specifiek evenement bent geboekt, zie je nu een blauw vinkje
onder
Crew Booking Tool-meldingen bij activering:
Met beschikbaarheid opvragen kun je in het boekingsgereedschap gericht nagaan: vink data en mensen aan en verstuur. Achter elke naam staat voor hoeveel van de komende data nog niets is ingevuld — voorgeselecteerd zijn precies de mensen bij wie iets openstaat. Ontvangers zijn uitsluitend mensen met een actief boekingsgereedschap; wie de app gebruikt, krijgt er een pushbericht bij.
Met een actieve crewbookingtool kun je zelf vastleggen dat niemand je voor een evenement boekt voordat je daarvoor 'Ik ben beschikbaar' hebt aangegeven.
Desktop en mobiel: Open je profiel en klik op 'Notificaties per e-mail of app-push'. Onder 'Boekingsbescherming' vink je 'Mij alleen laten boeken als ik eerst zelf „Ik ben beschikbaar” heb aangevinkt' aan. De instelling wordt meteen opgeslagen.
App-platform: Tik in het menu op de kaart Meldingen. De schakelaar 'Boekingsbescherming' geldt daar voor alle platforms van je account tegelijk.
Staat de boekingsbescherming aan, dan geldt:
Het vinkje is er alleen als de crewbookingtool voor jou actief is — zonder die tool zou je nooit „Ik ben beschikbaar” kunnen melden en zou je anders helemaal niet meer te boeken zijn.
Voor admins, agentuurs en tourmanagement: bij het toevoegen aan de reisgroep staat achter de naam van zo'n persoon een slotje. Probeer je haar toch te boeken, dan wordt ze niet toegevoegd. In plaats daarvan opent een venster met alle personen die daarom niet zijn geboekt. Met 'Herinnering sturen' vraag je hen hun beschikbaarheid voor precies dit evenement in te vullen — per e-mail en, als ze de app gebruiken, ook als push.
Admins en/of agency-gebruikers kunnen crewleden voor specifieke evenementen op meerdere manieren bevestigen:
➀ Ga naar
Selecteer de relevante Function / Position uit het vervolgkeuzemenu.
Je ziet nu de beschikbaarheid van personen voor deze specifieke functie of positie voor alle vermelde evenementen.
Boek eenvoudig je crew of markeer dat een persoon definitief niet is geboekt voor een specifiek evenement.
➁ Ga naar
Selecteer het relevante sjabloon uit het vervolgkeuzemenu.
Hiermee wordt de beschikbaarheid weergegeven van alle crewleden die in dat Reisgroep-sjabloon zijn opgenomen — ongeacht of hun Crew Booking Tool is geactiveerd — voor alle vermelde evenementen.
Boek eenvoudig je crew of markeer dat een persoon definitief niet is geboekt voor een specifiek evenement.
➂ Ga naar Evenementoverzicht >
Je ziet alle beschikbare personen voor dit specifieke evenement, aangeduid met het groene vinkje
aan de linkerkant.
Niet-beschikbare personen zijn gemarkeerd met , en onzekere personen met .
Klik op het blauwe vinkje om de betreffende persoon automatisch aan de Reisgroep toe te voegen.
Belangrijk: Als een persoon meerdere functies in hun profiel heeft, is dit de enige manier om hen met twee toegewezen functies aan het evenement toe te voegen.
Let op: Als de optie voor
Let op: Personen met een actieve Crew Booking Tool kunnen altijd alle evenementen zien in het Evenementroster — tenminste alle evenementtypes die voor hen zijn ingeschakeld.
Als de platforminstelling
Als de Crew Booking Tool is geactiveerd, kunnen gebruikers meldingen ontvangen voor:
Deze meldingen worden verzonden via e-mail en aanvullend als app-push-meldingen wanneer de persoon is ingelogd in de J.SHOW-app.
Gebundelde mails: Worden meerdere beschikbaarheden van één persoon kort na elkaar gewijzigd, dan verstuurt J.SHOW één overzichtelijke verzamelmail met alle betrokken evenementen in plaats van veel losse mails — zodra er ongeveer vijf minuten geen verdere wijziging bijkomt.
Push-meldingen voor de Crew Booking Tool kunnen globaal worden in- of uitgeschakeld onder
Let op: Voor een gedetailleerde uitsplitsing van Crew Booking-meldingen, raadpleeg je het gedeelte Crew Booking Tool.
Als een crewlid alleen voor specifieke evenementtypes nodig is, kun je onder de optie
Let op: Als de
Wanneer een gebruiker met een actieve Crew Booking Tool via
De instelling die bepaalt wanneer Crew Booking Tool-gebruikers evenementen kunnen zien (alleen TBC of Bevestigd, in plaats van ook Idea of Request) vind je onder
Let op: Deze optie stond vroeger onder
Met de functie
Op het Bureaublad zien crewleden hun openstaande voorwaarden met een statusbadge.
De badge
De volgende details worden getoond:
Het crewlid kan de voorwaarden bevestigen of afwijzen met een opmerking.
Het overzicht (
De kolom Afspraken toont de tekst van de afspraken (zichtbaar voor alle bevoegdheidsniveaus). De kolom Crew-opmerking toont feedback van het crewlid.
E-mails: Wanneer voorwaarden worden verzonden, wordt een gepersonaliseerde inleiding gegenereerd met de naam van de afzender en de functietitel van het crewlid.
Het
Let op: Personen die zich hebben aangemeld voor het crewregister hebben altijd toegang tot het globaal crewregister, ongeacht bevoegdheidsniveau.
In de profielinstellingen kun je het vakje
Er zijn verschillende manieren om voertuigen toe te voegen — maar meestal worden nieuwe voertuigen rechtstreeks binnen een specifiek evenement toegevoegd.
Eenmaal toegevoegd, wordt het voertuig automatisch opgeslagen in de globale Voertuig-database voor toekomstig gebruik.
Let op: Voertuigen kunnen alleen worden toegevoegd in Artiestenplatforms, niet in de Agency-database.
Om voertuigen binnen een specifiek evenement toe te voegen:
Ga naar
Je hebt nu twee opties:
➀ Een nieuw voertuig toevoegen
Klik op
Voer alle relevante gegevens in, zoals Label (verplicht), voertuigtype, chauffeur, kenteken, aantal beschikbare zitplaatsen, beschikbaarheid van bedden (indien van toepassing), algemene opmerkingen, enzovoort.
Klik op
Let op: Het voertuig wordt automatisch opgeslagen in de globale Voertuig-database.
➁ Een bestaand voertuig selecteren
Als er al voertuigen zijn toegevoegd aan de globale database, kun je er een kiezen uit het Voertuigroster.
Om passagiers aan een voertuig toe te wijzen:
Klik op
Vink alle Reisgroep-leden uit het roster aan die in dit voertuig reizen.
Klik op
De namen van de passagiers verschijnen nu onder de voertuiginformatie.
Wie ontbreekt nog? Onder de voertuigen van een evenement toont J.SHOW twee verzamelregels:
Tussen haakjes staat telkens het aantal. De regels verschijnen alleen als er iets te melden is, en alleen voor Admin, Agentuur en Tourmanagement — op de desktop, mobiel en in de focusweergave. Passieve leden die alleen voor Admin/Agentuur zichtbaar zijn, tellen niet als ontbrekend.
Zodra alle voertuigen aan het evenement zijn toegevoegd, kun je dezelfde opzet toepassen op andere evenementen.
Klik in het tabblad
Selecteer alle evenementen uit het Evenementroster waarnaar je de huidige vloot (inclusief passagiers) wilt kopiëren.
Klik op
Let op: Bij het kopiëren van voertuigen van het ene evenement naar het andere — via OP EVENEMENTEN TOEPASSEN of wanneer je een voertuigsjabloon in een evenement laadt — wordt gevraagd of je de bestaande vloot wilt
De voertuig(en) verschijnen nu in het tabblad VOERTUIGEN van het evenement.
Voor tours of terugkerende opzetten kun je een vloot van voertuigen aanmaken met behulp van voertuigsjablonen — een vooraf gedefinieerde groep voertuigen (vaak met toegewezen passagiers) die in meerdere evenementen opnieuw kan worden gebruikt.
De meest gangbare manier is om voertuigen rechtstreeks in een evenement aan te maken, passagiers toe te wijzen en deze opzet vervolgens toe te passen op andere evenementen met
Alternatief kun je vooraf herbruikbare sjablonen bouwen: Ga naar
Klik op
Om passagiers toe te wijzen binnen een voertuigsjabloon:
Na het toevoegen van een voertuig, klik je op
Dit is met name handig voor tours met een constante vervoersopzet.
Let op: Als bepaalde mensen eerder uitstappen of later instappen, kun je binnen elk evenement individuele aanpassingen maken.
Om een voertuigsjabloon op evenementen toe te passen, heb je twee opties:
➀ Vanuit de sjablonensectie
Ga naar
Selecteer alle relevante evenementen en klik op
➁ Vanuit het evenement zelf
Klik op
Er verschijnt een ‘Kies een sjabloon’-venster met een lijst van alle beschikbare sjablonen.
Kies of je de bestaande voertuigen wilt
Passagierstoewijzingen uit het sjabloon worden meegenomen en blijven bewerkbaar binnen het evenement.
Om voertuigen rechtstreeks aan de database toe te voegen (minder gangbare methode):
Ga naar
Er verschijnt een nieuw 'Nieuw voertuig'-venster.
Voer de relevante informatie in, zoals voertuigtype, kenteken, aantal zitplaatsen, enzovoort.
Klik op
Het voertuig verschijnt nu in het Voertuigroster.
Moet je treintickets voor één persoon uploaden of een compleet festivalschema delen met de hele crew?
Of het nu persoonlijk of algemeen is, J.SHOW maakt bestandsuploads snel, flexibel en verbluffend efficiënt.
Let op: Bestanden kunnen alleen worden geüpload door Admin, Agentuur of Tourmanager (indien toegestaan), behalve op het Dashboard onder 'Persoonlijke bestanden'.
Ga naar
Er verschijnt een venster 'Upload File: [Naam]'.
Kies een bestand of sleep het erin.
Klik op
Deze bestanden zijn zichtbaar voor de betreffende persoon onder
Ga naar
Er verschijnt een venster 'Upload File: [Naam]'.
Kies een bestand of sleep het erin (bijv. treintickets, pasjes enz.).
Klik op
Dit bestand is alleen voor deze specifieke persoon zichtbaar onder EVENEMENTOVERZICHT > 'Bestanden voor jou' — een vak dat verschijnt zodra er een bestand voor hen is geüpload.
Naast elk Reisgroep-lid wordt een vCard-knop weergegeven, mits een e-mailadres of telefoonnummer beschikbaar is en aan de zichtbaarheidsmachtigingen wordt voldaan. Hiermee kun je de contactgegevens (naam, functie, e-mail, telefoon, bedrijfsnaam) downloaden als .vcf-bestand en rechtstreeks in je adresboek importeren.
Ga naar
Er verschijnt een venster 'Upload File: [Evenementdatum]'.
Kies een bestand of sleep het erin.
Kies voor wie dit bestand zichtbaar is (standaard is het voor iedereen zichtbaar).
Klik op
Het bestand verschijnt nu in het vak 'Bestanden' van het evenementenoverzicht voor alle gebruikers met kijkrechten.
Let op: Als een bestand wordt geüpload voor een specifieke functionele categorie (bijv. Lighting, Sound), verschijnt het ingeklapt in het vak 'Bestanden' bij alle andere crewleden buiten die functie — zodat hun weergave overzichtelijk blijft.
Crewleden kunnen persoonlijke bestanden alleen op één plek uploaden:
Ga naar
Er verschijnt een venster 'Upload File: [Naam]'.
Kies een bestand of sleep het erin (bijv. kopieën van paspoorten).
Klik op
Het bestand is nu voor de uploader zichtbaar in het vak 'Persoonlijke bestanden' op hun
Voor admins, agency en tourmanagers met de juiste machtigingen zijn deze bestanden ook toegankelijk onder
Naast het centrale
Bovenaan de startpagina verschijnt een tabbalk met alle zichtbare bureaus. Het eerste tabblad
Zo maak je een nieuw bureau aan:
Desktop: Klik in de tabbalk rechtsboven op
Mobiel: Veeg de tabbalk naar links en tik aan het einde op
Voer bovenaan een naam in (bijv. „Productie", „Marketing", „Tour 2026"). Via het potlood-icoon kun je de naam altijd wijzigen.
Let op: Standaard kunnen admins en het agentuur bureaus aanmaken. Mag ook het tourmanagement bureaus aanmaken, activeer dan onder
Een volledig ingericht bureau kun je als sjabloon opslaan en later op een nieuw bureau toepassen, in plaats van de velden elke keer opnieuw aan te maken. De knop heet
De velden van het sjabloon komen erbij, inclusief inhoud, taken en bestanden; bestaande velden blijven. De toegang wordt uit het sjabloon overgenomen. Niet inbegrepen: het gesprek en al verstreken deadlines.
Let op: Een bureau zonder velden kun je niet als sjabloon opslaan — er zou niets zijn om over te nemen.
Elk extra bureau bevat vaste ingebouwde secties en zoveel vrije velden als je zelf wilt toevoegen.
Vaste ingebouwde secties:
Vrije velden toevoegen:
Klik op
Elk veld krijgt een eigen naam (bijv. „Briefing", „Contracten", „Contactpersoon locatie"). Velden kunnen via drag & drop opnieuw worden geordend, hernoemd of verwijderd.
Wie een bureau mag zien of bewerken, kun je op twee niveaus instellen: per bureau als geheel en daarnaast per veld. Zo kan een veld „Contracten" alleen zichtbaar zijn voor Admin en Agentuur, terwijl het gesprek voor het hele team open blijft.
Via de
Onder het groepsniveau kun je losse personen toevoegen en hun rechten individueel instellen — om iemand toegang te geven tot een verder beperkt bureau, of juist iemand gericht uit te sluiten.
Wie alleen leesrechten heeft, ziet het bureau zonder bewerk-iconen, maar kan nog steeds to-do's afvinken en in het gesprek meeschrijven. Losse bestandsvelden kunnen bovendien per bestand worden beperkt — uploader en tijdstempel worden mee opgeslagen.
Bureaus updaten zich op de achtergrond terwijl meerdere personen tegelijk werken. Bovenaan het bureau verschijnt een aanwezigheidsbalk met de initialen van iedereen die het bureau op dit moment open heeft. Klik op een initiaal om de volledige naam te zien en aan welk veld die persoon nu werkt.
Bewerkt iemand een tekstveld, dan verschijnt op dat veld een subtiele bewerkingshint. Zo voorkom je dat jullie elkaars werk per ongeluk overschrijven. Gesprek en to-do's worden ook live aangevuld, zonder dat je de pagina hoeft te verversen.
Wordt een bureau niet meer actief gebruikt, dan kun je het archiveren — het verdwijnt uit de tabbalk, maar alle inhoud blijft bewaard. Gearchiveerde bureaus vind je onderaan op het start-bureau onder Gearchiveerde bureaus. Met één klik open je ze weer, en via
Via
J.SHOW biedt twee manieren om direct met anderen op het Artiestenplatform te communiceren:
Om algemene berichten via het platform te sturen:
Ga naar
Klik in het vak om te beginnen met typen. Zodra het actief is, zie je opties voor wie je met je bericht wilt Notificeren.
Je kunt ook specifieke personen taggen door @VoornaamAchternaam te typen.
Klik op
Het verschijnt eronder, samen met de datum en tijd waarop het is verzonden.
Om berichten te sturen met betrekking tot specifieke evenementen:
Ga naar
Klik in het vak om te beginnen met typen. Zodra het actief is, zie je opties om te kiezen wie je met je bericht wilt Notificeren.
Je kunt ook specifieke personen taggen door @VoornaamAchternaam te typen.
Klik op
Het verschijnt vervolgens eronder, samen met de datum en tijd waarop het is verzonden.
Een samenvatting van alle evenementspecifieke berichten verschijnt ook op het
Let op: Standaard stellen evenementspecifieke gespreksberichten alle gebruikers in de Reisgroep van dat evenement op de hoogte, evenals iedereen met Admin- of Agentuur-machtigingen.
Dit kan worden aangepast onder
Op een afzonderlijk bericht kun je reageren en direct antwoorden — in het gesprek bij het evenement, in het algemene gesprek en op het bureaublad.
Reageren: onder elk bericht staat een rond smiley-symbool met een plus. Een klik daarop opent de keuze met zes tekens; een tweede klik sluit hem weer. De gekozen reactie verschijnt als kleine chip onder het bericht. Staat jouw teken er al, dan neemt nog een klik het terug.
Antwoorden: een klik op Beantwoorden zet boven het invoerveld een balk Antwoord op met het begin van het oorspronkelijke bericht. Jouw antwoord staat daarna ingesprongen direct onder dat bericht — ook als er intussen al anderen hebben geschreven. Antwoorden op een antwoord komen vlak in dezelfde draad terecht, er ontstaan dus geen geneste niveaus.
Wie hoort ervan: een reactie meldt zich uitsluitend bij de persoon die het bericht heeft geschreven — en alleen als die de meldingen voor gesprekken heeft ingeschakeld. Reageren op je eigen bericht zet niets in gang, een reactie terugnemen ook niet. In het meldingencentrum staat de melding los van de vraag of er een push naar de telefoon is gegaan.
Bij het verzenden van een bericht in het gesprek van een evenement of in algemene gesprekken kun je kiezen welke groep(en) een melding moeten ontvangen:
Je kunt iemand rechtstreeks vermelden met
Vermeldingen werken niet alleen in gesprekken, maar in praktisch elk vrij tekstveld: Tijdschema 1–3, Overig, Catering, vrije velden 1–3, Opmerking, Aankondigingen, Taak's (bij het evenement en op een bureaublad) en ook in de velden van een bureaublad.
Typ een
De lijst verschijnt in tekstvelden met meerdere regels. In invoervelden van één regel is ze er niet.
Wie vermeld wordt, vindt het in het meldingencentrum onder
Nog twee punten, zodat niets je verrast:
Alleen nieuwe namen worden gemeld. Wie al in de tekst stond, krijgt bij het volgende opslaan geen tweede melding. En wie zelf opslaat, vermeldt zichzelf niet.
Zichtbaarheid geldt. Wie een veld volgens de zichtbaarheidsinstelling niet mag zien of het evenement helemaal niet kan openen, wordt daarin ook niet aangesproken — anders zou de voorvertoning de inhoud van een verborgen veld verraden.
Er zijn veel soorten meldingen in J.SHOW — van evenementwijzigingen tot berichten, Crew Booking-updates, herinneringen en meer. Deze kunnen worden geactiveerd door het systeem, door andere gebruikers of door profielvoorkeuren.
Onder
Let op: Als je niet bent ingelogd in de app, ontvang je alle meldingen per e-mail. Zodra je bent ingelogd, worden ze in plaats daarvan als push-meldingen in de app bezorgd.
In je persoonlijke profiel kun je aangeven of je meldingen wilt ontvangen voor:
Sinds augustus 2026 staan daar meer schakelaars — en e-mail en app-push zijn apart te beslissen. De twee kolommen staan naast elkaar in een tabel: een vinkje links regelt de e-mail, een rechts de push. Eerder hing beide aan één schakelaar: wie minder e-mail wilde, raakte ook de push kwijt.
Desktop en mobiel: open je profiel en klik op 'Meldingen per e-mail of app-push'. De instellingen staan nu in een eigen venster, niet meer midden in het profielformulier.
App-platform: tik op het menu — Meldingen is daar een eigen kaart, tussen de accounts en 'Kalender abonneren'. Ze geldt voor al je accounts tegelijk.
Je kunt apart beslissen over:
Admins en agentuurgebruikers vinden daaronder een tweede blok, Meldingen aan de administratie: meldingen die niet over jou gaan, maar over iets dat iemand anders heeft gedaan (bijvoorbeeld 'wanneer iemand zijn beschikbaarheid invult').
Heb je de crewbookingtool, dan staat in hetzelfde venster bovendien de 'Boekingsbescherming' — zie Beschikbaarheid aangeven via de Crew Booking Tool.
Let op: Zelfs als iemand berichtmeldingen uitschakelt, krijgt hij of zij nog steeds een melding bij een vermelding met
Let op: Voor een gedetailleerde uitleg van de meldingsinstellingen in het profiel, raadpleeg het gedeelte Gebruikersprofiel.
Minder urgente meldingen worden meestal per
Urgente meldingen worden verzonden via
Het meldingencentrum is de plek waar alles samenkomt wat op je wacht: to-do's die aflopen, contracten, afrekeningen, openstaande facturen, gastenlijstverzoeken, onbeantwoorde voorwaarden, ongelezen berichten en alles wat per push of e-mail naar je toe is gegaan. In plaats van elk evenement afzonderlijk door te klikken, zie je hier in één oogopslag wat er nog openstaat.
Rechtsonder staan drie ronde knoppen naast elkaar. Van links naar rechts zijn dat: het meldingencentrum (bel), de globale zoekfunctie (loep) en Kira (vraagteken).
Artiestenplatform (desktop en mobiel): Klik op de bel — het paneel schuift van rechts naar binnen.
Agentuurplatform: Dezelfde bel op dezelfde plek.
App: Eveneens rechtsonder, zowel in de desktop- als in de mobiele weergave.
Draagt de bel een rode stip met een getal, dan wacht er iets dringends: termijnen die te laat zijn, wat vandaag afloopt en vermeldingen waarin je genoemd bent. Daar hoort ook alles bij wat per push of e-mail naar je toe is gegaan. Verborgen en al gelezen regels tellen daarbij niet mee. Staat er niets open, dan meldt het paneel
Let op bij de mobiele weergave: Op de telefoon toont het meldingencentrum alleen wat je mobiel ook kunt openen. Contracten, afrekeningen, openstaande afrekenposten, facturen en locatiebeschikbaarheden verschijnen daar niet — voor die onderwerpen ga je naar de desktop.
Bovenaan staan onderwerptabbladen:
Daaronder filter je verder:
Urgentie:
Artiesten: Beheer je meerdere platforms, dan verschijnen er chips met de artiestennamen. Op een artiestenplatform is die artiest voorgeselecteerd, in de agentuur en in de app staat de selectie op
Platforms: In de kopregel staat
Termijnen verschijnen
Alles wat je per push of e-mail heeft bereikt, staat ook hier — zodat er niets verloren gaat als je een bericht op je telefoon hebt weggeveegd. Daarbij horen onder meer: een nieuw evenement, een wijziging op het laatste moment, een statuswijziging, een verwijderd evenement, je boeking voor een evenement of de annulering daarvan, gewijzigde beschikbaarheden, goedgekeurde, afgewezen of gewijzigde gastenlijstverzoeken, nieuwe voorwaarden en de reacties daarop, afgeronde en aan jou toegewezen to-do's, nieuwe berichten in het algemene gesprek, op een bureaublad en bij het contract, en ook zaalvoorstellen en beschikbaarheidsbevestigingen.
Een regel verdwijnt zodra je de bijbehorende plek opent — of wanneer je er in het meldingencentrum direct op klikt. Daarna is ze nog
Niet in dit tabblad belanden: wachtwoordmails, e-mailbevestigingen, alles rond abonnement, proefperiode en PRO, en massamails aan gasten. Evenmin dingen waarvoor het meldingencentrum al een eigen onderdeel heeft — een gastenlijstverzoek staat onder
Veel hoef je niet eens te openen:
Dat werkt ook voor evenementen op andere platforms — je rechten daar worden bij elke klik opnieuw gecontroleerd. Wat je hebt afgehandeld, blijft tot de volgende keer laden doorgestreept staan, zodat je ziet wat je zojuist hebt weggewerkt.
In de app zijn dezelfde directe acties beschikbaar — met één uitzondering: facturen en aanbetalingsfacturen kun je daar niet omzetten.
Wat je op dit moment niet interesseert, verberg je met de X aan de rechterkant van de regel. Staat er meer dan één regel onder een kop, dan ruim je met Alles verbergen de hele groep in één keer op.
Aan de onderrand haal je ze met Verborgen tonen (N) weer terug; een klik op de terughaalpijl in de regel zet die ene regel terug.
Het meldingencentrum haalt zijn platforms uit vier bronnen: hetzelfde e-mailadres op andere platforms, je andere accounts, een agentuuraanmelding en je werk als medewerker van een agentuur.
Samengevoegd wordt alleen het overzicht, niet de rechten. Wat je op een platform ziet en mag, bepaalt nog steeds alleen je profiel daar — bij elke oproep opnieuw gecontroleerd. Wie op een platform gast is, blijft daar gast, ook als hij op zijn eigen platform admin is.
Een klik op een regel van een ander platform brengt je er rechtstreeks naartoe — aangemeld, zonder dat je opnieuw hoeft in te loggen.
De globale zoekfunctie vindt vanuit één veld alles wat in je gegevens staat: evenementen, locaties, partners, contacten, hotels, mensen, gastenlijstvermeldingen, bureaubladen en ook notities en teksten. Ze zoekt daarbij niet alleen op het platform waar je op dat moment bent, maar over alle platforms waartoe je toegang hebt.
De knop met de loep staat rechtsonder, in het midden tussen het meldingencentrum en Kira. Het zoekvenster opent midden op het scherm, de cursor staat meteen in het veld.
Op de computer: Ook met een toets — S opent het zoeken, Cmd/Ctrl + K opent en sluit het (in de app alleen S). Ben je net in een invoerveld aan het typen, dan doen de toetsen niets.
Op de telefoon: via de knop. Sneltoetsen zijn daar niet.
Sluiten doe je met Esc, met een klik naast het venster of opnieuw met de sneltoets.
Vanaf het tweede teken begint J.SHOW te zoeken. De resultaten verschijnen gegroepeerd per soort, in een vaste volgorde:
Meerdere woorden worden met EN gecombineerd. Staat de artiestennaam in je zoekterm, dan wordt hij op diens eigen platform automatisch genegeerd — „jolle berlin" zoekt daar dus alleen naar „berlin".
Vermeldingen vind je in beide schrijfwijzen: zowel
Niet doorzocht worden bestanden en documenten, nummers en setlists, contracten, afrekeningen en facturen en ook locatiebeschikbaarheden.
Elke regel toont de titel, bij evenementen de artiest, en daaronder datum, plaats en locatie. Zijn er telefoonnummers of e-mailadressen opgeslagen, dan staan die rechts als kleine knoppen — één klik belt of schrijft meteen, zonder dat je het zoeken verlaat.
Met de pijltjestoetsen ga je door de lijst, Enter opent het gemarkeerde resultaat. Zonder selectie opent Enter het eerste. Ligt een resultaat op een ander platform, dan ga je er met één klik aangemeld naartoe.
Vindt het zoeken niets, dan staat er eenvoudig
Op de telefoon kun je stamgegevensformulieren en persoonsprofielen niet rechtstreeks aanspringen; die regels zijn niet aanklikbaar. De telefoon- en e-mailknoppen werken wel gewoon.
Het zoeken gebruikt hetzelfde bereik en dezelfde platformselectie als het meldingencentrum. Wat je daar in de kopregel onder
Ook hier geldt: je bevoegdheidsniveau wordt voor elk platform afzonderlijk gecontroleerd. Je vindt alleen wat je daar ook mag zien.
In de agentuur doorzoekt de zoekfunctie daarnaast de bureaubladen van de artiestenplatforms die je beheert. De eigen stamgegevens van de agentuur verschijnen daarbij maar één keer en niet bij elke artiest opnieuw.
Er zijn vier verschillende soorten kalenderabonnementen beschikbaar in J.SHOW — elk met een unieke .ics-link:
Universele kalenderlink (alle platforms)
Toont alle evenementen waarvoor je bent geboekt op alle artiestenplatforms die aan het e-mailadres waarmee je bent ingelogd zijn gekoppeld.
Artiestenplatform-link (persoonlijk)
Toont alleen de evenementen waarvoor je bent geboekt op dit specifieke artiestenplatform.
Artiestenplatform-link (alle zichtbare evenementen)
Toont alle evenementen waartoe je toegang hebt op dit specifieke platform — zelfs als je nog niet bent geboekt.
Om een abonnement te nemen op een van bovenstaande kalenders:
Ga naar
Klik op .ics-link te kopiëren.
Je kunt deze link plakken in je favoriete kalenderapplicatie (Google Calendar, Apple Calendar enz.). Hierdoor ontstaat een live abonnement dat je kalender up-to-date houdt wanneer er wijzigingen in J.SHOW worden aangebracht.
Let op: Raadpleeg indien nodig het helpgedeelte van je kalenderapp voor hoe je je kunt abonneren op externe kalenders via een URL.
Agentuurplatform-link
Onder
Toevoegen aan Apple Calendar op Mac:
Open de Calendar-app op je Mac.
Klik in de menubalk op Bestand > Nieuw kalenderabonnement.
Plak de gekopieerde .ics-link en klik op Abonneren.
Pas instellingen naar wens aan (bijv. auto-refresh) en klik op OK.
Toevoegen aan Apple Calendar op iPhone:
Log in bij de J.SHOW-app.
Klik op
Er verschijnt een venster 'Kalenderabonnement toevoegen' met de abonnements-URL.
Klik nogmaals op
Toevoegen aan Google Calendar:
Ga naar Google Calendar in een browser.
Klik links op de + naast Andere agenda's en kies Via URL.
Plak de .ics-link en klik op Agenda toevoegen.
Let op: Je moet ingelogd zijn op je Google-account om dit te laten werken.
Tip: De kalender is alleen-lezen — alle updates op het platform worden automatisch gesynchroniseerd naar je kalender op basis van de vernieuwingsinstellingen.
Let op: De planning van elk evenement vind je in de notities van de betreffende kalendervermelding.
Je hoeft niet elk evenement in je kalender te hebben. Evenementen met bepaalde statussen kun je uit het abonnement houden — meestal Idee en optie, die daar alleen ruimte innemen zolang er nog niets is afgesproken.
Je eigen abonnement: de instelling heet
Eén adres waarop meerdere mensen zijn geabonneerd: daar staat
Elk crewlid ontvangt automatisch een persoonlijke kalenderfeed die alleen de evenementen bevat waarvoor ze zijn geboekt. Deze feed wordt per gebruiker afzonderlijk gegenereerd en werkt automatisch bij wanneer Reisgroep-toewijzingen veranderen.
De crew-kalenderfeed bevat:
Let op: De crew-kalender is een persoonlijke link — deel hem niet, want hij geeft toegang tot je persoonlijke planning.
Ben je (nog) niet geboekt voor een evenement, maar weet je al dat het gaat gebeuren? Dan kun je het toch aan je persoonlijke kalenderabonnement toevoegen.
Open het evenement en activeer het selectievakje 'Evenement in mijn kalenderabonnement'. Het verschijnt alleen bij toekomstige evenementen waarvoor je niet geboekt bent.
Als de crew-boekingstool voor jou actief is, kan het ook automatisch:
Alle toekomstige evenementen waarbij je 'Ik ben beschikbaar' hebt gekozen, worden automatisch aan je kalenderabonnement toegevoegd — de optie 'Evenementen met ‘Ik ben beschikbaar’ automatisch aan mijn kalenderabonnement toevoegen' staat standaard aan. Je kunt deze op elk moment uitschakelen in het vak 'Kalender abonneren' op het
App-platform: Ook in de app vind je de optie: tik onder 'ingelogd als' op
Let op: Deze items staan in je kalender gemarkeerd als voorlopig en dragen de toevoeging '(niet geboekt)' in de titel. Zodra je echt geboekt wordt, verandert het item automatisch in een normale, bevestigde kalenderafspraak.
Van last-minute +1's tot volledige backstage-chaoscontrole — beheer en pas je Gastenlijst aan als een pro met J.SHOW.
Let op: Het tabblad
Als contactpersoon noemt de Gastenlijst vanzelf de persoon die bij dit evenement met de actieve functie Tour Manager in de Reisgroep staat. Wie die functie alleen in het algemeen heeft, maar op die dag niet is ingedeeld, verschijnt niet meer.
Om mensen toe te voegen aan de Gastenlijst van een evenement:
Selecteer het relevante evenement uit het evenementenroster onder
Ga naar
Er verschijnt een venster 'Toevoegen'.
Vul relevante informatie in zoals voornaam, achternaam, uitgenodigd door enz.
Let op: Als
Klik op
De gast verschijnt nu in het Gastenlijst-roster.
Onder de naam in de kolom
De twee gegevens beantwoorden verschillende vragen:
Zijn beide dezelfde persoon, dan vervalt de tweede regel — dan zou dezelfde naam twee keer onder elkaar staan. De vermelding verschijnt in alle drie de weergaven: in de tabel op de computer, in de lijst op de telefoon en in de CSV-export, daar als eigen kolom.
Standaard kunnen Artists en Crew+ gasten toevoegen en bewerken.
Personen met Crew- en Guest-rechten hebben geen Gastenlijst-machtigingen.
Om Artists en Crew+ alleen gastaanvragen te laten indienen:
Ga naar
Selecteer in het vak 'Gastenlijst toevoegen & bewerken' dat Artists en Crew+ alleen 'alleen aanvragen' mogen
Om personen met Crew- en Guest-rechten gastaanvragen te laten indienen:
Ga naar
Vink in het vak 'Gastenlijst toevoegen & bewerken' "Crew en Guest mogen aanvragen" aan
Om een gastaanvraag in te dienen:
Ga naar het betreffende evenementenoverzicht >
Er verschijnt een venster 'Aanvraag indienen'.
Vul voor- en achternaam, aantal tickets en een optionele opmerking in.
Klik op
Je ziet een melding dat de aanvraag is verzonden en door een admin zal worden beoordeeld.
Zodra iemand reageert, ontvang je een e-mailmelding.
De aangevraagde naam verschijnt in oranje cursief in het Gastenlijst-roster.
Na goedkeuring verschijnt de naam in normale opmaak.
Let op: Je kunt een gastaanvraag ook na indiening nog bewerken.
Om een aanvraag goed te keuren of af te wijzen:
Ga naar het betreffende evenementenoverzicht >
Je ziet een
Klik op
Klik op
Er zijn een paar verschillende plekken om de Gastenlijst-instellingen en -machtigingen aan te passen en te verfijnen.
➀ Ga in het evenementenoverzicht naar
Er verschijnt een venster 'Instellingen'.
Geef in het vak
Selecteer in het vak
Kies in het vak
Maak in het vak
Definieer in het vak
Helemaal bovenaan in het venster kun je het evenement met 'Voor dit evenement is er geen gastenlijst' uitdrukkelijk als zonder gastenlijst markeren — bijvoorbeeld bij een besloten evenement. Zo is duidelijk dat er geen gasten gepland zijn en niet alleen dat er nog niemand is ingevuld. De markering geldt voor het hele evenement, dus ook voor de extra lijsten. Je kunt haar alleen instellen zolang de gastenlijst leeg is; anders is het vinkje grijs en moet je eerst alle vermeldingen verwijderen.
In plaats van de lijst staat dan de melding Voor dit evenement is er geen gastenlijst — op desktop, mobiel, in de offline-weergave en in de gedeelde link. Invullen, extra lijsten, verplaatsen, vergrendelen, CSV, PDF en versturen vervallen. Met 'Gastenlijst weer activeren' direct onder de melding (of door het vinkje in de instellingen weg te halen) hef je de markering op elk moment weer op.
Mobiel: het vinkje vind je onder
Hier kun je ook nog een Gastenlijst toevoegen door op
Er verschijnt een nieuw venster 'Instellingen', met een extra vak 'Label' waarmee je de nieuwe Gastenlijst een naam kunt geven.
Let op: De zichtbaarheid van een Gastenlijst kan alleen worden bewerkt voor aanvullende GL's.
Let op: Zodra er ten minste één extra Gastenlijst bestaat, kan ook de oorspronkelijke Gastenlijst worden hernoemd.
Klik op
➁ Ga naar
In het vak
De Gastenlijst volledig deactiveren.
Het veld "Opmerking" inschakelen.
Het veld "Toegang" inschakelen.
Voor- en achternaam afdwingen (indien uitgevinkt, is het voldoende om voornaam, achternaam of bedrijfsnaam in te vullen).
Kies in het vak
Je kunt ook bepalen of "Crew" en "Guest" aanvragen mogen indienen.
Geef in het vak
Selecteer ook welke GL Pass Options beschikbaar zijn (Aftershow, Backstage, Photo of aangepast).
Bepaal in het vak
Iedereen / Admin, Agency, Tour Manager en Artist / Alleen gebruikers met bewerkmachtiging
Klik in het vak
Definieer in het vak
Kies in het vak
Geen prijscategorieën gebruikt
Prijscategorieën uit het sjabloon gebruikt
Prijscategorieën uit het evenement gebruikt
Configureer in het vak
Naast het totale limiet kun je per soort pasje een eigen maximum instellen — bijvoorbeeld tien Aftershow-pasjes en vijf voor de fotopit. Het veld staat in het instellingenvenster van het evenement, direct naast het betreffende soort pasje. Blijft het leeg, dan geldt er voor dat soort geen grens. Elke extra Gastenlijst heeft haar eigen maxima.
Met de instelling
Met zones deel je de Gastenlijst ruimtelijk op — onafhankelijk van de prijscategorieën en zonder extra kosten: de functie is beschikbaar op alle platforms.
Open in het evenementenoverzicht
Rechts naast elke zone kun je een contingent (tickets) instellen — per zone en Gastenlijst. Het contingent is een zachte waarschuwing: bij overschrijding kleurt het getal rood in het bezettingsoverzicht, maar verdere vermeldingen blijven mogelijk. Vermeldingen zonder zone zijn ook toegestaan — tenzij je de zone verplicht maakt (zie hieronder).
Bij het toevoegen van een gast kies je de zone via de dropdown
Moet elke vermelding aan een zone worden toegewezen, vink dan Zone verplicht bij het toevoegen aan in het vak
Daarna is
Opmerking: De verplichting geldt alleen zolang het evenement minstens één zone heeft. Vermeldingen die al zonder zone bestaan, merken de verplichting pas bij de volgende bewerking.
Zodra er zones bestaan, verschijnt de zone-kolom in de Gastenlijst-tabel, in de CSV-export en op de uitdraai; de bezetting
Op de dag van de show verandert de Gastenlijst in een check-inlijst: je vinkt aankomende gasten direct ter plekke af en houdt in realtime overzicht over wie er al binnen is.
Voorwaarde: De entreeteller verschijnt alleen wanneer vandaag de showdag is en de Gastenlijst gesloten is (slotje-icoon). Daarvóór en op elke andere dag zie je de Gastenlijst zoals gewoonlijk, zonder de teller.
Mobiel: Open de
App-platform: De app brengt je op je telefoon naar dezelfde mobiele Gastenlijst — de entreeteller werkt daar identiek.
Desktop: De incheckteller werkt ook in de Gastenlijst op desktop — onder dezelfde voorwaarden (showdag, gastenlijst afgesloten) verschijnt voor elke vermelding een selectievakje, met hetzelfde venster.
Hoeveel zijn er al binnen? Boven de lijst staat op de showdag per categorie hoeveel plaatsen al zijn afgevinkt — bijv. Tickets: 23 van 58 afgevinkt, daarnaast dezelfde opgave voor elke gebruikte pas. Er worden plaatsen geteld, geen vermeldingen: een vermelding met vier tickets telt als vier. Openstaande verzoeken tellen niet mee. Het getal loopt bij elk vinkje meteen mee — ook offline — en neemt vinkjes over die op een ander apparaat zijn gezet.
Desktop: de teller staat boven de tabel.
Mobiel: de teller staat bovenaan onder de titel van de lijst — ook in de check-inlink zonder login.
In het venster 'Hoeveel nu afvinken?' geef je aan hoeveel personen er op dit moment binnenkomen — niet hoeveel er in totaal zijn. Zo hoef je bij de tweede entree, misschien op een ander apparaat, niets uit te rekenen:
Per categorie (
Heeft nog maar één categorie open plaatsen, dan volstaat één tik op het getal: het wordt meteen afgevinkt en het venster sluit. Bij meerdere categorieën kies je eerst in elke categorie het aantal en bevestig je daarna met 'Afvinken'. Een tweede tik op hetzelfde getal heft de keuze weer op.
Staan er in een categorie meer dan tien plaatsen open, dan kies je het aantal met −/+ en bevestig je met 'Afvinken'.
Per ongeluk te veel afgevinkt? Met '−1' naast de stand neem je één plaats van die categorie weer terug.
Check-inlink zonder login: Je kunt ook mensen zonder J.SHOW-account de deur laten doen. Deel de versleutelde link naar het evenement en geef daarin de categorie
Met de massa-e-mailfunctie kun je alle gasten op een Gastenlijst in één keer per e-mail bereiken.
Deze functie is beschikbaar op desktop onder
Voer een onderwerp en bericht in. Tekst kan worden opgemaakt met vet, cursief, onderstreept en regeleinden.
Gebruik de plaatsaanduiding {NAME} in het onderwerp of de berichttekst om elke ontvanger automatisch bij naam aan te spreken.
Bijlagen: Je kunt algemene bijlagen uploaden die naar alle ontvangers worden verzonden. Daarnaast kunnen individuele bijlagen per ontvanger direct in de Gastenlijst-tabel worden geüpload.
Klik op
Klik op
De verzendgeschiedenis toont alle eerdere massa-e-mails met datum, onderwerp, afzender, aantal ontvangers, aantal fouten en aantal bijlagen.
Elk evenement heeft zijn eigen
Let op: Standaard zijn takenlijsten privé voor de maker en alleen beschikbaar voor gebruikers met een geregistreerd profiel.
Alleen Admin- en Agentuur-gebruikers kunnen ervoor kiezen taken zichtbaar te maken voor andere admins of agency-gebruikers.
Zichtbaarheid kan echter ook worden ingeschakeld voor gebruikers met Tourmanagement-machtiging onder
Om taken toe te voegen in het evenementenoverzicht:
Selecteer het relevante evenement uit het evenementenroster onder
Klik op het pictogram
Kies of de taak 'zichtbaar voor admin & agentuur' of 'alleen voor jou zichtbaar' moet zijn.
Let op: Zonder admin- of agency-machtigingen is deze optie niet zichtbaar, omdat je alleen taken voor jezelf kunt aanmaken.
Voer je taak in het veld
Zodra de taak over tijd is, wordt deze in rood gemarkeerd, zowel op je Dashboard als in de Taak-vakken van het evenementenoverzicht. Er verschijnt ook een naast het evenement in het evenementenroster.
Hiermee worden dagelijkse e-mailherinneringen naar de maker van de taak gestuurd totdat de taak als voltooid is gemarkeerd.
Een taak kan aan een of meer verantwoordelijke personen worden toegewezen. Zo is in één oogopslag duidelijk wie zich om een taak bekommert — en die persoon hoort het, zonder dat je haar apart hoeft te schrijven.
Open het 'Taak'-venster (nieuwe of bestaande taak) en typ in het veld 'Verantwoordelijk' direct onder de deadline een naam. Passende personen worden voorgesteld; met één klik voeg je ze toe. Je kunt zoveel personen toevoegen als je wilt en ze met het ✕ op hun label weer verwijderen.
Desktop: in het Taak-venster van het evenementenoverzicht en in de focusweergave.
Mobiel en App-platform: in het taakformulier van de mobiele evenementweergave.
Bureaublad: ook taken op een bureaublad en in de velden ervan hebben het veld 'Verantwoordelijk'.
Wie mag toewijzen: bij een evenement iedereen die algemene taken beheert — Admin, Agentuur en, als dat onder
Wie kan worden toegewezen: iedereen die het evenement of het bureaublad mag zien — behalve gasten. Een taak die 'alleen voor jou zichtbaar' is, kan aan niemand worden toegewezen.
Verantwoordelijken zien de taak ook als hun bevoegdheidsniveau algemene taken normaal niet toont, en ze kunnen haar afvinken. Bewerken en verwijderen blijft bij wie dat al mocht. Onder de tekst en de deadline staat in elke lijst een vetgedrukte regel Verantwoordelijk: met de namen — je eigen naam is in kleur gemarkeerd. Wijs je iemand toe die de taak anders niet zou zien, dan verschijnt onder de keuze voor de zichtbaarheid de melding 'ook zichtbaar voor:' met de betreffende namen.
Wat de verantwoordelijke persoon krijgt:
Wijs je jezelf toe, dan krijgt niemand een melding. Wie toewijst, wordt automatisch ingevuld onder 'Notificeren zodra de taak is afgerond' en hoort zo wanneer de taak is afgevinkt (alleen met een eigen profiel).
Let op: e-mail en push over een toewijzing volgen dezelfde persoonlijke schakelaars als de deadlineherinneringen ('wanneer de deadline van een taak nadert', zie het profielgedeelte). De vermelding in het meldingencentrum ontstaat altijd.
Bureaublad: in het vak 'Te doen bij evenementen' kun je wisselen tussen 'alles tonen' · 'aan mij toegewezen'. Het filter verschijnt zodra er minstens één openstaande taak aan jou is toegewezen en je algemene taken sowieso ziet.
Om een gepersonaliseerde
Klik in het venster 'Taak' op
Er verschijnt een venster 'Taak E-Mail Notification & Calendar Entry'.
Klik op
Stel vervolgens optioneel een deadline in voor elke taak en voeg zo veel herinneringen vóór en na toe als nodig (bijv. 20 dagen ervoor, 7 dagen ervoor, 2 dagen ervoor, 3 dagen erna enz.).
E-mailherinneringen die vóór de deadline zijn gepland, worden alleen op de aangegeven dagen verzonden.
Na de deadline worden dagelijkse e-mailherinneringen verzonden naar iedereen op de herinneringslijst totdat de taak als voltooid is gemarkeerd.
Om een taak als voltooid te markeren, vink je het vakje naast het item aan in het vak
Om een taak te bewerken, klik je op het pictogram
Om de deadline te verwijderen van een taak, klik je op
Om een specifieke persoon te 'Notificeren' zodra de taak is voltooid, klik je op
Met
Om items toe te voegen aan het sjabloonvak 'Taak':
Ga naar
Selecteer het relevante algemene sjabloon of maak een nieuwe aan door op
Klik op
Er verschijnt een venster 'Taak'.
Kies of de taak 'zichtbaar voor admin & agentuur' of 'alleen voor jou zichtbaar' is (deze optie is alleen beschikbaar voor Admin / Agency / Tourmanager met machtiging).
Geef de taak een naam in het veld
Stel een
Om e-mailherinneringen te sturen, klik je op
Er verschijnt een venster 'Taak E-Mail Notification & Calendar Entry'.
Klik op
Stel vervolgens een deadline in voor elke taak en voeg zo veel herinneringen vóór en na toe als nodig.
Klik op
Om specifieke personen te waarschuwen wanneer de taak is voltooid, klik je op
Klik op
Verantwoordelijken in sjablonen: Ook in het 'Taak'-venster van een sjabloon kun je in het veld 'Verantwoordelijk' onder de deadline personen invullen. In het sjabloon zelf krijgt daarbij nog niemand een melding — die gaat pas uit wanneer het sjabloon op een evenement wordt toegepast. Ook bij het kopiëren of dupliceren van een evenement worden de verantwoordelijken meegenomen.
Om een taaksjabloon toe te passen op relevante evenementen, heb je twee opties:
➀ Ga naar
Vink 'Taak' aan om deze categorie (en eventuele andere) toe te passen op de betreffende evenementen.
Klik op
Vink alle relevante evenementen aan in het evenementenroster.
Klik op
➁ Ga naar
Ga naar
Kies het evenementenoverzicht-sjabloon dat de takenlijst bevat die je op dit evenement wilt toepassen.
Vink 'Taak' aan om deze categorie (en eventuele andere) op het evenement toe te passen.
Klik op
Als je bent ingelogd via een agency-account (zonder persoonlijk profiel), is alle tekst die je invoert in het vak Persoonlijke notitie (in het evenementenoverzicht)
zichtbaar voor alle agency-medewerkers — omdat er geen individuele gebruiker is om de privacy aan te koppelen.
Om een privénotitie toe te voegen binnen een evenement:
Ga naar
Klik op het pictogram
Je kunt nu je persoonlijke notitie toevoegen — alleen zichtbaar voor jou (als je bent ingelogd via je eigen geregistreerde profiel).
Let op: Voor opmaakopties, zie het gedeelte Een tekstvak opmaken.
Een perfecte Setlist maken was nog nooit zo eenvoudig.
Met J.SHOW kun je moeiteloos nummers bundelen, je favorieten slepen en neerzetten en in een paar klikken show-klare Setlists bouwen.
Let op: Het vak
Voeg eerst alle
Om aangepaste velden toe te voegen:
Ga naar
Klik op
Alternatief: Klik in een specifiek evenement op het pictogram
Er verschijnt een venster 'Veld aanmaken'.
Voer een
Je nieuwe veld is nu beschikbaar in het venster 'Song aanmaken', evenals in de Opmaaksjablonen.
Maak vervolgens een
Om vermeldingen toe te voegen aan de Sjablonen > Setlist:
Ga naar
Klik op
Alternatief: Klik in een specifiek evenement op het pictogram
Er verschijnt een venster 'Song aanmaken' met standaardvelden (Title, Duration, Composition Number, Composer, Note) en eventuele toegevoegde aangepaste categorieën.
Vul alle relevante informatie in en klik op
Herhaal deze stappen om je volledige Song Pool op te bouwen.
Je kunt ook
Om een showsegment aan de pool toe te voegen:
Ga naar
Klik op het pictogram
Alternatief: Klik in een specifiek evenement op het pictogram
Er verschijnt een venster 'Aankondiging / opmerking aanmaken'.
Voer een beschrijving in (bijv. "Aankondiging", "Pauze").
Voer vervolgens de duur, notitietekst of relevante aangepaste velden in en klik op
Het nieuwe segment verschijnt nu in je Notes-vak.
Om een Setlist te maken voor een show:
Selecteer het relevante evenement uit het evenementenroster onder
Klik op het pictogram
Er verschijnt een venster 'Setlist bewerken'.
Je kunt ofwel (1) handmatig nummers en aankondigingen/showsegmenten toevoegen uit de Song Pool, of
(2) op
Wijzigingen worden automatisch opgeslagen.
Om handmatig nummers en aankondigingen/showsegmenten uit de pool toe te voegen:
Klik op
Of: pak het pictogram
Gebruik
Gebruik
Om deze Setlist op te slaan voor toekomstig gebruik, klik je op
Let op: Setlists kunnen ook op mobiele apparaten worden aangemaakt en bewerkt.
Heb je al een Setlist ingevoerd, maar staat die nog niet helemaal vast? Dan kun je hem markeren als nog in bewerking — net als de Schedule.
Vink in het venster 'Setlist bewerken'
Naast de Setlist-titel in het Evenementoverzicht verschijnt dan het label
Wie kan dit instellen: Admins, het agentuur, tourmanagers en de band kunnen de markering instellen én zien — op desktop net zo goed als op mobiel.
Of maak een
J.SHOW vraagt het na voordat er iets verdwijnt. Bij een nummer noemt de vraag ook het gevolg: een verwijderd nummer verdwijnt uit alle setlists waarin het staat. Wordt een nummer uit een setlist gehaald, dan krijgt de crew bericht — net als bij toevoegen en herschikken.
Om een Setlist-sjabloon toe te passen, heb je twee opties.
➀ Een sjabloon toepassen op meerdere shows
Ga naar
Vink in het evenementenroster alle relevante evenementen aan waarop je de Setlist wilt toepassen.
Klik op
➁ Een sjabloon toepassen vanuit een show
Ga naar
Klik op
Klik op
Kies welk Setlist-sjabloon je op het betreffende evenement wilt toepassen.
Wijzigingen worden automatisch toegepast.
Je kunt op maat gemaakte Setlists aanpassen en afdrukken voor verschillende functies (bijv. lichttechnici, muzikanten, monitor-engineers, geluidstechnici) met behulp van opmaaksjablonen in het venster 'Setlist bewerken'. Met deze sjablonen kun je bepalen welke velden voor elke functie of elk team worden weergegeven.
Ga naar
Klik op het pictogram
Alternatief: Klik in een specifiek evenement op het pictogram
Er verschijnt een venster 'Opmaaksjabloon aanmaken'.
Voer een
Het venster 'Opmaaksjabloon bewerken' verschijnt.
Selecteer welke velden moeten worden opgenomen in de uitdraai uit de lijst
Algemeen: veldnamen weergeven, de totale speelduur opnemen,
Type: kies het
Koptekst: met
Om af te drukken klik je op het pictogram
Let op: Als je een opmaaksjabloon uit het roster wilt bewerken of verwijderen, klik dan op
Om een voorbeeld van een Setlist-uitdraai te bekijken met een aangepast opmaaksjabloon:
Ga naar
Navigeer via het dropdownmenu voor opmaaksjablonen rechtsboven om het voorbeeld te bekijken.
Om een Setlist af te drukken met een aangepast opmaaksjabloon:
Ga naar
Kies het gewenste opmaaksjabloon uit de lijst.
Er wordt een PDF-bestand gegenereerd in een nieuw venster.
Met opmaaksjablonen kun je precies bepalen welke velden worden weergegeven bij het afdrukken of exporteren van een Setlist.
Als je bijvoorbeeld een Setlist voor de artiest maakt, kun je het sjabloon aanpassen zodat alleen de meest relevante informatie voor hen wordt opgenomen.
Zo zorg je ervoor dat elke PDF- of CSV-export de juiste details bevat voor de juiste persoon of functie.
Om een opmaaksjabloon voor PDF- of CSV-uitdraai aan te passen:
Ga naar het betreffende evenementenoverzicht > klik op
Er verschijnt een venster 'Setlist bewerken'.
Klik op
Er wordt een venster 'Opmaaksjabloon bewerken' geopend.
Kies welke velden en informatie je wilt opnemen onder 'Velden toevoegen'
Om velden uit te sluiten, klik je op
Je kunt ook de uitlijning, randen, lettergrootte en andere lay-outinstellingen aanpassen.
Om een opmaaksjabloon als PDF of CSV af te drukken:
Ga naar het betreffende evenementenoverzicht > klik op
Het venster 'Setlist bewerken' verschijnt.
Klik op
De uitdraai wordt in een apart tabblad geopend.
Dit hoofdstuk behandelt een reeks aanvullende functies en tools die beschikbaar zijn op het artiestenplatform.
Als een locatie en/of organisator een radiusclausule oplegt om concurrerende evenementen te voorkomen,
zo kun je controleren of je andere evenementen binnen de vastgestelde grenzen vallen:
Ga naar
Je ziet drie opties:
Let op: Evenementen die geen showdata zijn, worden automatisch genegeerd.
Let op: Zodra een radiusclausule actief is, krijg je direct een melding als een ander evenement de voorwaarden schendt.
Er verschijnt ook een waarschuwing binnen het specifieke evenement dat de radiusclausule schendt, waarbij het conflict direct in het evenementenoverzicht wordt gemarkeerd.
Bovendien wordt bij elk schendend evenement een
Naast bescherming van de clausule tegen concurrerende optredens, kun je een aparte aankondigingsbescherming inschakelen. Hiermee voorkom je dat reeds aangekondigde shows uit je eigen omgeving gedurende een bepaalde periode botsen met de beschermde show — zelfs als de shows zelf buiten het reguliere beschermingsvenster vallen.
Schakel in het veld 'Gebiedsbescherming' (terwijl de radiusclausule actief is) het selectievakje
Vul vervolgens de twee datumvelden in:
Schendingen van de aankondigingsbescherming worden in het evenementenoverzicht en in het evenementenroster gemarkeerd met het label
Voor een visueel overzicht van alle shows en mogelijke schendingen:
Ga naar
Markeringen in rood wijzen op schendingen. De kaartoverlay toont de radiusclausule als leesbare doorlopende tekst met concrete data — bijvoorbeeld: "Binnen 150 km geen shows van 30.03.26 tot 02.05.26 en geen aankondigingen van 30.03.26 tot 05.05.26".
Met de Gebiedsbescherming-checker kun je ook andersom controleren: voer een stad, een showdatum en optioneel je eigen aankondigingsdatum in om te zien of bestaande shows met een actieve radiusclausule deze combinatie zouden dekken. Radius en periodes worden gelezen uit de bestaande radiusclausule-instellingen van de betreffende shows. De tooltip boven de treffers wordt dynamisch bijgewerkt op basis van de ingevoerde data.
Platform-opmerking: De volledige configuratie van de aankondigingsbescherming en de Radius Clause Checker zijn beschikbaar op het artiestenplatform op desktop. De mobiele artiestenversie, het agentuurplatform en het app-platform tonen de nieuwe labels ("Bescherming van" / "Bescherming tot") — de gedetailleerde configuratie van de aankondigingsbescherming gebeurt op desktop in het artiestenplatform.
Laat de spotlight niet onbenut!
Met de functie Aankondigingen / Komende shows kun je artiesten eraan herinneren om toekomstige optredens in de buurt te promoten terwijl ze op het podium staan voor dit evenement.
Om aankomende evenementen toe te voegen aan het vak 'Aankondigingen / Komende shows':
Ga naar
Klik op
Er verschijnt een venster 'Aankondigingen / Komende shows'.
Vink het selectievakje 'Gepubliceerde evenementen automatisch tonen' aan.
Stel het tijdsbestek en de radius in waarbinnen aankomende evenementen moeten worden getoond.
Optioneel kun je een aangepaste aankondiging toevoegen in het tekstvak en deze opmaken zoals uitgelegd in het gedeelte Opmaak.
Klik op
Alle evenementen die aan de geselecteerde criteria voldoen — samen met eventuele aangepaste aankondigingen — verschijnen nu in het vak 'Aankondigingen / Komende shows' zodat de artiest ze kan zien.
Let op: Alleen evenementen die al zijn aangekondigd (dat wil zeggen, openbaar gemaakt) worden weergegeven.
Om een evenement uit het vak 'Aankondigingen / Komende shows' te verwijderen:
Klik op naast het evenement.
Het verplaatst naar het gedeelte 'Verborgen evenementen', bereikbaar via
Om het weer zichtbaar te maken, klik je op naast het verborgen evenement.
Het wordt vervolgens weer weergegeven in het vak 'Aankondigingen / Komende shows'.
Om een digitale Tourpas voor je crewleden aan te maken:
Ga naar
Je kunt ofwel de standaard achtergrondafbeelding gebruiken, of je eigen uploaden in het vak 'Nieuwe achtergrond uploaden' door een bestand te selecteren (max. 5 MB) en op
In het vak 'Layout' kun je het uiterlijk van de badge configureren:
In het vak 'Eigen zegel' kun je een aangepast zegel uploaden in .gif-formaat.
Klik op
Let op: Alle wijzigingen worden automatisch weergegeven in het voorbeeldvenster.
Let op: Zodra een badge in gebruik is, wordt het badge-pictogram AAA (All Areas Access) altijd weergegeven in de app voor eenvoudige toegang — zelfs in offline-modus.
Met slechts een paar klikken kun je al je openbare tourdata van J.SHOW naadloos integreren in je persoonlijke artiesten- en/of agentuurswebsite.
Of je nu tourdata laat zien, festivalslots promoot of aankomende shows vermeldt, J.SHOW genereert een embedcode die je site realtime up-to-date houdt — geen extra werk nodig.
Moeiteloos. Automatisch. Altijd up-to-date.
Om de functie 'Evenementenlijst voor website' in het evenementenoverzicht in te schakelen:
Ga naar
Let op: Zodra dit is ingeschakeld, is het vak 'Evenementenlijst voor website' beschikbaar in het evenementenoverzicht voor individuele aanpassingen.
Kies vervolgens of je de volledige weergave (land – stad – locatie/titel*) of een minimale versie (stad / titel*) wilt.
(*Titel verschijnt alleen wanneer de optie "Use [title] instead of city/locatie" is geactiveerd in het vak met basisinformatie van het evenement.)
Schakel optioneel het selectievakje
Je vindt ook de knop 'Installatie-instructies' — een eenvoudige handleiding in 3 stappen om de functie op je site in te bouwen:
➀ Plak de meegeleverde code daar waar je de tourdata op je website wilt tonen.
➁ Plak het tweede codefragment in het gedeelte <head> van je site.
➂ (Optioneel) Pas de code uit stap 2 aan om te passen bij de stijl van je site.
Privacy voor je website:
De handleiding open je via de knop 'Installatie-instructies'. Onder de drie stappen staat in hetzelfde venster het onderdeel 'Privacy'. Het beschrijft wat de ingesloten evenementenlijst technisch doet wanneer iemand je website opent: ze laadt twee bestanden van je J.SHOW-adres, plaatst geen cookies en slaat niets op in de browser van je bezoekers. Verwerkt worden alleen de gegevens die elk paginabezoek meebrengt (o.a. IP-adres, tijdstip, browser en ingestelde taal), op servers in Duitsland. Ticketlinks geven pas iets door aan de ticketaanbieder wanneer een bezoeker erop klikt.
Daaronder vind je het 'Sjabloon voor je privacyverklaring': een kant-en-klare tekst waarin je platformadres al is ingevuld. Klik in het tekstveld om de hele tekst te selecteren, kopieer hem en plak hem in de privacyverklaring van je website. Via 'Privacyverklaring van J.SHOW' kom je bij onze eigen privacyverklaring.
Website-weergave bewerken per evenement:
Ga naar
Klik op het pictogram
Er wordt een venster 'Evenementenlijst voor website' geopend met de datum en weekdag bovenaan.
Voeg maximaal drie ticketlinks (naam + URL) toe en geef aan of een daarvan uitverkocht is.
Voeg maximaal twee Overige acts toe.
Kies of je
Let op: De opties Nu publiceren, Op de volgende datum & tijd publiceren: en niet openbaar zijn direct gekoppeld aan de selecties die zijn gemaakt in het vak met basisinformatie van het evenement, d.w.z. gepubliceerd, TBA en niet openbaar.
Klik linksonder op
Klik op
Let op: Het vak 'Evenementenlijst voor website' verschijnt alleen voor evenementen die daadwerkelijk shows zijn. Andere evenementtypen (bijv. repetitie, reisdag) worden niet op de website getoond.
Let op: Als de functie
Als je echter een specifieke evenementdatum hebt geselecteerd in het venster met basisinformatie en later alleen de daadwerkelijke performance-dag wilt weergeven, kun je nu de knop
Als je een evenement op
In het venster 'Evenementenlijst voor website' vind je een veld
Let op: Voorbije evenementen worden sowieso automatisch verborgen — vul dit veld alleen in als een evenement eerder dan op de showdag moet verdwijnen.
Soms moet de website-embed iets anders tonen dan het hoofdrecord — een verplaatsing, een afwijkende promotornaam, een speciale URL. In het venster 'Evenementenlijst voor website' kun je deze waarden nu per evenement overschrijven, zonder het hoofdrecord aan te passen:
Locatie — Land, stad en naam kunnen per evenement worden overschreven. Land is nu een dropdown met ISO-codes.
Partner — Naam en website kunnen per evenement worden overschreven.
Uitgesteld / Verplaatst — twee markeringen die je handmatig kunt aan- of uitzetten wanneer een evenement naar een andere datum of een andere locatie is verschoven.
Klik op het pictogram
Let op: Deze overrides per evenement gelden alleen voor de website-embed en de API. De hoofdrecords voor locaties en partners blijven ongewijzigd. Beschikbaar op de desktopversie.
Met J.SHOW kun je eenvoudig zo veel (of zo weinig) details als nodig delen over specifieke evenementen tussen verschillende artiestenplatforms.
Je kunt zelfs een deelbare link genereren om toegang te geven aan externe partijen die geen deel uitmaken van het platform.
Of je nu coördineert tussen meerdere artiesten of een locatie-techcrew toegang geeft tot de nieuwste specificaties, J.SHOW houdt het simpel, veilig en naadloos.
Om een specifiek evenement te delen/integreren in een ander J.SHOW-artiestenplatform (als Support Act):
Ga naar
Er verschijnt een venster 'Delen'.
Klik op
Er verschijnt een venster 'Platform van een support / feature toevoegen'.
Voer het J.SHOW-domein in van het artiestenplatform waarmee je het evenement wilt delen.
Selecteer de categorieën informatie die je wilt delen.
Klik op om te voltooien.
Je wordt teruggeleid naar het venster 'Evenement delen met platform van support / feature'.
Klik nogmaals op om af te ronden.
Het evenement verschijnt nu in het evenementenroster van het andere artiestenplatform, compleet met alle geselecteerde details.
Zodra platform A een evenement heeft gedeeld met platform B:
Platform B ontvangt een melding in het evenementenroster waarin staat: "Dit platform heeft toegang gekregen tot evenementen van een ander platform. Ze verschijnen in deze lijst en zijn gemarkeerd met een +-symbool. Klik op een van deze evenementen om ze aan je eigen platform toe te voegen."
Zodra platform B op een van deze evenementen klikt, verdwijnt het +-symbool en bevat de evenementtitel 'SUPRT' gevolgd door de naam van platform A.
Platform B kan nu onafhankelijk zijn eigen Reisgroep, planningen en notities binnen het gedeelde evenement toevoegen. Ze zien alleen de specifieke categorieën die platform A voor dit evenement toegankelijk heeft gemaakt.
Beide platforms hebben hun eigen Reisgroep, evenals aparte invoervelden voor planning en evenementgerelateerde informatie. Platform B kan ook zichtbaarheidsinstellingen beheren voor hun eigen crewleden met betrekking tot welke gedeelde gegevens van platform A toegankelijk zijn.
Let op: Hoewel geen van beide platforms de individuele crewleden van het andere kan zien, toont het vak
Om een deelbare link te genereren voor een externe partij buiten J.SHOW:
Ga naar
Er verschijnt een venster 'Delen'.
Klik op
Er verschijnt een venster 'Versleutelde link naar dit evenement'.
Je vindt de link bovenaan dit venster.
Selecteer de categorieën informatie die je wilt delen. De link zelf blijft hetzelfde, maar telkens wanneer deze wordt geopend, zal deze altijd de categorieën weergeven die momenteel zichtbaar zijn ingesteld.
Klik op
Klik op om het venster te sluiten.
Je wordt teruggeleid naar het venster 'Delen'.
Klik nogmaals op om af te ronden.
Hier is een compleet overzicht van alle handmatige opmaakopties die beschikbaar zijn binnen tekstvakken in J.SHOW.
*ABC* → Vette tekst__ABC__ → Onderstreepte tekst**ABC** → Cursieve tekst~~ABC~~ → [small]ABC[/small] → Kleinere tekst[big]ABC[/big] → Grotere tekst[center]ABC[/center] → Gecentreerde tekst
Wil je dat een van deze tekens gewoon een teken blijft, zet er dan een backslash voor: \*, \_, \~, \[, \-. De backslash zelf wordt niet afgedrukt. Zo blijft een naam die met een sterretje begint volledig staan in plaats van de tekst erna vet te maken.
Om
Om
Invoervoorbeeld:
Aankomst -//- 12:00 PM
---
Lunch -//- 2:30 PM
|
Weergavevoorbeeld:
|
Je kunt ook interactieve links maken:
[maps]Straat 1, Stad 23456, Land[/maps] → maakt een directe Google Maps-link[tel]+1234567890[/tel] → maakt een aanklikbaar telefoonnummer[mail]email@email.com[/mail] → opent het standaard e-mailprogramma om naar het adres te schrijvenDeze opmaakopties zijn beschikbaar in de meeste grote tekstvakken op het platform: Tijdschema's, Vrije velden, Overige velden, Catering en het tijdelijke tekstveld Hotel (alleen zichtbaar wanneer er geen hotel is geselecteerd).
Voor evenementen die binnen de komende 14 dagen plaatsvinden, toont J.SHOW automatisch een weersverwachting in het evenementenoverzicht — mits er coördinaten aan de locatie zijn toegewezen.
De weerweergave bevat:
Weergegevens worden opgehaald via de Open-Meteo API en automatisch gecached om snelle laadtijden te garanderen.
Let op: Standaard wordt de temperatuur weergegeven in °C. Onder
Kira is de gratis supportchat van J.SHOW. Hij is beschikbaar op het artiestenplatform, het agentuurplatform en in de app en helpt je bij vragen over het gebruik van het platform. Kira beantwoordt vragen en helpt verder — hij wijzigt zelf niets in je platform.
Desktop: Klik op de zwevende
Mobiel: Tik op het hamburgermenu rechtsboven, tik vervolgens op HULP en selecteer ASK KIRA.
App-platform: Tik op de bovenbalk om het hoofdmenu te openen en selecteer vervolgens HULP → ASK KIRA.
Stel je vraag — Kira kan vragen over het platform beantwoorden, je helpen bij problemen en foutmeldingen of wensen noteren.
Je chatgeschiedenis wordt bewaard binnen dezelfde browser of binnen de app — of je nu op het artiesten- of agentuurplatform bent, Kira onthoudt je gesprek.
Om een nieuwe chat te starten, klik je onderaan in het chatvenster op
Bovenaan het chatvenster vind je twee tabbladen naast elkaar: Support (dat is Kira) en Assistent.
Kortom: Kira legt uit en helpt, de Assistent regelt het. Vraag je Kira om iets in te voeren, dan verwijst hij je naar de Assistent — en omgekeerd verwijst de Assistent je voor support- of inlogvragen terug naar Kira.
Het tabblad Assistent verschijnt alleen als het voor jou is vrijgeschakeld (standaard voor mensen met beheerders- of agencyrechten). Meer daarover in het volgende hoofdstuk: AI-assistent.
Vraag je Kira waar je iets vindt, dan beschrijft hij de weg niet alleen — hij laat hem zien. Passend bij zijn antwoord legt hij een gekleurd kader om de bedoelde plek en maakt hij de rest van de pagina iets donkerder, zodat je blik er meteen op valt. Ligt dat gebied buiten beeld, dan scrolt de pagina er rustig naartoe.
Je hoeft daarvoor niets aan te klikken en niets in te schakelen. Vraag het gewoon zoals je gewend bent, bijvoorbeeld „waar voer ik het tijdschema in?" of „waar vind ik de gastenlijst?".
Noemt Kira meerdere plekken, dan krijgt elke plek een klein nummer, in de volgorde waarin hij ze noemt.
Het chatvenster en de drie ronde knoppen rechtsonder blijven altijd helder — Kira zet zichzelf niet in het donker.
De markering verdwijnt zodra je ergens klikt of op Esc drukt. Ze bedekt niets en blokkeert geen invoer.
Ligt de gezochte plek op een andere pagina, dan onthoudt Kira de markering: zodra je daar aankomt, wordt ze gezet en opent het chatvenster met zijn uitleg. Deze reservering geldt een half uur en gaat precies één keer af.
Kira kan wijzen op de menupunten, de tabbladen en vakken in het evenement, het gereedschap van het Evenementroster en de knoppen rechtsonder — op het artiestenplatform, het agentuurplatform en in de app. Ook eigen vakken en hernoemde vrije velden vindt hij, omdat elk onderdeel zich met zijn zichtbare kop zelf aanmeldt.
En ook hier in het handboek doet Kira hetzelfde: stel een vraag en de pagina springt naar het gedeelte met het antwoord en markeert het. Zelf zoeken hoeft niet.
De AI-assistent is een apart tabblad naast Kira in hetzelfde chatvenster. Op verzoek maakt of wijzigt hij gegevens rechtstreeks in je platform — zoals evenementen, locaties, planningen of deals. Anders dan Kira-support is de Assistent vrijschakelplichtig en standaard alleen zichtbaar voor beheerders.
Je geeft de Assistent op drie manieren werk: rechtstreeks in de chat, per e-mail of via de AI-bestandsanalyse bij een evenement. Voor support- of inlogvragen stuurt de Assistent je terug naar het Support-tabblad.
De Assistent onderhoudt bijna alles wat bij een evenement hoort. Je vertelt hem in gewone taal wat er moet gebeuren — hij maakt de gegevens aan of wijzigt ze. Een overzicht, gegroepeerd per onderdeel:
De meest directe weg loopt via het tabblad Assistent in het chatvenster: typ je instructie in gewone taal en verstuur hem.
Bij het openen begroet de Assistent je zo: „Vertel me waar ik voor moet zorgen – evenementen aanmaken, gegevens invullen, locaties bijhouden. Je mag ook een bestand meesturen."
Formuleer het gewoon vrij, bijvoorbeeld „Maak een show aan op 12-09 in de Columbiahalle Berlijn". Je kunt aan je instructie ook een bestand toevoegen — de Assistent leest het mee en verwerkt het samen met je tekst.
Of de Assistent direct invoert of eerst voorstelt, hangt af van de ingestelde modus (zie Voorstellen of direct invoeren). In de voorstelmodus meldt hij zich met „Ik heb de wijzigingen als voorstel voor je voorbereid" — je vindt ze dan ter bevestiging in het evenementenoverzicht bij het betreffende evenement.
De Assistent onderhoudt je evenementen helemaal zonder te typen in het platform — rechtstreeks vanuit je e-mailpostvak. Elk platform heeft daarvoor een eigen triggeradres in de vorm
Schrijf de Assistent rechtstreeks een instructie naar dit adres, of zet het simpelweg in CC van je e-mails met organisatoren, locaties of hotels.
Hij leest mee en voert de inhoud automatisch in: evenementen, locaties, planningen, hotels en meer.
Het triggeradres en de gemachtigde afzenders stel je in onder Vrijschakeling & rechten.
Platformopmerking: Het instellen gebeurt in de platforminstellingen (zie hieronder); advancing per e-mail zelf werkt vanuit elk postvak.
Upload een document naar een evenement en laat de Assistent de inhoud voor je invoeren — contracten, daysheets, hotellijsten en dergelijke.
Desktop & mobiel: Open bij het evenement de bestandsupload en schakel de optie
Optioneel kun je in een instructieveld aangeven waar de Assistent vooral op moet letten — bijvoorbeeld "alleen podiumafmetingen, capaciteit en load-in invoeren".
Geef je de AI steeds dezelfde instructie? Sla die dan één keer op als standaardinstructie onder
De Assistent begrijpt afbeeldingen, PDF's, Office-documenten en tekstformaten (inclusief ODP-presentaties). Terwijl hij leest, verschijnt er een geanimeerde hint op het document.
Jij beslist of de Assistent wijzigingen eerst voorstelt (jij bevestigt ze) of ze direct invoert. De modus kun je voor advancing per e-mail en voor de bestandsanalyse afzonderlijk instellen (zie Vrijschakeling & rechten).
In de voorstelmodus verschijnt bij het betreffende evenement een paneel "Voorstel van de Assistent":
Elk voorgesteld onderdeel staat afzonderlijk vermeld en kun je aan- of uitvinken.
Met
Het paneel werkt op desktop en mobiel. Keuzevelden verschijnen als dropdowns met de echte begrippen van je platform, de reisgroep als afvinkbare personen-chips.
Alle AI-functies — Assistent, advancing per e-mail, bestandsanalyse en tourrouting — delen een AI-quota in credits, die elke maand automatisch wordt bijgevuld.
Met PRO is de quota twee keer zo groot.
Meer nodig? Koop creditpakketten onder INSTELLINGEN > AI-assistent — met optioneel automatisch bijvullen wanneer je saldo opraakt.
De Creditgeschiedenis direct in het quota-vak toont je laatste AI-opdrachten: type (assistent-opdracht, bestandsanalyse, e-mailadvancing, tourroutering), tijdstip en gebruikte credits — inclusief of ze uit gratis credits of gekochte credits kwamen. Klik op
Let op: Is het saldo opgebruikt, dan is het selectievakje
Kira kent het tegoed: is het op, dan zegt ze dat — in plaats van een overdracht aan de Assistent toe te zeggen die niet meer kan lopen. Een coulancebijschrijving verschijnt in de tegoedhistorie. Zet je automatisch opwaarderen aan zonder een betaalmiddel te hebben vastgelegd, dan staat de reden nu in de instellingen; ook aan de poort geweigerde mails worden daar zichtbaar.
De Assistent en advancing per e-mail stel je in de platforminstellingen in — alleen zichtbaar voor beheerders.
Desktop: Ga naar
Standaard mag iedereen met beheerders- of agencyrechten de Assistent gebruiken. Daarnaast kun je afzonderlijke mensen vrijgeven — of de toegang uitsluitend tot deze vrijgegeven mensen beperken.
Let op: Wanneer de Assistent iets invoert, verschijnt als bewerker altijd de persoon die de actie heeft uitgelost — de crew wordt op dezelfde manier op de hoogte gebracht als bij een webwijziging.
Sjablonen fungeren als de fundamentele logica-laag van je toursetup — zodat schaalbare, herhaalbare workflows binnen evenementen mogelijk worden door planningen, crew, reizen en accommodaties te standaardiseren met één enkele bron van waarheid.
Om een algemeen 'evenementenoverzicht-sjabloon' aan te maken dat planningen, catering, Hotel Rooming, taken, contactpersonen en aangepaste info bevat:
Ga naar
Om de standaard 'SJABLOON #' te hernoemen, klik je op
Er verschijnt een venster 'Hernoemen' waarin je een nieuwe titel voor dit sjabloon kunt toewijzen, bijv. FESTIVALS 2025.
Let op: Je kunt tot 9 evenementenoverzicht-sjablonen per platform aanmaken
Om een 'planning' aan te maken binnen een evenementenoverzicht-sjabloon:
Klik op
Er verschijnt een venster 'Tijdschema'.
Geef de titel van de planning op naast
Let op: Voor een compleet overzicht van alle beschikbare opmaakopties, bezoek het gedeelte Een tekstvak opmaken.
Selecteer voor wie deze 'planning' zichtbaar is en klik op
Let op: Je kunt tot 3 planningen per sjabloon aanmaken. Als je verschillende planningen maakt — bijvoorbeeld een voor de crew en een algemene festivalplanning — zorg er dan voor dat je de juiste zichtbaarheidsmachtigingen voor elk selecteert, zodat alleen de beoogde groep er toegang toe heeft.
Om 'catering'-info toe te voegen:
Klik op
Er verschijnt een venster 'Catering'.
Selecteer en vul alle relevante informatie in met behulp van de aangeboden opmaaktools.
Let op: Voor een compleet overzicht van alle beschikbare opmaakopties, bezoek het gedeelte
Een tekstvak opmaken.
Gebruik
Klik op
Om aangepaste informatie toe te voegen:
Klik op
Er verschijnt een venster 'Vrij veld'.
Geef de titel van het aangepaste veld op naast
Vul alle relevante informatie in met behulp van de aangeboden opmaaktools.
Let op: Voor een compleet overzicht van alle beschikbare opmaakopties, bezoek het gedeelte
Een tekstvak opmaken.
Selecteer voor wie dit gedeelte zichtbaar moet zijn en klik op
Voor een volledige uitleg over hoe je een takenlijstsjabloon maakt en toepast op individuele evenementen, bezoek het gedeelte Takenlijst.
Let op: Als je het To-Do-gedeelte van een evenementenoverzicht-sjabloon toepast op een evenement, worden de bestaande taken in dat evenement vervangen.
Om gedetailleerde 'Hotel Rooming'-info aan te maken:
Klik op
Er verschijnt een venster 'Rooming for Hotel'.
Je kunt nu het aantal en de grootte van elke slaapkamer selecteren via het dropdownmenu.
Hier zijn voorbeelden van kamertypes en hun beoogde bezetting:
Wijs kamers handmatig toe door op het pictogram
Klik op
Let op: Als je een Rooming-sjabloon toepast en er nog geen namen in de lijst staan, controleer dan of de betreffende personen aan de Reisgroep van het evenement zijn toegevoegd. Zodra dat is gebeurd, verschijnen hun namen automatisch in de vooraf toegewezen kamers.
Om een 'contactpersoon' toe te voegen:
Klik op
Er verschijnt een venster 'Contact overig'.
Vul de functie in (bijv. technical director, tour manager, tour assistant enz.), naam, e-mail en/of telefoon.
Selecteer voor wie dit gedeelte zichtbaar moet zijn en klik op
Als je extra of diverse informatie in één oogopslag beschikbaar wilt hebben, gebruik dan het vak
Om een sjabloon 'Overig' toe te voegen:
Klik op
Vul alle relevante informatie in met behulp van de aangeboden opmaaktools.
Let op: Voor een compleet overzicht van alle beschikbare opmaakopties, bezoek het gedeelte Een tekstvak opmaken.
Selecteer voor wie dit gedeelte zichtbaar moet zijn en klik op
Let op: Wanneer je een evenementenoverzicht-sjabloon op een specifiek evenement toepast, hoef je niet het hele sjabloon toe te passen. Elk gedeelte — zoals taken, planning of Rooming — kan individueel worden toegepast.
Lege velden: Velden die leeg zijn in het sjabloon worden bij het kopiëren weergegeven met het label (leeg). Hiermee kun je ingevulde velden in het doelevenement opzettelijk wissen door het bijbehorende lege veld te selecteren.
Om het 'evenementenoverzicht-sjabloon' toe te passen op relevante evenementen, heb je twee opties:
➀ Vanuit het sjabloongedeelte:
Ga naar
Kies welke categorieën (bijv. planning, catering, taken enz.) je wilt toepassen op de betreffende evenementen
Klik op
Vink alle relevante evenementen aan in het evenementenroster
Klik op
➁ Vanuit het evenement zelf:
Ga naar
Ga naar
Kies het algemene sjabloon dat je op dit evenement wilt toepassen
Kies welke categorieën (bijv. planning, catering, taken enz.) je wilt toepassen op het betreffende evenement
en klik op
Controlevraag vóór het vervangen: Hebben onderdelen in het doelevenement al inhoud, dan noemt J.SHOW ze vóór het overnemen, gescheiden in onderdelen die je daarna per veld ongedaan kunt maken (zoals Tijdschema of Catering) en onderdelen die definitief worden vervangen. Pas je het sjabloon toe op meerdere evenementen, dan staat achter elk onderdeel bij hoeveel van de gekozen evenementen het al inhoud heeft, bijvoorbeeld Tijdschema (3/5).
Je kunt de gegevens van een bestaand evenement direct opslaan als nieuw sjabloon — beschikbaar voor alle 5 sjabloontypes: Overzicht, Reisgroep, VOERTUIGEN, Contract en Finance.
Ga in het gewenste evenement naar het betreffende tabblad (bijv.
Klik op
Let op: De knop verschijnt alleen als er minder dan 9 sjablonen van dat type bestaan.
Voor een volledige uitleg over hoe je de Reisgroep naadloos aanmaakt en beheert — inclusief het bouwen van
Voor een volledige uitleg over hoe je voertuigen toevoegt en voertuigsjablonen aanmaakt, bezoek het gedeelte
Voor een volledige uitleg over hoe je Song Pools aanmaakt en Setlists bouwt met behulp van sjablonen, bezoek het gedeelte Setlists.
Maak eenvoudig speciale sjablonen voor verschillende soorten evenementen — zoals tours, festivals, reisdagen, opbouw en meer — en koppel ze direct aan die evenementtypes.
Zodra ze zijn gekoppeld, wordt het bijbehorende sjabloon automatisch toegepast telkens wanneer je een nieuw evenement van dat type aanmaakt — met planningen, Hotel Rooming, catering, contactpersonen (CP's) en meer al vooraf ingevuld. Geen herhaald administratief werk meer. Puur efficiëntie.
Om sjablonen aan specifieke evenementtypes te koppelen:
Maak een speciaal sjabloon aan (als je dat nog niet hebt gedaan) onder
Ga naar
Gebruik het dropdownmenu in elke categoriekolom om elk evenementtype te koppelen aan de relevante sjablonen.
Je wijzigingen worden automatisch opgeslagen.
Voorbeeld: Als je wilt dat alle tour-evenementen automatisch je Algemene Overview- en Voertuigsjablonen gebruiken, selecteer je die sjablonen uit de dropdownmenu's in de bijbehorende rijen.
Let op: Sjablonen worden alleen automatisch toegepast bij het aanmaken van een nieuw evenement. Bestaande evenementen blijven standaard ongewijzigd.
Als je echter het evenementtype later wijzigt of invult onder 'Basisgegevens' van een bestaand evenement, verschijnt er een selectievakje waarmee je
Naast Planning, Stagerider en Hospitalityrider maak je zoveel eigen statusvelden aan als je wilt — bijvoorbeeld voor parkeren, merch of een zendvergunning. Ze verschijnen in het evenement direct onder de basisgegevens, in de focusweergave en als te kiezen kolommen in de CSV-export van de evenementenlijst.
Zo maak je een veld aan:
Ga naar
Vul een Omschrijving in. Optioneel geef je een Afkorting op (max. 5 tekens) — die staat als kolomkop in de focustabel. Laat je het leeg, dan worden de eerste vier letters van de omschrijving gebruikt.
Leg onder Keuzes de waarden vast en kies voor elke waarde een kleur (groen, geel, oranje, rood, blauw of grijs). Een nieuw veld komt met OK, open en n.v.t. als voorstel; lege regels kun je voor extra waarden gebruiken, afzonderlijke waarden haal je weg met verwijderen.
Vink onder Tonen bij deze evenementtypes aan bij welke evenementtypes het veld moet verschijnen. Evenementtypes zonder show (zoals Vrij of Reis) staan in het begin uitgevinkt.
Klik op
In het overzicht wijzig je met de pijlen de volgorde waarin de velden in het evenement verschijnen, en open je een veld via het potloodicoon om het te bewerken.
Opmerking: Verwijder je een veld, dan gaan de waarden die bij alle evenementen voor dit veld zijn ingesteld verloren.
Opmerking: Velden aanmaken en bewerken mogen Admin en Agentuur. Wie de waarden bij een evenement mag instellen, staat onder Planningsstatus.
Wanneer je een nieuw persoon uitnodigt voor een Artiestenplatform, word je gevraagd het juiste toegangsrecht/bevoegdheidsniveau voor die persoon te kiezen.
Om de
Wanneer je bent ingelogd op het Artiestenplatform, worden je e-mailadres en toegangsrecht/bevoegdheidsniveau linksonder weergegeven.
Op het Artiestenplatform kun je voorbekijken hoe het platform eruitziet voor verschillende toegangsrechten door een niveau uit de lijst linksonder te selecteren.
Opmerking: Om bepaalde functies weer te geven, moet je zelf lid zijn van de Reisgroep.
Dashboard-machtigingen
Bepaalt wat gebruikers zien op het dashboard.
De onderstaande tabel toont alleen dashboardgerelateerde machtigingen — die bepalen wie specifieke velden en secties op het dashboard zelf kan bekijken.
| VIEW / EDIT (Indien niet gespecificeerd, omvat de machtiging beide) |
Admin | Agency | TM | Artist | Crew+ | Crew | Guest |
| BUREAUBLAD Tab | |||||||
| Algemene bestanden / Rider BEKIJKEN | |||||||
| Algemene bestanden / Rider BEWERKEN | |||||||
| Abonneren op de kalender | |||||||
| Persoonlijke bestanden | |||||||
| Algemeen gesprek | |||||||
| Geschiedenis van evenementwijzigingen BEKIJKEN | |||||||
| Gastenlijst-aanvragen | ➊ | ➊ | |||||
| Gesprekken | |||||||
| Verkoopstatistieken PRO |
➊ Alleen zichtbaar als 'toevoegen en bewerken' is aangevinkt onder INSTELLINGEN > GASTENLIJST
Evenementenmachtigingen
Bepaalt de toegang tot het globale evenementenroster en alle tourbrede overzichten.
De onderstaande tabel bepaalt wie de volledige lijst van evenementen op het platform kan zien — inclusief algemene overzichten, voorverkoopinzichten en het volledige evenementenroster.
| BEKIJKEN / BEWERKEN | Admin | Agency | TM | Artist | Crew+ | Crew | Guest |
| EVENEMENTEN | |||||||
| EVENEMENTOVERZICHT | ➊➋ | ➊ | ➊ | ➌ | |||
| KAART | ➊ | ➊ | ➊ | ➌ | |||
| KALENDER | |||||||
| BLOK-ITEMS | ➍ | ➍ | ➍ | ➍ | |||
| NIEUW EVENEMENT AANMAKEN | ➏ | ||||||
| EVENEMENTENLIJST | ➎ | ➎ | ➎ | ➎ | |||
| VOORVERKOOP PRO |
➊ Standaard zijn alle evenementen zichtbaar. Om de zichtbaarheid te beperken tot leden van de Reisgroep, schakel de optie "Zichtbaarheid van evenementen" in onder INSTELLINGEN > RECHTEN.
➋ Standaard kunnen evenementen alleen worden bewerkt als je deel uitmaakt van de Reisgroep. Om het bewerken van alle evenementen toe te staan, activeer "Tourmanagement mag alle evenementen bewerken" onder "Rechten Tourmanagement" in INSTELLINGEN > RECHTEN (alleen mogelijk als "Zichtbaarheid van evenementen" niet is ingeschakeld).
➌ Evenementen zijn alleen zichtbaar als de gebruiker deel uitmaakt van de Reisgroep. Bewerken is niet mogelijk.
➍ Standaard niet zichtbaar. Zichtbaarheid en/of toevoeging van blok-items kan worden geactiveerd onder "Blok-items" in INSTELLINGEN > RECHTEN. De kalender zelf ziet elk bevoegdheidsniveau — daarin echter alleen de evenementen die het ook mag openen. Blok-items verschijnen daarin alleen als ze voor het bevoegdheidsniveau zichtbaar zijn; daarvan hangt ook de planmodus van de evenementenlijst af.
➎ Als de zichtbaarheid beperkt is tot leden van de Reisgroep en je niet bent opgenomen, is het evenementenroster toch zichtbaar (maar niet bewerkbaar) als de Crew Booking Tool is ingeschakeld voor jouw profiel — zodat je je beschikbaarheid kunt aangeven.
➏ Standaard uitgeschakeld. Kan worden ingeschakeld onder "Rechten Tour Manager" in INSTELLINGEN > RECHTEN. Wanneer ingeschakeld, kunnen Tour Managers nieuwe evenementen aanmaken en bestaande evenementen dupliceren.
Beheert toegang tot details binnen afzonderlijke evenementen.
De onderstaande tabel bepaalt wat gebruikers kunnen zien en bewerken binnen een specifiek evenement — inclusief showdetails, crewtoewijzingen, interne notities en meer.
| VIEW / EDIT (Indien niet gespecificeerd, omvat de machtiging beide) |
Admin | Agency | TM | Artist | Crew+ | Crew | Guest |
| EVENEMENTOVERZICHT BEKIJKEN | ➊ | ➊ | ➊ | ➌ | |||
| EVENEMENTOVERZICHT BEWERKEN | ➋ | ||||||
| Basisinformatie BEKIJKEN | |||||||
| Basisinformatie BEWERKEN | ➒ | ➒ | ➋ | ||||
| Takenlijst | |||||||
| Privénotitie | |||||||
| GASTENLIJST BEKIJKEN | ➑ | ➑ | ➑ | ➑ | ➑ | ||
| GASTENLIJST VERMELDING | ➍➎ | ➍➎ | ➎ | ➎ | |||
| GASTENLIJST INSTELLINGEN | ➓ | ➓ | ➓ | ||||
| REISGROEP BEKIJKEN | |||||||
| REISGROEP BEWERKEN | |||||||
| VOERTUIGEN BEKIJKEN | |||||||
| VOERTUIGEN BEWERKEN | |||||||
| CONTRACT PRO | ➏ | ➏ | |||||
| UITGAVEN PRO | ➏ | ➏ | |||||
| VOORVERKOOP PRO | ➐ | ➐ | ➐ | ➐ |
➊ Standaard zijn alle evenementen zichtbaar. Om de zichtbaarheid te beperken tot leden van de Reisgroep, schakel de optie "Zichtbaarheid van evenementen" in onder INSTELLINGEN > RECHTEN.
➋ Standaard kunnen evenementen alleen worden bewerkt als de gebruiker deel uitmaakt van de Reisgroep. Om volledige bewerkingstoegang toe te staan, schakel "Tourmanagement mag alle evenementen bewerken" in onder "Rechten Tourmanagement" in INSTELLINGEN > RECHTEN (alleen mogelijk als "Zichtbaarheid van evenementen" niet is ingeschakeld).
➌ Evenementen zijn alleen zichtbaar als de gebruiker deel uitmaakt van de Reisgroep.
➍ Kan Gastenlijst-vermeldingen alleen ‘toevoegen en bewerken’ indien ingeschakeld onder INSTELLINGEN > GASTENLIJST > Toevoegen & bewerken.
➎ Kan ‘alleen aanvragen’ indien ingeschakeld onder INSTELLINGEN > GASTENLIJST
➏ PRO-functie – alleen zichtbaar indien ingeschakeld onder INSTELLINGEN > CONTRACT.
➐ Alleen zichtbaar indien ingeschakeld onder INSTELLINGEN > TICKETS > Voorverkoop in evenementenoverzicht.
➑ De zichtbaarheid van de gehele Gastenlijst kan worden beheerd onder INSTELLINGEN > GASTENLIJST > "Zichtbaarheid van de Gastenlijst".
➒ Evenementen verplaatsen, dupliceren en verwijderen is alleen mogelijk met deze machtiging.
➓ Kan de Gastenlijst-instellingen voor het evenement bewerken (alleen Admin, Agency en TM — TM alleen met bewerkingsrechten voor het evenement).
Personen-machtigingen
Omvat alles wat te maken heeft met het beheren van gebruikers en teamleden.
Dit omvat machtigingen om mensen op het platform uit te nodigen, te bevestigen of te bewerken — of het nu Artists, Crew, Guests of personen met een ander bevoegdheidsniveau zijn.
| BEKIJKEN / BEWERKEN | Admin | Agency | TM | Artist | Crew+ | Crew | Guest |
| MENSEN Tab | |||||||
| OVERZICHT | |||||||
| CREWBOOKING | ➋ | ➌ | ➌ | ➌ | |||
| NIEUWE PERSOON | ➊ | ||||||
| EXPORT | ➋ | ||||||
| GLOBAAL | ➍ | ➍ | |||||
| BESTANDEN | ➋ |
➊ Alleen als de optie “TM mag geen personen uitnodigen / bewerken” niet is geselecteerd onder INSTELLINGEN > RECHTEN > “Rechten Tourmanagement”
➋ Alleen als “Tourmanagement mag alle evenementen bewerken” is ingeschakeld onder INSTELLINGEN > RECHTEN > “Rechten Tourmanagement”
➌ Alleen als de Crew Booking Tool is geactiveerd voor het betreffende profiel
➍ Alleen als de persoon het globale crewregister heeft geactiveerd in zijn/haar profiel
Sjabloon-machtigingen
Bepaalt wie sjablonen kan bekijken, aanmaken of wijzigen.
| BEKIJKEN / BEWERKEN | Admin | Agency | TM | Artist | Crew+ | Crew | Guest |
| SJABLONEN Tab | |||||||
| SETLIST | |||||||
| OVERZICHT | |||||||
| REISGROEP | |||||||
| VOERTUIGEN | |||||||
| EVENEMENTTYPES | |||||||
| CONTRACT PRO | |||||||
| FINANCIËN PRO |
Diverse machtigingen
Bepaalt de toegang tot secundaire maar essentiële productietabbladen zoals Voertuigen, Locaties, Hotels en Financiën.
| BEKIJKEN / BEWERKEN | Admin | Agency | TM | Artist | Crew+ | Crew | Guest |
| VOERTUIGEN Tab | |||||||
| LOCATIES Tab | |||||||
| Tabblad Partner | |||||||
| Tabblad Hotels | |||||||
| FINANCIËN Tab PRO | ➊ |
➊ Alleen zichtbaar wanneer de optie is geactiveerd onder INSTELLINGEN > CONTRACT.
Instellingen-machtigingen
Beheert toegang tot platformbrede configuratieopties.
Deze instellingen bepalen wie systeemstandaarden, machtigingen en andere fundamentele elementen onder de sectie
| BEKIJKEN / BEWERKEN | Admin | Agency | TM | Artist | Crew+ | Crew | Guest |
| Tab INSTELLINGEN | |||||||
| RECHTEN | |||||||
| Zichtbaarheid locatie-informatie | |||||||
| Technische contacten | |||||||
| Verjaardagen | |||||||
| Zichtbaarheid van evenementen | |||||||
| Machtigingen Tour Manager | |||||||
| Takenlijst | |||||||
| Blokken | |||||||
| Aankondigingen | |||||||
| MENSEN | |||||||
| GASTENLIJST | |||||||
| Lay-out PDF | |||||||
| Algemeen | |||||||
| Zichtbaarheid van Gastenlijst | |||||||
| Gastenlijst toevoegen & bewerken | |||||||
| Aftershow / Backstage / Foto | |||||||
| Limiet | |||||||
| Prijscategorieën PRO | |||||||
| DAYSHEET | |||||||
| TOURPAS | |||||||
| WEERGAVE | |||||||
| NOTIFICATIES | |||||||
| TICKETS PRO | |||||||
| CONTRACTEN PRO | |||||||
| FINANCIËN PRO | |||||||
| PLATFORM | |||||||
| Platform opzeggen |
In het vak
Personen met
Personen met
Voor
Let op voor tourmanagement: Is de zichtbaarheid voor
Gebruikers met de Crewbookingtool ingeschakeld kunnen nog steeds de volledige evenementenlijst bekijken om hun beschikbaarheid aan te geven. Als hun bevoegdheidsniveau beperkt is, kunnen ze evenementdetails alleen openen als zij in de Reisgroep zijn opgenomen. Optioneel kunnen evenementen met de status Idee of Optie volledig worden verborgen voor personen met de Crew Booking Tool.
Het gebied
Onder
Kies welke profielvelden verplicht zijn wanneer mensen zich registreren:
Opmerking: Voornaam en e-mail zijn altijd verplicht.
Schakel de functie in om je publieke tourdata op een externe website weer te geven. Kies tussen een Standaard- of Minimalistisch-weergaveformaat. Zie Showdata integreren op website voor details.
Maak API-tokens aan en beheer ze voor programmatische toegang tot de gegevens van je platform. De documentatie is beschikbaar onder api/index.php op je platform.
Je kunt meerdere API-sleutels per platform aanmaken — bijvoorbeeld één per geïntegreerd systeem (website, mobiele app, interne service). Elke sleutel kan afzonderlijk worden hernoemd, getoond/verborgen, gekopieerd of verwijderd.
Desktop (Artiestenplatform): Ga naar
Desktop (Agentuurplatform): Ga naar
Klik op
Naast elke sleutel zijn er drie acties: Tonen/verbergen, Kopiëren en Verwijderen. Bestaande enkelvoudige sleutels worden automatisch gedetecteerd en bij de eerste wijziging naar het nieuwe formaat gemigreerd — bestaande integraties blijven zonder aanpassingen werken.
De API geeft per evenement extra velden terug zodat je nauwkeurig kunt afstemmen wat wanneer zichtbaar is op je website of in je eigen integraties:
De API geeft in principe alle aankomende evenementen terug — jouw consumer beslist op basis van deze statusvelden of een bepaald evenement wordt getoond.
Standaard worden alleen gepubliceerde en TBA-evenementen teruggegeven. Als een sleutel ook niet-gepubliceerde evenementen moet zien, kun je dat per API-sleutel inschakelen:
Klik op het pictogram
Let op: Deze instelling geldt per sleutel — bestaande sleutels behouden hun eerdere gedrag. De velden tba en tbaDate blijven behouden voor achterwaartse compatibiliteit, maar worden vervangen door publishStatus en releaseStart.
Op het Agentuurplatform werken API-sleutels en het instellingenvenster met het selectievakje
De API kan voortaan niet alleen lezen, maar gegevens ook aanmaken en wijzigen. Beschrijfbaar zijn: evenementen, locaties, hotels, organisatoren/partners, catering, setlist, voertuigen, gastenlijst, deal/financiën en bestandsbijlagen.
Schrijftoegang wordt per API-sleutel afzonderlijk vrijgeschakeld:
Klik op het pictogram
Schakel
Daarnaast is er het selectievakje
Let op: Schrijftoegang bestaat uitsluitend op het Artiestenplatform. De Agentuur-API blijft alleen-lezen — met Agentuursleutels kun je geen gegevens schrijven.
Voor taalgestuurde gegevensinvoer (zonder API) zie AI-assistent.
Onder
Configuratieopties omvatten:
Naast licht en donker is er de instelling
Onder
Kies wie meldingen ontvangt:
Voor verwijderde evenementen is er naast de vraag aan wie nog een tweede: of er überhaupt iets uitgaat. Het vinkje
Data met de status Idee, optie of nog niet bevestigd worden dan stil verwijderd — zonder e-mail en zonder melding in het meldingencentrum.
Het vinkje komt bij de gekozen ontvangersgroep, het vervangt haar niet — de drie ontvangerskringen daarboven sluiten elkaar uit, dit vinkje werkt aanvullend.
Wie meerdere evenementen achter elkaar verschuift of verwijdert, zet daarmee niet meer voor elke afzonderlijke handeling een eigen e-mail in gang. De meldingen worden per ontvanger verzameld en als één e-mail verstuurd.
Verstuurd wordt er zodra er tien minuten lang niets meer voor die persoon is gebeurd. Die tijd is dus rust en geen vast venster: zolang je doorwerkt, wacht de verzamelmail op je.
Het meldingencentrum blijft daarbuiten — daar staat elke wijziging net als voorheen meteen. Alleen het versturen van e-mails is gebundeld.
Onder
In het tabblad
In het tabblad
Met
Met
Bouwstenen rond de reisgroep: In de editor zijn daarnaast deze bouwstenen beschikbaar:
Tip: Een sjabloon dat alleen de bouwsteen Catering reisgroep bevat, levert een PDF voor de catering op.
Opmerking: Deze bouwstenen zijn er alleen in de editor. Het klassieke Daysheet en je bestaande sjablonen veranderen daardoor niet. Passieve leden (alleen zichtbaar voor Admin/Agentuur) verschijnen in de bouwsteen Reisgroep alleen voor Admin, Agentuur en Tourmanagement.
Let op: De Bouwer is beschikbaar voor Admins, Agency en Tourmanagers.
Onder
Onder
Onder
Belangrijke opties zijn onder meer:
Onder
Naast de vaste uitgavencategorieën kun je ook eigen categorieën aanmaken — direct naast het btw-gedeelte onder
Klik op
Via
Je eigen categorieën zijn overal beschikbaar waar ook de vaste worden gebruikt: bij het invoeren van uitgaven, in de btw- en kostendekkingstoewijzing, in de afrekeningen, in de PDF- en CSV-export en in de rapportages. Een gedeactiveerde categorie verdwijnt uit de keuzelijsten, maar blijft zichtbaar op bestaande uitgaven — er gaat niets verloren.
Onder
Je kunt meerdere
Ga naar
Bij het aanmaken van een factuur, voorschotfactuur of factuur aan derden selecteer je de gewenste facturatie-entiteit via de dropdown in het formulier. Facturatie-entiteiten worden in de factuurlijst weergegeven als gekleurde badges.
Als je platform is gekoppeld aan een agentuur, is ook de Factuuruitgever van het agentschap beschikbaar, met gebruik van de bedrijfsgegevens van het agentuur.
Wie onder meerdere bedrijven factureert, verstuurt hun facturen meestal ook vanaf hun adres. De mailserver hangt daarom aan de facturerende entiteit, niet aan het platform.
Ga naar
Kies in het blok Eigen mailserver tussen J.SHOW E-mail en Eigen mailserver.
Vul in: Afzendernaam, Afzender-e-mail, SMTP-server, Poort, Versleuteling, Gebruikersnaam, Wachtwoord.
Klik op Verbinding testen voordat je de toegang aanzet — de test gebruikt precies de toegang waarmee later wordt verstuurd.
Op het agencyplatform bestaat hetzelfde blok voor het agency zelf.
Beschikbaarheid: De DATEV-integratie is alleen actief voor platforms met vestigingsland Duitsland.
Onder
Bij gebruik van meerdere
J.SHOW biedt uitgebreide exportmogelijkheden op het hele platform. Of je nu spreadsheets, pdf's of boekhoudcompatibele bestanden nodig hebt — hier is een overzicht van alle beschikbare exportopties.
Exporteer je evenementgegevens door naar
Opmerking: De oudere knop "Event list as CSV (with setlist)" is verwijderd. Setlist-exports lopen nu uitsluitend via de Setlist-module (zie Setlists & GEMA-exports).
Exporteer je teammap vanuit
De CSV-export bevat:
Opmerking: Gevoelige gegevens (wachtwoorden, interne opmerkingen) worden automatisch uitgesloten. De export is AVG-conform.
Exporteer je databases vanuit de betreffende tabbladen:
Alle database-exports zijn in CSV-formaat.
Exporteer Setlists als CSV-bestanden met positie, titel, duur, werknummer, componist, opmerkingen en eventueel door jou gedefinieerde aangepaste velden.
Druk opgemaakte Setlists af met je aangepaste opmaaksjablonen. Elk sjabloon kan verschillende velden bevatten voor verschillende functies (bijv. muzikanten, licht, geluid).
Voor GEMA-conforme auteursrechtrapportage zijn twee gespecialiseerde Excel-exports (XLSX) beschikbaar:
Exporteer voorverkoop-ticketgegevens als een CSV-bestand met alle ticketinginformatie.
Genereer een uitgebreid PDF-rapport van voorverkoopactiviteit met:
Genereer gedetailleerde XLSX-werkmappen met meerdere tabbladen: Omzet, werkelijke uitgaven, geplande uitgaven en winst — gegroepeerd per afrekenpakket.
Exporteer financiële gegevens in DATEV-compatibel CSV-formaat voor naadloze overdracht naar je boekhoudsoftware. Vereist dat DATEV onder Settings is geconfigureerd.
Genereer en druk contracten en facturen af als PDF-documenten vanuit afzonderlijke evenementen:
Druk Daysheets en reisschema's af voor afzonderlijke evenementen of bulksgewijs:
Het stapelafdrukken kunnen Admin, Agentuur en Tour Manager gebruiken. Het tourmanagement krijgt daarbij precies de data die het toch al mag openen.
De inhoud van Daysheets is configureerbaar onder Reisschema- & Daysheet-instellingen.
Alle geëxporteerde pdf- en spreadsheetbestanden kunnen je aangepaste naamgevingsconventies volgen. Configureer bestandsnaampatronen onder
{ARTIST} — Artiestennaam{TYPE} — Documenttype{DATE} — Volledige datum{DATE_YM} — Jaar en maand{TITLE} — Evenement- of documenttitel{TEMPLATE} — Sjabloonnaam (voor Setlists)Aangepaste bestandsnamen zijn beschikbaar voor: Setlists, kamerlijsten, kalenders, contracten, facturen, voorschotfacturen, afrekeningen, artiestenafrekeningen, VVK-exports en financiële exports.
Met de PRO-versie van J.SHOW kun je de financiële kant van een tour volledig beheren — van de initiële contractopzet tot de uiteindelijke artiestenafrekening. Hieronder volgt de aanbevolen stappenflow om een tour op te zetten, te volgen en af te rekenen met de PRO-tools:
Ga naar
Hier definieer je alle belangrijke financiële details:
Dit contract vormt de overeenkomst tussen het agentuur (of de artiest) en de lokale partner. Contracten tussen agentuur en artiest worden niet binnen J.SHOW afgehandeld.
Zie sectie: Contract
Ga naar
Werk wekelijks de verkoop per ticketsysteem bij.
Zie sectie: Wekelijkse voorverkopen volgen
Ga naar
Voer alle geplande en bevestigde kosten per evenement in, of pas een financieel sjabloon toe.
Zie sectie: Uitgaven
Ga naar
Groepeer meerdere evenementen samen (bijv. voor een tour). Het systeem berekent vervolgens:
Zie sectie: Financiën
Sluit de voorverkoop, finaliseer alle uitgaven en druk de financiële uitsplitsing af.
Je kunt nu facturen uitgeven aan:
Standaard:
Het PRO-gedeelte (contracten, uitgaven, financiële cijfers, contingent) is altijd zichtbaar voor gebruikers met Admin- of Agency-rechten.
Het vak Voorverkoop in de Evenementoverzicht wordt daarvan onafhankelijk gestuurd via een eigen zichtbaarheidsinstelling.
Extra bevoegdheidsniveaus vrijgeven:
Ga naar
In hetzelfde vak vind je bovendien
Om PRO-inhoud volledig te verbergen voor een specifieke persoon:
Ga naar het
Tip: In de weergave Event Roster opent het klikken op de linkerkolommen Evenementoverzicht — terwijl de rechterkolommen je rechtstreeks naar de sectie CONTRACT brengen.
De
Elke tabel is een raster van maximaal vier venues (hoofdvenue + maximaal drie alternatieven, zoals ze in het evenement zijn vastgelegd) × alle datumopties van het evenement (hoofddatum en datumopties). In elke cel staat apart wat de locatie op die dag meldt en wat jullie met haar hebben afgesproken — jullie becommentariëren direct in de tabel, en zodra jullie het eens zijn, neem je de bevestiging met één klik over als evenement.
Zo bereik je het: Open vanuit de evenementenlijst de Routing en schakel naar het tabblad
Om een tabel zinvol te maken, moet het evenement een hoofdvenue en optioneel aanvullende venue-alternatieven en eventueel datumopties (alternatieve dagen) bevatten.
Ga naar
Bestaat er nog geen tabel, dan vraagt J.SHOW eerst: 'Welke soort tabel heb je nodig?'
'+ Eén evenement' — locatie en dag vinden voor precies dit evenement. Wie de bevestigingen toepast, maakt er het evenement van en sluit de tabel.
'+ Meerdere evenementen (verzamelaanvraag)' — voor een partner, een regio of een tourdeel: elke bevestiging legt een eigen evenement aan, de tabel blijft open.
De tabel start met de actuele locatie-alternatieven en datumopties van het evenement. In het vak 'Soort tabel' kun je de soort omzetten zolang er nog geen evenement uit de tabel is ontstaan.
Aanvullende datumopties voeg je direct in de tabel toe via
Meerdere dagen tegelijk verwijderen: klik in de titelregel van de tabel op
Hele periodes in één keer: Met
Locaties beheren: Via
Voorkeurslocaties: Met de ster (★) naast de naam van een locatie markeer je die als
Bovenaan de tabel vind je de openbare link — kopieer hem met
Voer in het veld Bewerker-email een of meer e-mailadressen van de partner in (telkens bevestigen met
Klik op
In het veld Notificatie aan leg je e-mailadressen van je interne collega's vast die geïnformeerd moeten worden zodra de partner iets in de tabel wijzigt. De suggestielijst wordt automatisch gevuld met alle Admin- en Agency-gebruikers van het platform.
Elke cel van het raster staat voor een combinatie van locatie × dag en toont twee dingen apart: de kleur zegt wat de locatie meldt, de badge in de cel wat jullie met haar hebben afgesproken. Een legenda onder de tabel verklaart elke waarde in één zin.
Wat de locatie meldt — 'Wat is er op deze dag beschikbaar?'
Wat jullie met de locatie hebben — een klik op de cel opent het venster daarvoor:
Bovenaan het venster staat telkens wat de locatie op dat moment meldt en op welke plek de tour daarmee zou staan. Houdt de tour een claim op een dag waarop de locatie Bezet meldt, dan wijst een ⚠ Tegenstrijdig daarop — er wordt daarbij niets gewijzigd, jij beslist.
Termijn van een optie: een optie kan een termijn hebben ('Optie geldig tot'). De cel toont die als „tot DD.MM.”, na het verlopen als ⚠ Termijn verlopen. De optie blijft toch staan tot iemand haar wijzigt.
Invullen namens de locatie: kwam een melding per e-mail of telefoon binnen, klik dan in de titelregel op
★ afzonderlijke dag: in het venster van een cel kun je 'Deze dag voorrang geven in de routing' aanvinken. De dag krijgt een ster en werkt in de tourrouting als een ★ op de locatie — alleen voor deze ene dag. De ster is alleen voor jullie zichtbaar, de partner ziet haar niet.
Snelle invoer: via
Assen wisselen: Standaard staan de datums onder elkaar en de locaties bovenaan. Met
Aan elke cel kan optioneel een opmerking worden toegevoegd, die in de cel als info wordt weergegeven. Daarnaast is er een algemeen opmerkingengedeelte onder het raster — hier kunnen jullie vrije berichten uitwisselen.
De tabel werkt automatisch bij om de paar seconden, zolang je hem op de voorgrond geopend hebt. Zodra je van tabblad wisselt, pauzeert de live-polling en wordt bij terugkeer direct weer actief. Celstatussen en opmerkingen worden zonder pagina-herlaad opgeslagen — je kunt direct verder klikken.
Naast de maximale capaciteit van een venue kun je voor deze tabel vastleggen met welke grootte jullie die dag werkelijk plannen — via Capaciteit plannen op de regel van de venue. In de tabel staat het geplande getal dan naast het maximale.
Je kunt kiezen uit de standaardcapaciteit van de venue, de variant met stoelen, elke andere benoemde capaciteit die daar is vastgelegd — of een zelf ingetypt getal. Daar past een
Ook de plaatselijke partner kan de waarde in zijn eigen weergave invullen; de tabel toont dan
Staat er op een dag al een eigen evenement van je platform, dan is de tour daar niet beschikbaar — in elke open tabel en in de tourrouting. J.SHOW leest dat bij elke keer openen vers uit je evenementen; je hoeft niets bij te houden.
Welke evenementen blokkeren? Dat leg je voor het hele platform vast onder
De partner opent de link in zijn browser — zonder login, ook op de smartphone. Bij het eerste bezoek voert hij zijn naam in, zodat je in de meldingen ziet wie iets heeft gewijzigd. Daarna ziet hij dezelfde tabel als jij en klikt hij een cel aan: bovenaan meldt hij onder 'Wat is er op deze dag beschikbaar?', daaronder vult hij onder 'Voor [artiestennaam]' in wat de tour krijgt — Optie voor de tour (met termijn 'Optie geldig tot'), Bevestigd of Geen optie voor de tour. Alle interne opmerkingen die niet uitdrukkelijk als zichtbaar voor de partner zijn gemarkeerd, blijven voor hem verborgen, net als jullie sterren.
Wat de partner mag invullen: wat er op een dag beschikbaar is, mag hij altijd melden. Of hij daarnaast Opties voor de tour invullen en Boekingen bevestigen mag, leg je voor het hele platform vast onder
De taal van de partnerpagina volgt automatisch de browser; via de parameter
Zodra je de tabel sluit of het evenement definitief in het contract is vastgelegd, toont de partnerpagina alleen nog een korte melding dat de tabel niet meer actief is.
Om te voorkomen dat jullie na elke afzonderlijke celwijziging een e-mail krijgen, bundelt J.SHOW wijzigingen als digest en verstuurt ze gebundeld — in beide richtingen:
Elke ontvanger krijgt alleen wijzigingen die hij niet zelf heeft gemaakt. Wijzigingen worden pas na een korte rustperiode verzonden — zo blijft het postvak overzichtelijk.
Elke verzamelmail noemt per wijziging één regel datum · locatie · wat er is gebeurd — bijvoorbeeld een ingestelde of gewijzigde termijn, een verwijderde optie, een bevestigde boekingsaanvraag of een vrijgegeven dag. Bij veel wijzigingen staan de eerste 20 in de mail.
Boeking aanvragen is de enige wijziging die niet op de verzamelmail wacht: de contactpersoon bij de locatie krijgt meteen een eigen e-mail met hoge prioriteit.
Herinnering aan termijnen: heeft een optie een termijn, dan krijgen de adressen onder 'Notificatie aan' twee dagen voor het verlopen een herinnering en na het verlopen nog één mail — per cel en per stap precies één keer. Wordt er een nieuwe termijn ingesteld, dan begint dat opnieuw. Er wordt daarbij niets vrijgegeven: de optie blijft staan tot jullie beslissen.
Zodra ten minste één cel op Bevestigd is gezet (of dat nu door de partner of intern door jou is), verschijnt bovenaan de tabel het blok Bevestigingen met een samenvatting en de groene knop
Soort „Eén evenement” — bij een klik gebeurt het volgende:
Een gesloten tabel kun je op elk moment weer openen (
Soort „Meerdere evenementen (verzamelaanvraag)”: voor elke bevestiging zonder evenement wordt een eigen evenement aangemaakt en krijgt de partner een melding. De tabel blijft open, andere bevestigingen blijven staan en de link voor de locaties blijft actief. De cel toont daarna 'Evenement' met de status ervan als link. Nieuwe evenementen nemen de geplande capaciteit uit de tabel over.
Ben je klaar met de verzamelaanvraag, klik dan bovenaan op
Is er uit een cel een evenement ontstaan, dan blijven beide gekoppeld. Verandert er daarna iets aan het evenement, dan past J.SHOW de cel vanzelf aan — en de locatie hoort het via de verzamelmail:
Heb je de cel zelf met de hand anders ingesteld, dan blijft dat zo — bijgewerkt wordt alleen wanneer er iets aan het evenement verandert. Omgekeerd verandert een invoer van de partner nooit je evenement.
Als je in het tabblad
Totaaloverzicht: Naast de filters wissel je tussen
In het totaaloverzicht wordt niets bewerkt: een klik op een cel opent de tabel waarin die staat.
Tip: Uit de openstaande beschikbaarheden kan AI-tourrouting een zinvolle tourvolgorde berekenen.
Let op: Als je dezelfde contractstructuur voor meerdere evenementen wilt gebruiken, volg je de onderstaande stappen om een contractsjabloon aan te maken onder
Zodra je een evenement hebt aangemaakt en de locatie-/partnergegevens (bijv. totale capaciteit) hebt ingevoerd, ga je naar
Is het adres van een partner veranderd sinds de datum is aangemaakt, dan haal je met 'Adres opnieuw overnemen' de stand van vandaag op. De knop neemt de gegevens uit de partnerbibliotheek in plaats van uit de bevroren stand van de datum. Let op: regels die je hier met de hand hebt aangepast, worden overschreven — J.SHOW vraagt het eerst. Dezelfde knop staat bij de factuurontvanger.
In de contractkop staat bovendien het btw-nummer van de contractpartner, mits het in de partnerbibliotheek is opgeslagen.
Begin met het definiëren van de contractpartij (meestal tussen agentuur/artiest en de lokale organisator).
Klik op
Er opent een venster ‘Contract’.
In het tekstveld kun je bijvoorbeeld iets invoeren als: “Het agentuur levert onderstaande productie aan de contractpartner onder de hieronder vermelde voorwaarden.”
Als er al een locatie is geselecteerd, worden het adres, de Act/artiest en andere gegevens automatisch ingevuld.
Je kunt ook informatie toevoegen zoals Door Time, Start Time, pauze, eindtijd, slotduur, enz.
Klik op
Er verschijnt een venster met de titel "Inkomstencalculatie: Prijscategorieën & Geblokkeerde plaatsen".
Bovenaan zie je de totale capaciteit volgens de locatie-informatie.
Klik op
Er verschijnt een venster 'Prijscategorie toevoegen'.
Definieer prijsgroepen, bijvoorbeeld:
Klik op
Alle aangemaakte prijscategorieën verschijnen nu in de tabel.
Voeg zoveel categorieën toe als nodig.
Klik op
Voer het aantal verloren stoelen per prijscategorie in (bijv. FOH verliest 50 in Standard, dus Final Sale Capacity = 3950).
Voeg categorieën toe zoals Gastenlijst — bijv. VIP Gastenlijst = 25, dus Final Sale Capacity = 475.
Het systeem berekent nu de verwachte inkomsten per prijscategorie op basis van de basisticketprijs en de uiteindelijke verkoopbare capaciteit.
In ons voorbeeld:
Stel
De sectie
Resterende capaciteit VV (bijv. 4425 tickets)
Totale netto-inkomsten (bijv. $124.875)
Gemiddelde nettoticketprijs (bijv. $28,22)
Het vak ’Income Calculation’ toont nu je verwachte inkomsten voor een uitverkochte show — een betrouwbare basis voor planning.
Klik op
Er verschijnt een venster met de titel Ticketprijzen.
Hier definieer je de uiteindelijke ticketprijs, inclusief alle bijkomende kosten zoals:
Klik op
Er opent een venster 'Ticketprijzen: Kosten'.
Voer de omschrijving, het kostenbedrag en de valuta in.
Vink aan als de kosten ook voor Kassaverkoop (K.V.)-tickets moeten gelden.
Bijvoorbeeld: je kunt een booking/service fee van $1,80 per ticket toevoegen die ook aan de Box Office geldt.
Voeg zoveel kosten toe als nodig.
Zodra toegevoegd, zie je een volledige tabel met:
Je kunt de Box Office-prijs per categorie rechtstreeks in de tabel invoeren (bijv. Standard B.O. = $30, VIP B.O. = $65).
In dit voorbeeld zijn de berekende Voorverkoopprijzen:
Deze stap zorgt voor een helder overzicht van alle inbegrepen kosten in je publieke ticketprijzen — zowel online als aan de deur.
Klik op
Er verschijnt een venster met de titel 'Voorverkoopsysteem toevoegen'.
Voer de naam van het ticketsysteem in (bijv. Ticketmaster) en klik op
Er verschijnt nu een nieuw venster met de titel 'Prijstabel voorverkoopsysteem: [Naam]'.
Deze tabel toont alle prijscategorieën samen met hun:
Let op: Indien nodig kun je de kosten per tickettype handmatig aanpassen — ideaal wanneer verschillende platforms verschillende kostenstructuren gebruiken.
Klik op
Een afzonderlijke toeslag uitschakelen: Per ticketsysteem kun je elke afzonderlijke toeslag uitschakelen met een vinkje —
Definieer in het veld
Klik op
Je nieuwe ticketsysteem verschijnt nu als een apart vak in de sectie
Een samenvatting van alle voorverkoop-toewijzingen en berekende waarden is beschikbaar in het vak 'Huidige stand'.
Voeg zoveel voorverkoopsystemen toe als nodig.
Loopt de kaartverkoop via jullie zelf in plaats van via de organisator, zet dan bij het ticketsysteem het vinkje
Voor sommige ticketsystemen kunnen de verkoopcijfers automatisch worden opgehaald, in plaats van ze met de hand in te voeren. Daarvoor heb je twee gegevens bij het ticketsysteem nodig: het kenmerk van het evenement en een toegang.
Onder
Let op: Overgenomen wordt uitsluitend het aantal verkochte kaarten per dag. Namen, adressen en mailadressen van kaartkopers worden niet opgehaald en niet opgeslagen.
Om de financiële
Split-titel aanpassen:
De titel "Verdeling" kan individueel worden aangepast — klik op de knop
In sommige gevallen moet een deel van de netto-inkomsten worden afgetrokken voordat de verdeling van de omzet wordt berekend — bijvoorbeeld om vaste productiekosten of andere afgesproken uitgaven te dekken. Deze aftrekposten kun je hier invoeren.
Klik op
In het pop-upvenster:
Elke gedefinieerde post wordt vóór de toepassing van de procentuele verdeling afgetrokken van de netto-inkomsten. Dit aangepaste bedrag wordt vervolgens gebruikt voor de Split.
Om exact te definiëren hoe de ticketservicekosten worden verdeeld tussen de artiest en de lokale partner:
Klik op
Om eventuele bijkomende kosten of Buy Outs te definiëren, zoals hotel, catering, GEMA, KSK, stage tech, pers, enz.
Klik op
Klik op
Onder de Deal toont de contractweergave een aparte kaart "Overige inkomsten & bijkomende kosten". De kaart bundelt alle relevante bijkomende inkomsten (zoals ticketkostenaandelen voor artiest, agentuur en organisator) en de verwachte bijkomende kosten in één overzicht. De waarden worden zowel voor de huidige stand (op basis van de reeds ingevoerde ticketverkoop) als als prognose weergegeven — uitgesplitst per ontvanger of kostentype (vast bedrag, bij benadering, per ticket, percentage).
Let op: De prognosewaarden worden automatisch berekend op basis van het contract en de geconfigureerde voorverkoopgegevens — er is geen aanvullende configuratie nodig.
Alle secties van §5 (Betaalwijze) tot en met §15 (Slotbepalingen) zijn aanpasbare tekstvelden.
Let op: Alleen velden die zijn ingevuld verschijnen in de uiteindelijke contract-PDF, en ze worden dynamisch genummerd als afzonderlijke paragrafen (bijv. §1, §2, §3…).
Lege secties worden automatisch overgeslagen en krijgen geen paragraafnummer.
Omdat veel contracten dezelfde clausules herhaaldelijk gebruiken, kunnen tekstveldsjablonen worden aangemaakt onder
Deze sjablonen kunnen vooraf opgemaakte standaardteksten bevatten voor alle tekstveldsecties.
Opmaakregels:
(#) maakt een nieuwe paragraaf met nummering (bijv. 1)
(##) maakt een subparagraaf (bijv. 1.1)
(#) herstart de hoofdparagraaf (bijv. 2), enz.
De volgende secties zijn opgenomen:
Als je al weet dat je bepaalde secties van het contract niet gaat gebruiken, kun je ze volledig verbergen om alles overzichtelijk te houden.
Ga naar
Vink alle secties uit die niet van toepassing zijn op jouw typische contracten.
Uitgevinkte velden verschijnen niet meer in de contractinterface of de uiteindelijke PDF, tenzij ze opnieuw worden geactiveerd.
Om de uiteindelijke contract-PDF af te drukken:
Ga naar Evenementoverzicht >
Klik op
Om de titel in het contract per individueel evenement te wijzigen:
Ga naar Evenementoverzicht >
Voer in het veld ‘Contracttitel’ je aangepaste titel in (bijv. “Engagementcontract”).
Klik op
Om te bepalen welke financiële tabellen in de uiteindelijke contract-PDF worden opgenomen.
Ga naar
Vink alle toepasselijke secties aan die je wilt afdrukken (Income Calculation, Ticket Pricing, Financial Details, Service Overview).
Optionele instelling: Vink “bij tickettoeslagen in % ook bedrag tonen” aan
Dit neemt naast procentuele kosten een berekend daadwerkelijk bedrag op in de PDF.
Om de titel of genoemde partijen globaal te wijzigen in het contract:
Ga naar
Voer in het vak ‘Titel in contract’ je gewenste contracttitel in (bijv. “Showovereenkomst” of “Performance Agreement”).
Geef de namen op van partner, artiest en agentuur — samen met de naam van een wettelijke vertegenwoordiger.
Om te definiëren welke aanvullende informatie in het contract verschijnt:
Onder
Je kunt het uiterlijk van je contracten aanpassen door afbeeldingen voor de header en footer te uploaden.
Ga naar
Klik in de vakken 'Koptekst uploaden' en 'Voettekst uploaden' op
Klik op
Daarnaast kun je een opgemaakte tekstfooter maken via het bewerkbare tekstveld in het vak 'Voettekst'.
Je kunt ook een handtekeningafbeelding uploaden via het vak 'Handtekening uploaden' (volg dezelfde stappen als voor header en footer).
De geüploade handtekening verschijnt automatisch in het daarvoor bestemde handtekeningveld op het contract.
Let op: De geüploade handtekeningafbeelding is geen digitale handtekening in juridische zin. Voor juridisch bindende digitale handtekeningen kan DocuSign worden verbonden onder
Een nieuw contractsjabloon aanmaken:
Ga naar
Je ziet een lege contractlay-out waar je elk van de bovenstaande secties vooraf kunt invullen (klik op
Sjablonen zijn ideaal voor terugkerende contractopstellingen, voor consistentie en tijdsbesparing.
Let op: Wanneer je een contractsjabloon op een evenement toepast, worden alle vooraf gedefinieerde tekstvelden automatisch in het contract ingevuld.
Eventuele tabellen (en nieuw aangemaakte categorieën daarin) die in het sjabloon zijn opgenomen, moeten echter handmatig worden toegevoegd binnen de betreffende tabellen in het contract nadat het sjabloon is toegepast. Klik daarvoor op
Er zijn twee manieren om een contractsjabloon op een specifiek evenement toe te passen:
➀ Vanuit de sjabloonsectie:
Ga naar
Klik op
Klik daarna op
➁ Vanuit het evenement:
Ga naar
Er verschijnt een venster Kies een sjabloon.
Selecteer het gewenste contractsjabloon uit de lijst.
Een waarschuwing vraagt je om te bevestigen voordat bestaande contractinhoud wordt overschreven.
Klik op
Je kunt Variabelen gebruiken in de tekstvelden van je contractsjabloon. Deze worden automatisch vervangen door de werkelijke waarden van het betreffende evenement wanneer het contract wordt afgedrukt.
Klik op de knop
Systeem-placeholders (blauw gemarkeerd) — worden automatisch vervangen:
{date}, {showdate}, {showday} — datum en weekdag van de show{artist} — naam van de artiest/band{promoter} — organisator{agency} — naam van het agentuur (alleen Agentuurplatform){venue}, {city} — locatie en stad{guarantee}, {currency} — garantie en valuta{doors}, {showtime}, {end}, {duration} — doors, showtime, einde, duur{slot}, {title} — slot en evenementtitelAangepaste placeholders (rood gemarkeerd):
Je kunt ook je eigen placeholders maken door tekst tussen accolades te zetten — bijv. {Promoter Name}. Deze worden niet automatisch vervangen, maar dienen als herinnering om ze handmatig in te vullen bij het afdrukken van het contract.
Je kunt meerdere evenementen (bijv. voor een dubbele show, residencies of meerdaagse runs) koppelen om hun contract- en facturatiedocumenten samen te voegen.
Met deze functie kunnen deals met meerdere shows onder één gedeelde overeenkomst gestroomlijnd worden afgehandeld.
Ga naar
Klik op het icoon
In het venster 'Contract' vind je het vak
Selecteer het relevante evenement uit het evenementenroster. Herhaal de stap om meer evenementen aan hetzelfde contract toe te voegen.
Eenmaal gekoppeld:
Elk gekoppeld evenement behoudt zijn eigen locatie. In de contracteditor bewerkt het locatieveld altijd de locatie van het op dat moment geopende evenement — niet die van het hoofdevenement en niet een gedeelde waarde.
Zodra twee of meer evenementen zijn gekoppeld, toont het afgedrukte contract direct onder de artiestenregel een compacte schemalijst met één rij per evenement: datum (met korte weekdag, bijv. ma/di/wo), locatie inline en capaciteit. De capaciteitskolom verdwijnt automatisch wanneer bij geen van de gekoppelde evenementen een capaciteit is ingesteld. Tijden, slot en overige dealdetails worden zoals voorheen eenmalig van het hoofdevenement onder de schemalijst overgenomen.
De lijst met gekoppelde evenementen in de contracteditor wordt over beide kolommen in volledige breedte getoond, met één rij per evenement: × om de koppeling te verwijderen, de datum (klik om naar de contracteditor van dat evenement te springen) en een locatievoorbeeld.
Standaard krijgt een groep gekoppelde evenementen één gezamenlijke afrekening, factuur en uitbetaling. Je kunt per contract ook omschakelen naar afzonderlijke afrekening: één gedeeld contract met gedeelde contractteksten — maar alle financiële inhoud (garantie, aandeel, bijkomende kosten, fees …) wordt per evenement apart vastgelegd en afzonderlijk afgerekend.
Open het venster 'Contract' en activeer in het vak
Een badge naast de titel van het hoofdstuk
Bij afzonderlijke afrekening wordt elk evenement apart afgesloten en afgerekend — inclusief een eigen fee- en aandeelprognose per evenement.
Financiële gegevens overdragen: Met
In het afgedrukte contract wordt het hoofdstuk
Posten van meerdere evenementen op één factuur: Bij afzonderlijke afrekening kun je in het factuur-bewerkvenster onder
Eén aanbetalingsfactuur voor meerdere data: Ook bij gescheiden facturatie hoeft niet elke datum een eigen aanbetalingsfactuur te krijgen. In het venster voor het bewerken van de aanbetalingsfactuur kun je ook de posten van de andere gekoppelde data kiezen, elk met zijn datum. Voorwaarde is dat de data dezelfde valuta voeren.
Met de Deal Memo kun je de belangrijkste kernpunten van een Deal als gepersonaliseerde e-mail rechtstreeks vanuit de contractweergave versturen — naar de organisator, de locatie of interne ontvangers. Teksten, handtekening en bijlagen kunnen vooraf in sjablonen worden gedefinieerd, zodat het verzenden slechts enkele klikken kost.
Desktop: Ga naar
Mobiel / app / Agentuurplatform: De Deal Memo is momenteel alleen beschikbaar op de Desktop van het Artiestenplatform.
Na klikken op
Deal Memo: {artist} - {venue}, {city} ({showdate})) en kan per verzending worden overschreven.{artist}, {venue}, {city}, {showdate}, {deal}). Placeholders kunnen worden ingevoegd via de knop
Met
De Deal Memo kan worden verzonden via de e-mailinfrastructuur van J.SHOW (Mailgun) of via je eigen SMTP-server. Je eigen mailserver is aan te raden wanneer het memo onder je eigen bedrijfsdomein moet worden verzonden.
Desktop: Ga naar
Kies tussen
Als je voor je eigen mailserver kiest, vul je Afzendernaam, Afzender-e-mail, Antwoordadres, SMTP-server, Port, Versleuteling, Gebruikersnaam en Wachtwoord in. Gebruik
Stel in het veld Handtekening de handtekeningtekst in die automatisch aan elke Deal Memo-e-mail wordt toegevoegd.
Onderwerp, berichttekst en bijlagen worden beheerd in aparte Deal Memo-sjablonen. Elk contractsjabloon kan onderwerp en bericht in alle ondersteunde talen opslaan.
Desktop: Ga naar
Kies de taal uit de dropdown, voer het onderwerp en bericht in en gebruik de snelknoppen om placeholders in te voegen. In de sectie
Let op: Bij het verzenden wordt automatisch de taal gebruikt die in de Deal-sjabloonselectie of in het contract is geconfigureerd.
J.SHOW is geïntegreerd met DocuSign, zodat contracten rechtstreeks vanuit het platform digitaal en juridisch bindend kunnen worden ondertekend.
Om een contract voor digitaal ondertekenen te verzenden:
Ga naar
Voeg in het geopende venster de ontvangers toe (artiest, locatie, agentuur of een andere partij). Voer voor elke ontvanger naam en e-mailadres in, en bepaal de ondertekenvolgorde.
Met
Voer een e-mailonderwerp in (standaard: "Contract ter ondertekening") en klik op
Om de ondertekenstatus te volgen:
De contractsectie toont de huidige status: Aangemaakt, Verzonden, Bezorgd, Ondertekend, Afgewezen of Geannuleerd. Per ontvanger wordt de individuele status met tijdstempel weergegeven.
Met
Gebruik
Om DocuSign aan je platform te koppelen:
Ga naar
Let op: Het submenu
Platformopmerking: De DocuSign-verzending is momenteel beschikbaar op het Artiestenplatform op Desktop.
Naast DocuSign ondersteunt J.SHOW Box Sign als tweede e-signature-provider. Beide providers kunnen parallel worden gekoppeld — je beslist per contract via welke je verzendt.
Om Box Sign aan je platform te koppelen:
Ga naar
Om een contract via Box Sign te verzenden:
Ga naar
Jij ondertekent eerst, daarna gaat het contract automatisch naar de ontvangers.
Je volgt de status (verzonden, bekeken, ondertekend) net als bij DocuSign, direct in de contractsectie van het evenement.
Platformopmerking: Box Sign is een PRO-functie; het koppelen wordt door Admin of Agency gedaan.
Zodra je een evenement hebt aangemaakt en de locatie-informatie hebt toegevoegd — inclusief totale capaciteit en andere relevante details — ben je klaar om naar het tabblad
Voor een volledige uitleg, bezoek Inkomstenberekeningen in de contractsectie.
Voor een volledige uitleg, bezoek Ticketprijzen in de contractsectie.
Voor een volledige uitleg, bezoek Voorverkoopsystemen in de contractsectie.
Voordat je wekelijkse aantallen invoert, stel je afsluitdag in voor het bijhouden van nieuwe verkoopgegevens:
Ga naar
Definieer in het vak 'Voorverkoop' het veld “Nieuwe verkoopcijfers altijd op” door een dag van de week te selecteren (standaard: maandag).
Zodra dit is ingesteld, navigeer je naar
Het hierboven aangemaakte evenement met een actief ticketsysteem verschijnt nu in het voorverkooproster.
Hier kun je handmatig wekelijkse ticketverkopen per systeem bijwerken.
Voor elk evenement zie je:
Je kunt ook direct het quotum of de capaciteit per ticketsysteem aanpassen binnen het voorverkooproster.
Om ervoor te zorgen dat je ticketsysteem hier verschijnt, moet de voorverkoop geactiveerd zijn:
Vink Voorverkoop actief aan.
Als dit vakje niet is aangevinkt, is het ticketsysteem niet zichtbaar in het voorverkooproster.
Als je met een nieuw ticketsysteem werkt, verschijnt er een omkaderde knop 'VVK.' in het nieuw gegenereerde vak 'TS: [Ticketsysteem]'.
Klik op de knop 'VVK.' om verkoopgegevens uit het verleden in te voeren.
Er verschijnt een venster met de titel 'Voorverkoop invoeren: [Ticketsysteem]'.
Klik op
Je kunt nu het totaal aantal verkochte tickets tot het einde van de vorige week invoeren.
Klik op
Vanaf dit moment staat de knop 'VVK.' alleen nog de invoer van actuele verkoopgegevens toe.
Let op: Een kleiner getal rechts van 'Verkochte tickets' geeft het wekelijkse verschil aan ten opzichte van de vorige invoer.
Voor ondersteunde ticketsystemen kan J.SHOW automatisch voorverkoopgegevens ophalen op regelmatige tijdstippen — waardoor handmatige wekelijkse invoer overbodig wordt.
Automatische imports zijn beschikbaar voor geselecteerde ticketingpartners. Neem contact op met support@j.show om te controleren of je ticketsysteem geautomatiseerde gegevenssynchronisatie ondersteunt.
Onder
Navigeer naar
Hier zie je een voorspelling van hoeveel tickets er tegen de showdag verkocht zullen zijn — weergegeven als percentage of met een label zoals 'Uitverkocht'.
De prognose analyseert je bestaande voorverkoopinvoer en projecteert die naar de showdag met een gedempt trendmodel (exponentiële smoothing volgens Holt).
De basis zijn de wekelijkse toenames over je volledige vastgelegde voorverkoopgeschiedenis — geen vast tijdvenster. De vastgestelde trend wordt elke week iets verder gedempt, zodat een sterke start van de verkoop niet ongeremd over maanden wordt doorgetrokken.
De prognose komt nooit onder je huidige verkoopstand en wordt begrensd door de capaciteit. Staat de verkoop stil, dan is de prognose exact gelijk aan de huidige stand — J.SHOW verwacht dan geen verdere groei. Is je laatste invoer ouder dan twee weken, dan wordt gerekend met het gemiddelde van de laatste vier vastgelegde weken.
Voor een visuele weergave van de algemene voortgang van de voorverkoop:
Ga naar
Je vindt er:
Om wekelijkse voorverkoopupdates te exporteren:
Ga naar
Er verschijnt een venster met de titel 'Export' met de volgende opties:
Klik op
Er verschijnt een venster met de titel 'Vvk. exporteren'.
Klik op
Voer in het venster 'Nieuw exportpakket' een beschrijving in (bijv. tournaam: Enlightenment Is Overrated) en klik op
Selecteer alle relevante evenementen uit het evenementenroster en klik opnieuw op
Er verschijnt een venster met de titel 'Vvk. exporteren' met je nieuw aangemaakte Exportpakket beschikbaar voor selectie.
Klik erop en selecteer vervolgens
Deze PDF bevat:
Om de lay-out van hoe evenementen worden gegroepeerd aan te passen in de PDF:
Ga terug naar
Klik op
Klik in het venster 'Exportpakket bewerken' op
Voer in het venster 'Sectie' een Omschrijving in en kies onder 'Basis' tussen 'Periode' (begin- en einddatum) en 'Blok' (zie hieronder).
Klik op
Wanneer je de Export Set opnieuw downloadt, worden evenementen dienovereenkomstig gegroepeerd (standaardgroepering = per kwartaal).
Wanneer evenementen ouder zijn dan drie weken en nog deel uitmaken van een Exportpakket, worden ze per maand gegroepeerd in de PDF.
Om dit gedrag aan te passen, ga je naar
en stel je in:
Sectie op basis van een tourblok: In het venster 'Sectie' voer je een Omschrijving in en kies je onder 'Basis' hoe de sectie wordt gevormd:
'Periode' — je legt Begin en Einde vast (zoals hierboven beschreven).
'Blok' — je kiest een van je tourblokken. Laat je de omschrijving leeg, dan wordt de naam van het blok overgenomen.
Alle evenementen die aan het blok zijn toegewezen, horen dan automatisch bij het exportpakket — ook de evenementen die je pas later aan het blok toewijst. Je hoeft ze niet meer met de hand aan het pakket toe te voegen, en wordt het blok langer, dan groeit de sectie mee; een nieuwe sectie is daarvoor niet nodig. In het venster 'Exportpakket bewerken' staat onder het aantal evenementen hoeveel daarvan automatisch in het pakket zitten, en in de lijst van secties is zo'n sectie gemarkeerd met Blok.
Een afzonderlijk evenement van het blok haal je eruit door bij het exportpakket op
Kleurcodes in de export-PDF:
Blauw = Sold Out
Groen = Recent gewijzigd (bijv. bijgewerkte info, quotum aangepast, uitgesteld)
Om te definiëren hoelang een wijziging groen wordt gemarkeerd, ga je naar:
en stel je in:
Als je niet wilt dat een evenement met kleurcodering verschijnt (bijv. blauw voor uitverkocht) in de geëxporteerde PDF, kun je de status handmatig resetten:
Ga in
Klik op het dropdownmenu, kies een optie uit de lijst en selecteer dan opnieuw de lege/standaardoptie bovenaan.
Dit verwijdert de kleurstatus en zet de exportweergave van het evenement terug naar de standaard zwarte tekst.
Let op: Dit is handig als er een fout was in de evenementstatus, bijv. uitverkocht, maar je die label wilt neutraliseren in de PDF-output.
Je kunt de PDF-output verder aanpassen in het vak 'Export Vvk. PDF' door deze opties aan te vinken:
In het voorverkooproster
Kun je handmatig interne opmerkingen schrijven voor elk voorverkoopsysteem die in de export-PDF verschijnen:
Ga naar
Om een voorverkoopsysteem handmatig als uitverkocht te markeren:
Klik op het dropdownmenu in het voorverkooproster en selecteer
Standaard verschijnen geannuleerde evenementen slechts eenmaal doorgestreept in de volgende PDF-export.
Als je wilt dat ze in elke export worden afgedrukt, selecteer je:
Dit hoofdstuk behandelt alle financiële tools die beschikbaar zijn met J.SHOW PRO — van het bijhouden van uitgaven en het voorspellen van winst, tot het genereren van partner- en artiestenafrekeningen.
Om handmatig uitgaven voor een evenement toe te voegen:
Ga naar
Klik in het vak 'Geplande uitgaven' op
De totale som van alle geplande uitgaven verschijnt onderaan het vak (bijv. $450).
Om te bevestigen dat een kostenpost daadwerkelijk is gemaakt:
Klik op
Dit verplaatst het naar het vak 'Werkelijke uitgaven' aan de rechterkant, waar je nu het volgende kunt invoeren:
Het totaal van de werkelijke uitgaven wordt automatisch bijgewerkt.
Werk je met meerdere
De regels kun je in een eigen volgorde zetten: pak een regel bij de greep links vast en sleep hem naar boven of naar beneden. De nieuwe volgorde wordt meteen opgeslagen en geldt voor iedereen die het evenement ziet.
Hetzelfde geldt voor de kolom
De regels staan bovendien iets verder uit elkaar dan vroeger — het slepen raakt daardoor zekerder doel, en langere omschrijvingen zijn beter leesbaar.
Om een diagram te zien dat geplande versus werkelijke uitgaven vergelijkt:
Ga naar
Er verschijnen taart- en staafdiagrammen die de kosten per categorie duidelijk visualiseren.
Om te voorkomen dat je dezelfde uitgaven voor elk evenement handmatig invoert, maak je een
Ga naar
Klik in het vak 'Geplande uitgaven' op
Voeg zoveel categorieën toe als nodig — bijv. Travel, Staff, Production, etc.
Klik op
Selecteer alle evenementen waarop dit sjabloon moet worden toegepast.
Klik op
Let op: Het toepassen van een sjabloon voegt de inhoud toe aan bestaande geplande uitgaven — het vervangt ze niet.
Met een
Ga naar
Klik op
Geef het een beschrijving, bijv. “Tour: Enlightenment is Overrated.”
Klik op
Selecteer alle relevante evenementen uit het evenementenroster en klik opnieuw op
Je nieuwe pakket verschijnt nu in
Klik op
Je ziet nu een overzicht van geplande uitgaven per evenement.
Om uitgaven in te voeren die niet aan individuele evenementen zijn gekoppeld, gebruik je het vak "Algemeen [Afrekeningspakket]".
Dit is ideaal voor overkoepelende kosten zoals:
Om kosten te finaliseren, klik je op
Je sectie
Ga naar
Deze weergave combineert alle artiesten-Deals per evenement met voorverkoopinkomstenprognoses en aanvullende inkomsten (bijv. productiesubsidies).
Zie de secties Voorverkoop en Contract om te begrijpen hoe deze waarden worden gegenereerd.
Om specifieke inkomstenbronnen uit te sluiten van een artiestenafrekening, raadpleeg je de sectie Inkomsten uitsluiten.
Ga naar
Je ziet drie waarden:
Hiermee kun je verschillende scenario's simuleren en je potentiële netto winst per tour of pakket begrijpen.
Het
Ga naar
Kies bovenaan het gewenste jaar. Je kunt kiezen uit alle jaren waarin er evenementen zijn, plus het lopende jaar.
Elk afrekeningspakket van het jaar krijgt een eigen regel — de automatische maandpakketten net zo goed als je handmatige pakketten. Onder de naam zie je de periode en het aantal evenementen; een klik op de naam opent het tabblad
Voor Inkomsten, Uitgaven en Winst zie je telkens de waarde Huidig en de Prognose (zie Winstprognose). Vetgedrukt is het getal dat in de extrapolatie meetelt: bij gespeelde pakketten de huidige stand, bij pakketten die nog moeten komen de prognose. De regel Totaal telt alle pakketten op.
Daaronder staat de Extrapolatie voor het jaar: Gespeeld plus Nog te gaan (prognose) geeft het Heel jaar — uitgesplitst naar inkomsten, uitgaven, Booking Fee, Bronbelasting, kosten, bijdragen en winst. Onder Bronbelasting, kosten, bijdragen is alles samengevat wat naast inkomsten, uitgaven en booking fee in de winst meetelt: de ingehouden bronbelasting en de kosten en productiekostenbijdragen die naar de artiest gaan.
Let op: net als het hele onderdeel
Zodra een show uitverkocht is — of na de showdatum — kun je facturatie genereren voor de lokale partner.
Ga naar het relevante evenement >
Er verschijnt een venster ‘Afsluiten’.
Als de voorverkoopsectie is bijgewerkt, is de tabel (inclusief alle voorverkoopsystemen en box office-categorieën) al vooraf ingevuld.
Breng eventuele wijzigingen aan en klik op
Zodra afgesloten, verandert het label van de knop van
Let op: Je kunt deze stap op elk moment ongedaan maken door op
Klik vervolgens in de sectie
Er verschijnt een venster ‘Voorbeeld van de afrekening’ met een voorbeeld van de PDF.
De gegenereerde PDF bevat:
Klik op
Voorschotfacturen
Om een voorschotfactuur te maken:
Ga naar het relevante
Er verschijnt een venster ‘Facturen’.
Klik op
Er verschijnt een venster ‘Aanbetalingsfactuur bewerken’ met de meeste velden vooraf ingevuld.
Je kunt nu factuurposten toevoegen door op
Elke post moet handmatig worden ingevuld met de gewenste bedragen.
Een vrije positie toevoegen
Heb je een regel nodig voor alleen deze factuur, klik dan onder de factuurposten op
Om een voorschotfactuur te finaliseren zodra een betaling is gedaan:
Ga naar
De betaling wordt automatisch opgenomen in het vak 'Akontobetalingen' in de sectie
Wordt de voorschotfactuur in meerdere termijnen betaald, zet de status dan op
Let op: Om de betaaldatum aan te passen, klik je op
Let op: Staat 'Externe betalingstracking' aan, dan heeft de factuurlijst geen statuskolom — de bedragen van de voorschotfactuur staan dan los van de betaling onder 'Akontobetalingen'.
Om een PDF van alle akontobetalingen te downloaden, klik je op
Facturen
Om een factuur te maken:
Ga naar het relevante
Er verschijnt een venster ‘Facturen’.
Klik op
Er verschijnt een venster ‘Factuur bewerken’ met de meeste velden vooraf ingevuld.
Gebruik het veld
Je kunt nu factuurposten toevoegen door op
Bedrag met de hand instellen: elke factuurpost berekent zijn bedrag uit het contract of de afrekening. Heb je een afwijkende eindfactuur nodig — bijvoorbeeld omdat er meer is opgehaald dan de garantie —, klik dan op het bedrag: de tekst wordt een invoerveld. De ingevoerde waarde vervangt het bedrag uit het contract en wordt gemarkeerd weergegeven. Een leeg veld neemt weer de contractwaarde. Een reeds gefactureerd voorschot blijft volledig afgetrokken — er is dus alleen het verschil verschuldigd.
Je hebt ook toegang tot een vrije tekstveld voor aangepaste notities en betalingsdetails voor zowel voorschot- als eindfacturen.
Let op: Als je wilt dat dit tekstveld standaard vooraf is ingevuld, ga je naar
Let op: Wanneer je handmatig een factuurnummer invoert op een artiestenplatform, herkent het systeem dit en zet automatisch de nummeringsvolgorde voort voor alle toekomstige facturen die op dat platform worden gegenereerd.
Let op: Onder
Let op: Voor de betaalmethode kan naast standaardopties (bijv. bankoverschrijving, automatische incasso) ook een aangepaste betaalmethode worden geselecteerd. Kies "aangepast" uit de dropdown en voer de gewenste beschrijving in.
Om een PDF-versie van zowel voorschot- als eindfacturen te bekijken en af te drukken:
Ga naar het relevante
Er verschijnt een venster ‘Facturen’.
Klik op
Er wordt een volledig gerenderd PDF-voorbeeldvenster geopend.
Klik op
Facturen kun je rechtstreeks vanuit J.SHOW als PDF-bijlage versturen — met onderwerp en tekst uit een sjabloon, naar meerdere ontvangers en desgewenst via je eigen mailserver.
Open het overzicht
Klik bij de gewenste factuur op Factuur verzenden. Het verzendvenster opent.
Ontvangers staan al klaar (factuurcontact, anders de partner). Via Contact kiezen komen er meer bij, of je typt naam en adres met de hand in.
Onderwerp en Bericht komen uit het sjabloon en kun je vooraf overschrijven. een kopie van deze mail naar mij sturen staat al aan.
Klik op versturen.
Belangrijk: Bij het verzenden wordt de factuur vastgezet en daarna kun je hem niet meer wijzigen.
Staat er meer dan één toegang klaar, dan verschijnt ook de Verzendmethode: J.SHOW E-mail of een eigen toegang. Voorgeselecteerd is die van de facturerende entiteit waar de factuur bij hoort.
→ Eigen mailserver per facturerende entiteit
Een al verstuurde factuur toont verzonden op met het aantal en kan opnieuw verzenden worden.
Om je standaard facturatievaluta in te stellen:
Ga naar
Om de valuta voor een specifiek evenement te wijzigen:
Ga naar het evenement >
Klik vervolgens op
Je ziet nu een nieuwe categorie genaamd
Dit zorgt voor nauwkeurige berekeningen in het definitieve facturatiedocument.
Let op: Het veld
Valutaconversie op facturen:
Voor facturen in een vreemde valuta geven de samenvattingsregels (netto, btw, bruto) automatisch het geconverteerde bedrag in de standaardvaluta tussen haakjes weer. Optioneel kun je onder
EUR-bedrag bij ontvangst betaling:
Voor facturen in vreemde valuta verschijnt bij ontvangst van de betaling een extra veld voor het werkelijk ontvangen EUR-bedrag. Dit houdt rekening met bankkosten en dagelijkse wisselkoersverschillen. Het veld is zichtbaar zodra de factuurstatus op betaald of gesloten is ingesteld — voor zowel facturen als voorschotfacturen.
Om een bronbelasting toe te passen op het artiestenhonorarium:
Ga naar het evenement >
Voer het procentuele tarief in dat van het honorarium moet worden ingehouden.
Zodra een bronbelasting is ingesteld voor een of meer shows in het afrekenpakket, wordt automatisch een aparte kolom Bronbelasting weergegeven in de artiestenafrekening — met het ingehouden bedrag per show en een samenvattingsregel "Bronbelastingaandeel" in het eindtotaal. Zo zie je in één oogopslag welk deel is ingehouden.
De bronbelasting is ook beschikbaar als placeholder {withholdingtax} in contractsjablonen en Deal Memos. Wanneer een contract wordt afgedrukt of een Deal Memo wordt verzonden, wordt de placeholder automatisch vervangen door het geconfigureerde bronbelastingspercentage (bijv. "30 %"). Als er geen bronbelasting is ingesteld voor de betreffende Deal, blijft de placeholder leeg.
Onder de afrekening wordt het eindbedrag nog eens stap voor stap voorgerekend, zodat te volgen is hoe het tot stand komt. Het noemt hetzelfde bedrag als de factuur bij dezelfde datum: de belasting wordt over het totaal berekend, niet per regel. Eerder konden beide een paar cent uit elkaar liggen.
Voor een volledige uitleg over het maken van afrekenpakketten en hoe deze de artiestenfacturatie beïnvloeden, raadpleeg je de sectie Financiën.
Weergave van de uitgaven: Is
De Booking Fee kan afzonderlijk per afrekenpakket of globaal onder instellingen worden ingesteld. Het kan worden berekend als een vast percentage of als een getrapte Booking Fee met meerdere schijven.
Om een standaard Booking Fee in te stellen voor alle afrekenpakketten:
Ga naar
Voer je voorkeurspercentage in (bijv. 15%)
Om het per afrekening te wijzigen:
Open het tabblad
Pas handmatig aan en klik dan op
Zodra alle relevante kosten en inkomsten zijn bevestigd, kun je een definitieve artiestenfacturatie-PDF genereren om de werkelijk verschuldigde uitbetaling te documenteren.
Met een getrapte Booking Fee wordt het vergoedingspercentage niet als één vast tarief toegepast, maar berekend in meerdere schijven per show. Elke schijf geldt vanaf een bepaald bedrag met een eigen percentage. Zo kan voor kleinere shows bijvoorbeeld een lagere en voor grotere shows een hogere commissie in rekening worden gebracht.
Ga naar
Er verschijnt een schijveneditor met twee kolommen: vanaf (het bedrag vanaf wanneer de schijf geldt) en Booking Fee (het percentage voor die schijf).
Klik op
Let op: Zodra de getrapte Booking Fee actief is, wordt het vaste percentage grijs weergegeven. In de afrekening en het pakket wordt de Booking Fee gemarkeerd met "gestaffeld".
Als alternatief voor de klassieke Booking Fee kan de afrekening ook worden uitgevoerd als inkomstenverdeling tussen artiest en agentuur. De inkomsten worden proportioneel gedeeld — afzonderlijk voor Gage / Tickets en aanvullende inkomsten.
Ga naar
Er verschijnen twee invoervelden:
Als de inkomstenverdeling actief is, verschijnt een extra sectie "Aandeel artiest en agentuur" in de artiestenafrekening, die de aandelen uit ticketinkomsten en aanvullende inkomsten per show opsplitst en een totale verdeling inclusief btw toont.
Je sectie inkomsten binnen elk afrekenpakket weerspiegelt de verwachte inkomsten per evenement.
Om specifieke inkomstenbronnen uit te sluiten van een artiestenafrekening:
Ga naar
Klik op
Er verschijnt een venster ‘Inkomsten uitsluiten’.
Hier kun je individuele vermeldingen deselecteren voor:
Klik op
De winstberekeningen worden automatisch aangepast.
Je hebt nog steeds een overzicht nodig van uitgesloten inkomsten — hetzij voor interne rapportage, hetzij voor het aandeel van de artiest in die inkomsten. Hiervoor zijn speciale afrekenpakketten: een derde pakkettype naast handmatige en automatische maandpakketten. In een speciaal pakket kies je willekeurige uitgesloten inkomstenposten en ontvang je een puur interne afrekening met een specifiek artiestendeel.
Desktop: Ga naar
Klik op
Zodra een pakket is geselecteerd, zijn de volgende acties beschikbaar:
Platformnotitie: Speciale pakketten zijn momenteel alleen beschikbaar op het artiestenplatform op desktop.
Als je agentuur specifieke kosten dekt (bijv. hotel of pre-productie), kun je dit in het tabblad Profit meenemen.
Ga naar
Klik op
Vink in het venster 'Afrekeningspakket bewerken' alles aan wat van toepassing is onder "Kostenoverneming door agentuur".
Voor elke ingeschakelde categorie kun je een percentage (1–100%) instellen om het aandeel op te geven dat door het agentuur wordt gedekt. Het agentuur kan bijvoorbeeld 50% van de hotelkosten dekken. Standaard is 100%.
Klik op
Om standaard agentuursdekking toe te passen op alle toekomstige pakketten:
Ga naar
Vink aan voor alle terugkerende kosten die je agentuur doorgaans op zich neemt (bijv. hotels, vluchten) en stel het gewenste percentage voor elk in.
Om deze standaardinstellingen in een specifiek afrekenpakket te laden:
Open
Klik op
Met deelbetalingen kun je geld overmaken aan de artiest voordat het definitieve afrekenpakket is voltooid. Dit kan handig zijn wanneer een tour meerdere data beslaat en de artiest een deel van zijn inkomsten eerder wil ontvangen.
Om toegang te krijgen tot de volledige
Ga naar
Om een
Ga naar
Klik op
Er verschijnt een venster ‘Deelbetaling bewerken’.
Vul de datum, beschrijving en het deelbetalingsbedrag in.
Klik op
De deelbetaling verschijnt nu in de tabel en wordt automatisch afgetrokken van de totale artiestenwinst.
De artiestenafrekening bevat aan het einde een samenvattende tabel "Totale evenementinkomsten" met alle inkomsten per show — gage, ticketvergoedingen, bijzondere inkomsten en commissie-aandelen. Je kunt deze tabel gericht verbergen wanneer de artiestenafrekening alleen de voor de artiest relevante waarden hoeft te tonen.
Om de tabel globaal voor alle pakketten te regelen:
Ga naar
Om de tabel alleen voor een specifiek pakket aan of uit te zetten:
Open
In de artiestenafrekening kan optioneel een aanvullende tabel "Opbrengsten partner" aan het einde worden getoond. Deze geeft per show alle vergoedingen en bijzondere opbrengsten weer die naar de partner/organisator gaan — puur informatief, de uitbetaling aan de artiest verandert hierdoor niet.
Om de tabel globaal voor alle pakketten te activeren:
Ga naar
Om de tabel alleen voor een specifiek pakket in of uit te schakelen:
Open
De kolomkoppen in de artiestenafrekening (Opbrengsten, Uitgaven, Netto-opbrengsten, Netto-opbrengsten productie) kun je per taal individueel aanpassen — handig als je branchegebruikelijke of klantspecifieke termen wilt gebruiken.
Ga naar
Voor elk van de ondersteunde talen vind je vier invoervelden. Standaard zijn ze voorgevuld met de standaardterm van de betreffende taal — voer gewoon je gewenste term in. Lege velden vallen automatisch terug op de standaardterm.
De aangepaste benamingen worden zowel in de online-preview als in de print-PDF van de artiestenafrekening in de taal van de ontvanger getoond.
Om artiestenfacturatie af te drukken:
Ga naar
Klik op
Er verschijnt een venster 'Voorbeeld van de afrekening'.
Klik op
De PDF wordt automatisch gedownload.
J.SHOW kan je financiële gegevens exporteren in een DATEV-compatibel formaat voor naadloze overdracht naar je boekhoudsoftware.
Om financiële gegevens naar DATEV te exporteren:
Ga naar
Selecteer de datumreeks voor je export met de snelkeuzeknoppen (laatste maand, laatste kwartaal, laatste jaar) of stel een aangepast bereik in.
Het overzicht toont het totale aantal facturen, hoeveel er zijn gefinaliseerd, al geëxporteerd en in behandeling zijn.
Klik op
Het bestand heet EXTF_Buchungsstapel_…csv en volgt het actuele DATEV-formaat (ANSI-tekenset), zodat je belastingadviseur het direct kan inlezen. Heeft een factuur een betalingstermijn, dan staat de vervaldatum in het veld Belegfeld 2 (DDMMJJ).
Let op: Facturen moeten worden gefinaliseerd (festgeschrieben) voordat ze kunnen worden geëxporteerd. Het systeem houdt bij welke records al zijn geëxporteerd om duplicaten te voorkomen.
Let op: DATEV moet worden geconfigureerd onder DATEV-instellingen voordat het kan worden gebruikt. De configuratie omvat het rekeningschema (SKR03/SKR04), het adviseurnummer, het cliëntnummer en de rekeningtoewijzing.
Met de commissie- & onkostenfactuur kunnen agenturen formele facturen aan hun artiesten maken — voor Booking Fees (commissies) en doorberekende kosten.
De factuur wordt automatisch gegenereerd op basis van de gegevens van een afrekenpakket en bevat:
Vereiste: Het afrekenpakket moet de modus "Provisie-/onkostenfactuur" hebben ingeschakeld onder
Om een commissie- & onkostenfactuur te maken:
Ga naar
Klik op
Er wordt een voorbeeld van de factuur weergegeven.
In bewerkingsmodus kun je aanpassen: factuurnummer, datum, vervaldatum, betaalmethode (incl. aangepaste optie), belastingbehandeling (regulier / geen belasting / Reverse Charge), factuursteller en ontvanger met volledige adresgegevens, evenals inleidende en afsluitende tekst.
Klik op
Er kan ook een XRechnung (XML) worden gegenereerd (alleen voor platforms met vestigingsland Duitsland).
Facturen kunnen worden gefinaliseerd — waarna geen wijzigingen meer mogelijk zijn. Correcties worden uitgevoerd via een creditnota (annuleringsfactuur).
Met losstaande facturen kun je facturen maken die niet aan een specifiek evenement zijn gekoppeld — bijv. voor algemene diensten, adviesvergoedingen of andere kosten.
Om een losstaande factuur te maken:
Ga naar
Selecteer de factuursteller uit de dropdown (als er meerdere zijn geconfigureerd) en kies optioneel een ontvanger uit de partnerlijst.
Klik op Aanmaken — de factuur wordt aangemaakt en de editor wordt geopend.
In bewerkingsmodus kun je de volgende velden aanpassen:
Per betalingstermijn kun je kiezen hoe het bedrag is samengesteld: als vast bedrag, als percentage van het totaal of als verdeling per post. Dat laatste is vooral handig wanneer de factuur posten met verschillende belastingtarieven bevat (bijv. gage 7 % + hotel-buyout 19 %) en een termijn slechts een deel daarvan dekt.
Zo verdeel je een betalingstermijn over de posten:
Klik in bewerkingsmodus naast de betalingstermijn op
Per regelpost verschijnt een regel met percentage-invoer en een live brutovoorbeeld. Vul in welk aandeel van de post voor deze termijn verschuldigd is — de totalen worden inclusief het juiste btw-tarief automatisch per post berekend.
Voor elke post moet de som van alle betalingstermijnen 100 % zijn (de restweergave staat onder het invoerveld). Klik op
De verdeling werkt voor reguliere facturen, voorschotfacturen en losstaande facturen. Op de PDF-factuur verschijnt per betalingstermijn de uitsplitsing van de opgenomen posten met nettobedrag, btw en bruto.
Klik op
Klik op
Facturen kunnen worden gefinaliseerd — waarna geen wijzigingen meer mogelijk zijn. Correcties worden uitgevoerd via een creditnota (annuleringsfactuur), die automatisch de oorspronkelijke bedragen met een negatief teken toepast.
Zodra een annuleringsfactuur wordt aangemaakt, zet J.SHOW de oorspronkelijke factuur in dezelfde stap automatisch op de status Geannuleerd en legt deze vast. De knop
De J.SHOW-app geeft je mobiele toegang tot al je artiestenplatforms — bekijk aankomende evenementen, controleer reisgegevens, open bestanden en blijf onderweg in contact met je team.
De app is gratis beschikbaar in de
Om via de app in te loggen, moet je op ten minste één artiestenplatform geregistreerd zijn.
Zodra je inlogt, heb je automatisch toegang tot alle platforms die aan dit e-mailadres zijn gekoppeld.
Alle medewerkers van het agentuur moeten zich op hun respectievelijke artiestenplatforms registreren om toegang tot de app te krijgen.
Tip: De J.SHOW-app kan ook worden geïnstalleerd als een Progressive Web App (PWA) rechtstreeks vanuit je browser — gebruik de optie "Toevoegen aan startscherm" van je browser voor een app-achtige ervaring zonder de App Store. Push-meldingen werken langs deze weg echter niet: daarvoor is de geïnstalleerde J.SHOW-app uit de App Store of Google Play nodig — via een snelkoppeling op het startscherm komen deze meldingen per e-mail.
De app ondersteunt tot 3 e-mailadressen tegelijk, waardoor je toegang krijgt tot alle artiestenplatforms die aan elk account zijn gekoppeld.
Om een extra account toe te voegen:
Tik op het (J)-pictogram of de pijl bovenaan de app om het platformmenu te openen.
Tik op
Om tussen accounts te wisselen:
Tik op het (J)-pictogram bovenaan om alle platforms van alle ingelogde accounts te zien.
Tik op een artiestenplatform-logo om direct naar dat platform te schakelen.
Let op: Elke accountwissel gebruikt een beveiligde eenmalig token voor authenticatie — je blijft ingelogd op alle accounts zonder dat je opnieuw wachtwoorden hoeft in te voeren.
De app gebruikt een gestroomlijnde navigatiestructuur:
Het startscherm toont alle aankomende evenementen waarin je staat vermeld in de Reisgroep, op alle geregistreerde platforms. Evenementen worden in chronologische volgorde weergegeven.
Tik op een evenement om de details te bekijken.
Tik op het logo van de artiest om naar de volledige evenementenlijst van dat artiestenplatform te gaan.
Als je op meerdere platforms geregistreerd bent, gebruik dan de filterknop om de evenementenlijst te filteren op specifieke artiestenplatforms. Je selectie wordt onthouden.
Tik op het menupictogram om de hoofdnavigatie uit te klappen.
Het menu biedt toegang tot je platforms, instellingen, kalenderabonnement en accountbeheer.
De Bottom Dock toont tabbladen met snelle toegang tot je aankomende evenementen en biedt in één oogopslag informatie over je volgende shows.
In het appmenu staat het vinkje startanimatie tonen. Haal je het weg, dan start de app zonder animatie. Het item verschijnt alleen in de huidige Android-hoes — in de browser, in de oude app en op iOS blijft het verborgen.
Door op een evenement te tikken wordt de detailweergave geopend met alle relevante informatie voor die show:
Tip: Veeg naar links of rechts om tussen evenementen te navigeren, net zoals met de pijltoetsen in de desktopversie.
Blijf in contact met je team via de gespreksfunctie van de app:
Open evenementspecifieke gesprekken rechtstreeks vanuit de detailweergave van het evenement.
Voeg opmerkingen en notities toe die zichtbaar zijn voor de relevante teamleden.
Let op: Gespreksmeldingen worden via push-melding afgeleverd, zodat je onderweg nooit belangrijke updates mist.
Open en download bestanden die zijn geüpload naar evenementen of je profiel:
Bekijk bestanden die aan individuele evenementen zijn gekoppeld vanuit de detailweergave van het evenement.
Download bestanden om te bekijken — bestanden worden veilig geopend met tijdelijk beperkte authenticatietokens.
Let op: Voor bestandsdownloads is een actieve internetverbinding vereist. Bestanden zijn niet beschikbaar in offline-modus.
Bijlagen openen in de app in een voorbeeld in plaats van in de downloadmap te belanden: PDF, afbeeldingen, audio, video en tekstbestanden worden direct getoond. Wat niet weergegeven kan worden (bijvoorbeeld Word, Excel of ZIP) vraagt eerst en kun je met een andere app openen.
De app ondersteunt push-meldingen om je in realtime op de hoogte te houden:
Om meldingen te configureren:
Meldingsvoorkeuren kunnen worden aangepast in je profielinstellingen op het webplatform.
Kies afzonderlijk welke soorten meldingen je wilt ontvangen via push en/of e-mail.
De app downloadt automatisch alle aankomende evenementen van elk artiestenplatform voor handig offline gebruik.
Wat er offline beschikbaar is:
Waarvoor een internetverbinding nodig is:
Als de app na 15 seconden geen internetverbinding detecteert, schakelt deze automatisch over naar offline-modus. De app toont dan de gedownloade platforms.
Let op: Offline-gegevens worden automatisch elke 4 minuten vernieuwd wanneer de verbinding wordt hersteld, of wanneer je terugkeert naar de app.
Is er even geen netwerk, dan toont de weergave de laatst geladen stand in plaats van een lege pagina. Hoe oud die is, staat ernaast —
Abonneer je direct vanuit de app op je evenementen om ze te synchroniseren met de kalender van je telefoon:
Tik op het (J)-pictogram bovenaan om het platformmenu te openen.
Open de optie kalenderabonnement vanuit het menu.
Evenementen verschijnen in je standaard kalenderapp (Apple Calendar, Google Calendar, etc.) en blijven automatisch gesynchroniseerd.
Voor meer details over kalenderabonnementsopties, zie Kalenderabonnement.
Aan het einde van elk jaar genereert J.SHOW een gepersonaliseerde Wrapped-samenvatting — je jaaroverzicht, waarin je tourhoogtepunten worden getoond.
Je Wrapped bevat:
Om je Wrapped te bekijken:
Wanneer beschikbaar, is de Wrapped-functie toegankelijk vanaf het startscherm van de app.
Om het uiterlijk aan te passen:
Kies tussen drie visuele thema's: Stage Lights (goud/oranje), On The Road (blauw/wit) of Concert Poster (crème/zwart).
Download je Wrapped als PNG-afbeelding om te delen op social media of met je team.
Elk J.SHOW-platform heeft een eigen interface (API). Andere systemen komen daarmee rechtstreeks bij je gegevens — je website die de tourdata zelf toont, een ticketsysteem, een nieuwsbrieftool of een eigen script dat evenementen uit een andere bron overneemt.
De interface zit in elk platform en hoeft niet apart afgenomen te worden. Je hebt alleen een API-sleutel uit de instellingen nodig. Dit hoofdstuk beschrijft de interface in het algemeen — de concrete waarden van jouw platform (eigen evenementtypes, eigen velden, eigen sjablonen) staan in de live documentatie van je platform.
De interface volgt de opbouw van de platforms: elk platform heeft zijn eigen API op zijn eigen subdomein, bereikbaar via https://{subdomain}/api/. Daaruit ontstaan twee niveaus:
Vuistregel: Over meerdere artiesten heen lezen → agentuur-API. Alles in detail en alles wat schrijft → artiesten-API.
Typisch verloop voor een agentuur:
Roep /api/artists aan op het subdomein van de agentuur — het antwoord bevat alle artiestenplatforms van de agentuur, elk met hun subdomein als id.
Haal de evenementen op met /api/shows — zonder parameters over alle artiesten heen, met &artist= beperkt tot één platform.
Voor details of om te schrijven richt je dezelfde aanroep op https://{artist}/api/ — met een API-sleutel van dat artiestenplatform.
Let op: Schrijfrechten gelden per artiestenplatform, nooit in één keer voor de hele agentuur: in de sleutel vink je afzonderlijk aan naar welke platforms geschreven mag worden. Belangrijk is het verschil met lezen: daar betekent een lege selectie alle, ook toekomstige. Bij schrijven betekent alle aangevinkt bewust niet hetzelfde — een nieuw gekoppeld artiestenplatform is nooit automatisch beschrijfbaar, het moet uitdrukkelijk worden toegevoegd.
Toegang loopt altijd via een API-sleutel. Waar je sleutels aanmaakt, hernoemt, kopieert en verwijdert, lees je bij API-toegang.
Je kunt meerdere sleutels per platform aanmaken — het liefst één per gekoppeld systeem. Verwijder je een sleutel, dan verliest alleen die ene integratie toegang; alle andere blijven werken.
Wat een sleutel mag, stel je per sleutel in (potloodpictogram naast de sleutel):
| Instelling | Effect |
| ook niet-gepubliceerde evenementen tonen | Zonder deze optie levert de sleutel alleen gepubliceerde en aangekondigde evenementen. Met deze optie ziet hij ook de nog niet gepubliceerde. |
| Inhoud lezen (draaiboeken en vrije velden) | Ontgrendelt de inhoudsvelden en de detail-endpoints — tijdschema's, vrije velden, evenementdetails, crew, setlist, gastenlijst, voertuigen, voorverkoop en uitgaven. |
| Schrijftoegang (shows aanmaken en invullen) | Ontgrendelt het schrijf-endpoint. Alleen beschikbaar op het artiestenplatform. |
| Artiestenplatforms voor deze API Key | Alleen op het agentuurplatform: beperkt de sleutel tot geselecteerde artiestenplatforms. Zonder beperking ziet de sleutel ze allemaal. |
Aanbeveling: één sleutel per integratie, met zo weinig mogelijk rechten. Een website die alleen tourdata toont, heeft noch inhoud noch schrijftoegang nodig.
Beveiliging: De sleutel staat als parameter in het adres. Behandel hem als een wachtwoord — gebruik hem niet in publiek zichtbare code (JavaScript in de browser), maar haal de gegevens serverzijdig op en bewaar het resultaat in een cache.
Per Artiestenplatform kun je bovendien een
https://{subdomain}/api/, dus het subdomein van het betreffende platform.?token=… Ook als header: Authorization: Bearer … — dan staat de sleutel niet in de URL en niet in serverlogs.GET; schrijven met POST, PATCH of DELETE, uitsluitend op het schrijf-endpoint.application/json; charset=utf-8. De gegevens staan altijd onder data.JJJJ-MM-DD, tijdstippen volgens ISO 8601 met tijdzone. De tijdzone komt uit de platforminstellingen.error-veld, samen met een HTTP-statuscode.GET https://{subdomain}/api/shows?token=JOUW_API_SLEUTEL
Het antwoord is altijd hetzelfde opgebouwd:
{
"data": [ … ]
}
In alle voorbeelden in dit hoofdstuk staat {subdomain} voor het adres van je platform, {artist} voor het subdomein van een artiestenplatform en {agency} voor dat van een agentuurplatform.
De agentuur-API bundelt alle artiestenplatforms van de agentuur onder één adres. Dat is de juiste route wanneer een systeem het totaaloverzicht nodig heeft — een agentuurwebsite met de data van alle artiesten of een interne analyse. Ze levert basisgegevens, geen detail- of advancinggegevens. Schrijven kan wel, maar alleen naar de artiestenplatforms die daarvoor in de betreffende sleutel uitdrukkelijk zijn vrijgegeven.
| Endpoint | Levert |
/api/artists | Alle artiestenplatforms van de agentuur — id (het subdomein) en name. Dit is het startpunt: uit deze lijst komen de waarden voor de parameter artist van alle andere aanroepen. |
/api/shows | De komende evenementen — zonder filter over alle artiesten, met artist alleen die van één platform. |
/api/tours | De tourblokken waaraan de evenementen zijn gekoppeld. |
/api/venues | Het locatieregister. |
/api/partners | Het register van partners en organisatoren. |
Parameters:
| Parameter | Betekenis |
token | Verplicht. De API-sleutel van het agentuurplatform. |
artist | Optioneel. Subdomein van een artiestenplatform — beperkt het antwoord tot dat platform. |
show | Optioneel. Eén specifiek evenement in de vorm {artist}_{S_ID}. |
venue / partner | Optioneel. Eén specifieke vermelding uit het betreffende register. |
GET https://{agency}/api/artists?token=JOUW_API_SLEUTEL
GET https://{agency}/api/shows?token=JOUW_API_SLEUTEL
GET https://{agency}/api/shows?token=JOUW_API_SLEUTEL&artist={artist}
GET https://{agency}/api/shows?token=JOUW_API_SLEUTEL&show={artist}_1234
{
"data": [
{ "id": "{artist}", "name": "Artiestennaam" }
]
}
Op het artiestenplatform zit de volledige interface: alle lees-endpoints — van de eenvoudige evenementenlijst tot de complete advancingstand van één evenement — en het schrijf-endpoint waarmee externe systemen evenementen aanmaken en invullen.
Alle lees-endpoints worden met GET aangeroepen en antwoorden met JSON. De kolom ‘Vereiste’ noemt het sleutelrecht dat het endpoint nodig heeft.
| Endpoint | Levert | Vereiste |
/api/shows | Alle komende evenementen met basisgegevens, status, locatie, partner en ticketlinks. Met crew (bij voorkeur het e-mailadres) alleen de evenementen waarvoor de persoon in de reisgroep is geboekt. | — |
/api/show_detail | Eén evenement volledig — de complete advancingstand. | Inhoud lezen |
/api/tours | De tourblokken van het platform. | — |
/api/venues | Het locatieregister, met zoeken op naam. | Volledige gegevens & zoeken: inhoud lezen |
/api/hotels | Het hotelregister, met zoeken op naam. | Volledige gegevens & zoeken: inhoud lezen |
/api/partners | Het register van partners en organisatoren, met zoeken op naam. | Volledige gegevens & zoeken: inhoud lezen |
/api/crew | De personen van het platform met hun crewId en hun functie — de bron voor elke aanroep die personen toewijst. | Inhoud lezen |
/api/vehicles | De voertuigen van het wagenpark. | Inhoud lezen |
/api/setlist | De setlist van een evenement, een setlistsjabloon of de hele songbibliotheek. | Inhoud lezen |
/api/guests | De gastenlijst van een evenement met vermeldingen, contingenten en zones. | Inhoud lezen |
/api/presales | De voorverkoopcijfers per ticketsysteem, desgewenst met weekverloop. | Inhoud lezen · PRO |
/api/expenses | De vastgelegde uitgaven van een evenement, inclusief bijgevoegde bonnen. | Inhoud lezen · PRO |
/api/flight_lookup | Bij een vluchtnummer de geplande route met tijden en terminal. | Inhoud lezen |
/api/templates | De sjablonen van het platform (evenementoverzicht, reisgroep, contract) met hun ID's. | — |
/api/show_types | De evenementtypes die op dit platform gelden — inclusief de zelf aangemaakte. | — |
/api/capabilities | Welke functies en resources dit platform kent — handig voor integraties die meerdere platforms bedienen. | — |
/api/artists | Op het artiestenplatform: het platform zelf, met zijn subdomein als id. | — |
Endpoints die ‘inhoud lezen’ vereisen, antwoorden zonder dat recht met een fout. Bij /api/shows, /api/venues, /api/hotels en /api/partners volgt geen fout — het antwoord bevat dan simpelweg minder velden.
Dit zijn de velden die /api/shows per evenement levert. Ze vormen de basis van elke evenementintegratie:
| Veld | Betekenis |
id | De unieke ID van het evenement in de vorm {artist}_{S_ID}. |
artist | Het subdomein van het artiestenplatform waartoe het evenement behoort. |
type | Het evenementtype als kort woord, bijvoorbeeld concert, tour of festival. |
type-name | De voluit geschreven benaming van het evenementtype, als die is ingevuld. |
title | De titel van het evenement. |
showDate | De datum in de vorm JJJJ-MM-DD. Bij meerdere datumopties de eerste dag. |
period | true als het evenement een periode van meerdere optiedagen beslaat. |
showDatePeriodEnd | De laatste dag van die periode, anders null. |
showDoors | Deuren open als tijdstip met tijdzone, anders null. |
showStart | Aanvang als tijdstip met tijdzone, anders null. |
status | De boekingsstatus van het evenement (zie de tabel hieronder). |
publishStatus | De publicatiestatus naar buiten toe (zie de tabel hieronder). |
releaseStart | Tijdstip vanaf wanneer het evenement publiek getoond mag worden. |
releaseEnd | Tijdstip vanaf wanneer het evenement niet meer getoond mag worden, als dat is ingesteld. |
presaleStart | Tijdstip vanaf wanneer de voorverkoop loopt. Puur informatief — wat daaruit volgt bepaalt jouw systeem. |
tour | De ID van het tourblok, als het evenement aan een blok gekoppeld is. |
venue | De ID van de gekoppelde locatie. |
partner | De ID van de gekoppelde partner of organisator. |
venueNameOverride | Afwijkende locatienaam alleen voor dit evenement — null betekent dat de naam uit het register geldt. |
venueCityOverride | Afwijkende plaats alleen voor dit evenement. |
venueCountryOverride | Afwijkend land als landcode. |
partnerNameOverride | Afwijkende partnernaam alleen voor dit evenement. |
partnerWebsiteOverride | Afwijkende partnerwebsite alleen voor dit evenement. |
postponed | true als het evenement als uitgesteld is gemarkeerd. Wordt bewust met de hand gezet. |
relocated | true als het evenement als verplaatst is gemarkeerd. |
ticketlinks | De ticketlinks als lijst, elk met benaming, adres en de aanduiding of dat kanaal uitverkocht is. |
supports | De supportacts als lijst. |
schedules | De tijdschema's van het evenement. Alleen met het recht ‘inhoud lezen’. |
customFields | De vrije velden van het evenement. Alleen met het recht ‘inhoud lezen’. |
showType | De ID van het evenementtype — precies de ID die het schrijf-endpoint verwacht. Alleen met ‘inhoud lezen’. |
venueType | De ID van het locatietype. Alleen met ‘inhoud lezen’. |
tba | Verouderd. tba en tbaDate blijven om compatibiliteitsredenen bestaan — gebruik in plaats daarvan publishStatus en releaseStart. |
Mogelijke waarden voor status:
| Waarde | Betekenis |
confirmed | Bevestigd. |
tbc | Nog te bevestigen. |
option | Optie — de dag staat gereserveerd, maar is niet bindend. |
idea | Idee — voorlopig alleen een gedachte. |
cancelled | Afgezegd. |
Mogelijke waarden voor publishStatus:
| Waarde | Betekenis |
published | Openbaar — mag getoond worden. |
tba | Aangekondigd — er is een publicatiemoment, zie releaseStart. |
unpublished | Niet gepubliceerd — wordt alleen geleverd aan sleutels die daarvoor zijn vrijgegeven. |
Let op: De API levert in beginsel alle komende evenementen. Wat daarvan op een website verschijnt, bepaalt jouw systeem zelf op basis van status, publishStatus, releaseStart en releaseEnd.
Wil je helemaal niet zelf programmeren: voor de datalijst op een website bestaat een kant-en-klare weg zonder API — zie Showdata integreren op website.
/api/show_detail levert één evenement volledig — alles wat in het advancing samenkomt:
GET https://{subdomain}/api/show_detail?token=JOUW_API_SLEUTEL&show={artist}_1234
Tip: Lees altijd eerst voordat je schrijft. Zo weet je wat al is ingevuld en overschrijf je geen bestaande gegevens.
Via het schrijf-endpoint maken externe systemen evenementen aan, vullen ze in en wijzigen ze. Het bestaat alleen op het artiestenplatform en werkt uitsluitend met een sleutel waarvoor schrijftoegang is aangezet.
Alles loopt via één adres — /api/write. De sturing gebeurt via de HTTP-methode en via de parameter resource. Zonder resource gaat het om het evenement zelf:
| Methode | Betekenis |
POST | Maakt een nieuw evenement aan. De datum is verplicht. |
PATCH | Wijzigt een bestaand evenement. Alleen wat in de aanroep staat, wordt geschreven. |
DELETE | Verwijdert een evenement definitief, samen met de bijbehorende gegevens. De crew krijgt bericht, net als vanuit de interface. |
De velden van het evenement:
| Veld | Betekenis |
date | Datum in de vorm JJJJ-MM-DD. Verplicht bij aanmaken; bij wijzigen verplaatst hij het evenement. |
id | De ID van het evenement. Verplicht bij wijzigen en verwijderen. |
status | De boekingsstatus. Bij aanmaken zonder opgave: ‘nog te bevestigen’. |
title | De titel van het evenement. |
showType | De ID van het evenementtype. Een op dit platform onbekende ID wordt geweigerd. |
venueType | De ID van het locatietype. |
applyTemplate | Past het aan het evenementtype gekoppelde sjabloon toe — precies zoals in de interface. |
schedules[] | De tijdschema's van het evenement, elk met inhoud, titel en zichtbaarheid. |
customFields[] | De vrije velden van het evenement, elk met inhoud, titel en zichtbaarheid. |
POST https://{subdomain}/api/write?token=JOUW_API_SLEUTEL
Content-Type: application/json
{
"date": "2026-09-01",
"status": "option",
"title": "Release Show",
"showType": 0,
"schedules": [
{ "index": 1, "title": "Verloop", "content": "18:00 Soundcheck\n20:00 Deuren open", "visible": true }
]
}
PATCH https://{subdomain}/api/write?token=JOUW_API_SLEUTEL
Content-Type: application/json
{ "id": "{artist}_1234", "status": "confirmed" }
DELETE https://{subdomain}/api/write?token=JOUW_API_SLEUTEL
Content-Type: application/json
{ "id": "{artist}_1234" }
Het antwoord bevat de ID van het evenement:
{ "id": "{artist}_1234" }
Belangrijk: Schrijvende aanroepen gedragen zich precies als een invoer in de interface: meldingen gaan uit, het wijzigingslogboek wordt geschreven, deadlines en sjablonen werken door.
Geef je bij het wijzigen een nieuwe datum mee, dan wordt het evenement verplaatst: alle taakdeadlines schuiven hetzelfde aantal dagen mee, de oude dag blijft als ‘verplaatst vanaf’ bewaard en de crew krijgt bericht. Geef de datum dus alleen mee als je het evenement echt wilt verplaatsen.
Met de parameter resource spreekt hetzelfde endpoint de afzonderlijke onderdelen van een evenement aan — van het locatieregister via hotels en reis tot de gastenlijst. Daarmee bouw je een evenement volledig van buitenaf op:
| Onderdeel | Bronnen | Betekenis |
| Locatie | venue, venue_link, venue_contact, venue_alt, venue_stage | Locaties in het register aanmaken en bijhouden, aan het evenement koppelen, contactpersonen vastleggen, alternatieven instellen en podia of zalen van een locatie in kaart brengen. |
| Hotel | hotel, hotel_link, hotel_room, hotel_rooming | Hotels aanmaken, op een van de eerste vier hotelplekken van het evenement zetten, kamers aanmaken en bedden aan personen toewijzen. Verdere hotels vanaf plek 5 kunnen worden gelezen, maar niet via de API worden ingesteld. |
| Partner | partner, partner_link, partner_contact | Partners en organisatoren aanmaken, op een van de drie partnerplekken zetten en hun contactpersonen bijhouden. |
| Contactpersonen | show_contact, cp_other | Het contact ter plaatse en de tourcontacten van het evenement instellen en een willekeurig aantal extra contacten toevoegen. |
| Catering | catering | Cateringsoort, buy-out en omschrijving van het evenement instellen. |
| Reisgroep | show_crew | Crew voor het evenement boeken en weer afmelden — met dezelfde meldingen als in de interface. |
| Reis | travel, travel_entry | Heen- en terugreis als eenvoudige opgave (afstand en reistijd, desgewenst automatisch berekend) of als afzonderlijke reisregels per persoon en vervoermiddel. |
| Voertuigen | vehicle, vehicle_link, vehicle_driver, vehicle_passenger, vehicle_travel, | Wagenpark bijhouden, voertuigen aan het evenement toewijzen, chauffeur en inzittenden instellen, voertuigen aan reisregels koppelen en voertuigsjablonen aanmaken en toepassen. |
| Taken | todo, todo_reminder | Taken met deadline aanmaken, afvinken en herinneringen voor afzonderlijke personen instellen. |
| Datumopties | termin_option | Alternatieve dagen voorstellen en weer verwijderen, zolang er nog geen dag vaststaat. |
| Gastenlijst | guestlist, guestlist_limit, price_group, guest_area, guest_entry | Instellingen en contingenten bepalen, prijsgroepen en zones aanmaken en afzonderlijke gasten toevoegen, wijzigen en verwijderen. |
| Setlist | song, setlist, setlist_template | Songbibliotheek bijhouden, songs op het evenement ordenen en setlistsjablonen aanmaken en overzetten. |
| Bestanden | file, person_file, show_person_file | Bestanden bij het evenement, bij een persoon of bij een persoon binnen de reisgroep opslaan — en weer verwijderen. |
| Sjablonen | apply_template | Een opgeslagen sjabloon op het evenement toepassen — evenementoverzicht, reisgroep of contract. |
| Deal & contract PRO | deal, deal_participation, additional_cost, contract_status, contract_partner | Dealsoort, garantie, participatietrappen en extra kosten instellen, plus contractstatus, deadlines en contractpartij. |
| Uitgaven PRO | expense, expense_file | Werkelijke uitgaven van de kostenregistratie vastleggen en bonnen als bestand bijvoegen. |
| Voorverkoop PRO | presales, ticketsystem | Voorverkoopcijfers per ticketsysteem melden en ticketsystemen verwijderen. |
POST https://{subdomain}/api/write?token=JOUW_API_SLEUTEL&resource=hotel
{ "name": "Hotel …", "city": "Berlin", "checkIn": "15:00" }
POST https://{subdomain}/api/write?token=JOUW_API_SLEUTEL&resource=hotel_link
{ "show": "{artist}_1234", "slot": 1, "hotel": "hotel_{artist}_5" }
Let op: Welke velden een afzonderlijke resource precies verwacht, staat in de live documentatie van je platform — daar is elke resource vermeld met methode, verplichte velden en voorbeeld.
Evenementtype en locatietype worden als getal meegegeven. Deze standaard evenementtypes bestaan op elk platform — welke ervan te kiezen zijn, hangt af van de platforminstellingen:
| ID | Benaming | Telt als show |
0 | Concert | ja |
1 | Tour | ja |
2 | Festival | ja |
3 | Repetitie | nee |
4 | Promo | ja |
5 | Vrij | nee |
6 | Reis | nee |
7 | Optreden | ja |
8 | Voorbereiding | nee |
9 | Support | ja |
10 | Preview | ja |
11 | Feature | ja |
12 | Opbouw | nee |
13 | Afbouw | nee |
14 | Nazorg | nee |
Daarnaast kan elk platform eigen evenementtypes aanmaken (zie Sjablonen koppelen aan evenementtypes). Hun ID's verschillen per platform en staan daarom niet in dit handboek. De geldige lijst van jouw platform — standaard en eigen, elk met ID en benaming — staat in de live documentatie van je platform en is altijd op te vragen:
GET https://{subdomain}/api/show_types?token=JOUW_API_SLEUTEL
De locatietypes zijn daarentegen op alle platforms gelijk:
| ID | Benaming |
0 | niet opgegeven |
1 | Club |
2 | Hal |
3 | Arena |
4 | Open Air |
5 | Tent |
6 | Stadion |
Tijdschema's, vrije velden, catering en extra contacten kunnen voor bepaalde bevoegdheidsniveaus zichtbaar of verborgen zijn. Bij lezen en schrijven wordt dezelfde schrijfwijze gebruikt:
| Waarde | Betekenis |
"roles": ["all"] | Voor iedereen zichtbaar. Gelijk aan niet ingesteld. |
"roles": [] | Alleen zichtbaar voor admin en agentuur. |
"roles": ["tourmanager","crew"] | Daarnaast zichtbaar voor de genoemde bevoegdheidsniveaus. |
"visible": true|false | Korte vorm: true betekent ‘voor iedereen’, false betekent ‘alleen admin en agentuur’. Een uitdrukkelijke lijst van bevoegdheidsniveaus gaat voor. |
Deze bevoegdheidsniveaus kunnen worden genoemd:
tourmanager, artist, crew-plus, crew, guest
Admin en agentuur zien altijd alles en worden daarom nooit vermeld.
Records worden met sprekende ID's aangesproken. De opbouw is altijd hetzelfde, zodat een ID eenduidig blijft, ook als meerdere platforms samenwerken:
| Record | Vorm | Betekenis |
| Evenement | {artist}_{S_ID} | Subdomein van het artiestenplatform en interne nummer van het evenement. |
| Tour | tour_{artist}_{id} | Tourblok. |
| Venue | venue_{prefix}_{id} | Locatie uit het register. |
| Partner | partner_{prefix}_{id} | Partner of organisator uit het register. |
| Hotel | hotel_{prefix}_{id} | Hotel uit het register. |
| Crew | crewId | Persoon van het platform — een simpel getal, op te vragen via de personenlijst. |
| Gast | g_… | Vermelding op de gastenlijst. |
| Preisgruppe | pg_… | Prijsgroep van een evenement. |
| Bereich | glb_… | Zone van de gastenlijst. |
| Ausgabe | fin_… | Vastgelegde uitgave. |
Let op: Het voorvoegsel bij locaties, hotels en partners is het subdomein van het artiestenplatform — of, als het platform bij een agentuur hoort, de naam van de agentuur. De reden: die registers worden binnen een agentuur gedeeld.
Fouten komen als JSON terug, samen met een HTTP-statuscode:
{ "error": "Token is invalid" }
| Code | Betekenis |
400 | Het verzoek is onvolledig, of een waarde is ongeldig of te lang. |
401 | De sleutel ontbreekt of is ongeldig. |
403 | De sleutel mist het benodigde recht, de functie is een PRO-functie, of de licentie van het platform is verlopen — dan is het platform alleen-lezen. |
404 | Het aangesproken record of platform bestaat niet. |
405 | De HTTP-methode past niet bij de aangesproken resource. |
409 | Het verzoek spreekt de huidige stand tegen — bijvoorbeeld een eenvoudige reisopgave terwijl de reis al afzonderlijk is gepland. |
423 | Het record is vastgelegd (bijvoorbeeld een afgesloten afrekening) en kan niet meer worden gewijzigd. |
500 | Onverwachte fout op de server. |
Elk platform heeft zijn eigen, altijd actuele API-documentatie. Die staat direct onder het adres van het platform en is bereikbaar zonder in te loggen:
https://{subdomain}/api/
Daar staat hetzelfde als hier — maar met de echte waarden van jouw platform: de werkelijk geldende evenementtypes inclusief die van jou, je eigen setlistvelden, alle velden van elke schrijfresource en de volledige antwoordvelden van alle endpoints.
Vuistregel: Het handboek legt het principe uit, de live documentatie noemt de concrete ID's en velden van jouw platform.
Dezelfde beschrijving is er ook als bestand om te importeren — een OpenAPI 3.1-specificatie (ook bekend als „Swagger-bestand”). Daarmee genereer je clients, vul je API-tools en zet je integraties op zonder de documentatie over te typen:
https://{subdomain}/api/openapi.json
https://{subdomain}/api/openapi.yaml
Ook dit bestand wordt door je platform zelf gemaakt en draagt de waarden daarvan: je ID's van datumsoorten, je eigen velden, de endpoints die op jouw platform beschikbaar zijn. Haal het na een wijziging in je instellingen dus gewoon opnieuw op.
Beide links vind je ook in het platform, onder
Sommige waarden verschillen per platform, omdat ze uit je eigen instellingen en gegevens komen. Daarom staan ze niet in het handboek, maar zijn ze altijd rechtstreeks op te vragen:
| Waarde | Opvragen |
| Eigen evenementtypes met hun ID's | GET /api/show_types |
| Eigen setlistvelden | GET /api/setlist?songs=1 |
| Sjablonen en hun ID's | GET /api/templates |
| Personen en hun ID's | GET /api/crew |
| Prijsgroepen en gastenlijstzones van een evenement | GET /api/guests |
| Eigen uitgavecategorieën en betaalwijzen | GET /api/expenses |
| Functieomvang van het platform | GET /api/capabilities |
Belangrijk: Zet ID's van evenementtypes, sjablonen of personen nooit vast in een integratie. Ze verschillen per platform en kunnen veranderen — eerst opvragen, dan gebruiken.
Eén aanroep volstaat — hij levert alle komende evenementen:
GET https://{subdomain}/api/shows?token=JOUW_API_SLEUTEL
Toon evenementen met publicatiestatus ‘published’ gewoon, en die met ‘tba’ als aankondiging zonder datum.
Houd rekening met releaseStart en releaseEnd, zodat evenementen automatisch op het juiste moment verschijnen en weer verdwijnen.
Gebruik ticketlinks voor de ticketknoppen en de aanduiding daarin voor het label ‘uitverkocht’.
Bij een agentuur loopt hetzelfde verloop via het subdomein van de agentuur — desgewenst per artiest gefilterd.
Eerst het evenement aanmaken, daarna de locatie aanmaken of uit het register halen en aan het evenement koppelen:
POST https://{subdomain}/api/write?token=JOUW_API_SLEUTEL
{ "date": "2026-09-01", "status": "tbc", "title": "Release Show", "showType": 0 }
POST https://{subdomain}/api/write?token=JOUW_API_SLEUTEL&resource=venue
{ "name": "…", "city": "…" }
POST https://{subdomain}/api/write?token=JOUW_API_SLEUTEL&resource=venue_link
{ "show": "{artist}_1234", "venue": "venue_{artist}_55" }
Controleer vooraf met een naamzoekopdracht in het register of de locatie al bestaat — zo ontstaan er geen dubbele vermeldingen.
Een verloop dat zich voor integraties heeft bewezen:
Lees eerst het evenement volledig, zodat je de actuele stand kent.
Vul daarna de ontbrekende delen aan — locatie, hotel, partner, contactpersonen, catering, reis, tijdschema's.
Lees tot slot het resultaat nog een keer en vergelijk het met je eigen bron.
Tip: Wil je niet zelf programmeren: de AI-assistent doet precies deze klussen via chat, spraak of e-mail — op de achtergrond gebruikt hij dezelfde interface.